V ENCONTRO TCNICOS DOS INTEGRANTES DO SISTEMA DE GESTO DE

DOCUMENTOS DE ARQUIVO SIGA, DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL

V SEMINRIO A GESTO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS NA
ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL

A IMPORTNCIA DE PROGRAMAS DE GESTO DE DOCUMENTOS NO

RGOS E ENTIDADES INTEGRANTES DO SIGA
PROF MARIA IZABEL DE OLIVEIRA

Coordenadora - Geral de Gesto de Documentos do Arquivo Nacional

Coordenadora do SIGA
Braslia, 19 de agosto de 2014

Os arquivos e protocolos dos rgos e entidades da

Administrao Pblica Federal APF so regidos na
rea de gesto de documentos pelos seguintes atos
legais:

Constituio Federal, de 5/10/1988;

Lei n 8.159, de 8 /01/1991;

Decreto n 4.073, de 3 /01/2002;

Decreto n 4.915, de 12 /12/2003;

Lei n 12.527, de 18 /11/2011 e regulamentao.

Nos atos legais citados esto presentes

TR

ACESSO. GESTO DE DOCUMENTOS.

POLTICA NACIONAL DE ARQUIVOS. SISTEMA.

POLTICA NACIONAL DE ARQUIVOS POLTICA

PBLICA

CONARQ: definir a poltica nacional de arquivos como

rgo central do SINAR
ARQUIVO NACIONAL: preservao, acesso e
acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos

 2 ART. 216 DA CONSTITUIO FEDERAL

Cabem a Administrao Pblica, na forma da lei, a
gesto documental e as providncias para franquear
sua consulta a quantos dela necessitem.

POLTICA PBLICA NA REA DE ARQUIVOS

Instrumento de ao de Estado e dos
governos

[...] Tem se que acrescentar outro valor s polticas

pblicas [...] a obrigatoriedade das polticas pblicas
estarem diretamente voltadas a realizar os desgnios
constitucionais.
Explique-se melhor: esses programas de ao
governamental tm de estar fundamentados em
direitos previstos, ainda que de forma genrica, na
Constituio.

[ ] o fundamento imediato e forte de justificao das

polticas pblicas o estado social, marcado pela
obrigao de implemento dos direitos fundamentais
positivos, aqueles que exigem uma prestao positiva do
poder pblico [...]

So elementos bsicos da noo de poltica pblica

a busca de metas e objetivos;

a utilizao de instrumentos legais;

a temporalidade, ou seja, o prolongamento no tempo.

As polticas pblicas so conjuntos de programas,

aes e atividades desenvolvidas pelo Estado
diretamente ou indiretamente, com a participao de
entes pblicos e privados, que visam assegurar
determinado direito de cidadania, de forma difusa ou
para determinado segmento social, cultural, tnico
ou econmico.

As polticas pblicas correspondem a direitos

assegurados constitucionalmente ou se afirmam
por parte da sociedade/ou pelos poderes pblicos
enquanto novos direitos das pessoas,comunidades,
coisas ou outros bens materiais ou imateriais.

As polticas pblicas podem ser formuladas

principalmente por iniciativa dos poderes executivos,
ou legislativo, separada ou conjuntamente, a partir de
demandas e propostas da sociedade e seus diversos
segmentos. A participao da sociedade na
formulao, acompanhamento e avaliao das
polticas pblicas em alguns casos assegurada na
prpria lei que as institui.

Planos

estabelecem diretrizes, prioridades e objetivos a

serem alcanados em perodos relativamente longos. So
estabelecidos objetivos e metas a serem alcanados pelos,
governos, pelas instituies ou pela sociedade ao longo do
perodo previsto;
Programas

estabelecem objetivos gerais e especficos

focados em determinado tema, pblico, conjunto
institucional ou rea geogrfica;
Aes

visam o alcance de determinado objetivo pelo

programa
Atividades

conjunto

visa dar concretude ao, rene um

de operaes contnuas e permanentes.

estabelecem objetivos gerais e especficos focados nas aes e

atividades de gesto de documentos para um pblico/setor,
conjunto institucional ou rea geogrfica;

facilitam a identificao dos problemas/questes e os

respectivos segmentos que devem ser alvo de interveno,
devendo seu desempenho ser passvel de aferio com
indicadores coerentes com os objetivos;

so instrumentos de organizao que articulam as aes para

enfrentar os problemas/questes;

nas aes so indicados: o que ser feito e de que maneira, a

base legal, a(s) meta(s) e o(s) produto(s).

Art. 3, da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991

(Lei de Arquivos)
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando sua eliminao ou
recolhimento para a guarda permanente.

 operacionalizada por meio do planejamento, da

organizao, do controle, da coordenao dos
recursos humanos, do espao fsico e dos
equipamentos, com o objetivo de aperfeioar todo o
ciclo documental.

Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a

denominao de Sistema de Gesto de Documentos
de Arquivo - SIGA, as atividades de gesto de
documentos no mbito dos rgos e entidades da
administrao pblica federal.

Define-se um sistema a partir de seu meio-ambiente. A

caracterstica fundamental dos sistemas a retirada
de recursos do ambiente (insumos), seu
processamento e devoluo para o mesmo ambiente,
sob a forma de sadas (produtos). A existncia de
mecanismos de retroalimentao caracteriza os
sistemas cibernticos.

Conjunto de arquivos que, independentemente da

posio que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo articulado na
realizao de objetivos comuns.

FASES DA GESTO DE DOCUMENTOS ( J. RHOADS)

1 FASE PRODUO DE DOCUMENTOS
Elaborao dos documentos em razo da execuo das funes
especficas de um rgo, instituio ou setor. Nesta fase deve-se
otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo
daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,
controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos
recursos da tecnologia da informao

Esta 1 fase compreende os seguintes elementos:

elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia;
controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo;
utilizao de software e computadores .

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio

ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como a
sua guarda aps cessar seu trmite.

Esta 2 fase compreende:

os mtodos de controle relacionados s atividades de
protocolo e as tcnicas especficas de classificao,
organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da
informao;

a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a

implantao de sistemas de arquivo.

Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos

de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais
documentos sero eliminados e quais sero preservados
permanentemente.

NO ESQUECER DOS ATOS LEGAIS

NVEIS DE APLICAO DOS SISTEMAS E SERVIOS DE

GESTO DE DOCUMENTOS

Segundo a Organizao das Naes Unidas para

Educao,Cincia e Cultura - UNESCO, a aplicao de um
programa de gesto de documentos pblicos pode ser
desenvolvida em quatro nveis:

Nvel mnimo
Estabelece que os rgos devem contar, ao menos, com
programa de reteno e eliminao de documentos e estabelecer
procedimentos para recolher instituio arquivstica pblica
aqueles de valor permanente;

Nvel mnimo ampliado

Complementa o primeiro, com a existncia de um ou mais
centros de arquivamento intermedirio;

Nvel intermedirio
Compreende os dois primeiros nveis, bem como a adoo de
programas bsicos de elaborao e gesto de formulrios e
correspondncias e a implantao de sistemas de arquivos e
de recuperao da informao, gesto de correspondncia,
programa de documentos vitais;

Nvel mximo
Inclui todas as atividades j descritas nos trs nveis,
complementadas por gesto de diretrizes administrativas, de
telecomunicaes e o uso de recursos da automao.

Sistemas de gesto de qualidade

(ABNT NBR 9000)

 ... Desde que se comeou a registrar a histria em

documentos, surgiu para o homem o problema de
organiz-lo.

Maria Izabel de Oliveira

Coordenadora - Geral de Gesto de
Documentos do Arquivo Nacional e
Coordenadora do SIGA

izabeloliveira@arquivonacional.gov.br
Tel: (21) 2179-1246
2179-1247
2179-1301