1. QUE SON LOS DOCUMENTOS MERCANTIES?

Los documentos mercantiles son los ttulos, efectos letras de cambio y pagares,
recibos, facturas, notas de dbito y crdito planillas de sueldos notas de
remisin notas o vales de salida de mercaderas informes de consumo de
materiales, etc.
Relativos a las operaciones mercantiles que sirven para legitimar el ejercicio de
derecho literal y autnomo consignado en el mismo.
2. INDIQUE LOS OBJETIVOS DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES
Lograr un control interno adecuado de todas las transacciones comerciales
respaldando la documentacin sustentatoria y suficiente de los recursos
generados y los desembolsos de efectivo para la compra de bienes y servicios
y para gastos operativos.
Estos documentos son utilizados para respaldar los pagos recibidos de los
clientes de la empresa y como justificantes de los desembolsos de dinero por
adquisicin de bienes y servicios los mismos usualmente se adjuntan como
documentos sustentatorio a los comprobantes de contabilidad (comprobantes
de ingresos y egresos y diario) de una empresa unipersonal o conformada por
sociedad.
3. INDIQUE LOS ASPECTOS
MERCANTILES.

FORMALES

DE

LOS

DOCUMENTOS

Teniendo en cuenta que la contabilidad debe cumplir la funcin de control de

una empresa es indispensable q toda transaccin est respaldada con
documentacin pertinente y suficiente para su posterior verificacin y/o
revisin esto por.
Actuar como elemento de entrada de informacin de la empresa
Permite en caso necesario la prueba de la existencia de determinada
transacciones y de las condiciones inherentes a la misma como ser:
Controversia con terceros
Requerimiento del estado a travs del servicio nacional de impuestos
internos contralora general de la repblica y otras entidades a afectos
de fiscalizar en material tributaria de control de precios la correcta
administracin de los recursos del estado

DOCUMENTOS MERCANTILES
1. LETRA DE CAMBIO
Es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurdica
a otra exigiendo para que esta efectu el pago a la vista, a una fecha futura fija
o determinable, de una determinada cantidad de dinero en pago de un valor
que el girado ha recibido del girador.
La suma del dinero debe ser determinada; la ley prohbe que en la letra de
cambio figure estipulacin de intereses o clausula penal (lo que s es posible en
el pagare)

2. EL PAGARE
Es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable
(cuando reconoce inters) de dinero es un momento determinado y firmada por
la persona o las personas que acuerdan efectuar el pago
Por tanto es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser
elevado a instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas y rubricas
antes o despus de la transaccin
A diferencia de la letra de cambio, el pagare:

Puede incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales

No puede ser girado a la vista, sino a das o meses, fechas y a fecha fija

Los pagars pueden ser:

Simples o a sola firma: cuando el pagare est firmado solamente por el

deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la fecha de
vencimiento
Con garanta personal: cuando existe la garanta de otra persona quien
en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la
obligaciones la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por
parte de deudor
Con garanta hipotecaria: se presenta este caso cuando existe una
garanta hipotecaria como un bien inmueble; en este caso el acreedor
puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crdito si
no fue satisfecha la obligacin en la fecha de vencimiento
Mixto: es cuando existe la combinacin de las garantas mencionadas,
as por ejemplo el crdito se otorgue con garanta personal y prendaria

3. EL CHEQUE
Es una orden de pago de una determinada suma de dinero a la vista, porque
debe ser pagado contra presentacin de cheques en cajas del banco y que
permite al liberador (cuentacorrentista)
Del mismo retira en su nombre en el del tercero en forma parcial o total de
todos los fondos depositados en poder del librado (banco).

4. EL RECIBO
Es un documento que una persona emite en favor de otra en razn, de haber
recibido una cierta cantidad de dinero, mercadera o efectos comerciales,
especificado la fecha de giro y el motivo. Existen varios tipos de recibos, entre
las ms importantes tenemos los recibos de:

RECIBO DE CAJA DE INGRESO: es un documento que se emiten para

respaldar la reseccin de efectivo o cheque por ventas al contado,
cobranzas a cliente y otros deudores
RECIBO DE CAJA EGRESO: es un documento que respalda el desembolso
de efectivo por compra de bienes y servicios al contado y/o pago de
deudas a la empresa
RECIBO DE ALQUILER: estos deben ser extendidos en forma obligatoria
por el dueo de casa, por el dinero que recibe del inquilino. El recibo de
alquiler es equivalente a la factura, por tanto genera el impuesto al valor
agregado (IVA) e impuesto a las transacciones
RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE: ES UN DOCUMENTO QUE
FIRMA Y SELLA UNA ENTIDAD FINANCIERA, como constancia de haber
recibido una determinada cantidad de dinero en moneda nacional o
extranjera para abonar en cuenta corriente de la empresa; estos fondos
son de libre disponibilidad del depositante quien puede retirar de forma
parcial o total mediante el giro de cheques.
RECIBO DE DEPOSITO EN GARANTIA: es un documento que emite el
banco como constancia de haber recibido valore, ttulos de propiedad,
etc. Como garanta de un prstamo otorgado; de modo que, la
devolucin se efectuara una vez satisfecha la deuda tanto en la capital
como intereses de vengados hasta la fecha de vencimiento

RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA: Es el documento que el banco o

depositario otorga como constancia de haber recibido valore, joyas,
documentos y otros, las que sern devueltas al termino del tiempo
establecido previo pago de una comisin
Recibo en depsito judicial: es la constancia del depsito que se efecta
en una entidad financiera por orden del juez. Para su retiro se requiere el
endoso de la misma autoridad

5. LA FACTURA
Es el documento o constancia escrita que otorga un vendedor al comprador por
la venta de bienes y servicios, con detalles de los bienes y servicios vendidos,
precios y condiciones.
La factura representa para el adquirente la prueba de propiedad de los efectos
comprados; desde el punto de vista contable, permite registrar en los libros el
motivo del ingreso del efectivo o la constancia de una cuenta a cobrar para el
vendedor; y causa de un desembolso de efectivo o cheque o el importe que
respalda el nacimiento de una obligacin (pasivo), para el comprador; as
mismo, se utiliza para fines estadsticos y para el control del movimiento de las
mercaderas y cuentas a cobrar. En nuestro medio la factura debe reunir una
serie d requisitos para tener la validaz legal.

NOTAS DE CONTAILIDAD
Segn sea el objetivo que persiguen, muestran un aviso comercial respecto a
determinada solicitud, entrega o por efecto de alguna situacin comercial como
aumento o disminucin de deuda.

1. EL VALE
Es el documento que una persona entrega a otra comprometindose a pagar
una cantidad de dinero a la vista o en fecha previamente convenida. El vale
solamente es canjeable cuando se cumple el pago estipulado o, cuando se
entre a cambio otro tipo de bien a satisfaccin del beneficiario.

2. FIANZA BANCARIA
Por el contrato de fianza bancaria, un banco o entidad de crdito debidamente
autorizado, se compromete a garantizar a una persona, frente al acreedor el
cumplimiento de las obligaciones contradas por el fiado, en un contrato de
obra, pago de derechos arancelarios, consecuencias judiciales o
administrativas y otros.

3. BOLETA DE GARANTIA
Es un documento por el cual un banco, debidamente autorizada, se
compromete a garantizar a una persona frente al acreedor el cumplimiento de
las obligaciones contradas por l, hasta un monto de dinero determinado y un
plazo convenido

4. ACCION
Es el titulo valor que representa la inversin de una persona natural o jurdica,
respecto de una organizacin en sociedad annima o en comandita por
acciones; en otras palabras, la accin representa una alcuota parte del capital
de la sociedad emisora de este documento

FORMULARIO PARA EL CONTROL DE EXSTENCIAS

Ya sea de mercaderas o materiales de transformacin en una industria, se
utilizan unas series de documentos que respaldan el manejo transparente de
todas las transacciones desde el pedido de mercaderas, hasta el despacho de
los mismos por el encargado de almacenes

1. NOTA DE PEDIDO O SOLICITUD DE MATERIALES O MERCADERIAS

Es el requerimiento realizado por el departamento de produccin, servicios y
comercializacin, debidamente aprobado por el jefe de produccin o
responsable para la extraccin de materiales y suministros para el proceso de
transformacin, prestacin de servicios o a la venta.

2. SOLICITUD DE COMPRA
Es una orden escrita, enviada generalmente por el jefe de almacenes y en
coordinacin con el jefe de ventas, y produccin para informar al departamento
de compras para la necesidad de mercaderas o materiales, de acuerdo al
pedido de clientes o plan de produccin.
La solicitud de compra se debe preparar en tres ejemplares

Original para el departamento de compras

Copia para el departamento de contabilidad
Copia para el propio departamento (almacenes)

3. SOLICITUD DE COTIZACION
Es un documento que el comerciante productor emite solicitando a distintos
proveedores hacer conocer su oferta respecto al precio, calidad de mercaderas
o materiales y condiciones de pago
Una vez recibida la solicitud de compras el departamento de adquisiciones
verifica la necesidad y emite las solicitudes de cotizaciones a diferentes
proveedores

4. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Una vez recibida las cotizaciones de los proveedores, usualmente se renen la
comisin calificadora y prepara el cuadro comparativo, donde procede a la
eleccin a la mejor oferta en cuanto a calidad, precio y condiciones de pago,
pasa al conocimiento del jefe administrativo financiero o personal autorizado,

para el efecto para la respectiva aprobacin del mencionado cuadro y emite la

orden de compra

5. ORDEN DE COMPRA
Es una solicitud escrita al proveedor por determinada mercancas o materiales
a su precio convenido o de acuerdo a la oferta en la cotizacin, el pedido se
realizara al proveedor que mejores precios, calidad y condiciones otorgue

6. NOTA DE REMISION O NOTA DE ENTREGA O NOTA DE ENTRADA AL

ALMACEN
Es un documento emitido por el vendedor donde se detallan las mercaderas
enviadas al comprador en atencin a la nota de pedido u orden de compra,
sirviendo como justificante a este, de lo que recibi y al proveedor como una

constancia de que la mercadera fue recibida, y aceptada por el cliente quien

suele firmar y devolverle la nota al proveedor o una copia de ella.

7. RESUMEN DE RECEPCION DIARIO - SEMANAL - MENSUAL

El jefe de almacenes debe formular diariamente un resumen de recepcin de

mercaderas y materiales

Original al depto. De contabilidad adjunto las notas de remisin

Copia al departamento de compras para su conocimiento
Copia para el propio departamento de almacenes

TARJETAS DE CONTROL FISICO

1. TARJETA O FICHA DE CONTROL FISICO

El control de existencias en unidades fsicas se suele llevar en la propia bodega

por medio de tarjetas o etiquetas, junto a los productos o mercaderas; en
determinados casos no es aconsejables, pudiendo manejarse en tarjetas
sueltes en almacenes o mediante un sistema computarizado

2. TARJETA DE CONTROL FISICO Y VALORADO

Es una tarjeta donde se controla el movimiento de las cantidades fsicas y el
costo de las existencias en mercaderas o materiales. Este tipo de control es

permanente es efectuado por un departamento de contabilidad en forma

independiente del control fsico que mantiene en almacenes

3. CONOCIMIENTO DE EMBARQUE
Es el documento mediante el cual una compaa transportadora, se
compromete a transportar carga desde un punto de origen a otro de destino,
entregando el objeto transportado en el mismo estado en que fue recibido,
cumpliendo con el plazo estipulado y en el punto de destino. Se utiliza este

documento en las importaciones y exportaciones de bienes capital y consumo

4. DECLARACION DE IMPORTACION
Se realizan a travs del sistema computarizado SIDUNEA++

5. POLIZA DE EXPORTACION
Es el documento mediante el cual se legalizan la salida del pas de bienes de
consumo o de capital y sirve para tramitar la salida de mercaderas de aduana
para su embarque al exterior. Debe contener los siguientes datos
1) Nmero de la pliza, origen: aduana de, agencia despachante y su
nmero de RUC
2) Datos del exportador
3) Datos de documento
4) Datos adicionales
5) Marcas, nmeros o carros cantidad de bultos
6) Descripcin de la mercadera detallada
7) Partida arancelaria
8) Peso en kilos, pesos contenido fino
9) Cotizacin, valor oficial y porcentaje de regalas
10)
En el reverso contiene: seccin de exportaciones, revisiones,
administracin y vistas, seccin caja, liquidacin pago de regalas,

liquidacin

definitiva

firma

del

agente

despachador

TRABAJO PRACTICO
DOCUMENTOS MERCANTILES

MATERIA: CONTABILIDAD
NOMBRE:

JUAN CARLOS GONZALES

DOCENTE: LIC. LISBETH TRUJILLO ESPINOZA

CURSO:1C
AO:2015

COCHABAMBA-BOLIVIA