Auditoriaexternainforme A2015

INFORME DE LA AUDITORA DE CERTIFICACIN
UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

8667014
Bureau Veritas Iberia S.L.
Auditora Certificacin / ISO 9001
Fecha Inicio de la Auditora: 20/03/2015 - Fecha Fin de la Auditora: 23/03/2015 - Informe completado en: 23/03/2015
Este informe es confidencial y su distribucin est limitada al equipo auditor, a la organizacin y la oficina de Bureau Veritas Certification
NDICE
1.
INFORMACIN GENERAL
1.1
INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN
1.2
INFORMACIN DE CONTACTO
2.
INFORMACIN DE LA AUDITORA
2.1
NORMAS DE LA AUDITORA
2.2
ALCANCE DE LA CERTIFICACIN
2.3
INFORMACIN DEL EQUIPO AUDITOR
2.4
ALCANCE DE LA AUDITORA
- Objetivos de la Auditora
- Plan de auditora
- Criterios de auditora
3.
PROCESO DE AUDITORA
3.1
NOTAS DEL AUDITOR
3.2
INFORME RESUMEN DE LA AUDITORA POR NORMA
4.
RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORA
4.1
RESUMEN DE HALLAZGOS DE AUDITORA
4.2
EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIN
4.3
PUNTOS FUERTES
4.4
OPORTUNIDADES DE MEJORA
4.5
OBSERVACIONES
5.
RECOMENDACIONES DEL LDER DEL EQUIPO AUDITOR
6.
PROGRAMA DE AUDITORAS DE SEGUIMIENTO
7.
PROGRAMA DE AUDITORA
8.
PLAN DE AUDITORA DE LA SIGUIENTE VISITA
9.
ANEXO: SITIOS
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1.
INFORMACIN GENERAL
1.1 INFORMACIN DE LA ORGANIZACIN
Nombre de la Compaa
Direccin
Ciudad
Cdigo postal
Provincia
Pas
1.2
UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES EDIFICI N
BELLATERRA
08193
Spain
N Telfono
+34935811015
N Contrato
8667014
N Fax
INFORMACIN DE CONTACTO
Persona de Contacto
Direccin Email
TERESA VILLANUEVA
s.biblioteques@uab.cat
N Telfono
+34935811015
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2.
INFORMACIN DE LA AUDITORA
2.1 NORMAS DE LA AUDITORA
ISO 9001
Norma(s) objeto de la
Auditora
2.2 ALCANCE DE LA CERTIFICACIN
Idioma
Norma
Nombre del
Central
Alcance
Emplazamiento
Cataln
ISO 9001
UAB SERVEI DE
SERVEI DE BIBLIOTEQUES
BIBLIOTEQUES
Ingls
ISO 9001
UAB SERVEI DE
BIBLIOTEQUES
LIBRARY SERVICE
N de
11
Emplazamientos
N de Empleados
Central
166
UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES
En caso de auditoras "multi-sites" se listar un Anexo con todos los emplazamientos que deben aparecer en el certificado
Tipo de Auditora
Fecha Inicio de la
Auditora
Auditora Certificacin
20/03/2015
Fecha Fin de la
23/03/2015
Duracin
3,5
Auditora
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2.3 INFORMACIN DEL EQUIPO AUDITOR
Jefe de equipo
Miembro del equipo
JAIME DE ALVARADO NORIEGA,
OLALLA FONTAN
Pgina 4
2.4 ALCANCE DE LA AUDITORA
Objetivos de la Auditora
1. confirmar que el sistema de gestin de la organizacin es conforme con todos los requisitos de la norma(s) de
auditora.
2. confirmar que la organizacin ha implantado de forma efectiva sus medidas previstas.
3. confirmar que el sistema de gestin es capaz de alcanzar las polticas y objetivos de la organizacin y evaluar la
capacidad del sistema de gestin para asegurar que la organizacin cliente cumple los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables.
4. cuando corresponda, la identificacin de las reas de mejora potencial del sistema de gestin.
5. el propsito de la auditora de la etapa 2 es evaluar la implementacin, incluida la eficacia, del sistema de gestin
del cliente.
Debe incluir al menos lo siguiente:
a) informacin y evidencia de la conformidad con todos los requisitos de la norma de sistemas de gestin y otro
documento normativo aplicable;
b) seguimiento, medicin, informe y revisin con relacin a los objetivos y metas de desempeo clave (coherentes
con las expectativas de la norma de sistemas de gestin y otro documento normativo aplicable);
c) el sistema de gestin del cliente y su desempeo en relacin con el cumplimiento de la legislacin;
d) el control operacional de los procesos del cliente;
e) las auditoras internas y la revisin por la direccin;
f) la responsabilidad de la direccin en relacin con las polticas del cliente;
g) los vnculos entre los requisitos normativos, la poltica, los objetivos y metas de desempeo (coherentes con las
expectativas de la norma de sistemas de gestin y otro documento normativo aplicable), cualquier requisito legal
aplicable, la responsabilidad, la competencia del personal, las operaciones, los procedimientos, los datos del
desempeo y los hallazgos y conclusiones de las auditoras internas.
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Plan de auditora
Fecha - Horario
Nombre del Emplazamiento
Proceso
Auditor
REUNI INICIAL
JDV, OFO
DIRECCI
OFO
GESTI DE LA COLECCI (SELECCI I
JDV
Comentario
Actividad
20/03/2015 - 08:20
Reunin inicial
Clusula :
4.1 Requisitos Generales
20/03/2015 - 08:30
Auditora

Clusula :
5.1 Compromiso de la Direccin
5.2 Enfoque al cliente
5.3 Poltica de la Calidad
5.4 Planificacin
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin
5.6 Revisin por la Direccin
6.1 Provisin de recursos
20/03/2015 - 08:30
ADQUISICI DE LA COLECCI)
Auditora
Clusula :
7.4 Compras
20/03/2015 - 10:00
Auditora
DESCRIPCI I ANLISI DOCUMENTAL
JDV
Clusula :
7.1 Planficacin de la realizacin del producto
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Fecha - Horario
Proceso
Auditor
SISTEMA DE GESTI. MILLORA.
OFO
LECTURA I PRESTEC
JDV
LECTURA I PRESTEC
JDV
LECTURA I PRESTEC
JDV
Comentario
Actividad
20/03/2015 - 10:30
Auditora
Clusula :
4.2 Requisitos de la Documentacin
8.1 Medicin, anlisis y mejora
8.2 Seguimiento y medicin
8.3 Control del producto no conforme
8.4 Anlisis de datos
8.5 Mejora
BVCertification Uso del Logo
BVCertification-control del certificado
20/03/2015 - 11:30
Auditora

Clusula :
7.5 Produccin y Prestacin del Servicio
20/03/2015 - 12:30
Auditora
UAB BIBLIOTECA DE CINCIES SOCIALS

Clusula :
20/03/2015 - 13:30
UAB CENTRE DE DOCUMENTACI

EUROPEA
Auditora
Clusula :
20/03/2015 - 14:30
UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES -
JDV, OFO
CENTRAL
Reunin de
Clusula :
feedback
23/03/2015 - 09:00
UAB BIBLIOTECA DE COMUNICACI I
LECTURA I PRESTEC
JDV
HEMEROTECA GENERAL
Auditora
Clusula :
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Fecha - Horario
Proceso
Auditor
MANTENIMENT, INSTALACIONS I
OFO
Comentario
Actividad
23/03/2015 - 09:00
EQUIPS
Auditora
Clusula :
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de Trabajo
23/03/2015 - 09:30
UAB BIBLIOTECA D'HUMANITATS I
LECTURA I PRESTEC
JDV
GESTI DE LA COLECCI
JDV
CARTOTECA GENERAL
Auditora
Clusula :
23/03/2015 - 10:00
(MANTENIMENT)
Auditora
Clusula :
6.3 Infraestructura
23/03/2015 - 12:00
ACCESIBILITAT AL DOCUMENT
JDV
(PRESTEC INTERBIBLIOTECARIO PI)

Auditora
Clusula :
23/03/2015 - 13:00
Comida
23/03/2015 - 14:00
Auditora
JDV, OFO
Clusula :
INFORMACI i ATENCI A USUARIS
JDV
RRHH
OFO
Clusula :
23/03/2015 - 14:00
Auditora

Clusula :
6.2 Recursos humanos
Pgina 8
Fecha - Horario
Proceso
Auditor
DIGITALITZACI DE DOCUMENTS
OFO
GESTI D'USUARIS
JDV
Comentario
Actividad
23/03/2015 - 16:00
Auditora
Clusula :
6.3 Infraestructura
23/03/2015 - 16:00
Auditora

Clusula :
7.2 Procesos relacionados con un cliente
23/03/2015 - 18:00
Reunin de
JDV, OFO
Clusula :
feedback
23/03/2015 - 18:30
Reunin de cierre
REUNI FINAL
JDV, OFO
Clusula :
Pgina 9
Fecha de preparacin del plan de auditora
19/03/2016
Comentario
Criterios de auditora
Normativa ds de les biblioteques del Consorci de Biblioteques de Barcelona amb data del 10 de setembre de 2013 i
publicada al Butllet Oficial de la Provncia de Barcelona el 29 de novembre de 2013.
Reglament del servei de Biblioteques segons acord de la Junta de Govern de 22 de novembre de 1989, modificat per
l'acord de la Junta de Govern de 20 de Juliol de 1995, modificat per l'acord del Consell de Govern de 27 de febrer de
2003, modificat per l'acord 42/2007 de la Comissi dInvestigaci de 30 d'octubre de 2007, modificat per l'acord del
Consell de Govern de 9 de Octubre de 2013, modificat per l'acord de la Comissi d'Investigaci de 10 de setembre de
2014.
Format MARC 21 Concs per a registres
Classificaci Decimal Universal (CDU)
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3.
PROCESO DE AUDITORA
3.1
NOTAS DEL AUDITOR
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
JAIME DE ALVARADO
20/03/2015
REUNI INICIAL
ISO 9001
Audit interna: Laura Almendros;
NORIEGA,
Sandra Florez
Subdirecci Bibilioteques: Nuria
Balagu
Direcci del Servei Bibliotecari:
Joan Gmez Escofet
Notas
Reuni inicial:
Presentaci dels participants: Audit interna: Laura Almendros; Sandra Florez; Subdirecci Bibilioteques: Nuria
Balagu; Direcci del Servei Bibliotecari: Joan Gmez Escofet
Confirmaci de l'abast
Confirmaci del pla d'auditoria: tipus, abast, objetius i criteris: Adjunto a l'expedient el pla d'auditoria la proposta
acceptada del pla definitu d'auditoria modificat pel client
Idiomes: Catal
Recursos
Confidencialitat
Procediments d'emergencia i protecci
Disponibilitat dels acompanyants
Estat de les no conformitats de l'auditoria anterior: S'evidencia informe de transfer amb data 12/3/15 sense
desviacions.
Muestreig
Informaci sobre el progrs de l'auditora
Aclaraci de dubtes
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Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
JAIME DE ALVARADO
20/03/2015
GESTI DE LA COLECCI
ISO 9001
Cap de la unitat tcnica: Nuria
NORIEGA,
(SELECCI I ADQUISICI DE
Casaldaguila
LA COLECCI)
Gestor d'Obtenci de Documents:

Rosa Gil
Cap de la BCHG: M Antonia
Galcern
Cap d'adquisicions BCHG: Rosa
Cabezas
Cap de la BH: Nria Gallart
Cap d'adquicions de BH: Lleontina
Daz
Gestora de Colecci BH: Ana
Escauela
Cap de suport al usuaris BH:
Marina Carbonell
Administrativa: Rosa Tort
Responsable del Centre de
Documentaci Europea: Conchi
Muoz
Cap de BCS: Montserrat Catafal
Resp. d'Adquisicions: Pilar Vila
Resp. Catalogaci: Oriol Castells
Notas
Existeixen tres tipus d'adquisicions
1.- Monografies en paper (i amb menor quantitat electrnic) : Es revisar en cada biblioteca.
2.- Material digital: suscripcions de revistes, bases de dades i darrerament llibres electrniques: Una part amb el
consorci CESUC: La UAB paga el servei i demandes especfiques per la UAB.
3.- Material digital i en paper: Suscripcions de revistes, bases de dades i puntualmente llibres digital.
UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES EDIFICI N:
En aquest cas es realitza bsicament el 2on mtode. Per aquest tipus d'adquisicions s'utilitza el procediment IT-08
rev. 5. El desenvolupament d'aquest procediment recau bsicament en el Gestor d'Obtenci de Documents (Rosa
Gil).
Per a la compra d'aquest tipus de material es fan comandes (Standing Orders) a travs del programa de
Comptabilitat de la UAB denominat SUMMA.
Donat que la llei de Contractaci Pblica obliga a la selecci de provedors a travs de Concursos el procs de
selecci est molt reglamentat. En l'actualitat es treballa amb EBSCO (publicacions en paper i en format on line) i per
bases de dades GREENDATA.
En cas d'incompliments de comanda es controla a travs de reclamacions. Aquestes reclamacions sn bsicament
de que no han subministrat els productes. En aquests casos i desprs de demanar-ho 6 cops entren en la llista
d'imports a descomptar de la fiana amb el provedor.
S'evidencia informe anual de seguiment de provedors de data 17/1/15. Es van produr 64 reclamacions de les quals
va ser efectives 29. En aquest informe s'avalua la causa de la reclamaci. Aquest s el sistema d'avaluaci de
Pgina 12
provedors.
BCHG (Biblioteca Comunicaci i Hemeroteca General) (20/3/15):
Monografies en paper (i amb menor quantitat electrnic) :

Selecci:
1.- Demandes de profesors amb formulari o usuaris
2.- Interna: s la ms important. Es fa recerca de les novetats de les editorials.
En base a aquestes selecci es redacten uns llistats on es redacten les comandes de compra en el programa
Millenium i en el progama SUMMA donant traabilitat a travs del n de comanda (e.o.: 4500255428 de data 19/3/15.
Les comandes sn elaborades per la Cap d'adquisicions i revisadas per la responsable M Antonia Galcern.
S'evidencia el control de recepci a travs de la signatura de la Cap d'adquisicions (e.o.: alb n 40040536-4 de
17/3/15).
A partir del moment que entra el llibre s'inicia el procs tcnic vist anteriorment. identificant la data d'arribada, el preu i
el codi nic del Millenium. Posteriorment s'identifica amb un Codi de Barres, el tamp i l'etiqueta de la Biblioteca de la
Universitat. Una vegada acabada la identificaci el llibre va a parar a la catalogaci (Teresa Santos) afegint un altra
etiqueta per a identifcar la seva ubicaci. Per a esverinar on s'ubicar el llibre s'emplea la Classificaci Decimal
Universal (internacional).
BH (Biblioteca d'Humanitats) (23/3/15):
Monografies en paper (i amb menor quantitat electrnic) :

Selecci:
1.- Demandes de profesors amb formulari o usuaris (desideratas): Desiderara llibre ISBMN 9781138801851
2.- Donatius
3.- Interna: Es fa recerca de les novetats de les editorials. Llibres comprar 5/3/15. Les necessitats de compra
normalment sorgeixen de las guies docents anuals. Opci de millora: Establir indicadors que mesurin el % de
bibliografia coberta de les guies docents.
Millenium i en el progama SUMMA donant traabilitat a travs del n de comanda (e.o.: 4500253656 de fecha 17/3/15.
Les comandes sn elaborades per la Cap d'adquisicions i revisades pel Departament corresponent. S'evidencia el
control de recepcin a travs de la signatura de la Administrativa (e.o.: alb n 6990-31 de 11/3/15).
A partir del moment que entra el llibre s'inicia el processament Tcnic. Conserjeria fa el forrat i securitzaci, amb el
codi de barres i la data ++d'arribada. osteriorment s'identifica amb un Codi de Barres, el tamp i l'etiqueta de la
Biblioteca de la Universitat. Una vegada acabada la identificaci el llibre va a parar a la catalogaci (Francisco Silva)
afegint un altra etiqueta per a identifcar la seva ubicaci. Per a esverinar on s'ubicar el llibre s'emplea la Classificaci
Decimal Universal (internacional).
BCS (23/3/15):
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Se visita el Centre de Documentaci Europea. Es un centre dispositari de la Documentaci gestionada per la Uni
Europea. Es facilita la consulta de qualsevol usuari i el prstec a la Comunitat UAB.
Es comprova la sistemtica de recerca i adquisici sent molt similar a la ja comentada anteriorment.
Es visita Bibilioteca de Cincies Socials (23/3/15) :
Selecci:
1.- Interna: Es fa recerca de les novetats de les editorials. S'evidencia les necessitats de compra en document "Llibres
comprar 5/3/15". Les necessitats de compra normalment sorgeixen de las guies docents anuals i tamb en funci del
volum de possibles usuaris//Projectes
2.- Demandes de profesors amb formulari o usuaris (desideratas): S'evidencia Desiderara llibre ISBMN
9781138801851
3.- Donatius
Millenium i en el progama SUMMA donant traabilitat a travs del n de comanda (e.o.: comanda de profesora 20/3/15
de TM Spranger). Les comandes sn elaborades per la Resp. d'adquisicions pendent de revisi de la Cap de
Departament. i revisades pel Departament corresponent. S'evidencia comanda 4500237686 per demanda d'un
departament. El control de recepcin a travs de la signatura de l'administratiu (e.o.: alb n 15080134 de 18/3/15).
A partir del moment que entra el llibre s'inicia el processament Tcnic. L'administratiu posa el codi de barres, la
identificaci amb etiqueta i la data de recepci. Tamb es colloca una etiqueta de colors per saber si es pot utilitar un
llibre d'un altre. L'administratiu fa el forrat i securitzaci. Una vegada acabada la identificaci el llibre va a parar a la
catalogaci (Oriol Castells) afegint un altra etiqueta per a identifcar la seva ubicaci. Per a esverinar on s'ubicar el
llibre s'emplea la Classificaci Decimal Universal (internacional).
Pgina 14
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
JAIME DE ALVARADO
20/03/2015
DESCRIPCI I ANLISI
ISO 9001
NORIEGA,
DOCUMENTAL
Casaldaguila
Gestor de Catalogaci : Oskar
Hernndez
Notas
UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES EDIFICI N y BH

En aquestes biblioteques es controlen sobre tot el material digital i en paper, aix com suscripcions de revistes, bases
de dades i ms ocasionalmente llibres digitals. Existeixen unes pautes normalitzades (Normalitzaci Bibliogrfica) per
la catalogaci denominada procs Marc 21. El procediment de catalogaci es treballa sobre un catleg colectiu de las
Universitats de Catalunya (CUCC). Es disposa d'un procediment Tcnic que inclou en el seu apartat 4 la catalogaci.
Consisteix en que el CESUC a travs de la precatalogaci del provedor incorpora els registres a CCUC.
Posteriorment el Gestor de Catalogaci reorganitza la descripci dels paquets en etiquetes especfiques en el
programa Millenium. Els subprocessos bsics sn Catalogaci/Localitzaci/Control i seguiment. Disposen d'un
indicador d'efecincia de la catalogaci donant un termini mxim (e.o.: apartat 7 de control i seguiment) a travs
d'informes trimestrals de compliment dels terminis (e.o.: Registre de Octubre-Desembre 2014). Opci de millora: Es
podria documentar de forma ms adient la data mxima de catalogaci en el procediment Tcnic PG 09-02 rev. 9. El
procs Marc 21 desenvolupa una serie de camps acordats entre el Consorci i les diferents universitats. Finalment
com a control de qualitat el programa Millenium incorpora una eina de revisi d'errades en la catalogaci immediata.
Malgrat aix el propi programa genera un llistat d'errors que sn gestionats posteriorment pel Gestor de Catalogaci
(e.o.: mail de 16/12/14).
Pgina 15
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
JAIME DE ALVARADO
20/03/2015
ACCESIBILITAT AL
ISO 9001
Gestor d'Obtenci de Documents
NORIEGA,
DOCUMENT (PRESTEC
BGCH: Rosa Gil
INTERBIBLIOTECARIO PI)
Gestora de suport al usuaris de

BH: Marina Carbonell
BCS: Montserrat Rabat
Notas
UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES EDIFICI N (20/3/15):
L'accesibilitat del documents digitals s immediata a la catalogaci i est controlada amb el Control de Qualitat del 5%
de comprovacions de les catalogacions ms els filtres del progra Millenium.
En el cas de prstec interbibiliotecari l'usuari pot demanar-ho de dos formes: El servei PUC (accesibilitat gratuit a
llibres en paper d'altres universitats) on acorden el lloc i termini d'entrega. Per a casos que no es trobi el llibre en el
servei anterior l'usuari pot omplir un formulari a la web i des del departament d'aquest centre es gestiona la recerca
del llibre o document (PG-06.03 rev. 6). El registre de demanda de llibre rebut per la web es carrega al programa
GTBIB i la responsable fa la recerca i la demanda a la Universitat. S'evidencia demanda de prestec a travs de
GTBIB segons petici n 23501415. Se dispone de un informe anual de prstec intebibliotecari on s'estableixen els
indicadors de temps de recepci i temps de tramesa (e.o.: informe anual 2014). L'indicador te un seguiment trimestral.
BH (23/3/15):
Disposen de 2 instruccions bsiques:
- IT 14 Consulta Sala rev. 11: Localitzaci/Consulta/Finalitzaci de la consulta/Control i seguiment. Registre indicador
de llibres que no es localitzen (resultat inferior a 0,075%.
- IT 13 Prestec rev. 13: Localitzaci/Consulta/Finalitzaci de la consulta/Control i seguiment. Registre indicador de
llibres que no es localitzen (resultat inferior a 0,075%.
S'evidencia adequada distribuci dels llibres per ubicacions depenent si estan en trnsit o reservats.
Llibres en trnsit: La Coordinadora transversal de les biblioteques de la UAB amb el CESUC es tamb la Marina
Carbonell. Disposa de diferentes indicadors que asegura que el servei de trnsit de llibres est controlat.
BCS (23/3/15):
Disposen de 2 instruccions bsiques:
- IT 14 Consulta Sala rev. 11: Localitzaci/Consulta/Finalitzaci de la consulta/Control i seguiment. Registre indicador
de llibres que no es localitzen (resultat inferior a 0,075%.
- IT 13 Prestec rev. 13: Localitzaci/Consulta/Finalitzaci de la consulta/Control i seguiment. Registre indicador de
llibres que no es localitzen (resultat inferior a 0,075%.
Es visita la zona de transit evidenciant un adequat control.
Llibres en trnsit: La Coordinadora transversal de les biblioteques de la UAB amb el CESUC es tamb la Marina
Carbonell a BH i Montserrat Rabat a BCS. Disponen de diferents indicadors que asegura que el servei de trnsit de
llibres est controlat. Se evidencia un control del procs adequat.
Pgina 16
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
JAIME DE ALVARADO
20/03/2015
GESTI DE LA COLECCI
ISO 9001
Gestora de la Colecci: Teresa
NORIEGA,
(MANTENIMENT)
Santos
Gestora de la Colecci: Elisa
Campos
Notas
Biblioteca BCHG (20/3/15) i BCS (23/3/15)
Es disposen de diverses instruccions per desenvolupar:
PG15 Gesti de la Colecci rev. 3: Subprocessos: Ubicaci i magatzematge/Espurgada/Inventari/Gesti Baixes. Se
evidencia Llistat dinmica de Baixes fins 2015. A ms a ms hi ha una autoritzaci de baixa per part de la Cap de la
BCHG i de BCS.
Disposen de diferfents instruccions per a la gesti:
Pautes per fer inventari
Pautes per a l'espurgada
IT26: Conservaci
Per al control dels processos es disposen d'indicadors especfics: %Perduts i d'altres ms relacionats amb la
productivitat.
Pgina 17
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
JAIME DE ALVARADO
20/03/2015
LECTURA I PRESTEC
ISO 9001
Gestora de Docncia: Carme
NORIEGA,
Besson
Resp. de Prsctec: Roser Giraldo
Gestora de suport d'usuaris:
Mnica Gonzlez
Notas
Es disposa de 2 documents bsics:
PG09 Prestaci del Servei rev. 5.:
Adquisicions
Serveis de prstec: Prstec, interbibliotecari, consulta a sala, informaci documental i reproducci de documents
IT-13 Prstec:
Biblioteca:
Sollicitud de prstec
Fer el prstec amb el Millenium
Identificar el prstec per la seva devoluci
Desactivar el ssitema de seguretat
Interbibliotecari (vist a Generals)
Reserves de documents
Renovaci documents
Devolucions i incompliments
Incidencies
Registres:
Reclamacions automatitzades
Solicituds de prstec extraordinari
Llistat de documents en trnsit (de items entre biblioteques de la UAB)
IT Incompliment del trmit de prstec

IT Consulta a la sala
IT Reproducci de documents
IT Informaci documental
En funci de la biblioteca disposen en les plantes vigilants en l'entrada i els bibliotecaris. De les visites realizades a
les diferentes biblioteques s'evidencia una adequada atenci a l'usuarii.
Per fer consultes de llibres no cal registrar-se a l'entrada.
Pgina 18
L'atenci al client es fa en persona, per correu electrnic i amb el protocol "Pregunta" a la web de la Universitat.
Pgina 19
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
JAIME DE ALVARADO
23/03/2015
REUNI FINAL
ISO 9001
Subdirecci Biblioteques: Nuria
NORIEGA,
Balagu
Casaldaguila
Cap de la BCHG: M Antonia
Galcern
Cap de la BH: Nria Gallart
BCS: Montserrat Rabat
Gestora de la Colecci: Teresa
Santos
Audit interna: Laura Almendros;
Sandra Florez
Notas
Reuni de tancament
Es comenten les troballes de l'auditoria, recordant que el procs es mostral i introdueix una certa incertesa en el
resultat de l'auditoria
S'expliquen les observacions i opcions de millora. No s'han detectat no conformitats.
S'explica el procs de l'entitat a partir de la finalitzaci de la present auditora per a la recertificaci
Tamb s'explica el procs de l'Entitat per fer possibles queixes i reclamacions
Pgina 20
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
JAIME DE ALVARADO
23/03/2015
INFORMACI i ATENCI A
ISO 9001
Veure procs d'accesibilitat i
NORIEGA,
USUARIS
lectura.
Notas
Veure procs d'accesibilitat i lectura.
Pgina 21
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
OLALLA FONTAN
20/03/2015
GESTI DOCUMENTAL
ISO 9001
Laura Almendros: Rble Unitat

Auditoria UAB
Nria Balagu: Directora de
Serveis de Biblioteques.
Responsable de Qualitat
Notas
Toda la documentacin se encuentra informatizada, accesible a todo el personal a travs de la intranet.
Manual de calidad, rev.6, 01.03.2013
Lista de documentos, pantalla de la intranet, se incluye manual, procedimientos e intrucciones, indicando cdigo,
descrpcin y revisin.
Alcance:
SERVEI DE BIBLIOTEQUES
Exclusiones:
7.3 Diseo y desarrollo
7.5.2 Validacin de procesos
7.5.4 Propiedad de cliente
Justificadas adecuadamente en el Manual de Calidad.
Poltica de Calidad, aprobada por Direccin 01.06.1999 (rev.o del Manual), se consider correcta incluida en el manual
de calidad, e accesible a todo el personal a travs de la intranet.
OM: Se recomienda extraer poltica de Manual, documento con entidad propia, conocer desde cuando es vigente,
mantiener fecha de aprobacin auqnue se existan cambios en el manual.
La empresa no realiza uso de la marca de certificacin.
Mapa de procesos, se evidencia la identificacin e interaccin de los mismos (incluido Manual)
*Procesos Clave:
Informacin documental
Consulta documental
Prstamo
Reproduccin documentos
Prstamo interbibliotecaria
Formacin ususarios
*Procesos soporte
Medios informticos
Logstica
Evaluacin proveedores
Adquisiciones
Gestin coleccin
Procesamiento tcnico (catalogar)
*Planificacin estratgica
Gestin del sistema de calidad
RRHH
En el Manual se definen funciones y responsabilides segn organigrama, se dispone de uno por biblioteca ok (anexo
1 del Manual)
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Anexo 2 Documentacin del sistema de gestin, se relaciona coon los requsitos de norma.
Control documental y Control de registros (procd):
PG-05 Gesti i control de la documentaci, rev.5, 11.01.2013
Revisin de documentos por responsable y aprobacin por direccin, indicndolo en documento, se genera archivo
en pdf y se actualiza en la intranet.
Listado de gestores de la eleaboracin y revisin de la documentacin del sistema, rev.21 2015
Todos los viernes se enva comunicado (SB21) a todo el personal del servicio de biblioteca los cambios que ha
habido, por parte de la unidad tcnica. Se comprueba ej: mail 13.03.15 con cambios y accesos directos ok.
Las ltimas modificaciones se identifican en el propio documento con raya al lado de texto modificado. La
documentacin obsoleta.
Se indica en cada procedimeinto se indican los registros asociados y su tiempo de custodia.
Docuementacin externa (intranet), se comprueba ok.
Listado registros de calidad, ver.31, marzo 2015
Se indica cdigo y ttulo, soporte, documento, responsable, lugar de archivo, tiempo archivo.
Se indica que los documentos del sistema se archivarn durante 3 ais, los de persona se indica en el PG-18 RRHH
los relacionados con ellos se archivarn en este departam
OBS: Mejorar la identificacin del tiempo de archivos de registros del rea de PAS (ej: relacionados con personal
indefinido) y los que relacionados con algn requsito legal (ej: 5 aos)
Servei informtica, gestin de copias seguridad.
Pgina 23
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
OLALLA FONTAN
20/03/2015
DIRECCI
ISO 9001

Auditoria UAB
Notas
PG-01 Revsin del sistema de calidad, rev.3
REVISIN POR LA DIRECCIN
ACT1501 Acta reunin. Sistema de gestin calidad 2014, 25.02.15
-Poltica de calidad, se modificar ya que el servicio que se da a los usuarios no es extrictamente documental, por lo
que se eliminar de la poltica la palabra documental.
Se documenta el cambio en Accin mejora 15.053 (25.02.15) prevista para el 10.04.15.
-Objetivos 2014, se revisa informe de cierre de objetivos 2014 (28.01.15) (PG-01.01)
Se indica objetivos generales y especficaos para cada biblioteca, se indica el grado de consecucin, el mayora se
alcanza el 100%, se comprueba ej:
Servicio de Biblioteca
*SDB2014/01 Incluir en portal SAAR (para profesores) los recueros con informacin sobre libros y captulos de libros
ok 100%
*SDB2014/02 Escoger gestor documental para organizar dispositivo de autorizacin de bbdd ok 100%
*SDB2014/014 Actualizar la carta servicios 20% de consecucin, se interrumpe voluntariamente por no tener todoa la
informacin para actualizala, objetivo 2015.
*SDB2014/16 Busqueda finacimiento para un plan de renovacin al SBD, no dependen de ellos los presupuestos.
*SDB2014/17 desarrollo de poltica de almacenamiento y limpieza, 87,5% en curso.
*SDB2014/19 Preparacin plan estratgico de servisio bibliotecas, 73,6% en curso, pendiente de aprobacin.
Biblioteca Humanidades, ej:
*BH2014/01 produccin cientifica de traduccin e iterpretacin 100%
* BH2014/02 web archivo de la sociedad de Gran teatre del Liceu. 100%
* BH2014/04 Plan de futuro para el espacio del edificio B, 15% en cursos debido a que cada vez se tiene que
digitalizar ms y se debe buscar un nuevo uso para este espacio. En cuerso
Biblioteca ciencias sociales y centro de documentacin europea ej:
*BCS Creacin pag web biblioteca econmica Carandell, 80,6% en curso.
Biblioteca comunicacin i Hemeroteca general, todos 100%
Biblioteca de Ciencias, objetivo 95% y 100%.
Biblioteca Medicina, objetivos 100%
Unidad Tcnica y de proyectos ej:
UTP2014/1 Participar con CBUC de la bsqueda de una herramienta de descubrimiento 100%
UTP2014/2 Hacer la evaluacin DDD (depsito de documentos digital), 92%
A nivel global se ha alcanza un grado de consecucin de objetivos del 92,87%, tambin se dispone del datos
individual por biblioteca. Se comprueba planificacin objetivos a travs de intranet.
-Objetivos 2015, se comprueban planificacin aprobada 25.02.15 (por biblioteca)
Se establece n, objetivo, indicador, lneas estratgicas, coordinador. Ej:
SDB2015/01 Actualziar y difundir carta de servicos
SDB2015/03 Cooperar con progrma ARGO
SDB2015/04 Poner en marcha Servei Virtual de propiedad intelectual
SDB2015/06 Participar redaccin clsulas tcnicas para el cooncurso del nuevo sisrema informtico.
SDB2015/09 Finalizar web movil de las bibliotecas UB
SDB2015/12 Plan de marketing y comunicacin.
SDB2015/13 Adecuar web servei biblioteques con el nuevo portal UAB.
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Adems se han establecido objetivos especficos para cad biblioteca.

-Anlisis indicadores 2014. Se genera un informe por cada indicador, se indica:
Proceso, indicador, frecuencia, nivel aceptacin, resultado.
Se comprueba ej:
*Procesmiento tcnico, 10 das mx en dept catalogacin, resultado 5,48 ok
*Prestamo interbibliotecario, 10 das mx solicitud libro biblioteca externa (7,4 ok), y 3 das en sentido contrario (1,77
ok).
*Inventario, total libros consultados prdida del 0,1% mx, resultado 0,06% (trienal)
*Prstamo, 18 prestamo/usuario (14,3 ok ya que se tiene a lo digital) 13 prestamos/usuariso potenciales (10,82 ok ya
que se tienede a lo digital)
*Servicios Digital, tiempo de resolucin incidenicia, 80% ok en 2 das menos, 89% no ok que considera aceptable.
*RRHH, mn 25h/persona ao (104,15 ok), 70% se procesen peticiones (82,13% ok).
*Condiciones ambientales, control de iluminacin (se realizan mediciones peridicas) y ruido
*Redes sociales, twitter, bloog y facebook (nuevos 2014)
Se establecen los mismos indicadores para el 2015, ajustanado valores de aceptacin para algunos de ellos, como el
relacionado con prstamos.
-Auditoras: resultado satisfactorio interna (27 AMs de las cuales 11 ya se han hecho efectivas) y externa. Ver notas
auditora interna.
-Acciones de mejora
177 acciones de mejora 2014, pendientes 37 a fecha de informe.
-Sugerencias, quejas y nivel de satisfaccin del usuario
Sugerencias, quejas y felicitaciones, 23.01.15
Durante el 2014 s ehan recibido un total de 218 sugerencias+quejas y felicitaciones en tre todas las bibliotecas:
32 quejas
28 sugerencias
158 felicitaciones
Estas se pueden recoger comunicar a travs de soporte papel, redes sociales, sede electrnica UAB, pregunt@,
correo electrnico, otras. Se utiliza mayoritariamente a travs de correo electrnico.
32 Queja, se analiza por temas, siendo 8 por servicio de prstamo (aprox 500.000 visitas), 7 pot T, 3 gestin de la
coleccin, 2 instalaciones,
28 sugerencias, 11 sobre formacin, 5 difusin, 3 instlaciones,
158 felicitaciones sobre 19 personal, 15 formcin, 16 exposiciones, 24 difucin, 32 recursos digitales,
Adems se realiza clasificacin por temas y bibliotecas:
Quejas, 9 BCS, 8 BH, 4 BCHG,.respecto a aprox. 500.000 visitas
Sugerencias: 20 BCS-CDE, 3BCT
Felicitaciones: 36 BCS-CDE, 34 BH (formacin), 24 UTP, 23BCT.
Comparativa Quejas 2008-2014
2014: % por tipologa de queja la mayoritaria 9,38% que implica 9 quejas sobre 500.000 vistias
Las quejas se han reducido un 50% desde el 2013.
-Evaluacin de proveedores
Informe sobre proveedores no documentales 2014
Se valoran en funcin de los pedidos e indidencias en los mismos. Criterio:
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Pedidos con 1 reclamacin ms de 25%

Pedidos con 2 reclamcin ms de 12%
Pedidos con 3 reclamaciones ms de 8%
Pedidos con 4 reclamaciones ms de 5%
Debera ser 0 reclamaciones el 50% de los pedidos.
Frmula Indicador: 1,5*C1R+2*C2R+2,5*C3R+3,5*C4R/ total de comandas
Se considera que son aceptables si el indicador es <1.
Se evidenica listado de proveedores a los que se les ha realizado algn pedido en 2014, indicadno pdidos realziados
y reclamaciones si las hubiera, dando commo resultado el indicador superiro a 1 para 4 proveedor:
JRC: Pedido con 1 reclmacin,, indicador 1,5
LAIE: Pedido con 2 reclmacin, indicador 1
OCE-ESPAA: Pedido con 2 reclmacin, indicador 1
ROVIL: Pedido con 2 reclmacin, indicador 1,25
En todos los casos a estos proveedores slo se le ha relizado 1 pedido 2 no se considera crtico, por lo que no se
toman acciones y se seguir trababjando con ellos.
Informe sobre proveedores documentales 2014
Proveedores espaoles: Tiempo entrega 5 semanas de media (control trimestrral)
Proveedores extranjeros: Tiempo entrega 7 semanas de media (control trimestrral)
Pedidos 2014
Registros 6131, se desestiman alguno por lo que se analizan 5571 (90,87%):
3130 espaoles (56,18%)
2441 extranjeros (43,82%)
Se analizan por tipologa de incidencias, 699 totales, siendo las mayoritarias las realacionadas con compra para
directa (163).
Media en semanas de tiempo de entrega (segn millennium):media de 5,12
Teniendo en cuenta si es de origen:
Espaol; media de 3,60 semanas ok (media de 25,2 das)
Extranjero: media 6,85 semanas ok (media de 47,95 das)
Se adjunta listado de proveedores 2014 indicado n pedidos realizados, media de semans, y cantidad de pedidos por
semanas.
Se analizan los proveedores que han superado de manera individual el indicador, informando a los mismos, en este
caso se ha considerado informar: Laie y Herrero (espaol)
Se evidencia respuesta de Laie con acciones a tomar para mejorar el servicio, mail 19.03.15.
Tambin se analizan los proveedores extranjeros y se ha considerado que no eran crticos y aspectos puntuales, se
continuar trabajando con ellos.
-Cambios que puedan afectar al sistema
-Oporunidades y recomendacin mejora
Se anexa listado de acciones de mejora deribadas del anlisis de la informacin del acta revisada.
Pgina 26
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
OLALLA FONTAN
23/03/2015
MEDICI, ANLISIS I
ISO 9001
MILLORA
Auditoria UAB
Montse Catafal: Directora
Biblioteca CS
Nria Gallart: Directora Biblioteca
H
Notas
Auditoria interna: (realizarse a intervalos planificados) (procd. y registro)
PG-Auditora interna, rev.4, 30.07.10
Planificacin trienal (cada 3 aos)
Programa de auditora interna 2012-2013-2014
Se auditan todas las bibliotecas cuando toca recertificacin, y los aos de seguimientos se planifica que se auditen
todas entre estos 2 aos.
Se genera un informe por biblioteca, se comprueban ej:
*N12/2014 Informe auditora Direccin Servicos Bibliotecario, realizado 29.10.14
Auditores: Laura Almendros, Sandra Flrez
Resultado: ninguna NC, se indican puntos fuertes, mejoras, ninguna observacin.
*N01/2014 Informe auditora comunicacin y Hemeroteca General, 30.09.14
Auditores: Laura Almendros, Nria Sol
*N02/2014 Informe auditora centre de documentacin Europea, realizada 02.10.14
*N06/2014 Informe auditoria humanidades y Cartoteca.
Auditores: Laura Almendros, Sandra Flrez
Resultado: se indican puntos fuertes, mejoras, ninguna observacin.
1 NC infraestructura: control de T y humenadad mensual y se define que se realice semanal segn IT-26
*N05/2014 Informe auditoria Biblioteca Sabadell
Resultado: se indican puntos fuertes, mejoras, ninguna observacin.
1 NC no se ha registrado formacin complementaria realizada por personal interno en los ltimos 3 aos en contra
PG-18.
Informe auditora interna 2014 (informe resumen global)
Se indica resultados de auditra interna en cuanto oportunidades de mejora, puntos fuertes, y NCs, ninguna
observaciones.
Se evidencian 2 NCs: 1 NC Universidad de Sabadell y 1 NC B humanidades y Cartoteca.
Informe auditora interna 2014 (acciones tomadas resultado de auditora)
Se indica n AM, biblioteca, descripcin, AM, responsabable, estado.
Se comprueba las relacionadas con las 2 NCs detectadas en auditora interna: AM15-017 y AM15-13.
Se han abiertos 27 AM deribadas de las oportunidades de mejora indicadas en los informes de auditora.
Adems se abre regitro en BBDD de acciones de mejora (son acciones para solventar las NCs de auditoras),
nAM15/017, nAM15-013
Pgina 27
Formacin auditores internos (incluido PG-17)

-Titulacin media experiencia similar
-Formacin: 9001+auditoras
-Experiencia relacionada gestin de calidad
3 auditoras tituladas, curso 9001, experiencia: han participado como observadoras en el proceso de auditora.
Evidencia ok ver notas RRHH.
No conformidades AC/AP (procd. y registro)

PG-13 Control de no conformidades, rev.3
PG-14 Acciones correctivas y preventivas, rev.3
Acciones de mejora (intranet)
2015: se han abierto 86
-Origen: comit Calidad, auditora externa, interna, evalaucin proveedores, informe de NC, sugerencias y quejas,
nuevas propuestas.
-Tipo: correctiva, preventiva, nueva propuesta
Se indica estado y el responsable
Se indica descripcin no conformidad (real potencial), causa, correccin/correctiva prentiva, responsable, fechas,
comprobaciones de eficacia y cierre.
Se comprueba ej por biblioteca:
-BCHG: N15-003 (08.01.15), origen auditora interna, causa y accin ok. en curso previsin 01.07.15
-BCHG: N15-031 (23.01.15), origen otros: falta actulizacin cada 5 aos plan de coleccin, causa y accin ok. en
curso previsin 01.07.15.
-BCHG: N14-097 (09.05.14), origen otros, porttiles obsoletos por elevado uso de usuarios ,causa y accin ok, se
compran 3 equipos, se verifican operativos los PCs a 02.06.14 cierre ok.
-BH: n10314574 (a travs de pregunta) (10.03.15) queja sobre se quitado escaner, se da respuesta a usuario
indicando el servicio de pago que ofrece la universidad desde hace unos aos, respyesta dad el 11.03.15.
-BH: n10196683 (a travs de pregunta) (28.01.15) queja usuario ruido de personal de biblioteca, respueta a usuario
correcta, acciones adecuadas, 29.01.15.
-BCS queja a travs redes sociales sobre acceso a biblioteca, respuesta 13.03.15.
-Se comprueban recepcin de varias felicitaciones despus de presntacin de libro (mail marzo 2015)
Satisfaccin clientes (Determinar un mtodo) Sugerencias y reclamaciones

PG-19 Sugerencias, quejas y felicitaciones, rev.10
Ver notas Direccin Informe resumen quejas, sugerencias y felicitaciones
PG-20 Medidas satisfaccin usuario, rev.3
Se realiza encuesta cada 3 aos, ltima en 2013 general y por biblioteca.
Se comprueba resumen general 2013 por tipo de ususario:
-Alumnos grado 2228 (28508 total), error 1,99
-Alumnos postgrado 264 (12781 total), error 5,97
-Profesores 386 (3514 total), error 4,71
-PAS 192 (2488 total), error 6,80
-Otros 119 respuestas
Total encuestas realziadas 3185
Se revisa frecuencia de utilizacin de biblioteca, los usuarios que mayoritarios son los de grado en un 69,95%.
Adems se analiza por biblioteca, la frecuencia presencial, sinedo la mayoritaria de alumnos de grado 1 2 por
semana. En caso postgrado y profesores tambin 1 2 veces por semana pero en un % de aprox.20%. Respecto al
Pgina 28
PAS 1 vecz a la semana.

Respecto al acceso virtual se invierten los resultados respecto al presencial
Grado de conocimineto: alto grado respeto a todas las tipologas de usuarios son catlogo, pstamo, acceso
bibliografia catlogo,
Se incluye resultados por cuetion, puntuaciones del 1 al 5, en la moyor parte de las preguntas todas por encima del 3,
siendo valoracin global:
-Alumnos grado 3,67
-postgrado 3,67
-profesores 3,75
Las acciones deribadas de este anlisis de la satisfaccin del ususario, se revisan:
Seguimiento conclusiones d ela encuesta satisfaccin usuarios 2013
-SDB2014/13 comunicacin resultados y plan de mejora
Adems se establecen acciones especficas por biblioteca algunas de ellas ya realizadas , ej: AM14-021 BUS,
AM14-023 BCHG, AM14-51 BCS, AM 14-085 SCD.
En general son acciones de mejora del servicio ninguna queja reclamcin grrave crtica, igualmentes se
establecen un elevado n de mejoras.
Indicadores de proceso: (seguimiento y medicin de procesos)

IT-04 Indicadores de calidad, rev.17
Ver notas Direccin
Pgina 29
Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
OLALLA FONTAN
23/03/2015
COMPRES
ISO 9001

Auditoria UAB
Nria Bosch: Secretaria de la
biblioteca BH
Biblioteca CS
Notas
PG-06 Adqusiciones, rev.6
PG-06.03 Prstamos interbibliotecarios, rev.6
ver notas AJ
PG-06.02 Adquisciones de bienes y servicios no documentales, rev.5
Nria Bosch: Secretaria de la biblioteca BH
Se comprueba ej:
-Control de plagas, GIT controls 2006, presupuesto por tratamiento especial por deteccin de lepismas, se realiza
pedido en momento de auditora, aplicativo SUMMA (SAP), se genera pedido que se enva por mail.
-n4500251710 (18.02.2015), PMC, material de oficina (consumibles fotocopiadora), albarn n810490 (13.02.15),
sello conforme ok. Adems se dispone de albarn de cambio toner ok.
Se realiza seguimiento mensual de los pedidos, a travs de registro de gestin de locales.
Montse Catafal: Directora Biblioteca CS
-n4500253560 (05.03.15), material oficna, ABACUS, recepcin 05.03.15, albarn n82476872 (05.03.15), sello
conforme ok.
Adems se abre n 24207 registro de getin de locales y adquisiciones.
PG-06.04 Intercambio de publicaciones, rev.5

Se realiza desde UTP, ver notas AJ
PG-06.05 Evalaucin continua de los proveedores, rev.5
Evalucin proveedores. Ver notas Direccin
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Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
OLALLA FONTAN
23/03/2015
MANTENIMENT
ISO 9001

Auditoria UAB
Nria Gallart: Directora Biblioteca
H
Gemma Munt: Axiliar Servicios
(soporte logstico y punto
informacin)
Meritxell Antich: Auxiliar Sevicios
(soporte logstico y punto
informacin)
Biblioteca CS
Notas
PG-09.01 Gestin aplicaciones informticas, rev.7
Ver notas AJ
BH
Nria Gallart: Directora Biblioteca H
Gemma Munt: Axiliar Servicios (soporte logstico y punto informacin)
Meritxell Antich: Auxiliar Sevicios (soporte logstico y punto informacin)
PG-09 Gestin de locales, rev.3
IT-02 Conformidad recepcin, rev.5
IT-06 Condiciones ambientales, rev.3
IT-26 Condicones ambietales de conservacin de los fondos documental especial, rev.2
Registro de locales y adquisiciones no documentales (se incluye mat peridico y correctivo)
Se indica ref, lugar, trabajo a realizar, proveedor, fecha solicitud, fecha prevista (aprox 1 mes), estado. Se puede
realiar por personal externo interno.
Se comprueba ej:
Mantenimiento correctivos:
-N24171, jabonera rota en b ao 3 planta, reparacin, Geinstal (empresa subcontratada ubicados fisicamente en
propias instalaciones), 27.02.15, se pieden jaboneras a Clece, pendiente, previsto 27.03.15
-n24149, extintor sin anilla seguridad, 25.02.15, fecha realizado 11.03.15, mantenimiento UAB.
Mantenimeinto peridicos
-n24136, puerta ascensor escalera no funciona, 20.02.15, OTIS, cierre ok 20.02.15.
-n23917, trimestral extintores, 25.02.15, realizado por personal interno.
-n, extintores anual Soler, 12/14 certificado ok
Plan de mantenimiento anual enero 2015
Se indica norma aplicable, descripcin de trabajo, registro de reealizacin, se comprueba registro ok, realizado
Geinstal:
-equipo autnomo partit, anual 26.01.15 ok
-climatizacin, mensual 26.01.15 y 27.02.15 ok
-fan-coil, mensual 26.01.15 y 27.02.15 ok
Trane:
-planta refrigeradora condensadora aire, anual 30.05.14 bianual (otras trabajos)
Pgina 31
Soler:
-anual (12/2014) se comprueba certificado BH ok.
Montse Catafal: Directora Biblioteca CS

Registro de locales y adquisiciones no documentales (se incluye mat peridico y correctivo)
Se indica ref, lugar, trabajo a realizar, proveedor, fecha solicitud, fecha prevista (aprox 1 mes), estado. Se puede
realiar por personal externo interno.
Se comprueba ej:
Mantenimiento correctivo ej:
-n24071, 12.02.15 limpieza cortinas (desmontar y demontar por personal de la facultad), Clece 24.02.15.
-n23868, 16.01.15, reparar ascensor atrancado en 3er planta, ZENER, realizado 16.01.15
Mantenimiento preventivo ej:
-Clece, mensual (4 5 veces al mes), cambio contenedores sanitarios de los lavabos y plverizadores antibacterias,
se comprueban realizado ok
-n23216, 24.11.14 revisn tirmestral extintores, perosnal interno ok
-n23683, 19.02.15 extintores trimestral, perosnal interno ok.
-n21610, 11/14 electromecanica Soler.
Plan de mantenimiento anual enero 2015
Se indica norma aplicable, descripcin de trabajo, registro de reealizacin, se comprueba registro ok, realizado
Geinstal:
-equipo autnomo partit, anual 29.01.15 ok
-climatizacin, mensual 29.01.15 y 26.02.15 ok
-fan-coil, mensual 29.01.15 y 26.02.15 ok
-Cortina de aire mensual 29.01.15 y 26.02.15 ok
Soler:
-anual (12/2014) se comprueba certificado BCS ok.
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Auditor
Fecha
Proceso
Norma
Contactos
OLALLA FONTAN
23/03/2015
RECURSOS HUMANS
ISO 9001

Auditoria UAB
Teresa Villanueva: Secretaria
Direccin.
Notas
PG-18 Recursos humanos, rev.5, 17.09.12
*Perfiles de puesto de trabajo
Definidos por el rea de PAS de la UAB, y archivan registros relacionados con los mismos que evidenican el
cumplimiento de los perfiles de puesto del personal del Servei de Biblioteques.
Se indica categora, misin, funciones, competencias, Se comprueban ej:
-Bibliotecario, 24.10.11
En todo caso antes de nueva incoporacin (nueva plaza) el perfil de finido se enva a Direccin para revisar y ajustar
si fuera necesario. Ninguna en los ltimos aos.
*Deteccin de necesidades a travs de cada jefe de biblioteca, UTP y direccin.
Plan general de formacin de la UAB
Dentro de este plan se incopora la formacin para el personal del Servei de Biblioteques.
Se comprueba propuesta programa de formacin continuada del Servei de Biblioteques para el aoa 2015. Se
establece formacin:
-Cursos enmarcados dentro del convenio con el colegio oficial de bibliotecarios-documentales
-Otros cursos, seminarios jornadas de bibliteconomia i/ documentacin
-Cursos por personal de las bibliotecasorganizados por la UAB
-Formacin gestin general y habilidades comunicativas
-Formacin prevencin y seguridad
-Idiomas
-Informtica de gestin
-Informtica avanzada y de sistemas
Formacin realizada en 2014. Indicador RRHH 2014

-Horas mn formacin /persona ao, 25 horas, se ha realizado 82,31 horas/persona ao ok. El indicadro se ha
mejorado mucho debido a la oferta formacin idiomas.
-% peticiones aceptadas de asistencia a cursos, media 70%, resultado 81,47% ok.
-Asistencia cursos, seminarias, demos, webinars,30 acciones formativas, 45 asistentes, 218 horas.
rea PAS archivan registros de formacin en los expedientes personales.
Se comprueba resumen facilitado por rea de PAS del 2014.
Informacin que se incoporar en Memoria 2014 Serveis de Biblioteques, apartado programa de formacin
permanente, se comprueban:
176 acciones formativas, 959 asistentes
57 cursos especficos para bibliotecas, 381 asistentes.
82 horas 31 min por persona ao.
A travs de la intranet, se accede a la gestin de la formacin, consulta curriculum formativo.

Pgina 33
Se comprueba ej: Laura Almendros, registro listado de formacin, se indica curso, fechas, horas, asitencia, ej:
-Formacin auditores sistema de calidad, AENOR, marzo 2009, 40horas.
-Auditoras interna 9001:2008, novotec, febrero 2012
-adaptacin 9001:2015 novedades, novotec, febrero 2015
-motivacin y automotivacin personal, interno rea PAS, marzo 2014
-modelos de estilos relacionados, interno rea PAS, marzo 2014
La formacin realizada en 2014 se enva a los jefes de biblioteca para valorar la eficacia d ela formacin, y en funcin
de los resultados solicitan la nueva formaicn para el 2015 que alimenta la propuesta de formacin auditda ok.
Pgina 34
3.2
INFORME RESUMEN DE LA AUDITORA POR NORMA ISO

9001

5.4 Planificacin
RECURSOS HUMANS
MANTENIMENT
COMPRES
MEDICI, ANLISIS I MILLORA
GESTI DOCUMENTAL
REUNI FINAL
REUNI INICIAL
RRHH
GESTI D'USUARIS

DIGITALITZACI DE DOCUMENTS
MANTENIMENT, INSTALACIONS I EQUIPS
INFORMACI i ATENCI A USUARIS
ACCESIBILITAT AL DOCUMENT (PRESTEC INT
LECTURA I PRESTEC
DESCRIPCI I ANLISI DOCUMENTAL
GESTI DE LA COLECCI (SELECCI I ADQUI
SISTEMA DE GESTI. MILLORA.
DIRECCI
GESTI DE LA COLECCI (MANTENIMENT)
Departamento / Actividad / Proceso
Clusulas
6.3 Infraestructura

7.3 Diseo y Desarrollo
7.4 Compras
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin

8.5 Mejora

Total
Justificacin de la(s) Exclusion(es)
Exclusiones
- 7.3 Diseo y desarrollo
- 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de
la prestacin del servicio
- 7.5.4 Propiedad del cliente
Pgina 35
3.2
INFORME RESUMEN DE LA AUDITORA POR NORMA ISO

9001
Departamento / Actividad / Proceso
Total
Clusulas

5.4 Planificacin
6.3 Infraestructura
7.3 Diseo y Desarrollo
7.4 Compras
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin
8.5 Mejora
Total
Exclusiones
Justificacin de la(s) Exclusion(es)
- 7.3 Diseo y desarrollo
Exclusions:
- 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de
7.3 Diseny i desenvolupament
la prestacin del servicio
7.5.2 Validaci de processos
- 7.5.4 Propiedad del cliente
7.5.4 Propietat de client

Justificades adequadament en el Manual de Qualitat
Pgina 36
4.
RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORA

4.1
RESUMEN DE HALLAZGOS DE AUDITORA
Nmero de No conformidades grabadas
4.2
Mayor 0
Menor 0
EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIN
S'ha comprovat el segent:

1. Documentaci del Sistema de gesti adequada
2. Implementaci i manteniment efica del Sistema
3. Innumerables accions de millora
4. Adequat establiment i seguiment d'objetius clau del Sistema
5. Programaci adequada d'Auditories Internes
6. Revisi per la Direcci que ajuda decisivament a la millora contnua
7. Adequat tractament de les accions correctives i preventives
Pgina 37
4.3
PUNTOS FUERTES
Comproms i implicaci de tot el personal entrevistat per al manteniment i millora contnua del sistema de gesti.
Informe de revisi per la direcci, bon reflexe dels resultats incloent accions i decisions.
Adequat establiment d'indicadors, aix com la frmula a aplicar, font d'informaci i freqncia de seguiment.
Definici d'objectius evidenciant millora contnua.
En general tots els processos operatius estan adequadament mantinguts pels propietaris de les activitats
desenvolupades. Disposen d'indicadors i fan un seguiment exhaustiu dels mateixos. La implicaci del personal
entrevistat s evident a tots els centres visitats.
4.4
Nmero
1
OPORTUNIDADES DE MEJORA
Proceso
Oportunidad(es) de Mejora
GESTI DE LA COLECCI
Es podria documentar de forma ms adient la data mxima de catalogaci
(SELECCI I ADQUISICI
en el procediment Tcnic PG 09-02 rev. 9.
DE LA COLECCI)
2
GESTI DE LA COLECCI
Establir indicadors que mesurin el % de bibliografia coberta de les guies
(SELECCI I ADQUISICI
docents.
DE LA COLECCI)
3
GESTI DOCUMENTAL
Es recomana extreure la poltica del Manual, document amb entitat prpia,

conixer des de quan s vigent, mantenir data d'aprovaci encara que
existeixin canvis en el manual.
4.5
Nmero
OBSERVACIONES
Proceso
Clusula
Observaciones
1
GESTI DOCUMENTAL
Millorar la identificaci del temps darxiu de registres de lrea de PAS (ex: relacionats amb personal indefinit) i els
relacionats amb algun requisit legal (ex: 5 anys).
Pgina 38
5.
RECOMENDACIONES DEL LDER DEL EQUIPO AUDITOR
Norma
Acreditacin
Copias Cert.
Idioma
ISO 9001
ENAC
Cataln
Norma
ISO 9001
Recomendacin
Conceder Certificacin
Razn para la emisin o cambio
Auditora de Certificacin
del certificado
se requiere auditora extraordinaria
Fecha Inicio de la auditora extraordinaria

duracin (das) :
Pgina 39
6.
PROGRAMA DE AUDITORAS DE SEGUIMIENTO
Seguimiento
Nombre del
Proceso
Clusula
5.1 Compromiso de la
Emplazamiento
UAB SERVEI
DIRECCI
DE
Direccin
BIBLIOTEQUES

5.3 Poltica de la
Calidad
5.4 Planificacin
5.5 Responsabilidad,
Autoridad y
Comunicacin
5.6 Revisin por la
Direccin
6.1 Provisin de
recursos
UAB SERVEI
SISTEMA DE GESTI.
4.1 Requisitos
DE
MILLORA.
Generales
4.2 Requisitos de la
BIBLIOTEQUES
Documentacin
8.1 Medicin, anlisis y
mejora
8.2 Seguimiento y
medicin
8.3 Control del producto
no conforme
8.5 Mejora
BVCertification Uso del
Logo
BVCertification-control
del certificado
UAB SERVEI
GESTI DE LA
DE
COLECCI
BIBLIOTEQUES
(SELECCI I
7.4 Compras
ADQUISICI DE LA
COLECCI)
UAB SERVEI
DESCRIPCI I
7.1 Planficacin de la
DE
ANLISI
realizacin del producto
BIBLIOTEQUES
DOCUMENTAL
UAB SERVEI
LECTURA I PRESTEC
DE
7.5 Produccin y
Prestacin del Servicio
BIBLIOTEQUES
Pgina 40
Seguimiento
Nombre del
Proceso
Clusula
6.3 Infraestructura
Emplazamiento
UAB SERVEI
GESTI DE LA
DE
COLECCI
BIBLIOTEQUES
(MANTENIMENT)
UAB SERVEI
ACCESIBILITAT AL
7.5 Produccin y
DE
DOCUMENT
BIBLIOTEQUES
(PRESTEC
INTERBIBLIOTECARI
O PI)
MANTENIMENT,
6.3 Infraestructura
DE
INSTALACIONS I
6.4 Ambiente de
BIBLIOTEQUES
EQUIPS
Trabajo
UAB SERVEI
DIGITALITZACI DE
DE
DOCUMENTS
UAB SERVEI
6.3 Infraestructura
7.2 Procesos
BIBLIOTEQUES
UAB SERVEI
GESTI D'USUARIS
DE
relacionados con un
BIBLIOTEQUES
cliente
RRHH
UAB
GESTI DE LA
7.4 Compras
BIBLIOTECA
COLECCI
DE MEDICINA
(SELECCI I
DESCRIPCI I
BIBLIOTECA
ANLISI
DE MEDICINA
DOCUMENTAL
UAB
GESTI DE LA
BIBLIOTECA
COLECCI
DE MEDICINA
(MANTENIMENT)
UAB
UAB SERVEI
DE
BIBLIOTEQUES
ADQUISICI DE LA
COLECCI)
UAB
6.3 Infraestructura
ACCESIBILITAT AL
7.5 Produccin y
BIBLIOTECA
DOCUMENT
DE MEDICINA
(PRESTEC
INTERBIBLIOTECARI
O PI)
Pgina 41
Seguimiento
Nombre del
Proceso
Clusula
INFORMACI i
7.5 Produccin y
ATENCI A USUARIS
UAB
GESTI DE LA
7.4 Compras
BIBLIOTECA
COLECCI
DE
(SELECCI I
VETERINARIA
ADQUISICI DE LA
DESCRIPCI I
BIBLIOTECA
ANLISI
DE
DOCUMENTAL
Emplazamiento
UAB
BIBLIOTECA
DE MEDICINA
COLECCI)
UAB
VETERINARIA
UAB
LECTURA I PRESTEC
7.5 Produccin y
BIBLIOTECA
DE
VETERINARIA
6.3 Infraestructura
ACCESIBILITAT AL
7.5 Produccin y
BIBLIOTECA
DOCUMENT
DE
(PRESTEC
VETERINARIA
INTERBIBLIOTECARI
UAB
GESTI DE LA
BIBLIOTECA
COLECCI
DE
(MANTENIMENT)
VETERINARIA
UAB
O PI)
INFORMACI i
7.5 Produccin y
ATENCI A USUARIS
BIBLIOTECA
GESTI DE LA
7.4 Compras
DE MEDICINA -
COLECCI
HOSPITAL DE
(SELECCI I
LA VALL
ADQUISICI DE LA
D'HEBRN
COLECCI)
BIBLIOTECA
DESCRIPCI I
DE MEDICINA -
ANLISI
HOSPITAL DE
DOCUMENTAL
UAB
BIBLIOTECA
DE
VETERINARIA
LA VALL
D'HEBRN
BIBLIOTECA
DE MEDICINA -
LECTURA I PRESTEC
7.5 Produccin y
HOSPITAL DE
LA VALL
D'HEBRN
Pgina 42
Seguimiento
Nombre del
Proceso
Clusula
Emplazamiento
BIBLIOTECA
GESTI DE LA
DE MEDICINA -
COLECCI
HOSPITAL DE
(MANTENIMENT)
6.3 Infraestructura
LA VALL
D'HEBRN
BIBLIOTECA
ACCESIBILITAT AL
7.5 Produccin y
DE MEDICINA -
DOCUMENT
HOSPITAL DE
(PRESTEC
LA VALL
INTERBIBLIOTECARI
D'HEBRN
O PI)
BIBLIOTECA
INFORMACI i
7.5 Produccin y
DE MEDICINA -
ATENCI A USUARIS
BIBLIOTECA
GESTI DE LA
7.4 Compras
DE MEDICINA -
COLECCI
HOSPITAL
(SELECCI I
UNIVERSITARI
ADQUISICI DE LA
GERMANS
COLECCI)
HOSPITAL DE
LA VALL
D'HEBRN
TRIAS I PUJOL
BIBLIOTECA
DESCRIPCI I
DE MEDICINA -
ANLISI
HOSPITAL
DOCUMENTAL
UNIVERSITARI
GERMANS
TRIAS I PUJOL
BIBLIOTECA
LECTURA I PRESTEC
7.5 Produccin y
DE MEDICINA HOSPITAL
UNIVERSITARI
GERMANS
TRIAS I PUJOL
BIBLIOTECA
GESTI DE LA
DE MEDICINA -
COLECCI
HOSPITAL
(MANTENIMENT)
6.3 Infraestructura
UNIVERSITARI
GERMANS
TRIAS I PUJOL
BIBLIOTECA
ACCESIBILITAT AL
7.5 Produccin y
DE MEDICINA -
DOCUMENT
HOSPITAL
(PRESTEC
UNIVERSITARI
INTERBIBLIOTECARI
GERMANS
O PI)
TRIAS I PUJOL
Pgina 43
Seguimiento
Nombre del
Proceso
Clusula
Emplazamiento
BIBLIOTECA
DE MEDICINA -
INFORMACI i
7.5 Produccin y
ATENCI A USUARIS
HOSPITAL
UNIVERSITARI
GERMANS
TRIAS I PUJOL
Jornadas de auditora
Plan de seguimiento preparado /
1.5
1.5
JAIME DE ALVARADO NORIEGA,
Fecha
23/03/2015
modificado por
Comentario
Pgina 44
7.
PROGRAMA DE AUDITORA ISO 9001

Auditoras
Emplazamientos
UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES - Central
Main
Surv1
Surv2
1,5
UAB BIBLIOTECA DE MEDICINA
0,25
UAB BIBLIOTECA DE VETERINARIA
0,25
0,75
UAB CENTRE DE DOCUMENTACI EUROPEA
0,25
UAB BIBLIOTECA D'HUMANITATS I CARTOTECA G
0,5
UAB BIBLIOTECA DE COMUNICACI I HEMEROTEC
0,5
BIBLIOTECA DE MEDICINA - HOSPITAL DE LA VALL
0,25
BIBLIOTECA DE MEDICINA - HOSPITAL UNIVERSIT
0,25
Jornadas de auditora
3,50
Jornadas de recertificacin previstas
Fecha
26/03/2015
1,50
1,50
3,1
Realizado / Revisado por
Comentario
Pgina 45
8.
PLAN DE AUDITORA DE LA SIGUIENTE VISITA
Fecha - Horario
Proceso
Auditor
Comentario
Actividad
Clusula :
Fecha de preparacin del plan de
23/03/2016
auditora
Comentario
Pgina 46
9.
ANEXO: SITIOS
Central
Direccin
Ciudad
Provincia

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES EDIFICI N
BELLATERRA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08193
Otros Emplazamiento(s)
Direccin
Ciudad
Provincia
UAB BIBLIOTECA DE MEDICINA

UAB EDIFICIO M
BELLATERRA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08193
Direccin
Ciudad
Provincia
UAB BIBLIOTECA DE VETERINARIA

UAB EDIFICIO V
BELLATERRA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08193
Direccin
Ciudad
Provincia

UAB EDIFICIO B
BELLATERRA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08193
Pgina 47

Direccin
Ciudad
Provincia
UAB CENTRE DE DOCUMENTACI EUROPEA

UAB EDIFICI E1
BELLATERRA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08193
Direccin
Ciudad
Provincia
UAB BIBLIOTECA D'HUMANITATS I CARTOTECA GENERAL

UAB EDIFICIO L
BELLATERRA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08193
Direccin
Ciudad
Provincia
UAB BIBLIOTECA DE COMUNICACI I HEMEROTECA GENERAL

UAB EDIFICIO N
BELLATERRA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08193
Direccin
Ciudad
Provincia
UAB BIBLIOTECA DE CINCIA I TECNOLOGIA

UAB EDIFICIO C
BELLATERRA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08193
Direccin
BIBLIOTECA DE MEDICINA - HOSPITAL DE LA VALL D'HEBRN

PAVELL DOCENT - PG DE LA VALL D'HEBRN, 119-129
Pgina 48

Ciudad
Provincia
BARCELONA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08035
Direccin
Ciudad
Provincia
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA DE SABADELL

CARRER EMPRIUS, 1
SABADELL
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08202
Direccin
Ciudad
Provincia
BIBLIOTECA DE MEDICINA - HOSPITAL UNIVERSITARI GERMANS TRIAS I PUJOL

EDIFICI GENERAL, 2 PLANTA CTRA DEL CAET, S/N
BADALONA
-
Pas
Spain
Cdigo postal
08916
Pgina 49

Auditoriaexternainforme A2015

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INFORME DE LA AUDITORA DE CERTIFICACIN

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

Auditora Certificacin / ISO 9001

Bureau Veritas Iberia S.L.

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

INFORMACIN DEL EQUIPO AUDITOR

Auditora Certificacin / ISO 9001

NOTAS DEL AUDITOR

INFORME RESUMEN DE LA AUDITORA POR NORMA

RESUMEN EJECUTIVO DE LA AUDITORA

RESUMEN DE HALLAZGOS DE AUDITORA

EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIN

RECOMENDACIONES DEL LDER DEL EQUIPO AUDITOR

PROGRAMA DE AUDITORAS DE SEGUIMIENTO

PLAN DE AUDITORA DE LA SIGUIENTE VISITA

Bureau Veritas Iberia S.L.

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES EDIFICI N

Auditora Certificacin / ISO 9001

Bureau Veritas Iberia S.L.

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

2.2 ALCANCE DE LA CERTIFICACIN

Auditora Certificacin / ISO 9001

Bureau Veritas Iberia S.L.

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

2.3 INFORMACIN DEL EQUIPO AUDITOR

Miembro del equipo

JAIME DE ALVARADO NORIEGA,

Auditora Certificacin / ISO 9001

Bureau Veritas Iberia S.L.

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

2.4 ALCANCE DE LA AUDITORA

Auditora Certificacin / ISO 9001

Bureau Veritas Iberia S.L.

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

Nombre del Emplazamiento

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES

GESTI DE LA COLECCI (SELECCI I

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES

DESCRIPCI I ANLISI DOCUMENTAL

Auditora Certificacin / ISO 9001

Bureau Veritas Iberia S.L.

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

Nombre del Emplazamiento

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES

SISTEMA DE GESTI. MILLORA.

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES

UAB BIBLIOTECA DE CINCIES SOCIALS

UAB CENTRE DE DOCUMENTACI

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES -

UAB BIBLIOTECA DE COMUNICACI I

Auditora Certificacin / ISO 9001

Bureau Veritas Iberia S.L.

UNIVERSITAT AUTONOMA DE BARCELONA (UAB)

Nombre del Emplazamiento

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES

UAB BIBLIOTECA D'HUMANITATS I

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES

UAB SERVEI DE BIBLIOTEQUES

(PRESTEC INTERBIBLIOTECARIO PI)