Manual Básico de ERP Softland

MANUAL DE USUARIO
MANUAL BSICO DEL

ERP SOFTLAND
Versin 6.00
Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o transmitida de ninguna forma, ni
por cualquier medio, ya sea electrnico o mecnico, con ningn propsito, sin la previa
autorizacin de SOFTLAND.
2009 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados.
EXACTUSERP ERP una marca registrada del GRUPO SOFTLAND.
NDICE GENERAL
Ingreso al Sistema
Nota Introductoria ......................................................................................................... 3

Ingresando al Sistema ................................................................................................... 3
Manejo General del Sistema ......................................................................................... 8
Accesibilidad .................................................................................................. 8
Favoritos ......................................................................................................... 8
Cmo aadir Subopciones a los Favoritos? ........................................... 9
Opciones para visualizar ms o menos cantidades de mdulos ............... 10
Manejo General de Tablas
13
Nota Introductoria ....................................................................................................... 13

Generalidades.............................................................................................................. 13
Highlight (seleccin de registros y marcado de bloques) ........................................... 13
Captura de Datos en Portapapeles (Clipboard) ........................................................... 14
Ordenar Registros... .................................................................................................... 15
Bsqueda de Registros ................................................................................................ 16
Buscar ........................................................................................................... 17
Ajustar Columnas ........................................................................................ 17
Seleccionar todos (Ctrl+T) .......................................................................... 18
Funciones Generales
19
Nota Introductoria ....................................................................................................... 19

Generalidades.............................................................................................................. 19
Instrucciones Especficas ............................................................................................ 21
Cmo se Agrega un Registro?................................................................... 21
Cmo se Modifica un Registro? ................................................................ 21
Cmo se Elimina un Registro? ................................................................. 22
Cmo se Filtran Registros? ....................................................................... 22
Cmo se Seleccionan Columnas?.............................................................. 23
Cmo se Imprimen Reportes? .................................................................. 24
Cmo hacer traslado de datos a Excel? ................................................... 28
Manual Bsico del ERP Softland
ndice General i
CAPTULO 1
Ingreso al Sistema
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se describen algunos requerimientos bsicos de Software
que debe tener el cliente para poder ingresar al ERP satisfactoriamente y el
mismo funcione de manera correcta.
Tambin se dan ciertos tips para personalizar el ERP de manera que sea ms
amigable al usuario respectivo, es importante decir que cada usuario puede
personalizar el ERP de acuerdo a sus preferencias.
INGRESANDO AL SISTEMA
Este sistema debe ser instalado por un distribuidor autorizado que conozca a
fondo el ambiente Windows. El sistema requiere Microsoft Windows 2000,
Windows 2003 y Windows XP para operar.
Una vez instalado, el ingreso al sistema, se debe ir donde se encuentra la
instalacin de ExactusERP 6.00, donde se cuenta con un ejecutable que
integra todos los mdulos dentro de una pequea pantalla o tambin, se
activa presionando el botn izquierdo del ratn dos veces sobre dicho
ejecutable.
Al activarlo se presentar la interfaz del integrador de ExactusERP, la
cual es una ventana donde el usuario deber registrarse con su clave de
acceso. Esta ventana le pedir los siguientes datos:
1) Base de datos: El usuario debe definir la base de datos por
utilizar. Una base de datos puede contener los datos de varias
compaas. El usuario puede tener varias bases de datos, si son
varios los servidores que operan en la red de la empresa. Este
espacio cuenta con un botn "combo" cuyo cono es una flecha hacia
abajo. La funcin de este botn es desplegar en una lista las opciones
que pueden seleccionarse. Esta seleccin se realiza presionando el
botn izquierdo del ratn con el cursor sobre la opcin deseada.
2) Compaa: Nombre de la compaa en que se desea trabajar. Bajo
una misma base de datos el usuario puede manejar varias compaas,
esto permite que las compaas compartan el mismo cuadro de
cuentas para consolidarlas. Esta opcin cuenta con una pantalla en la
que se selecciona la compaa por medio de un botn combo, de la
misma manera que se hizo para seleccionar la base de datos.
Ingreso al Sistema 3
3) Usuario: Nombre con que el usuario se identifica en el sistema;

usualmente se utiliza el primer nombre o las iniciales de la persona.
Cada usuario tendr diferentes privilegios en el sistema, es decir,
pueden controlarse los mdulos que utiliza y las aplicaciones que
puede ejecutar. El administrador del sistema puede fijar los
privilegios de estos usuarios desde el mdulo de Administracin
del Sistema.
4) Contrasea: Cdigo privado de cada usuario con el que tiene
acceso a la base de datos. Por razones de seguridad, el sistema
presentar asteriscos en el espacio de captura cuando el usuario
digita los caracteres de su contrasea. El usuario puede cambiar su
contrasea en el mdulo de Administracin del Sistema.
5) Usuario de red: con esta opcin se permite que el usuario que se
va a ingresar al sistema del ERP, lo haga con la cuanta del Usuario
Windows que est registrado en ese momento en esa computadora.
Es importante mencionar que para poder utilizar la opcin de usuario
de red que se presenta en el integrador a la hora de registrarse, es
necesario que la instalacin del ERP tenga configurado el servicio
de Autenticacin y haber configurado en la estacin de trabajo
dicho servicio.
Luego de digitar correctamente los datos anteriores, haga clic con el botn
izquierdo del ratn sobre la opcin Ingresar.
Pantalla de Validacin para Ingresar al Sistema
Al ingresar el sistema, se desplegar el integrador de los mdulos, en caso

de ser el administrador el que est ingresando, se podrn ver todos los
conos de los mdulos adquiridos; para el caso de ingreso de un usuario
diferente al administrador, ste podr acceder nicamente a los mdulos
sobre los cuales el administrador le haya dado privilegios.
4 Ingreso al Sistema
Para activar cualquiera de los mdulos desplegados presione una el botn

izquierdo del ratn sobre el cono que representa el mdulo que se requiere
acceder. La pantalla del integrador es el siguiente:
Imagen del Integrador
En la parte superior de la pantalla del integrador se encuentra la casilla

Compaa en la cual se muestra el nombre de la compaa a la cual el
usuario se registr, pero se permite que se cambie de compaa, sin la
necesidad de salir del integrador. Cabe mencionar, que los mdulos que se
desplegarn para la compaa a la que se est conectando sern nicamente
sobre los que el usuario tiene privilegios.
Opciones: Muestra aplicaciones generales del sistema como se muestran a
continuacin.
Opciones del integrador.

Configuracin: En esta seccin podr indicar como desea ajustar el

rendimiento de la herramienta en general y cmo ser la modalidad
de impresin de reportes en general.
Desempeo: Podr seleccionar entre mejorar el rendimiento,
o la apariencia o si lo desea personalizar cuales opciones
estarn disponibles o no.
Modalidad reportes: Define cual ser la modalidad de
impresin del reporte, ya sea Disco, o Memoria, si esta no se
ha definido utilizar la modalidad Global, que utilizar por
defecto la modalidad de Disco que es la modalidad con la
que se trabajaba hasta el momento.
o
DISCO: Esta modalidad indica que el reporte estndar

ser impreso por medio de un archivo XML con los
datos que se generaron en el ERP y se ubica en la
carpeta DATA. Esta es la manera en la que se impriman
anteriormente los reportes del ERP.
MEMORIA: Esta nueva modalidad enva la
informacin del ERP al reporte por medio de la memoria
RAM de la maquina sin utilizar archivos ni el ODBC
EXCRY600XML420. El reporte se imprime ms rpido
segn las caractersticas de la maquina.
Configuracin del integrador.
Sincronizacin de Hooks: Este proceso detecta la existencia de

cambios en los hooks a raz de actualizaciones en la instalacin o
cambios en el mantenimiento y aplica dichos cambios a los hooks

correspondientes.
Para ms informacin sobre este tema dirjase al Manual de
Administracion del sistema en la seccin Sincronizacin de Hooks.
Adicionalmente con el botn de desplazamiento

podr ver
informacin general de la compaa actual tal y como se muestra en
la siguiente imagen:
Pantalla de informacin General.
Continuando con la descripcin del integrador, podemos decir que le mismo

est dividido en las siguientes partes:
La primera parte del integrador son Favoritos, en la cual se definen

las opciones ms utilizadas, para ms informacin consulte la
seccin Favoritos en la pgina 8.
Una segunda seccin llamada Todas las Opciones , en la cual se

presentan las opciones del mdulo que est activado en ese
momento, el cual, adems, se identifica por estar coloreado de
amarillo para su respectivo resaltamiento, esta seccin se puede
ampliar de tamao a gusto del usuario, lo cual se logra ubicndose en
la lnea amarilla ubicada encima del ttulo de Todas las Opciones, a
lo que el cursor se transformar en un Up Down Arrow o Flecha
Bidireccional atravesada por una doble lnea horizontal
, que
indica que esta rea se puede ampliar o disminuir.
La ltima parte o seccin del integrador, es en la que se muestran los

mdulos que se definieron para su visualizacin. Esta visualizacin
se describe con detalle en la seccin Opciones para visualizar ms o

menos cantidades de mdulos en la pgina 10.
Cabe mencionar que el integrador muestra, en la esquina inferior derecha, el
nombre de la el nombre del usuario que est conectado y el nombre de la
base de datos a la cual est accediendo.
MANEJO GENERAL DEL SISTEMA

En esta seccin se presenta al usuario los aspectos generales para el manejo
de los mdulos de ExactusERP.
ACCESIBILIDAD
Cabe resaltar que para esta versin de ExactusERP, la accesibilidad tanto
al sistema como a los mdulos que la compaa tenga instalados se har
nicamente desde el integrador, pues no existe una ejecutable para cada
modulo. Se cuenta adems con la posibilidad de acceder a todas las
opciones del modulo sin necesidad de abrirlo, es decir, se tiene la capacidad
de acceder a nivel de modulo como a nivel de opcin con solo registrarse
una sola vez, agilizando el manejo y mejorando de manera global la
accesibilidad del sistema en general. En este men, las opciones pueden
desplegar las subopciones que contienen, presionando el botn
identificado con el smbolo
o replegar las mismas subopciones,
presionando el botn identificado con el smbolo . Cada mdulo del
sistema presenta el mismo formato de men principal, adems de que no
existe la opcin de registrarse a un solo modulo, solo se pueden acceder por
el integrador.
En cuanto al acceso a las subopciones que se encuentran dentro de las
opciones del men principal, el mismo se debe realizar posicionndose
sobre la subopcin elegida y haciendo doble clic, a lo que se desplegara la
pantalla de interfaz.
FAVORITOS
Una opcin especial que no corresponde a un mdulo del sistema, es la de
Favoritos, identificada con una estrella
, con la cual el usuario podr
agilizar aun ms el uso de ExactusERP, pues se podrn definir las
subopciones (no las opciones del men principal) de los mdulos que el
usuario frecuente ms. El ingreso a dicha opcin, se realiza de la misma
manera que a los mdulos estndar, mostrndose as, todas las opciones
definidas como las ms usadas.
Al ingresar a cada modulo, en la parte inferior se presentan las opciones que

este tiene, mientras que en la parte superior se muestran nicamente los
favoritos definidos para el respectivo mdulo.
CMO AADIR SUBOPCIONES A LOS

FAVORITOS?
Las siguientes instrucciones le ayudarn a aadir las subopciones para las
que usted desee tener un acceso ms rpido. Las mismas se detallan a
continuacin:
1. Despliegue, pulsando el cono correspondiente, el mdulo donde se
encuentra la subopcin que va a agregar a los favoritos.
2. Pulsando el botn identificado con el smbolo
, llegue hasta la
subopcin que desea agregar.
3. Una vez identificada, ubique el cursor del mouse sobre la misma y
pulse el botn derecho, a lo que el sistema desplegar el mensaje de
Agregar a Favoritos
4. D un clic sobre dicho mensaje con lo cual se incluir la subopcin

al men de Favoritos.
conos de las Opciones

Los diferentes Mantenimientos, Tablas, Consultas y Procesos se identifican
con un cono representativo, bsicamente se pueden clasificar en dos tipos
de conos, las Carpetas, que contienen un grupo de opciones y los conos de
las opciones propiamente existentes. A continuacin presentamos un cuadro
en donde se listan e identifican las diferentes conos con su respectiva breve
descripcin.
cono
Kj Opcin
Flder de
Mantenimientos
Mantenimientos
Flder
de Consultas
Descripcin
Este cono se utiliza para identificar las opciones
que contienen los diferentes mantenimientos o
tablas en donde se guardan los datos de los
registros existentes.
Este cono se utiliza para identificar las opciones en
las cuales se registran datos del mdulo.
Este cono se utiliza para identificar las opciones

que contienen las distintas consultas de los datos
existentes.
Flder con
Mantenimientos
Flder
de Reportes
Reportes
Flder
de Procesos
Procesos
Con este cono se identifican las opciones que

contienen las mltiples consultas de ExactusERP,
las mismas varan de mdulo a mdulo.
Este cono es utilizado para identificar las opciones
que contienen los diferentes reportes que se
pueden sacar en ExactusERP.
Este cono identifica a las opciones que llevan a la
configuracin de los reportes de cada mdulo.
Este cono es utilizado para identificar las opciones

de ExactusERP que contienen los diferentes
Proceso que se corren en el sistema.
Este cono identifica a las opciones que corren los
distintos procesos diseados en cada mdulo.
Este cono se usa para identificar las opciones en

las que se debe ingresar datos cada mdulo.
Flder de
Administracin
Contiene dos subopciones:
para las tablas que
alimentaran el sistema y
Parmetros
del mdulo
para los
parmetros.
En esta opcin se incluyen las opciones globales,

que indican el comportamiento del mdulo en
ciertos aspecto.
OPCIONES PARA VISUALIZAR MS O

MENOS CANTIDADES DE MDULOS
En el integrador de la versin 6.00, la forma en la que se visualizan los
mdulos se presenta algunas peculiaridades:
Como un cono, el cual al pasar por el mismo se muestra un Pop-up
del mdulo asignado a ste, p.e.

,
,
,o
como una barra en la que adems del cono se incluye el nombre del
mdulo, p.e.:
otros.
, entre
Para cambiar el nmero de mdulos que se visualizan u ocultarlos se

cuenta con varias opciones:
Barra Split
Esta barra se encuentra en la parte superior de los
mdulos que se visualizan, regularmente encima de la
opcin Favoritos. La misma permite de una manera
sencilla y rpida aumentar o disminuir la cantidad de
mdulos visualizados. Dicha cantidad tambin se ver
limitada por el tamao que el usuario tenga definido
para
la
pantalla
del
integrador.
Ya sea para aumentar o disminuir la cantidad de
mdulos visualizados, al posicionarse sobre la barra,
el cursor se transformar en una flecha bidireccional
, manteniendo presionado el botn izquierdo del
Mouse y desplazndose hacia arriba o abajo, se podr
cambiar la cantidad de mdulos visualizados.
Ver ms/menos Mdulos
Estas dos opciones realizan la misma funcin que la
de la Barra Split y se despliegan al pulsar el botn de
Configure Buttons
. Si se desea incluir un
mdulo se hace uso del botn Ver ms mdulos, por
ejemplo, en la parte baja del integrador se encuentran
los mdulos que se van a incluir con esta opcin
, as en este ejemplo, el orden en el que
se incluira los mdulos sera, Estadstica de
Ventas, Administracin
del
Producto,
Produccin y Costos y de ltimo Presupuesto
Financiero. Igualmente si se deseara visualizar
menos mdulos se hara uso del botn Ver Menos
Mdulos, a lo que se irn desapareciendo en orden
ascendente, es decir, primero los que estn de ltimos
hasta llegar al que est de primero.
Visualizacin
de
Mdulos
Con esta opcin el sistema realiza la misma funcin

que las dos anteriores, con la diferencia de que se
despliega la pantalla Opciones de Visualizacin de
Mdulos, en la que se cuenta con la opcin de
chequear los mdulos que se desean incluir y no
chequear o dejar sin la marca del check para indicar
que estos no se van a incluir. La pantalla que se
despliega es la siguiente:
Pantalla de Opciones de Visualizacin de Mdulos
Adems, se cuenta con los botones de
con los que se logra acomodar los

mdulos a conveniencia del usuario.
Mostrar
ocultar
Mdulos
Esta opcin es la ltima opcin que se maneja para la

visualizacin, con la misma se desplegar una lista
con los mdulos que se tienen instalados en el sistema.
Los mdulos que se estn visualizando en ese
momento en el integrador, su cono aparece en esta
lista marcados con color amarillo y enmarcado en un
recuadro, p.e:
. Por otro
lado, los que no estn incluidos, su cono se muestra
sin ningn tipo de coloracin, ni ningn tipo de
enmarcado, p.e:
. Con un
solo clic sobre cualquier mdulo se puede incluir o
excluir del integrador.
Opcin de Mostrar u Ocultar Mdulos
CAPTULO 2
Manejo General de Tablas
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica varias formas en que el usuario puede manipular
el ERP de manera que pueda trabajar de una manera ms eficiente y a gusto
segn sus propios criterios.
GENERALIDADES
Al presionar el botn izquierdo del ratn sobre el ttulo de una columna, el
sistema ubica esa columna de primera y ordena los renglones con respecto a
sta. Permiten tambin la seleccin y ubicacin de las columnas e incluso la
discriminacin de datos dependiendo de la necesidad.
Si se presiona dos veces el botn izquierdo en algn rengln, se desplegarn
detalladamente los datos contenidos en el mismo y ser posible
modificarlos, segn el caso.
El tamao de las columnas puede ser modificado fcilmente al ubicar el
cursor del ratn sobre la lnea que divide los ttulos de dos columnas (note
que el cursor cambia de forma). La columna que va a ser modificada ser la
del lado izquierdo de la divisin. Presione el botn izquierdo del ratn y
desplcelo hacia la derecha para aumentar o a la izquierda para disminuir el
tamao de la columna, segn sea la necesidad.
HIGHLIGHT (SELECCIN DE
REGISTROS Y MARCADO DE
BLOQUES)
Las tablas de datos cuentan con un highlight que enfatiza el rengln
actual.
Para eliminar o modificar un rengln especfico, se debe primero posicionar
el highlight sobre el registro deseado y luego escoger la opcin respectiva
del men o de la barra de herramientas (toolbar).
Con este highlight, se puede marcar tambin un bloque de registros. Para
esto, se posiciona primero el cursor del ratn sobre el rengln inicial del
bloque, y manteniendo presionado el botn izquierdo del mismo, se
desplaza el cursor hacia abajo hasta localizar el rengln final del bloque.
Manejo General de Tablas 13
Captura de datos por medio del "highlight"
Asimismo, si el usuario desea marcar varios registros individuales, se

mantiene presionada la tecla SHIFT y al mismo tiempo, se presiona el
botn izquierdo del ratn al marcar los renglones con los registros
requeridos.
Existe una opcin especial en el men de despliegue que le permite al
usuario seleccionar todos los registros que se encuentren en la lista (sin
incluir las no aceptadas por el filtro). Esta opcin se encuentra en el men
de Despliegue y puede ser activada desde la cuadrcula de la tabla de
datos cuando el usuario presiona el botn derecho (esto hace aparecer el
men de Despliegue). La opcin se llama Seleccionar todos.
Los bloques de registros seleccionados, pueden ser copiados a alguna otra
aplicacin de Windows.
CAPTURA DE DATOS EN
PORTAPAPELES (CLIPBOARD)
Esta funcin permite intercambiar informacin con otras aplicaciones de
Microsoft Windows. Los datos de una tabla pueden ser capturados en el
14 Manejo General de Tablas
portapapeles, y de ah, copiados a otra aplicacin como por ejemplo

Microsoft Word.
El procedimiento es el siguiente:
1.
Se debe correr la aplicacin a la que se trasladarn los datos y ubicar

el cursor sobre el lugar donde quedarn los datos extrados.
2.
Se ingresa a la tabla de datos y se marca el bloque con los datos por

capturar.
3.
Se presionan las teclas CTRL+INS para capturar los datos en el

portapapeles.
4.
Se ingresa a la aplicacin donde se insertarn los datos y se presionan

las teclas SHIFT+INS para obtener los datos del portapapeles.
A continuacin se presenta un ejemplo de un traslado de datos a

portapapeles:
Copia de datos a Microsoft Word por medio del portapapeles.
Para esta operacin existe tambin una opcin dentro del submen de
Despliegue; esta opcin permite trasladar todos los datos marcados con el
"highlight" al portapapeles. Esta opcin se llama Copiar al
Portapapeles.
ORDENAR REGISTROS...
Esta opcin permite determinar la columna que se debe tomar como
referencia para el orden ascendente de los renglones.
Dicha opcin se encuentra al presionar el botn de Despliegue en el men
principal que acompaa a cada ventana de una tabla, al entrar a la ventana
aparece un listado con las columnas que estn siendo desplegadas. Se
posiciona el highlight sobre el encabezado de la columna elegida y se
presiona ENTER. Tambin se puede realizar la misma operacin,
presionando el botn izquierdo del ratn dos veces sobre el nombre de la
columna.
En esta pantalla solamente se desplegarn los nombres de las columnas que

es ese momento se despliegan en la tabla de datos.
Ejemplo de Ventana de Ordenamiento de Registros.
BSQUEDA DE REGISTROS
Esta es la forma en que se realizan las bsquedas en las tablas:
1) Se digita el primer caracter del dato por el cual se desea localizar el
registro, segn la primera columna de ordenamiento desplegada en la
tabla.
2) Para acercar ms los resultados de la bsqueda, se debe seguir
digitando los caracteres que van formando la palabra, cifra o cdigo
deseado.
3) Para retroceder la bsqueda se presiona Backspace.
Los caracteres digitados, sern desplegados en el "status bar" o barra de
estado ubicada en la parte inferior de la tabla. Si se desea retractar la
bsqueda, se oprime la tecla Home para retornar al primer registro de la
tabla.
Por ejemplo, se necesario localizar un cliente cuyo nombre es EID CO. En
primera instancia, se debe seleccionar la columna de nombre como la
ordenadora. Una vez ordenados los datos por nombre, se oprime la tecla
"E"; el sistema se posicionar sobre el primer cliente cuyo nombre empiece
con esta letra.
Se procede a oprimir la "I"; el sistema desplegar el primer cliente que
comience con "EI". El sistema ir localizando los registros que ms se
parezcan a las combinaciones de caracteres que el usuario digite. Cuando el
sistema encuentra que no hay ningn registro que satisfaga su bsqueda,

responder con un "beep".
BUSCAR
Esta opcin est contenida en las diferentes pantallas de CreacinModificacin de registros de las tablas de datos
Si el usuario tiene un filtro activo, no podr modificar los registros que no
aparecen en la lista.
Esta opcin despliega el registro siguiente, anterior, inicial o final
dependiendo de la posicin actual. Sus opciones son:
Inicial
Despliega en la ventana el primer registro de la base de datos.
Anterior
Despliega el registro anterior al actual.
Prximo
Despliega el registro siguiente al actual.
ltimo
Despliega el ltimo registro de la base de datos.
Cuando se est desplegando el primer registro, los conos Inicial y Anterior
no operan por razones obvias; igual sucede cuando se est en el ltimo
registro con los conos Prximo y ltimo.
AJUSTAR COLUMNAS
Esta opcin, fija las columnas en su ancho mnimo para visualizar una
mayor cantidad de datos en la tabla.
Esta opcin puede aplicarse rpidamente, al ubicar el cursor del ratn sobre
la casilla ubicada en la esquina superior izquierda de la cuadrcula; donde se
une la lnea de los encabezados con la columna vaca; y presionar dos veces
el botn izquierdo del ratn.
SELECCIONAR TODOS (CTRL+T)

Selecciona todos los registros desplegados en la pantalla que el filtro no
haya discriminado evitndole el tener que hacerlo manualmente.
CAPTULO 3
Funciones Generales
NOTA INTRODUCTORIA
Se detalla como en Softland se realizan varias funciones generales y
especficas en todo el ERP, independientemente del mdulo al que se est
ingresando.
Igualmente se explican el significado de algunos botones estndar para el
ERP.
GENERALIDADES
Las funciones generales pueden activarse de tres formas:
Se activa el cono con el ratn directamente (cuando la opcin tiene

cono), esto se hace ubicando el cursor del ratn sobre el cono y
presionando el botn izquierdo.
Se presiona Alt+(letra subrayada del men)
Se presionan las teclas rpidas de cada opcin (si las tienen).
Las opciones generales son descritas a continuacin. Si desea mayor detalle

de estas refirase a la siguiente seccin "Instrucciones Especficas".
Botn
Funcin
Agrega un
nuevo registro
Modifica un
registro
Actualiza los
registros
Actualiza
registros y se
devuelve a la
pantalla
anterior
Teclas
Descripcin
Ctrl + N
Al activar esta opcin se obtiene una ventana

de creacin de registros que, sin importar el
formato ni la aplicacin de la misma, se operan
para crear nuevos registros dentro de una tabla
de datos o una pantalla.
Ctrl + M
La ventana de esta opcin es igual a la de

Nuevo, con la nica diferencia de que no
permite modificar los datos principales del
registro como por ejemplo cdigo identificador,
entre otros, segn sea el caso
Salva los cambios hechos al registro; despus
de esto, los cambios no se pueden revertir a
menos que se vuelva a modificar este registro.
Salva los cambios hechos al registro y retorna a
la ventana anterior. Con esta opcin el usuario
se evita varias operaciones con solo activar una.
Funciones Generales 19
Descarta los cambios hechos al registro. Puede

suceder que se hagan cambios errneos a un
registro o se hagan los cambios a un registro
equivocado; en cualquiera de estos casos, es
muy til poder contar con esta opcin.
Cancela la
operacin
Elimina un
registro
Borra un registro de una tabla de datos.

Siempre que se utilice esta aplicacin, el
sistema solicitar que se confirme la decisin.
Permite filtrar
registros
(QBE)
Permite filtrar un grupo de registros del resto

por medio de alguna caracterstica que los
defina y de una u otra forma los relacione.
Permite
seleccionar las
columnas que
se van a
desplegar
Determina las columnas que sern desplegadas

y el orden de despliegue de las mismas.
Imprime
reportes
Emite un despliegue de los datos contenidos en

los registros de la tabla, ya sea por impresora,
pantalla o archivo. El contenido del reporte es
determinado por los datos que est manejando
la tabla en el momento de la orden.
Traslada los
datos
seleccionados
a Excel
Esta opcin le permite al usuario, tomar un

bloque de datos y trasladarlo directamente a
Microsoft Excel sin necesidad de utilizar el
portapapeles ("clipboard").
Busca el
registro inicial
Despliega en la ventana el primer registro de la

base de datos.
Busca el
registro
anterior
Despliega el registro anterior al actual.
Busca el
siguiente
registro
Despliega el registro siguiente al actual.
Busca el
registro final
Despliega el ltimo registro de la base de datos.
Permite
Refrescar
Datos
Contenido
20 Funciones Generales
Ctrl + E
Ctrl + W
Restablece el despliegue de la cuadrcula

cuando ha habido algn cambio en los datos
(creacin o eliminacin de registros, etc.).
Esta opcin est relacionada con
Refrescamiento Manual, si dicha opcin
est marcada, el sistema actualizar los
cambios solamente cuando el usuario utilice la
opcin de Refrescar Datos.
Despliega los tpicos importantes sobre la
utilizacin del sistema basndose en la seccin
que est utilizando en el mismo.
Esta opcin permite al usuario retornar a la

ventana anterior.
Regresar a la
pantalla
anterior
Ayuda F1
F1
Las casillas que tienen definido un F1 para su

ayuda presentan, en la esquina superior
derecha, una marca triangular de color azul.
Con la tecla F1 del teclado se posibilitan dos
funciones:
desplegar la ayuda asociada a la pantalla o
proceso que se est generando.
traer a la tabla o carpeta la informacin
correspondiente asociada a la base de
datos.
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
En este apartado se explica el procedimiento para la ejecucin de las
funciones estndar del sistema, las cuales incluyen las opciones de Agregar
un registro, Modificar un registro y Eliminar un registro. A continuacin
se detalla cada una de ellas.
CMO SE AGREGA UN REGISTRO?

Para agregar un registro debe seguirse los siguientes pasos:
1) En el Men Principal de Administracin del Sistema, elija la
opcin donde se encuentra el registro que usted desea agregar, por
ejemplo, si desea agregar un vendedor seleccione la opcin Tablas
dentro de sta elija Funcionarios y dentro de sta, Vendedores.
2) Dentro de la tabla correspondiente al registro seleccionado, se
presiona la opcin de Nuevo, o si se prefiere, se presionan al
mismo tiempo las teclas Ctrl+N o se activa el cono . El sistema
mostrar la pantalla donde se ingresarn los datos del nuevo registro.
3) Complete la informacin solicitada
4) Una vez que los datos se han ingresados, el usuario debe grabar la
informacin utilizando el cono
o
. Tambin con la opcin
Actualizar del submen Registro o con las teclas Ctrl+A se
puede realizar esta operacin.
CMO SE MODIFICA UN REGISTRO?

Para modificar un registro se debe seguir las siguientes instrucciones:
ejemplo, si desea agregar un vendedor seleccione la opcin Tablas,
2) Dentro del submen Registro de la opcin elegida, se presiona la

opcin de Modificar, o si se prefiere, se presionan al mismo tiempo
las teclas Ctrl+M o se activa el cono
. El sistema mostrar una
pantalla similar a la opcin de agregar un nuevo registro.
3) Realice las modificaciones deseadas
4) Una vez que las modificaciones se han ingresado, el usuario debe
grabar la informacin utilizando el cono
o
tambin se puede
utilizar la opcin Actualizar del submen Registro o las teclas
Ctrl+A.
CMO SE ELIMINA UN REGISTRO?

Para eliminar un registro existente dentro de cualquiera de las tablas de
datos, se debe acatar el siguiente procedimiento:
ejemplo, si desea agregar un vendedor seleccione la opcin Tablas,
2) Se debe seleccionar el registro que se va a eliminar. El registro en
cuestin debe quedar marcado con highlight.
3) Se escoge la opcin Eliminar dentro de Registro, o si se prefiere,
se presionan al mismo tiempo las teclas Ctrl+E o se activa el cono
. El sistema desplegar un aviso para confirmar que el usuario
desea realizar la operacin.
Advertencia: En algunas ocasiones no se podr eliminar un registro
porque su informacin es requerida en otras partes del sistema o tiene

registros dependientes. Un ejemplo de esto sera no permitir borrar un
registro de cliente que tenga facturas en la base de datos
CMO SE FILTRAN REGISTROS?

Al activar esta opcin , aparece una ventana donde se le solicita el patrn
de datos que deber seguir el sistema para discriminar los registros
necesarios.
Cuando se ha utilizado el filtro dentro de una tabla de datos, el cono es
diferente .
Existen dos caracteres que pueden generalizar una escogencia ("wildcards"):
"*" y "?". El asterisco (*) significa que puede haber cualquier cantidad de
caracteres sin importar lo que sean; el signo de pregunta (?) significa que
puede haber solo un caracter, sea cual sea.
CMO SE SELECCIONAN COLUMNAS?

Al activar esta opcin
se presentar una ventana donde se debe elegir las
columnas visibles y no visibles.
Ejemplo de una ventana de Seleccin de Columnas.
Los nombres ubicados a la izquierda son las columnas que no estn siendo
desplegadas actualmente. Para agregar o descartar una columna realice el
siguiente procedimiento:
1) Se debe ubicar el "highlight" sobre la columna por trasladar con el
ratn o las teclas direccionales.
2) Se debe activar con el botn izquierdo del ratn el cono
segn sea el caso. Una forma ms fcil es presionar dos veces el botn
izquierdo del ratn sobre el nombre de la columna.
3) Los conos
y
son para trasladar todas las columnas de un lado a
otro de la ventana. El lado de la ventana con las columnas por
desplegar no puede quedar en blanco.
4) Los conos
y
(que se encuentran a la derecha, junto al cuadro
de columnas visibles) permiten ordenar las columnas desplegadas. La
columna seleccionada por el highlight puede ser re-localizada al
desplazarla con esos conos.
CMO SE IMPRIMEN REPORTES?

Emite un despliegue de los datos contenidos en los registros de la tabla, ya
sea por impresora, pantalla o archivo. El contenido del reporte es
determinado por los datos que est manejando la tabla en el momento de la
orden; en otras palabras, si el usuario filtr los datos de la tabla, el reporte
seguir fielmente la configuracin de los mismos. De la misma forma se
respetar el ordenamiento actual de la tabla y la posicin y ancho de las
columnas.
La ventana que aparece al seleccionar esta opcin le solicitar el destino del
despliegue y otras opciones de impresin tales como los ttulos del reporte,
el rango de pginas, el nmero de copias, entre otras.
Ventana de opciones de impresin.
Destino del Reporte

Pantalla: El despliegue aparece inmediatamente, como una especie de
"preview" del documento obtenido; luego, si se desea, puede imprimirse.
Con los conos ubicados en la barra de herramientas, el usuario puede
desplazarse en las pginas del documento. Bajo la opcin de archivo puede
seleccionar Buscar pgina para localizar una pgina de una manera ms
rpida y precisa.
Impresora: Imprime los datos que el usuario defini. Es til hacer antes un
"preview" en pantalla. Entre las opciones que se habilitan en este caso estn:
seleccionar la impresora, fijar el nmero de copias y elegir entre imprimir
un rango especfico de pginas o imprimirlas todas.
Pantalla de impresin estndar de Windows.
Exportar: Con esta opcin, ser creado un archivo fsico en el disco para
luego ser trabajado. Se solicitar lo siguiente:
Pantalla de exportacin de Archivos.
Formato: Tipo de archivo en que desea el reporte, podr elegir

entre los siguientes:
Destino: Tambin ser necesario establecer en que otra

aplicacin ser utilizado este archivo entre los cuales se tiene
disponible:
Rango de pginas: Este recuadro se habilita cuando se

configura el despliegue va impresora. Aqu se controla el rango
de pginas por imprimir. Si no se especifica un rango, el sistema
imprimir todo el reporte.
Pantalla de rango de pginas
Salvar Archivo: Finalmente se abrir la pantalla estndar de

Windows para salvar el archivo donde deber indicar la
ubicacin y nombre del archivo.
Pantalla Salvar Estndar de Windows
Si en destino se elije MAPI permite un envo a correo del reporte:
Pantalla de envi de correos.
En el botn Address se despliega la lista de correos de Outlook:
Lista de contactos de Outlook.
Formato de Impresin de Reporte

En esta seccin se despliega un combo con los reportes pre cargados en la base de datos
con los reportes asociados al formato enviado en el modulo.
Para conocer ms sobre este tema dirjase al Manual del Modulo de Administracin del
Sistema en la seccin Personalizar Reportes.
CMO HACER TRASLADO DE DATOS A

EXCEL?
Esta opcin le permite al usuario, tomar un bloque de datos y trasladarlo
directamente a Microsoft Excel sin necesidad de utilizar el portapapeles
("clipboard"). Para utilizar esta funcin no es necesario abrir el programa
Microsoft Excel, pues el mdulo lo abre automticamente, para lo cual el
usuario debe hacer uso del botn que est incluido en la pantalla respectiva
con el fin de facilitar la tarea. Una vez marcado el bloque por trasladar, se
presiona el botn izquierdo del ratn con el cursor sobre el cono.
Los datos marcados por el highlight sern copiados en la hoja electrnica
de Excel, de manera que estarn divididos en columnas y renglones, lo que
no se puede hacer tan fcilmente cuando la captura se hace con el
portapapeles.
Es necesario aclarar, que en caso de que al momento de hacer uso de esta

opcin, el usuario ya tenga abierto el programa Excel, no ser necesario que
lo cierre o que abra otro libro, pues la funcionalidad esta diseada para que
pegue los datos exportados a un nuevo libro de Excel, con el fin de no
afectar los trabajos que se estn realizando en ese momento.

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MANUAL DE USUARIO

MANUAL BSICO DEL

2009 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados.

EXACTUSERP ERP una marca registrada del GRUPO SOFTLAND.

Nota Introductoria ......................................................................................................... 3

Manejo General de Tablas

Nota Introductoria ....................................................................................................... 13

Nota Introductoria ....................................................................................................... 19

Manual Bsico del ERP Softland

Manual Bsico del ERP Softland

3) Usuario: Nombre con que el usuario se identifica en el sistema;

Pantalla de Validacin para Ingresar al Sistema

Al ingresar el sistema, se desplegar el integrador de los mdulos, en caso

Manual Bsico del ERP Softland

Para activar cualquiera de los mdulos desplegados presione una el botn

Imagen del Integrador

En la parte superior de la pantalla del integrador se encuentra la casilla

Opciones del integrador.

Configuracin: En esta seccin podr indicar como desea ajustar el

DISCO: Esta modalidad indica que el reporte estndar

Configuracin del integrador.

Sincronizacin de Hooks: Este proceso detecta la existencia de

Manual Bsico del ERP Softland

cambios en el mantenimiento y aplica dichos cambios a los hooks

Adicionalmente con el botn de desplazamiento

Pantalla de informacin General.

Continuando con la descripcin del integrador, podemos decir que le mismo

La primera parte del integrador son Favoritos, en la cual se definen

Una segunda seccin llamada Todas las Opciones , en la cual se

La ltima parte o seccin del integrador, es en la que se muestran los

Manual Bsico del ERP Softland

se describe con detalle en la seccin Opciones para visualizar ms o

MANEJO GENERAL DEL SISTEMA

Manual Bsico del ERP Softland

Al ingresar a cada modulo, en la parte inferior se presentan las opciones que

CMO AADIR SUBOPCIONES A LOS

4. D un clic sobre dicho mensaje con lo cual se incluir la subopcin

conos de las Opciones

Manual Bsico del ERP Softland

Este cono se utiliza para identificar las opciones

Con este cono se identifican las opciones que

Este cono es utilizado para identificar las opciones

Este cono se usa para identificar las opciones en

Contiene dos subopciones:

para las tablas que

En esta opcin se incluyen las opciones globales,

OPCIONES PARA VISUALIZAR MS O

del mdulo asignado a ste, p.e.

Manual Bsico del ERP Softland

Para cambiar el nmero de mdulos que se visualizan u ocultarlos se

Con esta opcin el sistema realiza la misma funcin

Manual Bsico del ERP Softland

Pantalla de Opciones de Visualizacin de Mdulos

Adems, se cuenta con los botones de

con los que se logra acomodar los

Esta opcin es la ltima opcin que se maneja para la

Opcin de Mostrar u Ocultar Mdulos

Manual Bsico del ERP Softland

Manejo General de Tablas 13

Captura de datos por medio del "highlight"

Asimismo, si el usuario desea marcar varios registros individuales, se

14 Manejo General de Tablas

Manual Bsico del ERP Softland

portapapeles, y de ah, copiados a otra aplicacin como por ejemplo