Carta/email formal

Cuando el correo electrnico no exista y los negocios se

trataban
mediante
cartas
escritas
en
papel,
la formalidad era un poco ms estricta. Supongo que las
nuevas tecnologas, de alguna manera, nos han hecho un
poco ms flexibles a la hora de relacionarnos con los
dems, aunque se trate de escribir una carta o email
formal.
Ante todo, nosotros mismos debemos valorar el grado de
formalidad que necesitamos para comunicarnos, qu
relacin real tenemos con la persona a la que le estamos
enviando un email, hemos tenido contacto anteriormente?
Si es as, ha sido telefnico? por carta o email? en
persona?. Con estos datos y, siempre usando
nuestro sentido
comn (common
sense),
seremos
capaces de escribir una carta o email con la formalidad
requerida para cada ocasin.
En este post te mostrar las pautas bsicas para escribir
un email o carta formal que se podra utilizar para temas
de negocios. Encontrars frases tpicas y reglas
comunes que debes seguir, pero tampoco seas demasiado
estricto con las normas, como te he apuntado arriba,
formal puede significar muchas cosas distintas en
contextos diferentes.
Pues al tema!

Asunto
Si escribes un email, lo bsico es que, en el
apartado Asunto, no les cuentes tu vida. El asunto
(subject) debe ser directo y conciso y debe expresar

claramente el motivo del mensaje. No escribas Hello

no ests escribiendo a tu prima de Benidorm Un ejemplo
podra ser: Meeting Magazine Survey 18/10/2014

Saludos
En primer lugar vamos a ver las formas de saludar ms
tpicas, tanto informales como formales, t sabrs el
grado de formalidad necesario para cada caso.
Informal:
Hi Peter,
Hello Sandra,
James,
Formal:
Dear Mrs. Rogers,
Dear Julian Scott,
Cuando no conoces a quien te diriges puedes escribir:
Dear Sir or Madam,
To Whom It May Concern (esta est un poco
anticuada) A quin corresponda
*Fjate que en ingls Dear implica una manera formal de
dirgirse a la gente por escrito (como nuestro Estimado
Seor); no es tan formal en ingls oralen este post te
explico mi experiencia personal con el dear: Fallos,
falletes y meteduras de pata
Para dirigirte a una mujer que no sabes si est casada o
soltera, se recomienda el uso de Ms, en lugar de Mrs o
Miss. Aqu te dejo una tabla con los ttulos personales:

Por cierto, se pone un punto despus de estos

ttulos? El tema parece confuso, pero es muy sencillo:
en ingls americano s se pone punto, mientras que
en ingls britnico se omite:
Ms. (AmE), Mr. (AmE), Mrs. (AmE)
Ms Mr Mrs (BrE)
Miss (no lleva punto ni en britnico ni en americano)

Estructura
La estructura de
una carta
o
email tiene tres
componentes bsicos que generalmente coinciden con

muchos otros tipos de writings que iremos viendo en

futuros posts.
1. Introduction
2. Body
3. Conclusion
Vemoslos uno a uno:

Introduccin
En primer lugar debes presentarte y luego
que explicar brevemente el motivo del email.
Por tanto, empezars diciendo:

tienes

My name is
y seguirs con alguna de estas expresiones habituales:
I am writing with regard toLe escribo con respecto
a
I am emailing in reference toLe envo este email
en referencia a
I am contacting you toMe pongo en contacto con
usted
In reply to your email, IEn respuesta a su email,
yo
I am writing in connection withLe escribo en
relacin a
I would like Me gustara
Ojo!:
1. En
los escritos
formales no
se
suelen
usar contracciones aunque cada vez (dependiendo del
grado de formalidad) son ms habituales. En principio, la
norma general es: No escribas: Ive gone,debes escribir la
forma completa: I have gone.
2. Para empezar
un
email no
uses
el Presente
Simple para decir Le escribo este email, se utiliza

el Presente Continuo: I am writing this email no I

write this email.

Body
1. Aqu hay que explicar brevemente qu necesitas, no te
vayas demasiado por las ramas, no tienes que explicarles
tu vida, ve al grano (to the point), es decir, escribe frases
cortas y concisas.
2. Utiliza prrafos para mantener el mensaje ordenado: un
email no debera tener ms de cinco prrafos y cada
prrafo debera tener cinco lneas como mximo. Para
conectar prrafos de una manera fluida y coherente, te
recomiendo este post sobre conectores en ingls.
3. No hace falta decirlo, pero por si acaso a alguien se le
ocurreque hay de todo en la via del Seor, NO
ESCRIBAS
EL
EMAIL
EN MAYSCULA PORQUE
PARECE QUE ESTAMOS GRITANDO AL SEOR/A QUE
RECIBA EL EMAIL. GRACIAS.
4. Usa siempre la misma fuente de letra, si es Times New
Roman, sigue con esa y no cambies aArial en medio
del email. Evita usar Comic Sans o alguna fuente similar:
usaremos una fuente lo ms formal posible, la Times es
perfecta.

5. Evita al mximo el lenguaje abreviado que usas en

mensajes de texto y whatsapps: no escribas cosas tipo:
BTW, TTYL (By the way, talk to you later).
6. No uses emoticonos
En este link de WikiHow te presentan una lista de
palabras y trminos informales y su equivalentes en
lenguaje formal, very useful indeed.
Ahora vamos a ver unas expresiones tpicas que te
pueden servir para el body de la carta o email:
We are able to confirm thatLe podemos confirmar
We regret to inform you thatSentimos informarle
que
Just a note to say Solo un apunte para decirle
Please, could you? Por favor, podra?
Can I have? Me podra dar?
Could you? Podra useted?
I would really appreciate if you couldEstara muy
agradecido si usted pudiera
This is an urgent matter- Es un tema urgente
Ojo!
Voz activa vs voz pasiva:

Ten en cuenta que debers usar gramtica sencilla sin

florituras y estructuras demasiado complejas. Evita tiempos
en pasiva, inversions, etc. En Business English es
preferible usar la voz activa. Mira los ejemplos:
No uses esta estructura en pasiva:
It was discussed the unconditional surrender of
the country
Usa mejor este tipo de frases:
We discussed the unconditional surrender of the
country

Conclusin
Frases comunes para acabar un email:
Thank you for your help
I look forward to hearing from you--Espero sus
noticias (Fjate que despus de to va un verbo en
gerundio, no escribas: I look forward to hear from you)
Thanks in advance (no advanced)
Please, feel free to contact me if you have any
questions Si tiene alguna pregunta, se puede poner
en contacto conmigo
If you have any questions, do not hesitate to
contact me-No dude en ponerse en contacto conmigo
si tiene alguna pregunta.
Let me know if you need anything else (un poquitn
menos formal, pero igual de vlida)Infrmeme si
necesita algo ms.
Un apunte: Cuando mi ingls era intermedio-bajo y tena
que escribir emails, muchas veces los acababa con la
frase: I am at your disposal- Estoy a su disposicin.
No es que esta frase no sea correcta, pero la verdad es
que suena bastante mal porque disposal tambin
significa eliminacin de basuras, residuos. Ya te digo,
la frase es perfectamentecorrecta, pero yo, como opcin
personal, no la usara si puedes sustituirla por otras como
las que te sugiero arriba que no lleve a confusiones
pestilentes :-p

Despedida
Frases para despedirse en una carta o email:

Informal:
Regards,
Thanks,
Best regards,
Best wishes,
Kind regards,
Best,
Formal:
Yours sincerely,
Yours faithfully,
Yours cordially,
Respectfully,