Fundamentos de la

Administracin y
Direccin de Proyectos
por
M.C. Yesenia Gpe. Jimnez Lindoro
Ingeniera en Procesos Industriales
Universidad Autnoma de Sinaloa

Introduccin y
conceptos generales

Proyectos?
Cambio

Estrategia

Mejoramiento

Complejidad

Riesgo

Integracin

Cmo nacen los proyectos?

Existe una necesidad

Alguien plantea una buena idea

Existe un problema recurrente

Se necesita mejorar el desempeo de
la organizacin

Existe una oportunidad de mejoramiento

Existe una poltica y una actitud de promover

la generacin creativa de ideas

La relacin estrategia-proyectos
Visin
Objetivos
Estrategias
Proyectos
Resultados

Programas, proyectos y tareas

PROGRAMA
PROYECT
O

PROYECTO

Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

PROYECT
O

PROYECTO

Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

PROYECT
O

PROYECTO

Tarea

Tarea

Tarea

Tarea

Qu es un Proyecto?

Un esfuerzo temporal que

se realiza para crear un
producto o servicio nico.

Qu es un Proyecto?

Temporal significa que cada proyecto tiene

puntos definidos de inicio y trmino.
Unico significa que el producto o servicio difiere de
manera distintiva de otros productos o servicios..

Para muchas organizaciones, los proyectos

son medios para responder a aquellos
requerimientos que no pueden abordarse
dentro de los lmites operacionales
normales de la organizacin.
(Project Management Institute, 2000)

Caractersticas de los proyectos

Los proyectos estn asociados a esfuerzos
de cambio.

Proyecto
corresponde al proceso
para obtener un resultado.

Los proyectos estn compuestos
de actividades.

Involucran mltiples recursos.

En general son nicos, no repetitivos.

Caractersticas de los proyectos (2)

Involucran incertidumbre y riesgo

Ciclo de vida definido, donde el plazo es
casi siempre una meta fundamental

Interactan con otras actividades de la
empresa y el entorno

Son de diferentes tamaos
diferentes
enfoques y esfuerzos

Pueden representar un desafo tecnolgico

Cambios introducidos por los

proyectos en una organizacin

Cambio Tcnico

Proyecto de ingeniera
Proyecto de tecnologas de informacin

Cambio Cultural

Proyecto de rediseo organizacional

Proyecto de introduccin de sistemas de calidad
Proyecto de mejoramiento y cambio

Complejidad de los proyectos segn el

tipo de cambio
Riesgo
Complejidad

Proyectos puramente
tcnicos

Tiempo requerido

Proyectos puramente
culturales

Ciclo de vida, agregacin de valor y

costo de cambiar
Planificacin
CONCEPTO
Concebir

DESARROLLO
Desarrollar

Logro
IMPLEMENT.
Ejecutar

Oportunidad
constructiva

TERMINO
Finalizar

Costo de cambiar

Agregacin de valor

Ciclo de vida total del proyecto

Intervencin
Destructiva

Perodo
de mayor
impacto
del riesgo

Tiempo

Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos tienen una duracin finita y el nfasis

de las actividades o etapas cambia en el tiempo.
Crecimiento
Produccin
Cierre
Costo y
personal

Etapa
inicial

Desarrollo
Implementacin
Trmino

Definicin
Diseo
Produccin
Instalacin

Etapa(s) intermedia(s)

Ejecucin
Seguimiento
Accin

Etapa
final

Tiempo

Caractersticas de las etapas de un

proyecto

Comprende la entrega de algn producto o

resultado
Un resultado es un elemento tangible, producto de
un trabajo verificable, tales como un estudio de
evaluacin econmica, un anteproyecto o un
prototipo de trabajo.
Al trmino de una etapa de un proyecto se debe
revisar el resultado y el desempeo del proyecto
para:

Determinar si el proyecto debe continuar

Detectar y corregir errores en forma econmica

Elementos de la definicin
del proyecto
VISION

OBJETIVOS

META

REQUERIMIENTOS

RIESGOS

RESTRICCIONES

Priorizacin de los proyectos

La realizacin de los proyectos en un orden

equivocado lleva a la prdida de capacidad, tiempo
y puede reducir los beneficios de proyectos
posteriores.
Ponderacin
Criterio Beneficio
Proyecto
35%
1
80
2

Recursos

Factibilidad

25%

40%

60

100

Total

Orden

83

3
4
5

Alta rentabilidad
10

9
8
7

2 3

Dificil
de realizar

5
4

10

Fcil
de realizar

2
1

Baja rentabilidad

Formulacin del proyecto

1. Tomar la decisin de proceder
2. Formular un resumen del proyecto
3. Designar el lder del equipo y colaboradores
clave
4. Identificar relaciones interfuncionales
5. Seleccionar y designar a los miembros del
equipo

Formulacin del proyecto (2)

6. Acordar la utilizacin de contratos
de compromiso
7. Considerar necesidades de capacitacin
8. Realizar una evaluacin preliminar
9. Verificar clientes y partes interesadas
10. Clarificar resumen del proyecto y acordar
cambios
11. Formular y firmar contratos

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Resumen del proyecto

Ttulo del Proyecto:
Problema:
Misin:
Objetivos principales:
Resultados requeridos:

Fecha requerida:

Alcance y lmites:
Presupuesto:
Autorizacin:
Cuenta:
Revisin y confirmacin por:
Fecha estimada de trmino del proyecto:
Miembros del equipo del proyecto:
Firma del Ad. del Proy:

Fecha:

Ejemplo
Ttulo del Proyecto: Reduccin de no conformidades en operaciones
Problema: El porcentaje de fallas de calidad en las operaciones, actualmente en un 20%
puede provocar una severa prdida de mercado en los prximos aos.

Misin: ubicar a la empresa dentro de las mejores del mercado.

Objetivos principales:Reducir porcentaje de fallas a un 5%.
Lograrlo en un perodo de 3 meses
Resultados requeridos: Plan de mejoramiento
Fecha requerida: 31/12/2000
Informes mensuales de progreso
30 del 9 y 11
Auditora final
25/12/2000
Alcance y lmites: Operaciones de servicio.
Plazo es perentorio. Actuacin dentro del proceso actual.
Presupuesto: $ 4.000.000
Autorizacin: Gerencia de Operaciones
Cuenta: 2832000
Revisin y confirmacin por: Gerencia de Operaciones
Fecha estimada de trmino del proyecto: 31/12/2000
Miembros del equipo del proyecto: P. Lpez, Subgerente Operaciones, J. Cea, Ingeniero
Sistemas, P.Lira, Programador, J. Ruiz, Ventas, L. Soto, Atencin clientes.

Firma del Ad. del Proy: Theo Manager

Fecha: 18/9/2000

11

Consecuencias de una declaracin

incorrecta del problema del proyecto

Establecimiento de un equipo de trabajo no justificado

Definicin de objetivos poco apropiados

Propuesta de soluciones incorrectas

Aumento del alcance del proyecto posteriormente

Problemas de cumplimiento del programa de trabajo

Impacto limitado del proyecto

No es esperable que el equipo del proyecto trabaje

enfocadamente si el resultado final es poco claro

Planteamiento de objetivos

Especficos, claros
Medibles

Aceptados

Posibles y realistas
Perodo definido para su logro

A menor nmero de objetivos,

menor dificultad en la
administracin del proyecto

Demostrables

Comprensibles

Posibles de producir con los recursos disponibles

Singulares en cuanto a la produccin de un resultado

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Tringulo de objetivos de un
proyecto (Barnes 1985)
Desempeo/Calidad

ALCANCE

Costo

Plazo

Definicin de resultados
Entradas

Conversin

Resultados

Los resultados deben incluir:

Un plan para lograrlos

Informes de avance intermedios. El nmero debe ser
apropiado para la duracin del proyecto y la dificultad del
mismo
Medidas de logro
Revisin una vez terminado el proyecto, incluyendo
evaluacin y resumen de lecciones aprendidas
Documentacin

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Administracin de proyectos
ENTORNO
RECURSOS

RESULTADOS
ADMINISTRACIN
DE PROYECTOS

Humanos
Materiales
Equipos
Informacin
Dinero
Otros

Plazo
Costo
Calidad
Satisfaccin

Administracin de proyectos: es el arte de dirigir y coordinar

recursos humanos y materiales a travs de la vida de un proyecto, por
medio de tcnicas modernas de administracin, para lograr objetivos
predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo, y de satisfaccin
de todos sus participantes y particularmente del cliente del proyecto.

Dimensiones de la administracin de
proyectos
Administracin de Proyectos

Objetivos

Procesos de
administracin

Niveles

Alcance

Planificar

Integrador

Organizacin
Calidad

Organizar
Implementar

Tctico

Costo

Controlar

Operacional

Tiempo

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Algunos principios bsicos

Meta es el logro de los objetivos del proyecto.

Objetivos deben ser claros y aceptados.

Slo el trabajo remanente puede ser administrado.

Existe un buen plan para hacer lo que queda.

Las personas saben lo que deben hacer.

Existe suficiente dinero y tiempo para hacerlo.

Hay que manejar la incertidumbre y el cambio.

Participantes/partes interesadas en
el proyecto

Individuos y organizaciones involucrados activamente o cuyos

intereses pueden ser afectados como resultado de la
ejecucin del proyecto.
Es importante identificarlos, determinar sus necesidades
y expectativas para manejarlas e influirlas para asegurar
un trmino exitoso del proyecto.
Ejemplos claves:

Administrador del proyecto

Cliente
Organizaciones participantes
Patrocinador
Proveedores
Sociedad, etc.

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Consecuencias
Necesidad de un rol integrador

Necesidad de que la organizacin
del proyecto sea bien regulada

Mejor comprensin de la necesidad de
un control dinmico

Uso amplio de las tcnicas de sistemas

Capacidad
de
negociacin
y
relaciones pblicas

Ventajas del enfoque de proyecto

Administrador de proyecto, provee un
elemento fundamental de integracin.

Facilita el desarrollo de sistemas o
productos complejos en un perodo
especfico de tiempo.

El proyecto puede ser operado como una
unidad financieramente independiente.

Componentes, sistemas y subsistemas
pueden desarrollarse en forma paralela.

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Ventajas del enfoque de proyecto (2)

Permite aplicar esquemas de planificacin y
control distintos a los propios de la empresa.

Facilita el uso de conocimiento tcnico
disperso en la empresa.

El trabajo hacia un objetivo definido bajo un
liderazgo apropiado y el desafo tecnolgico
crean un alto nivel de espritu de cuerpo.

Desventajas del enfoque de proyecto

Debilita la organizacin funcional o departamental,

debido a la prdida de personal.
Interfiere con las funciones principales de la
organizacin debido a necesidades especiales de
los proyectos.
Diluye los recursos de la empresa.
Se crean conflictos dentro de la organizacin.
Tendencia a la exageracin en el uso del esquema
para actividades que no lo requieren.

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