Captulo 9 I Procedimientos y elementos comunes aplicables en el ejercicio de las auditoras . . .

210
Descripcin y uso de la forma nm. 8
Anlisis de observaciones
Funcin. Nombre de la funcin sujeta a auditora.
Observacin. Anotar en la forma ms clara posible la observacin detectada.
Causas. Causa o causas que dan origen a la observacin anterior.
Consecuencias. Efectos de la observacin; deber procurarse que esta consecuencia
sea cuantificable, de ser posible.
Opciones de solucin. Presentar varias opciones de solucin.
Beneficios. Beneficios esperados en cada opcin.
Comentado con, sus comentarios. Anotar el nombre de la persona o personas con quienes se coment la observacin, as como su reaccin o comentarios. Nunca se deber pasar
por alto este punto.
7. EL INFORME DE AUDITORA INTERNA

Sin lugar a dudas, una de las fases ms difciles y determinantes en el trabajo de auditora
interna es la relativa a la elaboracin del informe. Son muchos los factores que inciden en
esta actividad y que el auditor debe tomar en cuenta para concluir con su revisin, ya que es
bien sabido que un informe mal elaborado puede echar por tierra el mejor trabajo de auditora
interna; y sugerencias positivas y necesarias para la entidad auditada pueden no ser aceptadas, en demrito de la calidad profesional del auditor.
A manera de gua u orientacin, en el presente apartado se vern, enunciativamente,
algunos de los factores ms importantes que el auditor debe considerar para la elaboracin
de un buen informe de auditora interna, bien sea en su tipo administrativo, operacional o
financiero.
Estructura
La palabra estructura (del latn struere: disponer, construir) tiene en el idioma espaol la
acepcin de "distribucin ordenada de las partes que componen un todo".13 Por sus aplicaciones ms frecuentes significa idea estructurada de un esqueleto o armazn, base de estabilidad de un edificio; pero tambin, como aqu se pretende, de un texto.
Al ocuparse del tema, la autora Hilda Basulto seala que:
13

Selecciones del Reader's Digest, Gran diccionario enciclopdico ilustrado, tomo V, 26a. ed., Mxico, 1985.

7. El informe de auditoria interna

211
El escrito, como toda obra material humana, es producto de un trabajo de elaboracin
interna y otro de realizacin exterior. Su estructura tiene, pues, una fase no aparente, que se
cumple en la mente del redactor y lo induce a escribir de determinada manera, y otra visible,
materializada en lo escrito.14

De lo anterior se puede asumir que el elaborar un informe de auditora interna infiere

el desarrollo de un proceso natural que es a la vez interno y externo.
a) Estructuracin interna:

Objetivo. Todo lo que el hombre realiza obedece a una finalidad o intencin. Se puede escribir un texto para exhortar, protestar, entretener, ensear, criticar, etc. El primer elemento a identificar cuando se escribe es precisar un objetivo; que para el caso
del informe de auditora interna su objetivo es claro: informar y comunicar resultados.
Destinatario. Definido el propsito del informe referido, el siguiente paso consiste
en identificar al destinatario. Para quin o para quines se escribe? Quin o quines
sern los lectores potenciales del informe? El punto de partida en este proceso es que
el auditor se despoje del "yo", que el informe se prepara para l; y que piense en el
"ustedes", los lectores del informe. El manejo psicolgico de este enfoque bsico
depende en gran medida de que el auditor asuma plena conciencia de que los resultados de su trabajo ataen fundamentalmente a la administracin de la empresa, a los
auditados y a otros eventuales interesados; por tanto, hay que escribir para ellos.
Por otro lado, lo que menos puede esperar un auditor interno es que su informe
sea ledo por la ms alta autoridad de su organizacin; de tal suerte que el informe deba ser preparado precisamente para ese nivel... pero hay que pensar tambin
en los dems niveles jerrquicos y de operacin a los que se entregar un ejemplar
del informe referido.
Por lo general un alto ejecutivo es una persona muy ocupada que debe distribuir
su tiempo de manera ideal para aprovecharlo al mximo; si se le presenta un informe
extenso, cargado de detalles, lo ms seguro es que lo reciba con animadversin (aun
cuando fuere altamente importante para l), por el solo hecho de tener que leer un
buen nmero de cuartillas; tal vez decida leerlo de inmediato... o tal vez decida diferir
la lectura de este informe "hasta que tenga tiempo para hacerlo". Ante estas circunstancias puede perderse algo muy valioso, que es la oportunidad para conocer el contenido del trabajo y la pronta accin a las recomendaciones presentadas por el auditor.
En vista del supuesto anterior, es recomendable que el informe sea con dos presentaciones: una sinptica, de resumen, que sintetice los resultados o hallazgos y
recomendaciones ms importantes producto de la auditora, y otra presentacin detallada con toda la informacin necesaria que d formalidad al trabajo realizado. As,
14

Hilda Basulto, Curso de redaccin dinmica, Trillas, Mxico, 1992.

Captulo 9 I Procedimientos y elementos comunes aplicables en el ejercicio de las auditoras . . .

212

el alto ejecutivo en unos cuantos minutos podr enterarse del resultado general de la
auditora y recurrir en segunda instancia, si le vivamente motivado para ello, a leer
el contenido total del informe. El informe detallado quedar a disposicin de los
dems niveles jerrquicos interesados en el trabajo realizado por el auditor interno,
cuya estructura bsica se presenta ms adelante.
Asunto. Una vez cubierta la referencia concerniente al destinatario, vendr enseguida
el asunto, que es la parte medular del informe. Sobre qu va a escribirse?, evidentemente, sobre los resultados de una auditora: los hallazgos, las observaciones, los
sealamientos, las sugerencias, etc. La definicin del asunto va a facilitar la eleccin
de los elementos, la ordenacin y las formas expresivas ms adecuadas para redactar
el informe.
Seleccin. El paso siguiente es la seleccin. De los papeles de trabajo, en especial de
las cdulas de anlisis de observaciones, que la auditora ha producido cules van a
ser utilizados en la preparacin del informe? Quizs no todos son relevantes. El auditor tiene que discriminar de entre todos sus papeles e informacin recopilada, lo que
realmente interesa mostrar como soporte de los hallazgos y observaciones reportados.
Jerarquizaran. El proceso de estructuracin interna concluye con la jerarquizacin.
Elegido el material a utilizar en la preparacin del informe, cul es su importancia? Al
aplicarle una escala de valoracin, el auditor va a procurar que emerjan y destaquen
en su informe los aspectos fundamentales, y que stos no se vean desplazados u
oscurecidos por cuestiones secundarias. Por ejemplo, salta a la vista que una sugerencia oportuna y razonable para introducir una correccin en alguna etapa del proceso
administrativo es ms importante que las incidencias en materia de cumplimiento del
horario de entrada del personal, cuando son contados los casos de irregularidades,
aun cuando este tema tambin deba ser incluido en el informe.
En conclusin, cuando llega el momento de redactar el informe, el auditor interno debe haber avanzado en algunos de los pasos y elementos descritos. Siempre dar
mejores resultados tener en mente e ir madurando el contenido del informe a medida que se realiza la auditora, que comenzar a pensar en l hasta que se haya concluido.
Si acaso, una revisin ltima del material recopilado permitir afinar la idea general del informe y la disposicin general de sus elementos.
t) Estructuracin externa. La lingista Hilda Basulto propone un esquema de estructuracin
externa que comprende cuatro elementos bsicos: ordenamiento, lenguaje, tono y estilo; esquema perfectamente adaptable para los propsitos de un informe de auditora
interna.
Ordenamiento. El ordenamiento consiste en establecer una secuencia adecuada para
el material que se dispone. Si se tiene en cuenta que todo escrito consta de tres
partes principio, cuerpo y final, el auditor deber determinar el orden correcto

7. El informe de auditora interna

213
del material dentro de su informe, lo cual se facilitar cuando ya existan indicaciones
y modelos al respecto (ver el siguiente apartado).
Lenguaje. El lenguaje es la parte crucial del informe. La seleccin de palabras, frases
y otros signos de expresin adquieren una mayor importancia, porque sin ser el informe de auditora un texto que persiga un propsito esttico o literario, todo mundo est de acuerdo en que su redaccin, desde el punto de vista del lenguaje, debe
ser correcta, clara y precisa, y no estar desprovista de cierta originalidad y elegancia
para aumentar el efecto psicolgico de las palabras.
Tono. El informe de auditora interna no slo contiene datos y cifras, sino tambin
sentimientos e intenciones. Esto implica resolver el problema del tono o modo en
que ser redactado. Ms all de la correccin gramatical y funcional de las palabras, es
necesaria una orientacin determinada del informe que slo se logra con el tono.
Desde el momento mismo en que se registra y documenta un hallazgo u observacin,
deber prevalecer en el auditor una actitud de cortesa y respeto hacia el auditado;
actitud que se extiende hasta el comunicar los resultados de su actuacin, pero sin
que ello implique restar contundencia en sus observaciones y conclusiones, y persuasin en sus sugerencias y recomendaciones. El tono incluye la forma de presentar y
sealar errores y el reconocimiento de esfuerzos aplicados para corregirlos.
Estilo. Finalmente, el estilo se puede definir como la bsqueda de la manera expresiva ms adecuada y conveniente para que un trabajo escrito tenga las condiciones
de fuerza de trasmisin de un mensaje a travs de una buena y eficaz redaccin.
Puede decirse que la bsqueda del estilo a aplicar por un auditor interno en la redaccin de un informe es la bsqueda de s mismo, puesto que el modo particular de
escribir de cada persona es el reflejo de su propia personalidad, educacin, experiencia, madurez, estado anmico y mental. Lo conveniente en este caso es huir de machotes y cartabones rgidos, para que aun respetando lo esencial de una estructura
preexistente, el informe del auditor tenga un enfoque y estilo personal.
c) Estructura bsica. Propuesta. A partir de las condiciones anteriormente sealadas, es posible disear una estructura bsica del informe de auditora interna que cumpla con su
cometido sin que se aleje de las normas institucionales establecidas al respecto.
Por tratarse de un modelo eclctico, la propuesta motivo de este apartado ofrece la
flexibilidad necesaria para aadir o suprimir elementos de acuerdo con las necesidades
concretas del auditor, y a las peculiaridades del trabajo realizado.
La estructura se apoya en las tres partes en que suele dividirse cualquier escrito: principio, cuerpo y final. En cada parte se agrupan, de acuerdo con su naturaleza, y slo a
manera de gua general, los elementos que comnmente aparecen en un tpico informe
de auditora interna:

Capitulo 9 I Procedimientos y elementos comunes aplicables en el ejercicio de las auditoras . . .

214
Principio:
Lugar y fecha de emisin.
Destinatario (responsable de la entidad auditada o a quien se decida o defina para
recibir el informe).
Antecedentes que dieron origen a la intervencin de auditora.
Propsito de la intervencin, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
Alcance de la revisin.
Limitaciones al trabajo, impuestas por el personal auditado o las circunstancias.
Personal asignado en la auditora y tiempo empleado para el desarrollo del trabajo.
Cuerpo:
Hallazgos y observaciones.
Secciones o apartados especiales dedicados a las violaciones a los estndares administrativos o de operacin; mejoras potenciales, segn su naturaleza.
Resumen evaluatorio de correcciones operadas durante la auditora.
Final:
Opinin y conclusiones del auditor.
Comentarios y puntos de vista de los auditados.
Sugerencias y recomendaciones, indicando la fecha lmite para su aplicacin y
compromisos asumidos por los auditados.
Prrafo de cierre; mencionar las facilidades y atenciones brindadas al auditor.
Firma.
Anexos: Documentos, datos o grficas que constituyan evidencia de los hallazgos y
observaciones determinados, y proporcionen soporte a las recomendaciones del auditor. Indizar con un nmero los anexos y cruzarlo con la seccin del informe al que
se contraiga o refiera.

7. El informe de auditora interna

215
Nota: El resumen del informe, destinado a la lectura rpida, deber orientarse hacia
los hallazgos y observaciones ms relevantes, y en las recomendaciones de mejoras
potenciales, que son los aspectos que ms interesa conocer a los ejecutivos.
Por otra parte, y dependiendo de la disponibilidad de recursos, es conveniente aprovechar algunos medios audiovisuales: grabaciones, proyecciones visuales, grficas, diagramas,
etc., para hacer ms fcil y eficaz la comunicacin de resultados, sobre todo cuando el
informe deba ser conocido simultneamente por un considerable nmero de personas.
Es oportuno reiterar que no todas las auditoras se adaptan a un informe rgido, por
lo cual, el esquema propuesto es vlido en la medida que se le vea como una gua general, susceptible de sufrir las modificaciones que el auditor considere oportunas de acuerdo con las particularidades de su revisin.
Redaccin
Redactar significaPow^or escrito los pensamientos o conocimientos previamente ordenados}5 La redaccin consiste en combinar palabras, frases, oraciones y prrafos para expresar ideas previamente elaboradas.
Al elaborar un informe de auditora interna, el auditor debe tomar en cuenta dos aspectos esenciales: fondo y forma. El fondo lo constituyen los elementos, soportes y conclusiones que el auditor utiliza para elaborar el informe. La forma es el modo particular de expresar
los elementos, soportes y conclusiones.
Una de las limitaciones ms severas a que se enfrenta un auditor, en cualquiera de los
tipos de auditora que practique, es su falta de capacitacin y preparacin adecuada en aspectos gramaticales, en especial en redaccin y ortografa. Es impresionante ver en la prctica que trabajos magnficos y profesionalmente bien realizados pierden su calidad y contenido
por la pobre redaccin con que son formulados... y salpicados con faltas de ortografa. Resulta inexplicable reconocer que el resultado final del trabajo de un auditor es por escrito, y sin
embargo, poco se hace o lucha por corregir esta grave deficiencia de formacin personal
(incluyendo la profesional, por supuesto).
En Mxico, el estudio del idioma dentro del sistema educativo formal slo comprende
los niveles bsicos, raramente los profesionales, salvo los del rea lingstica y literaria, y no
puede afirmarse que existan los mtodos de enseanza ms adecuados para lograr que un
estudiante, a partir del nivel de bachillerato, domine el uso del lenguaje oral, y sobre todo,
del escrito.
El auditor que reconozca tener problemas de redaccin no debe considerarse, en ese
sentido, un caso raro, sino ms bien comn. Cmo resolver el problema?
15

Wenceslao Ortega, Redaccin y composicin, McGraw-Hill/Interamericana de Mxico, Mxico, 1993-

Captulo 9 I Procedimientos y elementos comunes aplicables en el ejercicio de las auditoras . . .

216
Dice Miguel Antonio Saad que: Para aprender a redactar slo hay un camino: practicar...
El redactor debe conocer, naturalmente, los principios permanentes que no pueden soslayarse;
es decir, debe conocer la gramtica bsica... superarse en cada escrito, no estancarse, sino
procurar siempre mejorar sin caer en la copia de lo ajeno o en la de su propia creacin.16

La gramtica propone modelos y ofrece normas de correccin. No es posible progresar

en una actividad si se desconocen sus principios bsicos.
Es preciso, pues, practicar, repasar la gramtica, reestudiarla, frecuentar y leer buenos
libros. El estudio del idioma resuelve parte del problema; el hbito de la buena lectura, la
parte restante. Recurdese: ningn auditor interno se considerar completo si no conoce
la gramtica bsica y si no sabe formular y redactar un informe con correccin y propiedad.
Dada la magnitud del problema, no es posible ofrecer recetas para redactar buenos
informes, porque tales recetas no existen. En este punto el autor del presente libro se limitar a definir algunas cualidades que los especialistas consideran indispensables en la redaccin moderna, y a ofrecer algunas recomendaciones para lograrlas. Estas cualidades son:
claridad, precisin o correccin, concisin, sencillez, adecuacin, cortesa y originalidad.
Claridad. Una comunicacin clara seala Ortega es la que penetra sin esfuerzo en la
mente del receptor.17
El informe del auditor debe ser claro, de modo que nada de lo expuesto provoque
dudas ni equvocos en el lector, pues resultara paradjico que al formular observaciones
sobre una violacin, se incurra en otras, por mala comprensin o interpretacin por parte
del lector.
Para lograr claridad en un informe de auditora interna conviene tener en cuenta lo
siguiente:
Usar las palabras con propiedad, cuidando que tengan el significado que quiere drseles.
Evitar frases o modismos circunscritos.
Utilizar las abreviaturas, las siglas y los smbolos convencionales en forma generalizada. Si
se trata de siglas poco comunes, explicar el significado completo la primera vez que se
empleen, por ejemplo: Bolsa Mexicana de Valores (BMV) la primera vez, en lo sucesivo
BMV.
Preferir el orden lgico de los elementos de la oracin sujeto, verbo y complemento
sobre cualquier otro.
16
17

Antonio Miguel Saad, Redaccin, CECSA, Mxico, 1984.

Wenceslao Ortega, op. cit.

7. El informe de auditora interna

ttf

Usar adecuadamente las comas en las frases incidentales usadas entre los diversos componentes de la oracin, por ejemplo: El control interno que se observa en la direccin de
finanzas es bueno (oracin base). El control interno que se observa en la direccin
de finanzas, en especial en el rea de tesorera, es bueno (oracin con frase incidental).
Aclarar oportunamente el sentido y significado de tecnicismos poco conocidos.
Precisin o correccin. Cada parte del informe habr de ser correctamente tratada. Las
descripciones y/u observaciones que se presenten deben coincidir exactamente con los hechos observados; las sugerencias o recomendaciones debern ser objetivas, lgicas, y, en su
caso, es conveniente indicar los beneficios que se esperan de ellas. La construccin de las
oraciones debe apegarse a las reglas gramaticales, y las palabras sern empleadas en su sentido preciso. La precisin est determinada fundamentalmente por:
El uso adecuado de palabras, segn su significado. Entre mayor nmero de palabras ambiguas, ms peligro de distorsin por parte del receptor.
La eliminacin de conceptos que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo,
negativo, bueno, malo, etctera).
La inclusin de los detalles significativos.
Concisin. La economa y funcionalidad se imponen en todos los rdenes de la actividad humana, y la redaccin no est fuera de esta exigencia, ya que la comunicacin escrita
moderna implica que sta sea concreta, concisa, directa y evite adornos literarios innecesarios. Por concisin se debe entender que cada idea se exprese con el menor nmero de
palabras posible, siempre y cuando sta quede completa. Ser conciso no implica la omisin
de asuntos importantes, pero s de los que son relativamente importantes. La concisin no
debe ser confundida con la brevedad, se debe ser breve y a la vez conciso. La concisin,
adems de ser una cualidad que debe tener un auditor interno, es una exigencia. La concisin es una forma de llegar ms rpidamente a la comprensin del lector.
La concisin es otro atributo indispensable para conseguir una redaccin eficiente.
Permite expresar los pensamientos con brevedad, sin palabras o conceptos superfluos. Est
constituida por los siguientes tres elementos bsicos:
Redactar con prrafos y frases breves. La sintaxis compleja y retorcida, basada en el exceso de frases aclaratorias y prrafos demasiado largos, con demasiadas repeticiones, conlleva peligro de oscuridad en el mensaje y tedio en la lectura.
Suprimir tautologas (repeticin intil de un mismo pensamiento, aunque se exprese
con distintas palabras).
Excluir palabras o adornos innecesarios en el escrito, que incluyen frases hechas y frmulas de cortesa con intiles rodeos, como es el caso de: "Sin ms por el momento, y en

Captulo 9 I Procedimientos y elementos comunes aplicables en el ejercicio de las auditoras . . .

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espera de su amable respuesta, tengo el agrado de repetirme a sus muy apreciables rdenes reiterndole la ms alta consideracin de mi amistad", en lugar de un simple: "Atentamente".
La concisin ofrece las ventajas siguientes: menor tiempo de lectura y ahorro de esfuerzos
de maquinado y copiado o reproduccin. La concisin es un aliado de la eficiencia y la productividad.
Sencillez. Es un hecho que la redaccin moderna se encuentra cada vez ms cerca de la
sencillez que de lo sofisticado. Sin dejar de considerar los lmites de la expresin escrita,
habr de preferirse la sencillez a la grandilocuencia, huir de lo artificioso y rebuscado; buscar
siempre la forma de eludir un barroquismo que, hoy, por lo menos, est fuera de poca.
Lo anterior no significa que la redaccin tenga que caer en la vulgaridad y el desalio.
Las palabras sencillas tienen su propio atractivo si se les utiliza con propiedad y buen gusto.
Ha de tenerse presente la norma de que el informe de auditora debe estar al alcance de la
comprensin de cualquier persona, y slo se logra con la naturalidad propia de una conversacin y con la correcin que caracteriza a un buen escrito.
La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditora adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasin, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia.
Adecuacin. La adecuacin se define como una actitud de lgica armona con el destinatario. Quin o quines van a leer el informe? sta es la pregunta que sirve de base para
adecuar la redaccin a las necesidades del lector.
No hay duda de que un tema puede ser tratado de diferente manera en un artculo
periodstico, en una carta personal o en un informe tcnico. Lo que cambia en cada caso es
la actitud del redactor hacia el destinatario.
El informe de auditora interna, por su naturaleza, debe adaptarse a los usos y costumbres de los administradores y de los hombres de negocios, pero no de una manera tan rgida
que resulte de difcil comprensin para una persona ajena al medio empresarial. Adecuar el
informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fcilmente lo que se le quiere decir.
Cortesa. Refirese al tacto que debe emplear el auditor para asentar en un informe sus
aseveraciones. Es muy comn que como resultado de una auditora, algn elemento (persona) de la entidad auditada resulte afectado, y si se le aplican calificativos fuertes como: descuido, ineficaz, desperdicio, negligencia, etc., los conflictos y reacciones molestas se presentan
de inmediato.
Lo anterior no quiere decir que se tenga que omitir la verdad slo por el hecho de
evitar situaciones desagradables, no, hay que reportarla... pero con cortesa, y aplicar calificativos que no hieran susceptibilidades; no es lo mismo decir, por ejemplo, "el control interno es psimo", a mencionar "se detectaron algunas fallas de control interno".

7. El informe de auditora interna

219
Originalidad. Finalmente, aunque a veces resulta difcil apartarse de formulismos y frases rutinarias, es necesario intentarlo. Conviene evitar el automatismo, la actitud indiferente
de escribir sin pensar. Debe buscarse el resquicio aconseja Hilda Basulto para darle al
escrito un toque personal:
A veces se logra la originalidad simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez del
habla cotidiana, en terrenos en que la mayora se empantana entre frmulas rimbombantes y

frases amoldadas por mentalidades de otras pocas.18

Pronunciamientos institucionales sobre el informe de auditora interna

Lo referido anteriormente sobre el informe de auditora interna representa los criterios y
puntos de vista muy someros del autor del presente libro sobre la materia ahora en estudio.
Cab? sealar que no hay mucho escrito al respecto, sin embargo, digno es de destacar el
tratamiento de este tema en el captulo 12 del libro de Victor Z. Brink y Herbert Witt.19 Con
toda seguridad que con los conceptos vertidos hasta el momento, las orientaciones del libro
de referencia y el apego a los pronunciamientos de The Institute ofInfernal Auditors sobre
el particular, que enseguida se transcriben, el lector encontrar elementos suficientes para la
correcta y adecuada preparacin de un informe de auditora interna.
430 Comunicacin de resultados20
Los auditores internos deben informar los resultados de su trabajo de auditora.
01. Se debe de emitir un informe escrito, y firmado, cada vez que se concluya con un trabajo
de auditora. Durante el transcurso de la auditora se podrn emitir, formal o informalmente, informes parciales, orales o escritos.
1. Podrn emplearse informes parciales para comunicar informacin que requiera atencin inmediata, para comunicar un cambio en el alcance de la auditora sobre la actividad que se est revisando, o para mantener informada a la administracin sobre el
progreso de aquellas auditoras que se desarrollen en periodos largos. El empleo de
informes parciales no disminuye ni elimina la necesidad de un informe final.
2. Es apropiado preparar para la direccin general, o para el nivel de autoridad inmediato superior al rea auditada, un informe que resuma los aspectos ms relevantes resultantes de la auditora. Este resumen se puede emitir conjunta o separadamente
con el informe final.
18
19

20

Hilda Basulto, op. cit,

Victor Z. Brink y Herbert Witt, Auditora interna moderna, Ediciones Contables y Administrativas, Mxico, 4a.
ed, 1986.

Institute of Internal Auditors The, Standardsfor the ProfessionalPractice of InfernalAuditing, Standard 430
CommunicatingResults, HA, EUA, 1998, traduccin libre.

Captulo 9 I Procedimientos y elementos comunes aplicables en el ejercicio de las auditoras . . .

220

3. El trmino firmado significa que el nombre del auditor interno autorizado para firmar
el informe deber firmarlo manualmente, o bien, la firma puede aparecer en la carta o
escrito de envo del informe. El auditor interno autorizado para firmar el informe
deber ser designado por el director de auditora interna.
4. Si el informe es distribuido por medios electrnicos, una versin firmada deber conservarse en archivos del departamento de auditora interna.
02. El auditor interno debe discutir sus conclusiones y recomendaciones con los niveles apropiados de la administracin antes de emitir su informe final.
1. La discusin de las conclusiones y recomendaciones por lo general se realiza durante
el curso de la auditora y/o en reuniones posteriores a la terminacin de la auditora
(entrevistas finales). Otra tcnica consiste en la revisin de los borradores de los informes de auditora por el jefe de la unidad auditada. Estas discusiones y revisiones
ayudan a asegurar que no ha habido inadecuadas interpretaciones, ni malos entendidos
de los hechos, al dar la oportunidad al auditado de aclarar asuntos especficos y de
expresar sus puntos de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
2. Aunque el nivel de participantes en las discusiones y revisiones puede variar en funcin de las estructuras de organizacin o por la naturaleza del informe, por lo general
participan aquellas personas que tienen un conocimiento detallado de las operaciones, as como aquellos que pueden autorizar la aplicacin de las acciones correctivas.
03. Los informes debern ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.
1. Informes objetivos son aquellos que contienen informacin verdadera, imparcial y sin
distorsiones. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones deben incluirse libres de todo prejuicio.
a. Si se detecta que el informe final de auditora contiene un error, el director de
auditora interna deber considerar la necesidad de emitir un nuevo informe corregido, en el que se identifique que la informacin ha sido corregida. El nuevo informe deber ser distribuido a todos aquellos que recibieron el informe previo al
corregido.
b. Un error se puede definir como un acto no intencional o como la omisin
involuntaria de aspectos significativos en el informe final.
2. Informes claros son aquellos que se entienden con facilidad y son lgicos. La claridad
se puede mejorar al evitar un lenguaje tcnico innecesario, y al proporcionar la suficiente informacin adicional de respaldo.
3. Los informes concisos van al grano y evitan detalles innecesarios, expresan pensamientos completos en el menor nmero de palabras posible.

7. El informe de auditora interna

221
4. Los informes constructivos son los que, como resultado de su tono y contenido, ayudan tanto a los auditados como a la organizacin, y promueven el mejoramiento en
donde es requerido.
5. Los informes oportunos son emitidos sin retraso indebido y permiten la pronta y
efectiva toma de acciones.
04. Los informes incluirn el propsito, alcance y resultados de la auditora, y cuando se
considere apropiado, contendrn la opinin del auditor.
1. Aunque el formato y el contenido del informe de auditora pueden variar por la organizacin o por el tipo de auditora, deben contener, como mnimo, el propsito,
alcance y los resultados de la auditora.
2. Los informes de auditora pueden incluir informacin de antecedentes y de resumen.
La informacin de antecedentes puede identificar las unidades organizacionales y las
funciones revisadas, y proporcionar informacin explicatoria importante. Tambin
pueden incluir el estado que guardan las observaciones, conclusiones y recomendaciones de informes anteriores, as como indicaciones de si el informe corresponde a
una auditora programada o a una solicitud especfica. Cuando se incluyan resmenes, stos debern representar en forma equilibrada el contenido del informe de
auditora.
3. La declaracin de propsitos deber describir los objetivos de la auditora y, cuando
sea necesario, deber informar al lector los motivos para su realizacin y lo que se
esperaba lograr a travs de ella.
4. La declaracin de alcances deber identificar las actividades auditadas e incluir, cuando sea conveniente, informacin adicional, como la referida al periodo sujeto a examen. En ocasiones es necesario identificar las actividades no auditadas, para delinear
los lmites de la auditora, asimismo se debe describir la naturaleza y extensin de la
auditora realizada.
5. Los resultados pueden abarcar observaciones, conclusiones (opiniones) y recomendaciones.
6. Las observaciones corresponden a declaraciones pertinentes acerca de hechos. Aquellas observaciones que se consideren necesarias para apoyar las recomendaciones y
conclusiones del auditor interno, o para evitar su mal entendimiento, se debern
incluir en su informe final. La informacin u observaciones de menor importancia se
pueden comunicar oralmente o a travs de correspondencia menos formal.
7. Las observaciones de auditora resultan de un proceso de comparacin entre "lo que
debera ser" con "lo que es"; de cualquier manera, existan o no diferencias, la compa-

Captulo 9 I Procedimientos y elementos comunes aplicables en el ejercicio de las auditoras . . .

tffi

racin proporciona al auditor interno las bases para la elaboracin del informe. Cuando los resultados del examen sean positivos, puede ser conveniente incluir en el informe de auditora el reconocimiento de un cumplimiento satisfactorio. Las
observaciones planteadas debern considerar los siguientes atributos:
a. Criterios: Las normas, medidas o expectativas empleadas al hacer una evaluacin
y/o verificacin (lo que debera existir).
b. Condicin: La evidencia real que el auditor interno encontr en el curso de su
examen (lo que existe).
c. Causa: La razn de la diferencia entre lo que se esperaba y las condiciones reales,
(por qu existen diferencias).
d. Efecto: El riesgo o peligro al que estn expuestos la organizacin y/u otros en
virtud de que las condiciones prevalecientes difieren de los criterios establecidos
(el impacto de la diferencia). En la determinacin del grado de riesgo o peligro,
los auditores internos deben considerar el efecto que pueden tener sus observaciones de auditora en los estados financieros de la organizacin.
e. Las observaciones de auditora reportadas tambin pueden incluir recomendaciones, las correcciones efectuadas por los auditados, as como, informacin adicional necesaria que no haya sido incluida en otra parte del informe.
8. Las conclusiones (opiniones) constituyen la evaluacin del auditor interno sobre los
efectos de las observaciones en las actividades revisadas. Por lo general las observaciones de auditora se plantean en perspectiva, considerando implicaciones en conjunto. Cuando el informe de auditora incluye conclusiones, stas debern estar
claramente identificadas. Las conclusiones pueden referirse a todo el mbito de una
auditora o a aspectos especficos, y aunque no se limitan nicamente a ello, pueden
referirse a determinar si las operaciones, las metas o los programas van de acuerdo
con los de la organizacin, si se estn alcanzando las metas y objetivos de la organizacin, y si las actividades examinadas funcionan como debe ser.
05. Los informes pueden incluir recomendaciones para mejoras potenciales y reconocer el
desempeo satisfactorio y las medidas correctivas.
1. Las recomendaciones se basan en las observaciones y conclusiones del auditor interno. Tienen por objeto llamar la atencin para que se corrijan las condiciones existentes o para que se mejoren las operaciones. Las recomendaciones pueden sugerir
opciones para corregir o mejorar la gestin, y sirven de gua a la administracin para
el logro de los resultados deseados. Las recomendaciones pueden ser generales o
especficas, por ejemplo, bajo algunas circunstancias, puede ser conveniente recomendar un curso general de accin, as como, sugerencias especficas para su adopcin;

7. El informe de auditora interna

223

en otras circunstancias puede ser ms adecuado sugerir solamente estudios o investigaciones posteriores.
2. Los logros de los auditados, en trminos de mejoras, desde la ltima auditora, o el
establecimiento de una operacin bien controlada, pueden incluirse en el informe de
auditora. Esta informacin puede ser necesaria para dar una adecuada visin de las
condiciones existentes y para dar una correcta perspectiva y un razonable equilibrio
al informe de auditora.
06. Los puntos de vista de los auditados, respecto de las conclusiones y recomendaciones,
pueden ser incluidos en el informe de auditora.
1. Como parte de la discusin del informe entre el auditor interno y el auditado, el
auditor interno deber tratar de llegar a un acuerdo acerca de los resultados de
la auditora y/o sobre un adecuado plan de accin para mejorar las operaciones, segn sea necesario; en caso de no llegar a dicho acuerdo, en el informe se podrn
declarar ambas posiciones, as como las razones del desacuerdo. Los comentarios
por escrito que presente el auditado se pueden incluir como un apndice del mencionado informe. Otra opcin es que los puntos de vista del auditado se presenten en
el cuerpo del informe o en documento por separado.
07. El director de auditora interna o quien l designe, deber revisar y aprobar el informe
final antes de emitirlo y decidir a quines distribuirlo.
1. El director de auditora interna o la persona que l designe para ello deber aprobar
y firmar todos los informes finales. Si circunstancias especficas lo permiten, se debe
tomar en cuenta al auditor encargado o al supervisor encargado para que firme el
informe, como representante del director de auditora interna.
2. Los informes de auditora se deben entregar a aquellos miembros de la organizacin
que pueden asegurar que los resultados de auditora sern debidamente considerados. Esto significa que el informe de auditora debe llegar a aquellos funcionarios
que estn en una posicin en la que pueden tomar medidas correctivas, o asegurar que
se estn tomando esas medidas. Asimismo, el informe final de auditora debe entregarse al jefe de la unidad auditada. Por su parte, los niveles superiores de la organizacin pueden recibir slo informes concentrados o de resumen. Los informes tambin
pueden ser entregados a otros involucrados o interesados, como son los auditores
externos y los comits de auditora.
3. En ocasiones alguna informacin no conviene que sea revelada a todos los que reciben el informe, en virtud de su confidencialidad o propiedad exclusiva o cuando est
relacionada con actos ilegales o impropios. En esos casos, la informacin podr ser
presentada en un informe por separado. Si las situaciones reportadas involucran a los
niveles de mayor rango en la administracin, el informe de auditora deber ser entregado al consejo de administracin de la organizacin.