MECI

1000:2005

MANUAL DE
AUDITORIA

2009

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1. INTRODUCCION
La auditoria interna ha sido un mecanismo utilizado como mtodo de control,
el cual se ve fortalecido dentro de los entes Nacionales, Departamentales,
Municipales y todos los adems entes con la aplicacin del Control Interno,
enunciado en la Ley 87 de 1993. Este manual permite que en cualquier
momento el funcionario o los funcionarios que estn ejerciendo el Control
Interno dentro de la Alcalda de Villanueva, puedan aplicar mtodos de
evaluacin y medicin para observar la adecuada aplicacin de la
normatividad vigente.
El manual de auditoria interna, a diferencia de los papeles de trabajo o
formatos establecidos por el Encargado del Control Interno. Es un documento
que de improviso permite evaluar un rea o labor especifica con o sin
conocimiento de la misma y del Gerente de la Entidad.
El Control Interno como tal, que se expresa con medidas de autocontrol, debe
tener las herramientas necesarias, por eso en cada dependencia se podr
implementar los mecanismos de control requeridos, siempre y cuando ello no
perjudique el normal desarrollo y desempeo del rea. Es importante tener
claridad en que estos controles deben estar ajustados a las leyes vigentes que
dentro de la materia existan para todo el territorio Nacional, sus Entes
Territoriales.
La planeacin ha sido una de las bases para el correcto desarrollo de la
Entidad, de ah se desprende una serie de proyectos destinados al
cumplimiento de los objetivos trazados en la transformacin institucional y en
aspectos tales como el beneficio de la comunidad. Debido a que los proceso
se ejecutan a diario y de forma constante evaluacin y seguimiento al
desarrollo de los mismos, logrando con esto exactitud, veracidad y legalidad
en cada una de las actividades de los funcionarios pblicos, personal,
particular y terceros involucrados en las actividades de la Entidad.
El Manual de Auditoria permite que el funcionario encargado de ejercer el
Control Interno en la Entidad, aplique los controles necesarios en el momento
indicado y ms aun, que sea un rgano asesor, ms no decisorio, de las
actuaciones cotidianas de la Alcalda de Villanueva.

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2. OBJETIVOS
Apreciar en el momento y lugar, el estado actual de las labores
realizadas en cualquiera de las reas de trabajo de la entidad.
Exigir al responsable de los procedimientos, la aplicacin ptima y
exacta estipulado en los mismos y recibir de igual forma las
recomendaciones necesarias para los posibles ajustes a ellos.
Recomendar y asesorar a los responsable de las actividades
desarrolladas dentro del cotidiano funcionamiento de la Alcalda de
Villanueva.
Fortalecer las actuaciones internas en los procesos, as como en las
labores desarrolladas por cada uno de los funcionarios de la Entidad.
Cumplir exactamente con lo establecidos en las leyes, decretos y
dems normas que se deben aplicar en cada actividad desarrollada,
observando para ello los requerimientos hechos por las entidades de
control tales como: Contralora, Procuradura, Veeduras, Junta
Directiva y dems que por la ley participen en la vigilancia y control de
la Alcalda de Villanueva.
Recomendar, sugerir e informar al Alcalde sobre el desarrollo y
aplicacin de los procesos establecidos.

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3. ASPECTOS GENERALES
3.1 CONCEPTOS SOBRE LA AUDITORA INTERNA
La Auditora Interna, es fundamentalmente un control de controles. Es una
actividad independiente dentro de la organizacin, cuya finalidad es examinar
las operaciones ordinarias de la entidad para determinar que los
procedimientos aplicados se ajusten a las normas en cuanto a la
documentacin requerida, etapas dentro del proceso y vigilancia de las reas
sobre los puntos de control correspondientes. En otras palabras es un control
integral de gestin que funciona sobre la evaluacin de otros controles.
Debido a su contacto con el personal de la entidad y al conocimiento de los
detalles de las operaciones, el Encargado de Ejercer el Control Interno, debe
estar en capacidad de asesorar y recomendar los ajustes que se consideren
necesarios para el eficiente funcionamiento de los procesos.
As mismo, el Encargado de Ejercer el Control Interno, debe servir de receptor
de sugerencias para cambios en los procedimientos de Control Interno, los
cuales debe estudiar y documentar, sometindose a consideracin de la
Alcalde, para su aprobacin.
La responsabilidad del Encargado de Ejercer el Control Interno, en el
desarrollo, mantenimiento y evaluacin de las funciones de Control Interno,
constituye su principal contribucin al propsito de evitar errores o
desviaciones, as como propender por el mejoramiento de la gestin de la
entidad.
Necesariamente el Encargado de Ejercer el Control Interno, debe tener el
reconocimiento y aceptacin, no slo de los altos niveles jerrquicos, sino de
toda la organizacin, para garantizar su independencia, su labor didctica y el
beneficio para la entidad como consecuencia de sus actividades.
En la mayora de las entidades del sector pblico a pesar de la normatividad
existente, se presentan numerosos y complejos problemas administrativos,
financieros, contables, operarios y tcnicos, por lo cual la direccin tiene que
contar con una unidad funcional especializada que coordine y evale el

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sistema de Control Interno, a fin de disminuirle el riesgo de ocurrencia de

tales problemas.
El Alcalde, debe mantenerse permanentemente acerca de lo que est
ocurriendo en la entidad en sus distintos niveles. El Encargado de Ejercer el
Control Interno, es un medio asesor del Alcalde, para tener informacin sobre
la regularidad en los procedimientos ordinarios y sobre los sucesos que se
detecten.
La informacin proporcionada por el Encargado de Ejercer el Control Interno
al Alcalde, permite una clara identificacin de los problemas y de sus
probables soluciones, mejorando as el funcionamiento de la entidad,
disminuyendo costos, e incrementando la eficiencia y la productividad.

3.1.1 CARACTERSTICAS DE LA GESTIN AUDITORA

a). La gestin de Auditora Interna, es un examen que incluye evaluaciones,
anlisis, revisiones, diagnsticos, indagaciones, recomendaciones y
seguimiento a los informes.
b). La gestin de la Auditora Interna es objetiva, y supone la condicin de
independencia del auditor, respecto a las actividades a realizar, en
consecuencia el auditor debe mantener una actitud mental no
comprometida, de acuerdo con las normas de auditora generalmente
aceptadas.
c). Es sistemticamente planeada.
d). Es dirigida por un auditor profesional o equivalente.
e). Cubre los procedimientos y sistemas de Control Interno establecidos.
f). Se efecta de manera perceptiva o posterior a la ejecucin de las
operaciones.

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3.1.2 TCNICAS Y MTODOS DE EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO.
TCNICAS DE VERIFICACIN OCULAR
3.1.2.1 COMPARACIN: Observar la similitud o diferencia de dos o ms
conceptos. Frecuentemente es til comparar precios de compra, grados de
utilizacin de equipos, cobertura en la prestacin de servicios, etc., entre dos
o ms dependencias.
Una gran parte de la Auditora se fundamenta en la comparacin de
resultados o realidades contra criterios aceptables, normas de calidad,
rendimiento, indicadores de gestin, facilitando de esta forma la evaluacin
por el Auditor y la formulacin de las conclusiones y recomendaciones.
3.1.2.2 OBSERVACIN: Es considerada la ms general de las tcnicas de
Auditora y su aplicacin, es de utilidad en casi todas las fases del examen. Por
medio de ellas el Auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias,
principalmente lo relacionado con la forma de ejecucin de las operaciones al
darse cuenta personalmente, de manera abierta o discreta cmo el personal
realiza las operaciones.
En su aplicacin ms comn, el Auditor puede obtener la certeza de que los
inversionistas fueron tomados de manera satisfactoria, observando la manera
como se realiza la toma fsica del mismo. En dicha operacin el Auditor
observa las actividades del personal de la entidad en lugar de efectuar la toma
fsica del inventario.
3.1.2.3 REVISIN SELECTIVA: Constituye una tcnica frecuentemente aplicada
a reas que por su volumen y otras circunstancias no pueden estar
comprendidas en la revisin o constatacin ms detenida o profunda.
En la aplicacin de esta tcnica, el Auditor debe prestar especial atencin a la
identificacin de operaciones o transacciones fuera de lo comn en el aspecto
sujeto a revisin.

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3.1.2.4 PRUEBA DE RECORRIDO: Seguir una operacin de un punto a otro

dentro de su procesamiento.
Al revisar y evaluar el Sistema de Control Interno, es muy comn que el
Auditor, seleccione algunas operaciones o transacciones representativas,
tpicas de cada clase o grupo; con el objeto de hacer seguimiento desde su
inicio hasta el fin de los procesos normales.
TCNICAS DE VERIFICACIN FSICA
3.1.2.5 INSPECCIN Y VERIFICACIN: La inspeccin involucra el examen fsico
y ocular de algo. La aplicacin de esta tcnica es sumamente til en lo
relacionado a la constatacin de dinero en efectivo, documentos que
evidencien valores, activos fijos y similares.
La verificacin de activos tales como documentos por cobrar, ttulos, acciones
y otros similares, se efecta mediante la tcnica de inspeccin.
TCNICAS DE VERIFICACIN VERBAL
3.1.2.6 INDAGACIN: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El
empleo cuidadoso de esta tcnica puede determinar la obtencin de
informacin valiosa que sirve ms como apoyo que como evidencia directa en
el juicio definitivo del auditor.
Cualquier pregunta dirigida al personal de la entidad o hacia terceros que
puedan tener conocimiento sobre las operaciones de la misma, constituye la
aplicacin de esta tcnica.
3.1.2.7 LA ENTREVISTA: Se utiliza fundamentalmente para recolectar
informacin cualitativa y se debe realizar con las personas responsables e
involucradas en el proceso.
Pueden realizarse mediante cuestionarios o preguntas abiertas que permitan
conocer las caractersticas del procedimiento estudiado o mediante preguntas
que brinden informacin ms detallada.

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TCNICAS DE VERIFICACIN ESCRITA

3.1.2.8 CONCILIACIN: Significa poner de acuerdo o establecer la relacin
exacta entre los conceptos interrelacionados.
El ejemplo ms comn de esta tcnica es la conciliacin bancaria, que
consiste en identificar las diferencias entre el saldo del extracto bancario, en
este caso, siempre que existan las fuentes independientes de datos
organizados dela misma base, la tcnica de conciliacin puede ser aplicada.
3.1.2.9 SINOPSIS: Es la esquematizacin, agrupacin, clasificacin o resumen
escrito que permiten una mayor percepcin y claridad de los distintos
elementos significativos de un proceso.
TCNICAS DE VERIFICACIN DOCUMENTAL
3.1.2.10 CONFIRMACIN: Consiste en cerciorarse de la autenticidad de
activos, pasivos, operaciones, etc., mediante la afirmacin escrita de una
persona o instruccin independiente de la entidad y que se encuentre en
condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operacin consultada.
Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicacin de esta
tcnica tenga valor, es indispensable que el auditor mantenga un control
completo y directo sobre los medios para efectuar la confirmacin.
3.1.2.11 COMPROBACIN: Examinar verificando la evidencia que respalda
una operacin o acto, para demostrar su autenticidad, legalidad, propiedad,
certidumbre, etc. dicho examen debe cubrir los siguientes puntos:
a. Obtener una razonable seguridad respecto a la autenticidad del
documento. Es indudable que el auditor debe estar alerta para detectar
cualquier documento fraudulento.
b. Se debe examinar que la operacin se realice en inters de la Alcalda de
Villanueva.

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c. Se debe tener la seguridad de que la operacin ha sido aprobada por el

funcionario competente, mediante firmas autorizadas en los documentos que
las fundamentan.
d. Se debe determinar, si las operaciones han sido registradas en forma
correcta.
Los cuatro puntos mencionados son considerados por el auditor al examinar
los documentos originales y al aceptar estos como elementos de juicio de una
operacin.
3.1.2.12 COMPUTACIN: Hace referencia al clculo o conteo de datos
numricos con el objeto de asegurar que las operaciones matemticas
previamente efectuadas sean correctas.
Es conveniente resaltar que esta tcnica, prueba solamente la exactitud
aritmtica de un clculo; por lo tanto, se requerirn de otras pruebas para
determinar la validez de las cifras incluidas en una determinada transaccin.
En general, cualquier operacin matemtica puede ser sujeta a error humano,
por lo tanto, la verificacin selectiva o global de dichas operaciones, es un
requisito indispensable en una auditora.
MTODOS
3.1.2.13. MTODO DE NARRACIN: Consiste en la descripcin ms detallada
de los procedimientos ms importantes de la administracin y las
caractersticas del Control Interno, diseados para las distintas reas
mencionando los registros y formularios que intervienen en el proceso.
3.1.2.14. MTODO DE CUESTIONARIO: Este consiste en convertir en pregunta
todas las normas de Control Interno, de tal manera que una respuesta
afirmativa indique la existencia y observacin de la norma, y una respuesta
negativa indique la ausencia de la misma. Es utilizado cuando se requiere
obtener informacin de un nmero representativo de personas. La
elaboracin del cuestionario requiere determinar exactamente la informacin
que se necesita, las personas que pueden brindar esa informacin y definir las
preguntas indispensables, dndole un orden lgico.

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La aplicacin del cuestionario, permite servir de gua para relevar y

determinar las reas crticas de una manera uniforme, facilitando la
preparacin de las cartas de Control Interno.
3.1.2.15: DIAGRAMA DE MOVIMIENTOS. Consiste en describir objetiva y
grficamente, de manera secuencial los procedimientos, mediante la
utilizacin de smbolos convencionales y de aplicaciones que den una idea
completa de los mismos, por cuanto permiten visualizar fcilmente la
totalidad del sistema o procedimiento analizado.
Este mtodo presenta mltiples ventajas que van desde un conocimiento ms
amplio de los procedimientos empleados y de la desviacin de los mismos,
hasta la identificacin clara de la existencia o ausencia de controles
financieros y operativos.
3.1.3 DETERMINACIN DE LAS TCNICAS Y PRCTICAS APLICABLES.
Es el criterio profesional del auditor, el que debe determinar la combinacin
de las tcnicas o prcticas ms adecuadas, que le proporcionen la evidencia
necesaria y suficiente certeza para fundar sus opiniones y conclusiones de tal
manera que estas sean objetivas y profesionales.
En el caso de cualquier operacin, actividad, rea o rubro, el auditor
normalmente aplica un conjunto de tcnicas y prcticas. Es lgico que l
posea la habilidad, juicio y prudencia de escoger las ms efectivas, eficientes y
econmicas de stas herramientas de auditoras, de acuerdo con las
circunstancias que le rodean en un determinado momento de trabajo.

3.1.4. NORMAS DE AUDITORAS GENERALMENTE ACEPTADAS

Las normas de auditoras generalmente aceptadas son:
3.1.4.1 NORMAS GENERALES
El examen debe llevarse a cabo por una persona o personas que tengan el
entrenamiento tcnico y la capacidad profesional como auditores.

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En todos los asuntos relacionados con el examen del trabajo encomendado, l

o los auditores auxiliares mantendrn una actitud mental independiente.
Se ejercer el cuidado profesional en la ejecucin del examen y en la
preparacin del informe.
3.1.4.2 NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCIN DEL TRABAJO:
El proceso metodolgico del Encargado de Ejercer el Control Interno de la
Alcalda de Villanueva, comprende cinco fases, cuyas secuencias no
necesariamente deben seguir con absoluta rigidez, de tal manera que pueda
ser posible adelantar alguna de ellas en forma simultnea e inclusive fusionar
las dos primeras fases, si las caractersticas especiales de trabajo as lo
requieran.
Para el cumplimiento de estas fases se utilizarn papeles de trabajo, los cuales
estn constituidos por formatos y documentos, en donde se registra la
informacin completa y suficiente obtenida durante la etapa de conocimiento
preliminar, de anlisis de situaciones, de reconocimiento y seguimiento.
Las fases son las siguientes:
FASE No. 1: CONOCIMIENTO PRELIMINAR:
a. OBJETIVO: Una vez seleccionada el rea o proceso de anlisis, se proceder
a su conocimiento global y a definir el objetivo general del trabajo a realizar,
su alcance general bsico de personas que lo ejecutarn.
b- ACCIONES BSICAS:
Recoger informacin y conocer, en general, el rea o proceso que se va
a analizar, lo cual se lograr mediante la consecucin y consulta de
documentos, la realizacin de entrevistas, inspecciones, encuestas y
cualquier otra tcnica que se considere pertinente.
Determinar el objetivo general de las labores a realizar, el cual debe
fundamentarse en las circunstancias que motivaron su realizacin y el
conocimiento general que se haya adquirido del rea o proceso.
Definir el alcance general del trabajo a realizar, fijar los recursos
necesarios y el tiempo estimado para desarrollar las acciones.

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c. PRODUCTOS: Resumen de la informacin bsica del rea o proceso

analizada.

FASE No. 2: PLANEAMIENTO DEL TRABAJO:

a. OBJETIVO:
Con base en el anlisis de la informacin general obtenida del rea proceso de
identificacin, sus aspectos claves, los puntos que se consideren crticos con
el fin de determinar los objetivos y alcances especficos del trabajo.
b. ACCIONES BSICAS:
Seleccionar y analizar la informacin especfica del rea o proceso de
acuerdo con el conocimiento adquirido en la primera fase.
Precisar los aspectos claves y los puntos crticos del rea o proceso, es
decir, aquellos que merezcan especial atencin por su incidencia en los
resultados de la gestin, por su importancia dentro de los planes y
programas establecidos o porque implican decisiones o tienen
injerencia en ellas. Tambin se identifican aquellos aspectos relevantes
que, a juicio de quienes vayan a realizar el anlisis del rea o proceso,
presenten inconvenientes o problemas.
Definir los objetivos y alcances especficos del trabajo con fundamento
en el resultado del anlisis de la informacin especfica.
El alcance se definir teniendo en cuenta, entre otros aspectos, el
contenido del trabajo; el tamao de la muestra que se va a analizar, la
ubicacin geogrfica del rea objeto de anlisis, y el nmero de
recursos disponibles para su ejecucin.
Determinar los criterios que servirn de base para el trabajo, esto es,
definir con precisin los parmetros que permitirn confrontar en el
anlisis de situaciones, lo que est sucediendo con lo que debe ser as,
poder identificar las desviaciones existentes en cada caso. Estos
criterios estn constituidos por normas internas y externas aplicables la
Alcalda de Villanueva, a polticas, objetivos, planes, programas, metas,
estndares, indicadores, adems por la experiencia y buen juicio de
quienes realicen el anlisis.

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Elaborar el plan de trabajo especfico en el cual deber consignarse los

resultados de las acciones sealadas en esta fase y el correspondiente
programa de trabajo.
c. PRODUCTOS:
Plan y programa de trabajo especfico.
Listado de aspectos claves y puntos crticos.
Listado de criterios para el anlisis a realizar.

FASE No. 3 EVALUACIN DE LOS CONTROLES INTERNOS ESTABLECIDOS Y

ANLISIS DE SITUACIONES:
a. OBJETIVO: Evaluar la idoneidad y efectividad de los controles establecidos y
aplicados a las diferentes dependencias como parte integrante del Sistema de
Control Interno, con el fin de identificar, tanto las situaciones positivas como
crticas, analizando sus causas y efectos, para proponer recomendaciones y
alternativas de soluciones orientadas a eliminar las causas detectadas y
mejorar el sistema de control interno, consecuencialmente, la gestin en el
rea o proceso objeto de anlisis.
Las acciones son:
Examinar los aspectos relacionados con la misin de la entidad y de
cada una de las dependencias, sistema de planeacin existente,
organizacin (funciones, normas, procedimientos, etc.), idoneidad del
recurso humano, sistema de informacin (aplicaciones sistematizadas,
formas pre impresas, flujo de correspondencias, etc.) y sistema de
verificacin (prcticas sanas de control).
Analizar conjuntamente con las personas responsables de la ejecucin
de actividades, las situaciones significativas y relevantes con
fundamento en los criterios establecidos e identificar sus causas y
efectos para presentar recomendaciones tendientes a mejorar la
gestin.
Identificar las amenazas, oportunidades, debilidades y fortalezas del
rea, proceso o dependencia objeto de anlisis.

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c. PRODUCTOS:
Listado de las situaciones, de sus causas y efectos.
Listado de las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades.
Listado de recomendaciones.

FASE No. 4: COMUNICACIN DE RESULTADOS:

a. OBJETIVOS: Suministrar a la Administracin Municipal informacin til,
veraz y oportuna, en relacin con los resultados del trabajo que se hubiere
llevado a cabo, recomendando acciones preventivas y correctivas para
mejorar la gestin.
b. ACCIONES BSICAS
Dar informe de avances verbales o escritos al seor Alcalde y a los
responsables del proceso, rea o dependencia que se hubiera
analizado.
Presentar el informe final al seor Alcalde y a las dems dependencias
que tengan relacin con el rea o proceso analizado, suministrando
informacin importante y de trascendencia para la toma de decisiones.
c. PRODUCTOS: Informe final
Contenido del informe final: El informe debe constituirse en un instrumento
base de gestin. Su redaccin debe ser clara sin ambigedades y evitando la
utilizacin de expresiones que puedan generar hostilidades y fricciones.
El informe contendr, fundamentalmente, los siguientes procesos:
1. Presentacin:
- Antecedentes y objetivos del trabajo realizado.
- Informacin bsica del rea o proceso objeto de anlisis.
- Alcance o cobertura del trabajo realizado (se precisarn las reas,
procesos y operaciones analizadas y el perodo que fue objeto de
anlisis).
- Metodologa y tcnicas empleadas.
2. Situaciones encontradas:

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Se indicarn las situaciones positivas encontradas y las que presentaron

desviacin, identificando sus causas y efectos con claridad.
3. Recomendaciones:
Debern describirse con precisin, de tal manera que del contenido de
ellas surja la elaboracin del respectivo plan de mejoramiento. Este plan
ser elaborado por los responsables de la ejecucin de las actividades en
l sealadas y concertados con el Encargado de Ejercer el Control Interno.
En su contenido se indicarn los resultados esperados, el tiempo
estimado para lograrlos y los funcionarios responsables de la ejecucin de
cada actividad.
4. Anexos:
Cuando en aras de mayor claridad se justifican los anexos, el informe los
incluir y en ellos se consignarn los datos que resultaron inconvenientes
introducir en el texto del informe, por cuanto podra distraer la atencin
de sus destinatarios.
FASE No. 5: SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO:
a. OBJETIVOS: La labor el Encargado de Ejercer el Control Interno, no concluye
con la produccin y remisin del informe final, pues debe realizar el
seguimiento a las acciones sealadas en el plan de mejoramiento para
determinar su efectivo cumplimiento.
b. ACCIONES BSICAS:
Efectuar seguimientos peridicos a travs de visitas en las reas que
fueron objeto de anlisis o mediante solicitudes escritas de
informacin dirigida a los directivos responsables de la ejecucin de las
acciones de mejoramiento.
Elaborar informes escritos sobre el resultado de las acciones de
seguimiento adelantadas.
c. PRODUCTOS:
Informes en cuyo texto se describir el estado actual de las situaciones que
fueron observadas en el trabajo objeto del seguimiento. Tambin podr
sealarse nuevas recomendaciones, si fuere pertinente.

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3.3 RELACIN EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO CON LA

ENTIDAD.
3.3.1 RELACIN DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO CON EL
ALCALDE: La relacin del seor Alcalde con el Encargado de Ejercer el Control
Interno, est dirigida a:
1. Determinar las polticas a seguir: El Alcalde define mediante instrucciones
especficas a el Encargado de Ejercer el Control Interno, las polticas de
administracin en materia de Control Interno, adems le suministra
informacin de carcter general sobre polticas gubernamentales relativas a
este ramos que afecte a la Alcalda de Villanueva.
2. Determinar las actividades a realizar: El Alcalde, establece el marco de
referencia de las actividades el Encargado de Ejercer el Control Interno,
mediante la aplicacin de sus programas de trabajo, la recepcin de sus
informes, el estudio de sus sugerencias y la asignacin de revisiones
especiales que se consideren prudentes en casos puntuales.
3. Respaldar las actividades el Encargado de Ejercer el Control Interno: El
Alcalde establece ante las diferentes dependencias de la Alcalda de
Villanueva, la importancia de las actividades que ejecuta el Encargado de
Ejercer el Control Interno, destacando su relacin de dependencia directa del
Alcalde, y su independencia respecto a las dems reas y estimulando la
necesaria cooperacin de todo el personal para la normal realizacin de sus
funciones.
4. Proporcionar los recursos para el cumplimiento de las funciones el
Encargado de Ejercer el Control Interno: El Alcalde, aprueba el suministro
oportuno de los recursos humanos, fsicos y financieros que requiere el
Encargado de Ejercer el Control Interno para garantizar el buen xito de sus
funciones.
5. Atender las recomendaciones el Encargado de Ejercer el Control Interno: El
Alcalde, previos los estudios sobre conveniencias y factibilidad de las
soluciones propuestas por el Encargado de Ejercer el Control Interno, debe

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tomar las disposiciones necesarias para que los ajustes, correcciones y

modificaciones a los procedimientos se apliquen en beneficio de la
administracin.
3.3.2 RELACIN EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO CON LAS
DEMS DEPENDENCIAS DE LA ALCALDA DE VILLANUEVA.
Todos los funcionarios deben tener pleno conocimiento de los aspectos de
control involucrados en los procesos que ellos ejecutan en la administracin,
las polticas y procedimientos que deben atender en el cumplimiento de sus
funciones, para lo cual deben proceder a revisar que la exactitud y
oportunidad de sus propias acciones correspondan a la calidad y resultados
de los que son particularmente responsables, sin consideracin a que tales
acciones y resultados sean revisados y aprobados por otro funcionario.
Igualmente, cada funcionario es responsable por los bienes y activos de la
Alcalda de Villanueva, confiados a su cuidado, independientemente de que
otros funcionarios practiquen los controles respectivos.
La existencia el Encargado de Ejercer el Control Interno, no puede exonerar a
los funcionarios de responsabilidad sobre las funciones de control que se le
han asignado.
Adems el Encargado de Ejercer el Control Interno no puede participar en
ningn momento en las operaciones de la administracin, para poder
mantener su independencia. El auditor es responsable ante el seor Alcalde, y
por lo tanto, no est obligado a dar cuenta de sus acciones a otras
dependencias, a un cuando si debe proporcionar informacin sobre
procedimientos de control cuando le sea requerido.
El Encargado de Ejercer el Control Interno, depende para su eficacia del apoyo
total del seor Alcalde, del acceso directo al despacho del mismo, que se
tomen las medidas necesarias para que sus hallazgos produzcan las acciones
correctivas y los ajustes recomendados

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4. ACTIVIDADES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO

4.1 MARCO LEGAL
La labor el Encargado de Ejercer el Control Interno, se relaciona directamente
con la organizacin misma y con los controles de su gestin. Su inters sobre
los procedimientos de control, as como su efectividad y cumplimiento,
deber ser igual que sobre los resultados o producto finales o an mayores.
Es evidente que si los controles han sido apropiadamente establecidos y
aplicados, los resultados finales o productos habrn de ser correctos.
Al Encargado de Ejercer el Control Interno, le corresponde de manera general
comprobar la eficiencia de las operaciones, el cumplimiento de los
procedimientos establecidos, el acatamiento de las normas, el cumplimiento
de los requisitos documentarios y la seguridad aplicada en los bienes y
valores.
4.2 FUNCIONES DEL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROLINTERNO
4.2.1 FUNCIONES GENERALES: A efectos de alcanzar los objetivos indicados
en el punto anterior, el Encargado de Ejercer el Control Interno, le compete
adelantar acciones de apoyo y asesora al Alcalde, a las diferentes Secretaras
y dems Oficinas a travs de:
a. Evitar y verificar, de manera selectiva, la legalidad y confiabilidad de la
informacin financiera.
b. Evaluar la eficiencia, eficacia y economa en el manejo de los recursos
humanos, financieros y fsicos de la administracin, y determinar, si es del
caso de las necesidades de regulacin interna o de ajustes a la misma para el
mejoramiento de la gestin (Control de gestin).
c. Evaluar la ejecucin de la normatividad, aplicables a los procedimientos
adoptados para llevar a cabo los procesos de gestin, procurando identificar
las dificultades existentes para su uso y los ajustes que sean necesarios para
su mejoramiento (Controles y gestin y de legalidad).

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d. Evaluar el cumplimiento de las polticas, objetivos, planes, programas y la

economa y eficiencia en su ejecucin (Controles de gestin y resultados).
e. Valorar la rentabilidad pblica de la gestin en la Alcalda Municipal,
conforme a las pautas que para este efecto, seale y desarrolle la Contralora
(Control de gestin).
f. Verificar la confiabilidad, seguridad y oportunidad de la informacin y
sistemas computarizados. A continuacin se definen, por reas en la
administracin, las acciones de control que corresponden ejecutar a el
Encargado de Ejercer el Control Interno.
ACTIVIDADES EL ENCARGADO DE EJERCER EL CONTROL INTERNO
4.2.2. FUNCIONES POR REA
a. rea Administrativa:
Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados para la
seleccin, evaluacin y autorizacin de novedades de personal.
Analizar los programas de desarrollo y bienestar y evaluar su ejecucin.
Evaluar la oportunidad para la autorizacin de las diferentes
situaciones administrativas para el reconocimiento de salarios y
prestaciones sociales de conformidad con la normatividad vigente.
Evaluar la razonabilidad y oportunidad de adquisiciones y contratacin
de servicios.
Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados para las
adquisiciones, almacenamiento e inventario de bienes y contratacin
de servicios de conformidad con la normatividad vigente.
b. rea de Hacienda:
Evaluar la eficiencia y eficacia de los procedimientos aplicados en las
operaciones contables, presupuestales y de tesorera de conformidad
con la normatividad vigente.
Evaluar la rentabilidad de las operaciones financieras.
Evaluar el presupuesto programado para cada vigencia, con sus ajustes
y ejecucin.

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Verificar la oportunidad y confiabilidad de los pagos que se hacen por

concepto de adquisicin de bienes y servicios.
Evaluar los recursos patrimoniales de la entidad, as como los
provenientes de los crditos.
c. rea Operativa:
Analizar la eficiencia, eficacia y legalidad de las acciones desarrolladas
por la administracin, evaluando los procedimientos utilizados.
Evaluar la aplicabilidad y funcionalidad de los instrumentos
metodolgicos utilizados para el cumplimiento de la gestin.
d. rea de Sistemas:
Analizar el programa de sistematizacin de la entidad, su ejecucin y
conformidad con las polticas establecidas en esta materia.
Evaluar las seguridades de los equipos de cmputos y el sistema de
acceso a las aplicaciones computarizadas.
Evaluar la existencia, actualizacin y seguridad fsica de los archivos de
respaldo.
Evaluar la eficiencia y eficacia en la utilizacin de los equipos de
cmputos y de las aplicaciones sistematizadas.
Verificar la existencia, aplicacin y funcionalidad de la documentacin,
y del soporte tcnico, necesario para el manejo de los sistemas de
informacin y de los equipos de cmputos.
4.3 ALCANCE Y ATRIBUCIONES DE LAS LABORES EL ENCARGADO DE EJERCER
EL CONTROL INTERNO
Las funciones establecidas para el Encargado de Ejercer el Control Interno,
deben tener una amplia divulgacin en todas las dependencias de la Alcalda
de Villanueva, para que su naturaleza sea conocida por todos los niveles.
An cuando las funciones asignadas al Encargado de Ejercer el Control
Interno, son especficas, el alcance de sus actividades no debe estar limitado,
con el propsito de que en caso necesario pueda ampliar el radio de sus
acciones al cubrimiento de eventos, documentos, productos o resultados que
pudieran aportar claridad a sus revisiones.

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El Encargado de ejercer el Control Interno, tendr libre acceso a las diferentes

dependencias de la Administracin Municipal y podrn examinar el contenido
de todos los libros, registros y documentos, as como verificar la existencia de
bienes, valores y dems activos de la Alcalda de Villanueva.
4.4 FRECUENCIAS Y EXTENSIN DE LAS REVISIONES EL ENCARGADO DE
EJERCER EL CONTROL INTERNO.
De conformidad con los resultados obtenidos en las visitas precedentes, el
Encargado de Ejercer el Control Interno, determinar la mayor o menor
intensidad y frecuencia con que cada dependencia se revisa, as como los
puntos del programa en los que habr de ponerse particular nfasis.
El Encargado de Ejercer el Control Interno, dispondr que ocasionalmente se
vare la extensin de algunos de los objetivos de las visitas regulares, con el
propsito de que se exploren especialmente algunos aspectos que se
consideren de importancia.
Cualquier variacin en la extensin de alguna visita y su nfasis requerir de
instrucciones especiales en la correspondiente asignacin de tareas.

4.5 PROGRAMAS DE AUDITORAS:

4.5.1 CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS DE TRABAJO:
Toda la labor de auditora debe ser controlada por medio de la utilizacin de
programas de trabajo.
Estos programas son planes que se hacen previamente a los trabajos que han
de efectuarse y deben responder a la recopilacin razonable metdica y
pormenorizada de prcticas comunes de auditoras y evaluacin de Control
Interno, basada en preceptos oficiales de cumplimientos obligatorios y en
procedimientos tcnicos generalmente aceptados, aplicables total o
parcialmente a todas las actividades y procedimientos de la administracin.
El programa de auditora es un esquema detallado del trabajo por realizar, de
los procedimientos a aplicar y de los recursos involucrados, en el que se

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determina la extensin y oportunidad, as como los papeles de trabajo que

deben ser elaborados.
El resultado de la planificacin adecuada y ha de ser una orientacin para el
funcionario que realiza la auditora y una gua para la eficaz realizacin de su
trabajo.
4.5.2 SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORA:
Los objetivos y procedimientos de auditora detallados para las diferentes
reas de la administracin, no tienen el carcter de ser nico y rgidos para el
cumplimiento de los propsitos buscados, el fin del presente documento es
proporcionar una gua de carcter general que oriente las actividades del
funcionario encargado de la Oficina Asesora que ejercer el Control Interno,
pero sin limitar sus acciones al simple diligenciamiento de formularios. El
auditor es ante todo un profesional que aplica su conocimiento y criterios al
mejor resultado de su trabajo, con disposicin positiva y deseo de mejorar la
administracin Municipal.
En el desarrollo del trabajo de auditora, los procedimientos, formularios y
papeles de trabajo deben ser actualizados y modificados de acuerdo a nuevas
circunstancias, observaciones, sugerencias y recomendaciones que de l
resulten.
Los planes y programas de auditora deben ser flexibles. Las acciones
sugeridas y los procedimientos recomendados representen las experiencias
que resultan tiles para lograr los objetivos de verificacin. Se espera que el
funcionario el Encargado de Ejercer el Control Interno, seleccione los
procedimientos que a su criterio se requieran en las verificaciones sobre el
control, utilizando los procedimientos indicados en la presente gua,
completndolos con otros procedimientos para lograr los objetivos previstos.
Dentro de estos criterios de flexibilidad, el funcionario tendr que justificar en
su informe cualquier variacin importante que haya juzgado en los programas
que se ha confiado.

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4.5.3 ACCIONES OBLIGATORIAS:

En el desempeo normal de sus actividades, el funcionario de la auditora, se
ver precisado a consultar frecuentemente las regulaciones internas sobre
procedimientos y polticas generales de la administracin. Por consiguiente,
adems de mantener un conocimiento al da en las leyes, decretos,
reglamentos, actas, circulares y dems disposiciones vigentes, deben utilizar
como gua el Manual de Control Interno en el cual se cita la normatividad
pertinente a cada proceso, adems de las autorizaciones necesarias y
seguridades con que deben manejarse los procedimientos y bienes de la
Alcalda de Villanueva.

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