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MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Un guide pour la gestion


efficace des clubs

Revised 3/2016 from English Rev. 2/2016

O SE FORMENT
LES LEADERS

MANUEL DU

LEADERSHIP DE CLUB

Un guide pour la gestion


efficace des clubs

TOASTMASTERS
INTERNATIONAL
P.O. Box 9052 Mission Viejo, CA 92690 USA
Tlphone: +1 949-858-8255 Tlcopieur: +1 949-858-1207

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le logo de Toastmasters International et toutes les autres marques commerciales
et droits dauteur de Toastmasters International sont la proprit exclusive de
Toastmasters International et ne peuvent tre utiliss quavec son autorisation.
Article FR1310 Revised 3/2016 from English Rev. 2/2016

O SE FORMENT
LES LEADERS

Mission de Toastmasters
International
Nous permettons des personnes de
devenir des communicateurs
et des leaders plus efficaces.

Mission du district

Mission du club

Nous crons de nouveaux clubs et


nous aidons tous les clubs atteindre
l'excellence.

Nous apportons une exprience


d'apprentissage favorable et
positive, grce laquelle les membres
peuvent dvelopper leurs comptences
en communication et en leadership,
aboutissant une meilleure confiance
en eux et l'panouissement personnel.

Valeurs de Toastmasters International


Respect
Intgrit
Service
Excellence

Vision d'avenir de Toastmasters International


tre une organisation de premier choix dans le dveloppement dynamique valeur ajoute des comptences en
communication et en leadership.

Promesse du ou de la Toastmaster
En tant que membre de Toastmasters International et de mon club, je promets:
d'assister rgulirement aux runions du club;
de prparer tous mes discours et projets de leadership au mieux de mes capacits, en les basant sur les manuels
Savoir communiquer, Communication accomplie ou Devenir un leader;
de prparer et d'accomplir les missions assignes en runion;
de fournir aux autres membres des valuations utiles et constructives;
d'aider le club maintenir l'environnement positif et amical ncessaire l'apprentissage et l'panouissement de tous les
membres;
de servir mon club en tant que dirigeant ou dirigeante quand il me l'est demand;
de traiter les membres du club et nos invits avec respect et courtoisie;
d'amener des invits aux runions du club pour qu'ils puissent voir les avantages des offres d'adhsion de Toastmasters;
de respecter les directives et les rgles pour tous les programmes d'apprentissage et de reconnaissance de Toastmasters;
de maintenir des normes honntes et thiques pendant la conduite de toutes les activits de Toastmasters.

TABLE DES MATIRES


INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Rles de leadership au niveau du club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

GOUVERNANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Documents constitutifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Club Constitution for Clubs of Toastmasters International
Comit de direction du club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Runions du comit de direction du club

LECLUBAUSEINDELASTRUCTUREDEDISTRICT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Runions de club
Secteur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Visites de secteur au Club

Conseil dadministration de secteur

Runions du conseil d'administration de secteur
Division . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Runions du conseil dadministration de division
District. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Comit de direction de district

Conseil dadministration de district

Runions du conseil dadministration de district

14
14

16
16

CALENDRIER DU CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
RLES DE LEADERSHIP DU CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Prsident. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Rle du prsident

Prsider les runions

Gagner la reconnaissance du Club remarquable

Diriger et guider

Rsum des Responsabilits

Avant les runions de club

l'arrive aux runions de club

Pendant les runions de club

En dehors des runions de club

Scnarios courants auxquels les prsidents sont confronts
Vice-prsident la formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Rle du vice-prsident la formation

Coordonner le programme du club

Soutenir les cussons de formation

Planifier les concours de discours

Grer le programme de mentorat

Rsum des Responsabilits

Avant les runions de club

l'arrive aux runions de club

Pendant les runions de club

Scnarios courants auxquels les vice-prsidents la formation sont confronts

Vice-prsident au recrutement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rle du vice-prsident au recrutement

Recruter de nouveaux membres

Organiser des campagnes de recrutement

Aider les invits

Traiter les candidatures d'adhsion

Rsum des Responsabilits

Avant les runions de club

l'arrive aux runions de club

Aprs les runions de club

Scnarios courants auxquels les vice-prsidents au recrutement sont confronts
Vice-prsident aux relations publiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rle du vice-prsident aux relations publiques

Promouvoir le club

LinkedIn

Facebook

Twitter

YouTube

Meetup

Tenir le site Web du club jour

Protger la marque commerciale, les marques dposes et les droits d'auteur de
Toastmasters

Rsum des Responsabilits

Avant les runions de club

Pendant les runions de club

Scnarios courants auxquels les vice-prsidents aux relations publiques sont confronts
Secrtaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rles du Secrtaire

Prendre des notes

Tenir les dossiers jour

Rapporter les nouveaux dirigeants

Rsum des Responsabilits

Avant les runions de club

l'arrive aux runions de club

Pendant les runions de club, du comit d'entreprise et de direction

Scnarios courants auxquels les Secrtaire sont confronts
Trsorier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rle du Trsorier

Superviser les comptes

Collecter les cotisations d'adhsion

Payer les factures

Rsum des Responsabilits

Avant les runions de club

Pendant les runions de club

En dehors des runions de club

Scnarios courants auxquels les Trsoriers sont confronts
Huissier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rle du Huissier

Prendre soin des proprits du club

28

31

34

37

40


Coordonner les runions de club

Rsum des Responsabilits

Avant les runions de club

l'arrive aux runions de club

Pendant les runions de club

Aprs les runions de club

Scnarios courants auxquels les responsables logistiques sont confronts

LE PROGRAMME DU CLUB REMARQUABLE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43


Critres du DCP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Dfinition des clubs de qualit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Runions de club de qualit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

PROGRAMME DE FORMATION TOASTMASTERS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46


Volet Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

cussons du volet Communication

Communicateur comptent

Communicateur avanc bronze

Communicateur avanc argent

Communicateur avanc or
Volet Leadership . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

cussons du volet Leadership

Leader comptent

Leader avanc bronze

Leader avanc argent

Toastmaster remarquable
Gagner plusieurs cussons de formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Envoyer des candidatures l'cusson de formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46

48

50
50

FINANCES DU CLUB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Budget. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Compte bancaire du club. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Grer et auditer les fonds du club . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Instructions relatives la gestion et l'audit des fonds du club

Relevs bancaires, factures et chques

Revenus du club

Dpenses du club

Biens

Rapport
Assurance responsabilit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52
52
52

54

VNEMENTS DU CLUB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
lections du dirigeant de club . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Nomination

Le processus d'lection

Frquence d'lection

Postes vacants

Intronisation du dirigeant de club

Texte d'intronisation du dirigeant de club

Concours de discours du club . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59



Rle du vice-prsident la formation

Autres opportunits de leadership

Prsidence de concours

Participer l'organisation d'un concours de discours

ligibilit des membres

INDEX. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

TITRES DE DIRIGEANT DE DISTRICT


En fvrier2014, le conseil dadministration de Toastmasters International a vot le changement de tous les titres de
dirigeants de district. Les titres actualiss sappliquent aux postes de dirigeants de district compter du 1er juillet
2015. Les personnes occupant des postes de direction de district avant le 1er juillet 2015 conserveront leurs titres
prcdents.
ANCIEN TITRE

Gouverneur de district
Vice-gouverneur
lducation et la formation
Vice-gouverneur
au marketing
Secrtaire

Trsorier
Dirigeant des
relations publiques
Huissier

Gouverneur de division
Gouverneur ou
coordonnateur de secteur
Gouverneur prcdent
de district

TITRE

Directeur de district
Directeur programme
qualit
Directeur croissance
des clubs
Responsable
administration
Responsable financier
Responsable
relations publiques
Responsable logistique

Directeur de division

Directeur de secteur
Directeur prcdent
de district

Si vous avez des questions, veuillez contacter districts@toastmasters.org.

INTRODUCTION
Flicitations! En qualit de dirigeant lu de votre club Toastmasters, vous avez l'occasion
de participer la russite de votre club et de bnficier d'une prcieuse exprience
pratique en matire de leadership. Contrairement aux autres programmes de formation,
o vous apprenez tre un bon leader en lisant des manuels et en assistant des
confrences, Toastmasters vous offre l'occasion de gagner une prcieuse exprience
pratique en leadership tout en aidant les gens apprendre et voluer dans leurs
professions comme dans leurs vies personnelles.
En votre qualit de leader du club, vous jouez un rle important dans la mission de
Toastmasters International: nous apprenons aux individus devenir des communicateurs
et des leaders plus efficaces.
tre dirigeant de club est une grande responsabilit et une opportunit d'envergure.
Votre mandat est ponctu d'occasions de renouveler votre perspective, mettre en
pratique le travail d'quipe et dvelopper votre capacit convertir des valeurs et
stratgies en actions productives.
Les outils et ressources de ce manuel vous guideront pour crer des stratgies
gagnantes et accomplir votre mission en tant que leader. Les publications disponibles sur
le site Web de Toastmasters International figurent parmi ces outils. Pour vous aider les
identifier, elles sont signales dans ce manuel. Vous pouvez aussi trouver des rponses
vos questions en matire de leadership, que vous soyez un leader expriment ou un
nophyte.
Dmarrage !
Lisez ce manuel.
Il contient des conseils pratiques pour
vous orienter dans la bonne direction.
Faites particulirement attention
votre rle spcifique et au calendrier
Toastmasters, et reportez-vous au
manuel au fil de votre mandat.
Rencontrez les dirigeants de club

Tenez votre premire runion

de comit de direction.
Mme si tous les dirigeants du club se
connaissent probablement, il s'avre
judicieux de tenir une runion informelle
pour rflchir, se projeter et commencer
crer un Plan de russite du club
(Article FR1111).
sortants.
Participer la formation de dirigeant
Cela vous donne l'occasion de vous
de club.
familiariser avec les projets, les problmes
Le district propose au dirigeant du club
ou les situations qui requirent encore
ou membre du comit de direction
votre attention pour l'anne venir.
du club une formation deux fois par
C'est galement l'occasion de recevoir
an. C'est une excellente opportunit
la documentation, les dossiers et les
d'apprentissage et l'un des critres du
proprits du club essentiels pour
Programme du club remarquable.
conduire votre mandat.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Club Central
En qualit de dirigeant de club, vous avez accs ClubCentral, un portail d'outils en ligne
qui vous aideront grer aisment les affaires du club. Votre accs sera effectif dans les
24 heures suivant la mise jour de la nouvelle liste des dirigeants de club par un dirigeant
de club actuel. Connectez-vous Club Central sur w
ww.toastmasters.org/clubcentral en
utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Club Central s'ouvrira par une liste
de tous les clubs o vous officiez en tant que dirigeant. Slectionnez le nom de club pour
lequel vous souhaitez consulter, mettre jour ou imprimer des informations. Depuis Club
Central, vous pouvez:
Envoyer des candidatures d'adhsion
(nouveau/double/renouvellement)

Consulter/mettre jour/imprimer la liste


des cotisants du club

Payer des cotisations d'adhsion et de


renouvellement

Envoyer des candidatures l'cusson de


formation

Consulter et mettre jour des


Mettre jour le document Addendum of
informations du club (runions, dirigeants
Standard Club Options
et adresse postale, entre autres)
PHILOSOPHIE DE
FORMATION AU
LEADERSHIP
Les leaders atteignent des
rsultats pour leurs clubs
en prtant une attention
particulire aux besoins
de leurs membres et
collgues dirigeants du club.
Considrez-vous comme
un garant des ressources
humaines, financires et
physiques de votre club. Le
leadership est une aventure
axe sur le long terme et
faisant appel au dsir de
servir autrui et la volont
de diriger. Efforcez-vous
d'tre digne de confiance,
lucide, humble, prvenant,
visionnaire et responsable.

En qualit de dirigeant du club, vous aurez de nombreuses occasions de montrer vos


qualits de leader. Vous pouvez vous trouver rsoudre un litige entre des membres
du club, planifier un vnement du club ou dlguer d'importantes tches des
volontaires. Selon votre rle, vous devrez peut-tre envoyer des documents administratifs,
des cotisations du club ou des rapports d'adhsion au sige social international en temps
et en heure. Lorsque des opportunits de leadership se prsentent, reportez-vous aux
instructions suivantes:
Conseils l'attention des leaders
Anticipez.
Ceux qui ne planifient pas courent
l'chec.
Fixez des objectifs ralistes.
Ne surchargez pas les membres de
votre club. Concentrez-vous sur les
objectifs du Programme de club
remarquable et presque tout le reste
suivra automatiquement.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Communiquez l'avance et

rgulirement.
Ne laissez pas les problmes s'installer.
Abordez-les de manire positive pour les
rsoudre.
Soyez un leader.
Votre mission consiste aider les
membres de votre club et vos collgues
dirigeants du club concrtiser leurs
objectifs de formation chez Toastmasters.

RLES DE LEADERSHIP AU NIVEAU DU CLUB

ORGANISATION D'UN CLUB

Orateur
valuateur gnral
valuateur
Grammairien
Compteur dhsitations
Chronomtreur
Toastmaster
Orateur Table Topics
Topicsmaster

1
2
3
4
5
6
7
8

Prsident
Vice-prsident la formation
Vice-prsident au recrutement
Vice-prsident aux relations publiques
Secrtaire
Trsorier
Huissier
Prsident prcdent

DISCOURS
a

NS
ATIO
ALU
V

TABLE
TOP
ICS
i

d
e

f
g

c
d

E
NAIR
FONC TION
5

2
6

b
c

S
8

B
DIR IG
EAN T S DE CLU

Afin de diriger efficacement votre quipe, vous devez d'abord comprendre votre rle au
sein de l'organisation en qualit de dirigeant de club. Avoir une comprhension claire de
vos responsabilits et des procdures est intimement li la russite du club. Une fois
que celles-ci sont assimiles, vous pouvez travailler en accord avec les membres de votre
quipe et vos collgues dirigeants du club.
Chaque poste de leadership est reprsent par une icne propre ce rle. Au fil de ce
manuel, identifiez les informations correspondant spcifiquement votre rle en reprant
votre icne dans les marges. Les postes de leadership au niveau du club dcrits dans ce
manuel sont les suivants.

Prsident
Vice-prsident la formation
Vice-prsident au recrutement
Vice-prsident aux relations publiques
Secrtaire
Trsorier
Huissier
MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS


INTERNATIONAL
Article VI: Officers, Section 1
The officers of this club shall be a club president, a vice president education,
a vice president membership, a vice president public relations, a club secretary,
a club treasurer (or a club secretary-treasurer), a sergeant at arms and the
immediate past club president.

Ressources du dirigeant de club

10

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Questions sur le dirigeant de club

clubofficers@toastmasters.org

Courriel

www.toastmasters.org/contactus

Toastmasters Club Central

www.toastmasters.org/clubcentral

Documents constitutifs

www.toastmasters.org/govdocs

Boutique en ligne Toastmasters

www.toastmasters.org/shop

Ressources marketing, telles que


les manuels, flyers et documents
promotionnels

www.toastmasters.org/marketing

Ressources gratuites, telles que les


modles d'imprims, logos et
images de la marque

www.toastmasters.org/logos

Sites Web de district

www.toastmasters.org/districtwebsites

Revue Toastmaster

www.toastmasters.org/magazines

Normes de conduite

www.toastmasters.org/ethicsandconduct

GOUVERNANCE
Les dirigeants de club ont de nombreuses occasions de participer la gouvernance de
Toastmasters International, mme en dehors du club. En qualit de dirigeant de club,
vous avez l'occasion d'interagir avec des leaders de district, de participer des runions
du conseil dadministration de secteur et de district, d'lire des leaders de secteur et
internationaux et de voter sur des points de gouvernance importants lors de la runion
d'entreprise annuelle.

DOCUMENTS CONSTITUTIFS
Chaque club est rgi par les politiques de l'organisation. Club Constitution for Clubs of
Toastmasters International constitue le principal document de gouvernance du club.

CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS


INTERNATIONAL
Un club peut modifier des parties de l'Addendum of Standard Club Options tant qu'elles
ne sont pas en contradiction avec la Club Constitution for Clubs of Toastmasters
International ou les Policy and Protocol de l'organisation.
Les amendements lAddendum of Standard Club Options peuvent tre effectus
avec un vote majoritaire des membres du club. Le vote doit avoir lieu lors dune runion
du club dment convoque et notifie avec un quorum de membres votant prsents. Voir
Club Constitution for Clubs of Toastmasters International, articleX: Amendements.
Toute modification laddendum doit tre documente et conserve sur le site
Internet de Toastmasters International ladresse www.toastmasters.org/clubcentral.
Les modifications de nom ou dadresse de club, de lieu et dheure de runion se font
galement dans ClubCentral. Vous pouvez aussi envoyer les informations au sige social
international par courrier ou par courriel clubconstitution@toastmasters.org.

COMIT DE DIRECTION DU CLUB


Le comit de direction du club comprend les sept dirigeants (prsident, vice-prsident
la formation, vice-prsident au recrutement, vice-prsident aux relations publiques,
Secrtaire, Trsorier, Huissier) et le prsident prcdent. Le prsident du club est la
tte du comit de direction qui, par son travail dquipe, doit grer toutes les affaires
commerciales et administratives du club. Le prsident sortant du club donne les conseils
et les recommandations demands par le prsident du club.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

11

RUNIONS DU COMIT DE DIRECTION DU CLUB


Le comit de direction du club se runit selon les besoins pour discuter des affaires du
club. Certains comits de direction de club se runissent deux fois par mois, tandis que
dautres se runissent chaque mois. La frquence de runion du comit relve de sa
propre dcision, mais il est important quun comit nouvellement lu se runisse au dbut
de son mandat pour discuter du budget et conduire ou mettre jour le Plan de russite
du club.
Les membres de club qui ne composent pas le comit de direction sont les bienvenus
et sont encourags assister aux runions. Toutefois, les invits ou non-membres ne sont
pas autoriss y assister.
Une majorit du comit de direction du club du club constitue un quorum pour
lexpdition des affaires du comit. Voir les Club Constitution for Clubs of Toastmasters
International, Articles VIII: Committees and V: Quorum and Voting. Toutes les dcisions
prises par le comit de direction doivent tre approuves par le club. Si le club napprouve
pas la dcision dun comit de direction, elle est considre comme non valable.
Missions du comit de direction du club
Crer le budget du club
tablir un Plan de russite du club

Mettre en place des stratgies gagnantes


au niveau du Programme du club
remarquable
Crer et superviser d'autres comits de
club au besoin

Composantes d'une runion de comit de direction de club


Programme
Inclut les minutes de la dernire runion,
les rapports des dirigeants, le statut
d'adhsion inactif et une rcapitulation
des activits d'adhsion et de formation,
pour n'en citer que quelques-uns. Si
des membres du comit prouvent
des difficults respecter le rythme du
programme, utilisez un chronomtre lors
de la runion.
Procdure
La runion doit tre organise et
productive et suivre des procdures
parlementaires. Le prsident de club
donne le ton, en servant de rfrence
pour veiller la discipline et en
considrant l'avis des autres membres
du comit.
Rythme
Le rythme doit tre rapide et la runion
courte. Gardez la rsolution inventive des
problmes et la rflexion crative pour la fin.

12

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Participation
Exigez que chaque membre du comit
assiste ou, dfaut, contribue la runion.
Rvision
Rvisez les objectifs annuels et la
progression de votre club au niveau du
Programme du club remarquable et du
Plan de russite du club (article FR1111).
Anticipation
Discutez des lments devant figurer sur
les programmes des runions venir.
Crativit
Ne vous en tenez pas la mentalit
On a toujours fait comme a. Motivez
et encouragez les autres membres
penser de manire crative et soumettre
de nouvelles ides.

Il y a gnralement beaucoup de choses dbattre lors d'une runion du comit de


direction, et il est essentiel de tout aborder. Il s'avre utile de dfinir un programme trs
prcis, avec des marqueurs horaires. Voici un exemple:
19h0019h05

Ouverture du prsident qui fournit des remarques d'introduction

19h0519h15 Lecture des minutes du Secrtaire de la runion prcdente, et vote


formel pour les approuver
19h1519h45 Rapports de dirigeant et de comit, dans l'ordre inverse de
l'importance du poste, en commenant par lHuissier
19h4520h15

Affaires en suspens

20h1520h30

Nouvelles affaires

20h3020h45

Annonces et rflexions de clture

20h45

Suspension

Ressources de gouvernance
Documents constitutifs
Informations de rapport du dirigeant
du club

www.toastmasters.org/govdocs
www.toastmasters.org/clubofficerlist

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

13

LE CLUBAUSEINDELA
STRUCTUREDEDISTRICT
CLUB
Les dirigeants de club disposent d'un systme d'assistance compos d'autres membres
ainsi que de leurs leaders de secteur, division et district.

RUNIONS DE CLUB
En qualit de dirigeant de club ou membre du comit de direction du club, vous tes
tenu d'assumer diverses fonctions pour le compte du club. Certaines sont accomplies
aux runions de club. Par exemple, le prsident ouvre et clt chaque runion; le Trsorier
collecte les cotisations des membres; et lHuissier apporte le pupitre, la bannire et le reste
du matriel du club.

Ressource de club
Invocations
Les bases de la connaissance
Matrisez vos runions

www.toastmasters.org/invocationpledge
www.toastmasters.org/foundationofknowledge
www.toastmasters.org/masteryourmeetings

SECTEUR
VISITES DE SECTEUR AU CLUB
Le contact le plus direct de votre club avec le leadership de district est le coordonnateur
de secteur, qui rend visite votre club au moins deux fois par an. Lors de sa visite, le
coordinateur de secteur observe la runion et value la qualit du club l'aide des
normes dfinies dans les Moments de vrit (article FR290). Le but de cette visite est
d'offrir un retour d'information et un support pour que le club puisse fournir le meilleur
service possible tous les membres Toastmasters, dans un environnement divertissant,
panouissant et enrichissant.
Les directeurs de secteur utilisent le document Area Directors Club Visit Report
(article 1471), bas sur les Moments de vrit, comme rfrence pour l'valuation du club.
Les rapports de visite de club termins sont transmis au district, o ils sont utiliss pour
valuer la qualit du district dans son ensemble.

Ressources de visite de secteur


Area Governor's Club Visit Report
(article 1471)
Serving Clubs Through Visits: A Guide
for Area Governors (article 219)

14

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

www.toastmasters.org/1471
www.toastmasters.org/219

CONSEIL DADMINISTRATION DE SECTEUR


POLICY AND PROTOCOL
Protocol 7.1 District Events, 7. Area Council Meetings, A
The area council manages area activities and supports each club in the area in
fulfilling the club mission.

Membres du conseil dadministration de secteur


Directeur de secteur
Personnel de secteur supplmentaire
(assistants, Secrtaire, etc.)
Prsidents de club au sein du secteur

Vice-prsidents la formation de club au


sein du secteur
Vice-prsidents au recrutement de club au
sein du secteur

Fonctions du conseil dadministration de secteur


Formation des dirigeants de club
Renforcement de l'adhsion
Identification des opportunits pour les
nouveaux clubs et leur organisation

Promotion du Programme du club


remarquable dans le secteur
Concours de discours de secteur

Runions du conseil dadministration de secteur


Votre coordonnateur de secteur prside un conseil dadministration de secteur. Le conseil
dadministration de secteur se runit au moins deux fois par an. Les prsidents de club,
vice-prsidents la formation et vice-prsidents au recrutement sont ligibles pour voter
aux runions du conseil dadministration de secteur.
Sujets abords lors des runions du conseil dadministration de secteur
Projets, objectifs et progression du
Projets d'vnements de secteur, comme
club au niveau du Programme du club
les concours de discours
remarquable et du Plan de russite du club Objectifs, stratgies et actualits qui
(article FR1111)
concernent les clubs de secteur
Rapports de prsence la formation du
dirigeant de club

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

15

DIVISION
Membres du conseil dadministration de division
Directeur de division

Assistant directeur de division croissance


Assistant directeur de division programme du club
qualit
Les directeurs de secteur au sein de la
division

Objectif et fonctions du conseil dadministration de division


Assiste et fournit des ressources aux clubs Aide le secteur de formation et les leaders
et aux membres par le biais des directeurs
de club
de secteur
Promeut la ralisation des objectifs
Gre les activits de division
remarquables de club, de secteur et
de division
Assiste l'administration des concours et
runions de division

Runions du conseil dadministration de division


Votre directeur de division prside le conseil dadministration de division, qui se runit
au moins deux fois par an. Pour en savoir plus, reportez vous aux Policy and Protocol,
Protocol 7.1: District Events, 6. Division Council Meetings.
Affaires conduites aux runions du conseil dadministration de division
Projets, objectifs et progression au niveau
du Programme du secteur remarquable

Rapport de prsence la formation du


leader de club

Projets, objectifs et progression du


club au niveau du Programme du club
remarquable

Planifie les vnements de division,


comme la formation et les concours de
discours

DISTRICT
COMIT EXCUTIF DU DISTRICT
Comit excutif du district
Directeur de district

Responsable relations publiques

Directeur programme qualit

Directeurs de division

Directeur croissance du club

Directeurs de secteur

Responsable administration

Directeur de district prcdent

Responsable financier

16

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

CONSEIL DADMINISTRATION DE DISTRICT


Le conseil dadministration de district est l'instance dirigeante du district, qui dpend de
la supervision gnrale du conseil dadministration. Votre directeur de district prside le
conseil dadministration de district.
Membres du conseil dadministration de district
Comit excutif du district

Vice-prsidents la formation du club

Prsidents de club

Runions du conseil dadministration de district


Chaque club se voit attribuer deux votes aux runions du conseil dadministration de
district. Un vote est rserv au prsident de club. L'autre vote est rserv au vice-prsident
la formation.
Les votes par procuration sont autoriss si un dirigeant de club ne peut pas assister
une runion du conseil. Un mandataire vote alors pour le compte d'un dirigeant ne
pouvant pas assister une runion du conseil. Le dirigeant retenu doit dsigner par crit
tout membre individuel actif du club pour qu'il agisse en son nom. Les membres du
conseil de district ou les votants par procuration qui ne sont pas aussi membres du comit
excutif du district, disposent dun maximum de deux votes (un par adhsion un club,
jusqu deux clubs). Les membres du comit excutif du district sont limits trois votes
(deux pour le club, un pour le comit excutif du district).
Affaires conduites aux runions du conseil dadministration de district
lection des dirigeants de district

Adoption des alignements de club

Approbation des nominations des


dirigeants

Prsentation des rapports de comit


Adoption du budget de district

Ressources de district

District Leadership Handbook


(article 222) www.toastmasters.org/222
Procdures d'lection de district www.toastmasters.org/districtelectionprocedures
Sites Web de district
www.toastmasters.org/districtwebsites

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

17

CALENDRIER DE CLUB
JUIN (AVANT FIN DE MANDAT) JUILLET AOT
Dlais spcifiques
1erJUIN
Dbut: premire phase de
la formation du dirigeant
de club crditer au profit
du Programme du club
remarquable

1erJUILLET
Dbut: anne
Toastmasters
Dbut: Programme du
club remarquable

30JUIN

1erAOT
Dbut: programme
Smedley de
renforcement
de l'adhsion

31AOT

Exigible: liste des dirigeants


du club au sige
social international

Fin: premire phase


de formation du
dirigeant de club
crditer au profit du
Programme du club
remarquable

Exigible: candidatures
l'cusson de
formation au sige
social international
Exigible: candidatures
l'cusson
d'adhsion au sige
social international
Fin: concours de
renforcement de
l'adhsion Prenez une
longueur d'avance
(dmarr lors du mandat
prcdent)

TCHES
ORDINAIRES
Organiser les runions
du comit de direction
du club pour partager
des activits, des
accomplissements et
des projets

Tches importantes
JUIN (AVANT LA FIN DU
MANDAT)

Tenir des runions


avec vos comits,
comme la formation,
le recrutement et les
relations publiques

Rencontrer l'quipe
de leadership de club
sortante pour coordonner
un transfert en douceur
Assister la premire
phase de la formation du
dirigeant de club
tablir un Plan de russite
du club
Acheter des fournitures
auprs de la Boutique en
ligne Toastmasters
Crer le budget du club
Demander aux membres
du club de siger aux
comits, comme la
formation, le recrutement
ou les relations publiques
Fournir la banque
une carte de signataire
autoris
Promouvoir le programme
Prenez une longueur
d'avance

18

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

JUILLET

AOT

Assister la premire
phase de la formation du
dirigeant de club

Assister la premire
phase de la formation du
dirigeant de club

Planifier et promouvoir
les concours de discours
venir

Planifier et promouvoir
les concours de discours
venir

Dterminer les objectifs


de formation de chaque
membre

Envoyer des avis


de cotisation de
renouvellement
d'adhsion aux membres

Promouvoir le programme
Smedley du renforcement
d'adhsion
Demander aux membres
de remplir l'enqute
Member Interest Survey
(article 403)
Crer une liste de mdias
et un kit de publicit
Finaliser le budget du
club par l'approbation du
comit de direction du
club

Planifier comment
aider chaque membre
atteindre ses objectifs de
formation
tudier les rsultats
de l'enqute Member
Interest Survey (article
403)
Envoyer des kits de
publicit aux mdias
locaux et les inviter
assister une runion
Promouvoir le programme
Smedley de renforcement
de l'adhsion

SEPTEMBRE OCTOBRE

30SEPTEMBRE
Fin: p
 rogramme Smedley
de renforcement de
l'adhsion

SEPTEMBRE
Collecter et transmettre les
cotisations de renouvellement
d'adhsion

NOVEMBRE

1erOCTOBRE
Exigible: cotisations de
renouvellement
dadhsion
crditer au profit du
Programme du club
remarquable

OCTOBRE

NOVEMBRE

Promouvoir les confrences de


district venir

Planifier et promouvoir les


concours de discours venir

Planifier et promouvoir les


concours de discours venir

Rapporter les rsultats du


programme Smedley du
renforcement d'adhsion

Confrence de district octobre/


novembre

Promouvoir les confrences de


district venir

Planifier et promouvoir les


concours de discours venir

Promouvoir le programme
Smedley de renforcement de
l'adhsion

Confrence de district octobre/


novembre

lections du dirigeant de club


devant avoir lieu lors de la
premire runion de novembre
Clubs mandats semestriels:
Prparer les dossiers pour le
transfert en douceur des
dirigeants du club entrants
Prparer les comptes du club
en vue de l'audit

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

19

CALENDRIER DE CLUB
DCEMBRE JANVIER

FVRIER

Dlais spcifiques
1erDCEMBRE

1erFVRIER

Dbut: d
 euxime phase
de la formation du
dirigeant de club
crditer au profit du
Programme du club
remarquable

Dbut: programme de
renforcement de
l'adhsion Parlez
Toastmasters!

28 ou 29FVRIER
Fin: deuxime phase de la
formation du dirigeant
de club crditer au
profit du Programme du
club remarquable

Clubs mandats semestriels:

31DCEMBRE
Exigible: liste des dirigeants
du club au sige
social international

Tches importantes
DCEMBRE
Assister la deuxime phase
de la formation du dirigeant
de club
Clubs mandats semestriels:
Rencontrer l'quipe de
leadership de club sortante
pour coordonner un transfert
en douceur
tablir un Plan de russite
du club
Acheter des fournitures auprs
de la Boutique en ligne
Toastmasters
Crer le budget du club
Dterminer les objectifs de
formation de chaque membre
Demander aux membres
du club de siger aux comits,
comme la formation, le
recrutement ou les relations
publiques
Fournir la banque une
nouvelle carte de signataire
autoris

20

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

JANVIER
Planifier et promouvoir les
concours de discours venir
Formulaire de dpt des clubs
de Californie 199N
Assister la deuxime phase de
la formation du dirigeant de club

FVRIER
Envoyer des avis de cotisation de
renouvellement d'adhsion aux
membres
Planifier et promouvoir les
concours de discours venir
Assister la deuxime phase de la
formation du dirigeant de club
Promouvoir le programme de
renforcement de l'adhsion Parlez
Toastmasters!

MARS AVRIL MAI

31MARS
Fin: p
 rogramme de
renforcement de
l'adhsion Parlez
Toastmasters!

1erAVRIL
Exigible: cotisations de
renouvellement
dadhsion
crditer au profit du
Programme du club
remarquable

1erMAI
Dbut: programme de
renforcement de
l'adhsion Prenez une
longueur d'avance

15MAI
Exigible: formulaire 199N des
clubs de C
alifornie
uniquement

MARS

AVRIL

MAI

Promouvoir les confrences


de district venir

Confrence de district avril/


mai

Confrence de district avril/


mai

Collecter et transmettre
les cotisations de
renouvellement d'adhsion

Rapporter les rsultats


du concours de renforcement
d'adhsion Parlez
Toastmasters!

Prparer les dossiers pour


le transfert en douceur des
dirigeants de club entrants

Planifier et promouvoir les


concours de discours venir
Promouvoir le programme de
renforcement de l'adhsion
Parlez Toastmasters!

Planifier et promouvoir les


concours de discours venir

Prparer les comptes de club


en vue de l'audit
Planifier et promouvoir les
concours de discours venir
Promouvoir le programme
Prenez une longueur d'avance
Clubs mandats semestriels:
Clubs mandats annuels et
semestriels:
lections du dirigeant de club
devant avoir lieu lors de la
premire runion de mai
Prparer les dossiers pour
le transfert en douceur des
dirigeants de club entrants
Prparer les comptes du club
en vue de l'audit

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

21

RLES DE LEADERSHIP AU
NIVEAU DU CLUB
En qualit de dirigeant, vous aurez de nombreuses occasions d'aider votre club au cours
du mandat venir. La russite d'un club dpend du travail d'quipe et il faut donc penser
demander de l'aide d'autres membres au besoin.

PRSIDENT
En tant que personne donnant le ton du club, on attend de vous que vous dispensiez un
leadership utile et accompagniez toutes les activits du club.
Vous motivez, rconciliez et facilitez selon les besoins. Bien que vous deviez
occasionnellement intervenir et prendre une dcision dlicate, prenez l'habitude de
demander conseil vos membres et autres dirigeants de club. Montrer du respect
tous les membres, mme lorsque vous n'tes pas d'accord avec eux et faites preuve de
leadership pour tous.
Tenez-vous au courant des nouveaux dveloppements via The Leader Letter.
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS
INTERNATIONAL
Article VII: Duties of Officers, Section 1
The club president is the chief executive officer of this club and is responsible
for fulfilling the mission of this club. The president presides at meetings of this
club and the club executive committee, appoints all committees and has general
supervision of the operation of this club. The president shall be an ex officio
member of all committees of this club except the club nominating committee and
shall serve as one of this clubs representatives on the area and district councils.
The president shall transmit to this club for its approval or disapproval all ideas
and plans proposed by the area and district councils which may affect this club or
its individual members; and shall take no action binding upon this club without
either specific prior authorization or subsequent ratification by this club.

RLE DU PRSIDENT
Prsider les runions
Le prsident de club ouvre et prside chaque runion de club, d'entreprise et de comit
de direction. Cela signifie que le prsident supervise les droulements et fait progresser
le programme. En tant que prsident, vous tes tenu de grer les questions de procdure
dans la conduite de la runion et d'appliquer la procdure parlementaire, telles que
dcrites dans Roberts Rules of Order Newly Revised (vous pouvez vous procurer ce livre sur
le site Amazon.com). Votre attention doit porter sur la qualit du club et l'exprience des
membres.
Gagner la Reconnaissance de club remarquable
Vous travaillez en collaboration avec tous les leaders du club pour parvenir
laccomplissement du Programme du club remarquable en encourageant les russites
de formation, en mettant en place et en grant les adhsions, en assistant aux sessions
de formation des dirigeants du club et en transmettant les cotisations d'adhsion, listes
de dirigeants et autres documents temps. Vous reconnaissez les accomplissements des
membres en prsentant des certificats aux runions de club, en envoyant des courriels
personnels de flicitations et en vantant publiquement le travail de vos membres.
22

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Accomplissements de membre reconnatre


Meilleur de la runion (par ex. meilleur
orateur, meilleur improvisateur, meilleur
valuateur)
cussons de formation. (par ex.
Communicateur comptent, Leader
comptent, Communicateur avanc
bronze, Leader avanc bronze)

Conduite russie d'un vnement


(par ex. concours de discours, volont
de recrutement, Speechcraft, Youth
Leadership)
Adhsion long terme (par ex. cinq ans,
dix ans, vingt ans)

Diriger et guider
Le prsident fait office de reprsentant du club aux niveaux du district et international.
En tant que prsident, il vous incombe de dispenser le leadership pour le club lorsque
cela est ncessaire. Cela inclut: crer un environnement d'apprentissage panouissant
et consolider la qualit du club en conduisant des runions fluides, dynamiques et
intressantes; rechercher activement et nouer des liens avec les membres et dirigeants
du club; couter patiemment et offrir de l'aide et rsoudre les litiges ds leur apparition.
Si un problme susceptible de dboucher sur la rsiliation ou le refus d'adhsion
surgit au sein du club, les actions suivantes doivent tre prises: voir galement Protocol
3.0 : Ethics and Conduct. Le prsident rapporte la situation au comit de direction du club.
Les membres du comit de direction du club dterminent, l'unanimit, s'ils vont aborder
le sujet ou si cela sera trait par les membres du club.

RSUM DES RESPONSABILITS

Si quelqu'un menace
d'intenter un procs
pour une question lie
Toastmasters, l'quipe de
direction de Toastmasters
International doit en tre
immdiatement informe
via boardcontact@
toastmasters.org.

Avant les runions de club


D
 emander au vice-prsident la formation s'il est prvu qu'un membre reoive une
reconnaissance spciale la runion.
Demander au vice-prsident au recrutement si un membre sera admis la runion.
Planifier la partie commerciale de la runion.
Revoir la procdure parlementaire ncessaire pour la runion.
l'arrive aux runions de club
Consulter le programme de la runion.
Accueillir les invits et membres leur arrive pour que ceux-ci se sentent l'aise.
Pendant les runions de club
Commencer promptement la runion l'heure prvue.
Prsenter les invits.
Expliquer brivement les vnements de la runion pour le compte des invits.
Prsenter le Toastmaster de la runion.
Conduire la partie commerciale de la runion.
Indiquer la date, l'heure et le lieu de la prochaine runion.
Faire des annonces, le cas chant.
Suspendre la runion l'heure.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

23

En dehors des runions de club


Assister et voter aux runions du conseil d'administration de secteur et de district.
A
 ssister la runion annuelle lors du congrs international pour voter au nom du
club ou dsigner un mandataire parmi les membres qui participera au congrs
international.
N
 ommer et prsider le comit de vrification des comptes du club vers la fin du
mandat.
D
 signer le comit de slection des candidatures pour nommer de nouveaux
dirigeants de club avant le dbut du mandat.
R
 ecevoir les correspondances officielles de Toastmasters International, telles que
The Leader Letter et une copie de ce Manuel du leadership de club (article FR1310)
pour chaque dirigeant actuel du club.
Prevoir et prsider les runions du comit de direction du club.

SCNARIOS COURANTS AUXQUELS LES PRSIDENTS SONT


CONFRONTS
Voici quelques exemples de scnarios que vous pouvez rencontrer dans votre rle de
prsident de club et des suggestions pour savoir comment les rsoudre. mesure que
vous savez grer vos propres expriences dans ce rle, veillez les partager avec lquipe
Qualit et Services des Clubs au sige social international (clubquality@toastmasters.org).
Scnario:
Un membre prvu pour remplir un rle la runion ne se
prsente pas.
Solutions possibles: Aidez le Toastmaster de la runion assumer le rle en recrutant
un autre membre n'ayant pas encore de rle attribu.
Au besoin, remplissez le rle vous-mme.
Scnario:
Un dirigeant de club est sous-performant, frquemment absent
ou dans l'incapacit de remplir ses fonctions, ce qui vous
surcharge de travail, vous le prsident.
Solutions possibles: Rencontrez immdiatement le dirigeant du club et demandez en
quoi vous pouvez l'aider. Motivez-le, encouragez-le et poussez-le
dvelopper et utiliser les comptences requises pour la tche.
Examinez votre propre approche du leadership. Demandezvous si vous contribuez aux problmes du dirigeant du club.
Scnario:
Un membre du club est indisciplin, importun ou cause des soucis
aux runions de club.
Solutions possibles: Contactez immdiatement le membre et coutez son point de
vue. (Cela suffit souvent pour rsoudre le problme).
Donnez au membre du club une mission canalisant son
nergie.
Expliquez l'importance de runions de club organises et
positives l'ensemble du groupe pour que personne ne se sente vis.
Si le membre du club doit tre exclu, reportez-vous Club
Constitution for Clubs of Toastmasters International, Article II:
Membership, Section 7, et Protocol 3.0 : Ethics and Conduct, 2.
Scnario:
Un club d'entreprise ferm a besoin de plus d'assistance de la part
de la socit pour recruter des membres.

24

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Solutions possibles: Renforcez les relations du club avec les ressources humaines ou
les services de formation de l'entreprise. Promouvez les antcdents du club en matire d'panouissement des employs et
de soutien leur russite.
Identifiez le principal reprsentant ou dcideur. Prouvez le

retour sur investissement l'entreprise.

Ressources du prsident
Chairman (article 200)
Club Constitution for Clubs of
Toastmasters International
Programme du club remarquable et
Plan de russite du club (article FR1111)
Distinguished Club Program Goals
(article 1111C)
Informations sur Speechcraft

www.toastmasters.org/200
www.toastmasters.org/govdocs
www.toastmasters.org/1111
www.toastmasters.org/1111C
www.toastmasters.org/speechcraft

VICE-PRSIDENT LA FORMATION
En tant que vice-prsident la formation, vous planifiez les discours et les projets des
membres et faites office de point de rfrence pour les questions concernant les cussons
de formation, les concours de discours et le programme de mentor. Vous tes une
source importante des connaissances de Toastmasters pour les membres du club, et il
vous incombe de vous familiariser avec tous les aspects du programme de formation
Toastmasters.
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS
INTERNATIONAL
Article VII: Duties of Officers, Section 2
The vice president education is the second ranking club officer and is responsible
for planning, organizing and directing a club program which meets the
educational needs of the individual members. The vice president education chairs
the education committee. The vice president education also serves as one of this
clubs representatives on the area and district councils and shall take no action
binding upon this club without either specific prior authorization or subsequent
ratification by this club.

RLE DU VICE-PRSIDENT LA FORMATION


Coordonner le programme du club
Vous supervisez la cration du programme du club au moins trois semaines l'avance.
Vous veillez ce que tous les rles de runion soient adquatement pourvus; par
exemple, vous n'assignez pas de nouveau membre comme Toastmaster lors de sa
premire runion.
Vous publiez, envoyez par courriel ou distribuez le programme de runion
rgulirement de sorte que tous les membres savent ce qui les attend et peuvent s'y
accorder au besoin.
Tenez-vous au courant des nouveaux dveloppements via The Leader Letter.

VOUS TES
SURCHARG?
FAITES-VOUS
AIDER!
En qualit de vice-prsident
la formation, votre
charge de travail peut
s'avrer contraignante.
Retenez bien, vous tes
mme de bnficier d'une
exprience de leadership
unique et d'apprendre
le fonctionnement d'un
club Toastmasters. Si vous
trouvez que le fardeau est
trop lourd, vous pouvez
toujours demander
un assistant volontaire
de vous aider. C'est un
excellent moyen de
familiariser quelqu'un au
programme de formation
de Toastmasters et de
former un successeur pour
le poste lorsque le comit
de direction suivant est lu.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

25

PROGRAMME
D'ORATEUR
ACCRDIT
Toastmasters International
prvoit un programme
annuel pour reconnatre
les membres disposant de
comptences d'orateur
au niveau professionnel.
Si vous ou un membre
de votre club dispose de
comptences d'orateur
au niveau professionnel,
tlchargez le document
Accredited Speaker
Program Rules
partir du site Web de
Toastmasters International
au www.toastmasters.org/
accreditedspeakerrules.
Le dlai des admissions est
fix au 1erfvrier de chaque
anne.

Soutenir les cussons de formation


Expliquez le programme de formation de Toastmasters aux membres.
Orientez les nouveaux membres vers le programme de formation Toastmasters la
premire et deuxime runions suivant leur adhsion au club.
Sensibilisez les membres actuels aux divers cussons de formation qu'ils peuvent
dcrocher, et comment ils peuvent y aspirer en un minimum de temps.
Organisez des runions pour aider les membres dcrocher les cussons de formation
dans les temps.
Vrifiez, signez et datez les projets de manuels mesure que les membres les
terminent, et soumettez les candidatures l'cusson au sige social international lorsque
tous les critres sont runis.
Planifier des concours de discours
Lisez attentivement le Livre des Rgles du Concours de Discours (article FR1171) et
reportez-vous y au besoin pour planifier les concours de discours. Pour tout autre
ressource, consultez les informations au www.toastmasters.org/speechcontests.
Enqurez-vous des concours de discours que le district prvoit d'accueillir lors de votre
mandat et planifiez vos concours de club en fonction.
Grer le programme de mentorat
Affectez un mentor chaque nouveau membre et tenez-vous inform de la personne
exerant le rle de mentor.
Accordez aux mentors le crdit qu'ils mritent en signant le projet appropri dans leur
manuel Devenir un leader (article FR265).

RSUM DES RESPONSABILITS


Avant les runions de club
Revoyez les rles programms pour la runion cinq sept jours l'avance.
O
 ffrez de l'aide l'animateur de la runion pour confirmer les attributions de rle des
membres et prvoyez des remplacements au besoin.
P
 rogrammez des sessions de formation choisies entre The Better Speaker Series
(article 269), The Successful Club Series (article 289) et The Leadership Excellence
Series (article 310) qui seront dispenses par vous-mme ou par un autre animateur
de runion expriment au sein du club.
A
 ssurez-vous qu'un membre du club conduit bien les programmes de The
Successful Club Series Evaluate to Motivate (article FR292), Moments de vrit (article
FR290), Mentoring (article 296) et Finding New Members for Your Club (article 291) au
moins une fois par an.
A
 vertissez le prsident de club s'il est prvu qu'un membre reoive son cusson de
formation lors de la runion venir.
l'arrive aux runions de club
V
 rifiez que les membres affects aux rles de runion sont arrivs et sont prts
accomplir leurs tches.
R
 appelez aux membres les rles de runion pour slectionner un valuateur pour
leur projet de Devenir un leader.
Aidez le Toastmaster tenir ses rles de runion pour les membres absents.

26

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

A
 ccueillez les invits en leur demandant s'ils sont disposs participer la runion
ou s'ils prfrent observer.
S i les invits acceptent de participer, informez le meneur des improvisations qu'il ou
elle peut convoquer ces invits en tant qu'orateurs d'improvisation, et demandez au
prsident de club de prsenter les invits au dbut de la runion.
Pendant les runions de club
P
 araphez les dossiers d'achvement de projet pour les rles d'orateur et de
leadership tenus la runion.
Assurez-vous que les membres ligibles renseignent les candidatures l'cusson.
Flicitez les membres lorsqu'ils remportent des cussons.
Prsidez la runion lorsque le prsident du club est absent.
R
 pondez aux questions des membres en ce qui concerne le programme de
formation Toastmasters ou les concours de discours, et convenez de vous renseigner
si vous n'avez pas la rponse.

SCNARIOS COURANTS AUXQUELS LES VICE-PRSIDENTS


LA FORMATION SONT CONFRONTS
Voici des exemples de scnarios que vous pouvez rencontrer dans votre rle en tant
que vice-prsident la formation et des suggestions pour savoir comment les rsoudre.
mesure que vous savez grer vos propres expriences dans ce rle, veillez les partager
avec lquipe Qualit et Services des Clubs au sige social international (clubquality@
toastmasters.org).
Scnario:
Il est difficile de trouver le temps de crer un programme de club
efficace et ralisable, qui satisfasse et motive tous les membres
participant au programme de formation Toastmasters.
Solutions possibles: Soyez prpar autant que possible. Crez des programmes un ou
deux mois l'avance et publiez-les sur le site Web du club, l o
tout le monde peut les consulter.
tablissez un systme de rotation des rles de runion
automatique, du plus simple au plus exigeant; par exemple,
chaque nouveau membre commence en prsentant la pense du
jour, puis passe au compteur dhsitations, au grammairien et au
chronomtre, et ainsi de suite, jusqu' ce que le nouveau membre
assume un rle d'orateur et devienne finalement animateur d'une
runion.
Scnario:
Les membres ne sont pas toujours disposs tenir des rles de
runion.
Solutions possibles: Assurez-vous que les membres ont conscience qu'assumer des
rles de club rapporte des crdits en faveur de l'cusson Leader
comptent. Encouragez les membres apporter Devenir un leader
(article FR265) chaque runion et trouvez des valuateurs pour
chaque rle de runion.
Encouragez chaque animateur de la runion entamer un
change par courriel plusieurs jours avant la runion pour confirmer que chaque membre affect un rle de runion est
capable de remplir ses fonctions.
Scnario:
Les membres ne semblent pas intresss par l'accomplissement
des projets en Devenir un leader (article FR265).

RUNIONS
SPCIALES POUR
LES DISCOURS
PRPARS
Si un club compte un grand
nombre de membres et
prouve des difficults
accueillir tous ceux qui
souhaitent prendre la
parole aux runions, ce club
peut occasionnellement
organiser une runion
spciale entirement
ddie aux discours de
manuel. Ces runions
sont souvent appeles
parlethons, marathons
oratoires ou expressions
libres. La seule raison
pour laquelle ces runions
peuvent tre tenues
est d'aider les membres
individuels amliorer leurs
comptences d'orateur, et
elles peuvent uniquement
tre organises par un club.
Les membres sont limits
un discours chaque
runion pour obtenir des
crdits en faveur d'un
cusson de formation.
Les districts, y compris
les secteurs et divisions,
ne peuvent pas organiser
ce type de runion pour
les clubs et les clubs ne
peuvent pas inviter les
membres d'autres clubs
participer ces runions.
Les membres d'autres clubs
peuvent assister en tant que
membres du public.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

27

Solutions possibles: Dcernez une petite rcompense comme un ruban ou un


marque-page aux membres qui apportent leur manuel de
Devenir un leader aux runions.
Expliquez l'importance du titre de Leader comptent pour
la russite de votre club vis--vis du Programme du club
remarquable.
LE COMIT DE
FORMATION
Sous de nombreux aspects,
le vice-prsident la
formation occupe le poste
le plus exigeant au sein
d'un club Toastmasters.
Si vous essayez de grer
toutes vos tches par
vous-mme, vous courez
le risque d'tre surcharg.
Un comit des membres
de club ddi peut vous
aider vous faciliter le
travail. Les membres du
comit peuvent organiser
des concours de discours,
orienter les nouveaux
membres et travailler sur
d'autres projets spciaux.

Ressources du vice-prsident la formation


Informations sur les concours
de discours
www.toastmasters.org/speechcontests
Livre des Rgles du Concours de Discours
(article FR1171)
www.toastmasters.org/1171
Programme du club remarquable et
Plan de russite du club (article FR1111) www.toastmasters.org/1111
Distinguished Club Program Goals
(aticle 1111C)
www.toastmasters.org/1111C
Wall Chart Set (article 306)
www.toastmasters.org/306
Devenir un leader (article FR265)
www.toastmasters.org/265
Programme d'orateur accrdit
www.toastmasters.org/
accreditedspeakerrules
FAQ du programme de formation
www.toastmasters.org/edfaq
Member Achievement Record
(article 1328)
www.toastmasters.org/
memberachievementrecord
Rsultat de formation, cadeaux et
reconnaissance
www.toastmasters.org/shop

VICE-PRSIDENT AU RECRUTEMENT
Vous promouvez le club et grez le processus consistant amener des invits et les
convertir en membres.
En vous rapprochant des invits, en les mettant l'aise et en leur procurant les
informations dont ils ont besoin pour s'intgrer, vous favorisez le maintien d'un flux
constant de nouvelles personnes au sein de votre club. Vous supervisez galement
de manire attentive les niveaux de recrutement et tablissez des stratgies avec le
reste du comit de direction pour pouvoir surmonter les dfis d'adhsion ds qu'ils
se prsentent.
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS
INTERNATIONAL
Article VII: Duties of Officers, Section 3
The vice president membership is the third ranking club officer and is responsible
for planning, organizing and directing a program that ensures individual
member retention and growth in club individual membership. The vice president
membership chairs the membership committee. The vice president membership
serves as one of this clubs representatives on the area council and shall take
no action binding upon this club without either specific prior authorization or
subsequent ratification by this club.

28

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

RLE DU VICE-PRSIDENT AU RECRUTEMENT

Recruter de nouveaux membres

Vous conduisez les efforts du club en vue d'augmenter constamment l'adhsion.


Viser l'objectif d'un nouveau membre par mois, et si le club compte moins de
vingt membres, atteindre vingt membres d'ici la fin de l'anne ou avant.

Organiser des programmes dadhesion

Vous organisez et aidez promouvoir la participation du club aux programmes


d'adhsion Smedley, Parlez Toastmasters! et Prenez une longueur d'avance! Pour
tout renseignement sur ces programmes, rendez-vous sur www.toastmasters.org/
membershipprograms.
Encourager les membres du club gagner en reconnaissance sous la forme d'un
cusson de parrain en parrainant cinq, dix ou quinze nouveaux membres. Tenez-vous au
courant des nouveaux dveloppements grce The Leader Letter.
Aider les invits
Vous collectez et grez les formalits relatives au processus de candidature. Organisez
et participez un comit de recrutement charg de ltude de toutes les nouvelles
demandes dadhsion. Assurez-vous que les nouvelles adhsions sont votes par une
majorit des membres du club. Voir les Club Constitution for Clubs of Toastmasters
International, Article II, Section 2 : Admission to Membership.
Faites connaissance avec les invits, et encouragez les autres membres toujours
mettre l'aise les invits. Demandez chaque invit de renseigner un Guest Information
Card and Badge (article 231).
Distribuer des Guest Packets (article 387) avec des brochures incluant vos
informations de club.
Rpondre aux courriels, aux appels tlphoniques et d'autres requtes de la part de
membres potentiels, et les encourager assister la runion de club suivante.
Organiser un vote et une crmonie dadmission pour tout nouvel adhrent.
Traiter les candidatures d'adhsion
Vous grez les formalits relatives au processus de candidature.
Collecter les premires cotisations et candidatures de membres et les envoyer au Trsorier.
S'enqurir des invits n'ayant pas adhr et des membres n'ayant pas assist aux runions
et effectuer le suivi en les encourageant adhrer ou se rapprocher nouveau du club.

RSUM DES RESPONSABILITS


Avant les runions de club
tablissez une liste des nouveaux membres ayant rejoint le club depuis la dernire
runion et contactez le prsident du club pour mettre en place une crmonie
d'admission lors de la runion suivante. Prvoyez quelques Guest Packets (article
387) distribuer aux invits lors de la runion.
Contactez les anciens invits n'ayant pas adhr et les membres n'ayant pas assist
aux rcentes runions, persuadez-les en douceur et encouragez-les venir la
runion de club suivante.

ADMISSION DE
NOUVEAUX
MEMBRES
Dirigeant de la crmonie
dadmission: L'adhsion
Toastmasters est un
privilge. Et le seul moyen
de profiter des avantages de
notre programme consiste
participer de manire active.
Promettez-vous, (noms),
d'tre des membres actifs
de ce club, d'assister aux
runions rgulirement
et de vous prparer
entirement vos tches?
Promettez-vous
galement de respecter
les autres points propres
la Promesse du ou de la
Toastmaster? (Vous pouvez
ajouter d'autres clauses si
vous le souhaitez.) (Rponse
des membres, Oui.)
Puis tournez-vous vers le
club et dites:
Promettez-vous,
membres du club X
Toastmasters, de soutenir
(noms) dans leurs efforts
vis--vis du programme
Toastmasters? (Les
membres du club disent
Oui.) Je suis ravi de
vous dclarer nouveaux
membres du club X
Toastmasters. (Si votre club
offre un badge Toastmasters
aux membres, faites-le ce
moment.)

l'arrive aux runions de club


Saluez tous les invits et membres la porte et accueillez-les la runion.
Offrez des Guest Packets tous les invits.
Rpondez toute question que les invits peuvent se poser propos du club.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

29

Aprs les runions de club


A
 llez la rencontre des invits pour rpondre aux questions et expliquez les
avantages de Toastmasters.
Proposez aux invits de rejoindre le club ou d'assister une autre runion de club
s'ils hsitent adhrer.
Aidez les invits souhaitant adhrer renseigner la Candidature d'adhsion
(www.toastmasters.org/membershipapps).

SCNARIOS COURANTS AUXQUELS LES VICE-PRSIDENTS AU


RECRUTEMENT SONT CONFRONTS
Voici des exemples de scnarios que vous pouvez rencontrer dans votre rle en tant que
vice-prsident au recrutement et des suggestions pour savoir comment les rsoudre.
mesure que vous savez grer vos propres expriences dans ce rle, veillez les partager
avec lquipe Qualit et Services des Clubs au sige social international (clubquality@
toastmasters.org).
Scnario:
Votre club connat une rotation rapide des adhsions; les
membres signent, restent quelques semaines puis s'en vont.
Solutions possibles: Encouragez les membres maintenir des runions animes,
commencer et terminer l'heure, garder une ambiance positive
et varier les activits avec un vnement spcial, une runion
thme ou un confrencier.
Contactez les membres de club perdus de vue et invitez-les
un vnement spcial.
Nommez un Charg de cuisine pour apporter de la
nourriture chaque runion.
Reconnaissez toujours les accomplissements des membres,
mme les plus insignifiants.
Soutenez l'admission de nouveaux invits pour remplacer les
membres perdus de vue.
Scnario:
Votre club perd des membres lors des vacances d't et d'hiver.
Solutions possibles: Planifiez un vnement spcial en janvier et septembre; faites
l'effort de contacter tous les membres leur retour de vacances.
Scnario:
Vous subissez une perte soudaine de membres dans votre club
d'entreprise pour cause de licenciements.
Solutions possibles: Organisez un Speechcraft pour l'entreprise afin d'attirer de
nouveaux membres. Assurez-vous que les runions de club sont
mentionnes sur l'Intranet de l'entreprise, dans des bulletins de
liaison, etc.

Ressources du vice-prsident au recrutement


Success 101(article 1622)

www.toastmasters.org/1622

www.toastmasters.org/
membershipprograms
Informations sur le programme d'adhsion

Programme du club remarquable et


Plan de russite du club (article FR1111)
www.toastmasters.org/1111
Distinguished Club Program Goals
(article 1111C)
www.toastmasters.org/1111C
Informations sur Speechcraft www.toastmasters.org/speechcraft

30

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

VICE-PRSIDENT AUX RELATIONS PUBLIQUES


Vous promouvez le club auprs de la communaut locale et informez les mdias de
lexistence du club et des avantages quil apporte. Vous promouvez le club, mettez
jour le contenu Web et prservez l'identit de la marque Toastmasters. Il vous incombe
d'avertir les mdias lorsque votre club accomplit un fait marquant.
En tant que vice-prsident aux relations publiques, vous rdigerez des communiqus,
crerez et distribuerez des brochures, et maintiendrez la prsence du club diffrents
endroits cls sur le Web et au sein de la communaut.
Tenez-vous au courant des nouveaux dveloppements via The Leader Letter, La revue
Toastmaster et les sites de mdias sociaux de Toastamasters.
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS
INTERNATIONAL
Article VII: Duties of Officers, Section 4
The vice president public relations is the fourth ranking club officer and is
responsible for developing and directing a publicity program that informs
individual members and the general public about Toastmasters International.
The vice president public relations chairs the public relations committee.

RLE DU VICE-PRSIDENT AUX RELATIONS PUBLIQUES


Promouvoir le club
Vous faites la publicit des activits de votre club auprs des membres, en interne, mais
aussi aux divers publics, en externe, via des supports mdiatiques.
Publier les horaires et lieux de runion du club.
Rdiger et distribuer des communiqus propos des activits de club, des
accomplissements des membres et d'vnements spciaux comme les portes ouvertes.
Maintenir la prsence du club dans le calendrier vnementiel du journal local.
Crer et mettre jour les sites de mdias sociaux du club, comme Facebook, Twitter,
LinkedIn et Meetup. S'assurer que les noms des comptes des rseaux sociaux de votre
club sont suffisamment spcifiques au club pour qu'ils ne soient pas confondus avec les
comptes de Toastmasters International. Partager les informations de connexion et les
mots de passe avec les futurs dirigeants afin que les sites soient tenus jour.
Voici quelques faons dont les Toastmasters utilisent les mdias sociaux pour
promouvoir les clubs, engager les membres et en attirer de nouveaux.
LinkedIn
Rseauter avec des membres et partager des nouvelles et informations sur le club,
la parole publique et des conseils de leadership.
Suivre la page LinkedIn ou le groupe des membres de Toastmasters International pour
connatre les dernires nouvelles.

OPPORTUNITS
DE RELATIONS
PUBLIQUES
Bien que la plupart des
vice-prsidents aux
relations publiques
aient peu, voire aucune
exprience professionnelle
sur le terrain, ils trouvent
de nombreux moyens
d'augmenter la visibilit
du club auprs de la
communaut pour
pratiquement aucun frais.
L'universit locale organiset-elle un concours de
discours pour ses tudiants?
Demandez un membre
du club de se porter
volontaire en tant que juge,
et envoyez-le l'vnement
quip de supports
promotionnels. Si vous tes
dans un club d'entreprise,
cherchez des endroits o
afficher le nom du club,
les heures de runion et
les coordonnes, comme
les panneaux d'affichage
de l'entreprise, la salle de
pause, sur le calendrier
Intranet, etc.

Facebook
Rendre public ce qui se passe dans votre club, comme les concours de discours ou les
portes ouvertes. Vous pouvez facilement partager des photos ou des vidos. Marquer
des membres de votre club pour les motiver. Poster des informations ou des annonces,
des success stories et des rcompenses de ralisations de formation. Suivre la fan page
de Toastmasters International ou rejoindre le groupe des membres internationaux pour
connatre les dernires nouvelles et mises jour.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

31

Twitter
Partager la parole publique et des conseils de leadership. Inclure des annonces, des
success stories et des rcompenses de ralisations de formation. Relier vos messages au
site Web de votre club, des articles ou des communiqus sur votre club ou district.
Suivre @toastmasters pour obtenir des informations, des conseils utiles et des liens
vers des articles mdiatiques sur la parole publique, le leadership et la communication,
entre autres.
YouTube
Attirer les visiteurs vers votre club en postant les meilleurs discours de vos membres ou
des vidos tmoignant des avantages de Toastmasters. Jeter un il ce que font les
autres clubs du monde entier sur la chane YouTube de Toastmasters.
Meetup
L'utilisation de groupes Meetup actifs et engags est un outil efficace pour se connecter
avec des membres potentiels. Garder l'esprit que cela fonctionne le mieux dans les
zones fortement peuples.
Tenir le site Web du club jour
Vous veillez ce que les coordonnes du club soient jour et faciles trouver. Vous
vrifiez aussi que votre liste des clubs est jour sur www.toastmasters.org/findaclub.
Mettre jour le site au besoin pour inclure les vnements venir, les rsultats des
programmes de recrutement, les concours de discours, etc.
Utiliser le site Web pour reconnatre les accomplissements, comme les cussons de
formation, les laurats du concours de discours et les objectifs atteints du Programme
du club remarquable.
Pour obtenir des conseils, consultez Policy and Protocol, Protocol 4.0 : Intellectual
Property, 2. Websites.
Protger la marque commerciale, les marques dposes et les droits
dauteur de Toastmasters
En prservant l'intgrit de la marque Toastmasters, ses marques dposes et droits
d'auteur, vous vous assurez qu'un message cohrent est transmis de club en club
dans tous les pays. Ceci augmente la comprhension et la sensibilisation mondiale
Toastmasters International. Votre rle est de protger la marque, les marques dposes et
les droits d'auteur de Toastmasters en vous assurant que tous les supports Toastmasters
utiliss ou crs par votre club sont conformes aux lois en vigueur en matire de droits
d'auteur et de marques dposes, ainsi qu'aux directives contenues dans la section
Logos, Images and Templates du site Web, accessible depuis Leadership Central. Vous
devez aussi vous rfrer Trademark Use Request and Policy and Protocol, Protocol 4.0 :
Intellectual Property, 1. Trademarks.
L'utilisation non autorise de documents de la marque, des marques dposes et
des droits d'auteur est interdite. Toute utilisation non dcrite dans Policy and Protocol,
Protocol 4.0: Intellectual Property, 1. Trademarks doit obtenir une autorisation
crite pralable. Chaque demande est examine au cas par cas et est soumise
l'approbation du Prsident-directeur gnral.
Ressources propres aux marques dposes et droits d'auteur

32

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Demande d'utilisation
de la marque dpose

www.toastmasters.org/trademarkuse

Documents constitutifs

www.toastmasters.org/govdocs

RSUM DES RESPONSABILITS


Avant les runions de club
V
 rifier si les thmes, les horaires de runion et lemplacement du club sont jour
pour la semaine venir.
C
 ommander des supports promotionnels sur www.toastmaster.org/marketing que
les membres distribueront.
Endroits o publier et mettre jour les thmes, horaires de
runion et emplacements du club
Site Web du club
Sites de mdias sociaux, comme
Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram et
Meetup
Annuaires en ligne tels que Google My
Business ou Bing Places for Business

Bulletins de liaison du club et de


l'entreprise
Calendriers vnementiels du club et de
l'entreprise
Sites Intranet de l'entreprise

Pendant les runions de club


D
 istribuer des supports promotionnels aux membres pour qu'ils les distribuent sur
leur lieu de travail, cole, etc.
R
 apporter les rsultats des efforts en relations publiques, en apportant des coupures
de presse, des impressions et autres pour les partager avec le club.
Annoncer le lancement des campagnes de relations publiques.
D
 emander aux volontaires ayant reu des crdits en faveur de leur titre de Leader
comptent de prter main-forte.

SCNARIOS COURANTS AUXQUELS LES VICE-PRSIDENTS


AUX RELATIONS PUBLIQUES SONT CONFRONTS
Voici quelques situations courantes que vous pouvez rencontrer dans votre rle de viceprsident aux relations publiques, et des suggestions pour savoir comment les rsoudre.
mesure que vous savez grer vos propres expriences dans ce rle, veillez les partager
avec l'quipe des relations publiques au sige social international (pr@toastmasters.org).
Scnario:
Vos communiqus ne sont pas remarqus par les mdias.
Solutions possibles: Assurez-vous d'envoyer les communiqus au format appropri
pour chaque mdia contact. Assurez-vous que les photos
rpondent aux critres de taille et de qualit.
Identifiez et contactez les mdias pour vous prsenter et
connatre leur procdure d'envoi des communiqus de presse.
Scnario:
Vous n'avez pas le temps de promouvoir le club autant que vous
le souhaitez.
Solutions possibles: Essayez d'utiliser ces options afin d'obtenir les meilleurs rsultats
pour un investissement minimum en temps et en nergie.
Le rseautage est toujours une bonne approche. Informez tout
le monde dans vos cercles sociaux.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

33

Utilisez LinkedIn, Facebook, Twitter et autres sites de mdias


sociaux pour garder le contact avec les membres, partager des
photos et des nouvelles du club.
Dlguez des tches d'autres membres de club et
encouragez-les aider.
Scnario:
Vous ne savez pas si vos efforts en termes de relations publiques
sont payants.
Solutions possibles: Demandez chaque invit comment il a appris l'existence de
votre club et relevez ses rponses. Faites de mme pour les
courriels et appels tlphoniques des prospects intresss.
Consacrez davantage de temps et ventuellement plus de fonds
du club aux efforts promotionnels qui rapportent des rsultats.

Ressources du vice-prsident aux relations publiques


Let the World Know (article 1140)
Centre des mdias
Relations publiques
All About Toastmasters (article 124)
Programme du club remarquable et
Plan de russite du club (article FR1111)
Logos, images et modles
Ressources marketing

www.toastmasters.org/1140
mediacenter.toastmasters.org
www.toastmasters.org/publicrelations
www.toastmasters.org/124
www.toastmasters.org/1111
www.toastmasters.org/logos
www.toastmasters.org/marketingresources

SECRTAIRE
Vous vous occupez de tous les dossiers du club, grez les fichiers du club, traitez la
correspondance du club et prenez les minutes lors de chaque runion du comit de
direction du club. Vous tes galement charg de mettre jour et de distribuer une liste
des adhsions actuellement payes et de tenir la liste des dirigeants de club jour auprs
de Toastmasters International.
Bien que certains clubs combinent le rle de Secrtaire celui de Trsorier, il est
prfrable d'avoir un Secrtaire ddi capable de rduire la charge de travail du Trsorier
et, parfois, daider galement le vice-prsident la formation.
Tenez-vous au courant des nouveaux dveloppements via The Leader Letter
Commandez des fournitures pour le club au besoin.
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS
INTERNATIONAL
Article VII: Duties of Officers, Section 5
The club secretary is responsible for club records and correspondence. The club
secretary has custody of the clubs charter, constitution and bylaws and all other
records and documents of this club; keeps an accurate record of the meetings
and activities of this club and of the club executive committee; maintains an
accurate and complete roster of individual members of this club, including the
address and status of each individual member; and transmits the same to the
successor in office. The club secretary provides notices of meetings as required by
this constitution and immediately notifies World Headquarters of Toastmasters
International of any change in the roster of individual members.

34

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

RLE DU SECRTAIRE
Prendre des notes
Vous relevez les minutes chaque runion de club et runion du comit de direction.
Articles consigner dans les minutes de runion
Nom du club
Date
Type de runion (runion de club ou de
comit de direction)
Lieu de la runion
Nom des participants la runion
Nom du dirigeant la prsidence

Toutes les motions, dont le nom de


l'auteur du projet, le nom de la personne
qui appuie la motion et si la motion a t
valide ou rejete
Les missions du comit, dont les noms des
prsidences de comit, membres et dlais
Principaux points de tout dbat ou
discussion

Corrections et approbation des minutes


de la runion prcdente

Maintenir les dossiers jour


Conserver une copie du document Club Constitution for Clubs of Toastmasters
International sur fichier.
Connatre le document Addendum of Standard Club Options.
Tenir les dossiers du club jour, dont les minutes de runion, les candidatures,
les rsolutions et la correspondance.
Certaines donnes doivent tre conserves pour une dure spcifique.
DONNE DURE

Addendum of Standard Club Options


Formulaires d'adhsion
Politiques du club

toujours

Charte du club

toujours

Rapports sur la performance vis--vis du Programme


du club remarquable

toujours

Minutes de runion et registres de prsence

toujours

Correspondance juridique, litigieuse ou importante

toujours

Listes des clubs

toujours

501c3 Club Employer Identification Number (EIN)


Assignment letter (pour les USA uniquement)

toujours

Chques pays
Relevs bancaires
tats financiers
Journaux
Audits

7ans

Rapports internes
(dont rapports de dirigeant et de comit)

3ans

Correspondance courante

3ans

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

35

Rapporter les nouveaux dirigeants


Vous rapportez les nouveaux dirigeants au sige social international de Toastmasters
International.
Une fois les nouveaux dirigeants lus ou nomms, mettre jour la liste des dirigeants
de club en ligne via www.toastmasters.org/clubcentral.

RSUM DES RESPONSABILITS


Avant les runions de club
P
 ublier les minutes de la runion de club prcdente en ligne et informer les
membres du club que les minutes sont disponibles la consultation.
P
 rparer l'intention du prsident une liste d'actions prendre lors de la runion
d'entreprise, dont les affaires en suspens, les annonces et la correspondance.
Mettre jour la liste des dirigeants du club en ligne au besoin.
l'arrive aux runions de club
F aire circuler la feuille de prsence du club et le Guest Book (article 84) pour que les
membres et les invits le signent.
Pendant les runions de club, d'entreprise et de comit de direction
L ire les minutes de la runion prcdente, relever tout amendement et consigner les
minutes de la runion en cours.

SCNARIOS COURANTS AUXQUELS LES SECRTAIRE SONT


CONFRONTS
Voici quelques exemples de scnarios que vous pouvez rencontrer dans votre rle de
Secrtaire et des suggestions pour savoir comment les rsoudre. mesure que vous savez
grer vos propres expriences dans ce rle, veillez les partager avec lquipe Qualit et
Services des Clubs au sige social international (clubquality@toastmasters.org).
Scnario:
Il est difficile de prendre des minutes tout en participant la
runion d'entreprise du club.
Solutions possibles: Si vous prvoyez de soulever un point important une runion
d'entreprise, demandez un autre membre du club de prendre
les minutes en parallle.
Scnario:
Il est difficile de trouver l'quilibre entre trop et pas assez de
dtails dans les minutes.
Solutions possibles: Pour les runions d'entreprise et les runions du comit de
direction du club, focalisez-vous essentiellement sur les motions
et toute information relative aux motions. De mme, veillez bien
relever l'heure et le lieu des runions, les personnes prsentes et
leurs postes, les tches en perspective de la runion de la semaine
suivante et tout point ou tche en suspens exigeant d'tre abord.
Scnario:
Le Secrtaire prcdent du club n'a pas organis les archives du
club.

36

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Solutions possibles: Recherchez tout document ncessaire, dont la charte, les statuts
et le rglement du club, ainsi que les minutes, les rsolutions et la
correspondance importante.
Au besoin, utilisez les fonds du club pour acheter un portedocuments ou un autre petit classeur pour organiser vos dossiers.
Concevez, maintenez et documentez un systme d'archivage
simple et efficace, et transmettez-le votre successeur.

Ressources du Secrtaire
Programme du club remarquable et
Plan de russite du club (article FR1111)
Guest Book (article 84)
Liste des dirigeants du club

www.toastmasters.org/1111
www.toastmasters.org/84
www.toastmasters.org/clubcentral

TRSORIER
Vous tes le comptable du club. Vous grez le compte bancaire du club, remplissez les
chques approuvs par le comit de direction et crditez les cotisations et autres revenus
du club. Vous tes galement charg d'envoyer des cotisations de renouvellement
d'adhsion au sige social international (accompagnes des noms des membres
concerns), de renseigner les documents fiscaux ncessaires et de tenir des dossiers
financiers ponctuels, prcis et jour pour le compte du club.
Bien que les tches du Trsorier ne soient gnralement pas les plus contraignantes
parmi tous les postes de leadership du club, les consquences pour les membres peuvent
s'avrer graves lorsqu'elles ne sont pas accomplies de manire prcise et ponctuelle.
Tenez-vous au courant des nouveaux dveloppements via The Leader Letter.
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS
INTERNATIONAL
Article VII: Duties of Officers, Section 6
The treasurer is responsible for club financial policies, procedures and controls.
The club treasurer receives and disburses, with the approval of this club, all
club funds; pays to Toastmasters International all financial obligations of this
club as they come due; and keeps an accurate account of all transactions.
The club treasurer shall make financial reports to this club and to the club
executive committee quarterly and upon request and shall transmit the
accounts and all undistributed funds to the successor in office at the end of
the club treasurers term.

RLE DU TRSORIER
Superviser les comptes
Vous prparez et supervisez le budget du club.
Crer le budget au dbut de l'anne Toastmasters conjointement au comit de
direction.
Rendre compte du budget du club selon les besoins aux runions du club et du
comit de direction.
Grer le compte bancaire du club.
tablir le bilan des dpts, dpenses et espces disponibles chaque mois.
MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

37

Il incombe aux clubs individuels de soccuper des dclarations de revenus ou autres


exigences lgales dans leur ville, dpartement ou rgion et/ou pays, et de dposer les
formulaires appropris. Consultez Policy and Protocol, Protocol 8.2 : Fundraising, 3. Tax
and Other Legal Requirements.
Transfrer les informations financires du club au Trsorier entrant.
Collecter les cotisations d'adhsion
Vous collectez et basculez les cotisations et frais d'adhsion au sige social international
de Toastmasters International. Consultez Policy and Protocol, Policy 8.0 : Dues and Fees.
Prparez et envoyez les appels aux cotisations de renouvellement d'adhsion aux
membres entre le 1erseptembre et le 1ermars.
Envoyez toutes les cotisations de renouvellement dadhsion, accompagnes
des noms des membres renouvelants, en ligne au sige social international entre le
1eroctobre et le 1eravril au plus tard. Les cotisations sont de 36 $ par personne ou
27 $ par personne pour les clubs non affilis des districts. compter du 1er octobre
2016, les cotisations sont de 45 $ par personne ou 33,75 $ pour les clubs non affilis des
districts.
Rappelez aux membres que si les cotisations de renouvellement d'adhsion sont
payes en retard, ils ne seront pas admissibles aux concours de discours, cussons de
formation ou reconnaissance de club vis--vis du Programme du club remarquable.
Cotisation rgle : cotisation dun membre de Toastmasters International enregistre
par le sige social international pour la priode en cours.
Cotisation en attente de rglement : cotisation dun membre de Toastmasters
International non enregistre par le sige social international pour la priode en cours. Les
membres dont la cotisation est en attente de rglement ne sont pas considrs comme
tant en rgle par Toastmasters International.
Vous et les autres dirigeants du club pouvez facilement et commodment envoyer
des documents, tels que les demandes d'adhsion et les cotisations de renouvellement,
par l'intermdiaire de Club Central.
Payer les factures
Vous remplissez les chques pour dbloquer les fonds destination des activits du club,
au besoin.
Payer les achats du Secrtaire en ce qui concerne le matriel et l'quipement du
club, comme les rubans, les pupitres, les appareils de chronomtrage et les supports
promotionnels.
Recevoir et payer les factures de Toastmasters International.
Payer les factures rcurrentes, par exemple pour les lieux et repas de runion, tel
qu'autoris par le comit de direction.
Vous tenez des registres clairs et prcis de toutes les transactions financires du club.
Consultez Policy and Protocol, Protocol 8.1 : Club and District Assets.

RSUM DES RESPONSABILITS


Avant les runions de club
Prparer un rapport financier au besoin prsenter la runion.
Pendant les runions de club
C
 ollecter toute cotisation et tout frais de renouvellement d'adhsion redevable
auprs des membres.
Prsenter le rapport financier du club au besoin.
38

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

En dehors des runions de club


tablir le bilan des dpts, dpenses et espces disponibles chaque mois.
S i votre club est implant au sein de l'tat de Californie, dposer le formulaire 199-N
auprs du Franchise Tax Board d'ici au 15mai pour l'anne prcdente.
Le formulaire 199-N est trait sous forme lectronique et prend gnralement
entre 10 et 15minutes remplir. Si ce formulaire n'est pas dpos temps, cela
mettra en pril votre statut non-imposable et soumettra vos revenus l'impt.

DPENSES DU CLUB
Site Web
Bulletin de liaison
Fournitures du sige social
international, comme les
trophes, les rubans et le
matriel pdagogique
Fournitures
administratives
Affranchissement
Espaces de runion

S i votre club est implant en dehors des tats-Unis, consultez un conseiller fiscal
pour connatre les rglementations fiscales imposes par le gouvernement.
mettre des chques pour couvrir les dpenses du club.
R
 ecevoir toutes les factures et autre correspondance financire pour le compte du
club.
Prparer le comit de vrification des comptes vers la fin de votre mandat.
lments prparer pour le comit de vrification des comptes
Registre des comptes

Bordereaux de dpt

Relevs bancaires et chques pays


Livre et journal comptables

Copies des dclarations financires


mensuelles

Factures payes

Documentation requise par le comit

SCNARIOS COURANTS AUXQUELS LES RESPONSABLES


FINANCIERS SONT CONFRONTS
Voici quelques exemples de scnarios que vous pouvez rencontrer dans votre rle de
Trsorier et des suggestions pour savoir comment les rsoudre. mesure que vous savez
grer vos propres expriences dans ce rle, veillez les partager avec lquipe Qualit et
Services des Clubs au sige social international (clubquality@toastmasters.org).
Scnario:
Un membre soumet ses cotisations de renouvellement d'adhsion
au club temps. Le membre a un reu prouvant qu'il a pay les
cotisations de renouvellement d'adhsion au club. Toutefois, en
tant que Trsorier, vous envoyez les cotisations de renouvellement
d'adhsion au sige social international en retard; rsultat: le
membre est disqualifi d'un concours de discours.
Solutions possibles: Malheureusement, il n'y a pas de solution ce problme, sauf
l'viter avant qu'il ne se prsente. En tant que Trsorier, vous avez
la responsabilit de payer toutes les cotisations de renouvellement
d'adhsion temps. Dans le cas contraire, d'autres membres de
club risquent d'en subir les consquences.
Scnario:
Vous prouvez des difficults convaincre les membres de payer
les cotisations de renouvellement d'adhsion l'avance.
Solutions possibles: tablissez la date d'chance de rglement au club quelques
semaines avant la date d'chance de l'organisation. Expliquez
les consquencescomme le refus de concours de discours et
l'absence d'cusson de formationaux membres fautifs.
Scnario:
Le Trsorier prcdent n'a pas tenu les dossiers de manire
adquate.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

39

Solutions possibles: Au dbut de votre mandat, rcuprez tous les dossiers disponibles
et passez en revue le rapport du comit de vrification
des comptes. Ensuite, contrlez les finances du club aussi
efficacement et exhaustivement que possible, en crant un
systme de tenue des dossiers et en dtaillant vos procdures
pour les futurs Trsorier.
Ressources du Trsorier
Programme du club remarquable et
Plan de russite du club (article FR1111) www.toastmasters.org/1111
Envoi des cotisations de club www.toastmasters.org/clubcentral
Utilisation des documents Toastmasters www.toastmasters.org/memberlists

HUISSIER
Vous effectuez le suivi des biens physiques du club, comme la bannire, le pupitre,
l'appareil de chronomtrage et autre matriel de runion. Vous arrivez en avance afin
de prparer le lieu de la runion pour les membres et vous restez pour ranger tout
l'quipement du club. Vous tes galement en charge du lieu de runion mme, en
obtenant un nouvel espace au besoin et en maintenant le contact avec les personnes
qui vous laissent utiliser l'espace pour vos runions de club.
LHuissier tient galement un rle lors des runions d'entreprise, concours de discours
et autres vnements de club spciaux. Par exemple, lHuissier accompagne les nouveaux
membres potentiels en dehors du lieu de runion du club tandis que les membres votent
sur leur admission au club. LHuissier se tient la porte tandis que les comptiteurs
s'affrontent aux concours de discours pour veiller ce que l'orateur ne soit pas interrompu
par les retardataires.
Tenez-vous au courant des nouveaux dveloppements via The Leader Letter.
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS
INTERNATIONAL
Article VII: Duties of Officers, Section 7
The sergeant at arms is responsible for club property management, meeting
room preparation and hospitality. The sergeant at arms chairs the social and
reception committee.
FOURNITURES DE
BASE POUR LE
CLUB

Rubans
Bulletins et formulaires de
courtes valuations
Appareil de chronomtrage
Bannire
Pupitre

40

RLE DU HUISSIER
Prendre soin des proprits du club
Vous conservez la bannire, le pupitre, les rubans d'cusson, les fournitures et le reste de
l'quipement en scurit.
Arriver en avance pour organiser l'espace de runion.
Rester tard pour dmonter et dgager l'espacer de runion.
Ranger toutes les proprits du club.
Laisser l'espace de runion tel que vous l'avez trouv.
Suivre le statut des fournitures commandes par le Secrtaire.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Coordonner les runions de club.


Vous faites le lien entre le club et la gestion du lieu de runion.
Avertir la direction au moins trois semaines l'avance en cas de changements au
niveau du programme de runion.
Changements de runion courants
Dplacement un autre endroit

Planification d'un vnement spcial

Runion un autre jour de la semaine

Si votre club est un club d'entreprise, rservez la salle de runion par tout moyen privilgi
par l'entreprise, comme l'Intranet de l'entreprise, le calendrier ou la feuille d'inscription.

RSUM DES RESPONSABILITS


Avant les runions de club
C
 onfirmer les rservations de la salle de runion quelques jours avant la runion.
Prvoir de nombreux bulletins vierges en vue de voter pour le Meilleur orateur,
Meilleur valuateur, etc.
l'arrive aux runions de club
A
 gencer la salle de runion et l'quipement au moins 30minutes l'avance, de sorte
que la runion commence l'heure.
Disposer les tables et les chaises.
Placer le pupitre, le marteau, la bannire du club, (en option) le drapeau national, les
dispositifs de chronomtrage, les bulletins, les trophes et les rubans.
Placer une table prs de la porte pour exposer les brochures promotionnelles, les
badges nominatifs, le Guest Book (article 84) et les supports pdagogiques comme
les manuels, les bulletins de liaison du club et la revue Toastmaster pour que les
membres les voient.
Vrifier la temprature de la pice et la rgler si la pice est trop chaude ou trop
froide.
Demander tous les invits de signer le Guest Book (article 84), et attribuer
chacun un badge nominatif porter lors de la runion.
Pendant les runions de club
S 'asseoir prs de la porte pour accueillir les retardataires et les aider se placer.
Prvenir les interruptions et si ncessaire, transmettre des messages.
Coordonner le service de traiteur, le cas chant.
Collecter les bulletins et effectuer le dpouillement des cussons si ncessaire.
Aprs les runions de club
R
 organiser la salle dans sa configuration d'origine.
Emballer tout le matriel et le ranger dans un endroit sr.
Rcuprer et jeter tous les dbris ou dchets.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

41

SCNARIOS COURANTS AUXQUELS LES RESPONSABLES


LOGISTIQUES SONT CONFRONTS
Voici quelques exemples de scnarios que vous pouvez rencontrer dans votre rle
de lHuissier et des suggestions pour savoir comment les rsoudre.
mesure que vous savez grer vos propres expriences dans ce rle, veillez les partager
avec lquipe Qualit et Services des Clubs au sige social international (clubquality@
toastmasters.org).
Scnario:
Il est difficile de trouver le temps d'arriver tt et d'organiser
l'espace de runion lorsque le temps manque, notamment
l'heure du djeuner.
Solutions possibles: Demandez des volontaires de vous aider lorsque vos horaires de
travail ou de vie prive sont chargs; profitez de l'enthousiasme
des nouveaux membres pour vous aider dans votre rle.
Dveloppez une configuration minimaliste et basique pour
votre espace de runion, et utilisez-la les jours o vous avez peu
de temps devant vous.
Scnario:
La liste des membres du club est devenue trop grande pour le lieu
de runion actuel, et un nouvel endroit est requis.
Solutions possibles: Tout d'abord, voyez s'il existe des espaces de runion disponibles
dans le mme btiment. Sinon, recherchez un nouvel endroit
de runion aussi proche que possible du lieu actuel. Il existe
de nombreuses solutions possibles: clubs, glises, hpitaux,
restaurants, cafs, centres d'anciens combattants, maisons de
retraite ou bureaux municipaux.
Collaborez avec le prsident et le vice-prsident aux relations
publiques pour annoncer le nouvel emplacement tout le monde
le plus tt possible.
Scnario:
La salle de runion habituelle du club est provisoirement
indisponible.
Solutions possibles: uvrez rapidement pour trouver une solution provisoire et
communiquez-la aux membres. Il y a de nombreuses options:
salles de banquet dans les restaurants locaux, rassembler quelques
tables dans un caf local ou trouver un autre espace dans le
mme btiment.
L'annulation de la runion ne doit tre envisage qu'en dernier
recours.

Ressources de lHuissier
Programme du club remarquable et
Plan de russite du club (article FR1111) www.toastmasters.org/1111
Commande des fournitures du club www.toastmasters.org/meetingsupplies
Ballots and Brief Evaluations (article 163) www.toastmasters.org/163

42

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

LE PROGRAMME DU CLUB
REMARQUABLE
Ensemble, les dirigeants du club dfinissent des objectifs ralisables pour la russite
du club et conoivent un plan pour les atteindre. Centrer vos efforts sur la russite du
Programme du club remarquable (DCP) (Article FR1111) constitue l'un des meilleurs
moyens de garantir que votre club atteigne ses objectifs en termes d'ducation,
d'adhsion, de formation et d'administration.
Un club qui russit au niveau du DCP apporte une exprience de club de qualit
suprieure tous ses membres. Chaque aspect du DCP est pens pour promouvoir le
bien-tre et renforcer l'atmosphre de soutien pour chaque membre, chaque fois que le
club se runit.
Le Programme du club remarquable sert de point de dpart au Programme de
reconnaissance du district, qui englobe les programmes remarquables de secteur,
de division et de district. Les objectifs de ces programmes sont bass sur les clubs
remarquables.

EXIGENCES DU DCP
Le DCP est un programme annuel qui se droule du 1erjuillet au 30juin. Le programme
s'articule autour de dix objectifs que votre club doit s'efforcer d'atteindre au cours
de cette priode. Toastmasters International suit les progrs de votre club vis-vis de ces objectifs tout au long de l'anne et des rapports mis jour sont publis
quotidiennement sur le site Web de Toastmasters International au www.toastmasters.
org/distinguishedperformancereports.
En fin d'anne, Toastmasters International calcule le nombre d'objectifs atteints
par le club et le reconnat comme Club remarquable, Club remarquable slect ou Club
remarquable du prsident, en fonction du nombre d'objectifs atteints et de membres qu'il
compte.
Pour tre ligible une reconnaissance, les clubs doivent tre en rgle conformment
Policy and Protocol, Policy 2.0 : Club and Membership Eligibility, 4. Good Standing
of Clubs. Les clubs doivent compter vingt membres ou avoir une croissance nette dau
moins cinq nouveaux membres au 30 juin. Les membres transfrs dautres clubs ne sont
pas comptabiliss dans ce total tant que leur adhsion na pas t paye et est jour dans
leur nouveau club.
Seuls les membres en rgle peuvent recevoir des rcompenses d'apprentissage.
Consultez Policy 2.0, 3. Good Standing of Individual Members.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

43

Objectifs du Programme du club remarquable


ducation
1. Deux titres de Communicateur
comptent
2. Deux titres de Communicateur
comptent supplmentaires
3. Un titre de Communicateur avanc
bronze, de Communicateur avanc argent
ou de Communicateur avanc or
4. Un autre titre de Communicateur avanc
bronze, de Communicateur avanc
argent, ou de Communicateur avanc or
5. Un titre de Leader comptent, de Leader
accompli bronze, de Leader accompli
argent, ou de Toastmaster remarquable
6. Un autre titre de Leader comptent, de
Leader avanc bronze, de Leader avanc
argent, ou de Toastmaster remarquable

Adhsions
7. Quatre nouveaux membres
8. Quatre nouveaux membres
supplmentaires
Formation
9. Au moins quatre dirigeants de club
forms lors de chacune des deux sessions
de formation*
Administration
10. Paiement en temps voulu des
cotisations des membres accompagn
des noms de huit membres
(dont au moins trois doivent tre des
renouvellements) pour une priode et
soumission en temps voulu de la liste
des dirigeants du club*

*Pour obtenir des informations importantes sur les objectifs 9 et 10, veuillez consulter le Programme
du club remarquable et le Plan de russite du club (article FR1111).

Les clubs qui accomplissent cinq des objectifs ci-dessus sont considrs comme clubs
remarquables. Les clubs accomplissant sept de ces objectifs sont des clubs slect et neuf
objectifs des clubs remarquables du prsident.
Ressources du club remarquable
Programme du club remarquable et
Plan de russite du club (article FR1111) www.toastmasters.org/1111
Distinguished Club Program Goals
(article 1111C)
www.toastmasters.org1111C
Rapports de performance remarquable www.toastmasters.org/
distinguishedperformancereports

DFINITION DES CLUBS DE QUALIT


Un club de haute qualit encourage et clbre la russite de ses membres, fournit
un environnement solidaire et agrable, et offre des runions organises de manire
professionnelle et varie. Dans ces clubs, les dirigeants sont forms tous les aspects
de la qualit du club pour assurer aux membres d'avoir accs un programme de
mentorat officiel, d'obtenir des valuations qui les aident crotre et d'tre motivs
pour atteindre leurs objectifs.

RUNIONS DE CLUB DE QUALIT


Les membres rejoignent Toastmasters pour devenir des communicateurs et des leaders
plus efficaces. Ils restent chez Toastmasters car le club procure des valeurs et satisfait leurs
besoins individuels. Un environnement de club de qualit est le facteur le plus important
dans la rtention d'adhrents. Les clubs de qualit offrent chaque membre une occasion
en or de dvelopper des comptences de communication et de leadership.

44

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Pour russir, un club se doit de proposer de grandes runions de club. Elles sont essentielles pour
btir et maintenir l'adhsion. Le secret des runions russies, c'est la planification. Encouragez les clubs
planifier et conduire des runions de club o chaque membre a une chance d'apprendre, de s'panouir,
de russir et de s'amuser!

Varit
La varit peut s'inviter
dans diffrents types
de runions: runions
thme, interclub et
sociales, runions chez
les membres, etc. Le
mme format de runion
semaine aprs semaine
peut donner l'impression
que les runions sont
une corve. Les clubs
de qualit organisent
diverses improvisations
et runions afin de
se renouveler et de
susciter lintrt.
Trouvez les nouvelles
sur Toastmasters
International via les sites
de mdias sociaux et
mettez votre club jour.

Cls de la russite des runions de club


Plaisir
Limites horaires
Les gens rejoignent
Lorsque les limites
Toastmasters pour vivre horaires sont appliques,
des moments de plaisir, il est impressionnant
comme son fondateur
de voir ce qu'un club
Ralph C. Smedley l'a
peut abattre en une
expliqu. Les clubs de
seule runion sans
qualit proposent des
dpasser d'une seule
runions divertissantes
minute. Les meilleurs
qui satisfont les objectifs clubs commencent
d'apprentissage.
et terminent l'heure
L'atmosphre est
dite et suivent un
stimulante, plaisante et programme strict et
engageante.
rythm. Cela forge
l'enthousiasme et
enseigne de prcieuses
comptences en matire
de gestion des runions.

Discours de manuel
Les sries Communication
comptente (article
FR225), Devenir
un leader (article
FR265), et Advanced
Communication Series
(article 226Z) sont
conues pour fournir
une ducation la
fonction premire de
Toastmasters sous un
format logique. Les clubs
de qualit encouragent
les membres faire des
discours partir des
manuels et p
romouvoir
des valuations fondes
sur des objectifs de
projet. Selon la longueur
et le format des runions
de club, le bon objectif
est de prvoir trois
discours de manuels par
runion.

Principes des clubs de qualit


Les dirigeants de club assistent une formation
dispense par le district.
Les dirigeants de club remplissent leurs rles et
responsabilits.
Les runions sont bien planifies, comptent une
prsence assidue, dmarrent l'heure, terminent
l'heure et sont varies et amusantes.
Les nouveaux membres sont admis lors d'une
crmonie formelle.
Les nouveaux membres reoivent une
sensibilisation au programme Toastmasters axe
sur ce qu'ils souhaitent accomplir.

Les membres sont impliqus dans chaque aspect


du club.
Les membres parlent toujours en se
fondant sur les manuels Savoir communiquer,
Devenir un leader et Advanced Communication
Series.
Les invits sont accueillis chaleureusement.
Les invits reoivent des informations sur les
avantages de Toastmasters et sont invits
adhrer.
Les accomplissements des membres sont
reconnus.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

45

PROGRAMME DE FORMATION
TOASTMASTERS
Le programme de formation est au cur de chaque club Toastmasters. Il apporte aux
membres un cursus solide pour dvelopper leurs comptences en communication
et en leadership, tape aprs tape, avec de nombreuses opportunits d'cussons et
de reconnaissance en chemin. Les volets Communication et Leadership ne sont pas
mutuellement exclusifs; les membres peuvent participer aux deux en parallle.

LE PROGRAMME DE FORMATION TOASTMASTERS

VOLET LEADERSHIP
Leader
comptent
ET

Communicateur
comptent

Leader avanc
bronze

Leader avanc
argent

Nouveau
membre

DTM
Communicateur
comptent

Communicateur
avanc bronze

Communicateur
avanc argent

Communicateur
avanc or

VOLET COMMUNICATION

VOLET COMMUNICATION
Les membres qui souhaitent perfectionner leurs comptences en communication
commencent par Savoir communiquer (article FR225), un manuel inclus dans la trousse
du nouveau membre. Les dix projets de discours contenus dans ce manuel aident les
membres dvelopper des comptences d'orateur tape aprs tape. Les membres
peuvent passer aux manuels de la srie Advanced Communication Series (article 226Z)
aprs avoir termin Savoir communiquer.

CUSSONS DU VOLET COMMUNICATION


Communicateur comptent
Une fois que tous les membres ont termin tous les projets contenus dans
Savoir communiquer, ils sont ligibles pour dcrocher un cusson de Communicateur
comptent. Le vice-prsident la formation aide les membres complter la
Communicateur Comptent (CC) Demande de Reconnaissance de Titre
(article FR1225) dans Savoir communiquer et la soumet au sige social international
via www.toastmasters.org/clubcentral (les candidatures peuvent aussi tre envoyes
par courriel, par fax ou par courrier).

46

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Les membres peuvent recevoir un certificat et les nouveaux Communicateurs


comptents peuvent slectionner gratuitement deux manuels de la srie Advanced
Communication Series (article 226Z). Si ncessaire, Toastmasters International envoie une
lettre concernant l'accomplissement l'employeur du Communicateur comptent.
Communicateur avanc bronze
Les Communicateurs comptents ayant achev deux manuels de la srie Advanced
Communication Series sont ligibles pour obtenir un certificat de Communicateur avanc
bronze et, sur demande, une lettre de Toastmasters International leur employeur sur
leurs accomplissements.
Communicateur avanc argent
Les Communicateurs avanc bronze ayant achev deux manuels de la srie
Advanced Communication Series et conduit deux prsentations de The Better Speaker
Series (article 269) et/ou The Successful Club Series (article 289) sont ligibles un certificat
de Communicateur avanc argent. Sur demande, Toastmasters International envoie une
lettre leurs employeurs pour faire part de leurs accomplissements.
Communicateur avanc or
Afin d'tre ligible l'cusson Communicateur avanc or, le Communicateur avanc
argent doit s'affranchir de trois tches: 1) complter deux manuels de la srie Advanced
Communication Series, 2) conduire un sminaire de la srie Success Leadership Series, la
srie Success Communication Series ou le Youth Leadership Program (article 811), et 3)
coacher un nouveau membre pour ses trois premiers projets de discours.
Les candidats sont ligibles un certificat de Communicateur avanc or et,
s'ils le souhaitent, une lettre mise par Toastmasters International faisant part de
l'accomplissement leurs employeurs.

Ressources du volet Communication

MANUELS
DE LA SRIE
COMMUNICATION
AVANCE
Aprs avoir reu lcusson
Communicateur comptent,
un membre peut entamer la
Advanced Communication
Series. Les 15manuels
de cette srie, contenant
chacun cinq projets de
discours, offrent des
conseils pratiques pour
savoir grer diverses
situations de prise de
parole. Les descriptions
et prix des manuels sont
disponibles sur la boutique
en ligne. Gagnez limplication
de Communicateurs
comptents pour
dcrocher des cussons de
Communicateur avanc
bronze sous un dlai dun
an, et gagnez limplication
de Communicateurs
avanc bronze et de
Communicateurs avanc
argent pour dcrocher le
prochain cusson sous un an.

Exigences des cussons du volet


Communication
www.toastmaster.org/commtrack
Communicateur Comptent (CC)
Demande de Reconnaissance de Titre www.toastmaster.org/1225
Communicateur Accompli (AC)
Demande de Reconnaissance de Titre www.toastmaster.org/1226
Success Communication Series et
Success Leadership Series
www.toastmaster.org/shopeducation

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

47

VOLET LEADERSHIP
Les membres qui souhaitent perfectionner leurs comptences de leadership commencent
par Devenir un leader (article FR265), inclus dans la trousse du nouveau membre. Les
membres assument des rles de runion et de leadership au sein du club pour apprendre
et dvelopper des comptences comme la planification, la motivation et la gestion.
Les clubs comptant des leaders forts bnficient d'un engagement et d'une
satisfaction nettement suprieurs de la part des membres. Le volet Leadership aide
non seulement les membres s'panouir personnellement, mais tire galement
l'environnement du club vers le haut, en rehaussant la qualit de chaque runion.

CUSSONS DU VOLET LEADERSHIP


Leader comptent
Les membres ayant complt les dix projets de Devenir un leader sont ligibles
un cusson de Leader comptent. Le vice-prsident la formation aide les membres
complter leur candidature Leader Comptent (CL) Demande de Reconnaissance de
Titre (article FR1227) et la soumet Toastmasters International au www.toastmasters.
org/clubcentral (les candidatures peuvent aussi tre envoyes par courriel, par fax ou par
courrier).
Les candidats reoivent un certificat de Leader comptent et, s'ils le souhaitent,
Toastmasters International envoie une lettre faisant part de leur accomplissement leurs
employeurs.
Leader avanc bronze
Les Toastmasters qui souhaitent dcrocher un cusson de Leader avanc bronze doivent
accomplir les tches suivantes.
Dcrocher l'cusson de Leader avanc bronze
Dcrocher un cusson de Leader
comptent

Participer la prparation d'un Plan de


russite du club tout en exerant ce
Dcrocher un cusson de Communicateur poste
comptent
Participer la formation d'un dirigeant
de club parraine par le district tout en
Officier au moins six mois en tant que
exerant ce poste
dirigeant de club (prsident, viceprsident la formation, vice-prsident
au recrutement, vice-prsident aux
relations publiques, Secrtaire, Trsorier
ou lHuissier).

Conduire deux prsentations au choix de


The Successful Club Series (article 289) et/
ou The Leadership Excellence Series
(article 310)

Les candidats reoivent un certificat de Leader comptent et, s'ils le souhaitent,


Toastmasters International envoie une lettre faisant part de leur accomplissement leurs
employeurs.

48

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Leader avanc argent


Les Toastmasters qui souhaitent dcrocher un cusson de Leader avanc argent doivent
accomplir les tches suivantes.
Dcrocher l'cusson de Leader avanc argent
Dcrocher un cusson de Leader
avanc bronze

Achever Mise en Pratique du Leadership


(article FR262A)

Exercer pendant un mandat complet


Exercer avec succs le mandat de parrain
en qualit de dirigeant de district
de club, mentor ou coach
(directeur de district, directeur de qualit
de programme, directeur de croissance du
club, responsable des relations publiques,
Secrtaire, Trsorier, directeur de division
ou de secteur)

Un mandat complet en tant que dirigeant de district correspond un exercice entre le


1erseptembre et le 30juin. Quiconque prenant ses fonctions aprs le 1erseptembre n'est
pas considr comme ayant exerc un mandat complet.
Les candidats reoivent un certificat de Leader comptent argent et, s'ils le souhaitent,
Toastmasters International envoie une lettre faisant part de leur accomplissement leurs
employeurs.
Toastmaster remarquable
L'cusson de Toastmaster remarquable est le titre d'ducation le plus lev dcern
par Toastmasters International. Il reconnat les comptences de communication et de
leadership. Pour tre ligible l'cusson Toastmaster remarquable, un membre doit avoir
dcroch un cusson de Communicateur avanc or et un cusson de Leader avanc
argent.
Les Toastmasters remarquables reoivent une plaque et sont mentionns sur le
site de Toastmasters au www.toastmasters.org/dtm. Si les candidats le souhaitent,
Toastmasters International envoie une lettre leurs employeurs pour faire part de leur
accomplissement.

Ressources du volet Leadership


Volet Leadership
Leader Comptent (CL) Demande
de Reconnaissance de Titre
Candidature l'cusson de
Leader avanc et de Toastmaster
remarquable

www.toastmasters.org/leadtrack
www.toastmasters.org/1227

LEADERSHIP DE
PERFORMANCE
LEVE
Mise en Pratique du
Leadership comprend cinq
projets proposant des
instructions et des conseils
dans des domaines de
leadership essentiels, tels
que le dveloppement
d'une vision, la dfinition
d'objectifs et la
planification, l'bauche
de plans et les stratgies
et constitution d'quipe.
Cela apporte aussi aux
membres un retour sur
leurs comptences en
leadership. Le programme
peut tre complt au
sein du club, secteur ou
district Toastmasters d'un
membre, et mme au sein
de son entreprise ou de sa
communaut. Le membre
reoit un certificat de
russite.

www.toastmasters.org/1228

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

49

GAGNER PLUSIEURS CUSSONS DE FORMATION


Chaque fois qu'un Toastmaster souhaite complter la srie d'cussons de communication
au niveau avanc (Communicateur avanc bronze, argent et or), il ou elle doit complter
deux manuels diffrents dans Advanced Communication Series (article 226Z) pour
chaque cusson. Cela signifie que chaque fois qu'un membre gagne un cusson de
Communicateur avanc or, il ou elle doit avoir complt six manuels diffrents de la srie
Advanced Communication Seriesdeux pour l'cusson Communicateur avanc bronze,
deux pour argent et deux pour or.
Chaque fois qu'un Toastmaster souhaite gagner un second cusson identique sur
le volet Communication, il ou elle peut rpter les manuels utiliss pour un cusson
prcdemment gagn. Par exemple, si un membre a complt Savoir divertir (article
FR226A) et Parler pour informer (article FR226B) lors de son premier cusson de
Communicateur avanc argent, il ou elle peut rpter ces manuels pour obtenir des
crdits en faveur d'un second Communicateur avanc argent. Un membre ne peut pas
rpter les manuels de la Advanced Communication Series en travaillant l'obtention
d'un simple cusson (cusson de Communicateur avanc bronze, argent ou or). Ainsi
par exemple, le membre ne peut pas complter Savoir divertir deux fois pour le mme
cusson de Communicateur avanc bronze.

ENVOYER DES CANDIDATURES L'CUSSON DE


FORMATION
Il incombe au vice-prsident la formation d'envoyer les candidatures d'cusson de
formation au sige social international. Lorsqu'un membre a rempli ses obligations pour
un cusson, rencontrez-le immdiatement et aidez-le renseigner la candidature
l'cusson appropri.
Les dirigeants de club actuels peuvent soumettre des candidatures d'cusson en
ligne via le site Web de Toastmasters International www.toastmasters.org/clubcentral
(les candidatures peuvent aussi tre envoyes par courriel, par fax ou par courrier). Les
candidatures sont incluses dans chaque manuel avanc et en ligne sur
www.toastmasters.org/commtrack et www.toastmasters.org/leadtrack.
Toutes les obligations doivent tre remplies avant que le candidat soit ligible pour
l'cusson. Aucune exception ne sera concde.
Critres d'ligibilit un cusson
Un candidat doit tre un membre en
rgle au moment o la candidature est
reue par le sige social international.
Un membre en rgle est celui dont les
droits ont t pays par le club et reus
par le sige social international avant le
31mai pour la priode avril-septembre
et avant le 30novembre pour la priode
octobre-mars.

50

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Le vice-prsident la formation doit


signer toutes les candidatures un
cusson. Si le vice-prsident la formation
est indisponible, ou si la candidature
concerne le vice-prsident la formation
lui-mme, un autre dirigeant de club en
exercice est en droit de la signer.

Attention: il est de la responsabilit de l'expditeur de s'assurer du succs de la


transmission de tout document. Toastmasters International ne peut tre tenu responsable
des documents illisibles ou incomplets reus, des dfaillances ou checs du tlcopieur
ou des tonalits d'occupation.
Les certificats sont envoys par courrier entre cinq et sept jours suivant la rception de
la candidature.
La concession de crdits dans le cadre du Programme du club remarquable peut
uniquement tre attribue un club dont le destinataire de l'cusson est un membre en
rgle.

Ressources du programme de formation


Programme de formation
www.toastmasters.org/education
Envoi des candidatures de membre
un cusson
www.toastmasters.org/clubcentral
Member Achievement Record
(article 1328)
www.toastmasters.org/1328
FAQ du programme de formation www.toastmasters.org/edfaq

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

51

FINANCES DU CLUB
BUDGET
Le comit de direction du club tablit un budget chaque anne.
Dpenses types du club

REVENUS TYPES
DU CLUB
Frais d'adhsion et
cotisations de club
Dons
Collecte de fonds

Bulletin de liaison du club

Support promotionnel

Serveur Web

Matriel pdagogique

Trophes, rubans et certificats

Matriel de concours de discours

Fournitures administratives

Affranchissement

Consultez Policy and Protocol, Protocol 8.2 : Fundraising, pour en savoir plus sur les
activits de collecte de fonds acceptables et interdites.

COMPTE BANCAIRE DU CLUB


Les fonds du club ne doivent jamais tre combins aux fonds d'un individu.
Clubs amricains uniquement: si votre club dispose d'un compte bancaire existant ou
a besoin d'en ouvrir un, vous devez utiliser le Numro d'Identification d'Employeur (NIE)
unique du club. Chaque NIE de club est disponible sur le site Web de Toastmasters dans
Club Central sous la section Mettre jour les informations de runion de club.
Avant de pouvoir mettre des chques partir du compte d'un club, la banque doit
avoir une carte de signataire signe par le Trsorier et le prsident du club. Demandez
votre banque le bon formulaire, et renvoyez-le la banque d'ici au 1erjuillet (et au
1erjanvier pour les clubs organisant des lections semestrielles).
Informez la banque que Toastmasters International est une organisation but non
lucratif, exempte dimpts et que votre club est organis comme une association 501c3,
non constitue en personne morale et but non lucratif. Certaines banques lvent les frais
pour ces organismes.
Si votre club a besoin d'aide pour ouvrir un compte bancaire, envoyez un courriel
irsquestions@toastmasters.org.

GRER ET AUDITER LES FONDS DU CLUB


INSTRUCTIONS RELATIVES LA GESTION ET L'AUDIT DES
FONDS DU CLUB
Consultez le document Club Constitution for Clubs of Toastmasters International, les
politique du club et le budget actuel pour obtenir une comprhension gnrale des
oprations du club et savoir comment les fonds doivent tre utiliss.
Confirmez que les signataires autoriss pour le compte bancaire du club sont des
dirigeants actuels du club. Pour les clubs amricains, confirmez par l'intermdiaire d'un
dirigeant de club que le club dispose bien d'un NIE.
Relevs bancaires, factures et chques
Passez en revue les relevs bancaires, factures soldes, chques pays et les
rapprochements de carnet de chques du club.

52

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Vrifiez que tous les chques sont comptabiliss et notez lesquels sont encore en
suspens, le cas chant.
Assurez-vous que les relevs bancaires et le carnet de chques ont t rapprochs
tous les mois.
Notez toute entre inhabituelle dans le carnet de chques ou tout chque annul et
renseignez-vous auprs du Trsorier.
Vrifiez si les relevs financiers mensuels prpars par le Trsorier refltent avec
prcision le statut financier du club au moment de leur mission.
Revenus du club
Revoyez les lments et descriptions dans le journal des encaissements et des dbours et
le carnet de chques en ce qui concerne les entres ayant trait aux fonds entrants, comme
les cotisations et tout autre revenu que le club pourrait enregistrer.
Slectionnez au hasard certains de ces lments et vrifiez que les fonds
correspondants ont t reus et que la documentation a t archive. Par exemple,
si 23membres ont pay les droits d'adhsion au club, confirmez que les montants reus
taient corrects et que la somme rgle par chacun des 23membres est rapporte
Toastmasters International. De mme, c omparez les montants sur les candidatures
d'adhsion envoyes Toastmasters International avec les chques reus des membres et
les relevs bancaires reus du sige social international et assurez-vous que les montants
correspondent.

LE COMIT DE
VRIFICATION
DES COMPTES
Environ un mois avant la fin
du mandat du prsident du
club, il ou elle nomme un
comit de trois membres
(hormis le Trsorier) pour
auditer les finances du club.
Ce comit rapporte ses
conclusions au club et les
consigne dans les dossiers
permanents du club.

Dpenses du club
Passez en revue les lments et descriptions dans le journal des encaissements et des
dbours et le carnet de chques en ce qui concerne les entres ayant trait aux dpenses.
Dterminez si les dpenses prsentent une anomalie et renseignez-vous auprs du
Trsorier.
Slectionnez au hasard quelques lments de dpense et vrifiez que chaque
dpense correspond une approbation en bonne et due forme, un reu valide, et a t
ralise la bonne priode. Vrifiez si le montant du chque correspond au total du/
des reu(s). En l'absence de reu, veillez disposer d'une explication crite justifiant cette
absence.
Biens
Si votre club dispose de biens, comme un pupitre, une bannire, des fournitures de
bureau et d'expdition, un appareil de chronomtrage, des trophes et du matriel
pdagogique, comparez la liste des biens avec les lments actuels. Si vous ne pouvez
pas comptabiliser un objet, parlez-en au prsident du club.
Rapport
Adressez-vous au Trsorier si vous avez des questions propos de la documentation.
Rapportez toute question ou doute non rsolu concernant une activit irrgulire au
prsident de club.
Prparez un rapport d'audit final par crit et soumettez-le au club.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

53

ASSURANCE RESPONSABILIT
Toastmasters International est internationalement couvert par une assurance
responsabilit en ce qui concerne les blessures occasionnes lors de runions et
d'vnements Toastmasters officiels. Visitez w
ww.toastmasters.org/liabilityinsurance
pour obtenir des informations inclure votre demande de certificat d'assurance. Dans
le cas o un site informe votre club qu'il doit tre dsign dtenteur d'un certificat dans
le cadre d'une runion Toastmasters ou une occasion donne, contactez tminsurance@
toastmasters.org pour obtenir un certificat sur mesure sous un trois jours ouvrables.

Ressources financires du club


Informations financires relatives
aux affaires du club
Questions lies l'imposition
Autres questions financires

54

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

www.toastmasters.org/financialresources
irsquestions@toastmasters.org
financequestions@toastmasters.org

VNEMENTS DU CLUB
LECTIONS DU DIRIGEANT DE CLUB
Chaque club a besoin de leaders capables de faire voluer le club et de travailler et
motiver autrui. L'une de vos tches en tant que dirigeant de club consiste identifier les
potentiels de leadership et les encourager s'en servir.
Organisez des lections lors de la premire runion en mai, avec les nouveaux
dirigeants prenant leurs fonctions au 1erjuillet. Dans les clubs qui lisent les dirigeants
de manire semestrielle, une lection doit tre tenue lors de la premire runion en
novembre, avec les nouveaux dirigeants prenant leurs fonctions au 1erjanvier.
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS
INTERNATIONAL
Article VI: Officers, Section 5
Nominations for club officers shall be made by a club nominating committee
appointed by the club president at least two (2) weeks prior to the election.
This committee shall consist of three (3) active individual members when
practicable. This committee shall present its report at the regular business
meeting immediately preceding the business meeting at which the election is to
take place and shall present only the names of active individual members who
have consented to serve if elected. Further nominations may be made from the
floor at the time of the election by any active individual member. All elections
shall be by secret ballot, unless a secret ballot is dispensed with by unanimous
vote, with a majority vote of all active individual members present and voting
necessary to elect each officer. The chairman of the club nominating committee
shall be the immediate past club president, unless the best interests of the club
require otherwise.

NOMINATION
Au moins deux semaines avant les lections, nommez un comit de slection des
candidatures. Tout membre actif actuel du club est ligible pour se prsenter au poste et
les membres peuvent postuler plusieurs postes. Les postes pourvoir sont: prsident,
vice-prsident la formation, vice-prsident au recrutement, vice-prsident aux relations
publiques, Secrtaire, Trsorier (ou Secrtaire-Trsorier) et lHuissier.
Tous les postes doivent tre pourvus, dans la mesure du possible. Toutefois, un club
doit avoir un minimum de trois dirigeants: le prsident, un vice-prsident et le Secrtaire
ou Secrtaire-Trsorier. Chaque poste doit tre occup par une personne diffrente.
Le comit de slection des candidatures peut considrer les membres actifs
ayant annonc leur souhait d'occuper le poste. Il peut aussi rechercher des candidats
qualifis. Un membre peut uniquement figurer sur le rapport du comit de slection des
candidatures si il ou elle a consenti la nomination. Le rapport du comit est prsent
la runion de club avant l'lection. Des nominations supplmentaires peuvent tre
proposes par les membres prsents la runion.
Si le comit de slection des candidatures ne parvient pas fournir son rapport au
club la runion avant l'lection, le rapport de ce comit est invalide et non contraignant,
et tous les candidats doivent alors tre prsents la runion pendant laquelle l'lection a
lieu.

LE COMIT DE
SLECTION DES
CANDIDATURES
Le comit de slection des
candidatures slectionne
les candidats pour chacun
des postes du club. Le
prsident de club nomme
un comit de slection des
candidatures compos de
trois membres au moins
deux semaines avant
les lections du club. Le
prsident de club prcdent
est le prsident du comit,
moins que cela n'aille
l'encontre des meilleurs
intrts du club.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

55

LE PROCESSUS D'LECTION
Au dbut du processus d'lection, expliquez brivement les principales responsabilits de
chaque poste. Ensuite, expliquez le processus d'lection et procdez aux lections :
Le processus d'lection
1. Accepter les nominations au poste de
prsident.

5. Adopter une motion pour clore les


nominations au poste de prsident. Cela
exige un soutien et un vote.

2. Inviter aux discours de soutien. Tout


membre peut soutenir la nomination et
6. Inviter tout le monde dposer son
faire un court discours (gnralement
bulletin. S'il n'y a qu'un seul nomin,
de deux minutes) sur les qualifications
adoptez une motion pour que le
du nomin. Les discours de soutien sont
Secrtaire soit tenu de dposer un seul
faits dans l'ordre alphabtique du nom de
bulletin au nom du candidat. Cela doit
famille des candidats.
tre soutenu et vot. Si plus d'un candidat
est nomin, organisez un vote bulletin
3. Demander au nomin s'il accepterait le
secret.
poste s'il tait lu. Accorder au nomin
deux minutes pour qu'il parle pour son
propre compte.
4. Demander des nominations
supplmentaires pour le poste de
prsident. Si d'autres personnes sont
nomines, rpter les tapes 2, 3 et 4
pour chaque nomin.

7. Demander deux personnes de


dpouiller les bulletins.
8. Annoncer le vainqueur.

En cas d'galit, l'lection est dtermine pile ou face.


Rptez ces tapes pour chaque poste. Une fois les lections termines, prsentez le
comit de direction nouvellement lu au club.

FRQUENCE D'LECTION
Le document Club Constitution for Clubs of Toastmasters International stipule
que les runions de club hebdomadaires peuvent lire des dirigeants annuellement ou
semestriellement. Les clubs se runissant moins d'une fois par semaine doivent lire des
dirigeants annuellement. Les mandats annuels courent du 1erjuillet au 30juin; les termes
semestriels courent du 1erjuillet au 31dcembre et du 1erjanvier au 30juin.
Les prsidents de club lus pour un mandat d'un an ne peuvent pas tre rlus
pour un mandat successif. Les prsidents de club lus pour un mandat d'une demi-anne
peuvent tre rlus pour un mandat successif d'une demi-anne. Aucun prsident ne peut
officier plus de 12mois successifs.

POSTES VACANTS
Tout poste vacant, hormis celui du prsident prcdent, doit tre pourvu par une lection
spciale tenue la runion suivant l'annonce du poste vacant.

56

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

INTRONISATION DU DIRIGEANT DE CLUB


Une fois les nouveaux dirigeants lus, le prsident de club sortant organise une crmonie
d'intronisation. L'ensemble de la crmonie prend environ 12 15minutes et a lieu vers
la fin de la runion. Les intronisations peuvent tre conduites lors d'une runion de club
ordinaire ou lors d'un vnement spcial.
Matriel d'intronisation
Club Officer Pin Set (article 5801Z)
(Ensemble de badges de dirigeant
de club)
Gavel (article 375) (Marteau)
Club President Award (article 1990)
(cusson de prsident de club)

Manuel du leadership de club


(article FR1310)
Pour obtenir des jetons d'apprciation
prsenter vos dirigeants sortants,
rendez-vous sur
www.toastmasters.org/gifts

TEXTE D'INTRONISATION DUN DIRIGEANT DE CLUB


Toute personne menant la crmonie (l'officier d'intronisation) peut utiliser le texte
suivant ou en crer un.
D'abord, l'officier d'intronisation demande aux dirigeants de club sortants de
se lever, les remercie pour leur travail et les relve de leurs responsabilits en
dclarant: Vous tes relevs de toutes vos tches et responsabilits en tant que
dirigeants du club [insrer le nom du club ici].
Ensuite, l'officier d'intronisation convoque les dirigeants entrants et leur demande
de se lever, dans l'ordre suivant, droite du pupitre: lHuissier, Trsorier, Secrtaire,
vice-prsident aux relations publiques, vice-prsident au recrutement, vice-prsident
la formation et prsident.
L'officier d'intronisation investit les dirigeants entrants de leurs nouvelles fonctions
en dclarant: Je suis ici pour introniser les dirigeants du club [insrer le nom
du club ici] et les prparer aux dfis qui les attendent. Leur dfi collectif consiste
renforcer ce club, qui se consacre aider les gens de toutes les couches de la
socit, savoir discourir de manire efficace, couter avec lucidit et penser de
manire crative.
J'invite chaque dirigeant tenir le marteau en guise de symbole de leadership
pendant que je dcris brivement les dfis qu'il ou elle doit relever et les
responsabilits qu'il ou elle doit assumer.
L'officier d'intronisation prsente lHuissier, en donnant une courte description
des objectifs et responsabilits du poste. Ensuite, l'officier d'intronisation tend
le marteau au lHuissier en symbole de cette charge et conclut en dclarant:
Accomplirez-vous vos devoirs au mieux de vos capacits?
L'officier d'intronisation demande au lHuissier de passer le marteau la personne
suivante et rpte cette procdure pour le Trsorier, le Secrtaire, le vice-prsident
aux relations publiques, le vice-prsident au recrutement, et le vice-prsident la
formation. Le prsident entrant est intronis en dernier avec la prsentation spciale
suivante:

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

57

Toastmaster [insrer le nom du prsident entrant ici], ayant t lu prsident


du club [insrer le nom du club ici], vous tes son reprsentant en chef et tes
tenu de prsider toutes les runions du club et toutes les runions ordinaires et
spciales de votre comit de direction.
Il vous incombe de vous assurer que ce club permet ses membres d'atteindre leurs
objectifs d'apprentissage. Il vous incombe galement de veiller ce que votre club
aide le secteur, la division, le district et Toastmasters International atteindre leurs
objectifs. Veuillez accepter le marteau en guise de symbole de votre leadership et
de votre dvouement la fonction.
Le marteau est un symbole du pouvoir et de l'autorit vous ayant t attribus
par l'adhsion de ce club. Utilisez-le avec sagesse et retenue. Vous tes membre
de votre quipe aussi bien que leader. Une quipe est plus qu'un simple
regroupement de personnes. C'est une force motionnelle dont les racines sont les
sentiments, penses et actions de tous ses membres avec pour objectif commun
l'accomplissement, le partage et le soutien mutuel. Collaborez avec vos membres
d'quipe pour crer un club sain et dynamique, un club dont tout le monde est fier.
En qualit de prsident, acceptez-vous ce dfi et vous engagez-vous exercer vos
fonctions au mieux de vos capacits?
Le prsident de club entrant rpond: Oui, je m'y engage.
L'officier d'intronisation dclare: J'ai maintenant l'honneur de dclarer ces
Toastmasters investis des fonctions pour lesquelles ils ont t lus.
Ensuite, en s'adressant collectivement au club, l'officier d'intronisation poursuit:
J'invite tout le monde se lever. La croissance et le dveloppement du
programme Toastmasters au sein du club [insrer le nom du club ici] dpendent
en grande partie des actions de ce groupe. Sur votre honneur, en tant qu'hommes
et femmes de Toastmasters, faites-vous le serment de dfendre individuellement et
collectivement ce club, de l'accompagner et de collaborer avec lui tout au long de
l'anne venir? .
Les membres du club rpondent: Oui, nous en faisons le serment.
L'officier d'intronisation dclare: J'invite le prsident de club nouvellement
intronis et le prsident prcdent me rejoindre au pupitre. [Insrer le nom du
prsident prcdent ici], en tant que prsident prcdent du club [insrer le
nom du club ici], acceptez-vous de transmettre le badge du prsident [insrer
le nom du prsident entrant ici] en symbole de son dvouement et de son
service? Et [insrer le nom du prsident entrant ici], en tant que prsident du
club [insrer le nom du club ici], acceptez-vous d'offrir le badge du prsident
prcdent [insrer le nom du prsident prcdent ici] au titre de son
dvouement et de son service?. Le prsident prcdent et le prsident entrant
s'accrochent respectivement le badge l'un l'autre.
L'officier d'intronisation et le prsident prcdent quittent le pupitre. Le nouveau
prsident prend la direction de la runion. ce moment, le nouveau prsident
prsente le Club President Award (article 1990) au prsident sortant. Le nouveau
prsident fait ensuite un discours de trois minutes, en exposant les objectifs de son
mandat.

58

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

CONCOURS DE DISCOURS DE CLUB


Deux fois par an, chaque club Toastmasters a l'occasion de participer deux concours de
discours officiels. Chacun de ces concours commence au niveau du club et les laurats
du concours du club peuvent ensuite passer aux niveaux du secteur, de la division et du
district. Dans le cadre du concours de discours international, les vainqueurs au niveau du
district accdent aux demi-finales au congrs international et les laurats de cette manche
sont alors admis au Championnat international de la prise de parole en public, galement
tenu au congrs international.
Pour certains membres, la participation ces concours de discours est le point d'orgue
de leur exprience Toastmasters. D'autres se contentent de leurs activits en club, et la
participation aux concours de discours n'est pas aussi importante que l'accomplissement
de leurs objectifs de formation. En qualit de dirigeant de club, vous devez quilibrer les
besoins des deux groupes et planifier les concours de discours en fonction.

RLE DU VICE-PRSIDENT LA FORMATION


Le vice-prsident la formation joue un rle cl dans le concours de discours de club.
Rle du vice-prsident la formation dans les concours
de discours de club
Contacte le district pour connatre les
concours de discours auxquels le club a
prvu de participer cette anne

Demande des volontaires d'occuper les


fonctions de prsident du concours et de
juge en chef

Communique les dates des concours


de discours de secteur, de division et
de district au club, et programme en
consquence les concours de discours
de club

Fait office d'expert du club pour tout ce


qui a trait au Livre des Rgles du Concours
de Discours (article FR1171)
Veille ce que le formulaire de
Notification of Contest Winner (article
1182) soit transmis au prsident du
concours de secteur

AUTRES OPPORTUNITS DE LEADERSHIP


Bien que le vice-prsident la formation soit charg de la supervision des concours de
discours du club, il existe d'autres opportunits de leadership dont peuvent profiter les
membres pour concrtiser leurs objectifs d'apprentissage.
Prsident de concours
Le plus important de ces postes est peut-tre celui de prsident de concours, pour lequel
les membres peuvent recevoir des crdits au niveau du Projet10 de Devenir un leader
(article FR265). Pour obtenir une description complte du rle de prsident de concours,
consultez le Livre des Rgles du Concours de Discours (article FR1171). Un vice-prsident
la formation peut endosser le rle de prsident de concours, mais cela n'est pas
obligatoire. En ralit, si un autre membre qualifi souhaite tre prsident de concours,
c'est encore mieux. Cela laisse au vice-prsident la formation le loisir de grer le
concours de discours du club d'un point de vue plus stratgique et donne un autre
membre l'occasion de progresser afin de Devenir un leader.

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

59

Participer l'organisation d'un concours de discours


noter que le Projet6 de Devenir un leader (article FR265) permet aux membres d'aider
l'organisation d'un concours de discours. Grce ses comptences de planification et de
dlgation, le vice-prsident la formation apporte non seulement son soutien la tenue
d'un bon concours de discours, mais aide aussi les membres dcrocher leur cusson
de Leader comptent, qui rehausse le classement du club dans le Programme du club
remarquable.

LIGIBILIT DES MEMBRES


Il incombe au prsident de concours de vrifier que chaque comptiteur au concours
de discours de club est autoris se prsenter, conformment au Livre des Rgles du
Concours de Discours (article FR1171). Le rglement numre plusieurs raisons pour
lesquelles les comptiteurs peuvent ne pas tre ligibles, mais le motif d'inligibilit
le plus frquent dans les concours de club est le non-rglement des cotisations
Toastmasters International. En rsum, si un membre nest pas en rgle lorsque le
concours de discours a lieu, ce membre est alors inligible pour concourir tout niveau
du concours de discours en question, mme si ce dernier paye par la suite ses cotisations
et rgularise son statut.
Bien que la responsabilit principale du prsident de concours soit de vrifier
l'ligibilit, le vice-prsident la formation peut aider en partageant ses connaissances
sur les rgles propres l'ligibilit au concours de discours et en veillant ce que le club
les respecte. Le manquement cette obligation peut mener la dception au niveau du
cycle de concours, car les comptiteurs performants apprennent qu'ils doivent se retirer
au niveau du club.

Ressources propres au concours de discours


Livre des Rgles du Concours de Discours
(article FR1171)
www.toastmasters.org/1171
FAQ des concours de discours
www.toastmasters.org/speechcontestfaq
Trousse des concours de discours
www.toastmasters.org/speechcontestkits

60

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

INDEX
A
larrive aux runions de club 23, 26, 29, 36, 41
Addendum of Standard Club Options 11
Aider les invits 29
Aprs les runions de club 30, 41
Assurance responsabilit 54
Autres opportunits de leadership 59
Avant les runions de club 23, 26, 29, 33, 36, 38, 41

B
Biens 53
Budget 52

C
Calendrier de club 18
Club 14
Club Central 8, 11, 38
Club Constitution for Clubs of Toastmasters International
11, 24, 35
Collecter les cotisations dadhsion 38
Comit de direction du district 16
Comit de direction du club 11
Communicateur avanc argent 47
Communicateur avanc bronze 47
Communicateur avanc or 47
Compte bancaire du club 52
Concours de discours de club 59
Conseil dadministration de district 17
Conseil dadministration de secteur 15
Coordonner le programme de club 25
Coordonner les runions de club 40

En dehors des runions de club 24, 38


Envoyer des candidatures lcusson de formation 50
Exigences du DCP 43

F
Facebook 31
Finances du club 52
Frquence dlection 56

G
Gagner la Reconnaissance de club remarquable 22
Gagner plusieurs cussons de formation 50
Grer et auditer les fonds du club 52
Grer le programme de mentorat 26
Gouvernance 11

H
Huissier 40

I
Instructions relatives la gestion et laudit des
Fonds du club 52
Introduction 7
Intronisation dun dirigeant de club 57

L
Le club au sein de la structure de district 14
Le processus dlection 56
Le Programme du club remarquable 43
Leader avanc argent 49
Leader avanc bronze 48
LinkedIn 31

D
Dfinition des clubs de qualit 44
Dpenses du club 39, 53
District 16
Division 16
Documents constitutifs 11
Devenir un leader 48

Nomination 55

cussons du volet Communication 46


cussons du volet Leadership 48
lections dun dirigeant de club 55
ligibilit des membres 60

Maintenir les dossiers jour 35


Meetup 32
Diriger et guider 23

O
Organiser des programme dadhsion 29

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

61

P
Participer lorganisation dun concours de discours 60
Payer les factures 38
Pendant les runions de club 23, 27, 33, 38, 41
Planifier des concours de discours 26
Postes vacants 56
Prendre des notes 35
Prendre soin des proprits du club 40
Prsident 22
Prsident de concours 59
Prsider les runions 22
Programme de formation Toastmasters 46
Promouvoir le club 31
Protger la marque commerciale, les marques dposes
et les droits dauteur de Toastmasters 32

R
Rapport 53
Rapporter les nouveaux dirigeants 36
Recruter de nouveaux membres 29
Relevs bancaires, factures et chques 52
Rsum des Responsabilits 23, 26, 29, 33, 36, 38, 41
Runions de club 14
Runions de club de qualit 44
Runions du comit de direction du club 12
Runions du conseil dadministration de district 17
Runions du conseil dadministration de division 16
Runions du conseil dadministration de secteur 15
Revenus du club 53
Rle du vice-prsident la formation 59
Rle du de lHuissier 40
Rle du prsident 22
Rle du Trsorier 37
Rle du Secrtaire 35
Rle du vice-prsident la formation 25
Rle du vice-prsident au recrutement 29
Rle du vice-prsident aux relations
publiques 31
Rles de leadership au niveau du club 9, 22

S
Savoir communiquer 46
Scnarios courants auxquels les prsidents sont
confronts 24
Scnarios courants auxquels les secrtaires
sont confronts 36
Scnarios courants auxquels les trsoriers
sont confronts 39

62

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

Scnarios courants auxquels les huissiers


sont confronts 42
Scnarios courants auxquels les vice-prsidents la
formation sont confronts 27
Scnarios courants auxquels les vice-prsidents au
recrutement sont confronts 30
Scnarios courants auxquels les vice-prsidents aux
relations publiques sont confronts 33
Secrtaire 16
Secteur 14
Soutenir les cussons de formation 26
Superviser les comptes 37

T
Tenir le site Web du club jour 32
Texte dintronisation dun dirigeant de club 57
Toastmaster remarquable 49
Traiter les candidatures dadhsion 29
Trsorier 16
Twitter 32

V
Vice-prsident la formation 25
Vice-prsident au recrutement 28
Vice-prsident aux relations publiques 31
Visites de secteur au club 14
Volet Communication 46
Volet Leadership 48

Y
YouTube 32

REMARQUES

MANUEL DU LEADERSHIP DE CLUB

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REMARQUES

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