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ESTUDIO DE CASO

FORTIPASTA

PROYECTO GRUPAL
PRIMERA ENTREGA

Integrantes:
RODRIGO ERNESTO ARIAS BARRETO
Cdigo: 1321070271
JENNIFER JARAMILLO OSORIO
Cdigo: 1322180003
JUAN PABLO LPEZ CORREAL
Cdigo: 1321830147
REYNEL PAREDES MANCHOLA
Cdigo: 1321790005

Presentado a:
JESSICA MARCELA MUOZ LUQUE

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO


COLOMBIA
MAYO DE 2016

TABLA DE CONTENIDO
Pgina
1.
2.

INTRODUCCIN
OBJETIVOS
2.1.
GENERAL
2.2.
ESPECIFICOS

2
3
3
3

3.

SITUACIN DE LA PROBLEMTICA DE FORTIPASTA

4.

JUSTIFICACIN

5.

METODOLOGIA PLANEADA PARA DEFNIR SOLUCIN

6.

FUENTES

1. INTRODUCCIN
FORTIPASTA con el fin de organizar la operacin de la bodega y como estrategia
para apoyar la integracin regional decide implementar WMS.
El propsito principal del WMS es controlar el movimiento y almacenamiento de
materiales entre bodegas de producto terminado. La lgica bsica de un WMS
utilizar una combinacin de artculo, localizacin, cantidad, unidad de medida, e
informacin de la orden para determinar dnde almacenar y como alistar las
mercancas.1
Este caso plantea como el proceso de implementacin de la herramienta WMS y
la ejecucin del proyecto Positrones en la bodega afecta los resultados esperados
generando un caos en el almacenamiento, prdida del nivel de servicio e
ineficiencia de la operacin. El proyecto Positrones se caracteriza por ocasionar
fallas en el manejo de la herramienta por parte del personal operativo y por la
prdida de cuantiosas sumas de dinero representado en mercanca en trnsito
que no llega a su destino y que se mueve con fines legales, como consecuencia
del poco seguimiento y premura en el lanzamiento en vivo del proyecto por parte
del personal administrativo que tiene a cargo el proyecto.
En este anlisis formularemos una adecuada accin correctiva para garantizar el
buen flujo de informacin y producto en los procesos afectados por la
implementacin del sistema WMS en FORTIPASTA, puesto que se debe asegurar
el alto nivel de servicio, con personal capacitado, ingreso del producto terminado
identificacin, ubicacin y entrega de productos a los clientes o consumidores
finales. 2
La gestin en el transporte y almacenamiento debe ser sincrnica para mantener
el control y poder sobrellevar los cambios inesperados que puedan presentarse
respondiendo rpida y asertivamente a los mismos. Una empresa que sea
eficiente en la gestin de su transporte, tendr ventajas competitivas generando
una buena posicin en el mercado.

1
2

https://www.almagrario.com/index.php/servicios/almacenamiento
http://docslide.us/documents/proyecto-transporte-y-distribucion-entrega-final.html
2

2. OBJETIVOS
2.1. Objetivo general
Identificar el problema organizacional ocurrido en la planeacin e implementacin
del sistema WMS para determinar las fallas existentes y planteando posibles
alternativas de solucin para los inconvenientes presentados.
2.2. Objetivos especficos
Analizar el entorno tanto interno como externo de la empresa a travs de
herramientas como lo son el anlisis DOFA, el diagrama causa efecto,
tambin llamado la espina de pescado y el mtodo de los 6 pasos para
resolucin de problemas, los cuales nos permiten conocer la causa real de los
problemas que afronta la empresa.
Asegurar un plan de capacitacin acerca de todo el sistema WMS, dirigido a
los lderes de cada rea y a la totalidad del personal de la bodega.
Aplicar las mejoras que correspondan en todas las reas involucradas,
utilizando mtodos de monitoreo para asegurar la ejecucin de cada una de las
actividades de manera correcta.
Implementar un sistema de auditoras internas para lograr un mayor control e ir
eliminando errores o falencias encontradas.
Establecer tiempos de entrega para indicadores de gestin del proceso para un
mejor control y seguimiento.

3.

SITUACIN DE LA PROBLEMTICA DE FORTIPASTA

OBJETIVO DEL WMS3 EN FORTIPASTA


Disminuir el tiempo y aumentar la eficiencia en el proceso de entrada y salida
de los productos.
Validar y controlar el proceso de devoluciones.
Realizar el proceso de picking de manera ordenada y guiada a travs de
terminales rf (radio frequency) para actualizar en la lnea de inventarios y
reabastecer oportunamente las localidades de abastecimiento.
Mantener el inventario actualizado en tiempo real para la planeacin de ventas.
Como principal problema de FORTIPASTA se puede identificar la falla
organizacional que hubo en la empresa no solo en el rea de produccin y
logstica sino que se evidencia el problema desde el lder del rea gerencial el cual
no evalu el impacto que iba a tener en la implementacin del proyecto positrones
y se iba a necesitar el aprendizaje de sus colaboradores.
3

http://www.visualo.com/objetivos-de-wms-warehouse-management-system.html
3

Al hacer el anlisis de cada uno de los procesos e inconvenientes que se


presentaron, a lo largo de la historia se evidencia que la empresa no tuvo un plan
de contingencia para afrontar un evento de esta magnitud como lo es el cambio
repentino del jefe Andrs Caicedo por el aumento de funciones y no tener a su
lado un back up que pudiera suplir funciones de menor impacto y el nombramiento
de una persona con poco conocimiento sobre tcnicas de almacenamiento y el
enfoque que se quera brindar a la compaa con la implementacin de esta nueva
tecnologa, para entrar en la competencia mundial de la globalizacin,
minimizando costos de la mano de un excelente servicio al cliente.
Entonces en la realizacin de este anlisis es necesario identificar cada uno de los
factores en los que se produjo el error para que el resultado generara tantos
inconvenientes y la insatisfaccin de la compaa por ende caus incumplimientos
en los cronogramas.
En los resultados se identifica la falta de organizacin y liderazgo por parte de sus
gerentes y jefes, la no asignacin de perfiles y sus correspondientes funciones y
alcances. Se evidencia la falta de control y sinergia entre las reas participantes,
lo que hace que cada empleado que comprende un eslabn en la consecuencia
de objetivos no se sienta comprometido con el desarrollo de positrones, si no con
la nica misin de cumplir el tiempo estipulado para la salida en vivo.
El departamento de calidad no tiene inferencia constante en el desarrollo de
Positrones, y no participa con hallazgos y recomendaciones, ya que se presentan
informes recurrentes por parte de la gerencia logstica, que permitan el rea de
calidad conocer la situacin real y las diferentes brechas que tanto la herramienta
fsico sufren durante los 12 meses que se destina para el proyecto.
El constante movimiento de personal y el entrenamiento bsico que se ofrece al
personal operativo no llega a ser suficiente para el manejo correcto de la
herramienta WMS. La poca comunicacin entre los gerentes y los operativos
ocasiona que los ltimos no presenten inquietudes y necesidades ante la direccin
y que los mismos puedan ser resueltos a tiempo, evitando errores directamente
relacionados con el inventario fsico y las falencias entre lo registrado en el
sistema y lo real.
Tambin se percibi que las personas que estaban encargadas en el 100% del
proyecto que tenan cargos fundamentales en la empresa no fueran reemplazas
sus posiciones para dedicarse de tiempo completo a ste y tenan que dividir su
tiempo en las tareas del da a da laboral y responder con el proyecto, esto deja
muchas brechas y muchos vacos en los dos ambientes en los que tenan que
responder la flexibilidad de la gerencia.
Se evidenci tambin que la capacitacin que recibi el personal no fue la
suficiente en los temas de sistematizacin y parametrizacin del WMS, esto
gener que el sistema arrojara datos errneos, faltantes, duplicidades entre otros;
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que no fueron bien vistos y ocasionaron tiempos improductivos y demoras en el


proceso.
El control y la ejecucin presupuestal forman parte del mal manejo del proyecto
Positrones dentro de la compaa. Las prdidas monetarias son una de las
consecuencias por el no cumplimiento de los tiempos estipulados para la
realizacin de cada etapa del proyecto, y causando adems la disminucin en la
calidad en el servicio.
Este proyecto integra una matriz de componentes importantes que no funcionan ni
se proyectan a la etapa final y a la mejora de la implementacin en la proyeccin
laboral de los empleados. El proyecto requiere del conocimiento pleno del sector
logstico.
En general los problemas que se identifican son los siguientes:
El equipo del proyecto no fue dirigido por el gerente de logstica.
Algunos miembros no cuentan con el perfil idneo para desempear esa
posicin.
No hay un programa de proyeccin laboral.
Carencia absoluta de lderes.
Inexistencia de motivacin (no se crea un espritu de compromiso y lealtad
hacia la empresa).
No hay evaluacin y control de resultados de procesos.
No hay inventarios cclicos.
No se incluye a algn miembro de otra filial que ya hubiese participado en la
implementacin del WMS.
Negligencia por parte de directivos al no asignar recursos adicionales de
personal y tiempo requeridos.
Falta de programas de capacitacin continua a los colaboradores.
No existe sinergia entre los departamentos de la empresa.
Ineficiente comunicacin directa entre las reas de la empresa.
4. JUSTIFICACIN
Este caso plantea como el proceso de una mala implementacin afecta los
resultados esperados generando un caos en el almacenamiento, prdida del nivel
de servicio e ineficinecia de la operacin.
Con este proyecto se pretende identificar y reconocer la importancia de la
planeacin, la gestin de procesos y tiempos en la implementacin de nuevos
proyectos de transporte y distribucin al interior de la compaa, los cuales nos
permitirn hacer uso de estas en el mbito laboral. Teniendo identificado el
problema a trabajar, inyectaremos mecanismos de prevencin, medicin y control
a la empresa para que con esto puedan tomar decisiones de manera correcta si
algn inconveniente se presenta, esto impactar en gran manera a todos los
5

proceso de la compaa y la ejecucin de cada uno de los procesos, esto traer


beneficios que se vern a corto, mediano y largo plazo convirtindose as es un
estilo de vida para cada uno de los empleados de la compaa.
5. METODOLOGIA PLANEADA PARA DEFINIR SOLUCIN
Mediante el anlisis DOFA, diagrama de causa efecto, tambin llamado
diagrama de espina de pescado y mtodo de solucin de problemas de seis pasos
se identificara el problema cualitativo de fondo que afect la implementacin del
sistema WMS, luego se proceder a realizar una evaluacin de las etapas de
implementacin del sistema WMS, identificando la falencia en cada una y
finalmente se proceder a determinar si la accin correctiva generada cumple con
los estndares solicitados para el mejoramiento en los diferentes procesos.
El diagrama de causa-efecto tambin llamado diagrama de Espina de Pescado 4 es
una forma de organizar y representar las diferentes causas de un problema. Este
diagrama ayuda a graficar las causas del problema que se estudia y analizarlas.
Tiene la ventaja que permite visualizar de una manera muy rpida y clara, la
relacin que tiene cada una de las causas con las dems razones que inciden en
el origen del problema. En algunas oportunidades son causas independientes y en
otras, existe una ntima relacin entre ellas, las que pueden estar actuando en
cadena.
El anlisis FODA5 es una herramienta que nos permite elaborar un cuadro de la
situacin actual y evaluar la solucin de un problema relacionando cuatro
variables, de las que toma su nombre y que son: fortalezas (F), oportunidades (O),
debilidades (D) y amenazas (A). El anlisis FODA consta de dos partes: una
interna y otra externa. La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las
debilidades que hay en el espacio analizado. Mientras que la parte externa mira
las oportunidades y amenazas que ofrece el contexto.
El mtodo de los 6 pasos para la resolucin de problemas 6, consta de lo siguiente:
1. Identificar el problema. La solucin de problemas y toma de decisiones
comienza reconociendo que hay una situacin que quiere solucionarse.
2. Describir el problema. En esta etapa es necesario recabar informacin para
poder describir el problema de la manera ms correcta y veraz, ayudado por
tcnicas como: anlisis de datos, intercambio de ideas, anlisis del campo de
fuerza o anlisis de la palabra clave.

http://managing-ils-reporting.itcilo.org/es/herramientas/analisis-de-causa-raiz-eldiagrama-de-espina-de-pescado
5
http://www.degerencia.com/tema/analisis_dofa
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http://www.autobodymagazine.com.mx/abm_previo/2012/02/6-pasos-para-la-resolucion-deproblemas/

3. Analizar la causa. Aqu se busca la causa original del problema. Identificar las
fuerzas que contribuyen a que el problema empeore, clasificar entre las posibles
causas y eliminar los efectos derivados de las mismas.
4. Soluciones opcionales. Su objetivo es completar una lista de alternativas
concebibles. Lo que se busca son estrategias que se dirijan hacia la causa original
y resuelvan el problema de una vez por todas.
5. Toma de decisiones. Es eliminar las peores alternativas y comparar las
restantes unas con otras. El objetivo es encontrar una solucin correcta utilizando
un proceso prctico y cientfico.
6. Plan de accin. La mejor solucin concebible y con la que todo mundo est de
acuerdo no resolver ningn problema si no se pone en accin. En un plan de
accin se detalla quin har qu cosa y cundo. Organiza las tareas a travs de
las cuales se implementar la decisin.

FUENTES:
http://www.visualo.com/objetivos-de-wms-warehouse-management-system.html

http://docslide.us/documents/proyecto-transporte-y-distribucion-entregafinal.html

https://www.almagrario.com/index.php/servicios/almacenamiento

http://managing-ils-reporting.itcilo.org/es/herramientas/analisis-de-causa-raizel-diagrama-de-espina-de-pescado

http://www.degerencia.com/tema/analisis_dofa

http://www.autobodymagazine.com.mx/abm_previo/2012/02/6-pasos-para-laresolucion-de-problemas/

http://www.icesi.edu.co/blogs/casofortipasta/