JOSUE JESUS AGUILAR CETINA

Universidad Del Caribe

SAE 4.6
Software Para Pyme

Caractersticas Especificas
Los siguientes puntos son algunas de las ventajas que obtendrs en el manejo de tu
proceso administrativo con Aspel-SAE.

Multimoneda

En el catlogo de monedas, se permite definir hasta 99 monedas diferentes, para lo cual

debe estar activo el parmetro de Multimoneda en los Parmetros generales .
Las principales operaciones de compra-venta se pueden realizar en cualquiera de las
monedas definidas en dicho catlogo.
Puedes definir la moneda base, de manera que no sea pesos necesariamente, sino que
pueda ser Dlares, Quetzales, Francos, etc.
Se podr obtener en algunas consultas y reportes, informacin sobre los movimientos de
CxP y/o CxC registrados en una moneda diferente a la moneda Base.
Puedes realizar procesos de Ajuste cambiario sobre las CxP y CxC. para determinar de
manera automtica la ganancia o prdida que se origina por las variaciones en los tipos
de cambio.

Pedimentos aduanales

Es posible Grabar informacin de pedimentos aduanales para cada producto: No. de

pedimento, Fecha y Aduana por la que ingresar la mercanca, a fin de controlar los
productos importados.
Puedes incluir en las etiquetas de identificacin de los productos (Cdigo de barras), la
informacin anteriormente mencionada.
Desde los mdulos de Compras, Facturas e Inventarios se realizan las afectaciones al
catlogo de pedimentos.

Lotes de productos

Puedes manejar Informacin de lotes de productos, a saber: No. de lote y fecha de

caducidad.
Puedes imprimir etiquetas de identificacin de los productos que contengan esta
informacin.
El sistema emite los reportes de pedimentos, lotes y de productos caducos.

Polticas

Las polticas de descuento incluyen la Aplicacin de la poltica hasta cierto nmero de

unidades; es decir, puedes definir hasta qu nmero de artculos vendidos se aplicar la
poltica de descuento (por lo cual, el sistema lleva un histrico de unidades que se han
vendido).

Inventarios

Se cuenta con la opcin de Armado de kits, que te permite agrupar varios productos y/o
servicios para conformar una sola entidad de venta.
Puedes manejar una Unidad de entrada diferente a la de salida, por ejemplo: se pueden
comprar cajas y vender piezas o viceversa; la relacin entre las unidades para una
correcta aplicacin y control de las existencias se establece mediante un factor.
Cuentas con la opcin de Inventario fsico, que te permite capturar existencias para
obtener comparativos de existencias reales contra las registradas, para poder realizar los
ajustes de manera automtica.
Se lleva el Control del costo a detalle, por lo que al realizar la cancelacin de una compra
o la devolucin de la misma, puedes costear al costo real del producto, evitando que el
sistema realice costeo PEPS o UEPS sobre el mismo.
Puedes generar un Catlogo de lneas de productos para una mejor clasificacin de los
artculos del inventario, adems, podrs asignar una cuenta contable para cada lnea. Le
puedes dar mantenimiento a este catlogo y mantener clasificados adecuadamente los
productos por lnea, para un mejor aprovechamiento de la base de datos.
Tambin puedes generar los Precios de los productos a partir del costo, aplicndole al
producto un porcentaje de utilidad.
Se cuenta un formato denominado Mitrasp.fto cuya finalidad es imprimir los movimientos
realizados mediante el proceso de Traspaso entre almacenes.

Facturacin

Despus de elaborar una factura puedes guardar la Informacin de envo, con datos
como: nmero de gua y fecha de envo, lo que te ayudar a la impresin de la gua de
mensajera.
Puedes Apartar productos desde un pedido, manteniendo al producto en el inventario,
pero sin poder sacarlo del mismo.
Puedes Limitar hasta qu fecha se podrn realizar operaciones de venta, de modo que no
podrs elaborar cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, devoluciones ni
cancelaciones con fecha anterior a la indicada.
Puedes Limitar el nmero de partidas por documento en la captura, para que al imprimirlo
no exceda de una hoja.
Es posible realizar Devoluciones directas de artculos que se pueden inventariar, para lo
cual el sistema solicita el costo del artculo (para realizar el costeo) y sugiere el costo
promedio de dicho artculo.
Al momento de capturar una factura puedes indicar el criterio que se usar para hacer una
Divisin de cargos, en el caso de ventas a plazos; de esta manera, el sistema generar
automticamente varias letras por cobrar en lugar de una sola factura.

Cuentas con el Reporte de pedidos pendientes, que muestra slo los pedidos con esta
condicin.

Proveedores

La interfase con Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados
actualicen en lnea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar, adems Aspel-SAE
permite la lectura de los saldos de clientes y proveedores para programar y agilizar el
registro de cheques, cargos y abonos en Aspel-BANCO, simplificando as, el proceso
administrativo y evitando los errores de captura.

Clientes

Podrs indicar los datos generales y comerciales de tus clientes, como pueden ser: fecha
de ltima venta, vendedor asignado, das de revisin y pagos de documentos, das de
crdito, entre otros. En todos los movimientos de CxC, puedes indicar el vendedor
asociado a la operacin.
Desde este mdulo, si ests trabajando con el servicio de pagos por Internet podrs llevar
a cabo la administracin de dicho servicio, esto mediante los procesos disponibles desde
el Men Verifone, que estar disponible al activar el parmetro de configuracin Pagos
por Internet.

Compras

Al momento de elaborar una compra puedes utilizar el mismo criterio que se usa para
hacer una divisin de cargos, mediante la opcin Compras a plazos; de esta manera el
sistema genera de manera automtica varias letras por pagar en lugar de una sola
compra.

Base de datos

Base de datos en formato Paradox y posibilidad de uso en formato MS-SQL.

En las ventanas de seleccin de informacin (filtros) principales, cuentas con el Filtro SQL
. Por ejemplo, puedes pedir que se muestren todos los registros que contengan en
cualquier parte de sus datos la palabra GUADALAJARA, y aparecern los datos que
cumplan dicha condicin.

Personalizacin de consultas y estadsticas

Puedes Personalizar consultas y estadsticas en todos los mdulos, con la posibilidad de

incluir mayor nmero de campos para la obtencin de informacin a la medida.
Las Consultas y estadsticas personalizadas del sistema estarn asociadas a cada
usuario, es decir, la primera vez que un usuario entre al sistema, por defecto ver las
consultas o estadsticas predefinidas por el sistema, pero al momento de llevar a cabo
alguna personalizacin, stas slo sern visualizadas por l.

Personalizacin de filtros

En la opcin de Personalizacin de filtros se incluye el campo de Nmero de pestaas,

en este campo podrs especificar el nmero de pestaas o folders que se visualizarn en

la consulta pudiendo ser hasta 10, adems de la principal, con el fin de que puedas
asociar ms filtros y agilizar con ello la consulta de datos.
En las consultas se podr asignar un Filtro personalizado a la primera pestaa, contando
en total con 11 pestaas o folders para que sean personalizadas segn tus necesidades.

Filtros

En el proceso de filtrado cuentas con el botn SQL que, al tenerlo activo, permitir al
sistema construir automticamente la sentencia SQL que se est usando en ese momento
en el filtro, permitiendo incorporar otras sentencias para delimitar an ms el resultado del
filtro.

Procesos diversos

Es posible utilizar tu clave de usuario para la Autorizacin de algunas operaciones,

siempre que el perfil de usuario que tienes asignando as te lo permita.
La Exportacin de datos se puede hacer desde cualquier consulta, para exportar la
informacin consultada a diferentes formatos, entre ellos, el formato HTML, para ser
utilizado desde Internet.
Puedes Traducir archivos, a fin de utilizar las bases de datos generadas en versiones
anteriores de Aspel-SAE.
Puedes establecer un vnculo con aplicaciones en Windows como Excel, a travs del
copiado especial (DDE o Intercambio Dinmico de Datos).
Cuentas con una Calculadora que podrs usar como sumadora y utilizar los resultados
que obtengas de los clculos realizados, si as lo requieres en las funciones que realices
en tu sistema Aspel-SAE.

Acceso al sistema

Para acceder al sistema Aspel-SAE, debers proporcionar el nombre de usuario y la clave

correspondiente.
Por omisin se sugiere el nombre del usuario Administrador el cual tiene definida la
clave Aspel1, por lo que para acceder al sistema por primera vez, debers capturar
dicha clave de acceso temporal, teclear F8 u oprimir la tecla ENTER. Posteriormente, por
seguridad te recomendamos cambiar dicha clave de acceso en el mdulo de perfiles de
usuarios, por una que slo el administrador conozca.
Recuerda que esta es la clave principal de Aspel-SAE y es la que autoriza el uso del
sistema sin restricciones, de igual forma es la nica que tiene acceso y uso total de los
perfiles de usuarios.
Envo de correos mediante el programa de correo predeterminado en tu computadora
Desde esta opcin puedes enviar correos electrnicos a los contactos que tenga
registrado el cliente o proveedor en la consulta de contactos.

Envo Masivo de correos

Esta opcin te permite enviar correos a un grupo de usuarios de tal forma que puedas
seleccionar tanto a los clientes, proveedores o vendedores a los cuales deseas enviar el
mensaje como a sus respectivos contactos. Adicionalmente podrs anexar a los correos,
archivos de reportes y plantillas de Word .

Administrador de reportes

En esta consulta podrs administrar y crear tus propios reportes personalizados con
extensin QR2 utilizando el nuevo diseador de reportes, seleccionando de una lista de
campos disponibles la informacin que deseas incluir. El administrador est disponible en
el men Reportes de cada uno de los mdulos del sistema, en l encontrars los
principales reportes en formato Qr2. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes
con extensin .FTO mediante el editor de formatos Aspel.

Editor de formatos

Se incluyen campos y comandos, los cuales podrs utilizar para modificar los formatos
predefinidos y obtener reportes ms completos adecundolos a la medida de tus
necesidades, de esta forma podrs explotar al mximo la informacin almacenada en
Aspel-SAE.

Generacin y Reinstalacin de respaldos

Aspel-SAE cuenta con una interfase para la generacin y reinstalacin de respaldos, la

cual te permite respaldar de manera rpida y sencilla todos los archivos que maneja el
sistema: Base de datos, perfiles de usuarios, archivos de configuracin, entre otros. La
generacin del respaldo se realizar por empresa, con excepcin de ciertos archivos que
son de uso comn para todas las empresas, como son: Infoweb, perfiles de usuarios,
archivos de configuracin, etc., asimismo, este respaldo se podr proteger con
contrasea. De igual manera, el proceso de Reinstalacin identifica automticamente el
tipo de informacin respaldada y la recupera en la base de datos que corresponda, si el
respaldo fue protegido con contrasea en ese momento se solicitar para iniciar la
reinstalacin del respaldo.

Exportacin de consultas a formato Palm

Puedes exportar la informacin de las principales consultas disponibles en los sistemas

Aspel a formato Palm , dicha informacin podr almacenarse y consultarse a travs del
programa Aspel-DB en tu dispositivo mvil compatible con Palm .

Traductor de base de datos de versiones 2x y 3.0

Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se cuenta con un traductor
el cual te permitir traducir informacin de:
-Parmetros de la empresa
-Archivos de datos
-Perfiles de usuarios

Al realizar este proceso se conservar el formato de base de datos con el que est
estructurada la base de la versin anterior (base a traducir) exceptuando el formato Aspel.
Si al momento de traducir la base de datos no existiera alguna tabla o archivo necesario
para trabajar con esta versin, este proceso la crear y la estructurar en el mismo
formato de base de datos que se est traduciendo.

Mdulo de Perfiles de usuarios

Todos los sistemas de la lnea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un
mdulo de perfiles de usuarios con interfaz comn, es decir, al dar de alta un usuario no
importando desde que sistema Aspel se haya agregado, dicho usuario quedar disponible
para todos los sistemas de la lnea, lo nico que debers definir en cada sistema son los
perfiles o permisos que el usuario tendr dentro del mismo.

Infoweb: Publicacin de informacin en Internet

El servicio Infoweb, es una aplicacin que est integrada en todos los sistemas de la lnea
Aspel, con el fin de permitir publicar en Internet la informacin generada en dichos
sistemas (consultas, estadsticas y reportes dependiendo del sistema), as como otros
archivos en diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser enviados al sitio
web desde los mismos sistemas Aspel.
Con la informacin generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrs armar tu pgina
de Internet previa contratacin de este servicio en aspel.com, publicando la informacin
ms relevante de tu empresa, clasificndola y/o publicndola segn las reas
administrativas de tu empresa, por ejemplo: Contabilidad COI, Inventarios SAE,
Recursos Humanos NOI, Produccin PROD, etc. Esta informacin resultar de gran
ayuda para la toma de decisiones en tu empresa.
Para obtener mayor informacin acerca de cada una de las caractersticas disponibles en
Aspel-SAE, te invitamos a consultar el archivo de ayuda de tu sistema Aspel.

Para Que Sirve

Es un sistema de cmputo que permite lograr una ptima automatizacin del proceso
administrativo, facilitando la realizacin de las principales operaciones de compra-venta
de la empresa.
A travs de diferentes procesos la informacin se actualiza en lnea, es decir, la
informacin de los catlogos se mantiene al da en todo momento, evitndose la
duplicidad en la captura de informacin.
Beneficios
Las organizaciones que integran Aspel-SAE en su administracin tienen inmediatamente
un mejor control sobre su negocio y una reduccin muy significativa en el tiempo invertido,
ya que al automatizar los procesos se optimizan sus recursos humanos y tecnolgicos,
facilitando la supervisin del estado real de la empresa en cualquier momento.
Con Aspel-SAE se controla la informacin y los documentos de:

Clientes y Cuentas por Cobrar

Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones de
ventaVendedoresInventariosProveedores y Cuentas por pagarCompras, rdenes de
compra y devoluciones de compra.
Se permitir manejar hasta cinco folios secuenciales para los documentos de Facturas y
compras, los cuales pueden ser asociados a cada usuario -desde la opcin Perfiles del
usuario- para facilitar la captura de documentos.Se cuenta con un catlogo de Esquemas
de impuestos que te permitir definir los impuestos que se asociarn a cada producto
para el correcto cobro y desglose de los mismos.En los catlogos de Clientes y
proveedores; para aquellos que tengan definido una cuenta de correo se les podr enviar
va correo electrnico informacin adicional, como agradecimientos, notificaciones de
renovacin y aumento de crdito, nuevas polticas de ventas, estado de cuenta general
El sistema cuenta con un Asistente que te guiar paso a paso para configurar de manera
rpida y eficiente tu empresa. Mediante el asistente:a) Podrs realizar la traduccin de los
perfiles del usuario, definidos en una versin anterior.b) Podrs traducir los parmetros del
sistema definidos en versiones anteriores.

Como Ayuda A Las Empresas

Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como:
inventarios, clientes, facturacin, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y
cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos y
asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Integra la operacin de las
sucursales conectndolas remotamente va Internet y ofrece acceso a travs de
dispositivos mviles. Brinda reportes, estadsticas, grficas y consultas de alto nivel que
colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales.
Beneficios
Al integrar Aspel-SAE en tu administracin obtienes inmediatamente un mejor control
sobre tu negocio y una significativa reduccin en el tiempo invertido, pues la
automatizacin de tus procesos optimiza la aplicacin de los recursos humanos y
tecnolgicos, facilitndote la supervisin del estado real de la empresa en cualquier
momento.

Con Aspel-SAE:

El ciclo de compra-venta est cubierto totalmente, desde la foto del producto para
identificarlo hasta la factura electrnica con todos los requisitos fiscales establecidos,
lista para ser entregada al cliente.
Conoces mejor a tu cliente, en una sola seccin tendrs los saldos, pedidos
pendientes, productos apartados, estados de cuenta, antigedad de saldos,

productos ms vendidos, ventas mensuales, citas programadas, para un seguimiento

sencillo.
Con SAE Mvil puedes: Levantar pedidos, dar de alta clientes, consultar los
inventarios y sus existencias, adems de la informacin comercial y administrativa
del sistema Aspel-SAE 5.0, en el momento y en el lugar que lo necesites, todo a
travs de un cliente Web y/o dispositivos mvilescomo iPads, iPods,iPhones,
Tablets o Smartphones.
Aspel-SAE te permite tratar mejor a tu cliente, maneja listas de precios por cliente y
funciones CRM (Customer Relationship Management) para conocer sus hbitos de
compra y mantenerlo informado fcil y rpidamente.
Tendrs un control total de los inventarios, desde las existencias y costos hasta el
manejo de productos sustitutos para favorecer una mejor comercializacin,
incluyendo el manejo de lotes, pedimentos y nmeros de serie de los productos, as
como las tallas y colores.
Todas tus necesidades de facturacin estarn cubiertas, ya sea que tengas
que facturar electrnicamente o de manera impresa, el sistema lo realiza sin
necesidad de aplicaciones adicionales y de acuerdo a las disposiciones fiscales
vigentes.
Tendrs seguridad y agilidad en el punto de venta con funciones como: cambio de
precios, autorizacin de crdito en facturas, para una eficaz administracin.
El sistema te ofrece una cantidad ilimitada de folios de documentos y manejo del
certificado de sello digital por serie o por sucursal.
Tendrs una integracin fcil y eficiente con el registro contable con Aspel-SAE 5.0,
pues la interfaz con Aspel-COI es en lnea y al nivel deseado por cliente o proveedor
con un slo clic.
Aspel-SAE 5.0 est dotado de mltiples herramientas para facilitarte la captura de
informacin e importacin de los catlogos desde hojas de clculo de Microsoft
Excel para una gil puesta en marcha.