UNIVERSIDAD FERMN TORO

VICERRECTORADO ACADMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN

GESTIN DE ALMACN
Empresas Polar

Autores:
Carmona, Patrizia
V 21.299.541
Garrido, Daniela
V 24.339.614

Cabudare, Septiembre de 2016

Gestin de Almacn

El almacn es una unidad de servicio y soporte en la estructura

orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos
bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de
materiales y productos.
Lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la
organizacin que tena el piso de hormign, es una estructura clave que
provee elementos fsicos y funcionales capaces de incluso generar valor
agregado.
La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin
logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de
un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material
materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e
informacin de los datos generados.
La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea
logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el
abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin
de una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una
organizacin.
El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en
garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de

produccin

requeridos

para

asegurar

los

servicios

de

forma

in

interrumpida y rtmica.
Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen
directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de
ser de la misma.
La base de toda empresa es la compra y venta de bienes o
servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la
misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control
oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un
estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente
que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee
una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta
o actividades productivas.
El almacenaje es el conjunto de actividades que se realizan para
guardar y conservar artculos en condiciones ptimas para su utilizacin
desde que son producidos hasta que son requeridos por el usuario o el
cliente.
Dentro del sistema global del manejo de materiales, el sistema de
almacenaje proporciona las instalaciones, el equipo, el personal, y las
tcnicas necesarias para recibir, almacenar, y embarcar materia prima,
productos en proceso y productos terminados.

Las instalaciones, el equipo y tcnicas de almacenamiento varan

mucho dependiendo de la naturaleza del material que se manejar. Para
disear

un

sistema

de

almacenaje

resolver

los

problemas

correspondientes es necesario tomar en consideracin las caractersticas

del material como su tamao, peso, durabilidad, vida en anaqueles,
tamao del los lotes y aspectos econmicos.
Tambin debe considerarse el control del tamao del inventario y la
ubicacin del mismo, las instrucciones sobre las inspecciones de calidad,
las medidas relativas al surtido y empaque de pedidos.

Si hablamos de las funciones del almacn nos encontramos

con que algunas funciones resultan comunes en cualquier
entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales.

Registro de entradas y salidas del Almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de

inventarios y contabilidad.

Su importancia y objetivos dependen directamente de los

fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma

Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:

Rapidez de entregas.

Fiabilidad.

Reduccin de costes.

Maximizacin de volumen disponible.

Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte.

Generando como beneficios:

Reduccin de tareas administrativas.

Agilidad del desarrollo en el resto de los procesos logsticos.

Mejora de la calidad del producto.

Optimizacin de costes.

Reduccin de tiempos de proceso.

Alto nivel de satisfaccin del cliente.

Mediante el siguiente ejemplo explicaremos la importancia de llevar

una buena gestin de almacenes con una empresa que realiza una
comercializacin de consumo masivo como lo es EMPRESAS POLAR:

Alimentos Polar es una compaa productora y distribuidora de

alimentos en Venezuela. Posee marcas lderes en el mercado venezolano y
que son base en la dieta de la poblacin.
La actividad cotidiana de Empresas Polar es producir, distribuir y
ofertar marcas de alimentos y bebidas que satisfagan las necesidades y
expectativas de los consumidores, con la mejor calidad y la mejor relacin
precio-valor.

Su gestin de almacn empieza de la siguiente manera:

1) Recepcin de Materias Primas / Empaques

La cadena comienza con la recepcin de Materias Primas (MP) y/o

Materiales de Empaque (ME) en los almacenes. Se cuentan con dos
grandes almacenes en el centro del pas, en donde se centralizan la
llegada de los materiales, de acuerdo a su naturaleza (MP o ME). A travs
de un requerimiento de Planta se envan las cantidades solicitadas desde
los almacenes hacia los centros productores. Estos almacenes y cada

Planta de Alimentos Polar estn adecuados para el almacenamiento de

acuerdo al tipo de material y a su rotacin.

2) Planificacin de Produccin

Esta etapa de la cadena contempla el anlisis del cruce de la

demanda con los inventarios de MP, ME, Producto Terminado (PT) y la
capacidad de produccin de cada centro para determinar la cantidad a
producir. Se utiliza la plataforma tecnolgica SAP para la generacin de
requerimientos

de

materiales

(MRP)

como

primer

paso

para

la

planificacin de produccin. La planificacin de los materiales o MRP es un

Sistema de Planificacin y Administracin, usualmente asociada con un
software basado en la planeacin de la produccin y el sistema de control
de inventarios usado para los procesos de manufactura gerencial.
Tiene el propsito de que se tengan los materiales requeridos, en el
momento requerido para cumplir con las rdenes de los clientes. El
proceso de MRP genera una lista de rdenes de compra sugeridas, un
reporte de riesgos de material. Programa las adquisiciones a proveedores
en funcin de la produccin programada.
Luego, con la procura de materiales proveniente del MRP y la
demanda proyectada, se ejecuta el optimizador en SAP. Este elemento
determina las cantidades a producir para poder cumplir con la demanda y

las polticas de inventario. La frecuencia de ejecucin es semanal y de all

se determinan las programaciones de produccin.
Partiendo de la planificacin, se generan las rdenes de produccin
y por consiguiente con la fabricacin de los productos terminados. Cada
categora tiene distintas caractersticas por lo que los ciclos de produccin
por material vara dependiendo de la rotacin del producto y las
caractersticas del mismo.

3) Almacenamiento en Planta

Una vez elaborado los PT, pasan al almacn de Planta de donde

partirn hacia las sucursales de Alimentos Polar ubicadas a lo largo del
pas.
Los almacenes de Planta estn diseados para acopiar una cantidad
definida por un Modelo de Inventario (estrategia que determina las
posiciones requeridas por tipo de almacenamiento en un almacn para el
ptimo funcionamiento logstico de la instalacin y que pueda cumplir con
la demanda).
La estrategia de inventario es la FIFO (first in, first out), es decir
que se almacena de tal forma que se pueda cumplir con este requisito.
Esta estrategia permite ubicar los productos de tal forma que lo que se
carguen en los vehculos sea desde lo ms antiguo hasta lo ms reciente

en llegar.
Estando el producto en el almacn, comienza la etapa de
distribucin primaria, es decir, es el movimiento del producto desde los
almacenes de Planta hacia las sucursales de Alimentos.

4) Distribucin Primaria

A travs de un proceso de planificacin de la demanda, se

determinan las cantidades necesarias para satisfacer la demanda por
localidad. A partir de ese nmero, comienza la distribucin de productos
para lograr cubrir con la demanda requerida.
Con los productos en el almacn de Planta, el planificador de
distribucin determina las cantidades, los destinos y asigna el tipo de
transporte con el que debe movilizarse el producto para llegar a la
sucursal destino en el momento indicado y al menor costo posible, a
travs de una plataforma de SAP encargada de la planificacin de
transporte.
La distribucin primaria contempla la movilizacin desde Planta
hacia Sucursal. Existen sucursales cuyo volumen movilizado es muy bajo,
por lo que camiones enviados desde Planta implican un sobre
dimensionamiento de la instalacin.
En este caso se tiene un Centro de Distribucin en el Estado Aragua

en donde se concentra un gran volumen de productos que pueden ser

despachados hacia las sucursales ms pequeas. Este transporte tambin
se considera como primario.

5) Almacenamiento en Sucursales

Las sucursales son las instalaciones en donde ocurren las

recepciones de los productos terminados que provienen de Planta o del
Centro de Distribucin (dependiendo del caso) y donde se despachan a los
clientes finales. Estos centros estn diseados para recibir los volmenes
requeridos para satisfacer la demanda y estn distribuidos por tipo de
almacenamiento (piso o rack). Tambin se utiliza la estrategia de
inventario FIFO y se moviliza de tal forma que se cumpla con este
requisito.

6) Servicio al Cliente

Es la etapa de la cadena de suministros de Alimentos en dnde se

gestiona el movimiento de los productos dentro de los almacenes, tanto
de carga como de descarga de vehculos.
En las sucursales se concentran el personal de Servicio al Cliente
(SAC) y Distribucin quienes son los encargados de procesar los pedidos

de los clientes y crear las rutas para distribuirlos respectivamente.

El personal SAC evala los niveles de inventario para verificar si es
posible el despacho de lo solicitado por el cliente, luego procesa el pedido
y preparan las cantidades para ser montadas en los camiones.
Todas estas actividades son realizadas a travs de SAP y lo que se
busca con esto es satisfacer las necesidades de los clientes a un menor
costo, mediante la optimizacin tanto las capacidades de los vehculos
como de las rutas de despacho.
En esta etapa puede ocurrir el proceso de picking, es decir, el
personal del almacn pica una caja y la separa en unidades para cubrir
un requerimiento de poco volumen que solicit un cliente. De all que las
modalidades de entrega pueden ser en cajas o unidades.

7) Distribucin Secundaria

Es la movilizacin de producto desde la sucursal hasta el cliente

final. Frecuentemente se utilizan camiones de menor capacidad que
pueden cargar varios pedidos de clientes.
Una vez preparados los pedidos por el personal del almacn, se
procede a cargarlos en los camiones para que pasen a recorrer la ruta
diseada por distribucin para la entrega.
Dependiendo de la modalidad de venta, los clientes son atendidos

en Cajas o en Unidades. El vehculo vendr cargado de acuerdo a los tipos

de cliente que se atender en esa ruta y se buscar utilizar la capacidad
completa del camin para reducir el costo del viaje.

En resumen, estos son los pasos de la cadena de suministros de

Alimentos Polar. Una compleja combinacin de eslabones que lo que
busca es satisfacer la necesidad de cada cliente en cantidad y en
momento indicado al menor costo posible.
Se puede concluir que la empresa Alimentos Polar de Venezuela
posee una eficiente gestin de almacn y cadena de suministros que la ha
llevado a ubicarle en los primeros puestos del mercado nacional.
El buen desarrollo de una logstica que integre cada una de las
funciones de los diferentes cargos y reas que se ejecutan dentro de la
empresa, hace que su nivel de produccin sea ptimo y de gran calidad,
ubicando a dicha empresa entre las ms grandes productores de
alimentos en todo el pas.
Mediante la ejecucin de este trabajo se demuestra que es de suma
importancia, porque el xito de cualquier empresa se encuentra en el
buen desempeo de su cadena de suministros y en su gestin de
almacn; que el desarrollo ptimo de todos los procesos que la integran
puede llegar a posicionarla en los primeros lugares de produccin y ventas
dentro su rea.