SOFTWARE EN LA NUBE

UNIDAD 2. Espacio fsico y almacenamiento en la nube

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U 2 - Espacio fsico y almacenamiento en la nube.

IAAP

NDICE
INTRODUCCIN ........................................................................................... 3
OBJETIVOS.................................................................................................. 3
CONTENIDOS .............................................................................................. 4
1. Dropbox ............................................................................................... 5
2. Cmo crear una cuenta en Dropbox .......................................................... 6
3.- Google Drive ...................................................................................... 14
4.- Documentos con Google Drive .............................................................. 19
5.- Otros proveedores de almacenamiento .................................................. 23

Material elaborado por el

Instituto Asturiano de Administracin Pblica Adolfo Posada
Textos: Alejandro Gonzlez Fernndez
Deposito Legal: AS-01285-2014
Gobierno del Principado de Asturias - IAAP
www.asturias.es/iaap

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INTRODUCCIN
Uno de los aspectos ms interesantes de la nube consiste en usarla como
dispositivo de almacenamiento de nuestros datos. Es decir, manejarla como si
fuera nuestro disco duro, con las ventajas ya comentadas en la unidad 1 que
permiten poder consultarlo desde cualquier sitio, desde diferentes dispositivos e
incluso con sistemas operativos diferentes.
El almacenamiento en la nube posee las mismas caractersticas que la computacin
en la nube con respecto a agilidad, escalabilidad, y flexibilidad.
Es un modelo de servicio en el cual los datos de un sistema de informacin se
almacenan, se administran, y se respaldan de forma remota, tpicamente en
servidores y que son administrados por un proveedor del servicio. Estos datos se
ponen a disposicin de los usuarios a travs de una red, como lo es Internet.
Inicialmente esta prctica era propia de empresas, con grandes necesidades de
espacio, sin embargo existen servicios que se pueden usar a nivel particular,
algunos de ellos gratuitos (hasta cierta capacidad de almacenamiento), y que
pueden servir para respaldar la informacin, tenerla accesible desde cualquier
ordenador o, simplemente, para compartir archivos, como fotografas por ejemplo.
En esta segunda unidad, mantendremos el enfoque del uso personal de la nube, de
modo que en lugar de centrarnos en la oferta dirigida a empresas, buscaremos los
servicios que resultan ms tiles a particulares y en esa medida, nos centraremos
fundamentalmente en los gratuitos.

OBJETIVOS
1. Conocer el principio del almacenamiento en la nube.
2. Conocer las diferentes alternativas disponibles en Internet para usuarios
particulares, y preferentemente de uso gratuito.
3. Experimentar las posibilidades de sincronizacin de estos servicios con otros
servicios en la nube.

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CONTENIDOS
El almacenamiento en la nube consiste en un servicio que requiere poco control
administrativo y al que, cualquier persona autorizada, puede acceder en lnea.
Utiliza un mismo conjunto de hardware para conseguir el almacenamiento de la
informacin de varios usuarios, con medidas de seguridad y espacios virtuales para
que cada cual solo pueda ver la informacin que le corresponde.
Su xito radica fundamentalmente en su comodidad, bajo costo y el bajo
requerimiento de mantenimiento.
Existen muchas alternativas en la red, y como siempre ocurre en informtica,
evoluciona rpidamente y aparecen nuevos proveedores con cierta frecuencia.
Vamos a citar nicamente unos pocos ejemplos, que son los ms extendidos:

Dropbox, es uno de los servicios ms populares para compartir archivos en

la nube.
Google Drive, que es el servicio de almacenamiento en la nube de Google.
Box, regala 10 Gb de almacenamiento y ofrece un sencillo interface.
OneDrive, es el actual servicio de Microsoft. Viene preinstalado en
Windows10. Actualmente ofrece 5 Gb gratuitamente.
Para saber ms
Aunque en este curso nos centraremos nicamente en dos
servidores de almacenamiento gratuito, te proponemos alguna
pgina web en la que puedas ampliar conocimientos.
OneDrive
Box
Mega
Comparativa de 5 proveedores de almacenamiento

Atencin
Algunas organizaciones (administraciones incluidas) impiden el uso de estas
herramientas de almacenamiento desde los equipos corporativos, por criterios
de seguridad, Por ello la prctica debe realizarse desde equipos personales o en
los que no estn activados los filtros de red.

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1.- Dropbox

Dropbox es probablemente el servicio ms conocido de almacenamiento en la nube.

No fue el primero, pero es el que mejor ha sabido adaptarse a las necesidades de
los usuarios, ofreciendo un completo acceso multiplataforma. Los usuarios de
smartphones, tabletas y ordenadores personales pueden entrar en Dropbox desde
cualquier lugar, y gestionar sus archivos personales cmodamente, sin necesidad
de llevarlos almacenados en las memorias de sus dispositivos.
Una de sus principales ventajas, es que a travs de su aplicacin, gestionamos el
espacio en la nube como si se tratara de una carpeta de nuestro disco duro.

Dropbox ofrece 2GB de almacenamiento gratuitamente, pero podemos aumentar el

espacio en 500MB adicionales por cada amigo que invitemos, hasta un lmite de
18GB. No obstante, Dropbox tambin ofrece otras opciones de pago para grupos de
trabajo o usuarios particulares que tengan unos requerimientos de almacenamiento
superiores a la media.

Nota
La poltica de fidelizacin de Dropbox no deja de tener su inters. Si
bien inicialmente slo ofrece 2 GB, se puede ampliar esa capacidad
de forma sencilla, como por ejemplo: conectando nuestra cuenta de
Dropbox con Facebook, o Twitter, o bien invitando a algn amigo a
que cree una nueva cuenta.

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La mejor manera de entenderlo es probarlo, as que manos a la obra. Vamos a

proceder a crear una cuenta de Dropbox con el correo que dimos de alta en la
unidad 1.

2.- Cmo crear una cuenta en Dropbox

Lo primero que tenemos que hacer es darnos de alta para crear una cuenta en el
servidor de Dropbox. Entramos en la direccin: http://dropbox.com

Como es la primera vez que vistamos esta pgina, pulsamos en la opcin

El formulario de filiacin es de lo ms sencillo:

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Con escribir nuestro nombre, apellidos, correo electrnico y contrasea es

suficiente. Adems, es imprescindible, claro, aceptar las condiciones de uso de
Dropbox.

Nota
Dropbox siempre asociar nuestra cuenta de almacenamiento con la
cuenta de correo electrnico que le proporcionamos. Es importante
que tengamos claro con qu correo nos interesa darnos de alta.
Si creamos una cuenta de Gmail para practicar con el curso,
podemos aprovecharla.

Importante
La contrasea que tenemos que escribir en este formulario es la
contrasea que le vamos a asignar a nuestra nueva cuenta de
Dropbox.

Una vez completado el formulario, pulsamos en Regstrate y pasamos a la

siguiente pantalla:

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Podemos elegir entre una cuenta gratuita y alguna de las opciones de pago. Queda
a eleccin de cada uno. Nosotros para esta prctica usaremos el plan Bsico, as
que pulsaremos en el botn Continuar.

Basta con seguir las instrucciones, de modo que si la descarga de la aplicacin de

Dropbox no se ha iniciado de forma automtica, se pulsa en reinicia la descarga.
Qu es exactamente lo que estamos haciendo con esta operacin? En realidad,
llegados a este punto ya disponemos de una cuenta de Dropbox que podemos
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empezar a usar. La cuestin es que slo se puede manejar desde un navegador. La

aplicacin que se est descargando en estos momentos facilita de forma
extraordinaria el manejo de nuestro espacio de almacenamiento. Y como siempre
ocurre, la mejor manera de verlo es practicando as que vamos a ello.
Una vez concluida la descarga, se debe proceder a instalar la aplicacin, por lo que,
debemos localizarla y ejecutarla.

Nota
La forma de localizar la aplicacin descargada depender del
navegador que hayamos usado y de su configuracin. En cualquiera
de los casos, nuestra ventana del navegador ofrece alguna
posibilidad de ejecutar ese archivo. Su nombre es Dropbox
2.6.27.exe u otra numeracin parecida en funcin de la versin que
est activa en ese momento.

En cuanto pulsemos sobre el botn Ejecutar, se iniciar el proceso de instalacin

que se detendrn en la ventana

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Pulsamos en Instalar.

Una vez completado el proceso, se nos solicita los datos de la cuenta.

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Rellenamos los datos y pulsamos el botn Iniciar Sesin.

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En este punto ya podemos ver el resultado del trabajo anterior pulsando en Abrir
mi carpeta de Dropbox.

Qu es lo que estamos viendo? Parece una carpeta cualquiera de nuestro

ordenador. Para crear una carpeta no es preciso tanta energa!
Efectivamente, Dropbox ha creado una carpeta. Pero esto es mucho ms que una
simple carpeta. A partir de ahora, todos los documentos que archivemos en ella,
adems, tendrn una copia en el espacio que Dropbox nos tiene reservado en la
nube.

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Alguien lo duda? Pues vamos a comprobarlo. Para ello, lo ms sencillo es archivar

un documento en nuestra carpeta.

En

nuestro

caso

acabamos

de

copiar

el

archivo

Documento

de

comprobacin.doc.
Lo siguiente es entrar en Dropbox desde un navegador y verificar que ah tambin
tenemos ese archivo.
Abrimos pues un navegador y nos vamos a http://dropbox.com

Donde comprobamos que Dropbox sincroniza el contenido de la carpeta Dropbox

de nuestro ordenador con el espacio que tenemos a nuestra disposicin en la nube.
Como reza el eslogan de Dropbox, "tus cosas, siempre contigo". Ahora toda la
informacin que coloques en la carpeta Dropbox, lo podrs recuperar desde
cualquier dispositivo conectado a Internet.

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3.- Google Drive

Google Drive es la alternativa a Dropbox de Google. Consiste pues, igualmente, en

un servicio de alojamiento de archivos. Cada usuario cuenta con 15GB de espacio
gratuito, ampliables mediante pago.

Sin embargo, Google Drive es bastante ms que un simple espacio donde colocar
ficheros. Incorpora igualmente las principales aplicaciones ofimticas en la propia
web. De esta manera no necesitamos tener instalado una suite ofimtica en nuestro
equipo. Podemos crear documentos de texto, hojas de clculo y presentaciones. Y
an ms. S, parecemos a esos mercaderes ambulantes o a los vendedores de
teletienda!
Pero es as, incorpora ms funcionalidades:

Google Keep para crear y organizar notas, listas, fotos.

Formularios que facilita la realizacin de una encuesta, por ejemplo.

Dibujos, para dar color a los documentos, presentaciones o los sitios web
con un grfico o un diagrama.

Tablas dinmicas, con funciones para colaborar y compartir.

Apps Script, que ofrece la posibilidad de aadir aplicaciones propias,

Vayamos pues a conocer esa maravilla con tantas aplicaciones.

Podemos entrar directamente desde su direccin web:
http://www.google.com/intl/es/drive/about.html
o bien, de una manera mucho ms sencilla, desde la pgina principal de Google,

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En la parte superior derecha, un icono agrupa todas las aplicaciones de Google.

Al pulsar sobre el icono de Drive nos lleva a este aplicativo, sin embargo exige que
nos identifiquemos previamente como usuario de Google.
Insistimos en la unidad 1 que Gmail es el punto de partida para la nube de Google.
Y as es, con nuestra cuenta de correo electrnico podemos hacer uso del resto de
las aplicaciones. Ya lo dice Google, "Una cuenta. Todo Google".

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La primera vez que entramos en Drive nos propone descarga la aplicacin de

sincronizacin. El objeto, al igual que hicimos con Dropbox, es crear una carpeta en
nuestro

ordenador

que

garantiza

la

accesibilidad

de

nuestros

archivos,

independientemente del lugar y del dispositivo desde donde los abramos.

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Pulsamos en el botn Descargar

Optamos por Guardar archivo y lo ejecutamos.

Damos permiso de administracin cuando nos pregunte y despus de realizar todo

el proceso de instalacin, la siguiente pantalla avisa de que la instalacin est
completa.

Slo tenemos que cerrarla en el botn Close.

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Y bien, qu pasa ahora? Pues, nuestro ordenador ya cuenta con una carpeta
denominada Google Drive con las mismas caractersticas que la de Dropbox, con
la diferencia que sta se sincroniza con nuestro espacio y nuestra cuenta de
Google.
Cmo la podemos ver? Abrimos el explorador de archivos de Windows, y
comprobamos su existencia.

Lo que procede en estos momentos es realizar la comprobacin colocando un

archivo en esa carpeta. Lo podemos ver desde la pgina web de Drive. De esa
manera, estaremos seguros que lo podremos abrir desde cualquier sitio.
Insertamos pues, el mismo fichero de Dropbox, Documento de
comprobacin.doc, en nuestra carpeta Google Drive, entramos en la pgina web,
desde http://www.google.com/intl/es/drive/about.html y vemos que efectivamente
est ah.

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El funcionamiento como almacenamiento es similar al de Dropbox, pero ya

decamos en el apartado anterior que Drive es bastante ms que eso. En el
siguiente captulo veremos cmo sacarle ms partido.

4.- Documentos con Google Drive

La ventaja de movernos por la nube con herramientas de un mismo proveedor es

que todas se parecen mucho y comparten filosofa de trabajo. De hecho, el aspecto,
lo que se viene llamando el interface, de Drive es muy similar al de Gmail, de modo
que ya nos sentimos bastante familiarizados.

Ahora que ya sabemos manejar esta herramienta como disco duro, lo que
pretendemos es usarla para la creacin de documentos. Para ello, disponemos del
botn Crear, que despliega el siguiente men cuando se pulsa.

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Como se puede apreciar, no encierra ninguna dificultad iniciar un documento del

tipo que nos interese o la creacin de una carpeta. A modo de ejemplo, vamos a
elaborar un texto con la ayuda de Drive.
Pulsamos sobre Documento, y la pantalla se transforma en algo parecido a un
procesador de textos.

Escribimos, casi como si estuviramos trabajando con Microsoft Word, o cualquier

otro procesador de textos. Una vez listo nuestro texto, no nos podemos olvidar de
archivarlo.

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A partir de este momento es cuando empezamos a apreciar ventajas respecto a

nuestro editor de texto convencional. En primer lugar, ya disponemos de copia de
respaldo, an sin haber realizado ninguna accin. Si entramos en Drive,
comprobamos cmo aparece un nuevo documento en nuestro espacio de
almacenamiento, denominado Documento sin ttulo.

Es decir, que Google

se encarga de ir guardando lo que vamos haciendo para

evitar descuidos. En cualquier caso, lo puedo renombrar en cualquier momento. En

el men Archivo, disponemos de las opciones habituales para guardar, configurar
la pgina, etc.

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Sin embargo, esto no es lo ms interesante que ofrece Google Drive. En realidad,

donde es realmente potente es en las mejoras que aporta para el trabajo
colaborativo, es decir, cuando debemos realizar una tarea en grupo, o cuando
tenemos necesidad de compartir.
Estas cuestiones entran de lleno en el contenido de los dos prximos captulos, de
modo que hasta aqu podemos leer!

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5.- Otros proveedores de almacenamiento

No vamos a detallar el funcionamiento de todos los servidores dedicados al

almacenamiento. Su modo de operar es muy similar y con los dos estudiados, es
ms que suficiente para captar sus ventajas.
Sin embargo, citaremos un par de ellos ms, dada su implantacin y para que
sepamos de su existencia.

La pgina oficial es box.com. Bsicamente permite a sus usuarios compartir

archivos o carpetas completas con otros usuarios. Dispone, igual que Dropbox y
Drive, de un software que se instala en el ordenador y gestionar la sincronizacin
de ficheros.

El servicio gratuito ofrece hasta 5 GB.

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OneDrive es el servicio gratuito de Microsoft. Ofrece hasta 5 GB de forma gratuita.

IDEAS CLAVE
Uno de los servicios importantes y de gran utilidad de la nube, consiste en el
almacenamiento de nuestra informacin personal y/o profesional en un servidor.

Con esto nos olvidamos de las copias de seguridad, y adems facilita la consulta de
nuestros datos desde cualquier punto conectado a Internet

Dropbox y Google Drive son los servicios ms extendidos de almacenamiento en la

nube.

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