Gestin de

Oportunidades
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Tabla de Contenido
CRM Gestin de Oportunidades de Negocio ....................................................................... 4
Elementos del Proceso .................................................................................................................. 5
Registrar Oportunidad .......................................................................................................... 5
Habilitar Alarma y Eventos .................................................................................................. 8
Se estableci fecha de revisin? ..................................................................................... 8
Esperar Fecha de Revisin ................................................................................................... 8
Notificar Fecha de Revisin................................................................................................. 9
Habilitar Acciones ..................................................................................................................10
Actualizar Oportunidad .......................................................................................................10
Habilitar programacin de tareas .................................................................................. 14
Programar Tareas ................................................................................................................. 14
Oportunidad Reasignada? ...............................................................................................15
Notificar Asignacin ..............................................................................................................15
Cerrar Oportunidad? ..........................................................................................................16
Programar Tareas................................................................................................................................17
Elementos del Proceso .................................................................................................................17
Habilitar Acciones ..................................................................................................................17
Reprogramar Tareas .............................................................................................................18
Esperar Fecha de Alerta.......................................................................................................18
Enviar Recordatorio...............................................................................................................18
Finalizar Tarea .........................................................................................................................19

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Ejecutantes ............................................................................................................................................ 20

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La gestin de oportunidades es un proceso vital en la operacin de los

departamentos de marketing y ventas. Es muy importante ofrecer el mejor servicio
posible a las compaas que se interesan en lo que usted ofrece. Esto es posible si
usted conoce las necesidades de sus clientes y sus fortalezas frente a la
competencia.
Una gran cantidad de informacin fluye entre sus potenciales clientes y su equipo
de marketing y ventas, y usted puede estar desperdicindola si no tiene definido
una adecuado proceso de gestin de oportunidades. Por qu no tomar toda esa
informacin y utilizarla para definir sus estrategias de mercadeo?
Adems usted debe ser capaz de responder oportunamente a las preguntas,
necesidades y solicitudes de sus clientes, desde el primer momento en que ellos
demuestran inters en sus productos o servicios, para cerrar negocios exitosamente.
Este proceso necesita estar soportado por herramientas de tecnologa que le
permitan tener la informacin necesaria para apoyar la toma de decisiones.
Bizagi ha desarrollado esta plantilla para ayudarle en la definicin y automatizacin
de su propia metodologa de gestin de oportunidades. Usted estar en capacidad
de:

Definir las etapas y ponderacin de sus ventas para calificar sus

oportunidades.

Acceder a la informacin necesaria para dar seguimiento a cada

oportunidad.

Configurar tareas y recibir recordatorios va correo electrnico en el

momento en que necesiten ser ejecutadas, de manera que pueda ofrecer
respuestas ms rpidas a los requerimientos de sus potenciales clientes.

Integrar sus equipos para gestionar oportunidades y garantizar que sean

atendidas por la persona indicada en cada una de las etapas de venta que
usted defini.

Capturar la informacin necesaria para generar tiles reportes sobre el

desempeo de sus ventas.

Mejore sus niveles de servicio y no le d chance a su competencia de reducir sus

ventas.

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CRM Gestin de Oportunidades de Negocio

Descripcin
El propsito de este proceso es dar seguimiento y gestionar las actividades
necesarias para convertir oportunidades de negocio en negocios reales. Cuando
una oportunidad ha sido detectada, un agente del rea de marketing ingresa la
informacin relacionada a ella para crear el registro en el sistema. A partir de este
momento, el agente de marketing podr actualizar la informacin de la
oportunidad a lo largo del proceso de evaluacin y compra del cliente. Esta plantilla
le permite configurar tareas (correos electrnicos, llamadas, envo de faxes) para
asegurar su ejecucin.
Las oportunidades pueden fluir entre los distintos miembros del equipo de
marketing y ventas. Su respectivo dueo tiene la posibilidad de reasignarlas en
cualquier momento. De esta manera, el seguimiento cada oportunidad puede ser
llevado a cabo por distintas personas. Finalmente, cuando se conoce la decisin del
cliente, la oportunidad se cierra como ganada o perdida.

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Elementos del Proceso

Registrar Oportunidad
Descripcin
En esta actividad, un agente de marketing o de ventas ingresa la informacin de la
nueva oportunidad de negocio. Una descripcin completa de la oportunidad
incluye:

Informacin del Cliente: Datos principales del cliente

Informacin del Partner: Datos principales del Partner. Esto solo aplica para
compaas que emplean este tipo de estrategia de negocio.

Contactos de la oportunidad: Personas con las cuales se establece

comunicacin (tanto para el cliente como para el Partner) para tratar temas
relacionados a la oportunidad.

Tema: Breve descripcin de la oportunidad.

Descripcin: Descripcin detallada de la oportunidad.

Lead source: Medio por el cual la oportunidad se gener. Esta informacin

es til para obtener reportes acerca de los principales orgenes de
oportunidades de negocio.

Fecha estimada de cierre: Fecha en la cual se espera que la oportunidad se

concrete. Esta fecha es la base para el clculo de las proyecciones de ventas.

Fecha de Alerta: Fecha en la cual el dueo de la oportunidad desea recibir

una notificacin para recordar la necesidad de hacer seguimiento a la misma.

Etapa: Este atributo representa la evolucin de la oportunidad. Cada etapa

de venta tiene asociado un puntaje que usted puede definir. (Consulte el
documento de construccin para conocer cmo puede definir stos
puntajes).

Ingreso Potencial: Monto total de la oportunidad de negocio.

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Se pueden adjuntar documentos en la pestaa de documentos, para soportar la

informacin que ha fluido entre el cliente y el dueo de la oportunidad, como
cotizaciones, propuestas, etc.
Ejecutantes
Agente de Marketing, Agente de Ventas
Formas
Nombre: Ingreso de Nueva Oportunidad
Descripcin: Esta forma se usa para ingresar la informacin relacionada a la
nueva oportunidad de negocio.
Prototipo:

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Acciones
Tipo
Al entrar

Descripcin
Establecer el dueo de la oportunidad:
Registra los datos de la persona
conectada, como el dueo de la
oportunidad.
Establecer estado de la oportunidad:
Asigna a la oportunidad el estado de
"Abierta"

Al guardar

Agregar

Contacto:

Relaciona

los

contactos seleccionados de Cliente y

Partner a los contactos asociados a la
oportunidad.
Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el
ingreso producto de la probabilidad
asociada al estado actual de la
oportunidad y el ingreso estimado de la
misma.
Ingreso

Convertido:

Convierte

los

ingresos estimados a la moneda local.

Al salir

Fecha de Creacin: Obtiene la fecha de

creacin de la oportunidad.
Asociar
Oportunidad:
Asocia
la
oportunidad actual a las oportunidades
del cliente.
Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el
ingreso producto de la probabilidad
asociada

al

estado

actual

de

la

oportunidad y el ingreso estimado de la

misma.

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Ingreso Convertido: Convierte los

ingresos estimados a la moneda local.

Habilitar Alarma y Eventos

Descripcin
Esta compuerta habilita dos caminos paralelos. El primer camino habilita el
temporizador que espera que se cumpla la fecha determinada por el usuario, en la
actividad de Registrar Oportunidad, para enviarle un recordatorio sobre la revisin
de la misma. El segundo camino habilita el evento de Actualizar Oportunidad el
cual est disponible para que el dueo de la oportunidad trabaje en ella.

Se estableci fecha de revisin?

Descripcin
Esta compuerta evala si el usuario ingres una fecha de revisin de la oportunidad
en la actividad de Registrar Oportunidad.

Si: El proceso espera que se cumpla la fecha de revisin, para enviar una
notificacin al dueo de la oportunidad.

No: El camino se deshabilita.

Esperar Fecha de Revisin

Descripcin
Este temporizador es configurado en la actividad de Registrar Oportunidad al
ingresar una fecha en el campo Recordarme acerca de esta oportunidad. Permite
que el dueo de la oportunidad reciba una notificacin en caso de que no haya
actividad alguna en ella. Cuando se cumple sta fecha, este evento habilita la tarea
automtica de Notificar fecha de Revisin, que enva el correo electrnico.

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Acciones
Tipo

Descripcin

Al entrar

Duracin: Esta expresin establece la

duracin del temporizador. La fecha de
revisin ingresada en la actividad de
Registrar Oportunidad se configura
como la fecha estimada de solucin de
ste evento.

Notificar Fecha de Revisin

Descripcin
Un correo electrnico se enva al dueo de la oportunidad para notificar que la
fecha establecida para la revisin de la misma se ha cumplido.
Script
Estimado <BusinessOpportunity.Owner>
La

siguiente

oportunidad

de

negocio

requiere

de

su

revisin:

Cliente:<BusinessOpportunity.Customer.Nombre>
Tema:<BusinessOpportunity.Topic>
Descripcin:<BusinessOpportunity.Descripcin>
Fecha estimada de cierre:<BusinessOpportunity.EstCloseDate>
Haga clic aqu para acceder al caso.
Cordialmente
Administrador del CRM

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Acciones
Tipo

Descripcin

Al entrar

Crear Correo Electrnico: Esta regla

genera el correo electrnico que se
enviar en esta actividad.

Habilitar Acciones
Esta compuerta basada en eventos habilita dos caminos. El primer camino gua el
proceso al evento Actualizar Oportunidad para permitir al usuario la actualizacin
de la informacin de la misma. El segundo camino habilita el evento de Cerrar
Oportunidad. Cualquiera de los caminos que sea ejecutado primero, cancelar el
otro.

Actualizar Oportunidad
Descripcin
Esta es la actividad ms importante del proceso. Aqu, el dueo de la oportunidad
puede actualizar y gestionar su oportunidad. Se pueden ejecutar diferentes
acciones en este evento:

Actualizar la informacin general: El usuario puede modificar cualquier

informacin relacionada a la oportunidad, como es, la fecha estimada de
cierre , los ingresos potenciales producto de las negociaciones, informacin
del Cliente, informacin del Partner, etc.

Actualizar etapa de venta: El valor de este atributo se actualiza con frecuencia

ya que refleja la evolucin de la oportunidad, e influye en la proyeccin de
ventas y dems reportes.

Crear tarea: El usuario puede configurar tareas como correos electrnicos,

llamadas, envo de fax, entre otros. Cada tarea requiere una descripcin de
lo que se debe realizar as como la fecha y hora en que se debe ejecutar. El
dueo puede decidir si desea recibir un recordatorio de esta tarea tiempo
antes de su ejecucin o no.

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Crear notas: Notas acerca de la oportunidad pueden ser ingresadas en la

forma de la actividad. Estas notas son texto abierto para que el dueo de la
oportunidad escriba lo que sea relevante para la misma. Bizagi guardara la
fecha, hora y persona que escribi cada nota, de manera que si la
oportunidad se reasigna, se tenga un historial de lo que ha sucedido.

Reasignar la Oportunidad: El usuario puede reasignar la oportunidad a otra

persona si lo considera necesario, simplemente debe seleccionar el nuevo
dueo de la lista de personas disponibles.
La reasignacin es principalmente utilizada para trasferir la oportunidad del
rea de marketing al rea de ventas cuando se ha alcanzado una etapa de
venta avanzada. Si se selecciona un nuevo dueo, una notificacin se le
enviar para informar su asignacin.

Cerrar la oportunidad: En esta actividad el dueo de la oportunidad puede

cerrar el caso. De acuerdo a su desarrollo y resultado de las negociaciones
con el cliente, la oportunidad puede cerrarse como:

Ganada: Significa que la oportunidad ha concluido exitosamente. El valor

real del negocio debe ser ingresado.

Perdida: Se selecciona cuando la oportunidad no concluy como un

negocio concretado. Las razones de prdida se deben ingresar. Si la
oportunidad se perdi frente a un competidor, ste se puede seleccionar
de registros los existentes o crear uno nuevo. Esta informacin es de gran
valor para generar reportes y evaluar las causas de prdida de
oportunidades.

Ejecutantes
Agente de Marketing, Agente de Ventas
Asignaciones
Condicin

Descripcin

Siempre

El evento es asignado al dueo de la

oportunidad.

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Formas
Nombre: Forma de actualizacin de la oportunidad.
Descripcin: Esta forma es usada para actualizar la informacin relacionada
a la oportunidad de negocio.
Prototipo:

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Nombre: Pestaa de cierre de oportunidad

Descripcin: Esta forma se utiliza para ingresar la informacin relacionada al
cierre de la oportunidad.
Prototipo:

Acciones
Tipo

Descripcin

Al guarder

Actualizar tarea: Esta expresin identifica

s el usuario cambi el estado de alguna
tarea para reprogramarlas o finalizarlas
de acuerdo con el estado actual de las
mismas.
Agregar Contacto: Relaciona los
contactos seleccionados de Cliente y
Partner a los contactos asociados a la
oportunidad.
Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el
ingreso producto de la probabilidad
asociada

al

estado

actual

de

la

oportunidad y el ingreso estimado de la

misma.
Ingreso

Convertido:

Convierte

los

ingresos estimados a la moneda local.

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Al salir

Reasignacin de oportunidad: Esta regla

se

utiliza

para

identificar

la

oportunidad fue reasignada.

Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el
ingreso producto de la probabilidad
asociada al estado actual de la
oportunidad y el ingreso estimad de la
misma.
Ingreso

Convertido:

Convierte

los

ingresos estimados a la moneda local.

Actualizar Etapa: Esta expresin actualiza
la etapa de la oportunidad de acuerdo al
tipo de cierre (Como Ganada o Perdida)

Habilitar programacin de tareas

Descripcin
Esta compuerta habilita dos caminos paralelos. El primer camino vuelve a habilitar
el evento Actualizar Oportunidad al dueo actual de la oportunidad. El segundo
camino habilita el subproceso mltiple Programar tareas.

Programar Tareas
Descripcin
Este subproceso mltiple es habilitado cada vez que se configura una tarea en el
evento Actualizar Oportunidad. Se utiliza para gestionar el envo de recordatorios
de ejecucin de las actividades al dueo de la oportunidad en las fechas definidas.
Tipo de Ciclo
Multi-Instance
Orden MI
Paralelo
Condicin del Flujo
Todos

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Oportunidad Reasignada?
Descripcin
Esta compuerta evala si la oportunidad fue reasignada.

Si: Una notificacin se enva al nuevo dueo de la oportunidad.

No: El evento Actualizar oportunidad es habilitada de Nuevo al dueo

actual de la oportunidad.

Notificar Asignacin
Descripcin
Un correo electrnico es enviado al Nuevo dueo de la oportunidad para notificar
su asignacin.
Script
Estimador <BusinessOpportunity.Owner>
La siguiente oportunidad de negocio le ha sido asignada:
Cliente :<BusinessOpportunity.Customer.Nombre>
Tema:<BusinessOpportunity.Topic>
Descripcin:<BusinessOpportunity.Descripcin>
Fecha estimada de cierre:<BusinessOpportunity.EstCloseDate>
Haga clic aqu para acceder al caso.
Cordialmente
Administrador del CRM

Acciones
Tipo

Descripcin

Al entrar

Crear Correo Electrnico: Esta regla

genera el correo electrnico que se
enviar en sta actividad.

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Cerrar Oportunidad?
Descripcin
Esta compuerta evala si el dueo de la oportunidad confirm el cierre del caso

Si: El caso se cierra

No: El evento Actualizar Oportunidad se habilita de nuevo.

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Programar Tareas

Descripcin
Este subproceso mltiple es habilitado cada vez que se configura una tarea en el
evento Actualizar Oportunidad. Se utiliza para gestionar el envo de recordatorios
de ejecucin de las actividades al dueo de la oportunidad en las fechas definidas.

Elementos del Proceso

Habilitar Acciones
Esta compuerta habilita 3 eventos. El primer evento es un temporizador que espera
hasta que se cumpla la fecha de vencimiento de la tarea, para enviar un
recordatorio. El segundo evento, se utiliza para reprogramar el recordatorio de la
tarea en caso de que el dueo de la oportunidad haya cambiado su fecha de
vencimiento, El tercero, permite al dueo de la oportunidad finalizar la tarea.
Cualquiera de los caminos que sea ejecutado primero, cancelar los dems.

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Reprogramar Tareas
Descripcin
Este evento se habilita para permitir la reasignacin de la fecha en la cual el
recordatorio de la ejecucin de la tarea ser enviado.
Asignaciones
Condicin

Descripcin

Siempre

El evento se asigna al administrador de

bizagi.

Esperar Fecha de Alerta

Descripcin
Este temporizador espera a que se cumpla la fecha de vencimiento de la tarea, para
habilitar la siguiente actividad, que enviar un recordatorio al dueo de la
oportunidad, acerca de la ejecucin de la misma.
Acciones
Tipo

Descripcin

Al entrar

Duracin: Esta expresin establece la

duracin del temporizador. La fecha de
vencimiento de la tarea ingresada en la
forma de configuracin de tareas se
establece como la fecha estimada de
solucin de ste evento.

Enviar Recordatorio
Descripcin
Un correo electrnico es enviado al dueo de la oportunidad para recordarle acerca
de la ejecucin del a tarea configurada.

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Script
Estimado <BusinessOpportunity.Owner>
La siguiente tarea se debe realizar:
Tipo of tarea:<BusinessOpportunity.TaskType>
Asunto:<BusinessOpportunity.Task.Subject>
Descripcin:<BusinessOpportunity.Task.Description>
Vencimiento:<BusinessOpportunity.Task.Due>
Haga clic aqu para acceder al caso.
Cordialmente
Administrador del CRM

Finalizar Tarea
Descripcin
Este evento se habilita para permitir al usuario la finalizacin de la tarea, en
cualquier momento.
Asignaciones
Condicin

Descripcin

Siempre

El evento se asigna al administrador de

bizagi.

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Ejecutantes
Agente de Marketing (Role)
Persona que identifica y califica oportunidades de negocio.
Agente de Ventas (Role)
Persona que negocia y concluye oportunidades de negocio.

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