Requisitos para los controles eficaces (5)

Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar

de manera eficaz todo el sistema de la organizacin se deben seguir los
siguientes requisitos:
Ajuste Preciso de los Controles a Planes y Puestos:
Todas las tcnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los
planes para cuyo seguimiento se les diseo. Cada plan, as como cada
tipo y fase de una operacin, tienen caractersticas que les son propias.
Lo que los administradores necesitan es informacin que les seale
como progresan los planes de los que son responsables, de igual modo,
los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas
tcnicas, como las que implican presupuestos, horarios y costos
estndar y diversas razones financieras, son de aplicacin general en
varias situaciones. No obstante, ninguna de las tcnicas ms usadas es
completamente aplicable a una situacin dada. De igual manera los
controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el
principal medio para la aclaracin de las funciones de cada individuo en
una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable
de la ejecucin de los planes y de cualquier desviacin respecto de ellos.
As, mientras ms cuidadoso sea el diseo de los controles para que
reflejen el punto de la organizacin en el que recae la responsabilidad
sobre las acciones, permitirn mejor que los administradores corrijan
desviaciones respecto de los planes.
Ajuste Preciso de los Controles a los Administradores en lo Individual:
Los controles tambin deben ser ajustados a cada administrador en lo
individual. El propsito de los sistemas e informacin de control es, por
supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su funcin de
control, si no son de un tipo tal que resulten comprensibles para un
administrador, no tendrn ninguna utilidad; en resumidas cuentas los
que importa es que la gente obtenga la informacin que necesita en
forma tal que la comprenda y utilice.
Certeza de que los Controles Sealan Excepciones en Puntos Crticos:
Uno de los medios ms importantes para ajustar los controles a la
medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de
que se les ha diseado para sealar excepciones. En otras palabras, los

controles que se concentran en excepciones del desempeo planeado

permiten a los administradores beneficiarse del proverbial principio de la
excepcin y detectar las reas que demandan su atencin.

Bsqueda de Objetividad en los Controles:

La administracin posee necesariamente muchos elementos subjetivos,
pero lo ideal sera que la determinacin de si un subordinado es eficaz o
no en su trabajo no dependiera de consideraciones subjetivas; si los
controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del
subordinado puede influir en los juicios de desempeo y restarle
precisin a estos, pero a los individuos les resulta difcil eludir el control
de desempeo , particularmente si las normas y medidas se mantienen
al da mediante revisiones peridicas. Este requisito puede resumirse
diciendo que para el control eficaz se requiere de normas objetivas,
precisas y adecuadas.
Garanta de Flexibilidad de los Controles:
Los controles deben seguir siendo funcionales ante la posibilidad de
cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundos fracasos.
Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o
cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles.
Ajuste del Sistema del Control a la Cultura Organizacional:
Para ser ptimamente eficaz, todo sistema o tcnica de control debe
ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una
organizacin donde las personas gozan de considerable libertad y
participacin, un sistema riguroso ira a tal punto contra la corriente que
estara condenado al fracaso. Si, por el contrario, un superior les ha
concedido tradicionalmente a sus subordinados escasa participacin en
la toma de decisiones, un sistema de control generalizado y permisivo
difcilmente tendra xito. Las personas con poco inters en participar o
poco acostumbradas a hacerlo probablemente prefieran normas y
medidas claras e instrucciones especficas.
Economa De Los Controles:

Los controles deben justificar su costo. A pesar de la simpleza de este

requisito, a menudo es difcil cumplirlo en la prctica, a un administrador
puede dificultrsele indagar que sistema de control en particular justifica
su costo o incluso a cunto asciende este. La economa es relativa, ya
que los beneficios varan de acuerdo con la importancia de la actividad,
las dimensiones de la operacin, los gastos en los que podra incurrir en
ausencia del control y las contribuciones que el sistema es capaz de
hacer; sin embargo uno de los factores limitantes de los sistemas de
control es sus costo, ya que este depender en gran medida a su vez del
hecho de que los administradores seleccionen para efectos de control
nicamente los factores crticos de reas importantes para ellos.

Establecimiento de Controles que Inducen Acciones Correctivas:

Un sistema adecuado revelar donde estn ocurriendo fallas y quien es
el responsable de ellas, y garantizara la aplicacin de acciones
correctivas. El control solo se justifica si las desviaciones respecto de los
planes se corrigen por medio de una planeacin, organizacin,
integracin de personal y direccin adecuada.