Sntesis de Administracin

Realizado por: Mariella Jimnez Vargas

Capitulo Numero 3
Anlisis de puestos
Fundamentos de la organizacin
El propsito de organizar es dar a cada persona un puesto diferente y separado, y
asegurarse de que estos puestos estn coordinados de tal forma que la organizacin
cumpla sus objetivos.

Organigramas
Un organigrama es una instantnea de la organizacin en un momento particular y
muestra en forma grafica el esqueleto de la estructura organizacional. Presenta el titulo
de la posicin de cada gerente y, a travs de lneas conectoras, muestra quien reporta
a quien y quien est a cargo de qu departamento.
Los organigramas:

No ofrecen descripciones de puestos.

No muestra las rutas reales de comunicacin en la organizacin, ni la forma en
la que se supervisa a los empleados.
Son tiles para informar a los empleados cules son sus puestos y de qu
manera estos puestos se relacionan con otros de la organizacin.
Muestran los ttulos del puesto de cada gerente
Muestran quien reporta a quien.

Muestra quien est a cargo de qu departamento.

Muestran que tipos de departamentos han sido establecidos
Muestran la cadena de mando
Permiten a cada empleado conocer el titulo de su puesto y su lugar en la
organizacin.

Definicin de anlisis de puestos

El desarrollo de una estructura organizacional produce puestos que tienen que ser
cubiertos. El anlisis de puestos es el procedimiento a travs del cual se determinan los
deberes y la naturaleza de las posiciones y los tipos de personas que deben de ser
contratadas para ocuparlas.
Como supervisor o especialista de personal, el lector por lo regular tratara de obtener
uno o ms de los siguientes tipos de informacin por medio de la realizacin de anlisis
del puesto:

Actividades del puesto

Comportamientos humanos
Maquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el trabajo.
Estndares de desempeo
Contexto del puesto
Requisitos de personal.

Uso de la informacin del anlisis de puestos

La informacin generada por el anlisis de puestos se utiliza como base varias
actividades de la administracin de personal:
Reclutamiento y seleccin esta informacin es la base sobre la que se decide que
tipo de personas se reclutan y contratan.

Compensaciones se estima el valor de puestos y la compensacin apropiada para

cada uno.
Evaluacin del desempeo la evaluacin del desempeo implica comparar el
desempeo real de cada empleado con su rendimiento deseado.
Capacitacin disear los programas de capacitacin y desarrollo

Pasos en el anlisis del puesto

Paso 1: Determinar el uso de la informacin en el anlisis de puesto
Identificar el uso que se dar a la informacin, ya que esto determinara el tipo de datos
que se debe reunir y la tcnica de recoleccin de informacin que se debe aplicar, tal
vez es conveniente una observacin directa, una entrevista con cuestionarios o el
registro y medicin de tareas.
Paso 2: Reunir informacin previa
Es necesario revisar informacin previa disponible, como organigramas, diagramas de
flujos o de proceso y descripcin de puestos. En los organigramas se indica la
denominacin del puesto, la ubicacin en la organizacin, sus relaciones con los otros
puestos y otros datos. El diagrama de procesos muestra de manera detallada el flujo de
trabajo, y el flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto estudiado. El
conocer previamente esto facilita la recopilacin de la informacin.
Paso 3: Seleccionar puestos representativos para estudiarlos
Esto es necesario cuando existen muchos puestos similares por analizar, la eleccin de
los puestos ms representativos ayuda a simplificar el trabajo, ya que evita el analizar
todos los puestos, representando economa de tiempo y trabajo.

Paso 4: Reunir y analizar la informacin recopilada

El siguiente paso es analizar realmente el puesto en base a los datos obtenidos sobre
las actividades que ejecuta las condiciones de trabajo, las relaciones de coordinacin
que tiene, la autoridad ejercida y recibida, as como los requerimientos acadmicos y la
experiencia deseada para el cargo.
Paso 5: Revisar la informacin con los participantes
El anlisis del puesto ofrece informacin sobre la naturaleza y funciones del puesto.
Esta informacin debe ser verificada con el trabajador que lo ejecuta y un superior
inmediato. Revisar la informacin ayudara a determinar si es correcta, si esta completa
y si es fcil de entender para todos los involucrados. Este paso de revisin puede dar la
oportunidad para precisar algunos datos o modificar la descripcin de las tareas.
Paso 6: Elaborar la descripcin y la especificacin del puesto
En la mayora de los casos una descripcin y especificacin de un puesto son dos
resultados concretos del anlisis del cargo. La descripcin del puesto es una relacin
por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, as como de
sus caractersticas importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de
seguridad.

Mtodos para reunir informacin sobre el anlisis del puesto

Quin rene la informacin sobre el puesto?
La obtencin de datos para el anlisis de puesto requiere por lo general de un
especialista de personal, el ocupante del puesto y su supervisor. El especialista de
personal podra tener que observar y analizar el trabajo que se realiza y despus
desarrollar una descripcin y especificacin del puesto.

Las entrevistas
Para recabar datos para el anlisis de un puesto se usan tres tipos de entrevistas:

Entrevistas individuales con cada empleado

Entrevistas de grupo (con empleados que tienen el mismo puesto)
Entrevistas a los supervisores que conocen a fondo el puesto que se analiza.

La entrevista de grupo es una forma rpida y sencilla de averiguar aspectos del trabajo.
Por regla general, el supervisor de los trabajadores estara en la sesin de grupo; en
caso contrario, se tendr que entrevistar al supervisor por separado; para conocer la
opinin de esa persona acerca de las obligaciones y las responsabilidades del puesto.

Ventajas y desventajas

Permiten que el trabajador hable de actividades y conductas que, de otra

manera, no saldran a la luz.
Permitir que el empleado ventile sus frustraciones o externe opiniones.
Puede ofrecer la oportunidad de explicar los objetivos y resultados de anlisis de
puesto.
Distorsin de la informacin

Existen algunas desventajas en las entrevistas para el anlisis de puestos:

Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incmodos para poder

aportar informacin adecuada.
Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor vigencia y
dejen de lado los aspectos ms generales del puesto.
Existe la tendencia a que los empleados y supervisores se concentren en los
requisitos que describen a la persona que ocupa el puesto en la actualidad y no
al puesto mismo.
Adems, el supervisor puede poner nfasis en lo que l desea que el empleado
haga, en lugar de lo que en realidad hace.

Normas para la entrevista

Hay varios aspectos que deben tenerse en consideracin cuando se realiza una
entrevista de anlisis de puesto. Primero, si se trabaja en un anlisis de puesto, la
persona que lo haga y el supervisor deben trabajar juntos para identificar a los
empleados que sepan ms sobre el mismo, as como aquellos que podran ser ms
objetivos en la descripcin de sus deberes y responsabilidades.
Segundo, se debe establecer rpidamente un ambiente de cordialidad con el
entrevistado, conociendo su nombre, hablando en un lenguaje fcil de entender,
comentando en forma breve el propsito de la entrevista y explicando cmo fue que
esa persona result elegida para la misma.
Tercero, es necesario seguir una gua estructurada o lista de verificacin, en la que se
incluyan las preguntas y se tenga espacio para las respuestas.

Cuestionarios
El mtodo ms empleado en el anlisis de puestos es el cuestionario amplio. Se lo
distribuye a todos los empleados de un departamento Lo llenan y lo devuelven al
supervisor o analista. No todas las compaas que emplean esta tcnica piden que los
empleados mismos llenen el cuestionario. Lo hacen tambin los supervisores o
gerentes. Esto es lo comn cuando la administracin decide no dar participacin a los
empleados en la confeccin de las descripciones de sus puestos.

Observacin
La observacin directa es muy til en los trabajos que consisten principalmente en
actividad fsica observable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de
limpieza, de lnea de ensamblaje y de contabilidad. Por otra parte, la observacin a
menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidad de actividad
mental difcil de evaluar (abogados, ingeniero de diseo) o si con frecuencia se espera
que e! empleado participe en actividades importantes que podran ocurrir solo
ocasionalmente, como el manejo de emergencias por parte de una enfermera.

Diario del participante

'Se puede pedir a los ocupantes de puestos que lleven diarios del participante o listas
de cosas que hacen durante el da. El trabajador debe anotar cada actividad que
realice en un diario. Esto puede ofrecer una imagen muy amplia del puesto,
especialmente cuando se 20 complementa con entrevistas posteriores con el trabajador
y su supervisor. El empleado, por supuesto, puede tratar de exagerar algunas
actividades y minimizar otras. Sin embargo, la naturaleza detallada y cronolgica del
diario tiende a compensar eso.

Tcnicas para el anlisis cuantitativo de los puestos:

I. Esto es cuando se pretende asignar un valor cuantitativo a cada puesto para efecto
de pago de salarios. Existen tres mtodos cuantitativos muy populares que son los
siguientes:

A. Cuestionario para el anlisis de posicin (CAP) :

Cuestionario para reunir datos cuantificables de las obligaciones y responsabilidades
de diversos puestos. Es un cuestionario muy estructurado para AP. El analista del
puesto llena el CAP y ste debe ser una persona que conozca el puesto particular que
se analizar. El CAP contiene 194 puntos y cada uno de ellos representa un elemento
bsico que puede tener una funcin importante en el trabajo o no. El analista del
puesto decide si cada uno de los puntos tiene una funcin en el trabajo y su grado de
importancia. La ventaja de CAP es que produce una calificacin o perfil cuantitativo de
un puesto cualquiera en trminos de sus calificaciones en 5 actividades laborales
bsicas:

1.

Tener responsabilidades de toma de decisiones, comunicacin o sociales

2.

desempear actividades que requieran habilidades;

3.

tener actividad fsica;

4.

operar vehculos o equipo;

5.

procesar informacin.

B. El procedimiento del Departamento del Trabajo

Mtodo estndar para calificar, clasificar y comparar, desde el punto de vista
cuantitativo, distintos puestos. La matriz o ncleo de este tipo de anlisis esta en
clasificar cada puesto en trminos de lo que hace un empleado con relacin a los
datos, las personas y las cosas

C. El anlisis de las funciones del puesto

Mtodo para clasificar los puestos, parecido al de anlisis de puestos del Departamento
del Trabajo, pero que tambin toma en cuenta el grado en que se requieren
instrucciones, razonamiento, juicio y facilidad verbal necesarias para realizar las tareas
del puesto.

Escribir descripciones del puesto

Una descripcin de puesto es una declaracin por escrito de lo que en realidad hace el
ocupante de esa posicin, como lo hace y bajo que condiciones se realiza el trabajo.
Aunque no existe un formato estndar debe de utilizarse para escribir una descripcin
de puesto, la mayora de ellas contienen cuando menos secciones sobre:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Identificacin del puesto

Resumen del puesto
Relaciones, responsabilidades y deberes
Autoridad y estndares del puesto
Condiciones de trabajo
Especificaciones del puesto.

Identificacin del puesto

El titulo del puesto especifica precisamente que titulo tiene ese empleo, como puede
ser supervisor de operaciones del procesamiento de datos, gerente de ventas o
empleado de control de inventario.
Resumen del puesto
El resumen del puesto debe describir la naturaleza general del puesto enlistando solo
sus funciones y actividades principales. Por lo tanto el supervisor de procesamiento de
datos dirige la operacin de todo el procesamiento de datos as como el control y los
requerimientos de preparacin de los mismos.
Relaciones
La declaracin de relaciones muestra las interacciones del empleado con otras
personas dentro y fuera de la organizacin, y podra ser como sigue para un gerente de
personal.
Reporta a: vicepresidente de relaciones con el personal
Supervisa: a los empleados de personal, al administrador de pruebas, al director de
relaciones laborales y a una secretaria.
Trabaja con: todos los gerentes de departamento y la gerencia ejecutiva.
Fuera de la compaa: con agencias de personal, empresas de reclutamiento ejecutivo,
representantes sindicales.
Responsabilidad y deberes
Otra seccin se debe de utilizar para presentar una lista detallada de las
responsabilidades y deberes reales del puesto. Cada una de las responsabilidades
principales del puesto deben ser enlistadas por separado, con una o dos frases que las
describan.

Autoridad
Otra seccin debe definir los lmites de la autoridad del trabajo, incluyendo sus
limitaciones en la toma de decisiones, la supervisin directa de otros trabajadores y las
limitaciones presupuestarias.

Estndares de desempeo
Algunas descripciones de puesto tambin contienen una seccin de estndares de
desempeo, la cual indica bsicamente que tan bien se espera que el empleado
cumpla con cada una de las principales responsabilidades y deberes que aparecen en
la descripcin.

Escribir especificaciones de puesto

La especificacin de puesto puede ser una seccin aparte de la descripcin del puesto
o un documento completamente separado; con frecuencia en la parte posterior de la
descripcin.
Especificaciones para el personal capacitado frente al no capacitado
Las especificaciones del puesto probablemente se enfocaran en cosas tales como
tiempo de experiencia en servicios previos, la calidad de cualquier capacitacin
relevante y otros.

Los problemas son ms complejos cuando se busca una persona no capacitada para
ocupar un empleo (probablemente con la intencin de capacitarla el trabajo). En este
caso se requiere especificar cualidades como rasgos fsicos, personalidad, intereses o
habilidades de percepcin que impliquen cierto potencial para desempear el puesto o
la habilidad para ser capacitado para l.

Especificaciones de puesto basadas en el juicio

El enfoque de juicio implica desarrollar las especificaciones de puesto con base en los
juicios experimentados de personas como los supervisores o gerentes de personal.
Para los puestos en el diccionario, los juicios fueron realizados por expertos tales como
analistas de puesto y asesores vocacionales con relacin a los requerimientos
humanos del trabajo.

Especificaciones de puesto basadas en el anlisis estadstico

Basar las especificaciones de puesto en el anlisis estadstico es el mtodo ms
defendible, pero es tambin el ms difcil. Lo que se hace en este caso es determinar
(estadsticamente) la relacin entre:
1) Un factor de prediccin o rasgo humano como es la estatura, inteligencia o destreza
con los dedos
2) algn indicador o criterio de la eficacia en el puesto (como es el desempeo
calificado por el supervisor).

El proceso bsico requiere de cinco pasos:

1) Analizar el puesto y decidir cmo evaluar el desempeo en el mismo;
2) seleccionar los rasgos personales como la destreza con los dedos que se considere
deban predecir un rendimiento exitoso;
3) probar a los 39 candidatos al puesto para estos rasgos;
4) medir el desempeo subsecuente de estos candidatos
5) analizar estadsticamente la relacin entre el rasgo humano (destreza con los
dedos) y el desempeo en el puesto. El objetivo es determinar si lo primero predice a lo
segundo. De esta manera, se pueden discernir los requerimientos humanos para
desempear el trabajo.