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Algo que me preguntan bastante ultimamente -no se por qu ser - es cmo trabajar esos bonitos y complejos Dashboards en Excel
de los que algunas empresas disponen -por qu ser-. El problema est en que mucha gente piensa que hay algo de magia detrs de
todo esto, una funcin secreta que usamos en analtica del estilo "crear Dashboard" y que solo hace falta descubrir ese botn para
disfrutar de estos cuadros llenos de grficos y colores.
Y es que ms o menos, todos creemos que sabemos manejar Excel, pero son muy pocos los que han tenido que masticarlo lo
suficiente como para sacar sus verdaderas posibilidades a la que es, sin duda, la mejor herramienta de la Suite Office de Microsoft.
En este artculo veremos un pequeo tutorial sobre como empezar a dar tus primeros pasos en la creacin de paneles de control
serios a la par que atractivos con Excel.
Repasaremos la utilidad real de Excel, cmo importar datos, cmo usar las frmulas de resumen ms comunes, como aplicar tablas
dinmicas y veremos pequeos trucos de diseo. Al final crearemos 2 Dashboards sencillos pero que deberan bastaros para poder
fabricar vuestros propios informes de negocio:
Bueno, empezamos ya con la explicacin tutorial. Aunque antes de que sigas, avisarte de que este documento es bastante largo y
tiene muchos pasos y detalles como para sacarle partido si solo dispones de unos minutos. Quizs prefieras guardar este link para
poder abordar el tutorial cuando realmente dispongas de tiempo. es un aviso! Tambin es posible que quieras saltarte algunos
captulos si ya tienes su contenido dominado...
Tabla de Contenidos
1. Cuando usar Excel
2. Definiendo el Entorno
3. Las fuentes de datos
4. Hoja de BBDD interna
5. Hojas Resumen
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6. Hojas Informe
7. Las Bases de Excel
8. Frmulas ms comunes
9. Tablas dinmicas
10. Grficos Dinmicos y Grficos a Medida
11. Segmentos en Tablas dinmicas
12. Diseando una pgina de Dashboard
13. Dashboards Estticos
Nota:Lo que sigue es una forma muy personal de trabajar; si bien cada uno es libre de organizarse de la forma que quiera. Adems
de lo que es el propio "cmo se hace" voy a ir dando pautas que nos ayuden a ordenar el trabajo final que hacemos. Debemos
entender que estas pautas concretas son lo de menos, lo que si que es importante es que cada uno, o cada empresa, escoja un patron
por el que trabajar que le ayude a identificar rpidamente donde entrar a cambiar las cosas en un Excel complejo. De otra forma no
aprovecharemos nunca un trabajo de hace varios meses...
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2.- Hojas con referencia, equivalencias y traducciones de datos. Marcadas con el nombre "bbdd.Nombre de la hoja". En referencia a
que actuan como base de datos interna del archivo
3.- Hojas con resumenes o procesos de datos. Marcadas con el nombre "resumen.Nombre del resumen".
4.- Hojas grficas con informes creados a partir de las otras. Marcadas con el nombre "informe.Nombre del informe".
As mismo, no est de ms que nos acostumbremos a usar un orden en el tipo de hojas segn la importancia que tengan: por ejemplo,
que las primeras hojas sean siempre informes, luego vengan los resmenes, luego los datos y por ultimo las bases de datos. De esta
forma quien mire el xcel ir profundizando en hojas solo a medida que lo necesite.
Otro tema es el nombre de las hojas en s. No las dejemos como "hoja1", "hoja2" o tendremos que entrar en todas las hojas para saber
lo que son. Usemos un nombre descriptivo. Adems a ser posible evitemos nuestros espacios, as nuestras formulas sern mucho
ms legibles al no necesitar comillas al referenciar una hoja. Un truco sencillo es reemplazar espacios por guion bajo (_).
Es posible, que para algunos tipos de informes requieras otro tipo de hojas, o que prefieras diferenciar distintos tipos de datos,
resumenes e informes. Lo mismo da, simplemente intenta ser ordenado y clasificar lo mximo posible tus nombres de hojas de Excel.
Sino, a la larga te volvers loco para entender que es lo que hiciste hace un ao.
b. Cuando buscamos una forma rpida de importar nuestros datos internos (en nuestras propias BBDD) en el Excel, nos bastar con
pedir que una URL concreta los muestre en formato de tabla HTML para importarlos y actualizarlos en nuestro Excel. Cuidado con esta
forma puesto que si nuestros programadores no tienen cuidado y no ponen algo de seguridad (por Ip, por contraseas, etc.) en la
peticin podramos hacer publicos datos internos de la empresa.
Para realizar esta operacin se nos abrir una especie de navegador web simplificado en el que podremos navegar hasta encontrar
nuestra tabla. Entonces la seleccionaremos y le daremos a importar.
Una vez importado recordemos entrar a configurar la actualizacin de datos.
para guiarnos un poco, veamos los distintos mtodos por los que pueden realizarse estas importaciones ms complejas:
2) Visualizarlas vaya a tener algn sentido para los usuarios. Esto ya es ms comun. Nosotros en nuestro informe podemos mostrar un
grfico, por ejemplo de evolucin de ingresos por tipo producto. Pero sabemos que alguien al observarlo puede preguntarse... y este
tipo de producto por qu tiene este resultado? As que le ofrecemos una hoja resumen que le ayude a ver el desglose de cada venta.
Si le obligasemos a visualizar cada hoja de datos seguramente tardara mucho ms en dar respuesta a su pregunta, as que debemos
ayudarle.
Donde:
NOMBREFORMULA es la formula que estamos usando.
Y cada valor es los valores que le incluimos que en cada formula, por su definicin significan algo distinto. Estos valores pueden ser
realmente que incluimos como nmero o texto entre comillas (") o una seleccion del celdas del tipo de las que hemos comentado
antes.
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De esta forma...
=SUMA(1000;A1:C1)
Ser igual a la suma de 1000+ el valor de la celda A1 + el valor de la celda B1 + el valor de la celda C1.
Sencillo, verdad? Aparte de las propias frmulas el hecho de estar dentro de una formulacin nos permite usar smbolos
matemticos para unir distintas partes de nuestra declaracin. As que la formula anterior podramos haberla expresado tambin de
esta forma:
=1000+A1+B1+C1
o como...
=1000+SUMA(A1:C1)
Esta formula nos dara directamente un cuarto del valor la suma de las celdas A1,B1 y C1 sumado a la mitad del valor de las
celdas B2 y C2.
Pero cualquier da nos arriegamos a tener ingresos a otro porcentaje de IVA... con lo correcto sera crear en la celda contigua el
porcentaje de IVA a aplicar y cambiar el calculo:
=datos.productos!A1*(datos.productos!B1/100)
Como norma: ni un solo dato que no sea una referencia a una celda. A la larga saldreis ganando.
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por defecto todas las declaraciones como en referencia a celda en la que estamos...
As si yo en la celda C1 indico que su resultado es =A1+B1 al copiarla en la casilla C2 automaticamente la formula de esa casilla ser
=A2+B2 puesto que lo que se copia es una formula que hace referencia a las casillas a la izquierda de la actual y no las casillas fijas.
Esto es ideal cuando estamos haciendo formulaciones consecutivas de nuestros datos y nos ahorra mucho trabajo, pero es un poco
engorroso cuando hacemos formulas que usan un valor fijo de una tabla que no debe moverse.
Para evitar esto podemos incluir el smbolo dolar ($) delante de cada elemento la seleccin y esto indicar al sistema que esa
seleccion es fija y no relativa a la casilla en la que nos encontremos:
Asi si yo en la celda C1 indico que su resultado es =$A$1+B1 al copiarla en la casilla C2 la formual de esa casilla ser =$A$1+B2
ya que $A$1 no se ha movido con la copia.
Donde:
El valor que buscamos es la coincidencia que tiene que haber para que la formula busque un dato.
la matriz debe ser una seleccin de varias filas y columnas en la que la primera columna es SIEMPRE en la que buscamos la
coincidencia.
Columna que realmente queremos representa cuantas columnas debemos movernos en la matriz para sacar el dato que queremos.
Ordenado es un valor que le indica a Excel si la fuente que se est mirando est ordenada de forma ascendente o no. Por defecto
est indicado como "Verdadero" (1) y podemos pasarlo a "Falso" (0) indicandolo en la frmula. Este valor, indicado a "Verdadero"
(1) es til solo cuando necesitamos que BUSCARV() siempre devuelva algo, en ese caso aun no encontrndolo coincidencia
devolver la ms cercana posible al valor indicado. Si trabajos con valores no ordenados o no deseamos que siempre haya resultado
debemos indicarlo siempre a "Falso" (0).
La verdad es que esta, a pesar de ser una de las frmulas que ms vamos a usar, es un poco tosca e incomoda... eso de que siempre
se elija la columna 1 de la matriz y contar columnas hasta el valor que realmente queremos es bastante engorroso. Pero es lo que se
nos da, y vamos a tener que funcionar con estas reglas...
Esta formula resulta ideal para cruzar datos entre dos fuentes distintas, montando sobre la marcha tablas de resumen o traducciones
de datos con datos de distintas hojas.
Empecemos a poner en prctica el uso de BUSCARV() con el Excel de Ejemplo que mencionabamos antes. Para empezar si
observamos nuestros datos de ejemplo veremos 2 cosas que no acaban de cuadrar. Por un lado se nos da un importe bruto y se nos
indica el tipo de iva a aplicar pero no se nos calcula ni el valor del IVA ni el total Neto que hemos cobrado a los clientes por esa factura.
Por otro lado tenemos la fecha, pero sabemos que la facturacin en nuestra empresa la cuentan por meses as que deseamos saber
el mes de cada factura, y lo queremos saber con su nombre no con un nmero que nadie entiende...
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Seguramente nos pueden hacer falta estos esos datos cuando avancemos en la elaboracin de nuestro dashboard as que es mejor
que mejoremos nuestra fuente de datos con columnas extra que calculen esos datos. Esas columnas no se sobreescribirn al
actualizar datos, pues no forman parte de la importacin, adems si en la configuracin de la importacin de datos marcasemos la
casilla para respetar las formulas de la hoja, si se cargasen ms datos de los actuales Excel aadira formulas a los nuevos datos
cargados...
Bien, para hacer este trabajo requeriremos de una hoja extra: nuestra primera hoja de Base de datos. As que creamos una nueva hoja
y la llamamos "bbdd.facturas" ya que es el apoyo de base de datos para "datos.facturas". Ahi generamos 4 columnas: 2 para trabajar
el IVA y una para trabajar los meses del ao (hay otras formas de hacer esta traduccin pero para el ejemplo usaremos la hoja de
bbdd.
As pues nuestra nueva hoja contendr estas equivalencias:
Tipos de iva (columnas A y B):
- normal: 18
- reducido: 8
Numero de Mes (columnas C y D)
- 1: Enero
- 2: Febrero
- 3: Marzo
- 4: Abril
- 5: Mayo
- 6: Junio
- 7: Julio
- 8: Agosto
- 9: Septiembre
- 10: Octubre
- 11: Noviembre
- 12: Diciembre
Ahora solo nos falta unir esta traduccin a los datos que tenemos den datos.facturas.
Aadimos tres nuevas columnas (preferiblemente de otro color para saber que son datos calculados) a nuestros datos: iva, Total
pagado y Mes. Ah usamos las siguientes formulas.
Iva:
=D2*(BUSCARV(E2;bbdd.facturas!A:B;2)/100)
Donde multiplicamos el valor del importe, por la traduccin del tipo de iva y dividimos entre 100.
Total Pagado:
=D2+G2
Sacamos con la funcin MES() el numero de ms de la fecha y aplicamos la traduccin con la Base de datos.
Ahora solo nos hace falta rellenar el resto de filas con estas frmulas.
Puedes validar el trabajo realizado descargando el Excel tal cual deberas tenerlo ahora mismo:
DESCARGAR EXCEL 1
Esto ha sido fcil, compliquemoslo un poco ms. Vamos a crear nuestra primera tabla de resumen. Para ello hemos supuesto que
teniamos una nueva fuente de datos: Google Analytics en la cual tenemos asociados a cada id de factura un par de datos de analtica
web.
DESCARGAR EXCEL 2
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Ahora lo que haremos ser crear una nueva hoja en el excel: resumen.facturas_analytics que que nos debe aportar los datos
asociados de nuestras dos hojas de datos anteriores.
Empezaremos por crear las cabeceras de la nueva hoja:
id, Fecha, Mes, cliente, medio, keyword, importe, iva, Total, pagada
Y a partir de la Fila 2 empezaremos a formular cada celda para que recoja los datos que debe de ambas hojas de datos...
A2: =datos.facturas!A1
B2: =datos.facturas!B1
C2: =datos.facturas!I2
D2: =datos.facturas!C2
E2: =BUSCARV($A2;datos.analytics!$A:$C;2;0)
F2: =BUSCARV($A2;datos.analytics!$A:$C;3;0)
G2: =datos.facturas!D2
H2: =datos.facturas!G2
I2: =datos.facturas!H2
J2: =datos.facturas!F2
La mayor parte de las frmulas han sido triviales, pero hay que destacar las celdas E2 y F2, donde hemos usado BUSCARV() para
poder asociar ambas tablas.
En ambas lo que hemos hecho ha sido seleccionar la celda A2 como id a buscar, les hemos indicado el rango de columnas de la A a
la C de la hoja datos.analytics y le hemos indicado de que columna sacar el valor. Notese que como los datos de la hoja
datos.analytics no estaban ordenados ascendentemente por ID hemos tenido que marcar el cuarto parmetro (ordenado) de
BUSCARV() a 0 ("Falso"). De otra forma los resultados habran sido muy extraos...
Una vez tenemos esta fila lista, tan solo tenemos que rellenar el resto de filas hasta tener una hoja ordenadita con todos los datos
asociados a la vez a los IDs
Estos dos ejemplos han sido bastante sencillos, pero tu mismo puedes ver el potencial de este tipo de hojas resumen una vez mas
mezclando datos con distintos criterios. Al final, el potencial es cercano al de muchas sentencias SQL solo que mucho menos directo.
DESCARGAR EXCEL 3
SUMAR.SI() y CONTAR.SI()
Ahroa vamos a tratar las funciones de .SI(), donde la ms interesante va a ser SUMAR.SI(), una funcin muy til para hacer nuestros
clculos globales en el Dashboard o en tablas de resumen. Esta funcin nos permite seleccionar un rango de datos (normalmente una
columna de una hoja de datos o de resumen) y que solo sume los datos si en otro rango especificado el dato coincide con nuestors
intereses.
La formula se aplica de la siguiente forma:
=SUMAR.SI( rango al que se aplica el criterio ; criterio para saber si sumar el dato ; rango que se suma )
De esta forma elegimos de nuestras tablas de datos, en relacin a una busqueda que nos interesa que elementos sumamos y que
elementos no. Los criterios pueden ser booleanos ">=1","<0",etc... o simplemente un valor al que tiene que ser igual el campo del
rango al que se aplica el criterio.
Esta formula es ideal para declararla en columnas enteras de datos: Cojemos una fuente de datos cargada en el Excel y para cada fila
de la misma si el dato de otra de las columnas es el que queremos,sumamos el dato al total.
Variacin: SUMAR.SI.CONJUNTO()
Esta variacion sigue la misma lgica que SUMAR.SI() pero nos permite especificar ms de un rango de criterios. A veces no
queremos simplemente que un valor coincida con otro, sino que queremos observar varias columnas para decidir si sumamos el valor
o no a nuestro conteo final.
Su formula es la siguiente:
=SUMAR.SI.CONJUNTO( Rango a sumar ; Rango sobre el que se aplica el criterio 1 ; criterio 1 ; Rango sobre el que se aplica el criterio 2 ; criterio 2; ... )
Pasemos a la prctica con nuestros Exceles de facturas y analytics. Recordemos que tenamos el Excel ya con 4 hojas de datos:
resumen.facturas_analytics, datos.facturas, datos.analytics y bbdd.facturas. Bien, pues vamos a aadir una 4a hoja, los primeros datos
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Donde Buscamos en la columna de los meses de la hoja de datos.facturas, el mes indicado actualmente en el informe global (en este
caso yo lo indiqu en la celda C2) y cuando encontramos coincidencia sumamos la cantidad de la columna D de la hoja datos.facturas
(la de importes).
Iva Normal: =SUMAR.SI.CONJUNTO(datos.facturas!G:G;datos.facturas!I:I;informe.global!$C$2;datos.facturas!E:E;"normal")
Aqu hacemos un ejercicio similar, pero aparte de comparar el Mes con el indicado en nuestro informe global, tambin queremos que
la columna E (tipo de iva) valga "normal" o no la sumaremos.
Iva Reducido: =SUMAR.SI.CONJUNTO(datos.facturas!G:G;datos.facturas!I:I;informe.global!$C$2;datos.facturas!E:E;"reducido")
Exactamente la misma operacin pero ahora buscando que el tipo de iva sea "reducido".
Por ltimo aadimos 2 filas ms para validar que hemos hecho bien el trabajo:
=SUMA(C4:C6)
- Por un lado crearemos una celda en la que sumaremos las otras 3, y que nos dar el total de ingresos del mes indicado.
=SUMAR.SI(datos.facturas!I:I;informe.global!$C$2;datos.facturas!H:H)
- Por otro sumaremos desde la hoja datos.facturas los importes de la columana de Total pagado. Ambos deberan ser iguales...
Ahora ya podemos jugar un poco con nuestro informe global y ver que cuando cambiamos de mes (de enero a febrero, porque
recordemos que no hay datos en el resto de meses aun) los clculos cambiarn...
DESCARGAR EXCEL 4
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Ponindolo en prctica
Sigamos con nuestro ejemplo. Recordemos que acabamos de crear una tabla dinmica partiendo de los datos de
resumen.facturas_analytics...
La vista de "Lista de Campos" nos ofrecer para seleccionar las cabeceras que elegimos al crear la tabla resumen: id, Fecha, Mes,
cliente, medio, keyword, importe, iva, Total, pagada.
Vamos a por el primer informe, que dijimos que queramos que nos mostrase los ingresos que hemos obtenido mediante los
distintos medios y el porcentaje que representan estos en el total. As pues, lo que hacemos es aadir el campo "medio" al cuadro de
"Etiquetas de Fila" y aadimos dos veces el campo "importe" al cuadro "Valores".
Ahora nos toca editar los dos campos aadidos a Valores: el primero lo pasaremos a "Suma" y ya nos valdr su resultado (bueno,
tambin lo pasaremos a tipo "Moneda", pero eso es ms por apariencia que por el dato). El segundo campo de Importe tambin lo
pasaremos a "Suma" pero adems iremos a "Mostrar Valores como" y seleccionaremos "% del total general". De esta forma Excel
sumar todos los valores que va a mostrar en la tabla e indicar el porcentaje directamente en esta posicin. Cerramos la "Lista de
Campos" y veremos como ya tenemos una tabla que nos indica para cada medio que ingresos hemos conseguido y el porcentaje que
representa del total.
Bien! Primera tabla conseguida, ahora a por la segunda. El proceso va a ser muy similar: seleccionamos una celda de la hoja
informe.calidad_medios_clientes y creamos una tabla dinmica que tome por datos todas las columnas de la hoja
resumen.facturas_analytics. En este caso recordemos que buscamos saber para cada cliente cuantas facturas ha pagado vs las que
no ha pagado y ver ese mismo dato en relacin a sus ingresos.
Por lo tanto aadimos dos campos al cuadro de "Etiquetas de Fila": "cliente" y "pagada", lo que nos provocar que la tabla primero
presente los clientes y dentro de cada cliente se desglosen sus dos posibles valores del campo pagada: "si" y "no". Ahora aadimos
el campo id y dos veces el campo importe al cuadro de "Valores".
Ya solo nos queda configurar estos valores. El primero de ellos representar cuantas facturas distintas se han creado de la
segmentacin que estamos observando y por tanto lo dejaremos como resumir valores por "cuenta". Los otros dos, los trataremos
igual que hemos hecho antes en la anterior tabla dinmica pudiendo ver as ingresos en y en porcentaje. La diferencia la haremos en
el de porcentaje en el que esta vez escogeremos "% del total de filas principales". Esta opcin har que en lugar de mostrarnos el
porcentaje total que representan esos ingresos lo que nos muestre sea el % que representa de su grupo principal. Es decir, cuando
vaya a darnos el dato de cuantos ingresos ya estn pagados y cuantos no, nos calcular el porcentaje por cada cliente y no por el total
de ingresos de todos los clientes a la vez.
Por ltimo, nos queda nuestra tercera tabla dinmica; la de ingresos por das. Aqu lo suyo hubiese sido poder mostrar tambin
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estos ingresos por da tambin divididos por medios y poder crear una tabla ms compleja, pero por desgracia la muestra de datos
que tenemos solo incluye una factura por da y si hiciesemos eso quedaran ingresos muy salteados con la mayor parte de los valores
a 0. An as mi deber es animaros a que con otras fuentes de datos probeis a aadir ms segmentos a vuestras tablas.
Como siempre, seleccionamos una celda y asignamos como rango todas las columnas con datos de la hoja
resumen.facturas_analytics. Vamos a la vista de Lista de campos y ah nada tan fcil como aadir las fechas como "Etiquetas de Fila"
y el importe como nico "Valor". Al aadirlo recordemos cambiarlo de resumen tipo "cuenta" a "suma". Y ya tendemos la nueva tabla.
Esta un poco ms larga que las anteriores...
Si hemos hecho bien todo este trabajo nuestro informe responder perfectamente a las preguntas que nos hacamos: nos dir que
medios son los que ms trfico nos aportan y que clientes son los que tienen porcentajes de impago altos en comparacin con sus
porcentajes de pago. Sin duda, para estos datos ficticios el trfico orgnico parece muy interesante y el clienteC debera
preocuparnos ya que apenas ha pagado lo mismo que lo que debe.
DESCARGAR EXCEL 5
Pero la verdad es que la informacin as presentada es un poco tosca...
dinmica". Ahora se nos abrir una ventana que nos permite elegir con que tablas est asociada esa segmentacin. Si no te salen
todas las tablas que deseas, seguramente es porque no seleccionaste los mismos datos para las distntas tablas, lo que significa que
sera mejor que las repasases.
Bien, ya tenemos toda la informacin y funcionalidades de nuestro primer dashboard:
DESCARGAR EXCEL 6
El problema, es que no resulta nada atractivo ni usable... Tenemos que ir haciendo Scroll y la informacin no acaba de destacar...
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Dashboards Estticos
Bien, Ya sabemos crear dashboards en base a tablas dinmicas pero esto no siempre es suficiente. De echo, si os fijis en los
dashboards que van usandose en distintas empresas nos encontramos con que no mucha gente acaba usando tablas dinmicas para
sus dashboards. Y esto por qu? Con lo rpido que es una vez lo dominas! Pues sencillamente porque las tablas dinmicas no son
capaces de recibir datos de otros elementos de Excel y eso nos limita mucho las posibilidades...
Intento explicar un poco mejor el problema que tenemos con las tablas dinmicas: son potentes y verstiles pero tan solo nos dejan
indicarles una seleccin de datos y el resto lo manejan ellas solas, no podemos hacer que sus distintos criterios se vean modificados
por los valores de otras celdas y eso hace que por ejemplo no podamos hacer, como hicimos antes, que el valor de una celda afecte a
los valores de las tablas dinmicas... Aparte de eso, su tamao est descontrolado, si aadimos elemtos crecen y si se los quitamos
encogen. En resumen, cuando queremos un cuadro muy cerrado no nos terminan de ayudar...
Por lo tanto tenemos que ver vas para poder crear dashboards CELDA A CELDA. Si, suena duro, pero es que la mayor parte de los
Dashboards que veis por ahi son precisamente eso, un diseo montado en Excel en el que cada celda es una frmula ms o menos
compleja... La inmensa mayora de las veces se trata de empezar por definir algunos detalles a mano o con una tabla dinmica como
origen de nombres de etiquetas y a partir de ah usar sobretodo SUMAR.SI(), CONTAR.Si() y PROMEDIO.SI() -que ya hemos vistopara poder completar los valores.
Asi que vamos a crear un Dashboard esttico de la forma que acabamos de comentar. Partimos de nuestra hoja de informe.global, en
la que ya indicamos el Mes como filtro del informe y vamos a ir sacando nuestro dashboard desde ahi.
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- Ahora creamos la siguiente columna: la parte pagada de esa fuente en concreto. Usamos SUMAR.SI.CONJUNTO() pues lo que
queremos es la suma de los importes de la hoja resumen.facturas_analytics cuando el Mes coincida con el del Dashboard, el medio
coincida con la fuente actual y el estado de pago sea "si". Es decir, la siguiente formula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(resumen.facturas_analytics!G:G;resumen.facturas_analytics!C:C;informe.global!$C$2;resumen.facturas_analytics!E:E;informe.global!E6;resumen.factura
=SUMAR.SI.CONJUNTO(resumen.facturas_analytics!G:G;resumen.facturas_analytics!C:C;informe.global!$C$2;resumen.facturas_analytics!E:E;informe.global!E6;resumen.factura
- Por ultimo creamos los totales de ingresos por medio y de pagados y no pagados sumando las celdas creadas o en horizontal o en
vertical:
Suma horizontal: =SUMA(F6:G6)
Suma vertical: =SUMA(F6:F9)
Ya tenemos esta primera tabla esttica, solo nos queda darle un poco de color y aplicarle algun efectillo de los que ya vimos en el
anterior dashboard.
DESCARGAR EXCEL 9
=SUMAR.SI.CONJUNTO(resumen.facturas_analytics!$G:$G;resumen.facturas_analytics!$C:$C;informe.global!$C$2;resumen.facturas_analytics!$E:$E;informe.global!$O7;resume
Esto lo cpiamos en cada celda de la rejilla que acabamos de montar y aprovechamos para realizar las columnas de suma de cada
celda.
=SUMA(K7:K8)
3) Grficos asociados
Ahora nos falta crear los grficos. Para ello usaremos los totales creados:
- Crearemos un grfico de queso con los totales de ingresos por fuente.
- Un grfico de queso con los totales pagados y no pagadados.
- Y un grfico de barras para comprar los ingresos por cada keyowrd.
Ya solo nos falta decorar un poco todo esto...
- Creamos un efectillo que demuestre que nuestros datos de keywords se desprenden de los totales de las fuentes "organic" y "other"
- Marcamos con formato condicional todos los resultados de keyword-fuente para que resalten en color ms oscuro los importes ms
altos (y llamen ms la atencin)
- Aadimos el grfico de barras de total de keywords encima del grfico para que al estar integrado no haga falta aadir leyendas ni
titulos y ahorrar espacio.
- Aadimos formato condicional de banderas de colores a los totales de keyword para destacar en verde las keywords que ms
importe nos aportan.
- Remarcamos con bordes amarillos los otros dos totales que tenemos con grcfico y les aadimos una forma de llamada que muestre
como cada grfico sale de esos totales.
Y ya est! y tenemos nuestro segundo dashboard, en el que los datos ms importantes destacan por encima del resto y en poco
espacio resumimos gran cantidad de la informacin importante.
DESCARGAR EXCEL 10 (FINAL)
Conclusin
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Creo que he mostrado las metodologas ms utilizadas para crear dashboards en Excel con algn que otro truco que podis poner en
prctica. Pero al final el resultado hace lo que promete pero es dificil que puedas aplicarlo directamente a tu negocio... Esto es porque
la fuente de datos que hemos usado no es una de las fuentes ms comunes del mundo. Tus datos seguramente diferirn mucho de lo
mostrado, no solo en sus valores sino en su organizacin. Es ms que probable que quieras importar tablas completas de ventas con
artculos vendidos por sus categoras y que importes las Landings y campaas de tu Analytics. O quiz quieras importar tus datos de
fans de Facebook o tus retweets?
Adelante! Yo solo he pretendido mostrarte el camino, no hacerte el trabajo... no crees que es mucho ms divertido as?
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Temas Relacionados: analitica web tutoriales analitica con excel google analytics informes seo segmentacion
Autor: Iaki Huerta
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QA Solutions dice:
Iaki! ... Excepcional!
Que currada! Excelente tutorial.
Good Job y muchas gracias por "Mostrar el camino"
!!!
DUQUE dice:
Ya te lo dije en el anterior post pero esta vez te lo digo en serio, planteate de escribir un libro, pedazo de post, si tienes alguien que te lo traduzca comienza a publicarlo en
sitios como SEOMOZ para proyectarte a nivel internacional, estos posts se lo merecen y ms.
Por cierto me haces currar el doble con estos posts XD
Un abrazo.
ikhuerta dice:
QA, edit el nombre (que luego la gente se pone a llamarme iker una temporada y la liamos!)
Gracias! Ese es el espiritu!
Duque!
Pues es para pensarselo, lstima que mi nivel de redaccin en ingls no de para ponerme a traducir los posts... pero podra mirar. Le podra preguntar a Gianluca si cree
que est al nivel
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Shafie dice:
Simplemente impresionante... me acabas de colocar toda la nube de tags que tengo en la cabeza en un esquema bien organizado.
Genial.
mirulu dice:
Impresionante !!
A los que estamos acostumbrados a no salir de la programacin pura y dura de soft/webs etc... pero que como pasin/hobby tenemos el marketing/SEO bla bla bla, este
tipo de post nos hacen las personas ms felices del mundo.
Gracias por compartir tus conocimientos !!!
Natzir dice:
Im-presionante.
Mil gracias de nuevo por tus posts. Y estoy con los otros: anmate, escribe un libro y de ah a la fama!
Gracias!!
Me encanta al Post quiz porque me interesa mucho este tema, pero como dice Duque, me haces trabajar mas de lo que deseo, pero con artculos as da gusto ves donde
aplicarlos en seguida.
Gracias por estas kurradas que te pegas y yo te animo a que sigas adoctrinandonos con ellas jeje ;D
Lo dicho Iaki, este post va guardado a mis super super favoritos y cuando pueda lo voy a poner en uso, por que para que mentirte no lo pude leer al completo, pero solo
con lo que he leido me da que es un post de lo mejor que he visto!
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Tania dice:
Excelente!!!
Bueno Iaki, muchas pero muchas gracias por compartir tus conocimientos, tengo mas de 13 horas leyendo tu post y haciendo la mecanica y de veras que me he animado
a realizar un Dashboard en Excel, para presentarlo en mi trabajo.
Sigue as tienes un don, eso no lo tiene cualquiera.
Saludos desde panam
Impresionante, he buscado esto hace mucho tiempo, te agradezco por este post.
Judit dice:
Creo que nunca haba visto un post tan explcito de cmo funciona Excel. Conocimiento puro. Muchas, muchas gracias!!!
Mil gracias, exacto lo que requeria en este momento. Saludos desde Colombia
alex dice:
Hola como hago para ejecutar las descargas 1,2,3,4 he leido el post y esta recontra interesante,,
porfa ayudenme..
ikhuerta dice:
No entiendo la pregunta...
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Simplemente hay que bajarse los archivos, disponer de Excel para abrirlos, y seguir los pasos que se explican.
Ricardo dice:
Hola, he tratado de bajar los archivos en excel y no se puede. Favor si me puedes enviar a mi correo:
[editado]@hotmail.com
Gracias
ikhuerta dice:
Buenas,
He probado los enlaces hoy mismo y siguen funcionando perfectamente. Prueba de nuevo por favor.
ikhuerta dice:
Me alegro de que os haya gustado Jaume, es algo muy sencillo para gente ya acostumbrada a trabajar en Excel pero justo para formacin y gente que no ha trabajado en
este sentido con esta herramienta espero que sea un comienzo
Un saludo.
vicente dice:
Muchas, gracias por la dedicacin muy buen trabajo,. tengo una consulta estoy siguendo los pasos para las formulas, pero cuando termino de hacerlo me aparece la
mayoria asi; #N/A, Y ALGUNOS SI ME TIRA RESULTADO A QUE SE DEBE, GRACIAS.
ikhuerta dice:
Son formatos condicionales. Tan solo hay que seleccionar la celda y buscar en los mens entre las distintas opciones de formatos condicionales
Iaki nunca haba encontrado alguien que tuviese tanta paciencia para explicar hasta el ltimo detalle. Me gusta mucho este post porque es justo lo que necesito para crear
en mi trabajo. Muchas gracias porque he buscado muchsimo en internet y hasta ahora encuentro algo de calidad.
Saludos desde Costa Rica.
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