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MINISTERE DE LEMPLOI, DE LA FORMATION

PROFESSIONNELLE, DE LA JEUNESSE ET DE LA
CONSTRUCTION CITOYENNE

RPUBLIQUE DU MALI
Un Peuple- Un But Une Foi

PROJET DE DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES


ET EMPLOI DES JEUNES (PROCEJ)

PROGRAMME DENTREPRENARIAT POUR LES JEUNES DIPLOMES


SORTANT DE LENSEIGNEMENT SECONDAIRE ET SUPERIEUR

MANUEL DE PROCEDURES DOPERATION TECHNIQUE DE


LA SOUS-COMPOSANTE 2ib
-----------------------------------------------

COMPETITION DE PLANS DAFFAIRES


-------------------------------------------VERSION FINALE

MARS 2016

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


SOMMAIRE
I-

INTRODUCTION ............................................................................................................... 5
1.1. Prsentation du PROCEJ ..........................................................................................5
1.2. Contexte et justification de la mission ..........................................................................6
1.3. Dfinitions et objectifs du manuel ...............................................................................6
1.3.1. Dfinitions .............................................................................................................6
1.3.2. Objectifs ...............................................................................................................7

II-

MISE EN UVRE DE LA CPA ........................................................................................... 7


2.1. Prsentation de la CPA ............................................................................................7
2.1.1. Bnficiaires..........................................................................................................8
2.1.2. Thme ..................................................................................................................8
2.1.3. Langues................................................................................................................8
2.1.4. Financement .........................................................................................................8
2.2. Planification annuelle des activits du CPA ..................................................................9
2.3. Les Organes de Gestion ...........................................................................................9
2.4. Les Organes de Dcision ........................................................................................ 11
2.4.1 Le comit de projet ............................................................................................... 11
2.4.2 Le comit de Slection.......................................................................................... 12
2.4.3 Le Jury ............................................................................................................... 13
2.4.4 Le comit de garantie du FARE ............................................................................. 13
2.5. Les intervenants .................................................................................................... 13
2.5.1. Le mentor .......................................................................................................... 13
2.5.2. Les consultants...................................................................................................14
2.5.3. Les Structures de Financement ............................................................................. 14
2.6 Critre de slection ................................................................................................. 14
2.6.1 La Prslection........................................................................................................ 14
2.6.2 La Selection ............................................................................................................ 16
2.6.2.1
Prsentation .................................................................................................... 16
2.6.2.2
Mthode de notation des critres ........................................................................ 16

III-

PROCEDURES OPERATIONNELLES ............................................................................... 17


3.1 Appel projets....................................................................................................... 17
3.2 Le dossier de manifestation dintrt ......................................................................... 17
3.3 La rception des dossiers........................................................................................ 18
3.4 Analyse du dossier ................................................................................................. 18
3.5 La transmission des dossiers ................................................................................... 18
3.6 valuation des projets............................................................................................. 18
3.6.1 Prslection des projets ........................................................................................ 19
2

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES

Rception des dossiers ........................................................................................... 19

Convocation des membres ...................................................................................... 19

valuation ............................................................................................................. 19
3.6.2 Mise en place des appuis aux porteurs de projets slectionns .............................. 19
Module 1: valuation de l'entrepreneur ............................................................................... 19
Module 2: Vue d'ensemble de l'entreprise ........................................................................... 19
Module 3: Gestion............................................................................................................ 20
Module 4: Exploitation ...................................................................................................... 20
Module 5: Plan de marketing ............................................................................................. 20
Module 6: Plan financier ...................................................................................................20
Module 7 : environnement juridique et lgislatif ........................................................... 20
3.6.3 Slection des plans daffaires................................................................................. 20

Rception des dossiers ........................................................................................... 20

Convocation des membres ...................................................................................... 20

valuation ............................................................................................................. 21
IV-

PHASE ORGANISATION DES APPUIS APPORTER AUX CANDIDATS SLECTIONNS ... 21


4.1 Accompagnement linstallation .............................................................................. 21
4.2 La mise uvre du plan daffaire ................................................................................ 21
4.3 Formation du personnel ........................................................................................... 22

VPROCEDURES DE SUIVI DE LA MISE EN UVRE DES APPUIS FOURNIS AUX


LAURATS DE LA CPA .............................................................................................................. 22
5.1 Le suivi des laurats ............................................................................................... 22
5.2 Le suivi deffets/impacts (valuation) ......................................................................... 22
VI-

PROCEDURES FINANCEMENT ET DECAISSEMENT ........................................................ 22


6.1 Condition de financement ........................................................................................ 22
6.2 Les procdures financires ...................................................................................... 23

VII-

PROCEDURES DAUDIT INTERNE ET EXTERNE .............................................................. 24


7.1 Laudit interne ........................................................................................................ 24
7.2 Laudit externe ....................................................................................................... 24

VIII-

PROCEDURES DE SELECTION DES CONSULTANTS ET FOURNISSEURS ........................ 26


8.1. La slection des prestataires et les procdures dagrment ......................................... 26
8.1.1 Lentente directe ..................................................................................................26
8.1.2 La slection base sur la qualit et le cot ............................................................... 27
8.1.3 La slection au moindre cot ................................................................................. 27
8.1.4 La slection base sur les qualifications des consultants ........................................... 27
8.2 la slection des fournisseurs .................................................................................... 27
8.2.1 Lentente directe ..................................................................................................27
8.2.2 La consultation de fournisseurs .............................................................................. 28
8.3 La restitution des prestations et le paiement des prestataires ....................................... 28
8.3.1 La restitution des prestations ................................................................................. 28

valuation par le bureau dtudes............................................................................. 28


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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES

Runion de restitution ............................................................................................. 28


8.3.2 Le paiement des prestataires ................................................................................. 28
8.3.2.1
Montant plafond ............................................................................................... 28
8.3.2.2
Calendrier des Paiements ................................................................................. 28
8.3.2.3
Conditions de Paiement .................................................................................... 29
8.3.2.4
Pices justificatives .......................................................................................... 29
ANNEXES: Tableau de notation du plan daffaires ....................................................................... 30
1. La prsentation du dossier 25 points ......................................................................... 30
3.

2. Le contenu du plan daffaires 65 points ..................................................................... 31


Tableau de notation pour lImage de marque et de projet les plus innovateurs ................ 33

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


I-

INTRODUCTION

1.1.

Prsentation du PROCEJ

Le Projet Dveloppement des Comptences et Emploi Jeunes (PROCEJ) a pour objet de


renforcer les comptences pour lemployabilit et les opportunits demploi pour les jeunes dans des
secteurs prioritaires. Le projet ciblera les jeunes de 15 35 ans. Les secteurs prioritaires porteurs de
croissance et demplois viss par ce projet se rapportent principalement ceux de lagroalimentaire
(production, transformation, contrle de qualit et commercialisation de fruits et lgumes et produits
animaux), le BTP (construction, travaux de finition, autres), les mines et services auxiliaires
(prospection, exploitation, conduite dengins) et lartisanat.
Le projet est compos des trois composantes suivantes qui opreront en synergie:
Composante I - Formation pour lEmploi. Cette composante a pour objectif de mettre en place
des cursus de formations diplomates et qualifiantes dans les domaines et filires slectionns pour
amliorer lemployabilit des jeunes. Elle comprend 2 sous-composantes : sous composante 1-1 :
formations diplomates pour appuyer des tablissements publics spcifiques et le secteur priv de
la formation dans les filires prioritaires, et dune faon plus transversale la formation des formateurs
dans ces mmes filires et sous composante 1-2 : formations qualifiantes pour appuyer et
renforcer loffre de formation des jeunes non scolariss, dscolariss ou non orients dans des
modes alternatifs de formation pouvant se drouler dans des ateliers ou au sein des structures
alternant formation pratique et thorique.
Composante II - Cration dEmplois par le Secteur Priv. Elle a pour objectif de mettre en place
des opportunits de cration demplois pour les jeunes travers lentreprenariat et lappui aux PME.
Elle comprend galement 2 sous-composantes : sous-composante 2.1 : promotion de
lentreprenariat des jeunes dont lobjectif est de promouvoir lemploi jeune par la solution
entrepreneuriale auprs des jeunes dscolariss, peu ou pas diplms (2.1a) comme aux autres
jeunes diplms (2.1b) de (21-35 ans) et sous-composante 2.2 : soutien au dveloppement des
MPME pour renforcer des PME existantes : (i) en fournissant lassistance technique et la formation
par un fonds cots partags pour aider les PME amliorer leur performance et leur comptitivit
et acqurir le savoir-faire ncessaire une croissance rentable et (ii) en contribuant rduire les
contraintes financires auxquelles font face les PME. Pour cette sous composante 2.2 lge nest
pas prpondrant.
Composante III - Renforcement des capacits et coordination du projet. Cette composante vise
le renforcement des capacits des dpartements et agences impliques dans le projet, lappui au
cadre lgal rgissant lemploi et la formation, et le renforcement des statistiques pour lemploi.
Le prsent document est donc labor dans le cadre de la mise en uvre la composante 2.1 b:
promotion de lentreprenariat des jeunes (concours du plan daffaires).

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


1.2.

Contexte et justification de la mission

La comptition de plans daffaires (CPA) (en anglais Business Plan Comptition, BPC), est une
mthode trs pertinente et approprie pour slectionner et motiver les jeunes diplms porteurs de
bons projets. Le processus de la CPA combine formation, mentorat, assistance technique et financire
pour aider des entrepreneurs dvelopper leurs entreprises et des jeunes entreprises existantes de
moins de 5 ans, en laboration de plans d'affaires ralistes et bancables et la suite, en entreprises
performantes, prennes et viables.
Le cycle de la CPA comprend trois phases spcifiques :
(i)

(ii)
(iii)

appel candidatures, slection, sensibilisation des slectionns lentreprenariat (le public


cible sera compos dentrepreneurs en activit, avec moins de 5 annes dexistence ou de
jeunes porteurs dide dentreprise en herbe qui ne savent pas comment fonctionne
une entreprise et comment elle cre de la valeur ajoute),
renforcement de capacits des candidats (formation, coaching, mentorat,
accompagnement) , en laboration de plans daffaires, mise en comptition des candidats,
slection des meilleurs plans daffaires, attribution de prix aux laurats et
accompagnement oprationnel post-comptition de lensemble des laurats du concours
de plan daffaires pour une dure dun an.

La comptition en raison de lmulation quelle gnre permet de slectionner les jeunes porteurs de
meilleurs projets et les entrepreneurs les plus motivs, susceptibles de porter leurs initiatives dans la
dure. Elle rcompense par des prix et apporte ainsi une premire marche dans laccs aux finances
par le renforcement des fonds propres du jeune entrepreneur.
Le suivi oprationnel (post-comptition) visera le dveloppement des comptences de gestion
dentreprise par le coaching oprationnel et la viabilisation de lentreprise par laccompagnement de ses
dirigeants. Elle concernera tous les laurats de la CPA.
Pour ce faire, il est prvu de disposer de procdures oprationnelles ncessaires la bonne mise en
uvre de la Comptition de plans daffaires. Cela ncessitera de :

1.3.

rdiger les procdures oprationnelles de mis en uvre de la Comptition de Plans dAffaires ;


concevoir et dfinir tous les supports et interfaces utiles la circulation des informations.

Dfinitions et objectifs du manuel

1.3.1. Dfinitions
Le manuel de procdures dcrit les processus dexcution des tches et activits. Il permet ainsi
de prciser pour chaque tche et chaque activit, loprateur en charge de lexcution de celle-ci,
loprateur charg de la valider/approuver et celui charg de la contrler le cas chant. Un manuel de
procdures doit galement prciser le circuit des documents gnrs et les faits et/ou supports
gnrateurs des tches ou activits. Il sagit dun document qui est conu sur la base des informations
recueillies auprs des diffrents intervenants dans la mise en uvre de la CPA, ainsi que des projets
et autres structures ayant une premire exprience dans ce type de fonds. Les normes et procdures
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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


qui sy trouvent sappliquent lensemble des acteurs et structures impliqus. Il sagit dun document
dynamique qui devra tre actualis au gr de toute volution dans la structure du fonds, la demande
des parties prenantes, en fonction de la ralit du terrain et/ou de toute volution du cadre
institutionnel.
La responsabilit de la mise jour revient au Coordonnateur du PROCEJ et son quipe, soit sur
proposition du Cabinet priv et des acteurs impliqus dans la mise en uvre de la CPA, soit sur leurs
propres constats, sous lapprobation de la Banque. Ils ont la possibilit dutiliser deux mthodes de mise
jour : (i) chaque anne, ils recensent tous les lments ventuels de mise jour qui sont soumis la
Banque pour apprciation en vue de leur entre en vigueur ; (ii) chaque occasion, ils portent les
lments de mise jour lapprciation de la Banque en vue de leur entre en vigueur.
1.3.2. Objectifs
Ce manuel vise un certain nombre dobjectifs, notamment:
la mise en place d'un comit projet;
la constitution du jury ;
la planification annuelle des activits de la CPA;
linformation des bnficiaires ;
lorganisation de lappel candidatures ;
la slection des candidats ;
lorganisation des appuis apporter aux candidats slectionns ;
l'octroi d'agrment aux consultants possdant les qualifications et comptences requises pour
fournir des appuis aux jeunes candidats au concours;
la slection des cabinets ou consultants individuels sur les diffrentes missions d'appui aux
bnficiaires;
la constitution et la mise jour de la base de donnes des cabinets et consultants individuels par
appels candidature dans les journaux grand tirage;
le suivi de la mise en uvre des appuis fournis aux laurats de la CPA;
l'organisation de rencontre de restitution des appuis fournis par les consultants;
le paiement des prestations des consultants;
le processus de suivi et/ou daccompagnement des laurats,
l'audit interne et la supervision du fonds.

II-

MISE EN UVRE DE LA CPA

2.1. Prsentation de la CPA


La CPA est un programme du PROCEJ travers sa sous composante 2.1 appuye et finance
par la Banque Mondiale pour soutenir lemployabilit des jeunes au Mali travers le levier (ib) la
promotion de lentreprenariat des jeunes diplms. La gestion sera confie un cabinet priv recrut
par appel candidatures.
La mise en uvre de la CPA se fera par la formation, le coaching, le mentorat la mise en place dun
fonds de dmarrage dont lensemble constitue linstrument retenu.
Lobjectif de cet instrument est de promouvoir lemploi jeune par la solution entrepreneuriale. Il apporte
une solution aux jeunes diplms.

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


La comptition de plans daffaires (CPA) (en anglais Business Plan Comptition, BPC), est une
mthode trs pertinente et approprie pour slectionner et motiver les jeunes diplms porteurs de
bons projets.
2.1.1. Bnficiaires.
La CPA ciblera les jeunes de Nationalit malienne de 21 35 ans, de niveau Bac (acadmique ou
technique) ou plus, porteurs dun projet, de cration ou de dveloppement dentreprise, innovant,
respectueux de lenvironnement, cest--dire vert , crateur demplois et susceptible dtre mis
chelle. Elle concernera Mille (1.000) jeunes dans toutes les rgions du Mali, sans restriction de secteur
dactivit dont cinq cent seront slectionns pour tre accompagns. La rpartition retenue serait de
50% pour les jeunes en activits de moins de cinq ans et de 50% pour les jeunes sans exprience. Les
projets peuvent tre proposs individuellement ou en groupement. Les membres du groupement
doivent avoir moins de 35 ans. Il est attendu quenviron 50% des bnficiaires soient des jeunes
femmes et filles.
2.1.2. Thme
Les candidats proposeront des ides ou des plan d'affaires innovateurs dans les secteurs prioritaires
retenus par le PROCEJ que sont lagroalimentaire (production, transformation, contrle de qualit et
commercialisation de fruits et lgumes et produits animaux), les BTP (construction, travaux de finition,
autres), les mines et services auxiliaires (prospection, exploitation, conduite dengins) et lartisanat mais
aussi dans tout secteur innovent.
2.1.3. Langues
Les projets et plans daffaires seront uniquement prsents en franais.

2.1.4. Financement
Le cot du financement de la Comptition de plans daffaires est de 7,8 millions $ et est assur par la
Banque Mondiale et concernera Mille (1.000) jeunes dans toutes les rgions du Mali, conformment aux
activits ligibles au projet.
Les 500 participants prims recevront des prix variant de 2.000 US $ 10.000 US $ pour un prix moyen
dUS $ 5,300. Ces fonds constitueront la premire partie du financement de leurs projets et seront
complts par un accs au dispositif de crdit support par le FARE (pour un montant moyen de 14 000
US $) si toutes les conditions dligibilit sont remplies.
Laccs ce financement sera renforc par la mobilisation des partenaires financiers : des banques qui
ont fait la preuve de leur engagement en faveur des MPMEs et des jeunes comme la Banque Malienne
de Solidarit (BMS), les Systmes Financiers Dcentraliss (SFD) fiables et largement implants en
collaboration troite avec le Fonds Auto-Renouvelable pour lEmploi(FARE), qui est lAgence
Responsable de la gestion du Fonds de Garantie qui interviendra concurrence de 80% en garantie
des prts consentis aux entrepreneurs.

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2.2. Planification annuelle des activits du CPA
La dure de la CPA est de quatre (4) ans repartie en deux (2) cycles de deux (2) ans chacun. Lobjectif
est de former 250 entrepreneurs par an soit 500 entrepreneurs par cycle dont au moins 30% de
femmes.
Le Comit de slection se runira cinq fois par an et devra retenir un minimum de 50 dossiers.

Le jury retiendra 50 meilleurs par session devant recevoir des prix dossiers doit obir au schma
suivant :
(i)
(ii)

Analyse base sur la qualit du dossier


Entretien oral avec le ou les promoteurs pour sassurer de leur pleine et relle appropriation
du projet

2.3. Les Organes de Gestion


Le Ministre de lEmploi, de la Formation Professionnelle, de la Jeunesse et de la Construction
Citoyenne assure la maitrise douvrage du PROCEJ.
Le Ministre de la promotion des investissements et du secteur priv: Ce ministre est en
charge la politique de dveloppement du secteur priv et assure ce titre la direction technique de la
composante 2 du PROCEJ.. Le fonds tant destin financer des entreprises ou associations
dentreprises dans des filires forte valeur ajoute en termes de cration demplois et de gnration
des ressources, ce ministre est appel jouer un rle prpondrant dans sa mise en uvre et dans
lanimation des structures qui le composeront.
LUnit de Coordination du PROCEJ : elle est charge de la mise en uvre des activits
quotidiennes du Projet et assume ce titre la responsabilit de la gestion administrative, financire et
comptable du Projet. Elle assure galement le contrle qualit et le renforcement des capacits des
Agences dExcution impliques dans la mise en uvre du PROCEJ.
Le CNPM : il est considr comme le principal partenaire de la Comptition de Plans dAffaires. Il est
membre de droit des comits et du jury.
Les reprsentants dsigns par le CNPM (le CNPM et ses dmembrements), doivent comprendre des
chefs dentreprises.
LAgence dexcution (le Cabinet priv)
Il sagit dun prestataire de services recrut par appel concurrence et sur la base de termes de
rfrence prcis et approuvs par la Banque Mondiale. Il assure les fonctions dAgence dexcution du
fonds et a pour rle et missions dorganiser de manire mthodique et transparente, lanalyse des
dossiers soumis son apprciation, et appuyer la mise en place du fonds cot partag pendant la
dure dexcution du Projet, sous la responsabilit de lUCP du projet et assure le secrtariat du comit
et du jury. De manire spcifique, lAgence dexcution aura les responsabilits ci-aprs :

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


Diffuser linformation sur la CPA et les modalits daccs ;
rceptionner et analyser les projets portant sur des secteurs dactivit et chanes de valeur fort
potentiel ;
Former les candidats llaboration de leurs plans daffaires et lappropriation de leurs projets ;
Identifier des parrains/mentors/coaches mme de les assister dans loprationnalisation de
leurs projets ;
Visiter les sites des projets
Soumettre les dossiers de projets retenus au Comit de slection ;
Constituer la base de donnes des prestataires et fournisseurs dimmobilisations et la mettre
rgulirement jour, soit sur la base des agrments dlivrs, soit sur la base dautres
informations recueillies ;
Lancer lappel projets sur lensemble du territoire national travers tous les canaux de
communication disponibles (tlvisions, radios, journaux, etc) ;
Recevoir les dossiers sur la base de lappel projets lanc sur lensemble du territoire national ;
Organiser de manire comptitive, la slection des consultants possdant les qualifications
requises et comptences requises pour fournir des appuis aux candidats ;
Faire le suivi de la mise en uvre des appuis fournis par les prestataires au moins une fois par
trimestre ;
Organiser des rencontres de restitution afin dvaluer les appuis fournis par les prestataires ;
Grer les comptes bancaires destins au financement des candidats et au paiement des
prestataires (services non financiers) et des fournisseurs dimmobilisations (contribution
financire) ;
Procder aux paiements des prestataires et des fournisseurs dimmobilisations sur la base des
documents de paiement requis ;
Informer les candidats par courrier officiel des rsultats des dlibrations du Comit;
LAgence dexcution produira des rapports trimestriels dactivits. Ces rapports seront adresss
lUCP du PROCEJ et contiendront des informations cumules sur les progrs programmatiques et des
informations consolides sur lutilisation des ressources ainsi que les dossiers soumis au Comit
National dApprobation et les dcisions prises par le Comit. Une partie du rapport sera consacre la
gestion financire. Elle fera office de rapport dactivits de lquipe de gestion financire et rcapitulera
les actions entreprises au cours du trimestre, notamment la justification des comptes de tiers,
llaboration des tats de rapprochement bancaire, la transmission lUCP du PROCEJ des tats des
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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


comptes bancaires, ainsi que toute autre information utile sur le plan de la comptabilit et de la gestion
financire. Ils seront transmis, au plus tard 15 jours aprs la fin du trimestre.
2.4. Les Organes de Dcision
2.4.1 Le comit de projet
Le comit National dApprobation est linstance suprme de dcision du fonds pour le financement des
plans daffaires. Il se runit pour prendre les dcisions de financement en dernier ressort. Cest un
organe dexamen et dapprobation des projets des MPME.
Le Comit a pour missions :

de valider les critres d'identification des promoteurs et dtenteurs de projets portant sur des
secteurs d'activits et chanes de valeur fort potentiel proposs par le cabinet priv charg de
l'organisation du concours de plan d'affaires et de la gestion du fonds cot partag;
d'approuver les programmes et ls calendriers de formation des promoteurs et dtenteurs de
projets ;
d'approuver la liste propose par le cabinet priv, relative aux parrains/mentors/coachs
mme d'assister les jeunes dans l'oprationnalisation de leurs projets;
de valider les TDRs proposs par le Cabinet priv pour la sensibilisation des parties prenantes
au dveloppement du secteur priv;
de valider la liste des membres de l'organe national d'approbation des porteurs de projets,
entreprises et associations d'entreprises bnficiaires;
de valider les TORS proposs par le Cabinet priv pour la slection des entreprises et
associations d'entreprises et porteurs de projets;
de suivre la mise en uvre des appuis fournis par les consultants aux entreprises et
associations d'entreprises bnficiaires sur toute l'tendue du territoire national;
de valider les rapports d'audit interne et externe des volets concours de plan c'affaires et
fonds cot partag .

Le Comit de Projet est compos comme suit:

le reprsentant du Ministre charg du Secteur Priv (Prsident),


un reprsentant de l'Unit de Coordination du Projet (UCP-PROCEJ) ;
un reprsentant du cabinet priv;
un reprsentant du Ministre de l'Emploi, de la Formation Professionnelle, de la Jeunesse et de
la Construction Citoyenne;
un reprsentant du Fonds Auto renouvelable pour l'Emploi (FARE) ;
un reprsentant de l'Agence pour la Promotion de l'Emploi des Jeunes (APEJ) ;
un reprsentant de l'Agence pour la Promotion des Investissements au Mali (APl-Mali) ;
un reprsentant du CNPM, voluant dans le domaine de l'agro-industrie ;
un entrepreneur de l'APCMM, voluant dans le domaine de l'artisanat;

11

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES

un entrepreneur de la FNAM, voluant dans le domaine de l'artisanat;


un entrepreneur de la Chambre des Mines, voluant dans le domaine de l'industrie minire;
un entrepreneur membre de l'OPCOM ;
un reprsentant de la CCIM, voluant dans le domaine, du commerce;
un reprsentant de l'APCAM, voluant dans le domaine agricole;
un reprsentant de la Coordination Nationale des Organisations Paysannes (CNOP) ;
un reprsentant du CNPM, voluant dans le domaine des TIC;
un reprsentant des banques de l'APBEF ;
un reprsentant des SFD de l'APSFD.

Le Comit de Projet peut s'adjoindre toute personne en raison de ses comptences particulires.
Une dcision du ministre charg du Secteur Priv fixe la liste nominative des membres du Comit de
projet.
Le Secrtariat du Comit est assur par le Cabinet Priv charg du concours de plan d'affaires et
fonds cot partag
Le comit de Projet se runit, en session ordinaire, une fois par trimestre sur convocation de son
Prsident.
Le Comt se runit en session extraordinaire, chaque fois que de besoin, sur convocation de son
Prsident.
Le Comit peut valablement dlibrer en prsence d'au moins 2/3 de ses membres.
Les runions du Comit sont sanctionnes par des comptes rendus signs par le Prsident et le Secrtaire de sance.
Les comptes rendus sont transmis au Ministre charg de la Formation Professionnelle, au Ministre
charg du Secteur Priv et l'Unit de Gestion du Projet dans un dlai de dix (10) jours aprs la fin du
trimestre concern.
2.4.2 Le comit de Slection
Il est charg de faire la prslection des projets suivant les critres dligibilit dfinis et valids par le
Comit Projet. Il est compos de :

un reprsentant du Ministre en charge des investissements ; prsident


un reprsentant du CNPM ;
un reprsentant de la CCIM ;
un reprsentant de lAPCAM ;
un reprsentant de lAPCMM ;
un reprsentant du Conseil National des Jeunes ;
un reprsentant de la CHAMBRE DE MINES.

Un acte de cration de ce comit devra tre sign par le ministre en charge des investissements.

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


2.4.3 Le Jury
Le jury est charg de la slection finale des plans daffaires qui recevront la subvention de dmarrage
lissue de la comptition. Ses membres sont dsigns pour un mandat se terminant la fin de chaque
cycle c'est--dire aprs la dsignation des 250 participants de la subvention.
Les consultations et la dsignation titre de membre du jury sont termines avant la fin de la formation
de la premire vague de participants.
Il est compos de:

Deux reprsentants dsigns par le conseil national du patronat ;


Une reprsente du Rseau des Femmes Opratrices Economique (REFOE) ;
Un reprsentant de lAPBF ;
Un reprsentant du Ministre en charge du secteur priv ;
Un reprsentant de lONECCA ;
Un reprsentant dsign par prsident du REAO ;
Un reprsentant du Conseil National des Jeunes en tant que observateur.

La prsidence est assure par un des reprsentants dsigns par le Conseil National du Patronat du
Mali.
La dsignation des membres du jury est du ressort du conseil National du patronat.
2.4.4 Le comit de garantie du FARE
Les 500 participants prims qui auront exprim la ncessit dun financement complmentaire pourront
avoir accs au dispositif de crdit support par le FARE (pour un montant moyen de 14 000 US $) si
toutes les conditions dligibilit sont remplies.
A ce titre le comit de garantie du FARE est charg de valider les plans daffaires au dispositif de crdit

2.5. Les intervenants


2.5.1. Le mentor
Le mentorat, est un accompagnement personnel, volontaire et gratuit, caractre confidentiel, apport
sur une longue priode par une personne (le mentor) pour rpondre aux besoins particuliers d'une autre
personne (le mentor) en fonction d'objectifs lis son dveloppement personnel et professionnel ainsi
qu'au dveloppement de ses comptences et des apprentissages dans un milieu donn.
Le mentorat est une aide offline [sans lien hirarchique ou dintrt] par une personne une autre
dans la mise en uvre de transitions significatives dans la connaissance, le travail ou la pense". Il
dveloppe chez le mentor, le savoir-tre entrepreneurial.
Enfin, le mentor produira dans une lettre sa vision du projet et ses recommandations pour sa mise en
uvre et latteinte de la dite vision.

13

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


2.5.2. Les consultants
il sagit des consultants et autres structures qui dlivrent des prestations intellectuelles aux candidats.
Ils sont enregistrs dans la base de donnes de lAgence dexcution (Cabinet Priv) lorsquils
manifestent leur intrt suite lappel lanc par ce dernier. Lorsquils ne sont pas enregistrs dans cette
base de donnes, ils sont soumis un processus dagrment qui sera dtermin dans la suite du
prsent manuel. Leur rle est entre autres de :
Fournir des prestations de services daccompagnement aux Candidats contre rmunration ;
Sengager respecter scrupuleusement les termes et conditions de leur contrat et appuyer les
bnficiaires dans leur domaine de comptence de manire obtenir un rsultat satisfaisant ;
Fournir les livrables requis dans les formes et dlais dfinis dans le contrat de prestation ;
2.5.3. Les Structures de Financement
Les banques sont celles qui ont fait la preuve de leur engagement en faveur des MPMEs et des jeunes
et les Systmes Financiers Dcentraliss (SFD) fiables et largement implants en collaboration troite
avec le Fonds Auto-Renouvelable pour lEmploi(FARE), qui est lAgence Responsable de la gestion du
Fonds de Garantie qui interviendra concurrence de 80% en garantie des prts consentis aux
entrepreneurs.
2.6 Critre de slection
2.6.1 La Prslection
La candidature doit tre faite sous forme de note prsentant les porteurs ou le porteur de projet, faisant
ressortir lide du projet, les opportunits relles, la viabilit du projet et son impact sur le plan socioconomique et la durabilit.
La prslection par le comit de slection va consister apprcier les critres dligibilit suivants :

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


Critres dligibilit
BENEFICIAIRES
entreprise de moins de cinq ans Jeunes diplms
Elments
oui/non
oui/non
une prsentation de lide daffaires,
extrait de naissance, casier judiciaire et certificat de
nationalit
copie du diplme
lettre du parrain (caution morale)
Expriences entrepreneuriales
10
10
expriences en affaires
5
2
approche entrepreneuriale
5
8
Expriences professionnelles
15
15
Comptences technique dans lactivit
5
10
Avoir t employ ou en activit
5
3
Activit en lien avec lexprience entrepreneuriale
5
2
Ressources financires
5
5
Capacit de mobilisation du solde
5
5
Viabilit du projet
70
70
Domaine non satur1
15
15
March en dveloppement
10
10
Rapidit de mouvement de trsorerie2
15
15
Activit crateur d'emploi
30
30
Total
100
100
POUR TRE LIGIBLE IL FAUT TOTALISER UN MINIMUM DE 70 POINTS
Cette phase de prslection pourrait tre complte par :
-

un entretien avec le porteur de projet visant apprcier :


Le cursus de formation du porteur ;
Activits antrieures et motivation personnelle ;
Existence dobjectifs clairs et prcis ;
Personnalit du porteur.

une visite du site du projet qui permet de valider des diffrents lments du projet et certains
lments collatraux ncessaires la ralisation du projet (titre proprit contrat bail,
quipements, local, impacts environnementaux et sociaux)

Domaine non satur : un seul secteur ne peut dpasser 20% de lensemble du financement dun cycle considr.

Le cycle de recette c'est--dire entre le lancement et la premire vente ne doit pas dpasser 6 mois.

15

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


Les candidats prslectionns suivront une formation auprs du Cabinet priv afin de leur
permettre de finaliser leur plan daffaires.
2.6.2 La Selection
2.6.2.1 Prsentation
Les plans daffaires sont nots sur 100 points.
Lanalyse du dossier va sarticuler autour de trois principales sections :
La prsentation du dossier est note sur 25 points : Est-il complet? Tous les aspects requis
pour un plan d'affaires ont-ils t dcrits ? page titre, Rsum excutif, quipe directive,
produit/service, analyse de march et de la comptition, marketing et ventes, bnfice et
rentabilit, organisation, infrastructures, ressources humaines, plan trsorerie, opportunit et
risques, planification, annexes, impact social et environnemental, planification, annexes,
LImage de marque et projet les plus innovateurs 10 points: L'ide est-elle innovatrice et
originale? Cette ide est-elle en relation directe et en accord avec les objectifs du projet :
-

Image de marque et projet les plus innovateurs


Concept le plus original
Meilleure utilisation de la technologie
Meilleur impact sur l'environnement ou la communaut
utilisation du mentorat est un atout (produire un document mettant en exergue la vision du
mentor et adquation du projet celle-ci)

Le contenu du plan daffaire 65 points : les critres d'valuation retenus pour les plans
d'affaires sont les suivants :
-

Le rsum
L'aperu de l'entreprise
La section Direction
La section Exploitation
Le plan de marketing
Les projections financires

2.6.2.2 Mthode de notation des critres


Pour chacune de section retenue, il y a une feuille d'valuation distincte contenant des critres
d'valuation diffrents. La mthode de notation est une mthode par points. Les juges utiliseront une
chelle de 1 5, 1 tant la note la plus faible et 5, la plus leve, pour chaque critre d'valuation. Des
demi-points peuvent tre attribus la discrtion des juges.

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


2.7 Les prix
Les 500 Laurats retenus recevront des prix variant dUS $ 2.000 US $ 10.000 avec un prix moyen
dUS $ 5,500. Il est propos trois ordre de mrite (Or (10 000$, Argent 5500$ et Bronze 2000$) :
PRIX
OR
ARGENT
BRONZE

III-

MONTANT
SCORE
10 000
70
5 500
60<70
2 000
50<60

PROCEDURES OPERATIONNELLES

3.1 Appel projets


Les porteurs de projets (bnficiaires) sont invits se manifester la suite des campagnes
dinformation faites par lAgence dexcution et le Ministre de la promotion des investissements et du
secteur priv. Le choix est port sur un ou des journaux grand tirage et tous les autres canaux de
communication (spots publicitaires la radio et la tlvision, des sketchs, des dbats radiophoniques
avec lorganisation de journes portes ouvertes).
La manifestation dintrt, indiquera toutes les informations requises que les bnficiaires devront
fournir lappui du dossier qui lui-mme doit tre clairement indiqu quant sa composition. Enfin, le
processus de slection et les moyens de communication des rsultats y sont synthtiss.
Il doit scouler un dlai dau moins un mois entre la date de publication de lavis et la date limite de
rception des dossiers. La manifestation doit clairement indiquer, les lments constitutifs des dossiers,
le lieu, lheure et les dates limites de dpt des dossiers.
3.2 Le dossier de manifestation dintrt
Chaque dossier de manifestation dintrt doit comprendre :
-

Une phase de prslection :

Un formulaire de demande de participation standard (demande ou requte de financement);


Une description sommaire du plan daffaires, sa justification et ses atouts par rapport aux
critres dvaluation ;
Lensemble des dossiers requis pour la prslection.
-

Une phase de slection :

Le plan daffaires ;
Lattestation de russite la prslection.

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


3.3 La rception des dossiers
Toutes les manifestations dintrt (dossiers) sont dates du jour de l'arrive au lieu indiqu et inscrites
dans un registre. Elles sont ensuite enregistres dans la base de donnes avec une rfrence unique
attribue chaque dossier (et communiqu au promoteur) (classement lectronique). Un accus de
rception est dlivr au dposant.
Un systme de classement physique (documents papier) est galement mis en place pour faciliter la
recherche des dossiers.
3.4 Analyse du dossier
Lexamen pralable du dossier
Tous les dossiers sont reus lAgence dexcution qui les classe et sassure de leur composition
conforme lavis publi.
Le cadrage du dossier (faire le point des manquements aux dossiers)
Lorsque des pices viendraient manquer aux dossiers dposs suite lavis, lagent qui traite
sassure quil ne sagit pas dune pice dont labsence constituerait une omission substantielle du
dossier. Les pices dont labsence constitue une omission substantielle et entrane le rejet du dossier
sont : (i) la demande ou requte de financement (formulaire) ou labsence de signature de ce
document ; (ii) le descriptif du projet ou le plan daffaires le cas chant. Les autres documents peuvent
tre rclams et transmis dans les 48 heures au plus tard aprs la rclamation de lAgence
dexcution.
La visite de terrain
LAgence pourrait procder des visites de terrain pour sassurer de la fiabilit des informations
contenues dans les dossiers.
Lattestation de visite doit tre jointe au document projet
3.5 La transmission des dossiers
Les dossiers pour la prslection sont transmis au prsident du comit de slection et doivent
comprendre lensemble des documents exigs cet effet et pour lesquels la visite est
concluante.
Les plans daffaires sont transmis au prsident de jury pour leur valuation.
La liste des Candidatures est transmise au PROCEJ avec lindication de tous les renseignements des
candidats.
3.6 valuation des projets
Il est retenu deux sries dvaluation savoir la prslection des projets et la slection des plans
daffaires.

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES

3.6.1

Prslection des projets

Rception des dossiers


Le Cabinet Priv informe le prsident du comit de slection de la disponibilit des dossiers pour la
prslection avant la convocation des membres par le prsident du comit.
Convocation des membres
La convocation est envoye aux membres, au moins sept (7) jours avant la date de la runion au cours
de laquelle les dossiers doivent tre examins.
Les runions se feront en prsence dau moins 2/3 des membres.
valuation
Le Comit (i) vrifie la conformit et lligibilit des projets selon les critres de conformit et de
slection prtablis ; (ii) value les dossiers quant leur aspect qualitatif, attribue une notation
chaque dossier selon les critres dattribution prtablis en tenant compte des spcificits du projet ; (iii)
prend les dcisions dligibilits des dossiers au concours. Les dcisions du Comit sont prises la
majorit simple des participants. En cas dgalit, lavis du Prsident est prpondrant.
Les dossiers approuvs par le comit sont transmis au cabinet priv pour lexcution de la
formation llaboration du plan daffaires.
3.6.2 Mise en place des appuis aux porteurs de projets slectionns
la suite de la prslection, les porteurs retenus bnficieront dune formation llaboration du plan
daffaires. Les modules retenus pour cette formation se prsentent comme suit :
Module 1: valuation de l'entrepreneur
Dans ce premier module, le porteur ou lquipe de porteur devra dabord complter le questionnaire
nomm Auto-valuation de lentrepreneur pour identifier les comptences et les qualits favorables
au lancement dune entreprise prospre. Cela leur permettra ainsi qu leur quipe de dcider de la
mthode de travail adopter.
Module 2: Vue d'ensemble de l'entreprise
Ds lors que les porteurs ont choisi leur quipe et leur ide dentreprise; ils sont prts prparer la
vue d'ensemble de l'entreprise . En utilisant ce module comme guide, ils pourront imaginer les dtails
dcrivant leur entreprise et son organisation. Ils seront alors capables par la suite de dcrire clairement
celle-ci sur moins de deux pages.

19

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


Module 3: Gestion
Ce module aidera les porteurs identifier les comptences appropries en gestion essentielles pour
dvelopper une entreprise prospre et rentable. Lensemble des b.a.ba ncessaires la conduite dune
entreprise tels que les ratios de productivit et de rentabilit, la gestion du personnel, la sauvegarde du
patrimoine, la mise en place dun embryon de systme comptable, etc. seront dvelopps au cours de
module.
Module 4: Exploitation
Aprs le module gestion de lentreprise, ce module exploitation permettra de dfinir certains dtails
concernant la structure. Il sagira dapprendre aux porteurs les mthodes de rdaction dun plan
dexploitation au jour le jour.
Module 5: Plan de marketing
Ce module a pour but daider les porteurs laborer un plan de marketing. Ce plan a pour objectif de :
(i) connaitre les futurs clients ventuels de lentreprise ; (ii) convaincre les indcis, (iii) savoir combien ils
seraient prt payer les produits de lentreprise.
Module 6: Plan financier
Il sagit de la partie calculs du plan d'affaires. Ce module guidera les porteurs tape par tape tout
au long du plan financier . Il rcapitulera les chiffres provenant des ides dj dfinies dans
dautres modules. Ces chiffres indiqueront si lentreprise sera rentable ou non. Ce module permettra de
dmontrer aux prteurs potentiels de quelle manire lentreprise sera en mesure de rembourser toute
somme emprunte.
Module 7 : environnement juridique et lgislatif
Ce module doit indiquer clairement la typologie des entreprises prvue par lacte uniforme OHADA ;
cela sajoute les obligations fiscales, sociales et comptables par type de socit.
Un aperu des impts directs et indirects devrait tre donn, car les impts et taxes sont compris dans
les charges de lentreprise.
3.6.3

Slection des plans daffaires

Rception des dossiers


Le Cabinet Priv informe le prsident du Jury de la disponibilit des dossiers pour la slection avant la
convocation des membres du jury par le prsident du Jury.
Convocation des membres
La convocation est envoye aux membres du jury avec le dossier, au moins deux semaines avant la
date de la session au cours de laquelle les plans daffaires doivent tre examins.

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


Le prsident du jury peut, avec la disponibilit des membres, proposer que le plan soit examin par 2
juges.
valuation
Les jurys valueront sparment les plan daffaires et attribuent une note chacun deux selon les
critres dattribution prtablis (i); ensuite une moyenne est dgage par plan daffaires par la
combinaison des notes donnes par chaque juges (ii) prend les dcisions de financement (iii). Les
dcisions du jury sont prises sur la base de la combinaison dau moins deux notes. En cas divergences
notoire c'est--dire un cart de plus 10 points, lvaluation du troisime juge est requise.
Les dossiers approuvs sont transmis au cabinet priv pour excution. Les prix sont dcerns lors
dune crmonie officielle en prsence des autorits comptentes.
IV-

PHASE ORGANISATION
SLECTIONNS

DES

APPUIS

APPORTER

AUX

CANDIDATS

Laccompagnement et le suivi sont jugs essentiels pour la russite de lopration. Ils visent aider le
jeune entrepreneur dans ses premires dmarches et viter le dcouragement face aux premires
difficults.
Lorganisation des appuis est assure par le bureau dtudes (Agence dexcution) travers les
consultants.
Il sera mis en uvre un suivi dune dure de 12 mois et sorganisera autour des paramtres suivants :
Accompagnement linstallation
La mise en uvre du plan daffaires
Complment de formation
4.1 Accompagnement linstallation
Le bureau accompagnera les entrepreneurs lors de leur linstallation en apportant un conseil judicieux
quant au choix des quipements et de lemplacement.
Il coordonnera le dcaissement relatif au cot du projet qui comprend le fonds de roulement et
linvestissement. Le dcaissement sera fait sur la base du calendrier de ralisation du projet.
Enfin le Bureau fera un accompagnement dans la lgislation de lentreprise.
4.2 La mise uvre du plan daffaire
Sur la base du calendrier de ralisation du plan daffaires, lagence dexcution travers les experts
dsigns apporte un concours aux laurats pour la mise en uvre du projet :
- le recadrage des investissements contenus dans le plan,
- la mise en place de lquipe (le personnel)
- le recadrage du budget de trsorerie
- la sensibilisation et la proposition des mesures damlioration
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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


4.3 Formation du personnel
Le programme d'accompagnement des entrepreneurs propose plusieurs sessions de formation pour le
personnel. Ces sessions de formation seront organises divers endroits au Mali durant la priode du
projet. Les dates et les lieux des formations seront communiqus aux Laurats. Un regroupement
annuel par dpartement est requis.

V-

PROCEDURES DE SUIVI DE LA MISE EN UVRE DES APPUIS FOURNIS AUX


LAURATS DE LA CPA

5.1 Le suivi des laurats


Un dispositif de suivi//supervision semestriel sera mis en place et comprendra plusieurs niveaux :
Le diagnostic de lentreprise : Sur la base dun guide de diagnostic , il a pour objet de
dgager les forces et faiblesses de la jeune entreprise, de mieux connatre le Laurat, de
mesurer lavancement dans ses activits et didentifier ses besoins en outils de gestion et de
formation
Le conseil personnalis : il permet dapporter des complments de formation en matire de
comptabilit, gestion de la clientle, calcul des cots, sparation entre la caisse de lentreprise
et celle de la famille et ou du promoteur.
Le suivi des activits par le Comit du Projet et lUCP du PROCEJ aprs celui de lAgence
dexcution permet de (i) vrifier l'existence et la prennisation des laurats dans leur nouvel
environnement, (ii) vrifier la conformit des plans daffaires
5.2 Le suivi deffets/impacts (valuation)
Il sagit dune apprciation du degr dachvement ou datteinte des objectifs (effets et impacts) viss
par la composante sur les bnficiaires et sur lenvironnement. Il sagit de mesurer les progrs raliss
qui se traduisent en changements induits en termes deffets et dimpacts grce la mise en uvre de la
Composante. Ce travail est effectu par le Responsable suivi/valuation de lUCP du PROCEJ en
troite collaboration avec lensemble des acteurs impliqus dans la mise en uvre ainsi que le
Responsable de la Composante.
VI-

PROCEDURES FINANCEMENT ET DECAISSEMENT

6.1 Condition de financement


La mobilisation de la subvention accorde aux Laurats se fera de la manire suivante :

En ce qui concerne les investissements contenus dans le plan daffaires, les fonds sont
mobiliss en fonction de la ralisation des dpenses conformment au plan de dexcution de

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


son projet. Une copie du justificatif des pices est fournie au terme de lexcution des
dpenses.

Pour tout ce qui est du fonds de roulement, le promoteur doit prsenter un budget de
consommation trimestrielle. Aprs validation du budget par le cabinet priv, les fonds sont mis
la disposition du promoteur.

6.2 Les procdures financires


Lobjectif de ces procdures est (i) daider les acteurs du fonds, et principalement lAgence dexcution,
traiter les oprations de mobilisation, dutilisation et de justification des ressources financires; (ii) de
guider les acteurs dans la mise en uvre des rgles de procdures financires; (iii) de dcrire les
modalits pratiques dutilisation des fonds disponibles, et ; (iv) de prciser les responsabilits des
principaux acteurs concerns par la gestion des ressources financires.
Les principes et rgles applicables aux financements sont les suivants :
Lutilisation des fonds donnent lieu justification ;
Les fonds ne peuvent tre utiliss que pour payer les dpenses des activits prvues
notamment les investissements et le fonds de roulement ;
Les comptes recevant les fonds sont obligatoirement ouverts dans une banque commerciale ;
Les comptes bancaires ouverts au nom du cabinet priv fonctionnent tous, sous le principe de
la double signature ; et sont soumis aux investigations dun auditeur comptable et financier
indpendant ;
Aucune facilit (ou dcouvert) nest autorise qui que ce soit sur les comptes bancaires
recevant les fonds de la CPA;
Les produits financiers provenant de intrts ventuellement ngocis avec les banques qui
tiennent les comptes sur les mouvements crditeurs ou de placements autoriss sont
galement des ressources du fonds et doivent apparatre comme tel dans les tats financiers
de synthse annuels;
Les factures relatives aux dpenses dinvestissements seront toujours payes par
chques/virements, sur le compte ouvert au nom de lagence,
Les promoteurs paieront les dpenses relatives au fonds de roulement par chque pour toute
dpense suprieure ou gale 50 000 FCFA dans la mesure du possible,
LAgence dexcution est tenue de transmettre au PROCEJ le 10me jour suivant la fin du
trimestre : (i) la situation des dcaissements au profit des laurats, (ii) les paiements des
experts (consultants)

23

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


VII-

PROCEDURES DAUDIT INTERNE ET EXTERNE

7.1 Laudit interne


Cette mission est de la responsabilit de lUCP du PROCEJ. Elle porte sur lensemble des activits de
lAgence dexcution. Dans le cas o lUCP naurait pas les capacits techniques pour ce faire, elle
engagera titre exceptionnel un ou plusieurs consultants. Il sagira de se focaliser sur le systme de
contrle interne qui se dfinit comme lensemble des dispositifs de scurit permettant dassurer la
fiabilit de linformation produite par lAgence et la sauvegarde du patrimoine. Les tapes (i) de
slection des consultants et des fournisseurs ; (ii) le paiement des dpenses dinvestissement, la
justification de lutilisation du fonds de roulement et de lappel de fonds lendroit du PROCEJ ; (iii) de
dcaissement ; (iv) de la prestation dassistance technique, et ; (v) du suivi/supervision ; sont passes
en revue dans le dtail. Les insuffisances ainsi que leurs consquences ventuelles sont releves et
des recommandations pertinentes damlioration sont formules.
7.2 Laudit externe
Les tats financiers de synthse annuels du fonds de la CPA sont examins annuellement par un
auditeur indpendant qui produit un rapport daudit pour chaque mission, conformment aux normes
internationales daudit (ISA) et sur la base des termes de rfrence pralablement approuvs par la
Banque Mondiale.
Lauditeur indpendant, slectionn sur la base entre autres, de sa qualification, apporte une attention
toute particulire, prcise dans les termes de rfrence de la mission daudit, la vrification de
l'existence, de la rgularit et du classement appropri des pices justificatives des dpenses.
Il vrifie et certifie l'application correcte tous les niveaux, dans l'esprit et la forme des directives du
prsent manuel de mise en uvre et le respect de l'ensemble des dispositions des accords de
financement ; des termes de rfrence de lAgence dexcution et des autres fonds notamment les
intrts gnrs par les comptes bancaires. Il vrifie la qualit de la gestion de lAgence, de lefficacit
de lutilisation des ressources, et du respect des dispositions des conventions signes.
Lobjectif de laudit est de permettre lauditeur dexprimer une opinion professionnelle sur les rapports
et documents relatifs lexcution financire et technique du fonds.
Le mandat de lauditeur indpendant consiste en la vrification annuelle des comptes du fonds et de
lutilisation des ressources mises la disposition de lAgence. Il apprcie galement la pertinence des
actions engages pour atteindre les rsultats escompts ainsi que le niveau des rsultats aux regards
des ressources utilises, ainsi que lefficacit et ladquation du systme de contrle interne en vigueur.
A ce titre il sintresse entre autre aux lments suivants :
Pices justificatives ;
Comptes bancaires de lAgence ;
Rapport de gestion financire ;
Rapport dactivits ;
Systme de suivi valuation et de contrle interne ;

24

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


etc.
Laudit financier vise vrifier que les tats financiers sont prsents conformment aux normes
comptables dfinies dans le prsent manuel, en loccurrence les normes du systme comptable
OHADA.
Le rapport daudit contiendra :
Lopinion de lauditeur sur les tats financiers ;
Lopinion de lauditeur sur lutilisation de chaque compte bancaire ;
Lopinion de lAuditeur sur les diffrents appels de fonds et les modalits de dcaissement ;
La lettre de contrle interne lattention de la direction du projet et portant sur : (i) lapprciation
du systme de contrle interne et les recommandations pour lamlioration des systmes, (ii)
les rponses de lAgence aux observations et insuffisances releves par lauditeur, (iii) le suivi
des recommandations antrieures, (iv) tous commentaires pertinents susceptibles dapporter
une meilleure comprhension des tats financiers prsents par lAgence.

25

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES

VIII-

PROCEDURES DE SELECTION DES CONSULTANTS ET FOURNISSEURS

8.1. La slection des prestataires et les procdures dagrment


LAgence dexcution devra constituer la liste des prestations (consultant, bureau) fournir ainsi que
celle des prestataires qualifis pour fournir lesdites prestations. Pour la constitution de la liste des
prestataires et son enregistrement dans la base de donnes, lAgence dexcution fera un appel
candidature travers la publication dun avis manifestation dintrt dans un ou des journaux grand
tirage. Les informations prciser dans lavis et permettant lvaluation des capacits des consultants
sont les suivantes :
lattestation de qualification pour la prestation ;
Le curriculum vitae dtaill ;
Lexprience dans le domaine et les missions similaires dj effectues ;
Les attestations de services faits ;
Les copies des contrats dj excuts dans le domaine ;
Le quitus fiscal et social.
Il doit scouler un dlai dau moins quatorze jours entre la date de publication de lavis et la date limite
de rception des dossiers. La manifestation doit clairement indiquer le lieu et lheure de dpt des
dossiers. A lissue de dpouillement et de lvaluation des dossiers reus, un courrier officiel sera
adress chaque soumissionnaire pour linformer de son inscription ou non dans la base de donnes
au titre de consultants agrs.
Il est octroy aux bnficiaires, la facult de choisir un prestataire pour lassistance technique. Dans ce
cas, le consultant choisi devra tre pralablement agr par lagence dexcution. Pour ce faire, il
fournira les mmes dossiers que ceux fournis dans le cadre de la publication dun avis manifestation
dintrt.
La base de donne est mise jour systmatiquement aprs chaque avis manifestation dintrt et
aprs chaque agrment.
Les procdures de slection des consultants/prestataires varient selon quil sagisse dun consultant
individuel ou dune firme de consultants.
8.1.1

Lentente directe

Cette mthode sapplique aussi aux firmes quaux consultants individuels. Elle doit tre exceptionnelle
et elle ne sera mise en uvre que si elle se justifie pleinement, en loccurrence dans les cas suivants :
(i) lorsque cest le bnficiaire lui-mme qui a choisi le prestataire et notamment lorsque la mission est
le prolongement naturel dactivits dj menes par le prestataire au profit du bnficiaire ; que le
prestataire offre des prix nettement comptitifs et quil a t pralablement agr par lAgence
dexcution ; (ii) lorsquil existe une situation durgence pour laquelle de prime bord, la mise en
26

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


concurrence savrerait inoprante ; (iii) lorsque le prestataire est quasiment le seul sur le march
dtenir les connaissances et le savoir-faire ncessaires laccomplissement de la mission.
8.1.2

La slection base sur la qualit et le cot

Cette mthode de slection sapplique aux firmes de consultants. Il sagira de mettre en concurrence les
consultants figurant dans la base de donnes de lAgence dexcution et/ou ceux qui sont agrs, en
prenant en compte la qualit de la proposition et le cot des services pour slectionner le consultant
retenu. Le processus de slection comprend : (i) llaboration des termes de rfrence ; (ii) lestimation
des cots et ltablissement du budget ; (iii) ltablissement de la liste restreinte ; (iv) la prparation et
lmission de la demande de propositions qui doit inclure la lettre dinvitation, les instructions aux
consultants, les termes de rfrence et le projet de contrat, la rception des propositions, lvaluation
des propositions techniques : la prise en compte de la qualit, lvaluation des propositions financires,
lvaluation finale consolide de la qualit et du cot, et les ngociations et lattribution du contrat au
consultant retenu. Par souci de simplification, le dossier type de la Banque Mondiale sera utilis. Les
critres de slection seront : (i) lexprience du consultant ; (ii) la mthodologie propose ; (iii) les
qualifications du personnel cl, et ; (iv) le transfert de connaissances.
8.1.3

La slection au moindre cot

Cette mthode de slection sapplique aux firmes de consultants. Il sagira de mettre en concurrence les
consultants figurant dans la base de donnes de lAgence dexcution et/ou ceux qui sont agrs. Elle
sapplique des missions standards, sans aucune complexit et pour lesquelles il existe des normes et
des pratiques bien tablies. La mthode consiste fixer une note technique minimum et inviter les
consultants figurants une liste restreinte, elle-mme issue de la base de donnes de lAgence
dexcution et/ou ceux agrs, remettre des propositions sous deux enveloppes spares. Les
propositions techniques sont ouvertes en premier lieu et values. Celles qui natteignent pas la note
technique minimum sont limines et les propositions financires des consultants restant sont alors
ouvertes. La firme ayant propos le prix le plus bas est retenue. Le dossier type de la Banque Mondiale
sera galement utilis pour ce type de slection.
8.1.4

La slection base sur les qualifications des consultants

Cette mthode est utilise pour le recrutement des consultants individuels et pour des contrats de faible
montant, cest--dire ceux dont le montant nexcde pas quatre millions de francs CFA. LAgence
dexcution labore des termes de rfrence et les soumet aux consultants ayant les qualifications et
exprience les plus appropries figurant dans la base de donnes et/ou agrs. Les consultants
soumettent alors leur proposition technique. Celui qui est retenu sera alors invit ngocier le contrat.
8.2 la slection des fournisseurs
Le choix des fournisseurs et des immobilisations est laiss linitiative du bnficiaire qui peut utiliser
essentiellement les deux mthodes dacquisition suivantes. LAgence dexcution doit constituer une
mercuriale des prix, et la mettre rgulirement jour suivant les standards reconnus sur le plan
international.
8.2.1

Lentente directe

Cette mthode est utilise dans les cas suivants : (i) lorsque lachat a trait du matriel standard ou des
pices dtaches devant tre compatibles avec du matriel dj en service et fourni par le mme
27

MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


fournisseur. Dans cette situation lAgence dexcution sassurera que les prix pratiqus sont
acceptables sur la base de la mercuriale des prix constitue; (ii) lorsque le matriel demand fait lobjet
de droits de proprit exclusifs et ne peut tre fourni que par un seul fournisseur ; et ; (iii) lorsquil existe
une situation durgence pour laquelle de prime bord, la mise en concurrence savrerait inoprante.
8.2.2

La consultation de fournisseurs

La consultation de fournisseurs consiste comparer les cotations obtenues de plusieurs fournisseurs


(dans le cas des biens), ou de plusieurs entrepreneurs (dans le cas des travaux), au nombre de trois (3)
ou plus, pour garantir lobtention de prix comptitifs. Les demandes de cotations envoyes aux
fournisseurs par le bnficiaire doivent dcrire les biens recherchs, en indiquant la quantit requise ou
les spcifications des travaux ainsi que la date et le lieu de livraison ou dachvement. Les cotations
peuvent tre envoyes par lettre, tlcopie ou courrier lectronique. Le bnficiaire doit les valuer et
retenir le fournisseur ou lentrepreneur qui offre le meilleur rapport qualit/prix. Cette liasse doit tre
annexe au dossier qui sera transmis lAgence dexcution.
8.3 La restitution des prestations et le paiement des prestataires
8.3.1

La restitution des prestations

valuation par le bureau dtudes


Le consultant fournira un rapport de mission qui doit faire lobjet dune valuation par le cabinet priv sur
la base des termes de rfrences. Le cabinet priv doit sassurer des acquis auprs du bnficiaire (la
prestation fournie, le personnel)
Runion de restitution
A lissue des prestations, le prestataire organise une sance de restitution de ses travaux. Cette runion
a pour but de brosser les grandes lignes et conclusions de la mission et regroupe outre le bnficiaire,
lAgence dexcution et lUCP du PROCEJ. Le bnficiaire fait tat de ses sentiments lissue de la
mission et peut dlivrer une attestation de services faits au prestataire si celui-ci le rclame et sur la
base dun modle quil propose. Une srie de questions rponses met fin la runion.
8.3.2

Le paiement des prestataires

8.3.2.1 Montant plafond


Pour les Services fournis conformment au contrat, le Bureau priv paie au Consultant un
montant plafonn au contrat, tant entendu que ce Montant plafond comprend la totalit des
cots et des bnfices du Consultant ainsi que toute obligation fiscale dont il pourrait tre redevable.
8.3.2.2 Calendrier des Paiements
Le calendrier des paiements est le suivant :
[insrer montant et monnaie] lorsque le Cabinet Priv reoit copie du prsent Contrat sign
par le Consultant;
[insrer montant et monnaie] lorsque le Cabinet Priv reoit un projet de rapport quil juge
acceptable; et

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


[insrer montant et monnaie] lorsque le Cabinet Priv reoit le rapport final et quil le juge
acceptable.
8.3.2.3 Conditions de Paiement
Les paiements sont effectus en [indiquer la monnaie] dans les 30 jours suivant la date laquelle le
Consultant a prsent des factures en double exemplaire .
8.3.2.4 Pices justificatives
Les pices retenues pour la justification des dcaissements sont les suivantes :
-

Les procs-verbaux de rception, de fin de prestation, relatifs la qualit et aux


quantits des travaux, des biens ou des services ;
la facture du fournisseur ou du prestataire (contrat)
la dcharge du prestataire accompagn de sa pice didentit,
lattestation des autorits.

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


ANNEXES: TABLEAU DE NOTATION DU PLAN DAFFAIRES
1. LA PRESENTATION DU DOSSIER 25 POINTS
La page titre 10 points

La table des matires doit comprendre : 15


points

doit indiquer le nom de l'entreprise


doit indiquer le nom du projet
doit tre prsente de faon professionnelle
doit indiquer la date
doit indiquer les noms des dirigeants de
l'entreprise/auteurs du plan

Rsum excutif,
quipe directive,
produit/service,
analyse de march et de la comptition,
marketing et ventes,
bnfice et rentabilit,
organisation,
infrastructures,
ressources humaines,
plan trsorerie,
opportunit et risques,
planification,
annexes, impact social et environnemental,
planification, annexes,

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


2. LE CONTENU DU PLAN DAFFAIRES 65 POINTS

Le rsum 5 points
doit indiquer les objectifs de
l'entreprise
doit tre clair et bien structur
doit tre concis
doit indiquer la forme juridique de
l'entreprise
doit fournir de l'information sur le
personnel cl
doit dcrire le produit ou le service
doit donner un aperu du march
doit dcrire l'avantage concurrentiel
de l'entreprise
La section Direction doit fournir les
renseignements suivants: 5 points
organigramme
comptences en gestion du
personnel cl
besoins en ressources humaines
plans de formation
rles et responsabilits des dirigeants
code de conduite

L'aperu de l'entreprise 5 points


doit fournir les renseignements suivants:
raison sociale
adresse
type de produit ou service
aperu du march
slogan/logo
forme juridique de l'entreprise
nonc de vision
nonc de mission

La section Exploitation doit traiter


des points suivants: 5 points
justification du choix de l'emplacement
quipement requis/cot
frais de personnel
processus oprationnel
stocks ncessaires
fournisseurs et justification
distribution

Le plan de marketing doit traiter des lments suivants: 15 points


march cibl
crneau de march cibl
concurrents
avantage concurrentiel
besoin du march combler
part de march prvue danne en
anne

stratgie de logistique commerciale (marketing mix)


budget de marketing
stratgie d'tablissement des cots
points de rfrence/objectifs
capacit datteindre le march
possibilits de croissance
le plan doit tre bien structur et bien pens

documentation l'appui
Les projections financire (partie I) doivent contenir les lments suivants: 10 points
tableau exhaustif des frais de
dmarrage
bilan de dpart

tat de l'volution de la situation financire


(*Nota: Les porteurs doivent prparer cet tat pour 4
ans seulement et de plan de trsorerie mensuelle)

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


tat des rsultats
Les projections financires (partie II) doivent contenir les lments suivants: 20 points
Tableau des frais de dmarrage 5
points
titre, date, nom de l'entreprise
tous les frais de dmarrage
documents justificatifs
doit tre prsent de faon
professionnelle
Bilan 5 points
titre, date, nom de l'entreprise
doit tre en quilibre
actif, passif et capitaux propres
documents justificatifs
doit tre prsent de faon
professionnelle
actifs court terme/actifs long
terme
passif court terme/passif long
terme

tat de l'volution de la situation financire 5 points


titre, date, nom de l'entreprise
toutes les dpenses doivent tre indiques
doit tre prsent de faon professionnelle
Seuil de rentabilit
Taux de rentabilit interne
Taux de valeur ajoute
liens avec le reste du plan
tat des rsultats 5 points
titre, date, nom de l'entreprise
hypothses
revenus
dpenses
cot des marchandises/produits vendus
doit tre prsent de faon professionnelle

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MANUEL DE GESTION COMPETITION DE PLAN DAFFAIRES


3. Tableau de notation pour lImage de marque et de projet les plus innovateurs
La contribution exceptionnelle reconnat lexcellence dans des secteurs daffaires prcis. Il revient aux
juges didentifier les laurats potentiels des prix spciaux au moment o ils valuent les plans
daffaires.
Image de marque et projet les
plus innovateurs
projet : 3 points
bien pens
innovateur
composante technologique
ide unique
dbouch raliste
stratgie de marketing unique

Concept le plus original


Produit ou service 1 point
concept unique
rpond au besoin dun crneau de march unique
peu ou pas de concurrents (directs)
demande du march corrobore par une tude
rendement des investissements exceptionnel
potentiel dexportation

Image de marque (logo) 1 point


adapte lentreprise
Raison sociale originale 1 point
facile reconnatre
unique
mise en page quilibre
adapte lentreprise
originalit
impact sur le client
crativit
perspective unique sur le plan du marketing
Meilleure utilisation de la
technologie 1 point
aspect commerce
lectronique
besoins dtermins
utilisation unique de la
technologie
possibilit de croissance
raliste
proprit intellectuelle
examine

Meilleure impact sur l'environnement ou la communaut 1 point


comprhension claire des moyens de maintenir et de promouvoir
un environnement sain et une conomie vigoureuse au sein de leur
collectivit respective

Meilleure utilisation du
mentorat : 2 points

A titre de bonus

produire un document
mettant en exergue la vision
du mentor
adquation du projet celleci.

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