Cmo optimizar los procesos

de facturacin de las pymes

Los sistemas ERP proporcionan a las pequeas y medianas empresas la sencillez y
flexibilidad que necesitan este tipo de compaas para garantizar la fiabilidad de los
procesos de facturacin y proporcionar la conexin con la "factura electrnica" que
demandan.
Los procesos de facturacin en las pymes deben adaptarse al funcionamiento de las mismas.
Constituyen la principal fuente de ingresos de las organizaciones por lo que su gestin debe
ser eficiente, precisa y segura.
La gestin de los procesos de facturacin en las pymes es uno de los procesos estratgicos a
los que deben hacer frente este tipo de organizaciones dentro de su sistema de
administracin. Realizar facturas de manera sencilla, personalizadas y cumpliendo todos los
requisitos legales, archivarlas y, por supuesto, enviarlas de manera fcil y rpida, crear
plantillas, gestionar clientes y/o productos y exportar los documentos a distintos formatos, ya
sea PDF o Excel, por ejemplo, son algunos de los principales requisitos de un buen programa
de facturacin para pymes.
El ERP debe adaptarse a la propia metodologa de la organizacin de manera que deber
ofrecer diferentes alternativas de facturacin, ya sea por cliente, por albarn, por direccin, de
manera parcial, total, etc. Del mismo modo, deber incluir la posibilidad de utilizar distintos
formatos de albarn y factura, configurables por el propio usuario y que puedan ser
seleccionadas en cualquier momento conforme al criterio deseado.
En relacin con estos procesos, desde Datisa inician el cuarto trimestre del ao, presentando
un nuevo seminario orientado a dar a conocer las mltiples posibilidades que ofrecen los ERP
a las pymes para mejorar sus procesos de facturacin y obtener las mximas ventajas de los
mismos.
Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de Datisa asegura que este tipo de acciones
formativas van encaminadas a facilitar los procesos de facturacin en las pequeas y
medianas empresas ofrecindoles todas las garantas de seguridad y precisin que necesitan.
"Nuestro compromiso con las pymes se centra en poner a su alcance las herramientas
necesarias para facilitar sus procesos de gestin. En el mbito de la facturacin, les
proponemos adems, la utilizacin de soluciones de ltima generacin que permitan agilizar
sus procesos, asegurando el cumplimiento de todos los requisitos legales, de una manera
sencilla".

Resumen: Qu es y para qu sirve un ERP? Software empresarial.

Codificacin aprenderaprogramar.com: DV00411F

QU ES UN ERP?
ERP

son

las

siglas

de

Enterprise

Resource

Planningo

Planificacin

de

Recursos

Empresariales.Por tanto en primer lugar podemos decir que ERP son unas siglas, pero qu hay
detrs de esas siglas? Qu es realmente un ERP? En pocas palabras un ERP es un sistema
informtico de gestin de informacin para una empresa.

Un ERP es un sistema de gestin y de datos nico, donde converge toda la informacin de una
empresa y sta es utilizada para tomar decisiones. Decir esto es referirnos a algo muy amplio y
sin lmites claramente definidos: pues eso es un ERP, algo que puede ser tan variable en tamao
y funcionalidad como variables pueden ser el tamao y fines de las millones de empresas que
funcionan en los distintos pases.
Otra definicin sencilla de lo que es un ERP es esta: Un ERP es un sistema informtico que
facilita la gestin de una empresa en todos sus mbitos (recursos humanos, compras, ventas,
etc.).
El origen de los ERP se puede atribuir a las necesidades de planificacin y gestin de recursos
blicos que genera un gran acontecimiento militar: la Segunda Guerra Mundial. Los ejrcitos
requieren de una gran logstica: planificacin y control de dnde est destinado el personal, los
materiales, stocks, etc. Con este primer enfoque inicialmente militarlos sistemas de
informacin fueron evolucionando para dar soporte a todo tipo de empresas en sus necesidades
de gestin cotidianas.

PARA QU SIRVE UN ERP?

La utilidad bsica de un software de estas caractersticas, es la de ayudar a administrar
empresas de cualquier tipo, automatizando todos sus procesos. Tambin ayuda a controlar lo que
una organizacin tiene (stock e inventario) o hace (flujos de trabajo).
Una empresa con un ERP posiblemente est en ventaja respecto a otra que no disponga de un
sistema de este tipo. Por qu? Porque gracias a un ERP la empresa automatiza su gestin: tiene
un mayor control de lo que hace y un ahorro de costes (eficiencia y eficacia). Esto hace a las
empresas ms competitivas: cuesta menos rellenar un formulario en la pantalla y pulsar aceptar
(con lo que automticamente llegar a toda la empresa) que rellenar un formulario en papel,
enviarlo por mensajera, y que llegue a su destino. Adems un ERP integra todas las actividades
de todos los departamentos de una compaa en una sola aplicacin, permitiendo modificar
datos, realizar consultas y generar informes rpidamente.
Existen bsicamente dos tipos de ERP, los generalistas y los especializados. Los ERP
generalistas,

tambin

llamados

horizontales,

sirven

para

cualquier

empresa.

Los

ERP

especializados, tambin llamados sectoriales o verticales, intentan dar soluciones a sectores

especficos como la sanidad, la distribucin, los medios audiovisuales o la construccin por
indicar varios ejemplos.

LA MODULARIZACIN EN LOS ERP

La naturaleza de un sistema de gestin empresarial es modular (dividido en partes
independientes), pues intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de una compaa.
Al igual que una empresa se organiza en departamentos, los ERP se organizan en mdulos (que
aproximadamente se corresponden con los departamentos de las compaas). Los mdulos
fundamentales son:
- Finanzas: mantiene la informacin de la tesorera de la empresa, financiacin (prstamos),
inversiones, contabilidad, etc.

- Compras: mantiene la informacin y gestin de las compras (aprovisionamientos) de la

empresa, proveedores, etc.
- Ventas: mantiene la informacin y gestin de las ventas. Datos de ventas, partidas expedidas,
precios de venta, etc.
- Logstica: mantiene la informacin y gestin de los almacenes, stocks, transportes, etc.
- Recursos humanos: mantiene la informacin y gestin del personal, nminas, categoras
laborales, horas extra, impuestos, etc.
- CRM (CustomerRelationship Management o Sistema de gestin de relaciones con
clientes): es un subsistema que mantiene la informacin y gestin de las relaciones con clientes
(datos, contratos, etc.).

Dependiendo del tamao y tipo de empresa se pueden ir aadiendo diferentes mdulos, como
pueden ser: gestin de proyectos, marketing, produccin y fabricacin, gestin documental,
Business Intelligence y muchos ms.

CMO ELIGEN UN ERP LAS EMPRESAS

No todas las empresas tienen un ERP, pero s podemos decir que todas las medianas y grandes
empresas tienen un ERP (o algo similar a un ERP). Una empresa se enfrenta a un primer dilema
inicial: desarrollar un ERP propio (conlleva gastos importantes de desarrollo y mantenimiento de
software) o usar uno existente en el mercado (ahorra costes, pero se adaptar plenamente a la
realidad y filosofa de la empresa?).
La tendencia en los ltimos aos parece decantarse por el uso de ERPs existentes en el mercado,
quizs con mdulos adicionales desarrollados especficamente para la empresa, o adaptados
para que se ajusten a las necesidades especficas. No obstante, siguen existiendo muchas
empresas que utilizan ERPs propios.

Una vez elegido el ERP (bien desarrollo propio, bien entre los existentes en el mercado), un
siguiente paso no menos difcil es implantar el ERP dentro de la empresa. Un ERP tiene una
forma de funcionar y una organizacin de datos a los que habrn de adaptarse los empleados y
directivos de la compaa.
Se estima que un 10% de los proyectos de implantacin de un ERP no llegan a buen trmino por
dificultades a la hora de ser adaptado por los empleados, estar mal diseados, presentar fallos,
etc. Un fracaso muy sonado fue el de la multinacional Nike, que no slo gast decenas de
millones de dlares en desarrollar un ERP, sino que su implantacin fue un desastre con nefastas
consecuencias econmicas, hasta que se desisti y se abandon.
Para elegir un ERP una empresa debe tener en cuenta diversos factores, como el grado de
especializacin (no es lo mismo un laboratorio farmacutico que una cadena de supermercados
por ejemplo), el tamao (no es lo mismo tener 50 empleados que 50.000), la escalabilidad del
ERP (se adaptar a la previsin de crecimiento que tiene la empresa?), seguridad (no es lo
mismo una empresa de gestin de centrales nucleares que una envasadora de hortalizas) y otros
factores.

LOS LENGUAJES DE PROGRAMACIN EN LOS ERP

Hay algunos ERPs de mercado para los que existe poca informacin sobre el lenguaje en el que
estn desarrollados porque se comercializan como una caja negra. El trmino caja negra se
suele usar para aludir a algo que se sabe lo que hace, pero no cmo lo hace internamente. Estos
sistemas se instalan, se inicializan y se pueden comenzar a utilizar (introducir facturas, realizar
apuntes contables, extraer informes de situacin, etc.).
En este sentido si se quiere un informe especial o distinto de los que lleva el producto, se tendra
que solicitar a la empresa implantadora que aada la funcionalidad requerida. Esto se suele
gestionar mediante un contrato de mantenimiento que suele ir incluido en el propio proyecto de
implantacin de un ERP.
Tambin es muy frecuente que una o varias personas de la empresa se formen en la herramienta
y sean capaces de dar servicio de apoyo tcnico a los dems integrantes de la empresa. Esto

suele suceder en las empresas medianas o grandes, donde existe un pequeo o gran
departamento de informtica.
Si la empresa es una compaa cuyos procesos de negocios son muy cambiantes o varan mucho
a corto y medio plazo, es importante que el ERP elegido tenga formas de adaptar los circuitos
establecidos de manera fcil. En el mercado existen algunos ERPs open source (cdigo abierto,
cualquier persona con conocimientos puede modificar el software). Estos ERPs son en teora
gratuitos, y decimos en teora porque lo que es gratis realmente son las licencias del software, la
implantacin del mismo, es decir los servicios de consultora no son gratuitos. Por tanto disponer
del software gratuitamente puede no ser til si no sabemos cmo implantarlo, configurarlo y
hacerlo funcionar.
Otra modalidad de acceso a ERPs es lo que se denomina pago por uso, es decir, se adquiere un
ERP al cual se accede va web y se paga por tiempo utilizado o por nmero de usuarios. Esta es
una forma recomendable para empresas pequeas o medianas, por el ahorro de costes en
cuanto a mantenimiento y hardware, pues la empresa puede olvidarse de estos factores. Como
inconveniente, los datos de la empresa quedan al fin y al cabo almacenados por un tercero al
estar en la nube (cloud), lo cual puede tener riesgos de seguridad. No obstante, las empresas
que ofrecen servicios va web mantienen copias de seguridad y acceso a datos con securizacin
y encriptado, lo que hace que en general estos sistemas puedan calificarse como seguros.
El lenguaje de programacin resulta fundamental si se elige al final la opcin de desarrollar un
ERP propio y desde cero. En este caso una de las primeras preguntas a hacerse es la siguiente:
Es necesario que sea web o no? Si necesitamos acceder a los datos de forma remota desde
mltiples puntos la respuesta es que necesitamos tecnologa web.
Los lenguajes de programacin ms utilizados son ABAP (lenguaje propio de la empresa SAP),
Java y lenguajes .NET como C#, adems de los lenguajes propios de desarrollos web cuando se
trata de aplicaciones web.

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