PREAMBULE
Les crits professionnels, comme la lettre, la note, le compte rendu, le procs verbal, le rapport servent de base
la communication crite en entreprise ou dans les administrations. De leur parfaite matrise dpend la russite
de la communication interne et externe.
Ce document prsent sous forme de fiches mmo est conu comme une aide la rdaction. Le lecteur y
trouvera une prsentation des diffrentes caractristiques des crits professionnels et des conseils de rdaction
donns en fin de document, sous forme de tableaux recensant les principaux outils grammaticaux utiles la
rdaction.
Document
Note de service
Note dinformation
Note de synthse
Circulaire
Circulation dune information sous forme de lettre (ou de note) adresse individuellement plusieurs
destinataires (en interne ou en externe)
Compte rendu
Restitution lintention dune partie du personnel dsign nominativement de tout ou partie du droulement
dune activit (un fait, une runion) pour informer les personnes absentes, pour mmoriser lactivit ou pour
servir de preuve en cas de litige
Procs-verbal
Restitution officielle et authentifie du droulement dune activit dans le cadre dune rglementation qui le
rend obligatoire
Rapport
Proposition dune action partir de ltude dun problme ou de lanalyse dune situation (aide la dcision)
Lettre
Transmission dinformations un particulier ou une entreprise ou une administration sous forme personnalise
Formulaire
Saisie et collecte dinformations en vue dun traitement ultrieur (ex. : imprim, questionnaire...)
Document publicitaire
(plaquette, brochure,
dpliant...)
Information visant sduire le lecteur, le convaincre pour linciter acheter le produit ou le service propos
par lentreprise
Consignes, instructions,
mode opratoire, notice
technique
Journal dentreprise
Information des salaris sur la vie de lentreprise (ses rsultats, les projets et la vie des salaris)
Petite annonce
Recherche laide de la presse ou par affichage dune ressource humaine ou matrielle (ex. demande de
personnel, vente dun matriel doccasion...)
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11
1.
Nature de la communication
La plupart des types de documents crits conviennent aussi bien la communication externe qu la
communication interne (ex. : la lettre, la circulaire).
Exceptions
2.
Objectif du message
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Pour
informer
former
commander
sduire, convaincre
obtenir
on utilisera
note dinformation
compte rendu,
note de synthse
mode opratoire
notice technique
note de service
documents publicitaires
formulaire dinscription
petite annonce
3. Statut du destinataire
Type de communication
En communication externe
Si le destinataire est
une personne extrieure
lentreprise, client, fournisseur
Un client actuel ou potentiel
Un fournisseur actuel ou potentiel
En communication interne
On utilisera
Lettre
lettre de rappel
document publicitaire
lettre de commande
lettre dappel doffres
formulaire de demande de crdit
rapport, compte rendu,
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note dinformation
note de service
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Elle est utilise lors dchanges entre deux services publics dtat ou
de collectivits territoriales (dpartements, communes).
Elle se prsente sans formule dappel (Monsieur, Madame )
Elle ne comporte pas de formule de politesse.
Toutefois, les marques de politesse sont introduites par la formule
Jai lhonneur qui est au moins employe une fois soit au dbut,
soit dans le corps de la lettre.
Comment se prsente la lettre en forme Sa prsentation est normalise
administrative ?
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* Le destinataire sera ventuellement mentionn en haut droite si ladministration utilise des enveloppes fentres. Lors
dchanges avec une personnalit, ladministration nutilise jamais denveloppe fentre, le nom et ladresse du
destinataire seront obligatoirement mentionns en bas gauche.
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RETENEZ
La prsentation de la lettre est normalise (norme AFNOR) mme si, dans la pratique, les entreprises
adoptent dautres prsentations ( lamricaine).
Une exception : dans la lettre administrative en forme administrative, la formule dappel et la formule de
politesse sont supprimes.
Pour que le contenu de la lettre soit bien compris du destinataire, il faut respecter certains critres de
lisibilit: choix de la typographie et du style.
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FORMULES
DINTRODUCTION
Nous avons bien reu votre commande.
En rponse votre lettre cite en objet
ACCUSER
RECEPTION
INFORMER
vous informer
vous rendre compte
vous faire savoir
vous faire connatre
Permettez-moi de vous informer
Jai le plaisir de vous apprendre
Je regrette de devoir vous informer
Je prends la libert de vous informer
Je vous cris pour vous informer de
Je me permets de vous crire pour
FORMULES
DE TRANSITION
Votre CV parat conforme notre attente
Effectivement, nous avons d constater
comme vous-mme que
En consquence, je vous autorise
Il convient de
Il serait souhaitable de
Outre ses avantages techniques, le projet
prsente un intrt financier
Par ailleurs, nous attirons votre attention
sur
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OBJET
FORMULES
DINTRODUCTION
Veuillez me faire parvenir contre remboursement
DEMANDER, PASSER
COMMANDE
RECLAMER
Veuillez madresser
Jai lhonneur de solliciter de votre bienveillance
Auriez vous lobligeance de
Je vous saurais gr de
Jaimerais avoir quelques renseignements sur
Nous vous prions de bien vouloir renouveler votre
abonnement pour la priode du
Nous avons lhonneur de vous remettre notre bon de
commande npour lachat de
En couverture de vos factures, nous prenons la
libert de vous demander
Voil plus dun mois que jattends cette commande
Je viens de recevoir la commande n 12 et je crois
quil y a erreur
Nous sommes passs sur le chantier et nous
sommes inquiets de la lenteur des travaux
FORMULES
DE TRANSITION
Je vous prie de bien vouloir me faire
connatre votre avis sur
Jose esprer que ma requte sera prise
en considration.
Nous attendons votre accord pour
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OBJET
REMERCIE
R
REFUSER
SEXCUSER
FORMULES
DINTRODUCTION
FORMULES
DE TRANSITION
Je vous remercie de
Je vous suis reconnaissant des renseignements que
vous m avez envoys
Tout est bien arriv et je vous remercie.
Merci de faire le ncessaire auprs de votre service.
Je vous suis reconnaissant de
Nous vous remercions de lintrt port notre
socit.
Nous regrettons vivement de ne pouvoir satisfaire Malheureusement dautres candidats prsentaient un
C.V plus conforme notre attente
Malgr mon vif dsir, je ne puis donner suite votre Si toutefois un poste venait se librer
proposition
Je suis au regret de
Je ne saurais donner suite votre demande
Nous avons examin votre demande avec attention,
mais
Veuillez mexcuser de navoir pas assist la Un problme de dernire minute ne nous permet pas
runion dhier
dassister
Je vous prie daccepter mes excuses
Tlphonez-moi pour prendre un autre rendez-vous.
Nous vous prions de bien vouloir excuser notre
retard
Je suis dsol davoir d annuler notre rendez27
INVITER
vous
Jai t prvenu trop tard et je nai pu me rendre
libre
Vous tes cordialement invit
La rencontre aura pour objet de
Le sminaire portera sur
Nous vous convions assister
La crmonie est organise pour rcompenser
Je vous prie de bien vouloir honorer de votre
prsence la crmonie
Jai lhonneur de vous inviter assister
Jai lhonneur de vous demander de bien vouloir
participer
La rencontre aura pour objet de...
LA FORMULE DE CONCLUSION
Cette formule pr-finale prsente un intrt particulier, dans la mesure o place avant la formule de politesse,
elle permet de nuancer le ton et vite de terminer schement la lettre.
exemple
un ordre ou une mise en pass ce dlai, nous serions contraints dentamer
demeure
une action judiciaire
des propositions de solutions
nous joignons cette lettre un chque correspondant
au montant de votre facture .
lespoir dun accord
en esprant que vous voudrez bien me marquer
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Cette formule
peut exprimer
votre accord .
lintrt port la conclusion nous esprons que les conditions que nous vous
rapide dune affaire
offrons, vous dtermineront nous accorder votre
confiance .
des remerciements
nous vous remercions pour votre comprhension .
le rsultat dun entretien
je reste votre entire disposition pour mentretenir
avec vous des suites que vous comptez donner ma
proposition
LA FORMULE DE POLITESSE
La formule de politesse est une forme de courtoisie car elle sert prendre cong du destinataire.
Dans certains courriers les formules strotypes tendent disparatre pour laisser la place des formules plus
simples et plus cordiales. Mais dans la majorit des cas, cette formule reste incontournable, exception faite des
courriers adresss une mme administration.
Notons encore que le mot sentiments est exclure de la formule de politesse quand on sadresse une
femme.
Voici quelques exemples de formules de politesse, classes selon le degr, hirarchique ou non, unissant les
correspondants.
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DESTINATAIRES
FORMULES DE POLITESSE
PRESIDENT DE Je vous prie dagrer, Monsieur le Prsident, lhommage (ou lexpression) de mon profond
LA
respect.
REPUBLIQUE
MINISTRE
Je vous prie dagrer, Monsieur le Ministre, lexpression de ma haute considration (ou
lassurance de mon respectueux dvouement).
WALI
Veuillez agrer, Monsieur le Wali, lassurance de ma haute considration.
DIRECTEURS
Veuillez, agrer, Monsieur le Directeur, lexpression de ma considration la plus distingue.
CENTRAUX
Veuillez agrer,........, lexpression de mes (nos) :
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AUTRES
Veuillez agrer,........., lassurance de mes (nos)
DESTINATAIRES Nous vous prions dagrer......, lexpression de
nos
respectueuses salutations
salutations distingues
notre parfaite considration
considration distingue
sentiments dvous
sentiments respectueux
RETENEZ
Matriser le style professionnel, cest respecter la rgle des 4 C. Le style doit tre :
clair
concis
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concret
courtois.
Les formules standard sont une aide la rdaction. Rpertorier les principales tournures en usage dans le
monde professionnel est donc trs utile.
La lettre vhicule limage de marque de lentreprise et doit tre de qualit :
vocabulaire prcis en relation avec la branche professionnelle ;
matrise parfaite de la syntaxe et de lorthographe.
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TEST
REDIGEZ-VOUS AVEC EFFICACITE ?
Pour dcouvrir si vous rdigez efficacement, rpondez aux questions ci-dessous, qui concernent les mthodes
que vous employez lorsque vous rdigez des notes, des lettres ou des rapports professionnels. Dans la colonne
de droite, entourez le mot qui dcrit au mieux votre approche des questions de la colonne de gauche. Travaillez
rapidement. Si vous pensez quune question ne vous concerne pas, rpondez par quelquefois .
A : toujours ; B : souvent ; C : quelquefois ; D : rarement ; E : jamais
A B C D E
Avant de commencer crire quoi que ce soit, je me demande pourquoi je veux crire ce document.
Avant dcrire, je me pose plusieurs questions sur les lecteurs du document.
Jessaie de rdiger parfaitement mes documents ds le premier jet.
En crivant, si jorthographie mal un mot ou si ma phrase est bancale, je marrte et je corrige
immdiatement.
Avant dcrire, je rflchis et je note rapidement mes ides, quelquefois de faons dsordonnes.
En faisant le plan de mon document, je fais un effort particulier pour rassembler au mme endroit
toutes mes demandes daction de la part du lecteur.
Pour mes lecteurs, je rsume mes ides dans une section prvue cet effet et clairement indique.
Je mets autant dinformations que possible dans le minimum de pages.
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EVALUATION DU SCORE
Pour savoir o vous vous situez daprs ce questionnaire, comptez le nombre de rponses que vous avez
entoures dans chaque colonne de la partie de droite de la page. Puis multipliez ces chiffres par le nombre
indiqu dans la colonne multiplicateur et inscrivez le rsultat dans la colonne sous total . Puis additionnez
ces sous - totaux pour obtenir le score gnral.
Colonne
Nombre de
rponses
A
B
C
D
E
Multiplicateur
Sous total
X5
X4
X3
X2
X1
TOTAL
35
REPONSE
Toujours
Toujours
Jamais
4
5
6
Jamais ou rarement
Toujours
Toujours ou souvent
COMMENTAIRE
Si vous ne savez pas exactement quels sont vos objectifs, vous ne
pouvez pas les atteindre
Sadapter aux besoins des lecteurs est lun des talents dcriture
les plus importants.
Commencer par transcrire le cours de vos rflexions. Le polissage
viendra plus tard.
Identifiez simplement les problmes et continuez crire.
(voir rponses 3 et 4).
Dans la plupart des notes, les suggestions daction sont ce que les
lecteurs recherchent vraiment. Pour aider vos lecteurs reprer les
actions que vous demandez, groupez-les sous un intitul.
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Toujours ou souvent
Toujours ou souvent
9
10
Toujours ou souvent
Jamais ou rarement
11
Toujours ou souvent
12
Jamais ou rarement
Supposez que vos lecteurs naient que 10 secondes pour lire votre
note : recevront-ils votre message ?
Mme sur des documents dune seule page, les titres facilitent la
lecture.
Les pronoms personnels prcisent qui doit faire quoi.
Mieux vaut donner un lecteur deux pages faciles lire, plutt
quune seule, difficile dchiffrer.
Pourquoi pas ? en affaires il est essentiel dutiliser et damliorer
les bonnes ides des autres, condition de rendre Csar ce qui
est Csar.
Relisez deux ou trois fois rapidement, en vrifiant dabord le
modle et la prsentation puis la prcision, et enfin, les dtails.
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La note, compare la lettre, se dfinit par la sobrit du ton et du contenu. Pour tre efficace, elle doit tre
ferme et prcise. La note peut selon les situations tre utilise pour
donner ou demander une information
rpondre une demande dinformation
rsumer une question, une affaire, un dossier (note de synthse)
formuler des propositions et suggestions
donner des instructions, des directives et des ordres.
Les notes sont des documents formels servant la communication interne.
La note de service : elle descend la hirarchie et transmet essentiellement des ordres. Ses destinataires
peuvent tre de deux catgories: les destinataires pour application (qui doivent appliquer ou faire appliquer la
note) et les destinataires pour information (qui nont pas appliquer eux-mmes la note mais doivent connatre
son existence et son application). Elle est rfrence par un numro et classe par le service metteur selon un
ordre chronologique.
La note dinformation : elle descend ou remonte la hirarchie, ou circule un mme niveau hirarchique. Elle
transmet, comme son nom lindique, une information ou un ensemble homogne dinformations sur un mme
sujet. Elle ne contient pas de numro de rfrence et nest conserve que le temps ncessaire chaque
destinataire.
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Se mettre daccord sur ce qui sest dit ou fait, en cas de litige sur le pass.
Le compte rendu, cest LA MMOIRE DU GROUPE.
En cas de litige avec un autre membre du groupe, lun ou lautre pourra se rfrer au compte rendu pour vrifier
ce qui sest pass.
Il y a donc deux utilits du compte rendu :
deux utilits du compte rendu
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LE PROCES-VERBAL DE REUNION prsente les mmes caractristiques que celles que nous avons
voques propos du compte rendu. Toutefois, dans la mesure o le procs-verbal est un document OFFICIEL
et AUTHENTIFI, il doit comprendre un certain nombre de mentions obligatoires :
nom de la collectivit dont les dbats sont rapports.
lieu, date et heure de la runion,
objet du dbat ou ordre du jour,
- nom et qualit :
du prsident de sance, du ou des secrtaires,
des membres du bureau de lAssemble, sil y a lieu,
- numration :
des participants,
des excuss,
des absents,
(Si lassemble est trs nombreuse, indication du nombre des prsents pour permettre dvaluer le quorum).
- signature du ou des secrtaires de sance.
Le corps du procs-verbal sera exhaustif, ou centr sur les dcisions, selon les habitudes de lentreprise ou de
ladministration concernes. Pour tre valide, le procs-verbal devra faire lobjet dune approbation de la part des
participants ou de leurs reprsentants.
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Observations
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Objectif du rapport: aider la prise de dcision. Il prsente donc une information aprs traitement (tude de
faits, de documents, etc.). Il est transmis le plus souvent en montant la hirarchie, parfois en la descendant ou
transversalement ( un collaborateur de mme niveau hirarchique).
Structure du
rapport
len-tte
Plan
conclusion
annexes
contenu
prsent comme celui dune lettre ; mais un rapport peut galement comporter seulement
un titre (comme le compte rendu)
mis en vidence (titres, sous-titres) pour faciliter la lecture
expos des faits,
analyse,
proposition de solutions
numrer les oprations faire pour mettre en oeuvre les solutions proposes
comme dans tous les documents internes, le rapport ne comporte pas de formule de politesse.
la conclusion doit numrer les oprations faire pour mettre en oeuvre la solution propose ; ainsi, la
dcision du responsable est facilite. Son auteur prend position en suggrant des solutions au problme
pos, il sengage par sa signature au bas du rapport, quil en soit ou non le rdacteur (exemple: le directeur
commercial donne des directives son assistant(e) pour quil (elle) rdige un projet de rapport, quil va
ensuite relire et ventuellement corriger puis que son assistant(e) dactylographie; cest le directeur
commercial qui le signe).
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Il appose son paraphe au bas du dernier feuillet du rapport. Il nest pas ncessaire de rappeler sa qualit,
indique en haut du rapport. La signature nest pas prcde dune formule de politesse.
Rle des annexes :
allger la rdaction du rapport
justifier certaines affirmations
clairer largumentation
Elles prennent la forme de tableaux de chiffres, courbes, schmas, dessins, extraits de textes juridiques, etc.
Il ne faut pas multiplier leur nombre, le risque tant de rendre lensemble trop volumineux pour tre lu
attentivement par le destinataire.
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50
Symboles
/
Exemples
Rapport qualit//prix
Lindividu
Peut-tre
Symbole
Exemples
s
Le point ou la virgule
. ou ,
Je viendrai te voir demain. Nous irons, si le temps le permet, nous
promener au bord du lac.
Les points de suspension
Symboles
;
!
?
:
%
Exemples
Jaime les pommes ; elles sont sucres.
Quelle joie !
Que veux-tu ?
Il nest pas venu la runion : il est malade.
15 %
51
Symboles
()
Exemples
Le chiffre daffaires (dont 20 lexportation).
taisez-vous dit-il.
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Introduire une
explication
A lappui de
A lencontre de
Au cas o
Dans lhypothse
o
Dans lesprit de
Du point de vue de
En qualit de
En tant que
Pour le compte de
Dans un dlai de
Sous forme de
Prciser un fait
A titre principal
A titre secondaire
A titre accessoire
A titre subsidiaire
A titre exceptionnel
A titre dinformation
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En lobjet
Exprimer la restriction
A lexception de
A lexclusion de
Dans la mesure o
En dpit de
Pour autant que
Sans prjudice de
Sans que
Sous le bnfice de
Sous rserve
Cependant
Exprimer lalternative
Ou
Ouou
Ou au contraire
Soitsoit
Tantttantt
POUR CONCLURE
Pour conclure une ide
A cet effet, cette fin, titre de
A toutes fins utiles
Enfin
Pour terminer
En conclusion
En dfinitive
BIBLIOGRAPHIE
55
R. KADYSS A. NISHIMATA, Rdiger avec succs lettres et documents administratifs, Gualino diteur
M. BENHAOUA, Lexcellente correspondance, ditions El-Maktaba El-Asria
S. GRARD, P. LIVREMONT, V. LADKA, La correspondance, ditions NATHAN
uM. BRAHIC, Mieux rdiger les crits professionnels, ditions dOrganisation
56