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la 'reunionitis'
Cuando el directivo pasa el da en citas peligra su productividad y la de
los dems - La dinmica asamblearia escuda al que evita tomar
decisiones - La tecnologa puede ayudar a ser resolutivos
JOSEP GARRIGA 18/05/2010
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Alguna vez ha calculado cunto le cuesta a su empresa una reunin de casi una
hora en la que sus colaboradores han estado divagando la mayor parte del
tiempo? Si es usted un empresario, por favor, conctese a esta direccin web
(http://www.payscale.com/meeting-miser), introduzca los datos que le solicita
el simulador y sabr la cantidad de dinero que ha desperdiciado. Despus,
transcurrido un tiempo razonable, verifique cuntas de las decisiones adoptadas
en esa reunin se han consumado. Si la respuesta es ninguna, multiplique por
dos esa cantidad. Y ahora, vuelva a multiplicar esa cifra por el nmero de
reuniones que celebra a la semana, al mes o al ao. Y ahora s. Piense cuntas de
esas rdenes, reflexiones, consultas y opiniones compartidas se hubieran podido
transmitir mediante un simple correo electrnico. Ya tiene la respuesta? No lo
dude: un virus muy en boga invade su empresa: el que contagia el sndrome de
la reunionitis. No se preocupe, tiene curacin.
Consejos prcticos
Flexibilidad y conciliacin
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las doce, pero no sabes cundo acaba. Es como si la reunin durara todo el
tiempo disponible hasta que la persona de ms alto rango tenga que marcharse",
agrega Ana Navarro. "En los pases nrdicos, mucho ms parcos y poco dados a
estas entrevistas, se fija siempre la hora de finalizacin", aade Snchez. Un
dato que tener en cuenta: las reuniones de directivos no deberan exceder la
mitad de su jornada laboral, y las de tcnicos, el 25%.
Pero la pregunta es: a qu hora ha de convocarse una reunin? Lo idneo son
las primeras horas de la maana. Si se prefiere de la tarde, pero nunca se debe
interrumpir la dinmica de trabajo. "Para que una persona sea productiva tiene
que trabajar de manera sostenida dos horas y media o tres", explica Snchez. Y
Xavier Navarro confirma: "La gente est mucho ms fresca a primera hora". En
cualquier caso, hay que tener en cuenta las caractersticas particulares de la
plantilla. No es lo mismo trabajar en un entorno de personas jvenes que en
otro de mujeres casadas y con hijos, pues sus necesidades y obligaciones son
diametralmente opuestas. "Hay que hablarlo con la gente", insiste la profesora
de Derecho de ESADE.
Nunca celebre una reunin en torno a un almuerzo, una costumbre muy
enraizada en la cultura espaola, avezada a cerrar negocios en la sobremesa. "El
almuerzo o una cena tienen que ser para celebrar algn trato, la firma de una
operacin. Negociar mientras ests comiendo le da un ambiente informal que
podra quedar como una conversacin de pasillo", advierte Xavier Navarro. "Son
extraordinariamente perniciosas", aade Esther Snchez.
Y tercero, preparar la reunin, porque se demostrar insustituible si todos los
que acuden a ella han seguido la misma pauta. Por ejemplo, si se abordan o
discuten documentos, hay que distribuirlos entre los asistentes con suficiente
antelacin. Si quiere exhibir diapositivas, que sean lo ms claras y concretas
posibles. La exposicin no debe prolongarse ms de 10 minutos. Y por favor, no
deje que sus empleados acudan con sus ordenadores porttiles o sus telfonos
mviles, as evitar distracciones. Esta ha sido la primera orden impartida a su
flamante Gabinete por el primer ministro britnico, el conservador David
Cameron.
Si sigue estos consejos a rajatabla, ahorrar tiempo y, particularmente, dinero.
"Una reunin bien gestionada, bien planificada, con un orden del da no muy
Consejos prcticos
- Preparar la reunin. El consultor Xavier Navarro recomienda primero tener un
objetivo, as se evita que se cambie constantemente de tema. Una vez decidido, se
determinarn los participantes, la metodologa, el lugar, el momento, el papel de
cada asistente, y se realizar la convocatoria formal. Es conveniente que el
nmero de participantes no exceda de ocho. Si debe discutirse un material, se
enviar a todos con cierta antelacin.
- Celebrar el encuentro. Generar inters en los participantes, explicndoles los
motivos y los objetivos que se plantean, el orden del da y la metodologa que se
emplear. Hacer una breve presentacin de los asistentes si no se conocen y
justificar su presencia. El directivo ha de evitar las interrupciones. A cada accin
tomada se le asignar un plan de accin que incluir qu, quin y cundo estar