PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la

informacin obtenida por el auditor en su revisin, as como los resultados de
los procedimientos y pruebas de auditora aplicados; con ellos se sustentan las
observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el
informe correspondiente.
OBJETIVOS
Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

Registrar de manera ordenada, sistemtica y

procedimientos y actividades realizados por el auditor.

detallada

los

Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

Proporcionar la base para la rendicin de informes.
Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de
auditora.
Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.

Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de

que el trabajo se efectu de conformidad con las Normas de Auditora
del rgano de Control y dems normatividad aplicable.

Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de

auditora para prximas revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS
Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el

programa deber relacionarse con los papeles de trabajo mediante
ndices cruzados.

Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas

y resmenes que sean necesarios.

Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y

alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y
recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.

Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no

requieran explicaciones adicionales.

Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin

necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditora.

Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para

datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan
ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern

cumplir los siguientes requisitos:
Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para
sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditora.
Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y
confiable; es decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la
naturaleza y caractersticas de las materias examinadas.
Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica
y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.
Pertinencia. La evidencia deber ser congruente
conclusiones y recomendaciones de la auditora.

con

los

resultados,

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la
evidencia de trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su
guarda y custodia sern responsabilidad de los auditores y, para evitar el
riesgo de que se extraven o sean utilizados indebidamente por terceras
personas, las Direcciones de Auditora debern archivarlos en un sitio
designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.
La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que
debern proceder los auditores del rgano de Control. Por contener
informacin confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarn
vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo
requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y

archivados, se formarn tantos legajos como sean necesarios, que se
archivarn en compiladores tamao carta.
Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y
dems papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un
perodo de cinco aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica,
Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos que, por no haberse
solventado alguna recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor
Especial y/o en la Direccin de Auditora correspondiente, quienes sern
responsables de custodiarlos.
CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en
archivo permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo
actuales. A continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.
Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se
concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitucin,
organizacin, operacin, normatividad jurdica y contable e informacin
financiera y programtico-presupuestal, actas y documentos de entrega
recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin, debidamente
actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta en varias
auditoras.
La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de
la auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar
(organizacin, funciones, marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)
El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al
ejecutar una auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones
correspondientes. Su integracin deber sujetarse a lo dispuesto en el
procedimiento para la Integracin y Actualizacin del Archivo Permanente,
emitido por el rgano de Control o de cada una de las reas correspondientes.
Papeles de Trabajo del Perodo
Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el
transcurso de la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin
y del programa de auditora; del estudio y evaluacin del control interno; del
anlisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras;
del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de

auditora; de la supervisin realizada; de la persona que aplic los

procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones
de la revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las
recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de
acuerdo a la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas
sumarias, analticas, subanalticas, de informe, de observaciones y de
seguimiento de recomendaciones.
1. Cdulas sumarias o de resumen
En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones
del rea, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo,
ingresos, gastos o asignaciones presupuestales.
Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores
contables o estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los
estndares del perodo anterior, con el propsito de que se detecten desde ese
momento desviaciones importantes que requieran explicacin, aclaracin o
ampliacin de algn procedimiento, antes de concluir con la revisin (vase la
Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo).
2. Cdula Analtica
Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra,
operacin o movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se
detallan la informacin obtenida, las pruebas realizadas y los resultados
obtenidos.
Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma
que permita detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las
operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se
requieran para su debida interpretacin.
Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los
programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula
sumaria.
En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la
verificacin de algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las
pruebas. Su aplicacin parte de razonamientos de tipo financiero o estadstico;
algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad
o produccin per cpita, la determinacin del costo-beneficio, las variaciones
entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales,

representados por las observaciones.
3. Cdulas Subanalticas
Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle
los datos contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la
cuenta de inversiones en valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se
mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversin.
4. Cdula de Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de
la revisin, se resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente
identificados con el nmero de cdula correspondiente, a fin de facilitar su
consulta y revisin.
5. Cdula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas
en que se presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de
papeles de trabajo, un informe donde se expongan brevemente los
antecedentes de auditora, los procedimientos de auditora aplicados y sus
resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles
acciones por emprender.
6. Cdula de seguimiento de recomendaciones
Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones
legales, ser necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de
discusin o de comentarios y despus en cdulas de control de seguimiento.
(Actas de Notificacin de Observaciones).
FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las
necesidades de la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las
probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan
elementos prcticos para estructurar la informacin, su proceso y los
resultados de los procedimientos aplicados.
A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para
cumplir su cometido:
a)
Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente
amplia para que el lector pueda formarse una opinin.

b)
De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica,
clara y sencilla.
c)
Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora
realizado, y sustentar debidamente los resultados, conclusiones y
recomendaciones.
d)
Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias,
analticas y subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al
lector a otros datos con facilidad.
e)
Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria
para cumplir el objetivo propuesto.
ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA
Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.
1.
Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe
contener los siguientes datos:
a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera
lgica los papeles de trabajo.
b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la
auditora; y nombre del ente fiscalizado.
c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)
d) Tipo de cdula.
e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de
su contenido y del alcance de la prueba.
f)
Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus
firmas o rbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al
personal.
g)
Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar
responsabilidades en caso de que durante la auditora se presenten sucesos
que modifiquen lo asentado en la cdula.
2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin
obtenida por el auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir
los siguientes elementos:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b)
Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control
establecidos en el ente fiscalizado.
c) Referencias.
d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
f)
Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o
incumplimiento de los controles establecidos por el ente auditado.
g)
Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose
determinacin del monto de los hechos e irregularidades detectados.

h)
Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas
realizadas y remitan a otras cdulas relacionadas o complementarias.
3.
Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se
asientan principalmente los siguientes datos:
a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo
de la cdula, para aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones
especiales.
b)
Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una
cdula especial para ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.
d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la
fuente de informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas,
contratos, etc.)
REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA
A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los
requisitos mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera
enunciativa, no limitativa, algunas reglas o principios que servirn de gua
general para su diseo y elaboracin.
1.
Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y
procedimientos aplicados.
2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.
3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el
ente sujeto a revisin.

4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5. Anotar los datos en forma de columna.
6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.
7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo
conocimiento de la informacin y a la misma conclusin que el auditor que
elabor la cdula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos
tanto con los contenidos en la misma cdula como con los asentados en otras.
9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se tacharn,
y los correctos se escribirn en la parte inmediata superior.
10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni pasarse en
limpio; por eso siempre es necesario trabajar con limpieza y precisin.
11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los documentos
fuente.
12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de
las pruebas.
NDICES Y MARCAS DE AUDITORA
Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o alfanumrico, que permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera
lgica y directa para facilitar su identificacin, localizacin y consulta.
Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de auditora se
utilizan a manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podr
vincular la informacin contenida en dos o ms cdulas.
Los ndices persiguen los siguientes propsitos:

Simplificar la revisin de los papeles de trabajo, porque se presentan

en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo particular.

Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar

especfico a cada cdula se elimina el riesgo de que sta se elabore
nuevamente.

Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.

Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en cdulas

especficas las irregularidades y deficiencias detectadas en la revisin.

NDICES DE AUDITORA
A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a continuacin,
con carcter enunciativo, ms no limitativo; as, cuando se requiera un ndice
que no est incluido en este manual, se podr utilizar en el entendido de que
su significado se explicar en el documento correspondiente:
Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo con los
captulos de la clasificacin presupuestal por objeto del gasto, de manera que,
siguiendo el mismo sistema de construccin, se pueden elaborar ndices para
cdulas sumarias o cdulas analticas que muestren un contenido ms
detallado (9).