5DEENERODE2016

LACOMUNICACINDENTRODELPROYECTO

ANDRSLIPPIARROYO

Unodelosaspectosmsimportantesdeltrabajodeldirectordeproyectosespromovery
facilitarlacomunicacindentrodelproyecto,yaquedeestodependeengranmedidala
consecucindelosobjetivosylafacilidadconlaqueavanceelproyecto.Enesteartculo
intentadarunpuntodevistaprcticodesuaplicacinenelmbitodelosproyectos,sin
pretenderentrareneldetalledelastcnicasdecomunicacin.

OBJETIVOSDELACOMUNICACINDENTRODELPROYECTO
Dentrodelasfuncionesdeldirectordeproyectosesteldefinirelplandecomunicaciny
el facilitar/promover la comunicacin entre los integrantes del proyecto, por tanto es
importante que este conozca cules son los objetivos que se persiguen con esta
comunicacin:
Integrarelequipo.Unproyectoesunconjuntodetareasinterrelacionadasyejecutadas
porpersonas.Porelloesimportantequelosdiferentesintegrantesdelproyectosepan
loquedebenhacer,cuandolodebenhacer,dispongandelainformacinnecesariapara
hacerlo,ysesientanpartcipesdelproyecto.

En cualquier proyecto existe siempre un conjunto de personas que, sin participar

directamente en l, tienen inters o necesitan estar informadas sobre el mismo.
Garantizarqueestoocurraesunodelosobjetivos.

Serinformado.Comosehacomentadoenotrosartculos,dentrodelascausasdefracaso
del proyecto estn los cambios debidos a alcance escondido, stakeholders no
considerados,riesgosnoidentificados,etc.Portanto,lacomunicacindebefavorecerla
identificacindeestospuntosenlafaseinicialdelproyecto.

Evitarosolucionarconflictos.Elhechodequeelproyectoesteejecutadoporpersonas
implica que existirn conflictos, tanto de ndole tcnica como personal, los cuales
deberndeserprevenidosygestionadosporpartedeldirectordeproyecto.Estopuede
conseguirseatravsdelacomunicacin.

CARACTERSTICASDELACOMUNICACINDENTRODELPROYECTO
Existenunaseriedecaractersticasquedeberancumplirseparaquelacomunicacinsea
efectivadesdeelpuntodevistadelasnecesidadesdelagestindeproyectos:
Elhechodeenviarunagrancantidaddeinformacinaunamismapersonadificultaque
estapuedafocalizarseenaquelloqueesimportantey/oleafecta,loquesuelegenerar
confusin.Porelloesrecomendablequelascomunicacionesseandirectasyajustadasal
objetivo e intereses de cada persona. Lo que no debe confundirse con escatimar
informacin,yaque,sinllegaracaerenelexcesodeinformacin,esimportantedara
conocer el contexto de las solicitudes o informacin que se transmite, con ello se
consigue una mejor comprensin de esta informacin, una mayor capacidad para
aportarydesarrollareltrabajo,yunmayorsentidodevinculacindelinterlocutor.

Dentrodeloslmitesquemarcaelsentidocomn,esmejortransmitirfrecuentemente
pequeascantidadesdeinformacin,quecomunicarmuchodegolpe.Conellosefacilita

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que el receptor reciba y asimile dicha informacin, y se incrementa su vinculacin al

proyecto. Esto debe hacerse respetando el punto anterior, lo que significa que no
debemosbombardearaalguienconpequeascantidadesdeinformacinquenole
afectan.

Idealmentecadapersonadeberarecibirlainformacinquenecesitajustoenelmomento
quelanecesita.Enlaprcticaestonoesposible,perocuandomsnosalejemosdeeste
principiomsmalentendidosyconfusinsegenerardentrodelproyecto.
Ajustadaalinterlocutor.Noeslomismocomunicarseconunmiembrodelequipodel
proyectoqueperteneceanuestraorganizacin,conunproveedor,conelclienteocon
el comit de seguimiento del proyecto, por tanto, el mensaje, en forma y contenido,
debeestarajustadoacadareceptor.

Estepuntononicamenteserefiereaaspectosformales,quetambin,sinoaalsoportede
comunicacin que utilizaremos, y al nivel de detalles y contenidos que incluiremos. Es
responsabilidad del director del proyecto conocer cada interlocutor y adaptar en
consecuencialascomunicaciones.
Comosehacomentado,unodelosobjetivosquesepersigueconlacomunicacinesel
deserinformado.Paraelloeldirectordeproyectosdebefomentarquelacomunicacin
sea bidireccional e introducir en ella personas que puedan aportar conocimientos y
puntosdevistaquepuedanfavoreceralosobjetivosdelproyecto.Estoesespecialmente
importanteenlafasedeplanificacinyeliniciodelaejecucin,dondehayunespecial
intersendescubrirrequerimientosyriesgosocultos.

Ajustarloscontenidosalinterlocutornoeslomismoqueesconderinformacin.Porregla
general es siempre mejor ser abiertos, an con los puntos negativos, que intentar
esconder informacin. En este sentido es mejor decir que algo va mal y el plan que
tenemosparasolucionarlo,quenodecirlo.

TIPOSDECOMUNICACINDENTRODELPROYECTO
Anivelgeneralpodemosdividirlascomunicacionesquesedesarrollandentrodelproyecto
encuatrogrupos,enfuncindesiesformaloinformal,einternaoexterna.

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COMUNICACININTERNAFORMAL
Estodacomunicacinquesedesarrolladentrodelequipodelproyectoatravsdecanales
formales.Engeneralcorrespondealadistribucindedocumentacinoficialdelproyecto,
odeinformacinrelacionadaconlosobjetivosdeeste,lacualdebeserconsideradapara
ejecutareltrabajo.Elhechodehacerseporcanalesformalespermiteelregistroyconsulta
posteriordedichainformacin.

Laformaycanalqueseusaparadistribuirestainformacindebesercoherenteconelplan
decomunicacindelproyecto,yenmuchoscasosligadaaundeterminadoprocedimiento.

COMUNICACINEXTERNAFORMAL.
Deformasimilaralaanterioresaquellacomunicacinquesedesarrolladelproyectohacia
elexterior(cliente,direccin,stakeholders)atravsdecanalesformales.

Se usa este tipo de comunicacin cuando se quiere dejar constancia de la informacin

trasmitida, bien por su importancia, porque afecta a los objetivos o porque su entrega
formapartedelalcance.Igualqueenelcasoanterior,stadebesercoherenteconelplan
de comunicacin del proyecto y relacionada a un determinado procedimiento cuando
corresponda.

COMUNICACININTERNA/EXTERNAINFORMAL.
Es el tipo de comunicacin ms habitual dentro del proyecto, la quepermite integrar al
equipo y la mejor para resolver y evitar conflictos. Por su carcter informal no queda
registrodeella,porloqueeldirectordelproyectodebetenerelcriteriosuficientepara
recogeraquellostemasmsimportantesquedebansertransmitidosformalmente.

Enmuchoscasosusaremoslacomunicacininformalparaalinearoclarificarpuntosdevista
antesdeoficializarlosporvadecomunicacionesformales.

Unaspectoimportanteaconsiderareselenvodemailsodocumentospreliminarescomo
comunicacin informal. Esto es algo habitual, pero debemos considerar que al ser un
soporteescritopuedeserconsideradounacomunicacinformal;noseralaprimeravez
que delante de un conflicto aparece un mail o un documento que para el emisor era
informalperoelreceptorloconsiderocomoformal.Enestoscasoslomejoresclarificarel
carcterinformaldelacomunicacin,bienenelcuerpodelmailocomounanotasobrelos
documentos.

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