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PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PROCEDIMIENTO: GESTION AMBIENTAL

Versin:

Fecha:28 de Noviembre de 2012

LINEAMIENTO: POLTICA CERO PAPEL

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1. Objetivo general.
2. Objetivos especficos.
3. Alcance.
4. Vigencia.
5. Marco conceptual.
6. Justificacin.
7. Antecedentes.
8. Normatividad.
9. Principios.
10. Ejes temticos de la poltica interna.
11. Evaluacin de la poltica interna.
12. Responsabilidades y competencias
13. Administracin de la poltica interna

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1. Objetivo General.
-

Establecer e implementar una poltica Cero Papel, que permita remplazar y reducir el
flujo documental de papel por soportes electrnicos, mediante el fortalecimiento de
nuevos mecanismo de comunicacin y desarrollando estrategias que disminuyan los
costos y tiempos administrativos de los diferentes procesos internos, generando un
aporte al impacto negativo de las actividades de la SDIS.

2. Objetivos Especficos.
-

Establecer e implementar estrategias de corto y de largo plazo al interior de la SDIS

donde el eje central sea la reduccin progresiva del uso de papel por parte de los
funcionarios y contratista de la entidad, a travs de la apropiacin de buenas prcticas
ambientales en el consumo de papel.

Implementar campaas de sensibilizacin, acerca de la importancia de la erradicacin

del consumo de papel, minimizando la resistencia al cambio.

Direccionar acciones responsables; con el medio ambiente, el desarrollo sustentable y la

eficiencia administrativa entre los funcionarios y contratistas de la SDIS.

3. Alcance.
Adoptar, articular e implementar la poltica Cero Papel en la prestacin de los servicio de la
entidad, generando una reduccin progresiva en el consumo de papel por medio de la
consolidacin de herramientas que permitan la consientizacion y apropiacin de la poltica por
parte de los funcionarios y contratistas de la SDIS.
4. Vigencia.
La poltica Cero Papel debe estar presente en cada uno de los procesos de la entidad, ser
revisado y actualizado como mnimo una vez al ao.
5. Marco conceptual.
LA SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL tiene como propsito fundamental garantizar
la continua, eficiente y oportuna prestacin de sus servicios sociales a los ciudadanos y ciudadanas, lo
que implica contar con mecanismos y canales de comunicacin eficientes para difundir y dar a conocer
informacin relevante y actualizada enmarcada en la normatividad que la reglamenta, buscando la
articulacin de los lineamentos ambientales necesarios para el desarrollo de estrategias, que permitan a
la misma seguir dentro del proceso de transformacin a una entidad ms amable y eficiente con el medio
ambiente. Por tal motivo adopta, articula e implementa la poltica ambiental CERO PAPEL la cual
pretende realizar una gestin ambiental en la parte administrativa de la entidad, minimizando los
impactos ambientales generados y optimizando cada uno de los procesos en el funcionamiento de las

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actividades operativas y administrativas, con el fin de prestar un mejor servicio, desde el uso eficiente de
los recurso tecnolgico y promulgando una reduccin de tiempos y costos.
Acorde con la estrategia de Gobierno en Lnea del programa Agenda de Conectividad, parte del Plan
Nacional de Desarrollo 2006-2010 Un Estado Comunitario: Desarrollo para Todos - Ley 1151 de 2007,
en donde se consolida como pieza fundamental de las acciones que se requieren para conformar un
mejor Estado al servicio de los ciudadano, con ello el Decreto 1151 de 2008 establece los plazos para
que en el 2012 la Administracin Pblica haya completado el ciclo del Gobierno electrnico llegando a la
1
democracia en lnea y de conformidad con las bases del plan nacional de desarrollo 2010-2014, es
propsito del gobierno nacional tener una gestin efectiva, eficiente y eficaz, dentro de las estrategias se
encuentra la denominada Cero Papel donde la Directiva presidencial numero 04 de 2012 propone
2
que cada entidad deber formular un plan de eficiencia administrativa.

En todo este proceso es requisito indispensable la adecuada aplicacin de los principios de

gestin documental, que garanticen la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de
la informacin bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes lo
requieran.3Donde no se concibe la eliminacin radical de los documentos en papel por la
experiencia de pases4 que han adelantado iniciativas similares se ha demostrado que los
documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrnicos en la medida que el
Estado no puede negar a los administrados la utilizacin de canales presnciales o en papel.
Segn lo anterior, existen muchas experiencias para plantear el proceso que debe recorrer una
entidad para alcanzar una correcta y eficiente administracin Cero Papel, inclusive plantear
su propio camino a seguir, segn sus condiciones se debe determinar cual es la fase o estado
actual que se encuentra la entidad, para establecer las estrategias que le permita avanzar en
cada una de las siguientes fases, adoptadas del proyecto Gobierno en Lnea Una forma de
representar el paso de modelos basados en papel a electrnicos es el siguiente:
Fase 1: Uso exclusivo de papel, administracin manual.
Fase 2: Uso exclusivo de papel, administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa.
Fase 3: Combinacin de papel con documentos digitalizados, administracin apoyada en
aplicaciones de tecnologa.
Fase 4. Combinacin de papel y documentos digitalizados con documentos electrnicos,
administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa.

Conpes 3650 documento consejo nacional de poltica econmica y social repblica de Colombia departamento
nacional de planeacin importancia estratgica de la estrategia de gobierno en lnea
2

Directiva presidencial numero 04 de 2012

GUIA 1 Buenas practicas para reducir consumo de papel
4
Portugal, Espaa, Argentina, Chile, Brasil, Costa Rica entre otros.
3

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Fase 5. Uso exclusivo de documentos electrnicos, administracin exclusiva mediante

aplicaciones de tecnologa. La ltima de las fases (V) constituye un objetivo de largo plazo que
requiere que todos los agentes que intercambian informacin con la Administracin Pblica,
utilicen de forma exclusiva los canales electrnicos, lo que demanda no solo las condiciones
tcnicas necesarias, sino la aceptacin generalizada de estos medios por parte de los
administrados.5
A nivel de entidad y gracias a la directiva 003 del 2009 estamos generando un ahorro en el
consumo de papel al imprimir a doble cara, tomando el promedio entre un documento de una
pgina (ahorro 0%), un documento de dos pginas (ahorro 50%), un documento de tres pginas
(ahorro 33%) y un documento se imprime entre cuatro y cinco veces antes de su versin final en
papel reciclado, si realizramos la revisin en pantalla se pueden alcanzar ahorros superiores al
50%.Logrando ahorros en: costo de papel, rboles necesarios para la fabricacin del papel, en
energa y agua que se consumen en su fabricacin, contaminantes atmosfricos, desechos
slidos, espacio y peso por almacenamiento.
De acuerdo a diferentes estudios realizados para cuantificar el impacto negativo por el uso del
papel, se estima que 1 tonelada de papel nuevo requiere cerca de 17 rboles, y el consumo de
energa es de 0,4 a 0,7 Toneladas Equivalentes de Petrleo TEP. una TEP es equivalente a
11.630 Kwh. (Kilo watts por hora). El mismo estudio indica que el consumo de agua en la
fabricacin de una (1) tonelada de papel es de entre 280 y 450 m3, mientras que el consumo
promedio mensual de un hogar de 4 miembros es de 16 a20 m36.
Consecuente con estas cifras se posesiona la tendencia de reducir el uso del papel a travs de
la maximizacin de su utilizacin, para esto es necesario calcular el consumo de papel dentro
de la entidad y as reconocer la situacin actual para estimar nuestro impacto negativo, lo cual
es posible al confrontar los datos de la Secretaria Distrital de integracin Social que para el ao
2010 trabaj con 1810 funcionarios y 2875 contratista para un total de 4685 personas, si al
multiplicar el total de trabajadores de la SDIS 2010 por el indicador de consumo per-cpita de
papel en Colombia para el ao 2005 el cual estaba en el orden de 25,29 Kg.7 Tenemos como
resultado 118.483,65 kilogramos de papel consumido para un promedio de 11.848,36 resma
(10 Kg.) es decir que para el 2010 se estima que se usaron 5.924.182,5 Hojas de papel. Sin
calcular los Costos indirectos (carpetas, cajas, ganchos, espacio de archivo, impresin)
a la mitad del ao 2012 se encontraban laborando en la entidad 1.779 funcionarios de planta y
4.353 contratistas para un total de 6132 personas8, es decir un incremento del 30.8% en el
personal de la SDIS en comparacin al ao 2010.
5

GUIA 1 Buenas practicas para reducir consumo de papel

Estudios de Greenpeace
7
segn los clculos basados en los indicadores de consumo per-cpita de la organizacin internacional World
Resources Institute, para el 2005.
8
Dependencia de talento humano y contratacin
6

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Teniendo en cuenta el mismo indicador per cpita por funcionario de 25.29 Kg. Tenemos que el
consumo proyectado para el ao 2012 es de 155.078.28 kg de papel, para un promedio de
15.507,82 resmas (10 Kg.) es decir se estima en base a lo anterior que se usaron 7.753.914
Hojas de papel.
Por tal motivo la entidad al estar acorde con la tendencia descrita, reemplazando la impresin
de documentos para la comunicacin interna por el uso de los correos electrnicos entre otras
herramientas de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones - TIC, obtendr
beneficios por la reduccin de tiempos en la impresin, distribucin, clasificacin y bsqueda de
los documentos en papel. Ya que para la localizacin de documentos en la entidad, el tiempo
promedio es de 45 minutos, al utilizar soportes electrnicos se reduce el 80% del tiempo; y para
la distribucin interna el tiempo promedio de un documento es de 30 minutos, en donde al
utilizar soportes electrnicos este tiempo se reduce en un 77%.
La SDIS establece la Poltica Cero Papel cuyo propsito es generar un impacto ambiental
positivo y una mayor eficiencia administrativa, articulando esfuerzos desde diferentes reas
para su correcta implementacin, garantizando la Inspeccin de los procedimientos
institucionales desde un grupo transversal, que realic planteamientos de corto, mediano y
largo plazo, de manera que se generen cambios en los procedimientos documentales de la
entidad, identificando las distintas etapas y requerimientos prioritarios para cada uno. Actividad
que ser abordada desde el diagnostico, anlisis, y evaluacin articulada desde los aspectos
jurdicos relacionados con cada estrategia propuesta para la implementacin de la poltica,
consolidando elementos de interaccin que pueden convertir a la entidad en soporte para la
gestin de conocimiento e innovacin.
6. Justificacin.
La poltica cero papel como uno de los ejes estratgicos del lineamiento Hacia Una Cultura
cero si se puede, pretende generar una disminucin gradual en el consumo de papel, fomentar
buenas practicas en la recepcin, gestin y archivo de documentos de las diferentes reas de
la entidad, mejorar el acceso a la informacin por medio de plataformas a nivel institucional,
eliminar la duplicidad de los documentos, liberar reas de almacenamientos de archivos y
reducir los productos utilizados por los equipos de impresin (Toners, Cartuchos, cinta de
impresin, etc.), favoreciendo el medio ambiente con la formacin de actores responsable en el
consumo de recursos naturales, lo anterior fundamentado desde la directiva presidencial
numero 04 del 2012 y distintos puntos legales de consideracin.
7. Antecedentes.
Los representantes a nivel Nacional y Local del pas, se han comprometido a desarrollar
actividades para lograr la mitigacin de impactos negativos ambientales generados en la
ejecucin de las acciones propias del distrito por medio de planes, polticas, decretos,
resoluciones y directivas presidenciales. Dichos esfuerzos se ven representados en acciones de

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inters nacional como lo son las desarrolladas por la presidencia de la repblica mediante
gobierno en lnea, estos esfuerzos pretende que el Estado preste servicios ms eficientes y de
calidad, con colaboracin de los ciudadanos, las empresas y la administracin pblica,
mediante el aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC).
Estas iniciativas han permitido posicionar a Colombia como uno de los pases que ha
implementado un Gobierno Electrnico. La presidencia de la republica buscando articular a
nivel nacional la poltica Cero Papel emiti La Directiva presidencial numero 04 de 2012 en la
que busca la implementacin de dicha poltica, y la eficiencia administrativa a nivel publico.
El programa de Agenda de Conectividad es una Poltica de Estado que busca masificar el uso
de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC), a travs de la modernizacin
de las instituciones pblicas, la socializacin del acceso a la informacin y el mejoramiento de la
competitividad del sector productivo. Este programa fue aprobado a travs del documento
Conpes 3072 de 2000 y adoptada a travs de la Directiva Presidencial 02 de 2000. Durante
este perodo, ha sido responsabilidad de diferentes entidades del Gobierno liderar y coordinar
su desarrollo e implementacin9
La entidad en su compromiso de liderar y ejecutar acciones en busca de reducir el consumo de
papel en la prestacin de los servicios sociales y administrativos emiti la directiva 003 del 2009
la cual estableci los siguientes lineamientos ambientales en el numeral 3. Todo documento de
revisin debe ser impreso en papel reciclado o de ser necesario por la importancia del
documento, impreso por las dos caras, y numeral 4. Los documentos que requieran firma
deben ser impresos en papel nuevo y si este excede la pagina, deber ser impreso por los dos
lados del papel. A su vez las copias del mismo deben ser impresas en papel reciclado. Los
cuales propenden por el uso racional de los recursos a nivel administrativo.
Teniendo en cuenta los logros obtenidos a nivel territorial, resulta importante para la Secretaria
Distrital de Integracin Social adoptar dichos esfuerzos nacionales, dndole prioridad a la
implementacin de la poltica de Cero Papel a nivel entidad, donde se pretende potencializar el
uso de las herramientas de las TIC disminuyendo progresivamente el uso de papel.

El Programa Presidencial para el Desarrollo de las TIC, creado a travs del Decreto 127 de 2001, fue lder y
coordinador de Agenda de Conectividad hasta el ao 2003 cuando se asign dicha funcin al Ministerio
deComunicaciones, hoy Ministerio de Tecnologas de la informacin y las Comunicaciones, a travs del Decreto
3107 del mismo ao.

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8. Normatividad.

PROGRAMA
RELACIONADO

NIVEL

TTULO
Por medio de la cual se introducen
medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y
se
dictan
otras
disposiciones
generales sobre la contratacin con
Recursos Pblicos.

LEGISLACIN

No.

ART
CULOS

EXPEDIDA
POR

FECHA DE
EXPEDICIN

Ley

1150

Congreso de la
Republica

16/06/2007

Contratacin
publica
electrnica

NAL

gestin efectiva,
eficiente y eficaz

NAL

Plan nacional de desarrollo 20102014

ley

1450

Poltica cero
papel

NAL

Eficiencia administrativa y Cero

Papel

Directiva
presidencial

04

por el cual se dictan normas para

suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos
y
trmites
innecesarios
existentes
en
la
administracin pblica

Decreto
Nacional

directiva

formulacin de
poltica pblica
de
racionalizacin
de trmites

NAL

Lineamientos
ambientales

ENTIDAD

Propender por el uso racional de los

recursos y /u ambiente saludable

Congreso de la
Republica

16/06/2011

Totalidad

Presidencia de
la Republica

03/04/2012

19

38,94

presidencia de
la Republica

10/01/2012

003

Puntos
3y4

SDIS

2009

9. Principios.
Los principios que rigen est poltica, son de carcter Nacional relacionados con la eficiencia
administrativa y la Directiva presidencial cero papel, enmarcados en la Normatividad
Colombiana Vigente, como Gestin pblica efectiva, que comprende innovacin, eficiencia y
programas estratgicos para el buen gobierno, y la Vocacin por el servicio publico
administrativo, apoyando acciones para modernizar las polticas de lo pblico, mediante el
adecuado uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones en la entidad,
fortaleciendo el sector administrativo de la funcin publica sustituyendo en lo posible el uso del
papel por documentos y canales electrnicos, en la elaboracin y difusin de materiales
informativos, publicaciones, guas, manuales, y oficios entre otros, cumpliendo con los
requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad establecidos en las Leyes 527
de 1999, 594 de 2000, 1437 de 2011 y las normas que las regulen o modifiquen.

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10. reas o ejes temticos de la poltica interna.

La SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIN SOCIAL establece la poltica cero papel,

dando cumplimiento al lineamiento institucional Hacia Una Cultura Cero Si Se Puede, esta
poltica aborda desde el ejercicio de ingeniera el proceso de diagnostico, anlisis y evaluacin
de las actividades administrativas en cuanto al manejo documental uso del papel logrando la
implementacin de cambios en los formatos y documentos estandarizados de la entidad,
obteniendo como principal propsito un impacto ambiental positivo, al igual que la reduccin en
costos y la disminucin en tiempos administrativos por servicios prestados a la ciudadana.
Las impresiones y fotocopias generadas en la entidad constituyen el principal consumos de
papel, por tal motivo esta poltica establece las siguientes estrategias las cuales proyectan las
buenas prcticas ambientales que debe realizar e implementar la SDIS para reducir el consumo
de papel.
Estrategias ambientales
Uso eficiente del servicio de fotocopiado

Todos los funcionarios y contratistas de la SDIS debern realizar la actividad de

fotocopiado utilizando ambas caras del papel o en papel reciclado, con excepcin
aquellos que por norma exijan el uso de una sola cara. Es de aclarar que las
condiciones y caractersticas del papel reciclado deben ser las optimas para garantizar
el buen funcionamiento de las maquinas y no generar daos en estas (El papel no debe
estar arrugado, no debe tener ganchos ni perforaciones).

Todas las fotocopiadoras de la SDIS deben contar con funciones de fotocopiado por
ambas caras y ser configuradas para prestar este servicio.

Dando alcance a la directiva 003 de 2009 se debern ubicar y utilizar de forma

establecida los carros organizadores de papel en cada uno de los puntos de servicio de
fotocopiado, generando as la potencializacin del uso de papel reciclado carta y oficio y
lograr la reduccin en el consumo de papel.

Uso eficiente de servicio de impresin

Todos los funcionarios y contratistas de la SDIS debern realizar las impresiones de

documentos utilizando ambas caras del papel o en papel reciclado, con excepcin
aquellos que por norma exijan el uso de una sola cara. Es de aclarar que las
condiciones y caractersticas del papel reciclado deben ser las optimas para garantizar
el buen funcionamiento de las maquinas y no generar daos en estas (El papel no debe
estar arrugado, no debe tener ganchos ni perforaciones).

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Todas las impresoras de la SDIS deben contar con funciones de impresin por ambas
caras y ser configuradas para prestar este servicio.

Dando alcance a la directiva 003 de 2009 se debern ubicar y utilizar los carros
organizadores de papel en cada uno de los puntos de servicio de fotocopiado,
generando as la potencializacin del uso de papel reciclado carta y oficio y lograr la
reduccin en el consumo de papel.

Todos los documentos finales que emita la secretaria para publicacin o radiacin deben
estar como mximo en letra Arial tamao 11 con interlineados de 1.0, disminuyendo as
el tamao de los documentos.

Todos los documentos finales sern revisados con anterioridad a la impresin en

pantalla por parte de los funcionarios y contratistas que los elaboran, donde se verifique
la configuracin de las mrgenes y espacios, identificando elementos fuera de estos y
as evitar el desperdicio del papel.

Todos los computadores de la entidad debern ser configurados para poder imprimir los
documentos a doble cara, y los funcionarios y contratista deben ser capacitados para
conocer la ruta a seguir para realizar dicha actividad.

Uso eficiente de herramientas electrnicas

Todos los funcionarios y contratistas de la SDIS deben hacer la revisin y correccin de

documentos en pantalla para imprimir solamente su versin final, los cuales requieren
firma y radicacin.

Los funcionarios y contratista de la SDIS deben conocer y usar los canales de

comunicacin y difusin de informacin de la entidad como los son Outlook, intranet,
correos personales, peridico nodos, y DC radio para difundir comunicados o campaas
que se generen en la entidad.

Todos los documentos recibidos comunicaciones oficiales ENT, por el radicador en los
puntos de correspondencia de la SDIS deben ser escaneados en el momento de su
recepcin y luego ser remitidos va Outlook correo interno, a cada uno de los
destinatarios correspondientes, estos documentos deben ser archivados en fsico para
tener una constancia, de tal forma que no se generen copias. Es de aclarar que los
documentos que tienen anexos fsicos como CDS, folletos, afiches entre otros que no
se pueden escanear, se diseccionaran internamente a las diferentes reas sin generar
la impresin del documento inicial.

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Todos los documentos comunicaciones oficiales INT enviados entre reas y

dependencias de la entidad deben ser impresos y radicados una sola vez,
posteriormente deben ser escaneados por cada rea remitente y luego ser enviados va
Outlook correo interno a cada uno de los destinatarios correspondientes (o el aplicativo
que la entidad disponga para ello), estos documentos deben ser archivados en fsico
para tener una constancia, de tal forma que no se generen copias. Es de aclarar que los
documentos que tienen anexos fsicos como CDS, folletos, afiches entre otros que no
se pueden escanear, se diseccionaran internamente a las diferentes reas sin generar
la impresin del documento inicial.

La entidad tendr que realizar la evaluacin y verificacin de todos los documentos

estandarizados y formalizados institucionalmente, con el fin de reestructurarlos y lograr
disminuir el volumen de hojas utilizadas, sin perder la finalidad del documento.

La entidad gestionara las acciones pertinentes para establecer institucionalmente la

aprobacin e implementacin de la firma digital en los procesos documentales.

11. Evaluacin de la poltica interna.

El presente indicador tiene como objetivo medir la implementacin de la poltica Cero Papel
mediante la implementacin y la medicin de las estrategias expuestas, el seguimiento y
evaluacin se realizara cada seis meses.
(Numero de estrategias Ejecutadas/ Numero de estrategias propuesta) * 100

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12. Responsabilidades y competencias.

La responsabilidad de cumplir la siguiente poltica ambiental es de todas y todos los
funcionarios y contratistas de la entidad. Su seguimiento, evaluacin y revisin estar a cargo
del rea de Gestin Ambiental y para una mayor eficiencia administrativa articulara esfuerzos
desde reas como Gestin Documental, Direccin de Anlisis y Diseo Estratgico, La Oficina
Asesora Jurdica y las dems que por su funcionabilidad y corresponsabilidad se requiera para
la correcta implementacin de la poltica cero papel.
13. Administracin de la poltica interna

La administracin de la poltica estar a cargo del rea de Gestin Ambiental de la

Subdireccin Administrativa y Financiera.

ELABORO

Cristian Brochero
Amaya
NOMBRE
Adriana Rangel
Retavisca

CARGO

Profesionales del
rea de gestin
ambiental

REVISO

Cristiam
Rodolfo
Patarroyo
lopez

Carmen Elena
Martinez Garcia

Coordinador
rea de
Gestin
Ambiental.

Subdirectora
Administrativa y
Financiera

APROBO

Tatiana Pieros Laverde

Elizabeth Cortes Rojas

Directora de Gestin
Corporativa.

Directora de Anlisis y Diseo

Estratgico (E).

Lder del Proceso de Gestin

de Bienes y Servicios.

Lder del Proceso de

Direccionamiento Estratgico

Nestor Raul Garces

Profesionales del
rea de gestin
ambiental

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