MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INVENTARIOS Y DEPOSITOS

Cdigo
MP-SOP

Edicin
2.009

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Edicin
12/10/09

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Administrativo

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA
INVENTARIOS Y DEPOSITO

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II- INDICE
CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA N

I- TITULO

II- INDICE.

III- ALCANCE

IV- OBJETIVO DEL MANUAL.

V- POLITICAS

VI- RESPONSABLES.

VII- PROCEDIMIENTOS

4-9

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS.

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS.

X- GLOSARIO DE TERMINOS.

10

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA

11-12

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IIIIII- ALCANCE
El presente manual comprende procedimientos relacionados a inventarios de productos, donde se
concentra actividades de manejo de los recursos como insumos, herramientas y dems elementos
de trabajo de los diversos departamentos responsables de manejar stock de bienes.

IVIV- OBJETIVO
Lograr procedimientos prcticos para el registro oportuno, seguro y correcto de los movimientos
que existen entre los depsitos.

V- RESPONSABLES

Encargado de Compras
Encargado de Deposito
Jefes de Departamentos
Jefe de administracin y finanzas
Director Administrativo

VIVI- POLITICAS ACERCA DE INVENTARIOS

1.
Todos los inventarios se realizaran con un corte operacional u administrativo
dependiendo del tipo de inventario a ser realizado, y podr durar entre 24 (veinticuatro horas) a
48 (cuarenta y ocho) horas.
Los jefes de departamentos coordinaran la realizacin del inventario y asignaran a las
2.
personas quienes ejecutaran la tarea, para ello, debern comunicar a la Direccin dependiente los
das de trabajo previstos, el alcance y quienes lo realizaran.
3.
Al termino del inventario se comunicara por memo o nota el resultado obtenido, con el
conteo fsico y su posterior conciliacin con el ultimo reportado, si existiesen diferencias evaluar
las causas y justificarlas.
4.
Los resultados obtenidos debern constar en documentos y firmados por los ejecutores y
responsables de rea, a fin de ajustar las cantidades en el sistema informtico.
5.
Los inventarios deben realizarse trimestralmente en todos los casos, y en el caso de
produccin en forma mensual en fechas que sern fijadas por cada jefatura.
Se clasifican los tipos de inventarios por sector y se detalla a continuacin:
6.

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En Soporte: Todos los que se encuentran en depsito central que son: Herramientas,
implementos, insumos, fertilizantes, maquinarias, vehculos y dems utilizados en el campo.

En Ventas: Todos los que se encuentran en ventas vivero y sucursales, que son plantas, planteras,
soporte de planteras y dems artculos para la venta. Tambin habr un stock destinado a
Jardinera, herramientas, y equipos de trabajo.
En Produccin: Todos los insumos, productos en proceso, y productos terminados. Tambin
habr un deposito de herramientas menores y mayores para uso en Produccin.
En Administracin: Los muebles y equipos de oficina. Tambin tendrn a su cargo el
almacenamiento de los tiles de oficina.

VII
VII- PROCEDIMIENTOS
7.1.1- INVENTARIOS DE HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOS
1Queda establecido que el Jefe de Soporte deber realizar un corte administrativo, a fin de
desplazarse hasta los sectores en donde la empresa esta ejecutando proyectos y deber realizar un
inventario general de todas las herramientas menores y mayores existentes como asi tambin de las
maquinarias e implementos utilizados para el trabajo diario y verificar las condiciones en que se
encuentran los mismos.
Elaborar una planilla donde se cargaran los detalles de los items, identificando su estado
2actual, (excelente, regular, malo), de esta manera se clasificara y en caso de que hayan casos
extremos en donde el tem evaluado ya no sea apta para el normal y seguro trabajo, se deber
excluir o darle de baja, a travs de un acta o planilla de movimiento de bienes. (ver con
contabilidad)
3En caso de dar de baja al tem, se registra en dicha planilla, con las justificaciones
correspondientes, se retira la herramienta con la constancia y firma de los responsables del rea, y
se comunica al Director Administrativo y al Departamento de Contabilidad para la baja oficial.
4Al realizar dicho inventario deber asignarle un cdigo a fin de identificar dicho
instrumento de trabajo.


Herramientas Menores
Menores: Todas aquellas que tienen un valor
estimado menor a Gs. 500.000.


Herramientas Mayores:
Mayores Todas aquellas que tienen un valor
estimado mayor a Gs. 500.000


Tractores


Implementos
5El Cdigo asignado a todos los bienes a ser inventariados se deber solicitar al
Responsable del area de informtica a fin de facilitar la descripcin de los bienes con sus cdigos
respectivos.

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6Una vez asignadas las numeraciones y realizado el conteo, se cargara en un formulario y

ser entregado al Responsable del rea, quien firmara conformidad.
7En caso de que se desplace herramientas de un sector al otro, el jefe de sector deber
realizarlo por escrito y hacer firmar a la otra parte que recibe, y llevara el control de entrada y
salida del mismo.
Dichos movimientos de herramientas que pudieran existir se debe comunicar va mail o
8memo interno al Jefe de Soporte.
9El control de inventarios se llevara a cabo en forma permanente con cortes trimensuales
al ltimo da hbil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en los
presentes procedimientos.
10El Jefe de Soporte, entregara al encargado de deposito las informaciones recabadas en
forma escrita a fin de que realice la carga en el sistema informtico y de esta manera llevara un
registro sistemtico del movimiento de bienes, herramientas y productos de su deposito.
7.2.2- ENTRADA,
ENTRADA, SALIDA Y CONTROL DE INSUMOS Y PRODUCTOS EN
EN
DEPOSITO CENTRAL
7.21.21- SALIDA AL STOCK DEL DEPSITO
1El solicitante, deber consultar con el encargado del deposito en forma verbal si el bien
solicitado se dispone en stock, y si es factible, el solicitante debe llenar una ORDEN DE
PEDIDO,
PEDIDO (Cada sector debe contar con un talonario numerado y en duplicado), original
deposito, duplicado para el solicitante, el jefe del sector solicitante debe firmar para su
autorizacin correspondiente y remitir al Encargado de depsito la OP (original), debiendo
hacer firmar el duplicado al encargado de deposito quien recibe el pedido, y quedarse con el
archivo del duplicado.
2El Encargado de depsito deber revisar si existe en stock los tems solicitados, si
disponen de los mismos, entregara al solicitante registrando en la OP la salida del tem previendo
firma de conformidad y quedara con el archivo del original a fin de respaldar salidas de su stock.
7.22.22- ENTRADA AL STOCK DEL DEPSITO
1- Se genera el ingreso a travs de las compras realizas, donde el Encargado de Compras al
efectuar la compra, remite al Encargado de Deposito la Copia de la Orden de Compra. Cuando
llegue el producto debera verificar el contenido de la factura recibida del proveedor coincida con
la cantidad fsica de mercaderas recibidas de acuerdo a la OC y confirmando la informacin,
ingresara en su planilla de inventarios,
inventarios este deber firmar atrs de la factura una vez que cargue al
stock y remitir a Compras la factura original. Deposito deber quedarse con la copia de la OC
para mantener un archivo de documentos respaldatorios a sus ingresos.

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2- En caso de transferencias de stock, por ejemplo se transfiere herramientas del campo y se

devuelve al deposito, el jefe de sector quien remite, deber hacerlo atravs de una nota de
remisin, (en duplicado), original para quien recibe, duplicado para quien remite, con las firmas
respectivas de quien ha emitido y quien ha recepcionado.
7.23.23- CONTROL DE INVENTARIO
a.
De acuerdo a los registros realizados en el sistema informtico o en la planilla excel,
una vez al mes el encargado de depsito realizara la conciliacin generando un reporte mensual de
las cantidades por tems del sistema, y las cantidades fsicas existentes en su stock.
b.
El Jefe de Soporte deber efectuar un control trimestral del inventario en base a las
documentaciones respaldatorias que son entradas y salidas, mediante Orden de Pedido y Orden
de Compra. Estos documentos quedaran archivado en Deposito para respaldar los movimientos
existentes.
c.
En caso de que existieran diferencias entre las cantidades emitidas por el sistema y las
fsicas se deber emitir un informe al Director Administrativo acerca del motivo o las
justificaciones correspondientes a fin de realizar los ajustes reales.
7.3STOCK
CK
.3- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STO
EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS
7.31.31- INGRESO DE STOCK
aORDEN DE RETIRO INTERNA(Cdigo:21):
INTERNA(Cdigo:21) Se especifica las cantidades y variedades
de plantas en general(flores, eucalyptus, bordes, plantas nativas, plantas ornamentales, etc.) o
pastos que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto. de Produccin o del vivero
Santa Ana. El vendedor especifica en este documento la fecha, las variedades, cantidades, el sector
de produccin de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector, presenta a la
gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego al jefe del sector de produccin
para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado.
Este documento tiene dos vas
vas originales puesto que las dos estn en la misma hoja y se completa
primero la parte de arriba en manuscrito y posteriormente abajo dem, la va de la parte superior y
la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector, posteriormente el vendedor
entrega al jefe de sector una de las vas y la otra presenta al dpto. de Ventas para que la cajera
cargue en su stock del sistema y archive.
bENTRADA DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS(Codigo:21):
MANUFACTURADOS(Codigo:21) En este
documento se especifican las cantidades y variedades productos manufacturados (planteras,
pedestales, productos artesanales, etc.) que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto.
de Carpintera o Herrera. El vendedor especifica en este documento la fecha, el producto, las
cantidades, el sector de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector,
presenta a la gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego presenta al jefe del
sector para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado.
6

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Este documento tiene dos vas originales.

originales. Una queda con el encargado del sector que est bajo la
supervisin del Jefe de Soporte (Ej. Herrera o Carpintera) y la otra va queda en Dpto. de
Ventas.
cCOMPRAS LOCALES(Codigo:3) y COMPRAS DE IMPORTACIN(Codigo:8):
Orden utilizada para dar entrada de productos al stock por compra de proveedores
locales(ubicados dentro del territorio paraguayo) o importados(proveedores del extranjero),
siguiendo los procedimientos generales de una compra.
6.336.33- EGRESOS DE STOCK:
aVentas al Contado o Crdito: Se da de baja uno o varios productos por ventas directas a
clientes externos, emitiendo factura legal Contado(a travs de una nota de pedido enumerada que
elaboran los vendedores)o Crdito va sistema(F. Crdito: solo para clientes antiguos o clientes
internos, con un plazo mximo de 30das).
b- Orden de Baja de Stock(Cdigo: 24): Es la orden utilizada para dar de baja del stock uno o
varios productos por diferentes tipos de motivos, como por ej.: 1) PERDIDAS(Cdigo: 24): son
las bajas del stock por descomposicin total de los productos a consecuencia de factores como
agentes naturales, o por utilizacin de algunas variedades para el hermoseamiento de la empresa.
2) SALIDA DE COMPONENTE POR MONTAJE (Cdigo: 18): son las bajas del stock por
envi de los productos al sector de produccin para su recuperacin por alguna descomposicin
parcial de las variedades, que normalmente si se detecta a tiempo se podr recuperar totalmente
esa variedad para evitar llegar a las Perdidas. 3) SALIDA DE MATERIA PRIMA PARA
PRODUCCIN (Cdigo: ): son las bajas del stock por envos de los productos al sector de
produccin, con el fin de multiplicar de estas bajas ms cantidades de la misma variedad.
Observacin: El tiempo de descomposicin no tiene una fecha especfica, porque est
est
directamente relacionado al clima, normalmente cuando se presentan das seguidos de lluvia, o
heladas, o el ataque repentina de algn insecto u hongos, etc.
Los vendedores son responsables de informar al Gerente de Ventas quien verifica para
posteriormente
nte dar firma de conformidad en la Orden de Baja de stock.
posteriorme
cOrden de Retiro de Jardinera(Cdigo: 25): es la orden utilizada para dar de baja del stock
uno o varios productos destinados al servicio de jardinera, la cual es facturada por la Jefa de
Administracin y Finanzas, quedando la unica via original para el archivo del Sector Ventas.
dTransferencia de Vivero: es un documento nombrado como Remisin, la cual se utiliza
cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Cdigo N3) al vivero Suc.
Campo 9 Cdigo N2.

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Este documento tiene dos vas, una queda en el Dpto. de ventas y otro con la encargada de la Suc.
Campo 9 . El pedido realiza la Encargada de la Sucursal va telefnica o algunas veces enviando
va fax, y mas adelante va mail. La firma autorizadora de esta Remisin esta a cargo del Jefe de
Ventas,
Ventas, se remiten con el pedido dos vas firmadas por el mismo la cual una via quedara
quedara para el
control de la Encargada de la Sucursal qui
quien recibe y la otra regresa al Dpto.
Dpto. de ventas con la
firma de su recepcin dando conformidad de las cantidades y calidades de los productos.
LOS TIPOS DE PRODUCTOS SON: (Obs. Todos los productos son codificados por
variedad)
1.

Plantas Ornamentales

2.

Plantas Exticas

3.

Flores de Produccin en el vivero y de importacin.

4.

Planteras sin planta o planteras trabajadas con plantas

5.

Pedestales

6.
Productos manufacturados como por ejemplo: pedestales varios, planteras en forma de
tucanos, etc.
7.

Bordes

8.

Plantas frutales

7.4.4- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOCK

EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
7.41.41- SALIDAS DE PRODUCTOS TERMINADOS
1Los encargados de sectores de produccin deben realizar inventario fsico en forma
mensual, donde deben registrar los lotes de produccin, con su correspondiente cantidad,
caracterstica, situacin mediante una planilla pro forma, y remitir al Jefe de Produccin.
2El Jefe de produccin, a travs de DATA ENTRY registra en el sistema informtico
todas las cantidades remitidas por los encargados, a fin de realizar aleatoriamente una verificacin
en cualquiera de sus productos.
3Salida al Stock:
Stock Por VENTAS del Vivero o Remisin al CAMPO donde se solicita
cierta cantidad de plantas, para ello se debe generar una OI, ORDEN DE RETIRO INTERNA
en duplicado y debidamente numerado, donde mencione la cantidad que se requiere, la
caracterstica, fecha, quien solicita, etc. Y la firma y visto bueno del jefe del sector. Una via se

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entrega al Departamento de Produccin y la otra al Jefe de Ventas. Si se remite al campo, el Jefe

de Produccin genera una Nota de Remisin, queda con el duplicado de la Nota debidamente
firmado por quien se encarga del traslado de las plantas, y el Original se remite con la mercadera.
4Desde el momento que las plantas salgan del STOCK de Produccin, se debe
INGRESAR en el STOCK de VENTAS,
VENTAS con la firma de quien recibi las plantas de modo que
haya una TRANSFERENCIA de STOCK, cada sector maneja su propio STOCK de
mercaderas. En el caso del campo se considera una venta, por tanto se da de baja directa del
stock de produccin.
5El Jefe de Produccin debe mantener el archivo de las ORDENES INTERNAS
recepcionadas tanto del vivero y las Notas de remisin en duplicado para l como del campo, a fin
de remitir al DATA ENTRY para su descuento, y as mantener actualizado el stock en el sistema
informtico.

VII
VIII- REGISTRO DE CAMBIOS
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En el Alcance se define el responsable del proceso
Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS

Establecidos en el anexo

Orden de Compra
Orden de Pedido
Orden de Retiro Interno
Transferencia de Vivero (Nota de Remision)
Orden de Baja
Entrada de Productos

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X- GLOSARIO DE TERMINOS
TERMINOS
OP: Orden de Pedido, utilizado por los jefes de departamentos para solicitar insumos, productos
al Deposito o a Compras. Tendta dos vias, el original se queda con quien recibe (Deposito o
Compras) y el duplicado para quien emite. (jefaturas)
OC: Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras
solicitadas por el PM de deposito. Tendr tres vas, original proveedor, y duplicado deposito y
triplicado por talonario para archivo de compras.
OR: Orden de Retiro Interna, Utilizado para retirar productos para la venta, solicitado a
Produccin, Son dos vas originales, las dos estn en la misma hoja, la va de la parte superior y la
inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector. El vendedor entrega al jefe de
sector una de las vas y la otra presenta al Dpto. de Ventas.
EP: Entrada de Productos Manufacturados, Utilizado para dar entrada a productos elaborados
por Soporte, las 2 vas son originales, una queda con el encargado del sector que est bajo la
supervisin del Jefe de Soporte (Ej. Herrera o Carpintera) y la otra va queda en Dpto. de
Ventas.
OB: Orden de Baja de Stock, utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos por
diferentes tipos de motivos, perdidas, o traslados a produccin para reutilizarlos.
TV: Transferencia de Vivero: es un documento de dos vas, uno queda en el Dpto. de Ventas y
otro con el encargado de la sucursal solicitante, tiene la funcin de Nota de Remisin, la cual se
utiliza cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Cdigo N3) al vivero
Suc. Campo 9 Cdigo N2.

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XI- FLUJOGRAMAS
FLUJOGRAMA DE ENTRADA AL STOCK
1

JEFATURAS

DEPOSITO

Compras /Transferencias
2

Verificacin,
Recepcin, y
conformidad

Archivo del Original NR o

Nota de Pedido

Registro de Ingreso al
Stock de Productos

Fin del Proceso

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FLUJOGRAMA DE SALIDA AL STOCK

SECTOR SOLICITANTE

ENCARGADO DEL STOCK

1
Solicitud de Plantas, bienes,
herramientas u otro.
2
Verificacin de
Disponibilidad

Espera

Nota de Remisin u Pedido

Interno

Salida de Productos

Firma en la NR o PI
y conformidad

Fin del Proceso

12