DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN PARA EL CONTROL

DE LOS MATERIALES
En un mtodo de costos completos existe el control de los materiales en
cualquiera de los aspectos citados; por ahora se van a estudiar los materiales
como materia prima en el almacn correspondiente. El control de las materias
primas requiere de la intervencin, cuando menos, de los siguientes
departamentos:
De compras
De almacn de materiales
De produccin
De contabilidad

A) DEPARTAMENTO DE COMPRAS
En tal virtud deber estar organizado para conocer
las fuentes de abastecimiento. Es importante la
eficiente intervencin de este departamento, por
que d l depende en cierta forma que la
fabricacin no sufra paralizaciones o demoras
Es un departamento que tiene como misin el
proceso relacionado con las adquisiciones. Est a
cargo de un gerente o jefe sobre el cual recae la
responsabilidad del abastecimiento oportuno y la elaboracin del registro
de proveedores que ofrezcan las mejores condiciones; por tanto, exige del
titular amplio conocimiento en materia de precios, calidad, plazo de
entrega, descuentos, condiciones de pago, transporte, fletes, etc. Tiene
las siguientes funciones:
Organizar el registro de proveedores
Recibir las solicitudes de compra
Solicitar cotizaciones a los proveedores
Preparar los pedidos u rdenes de compra
Aprobar las facturas de proveedores y enviarlas a contabilidad.
Adquirir las materias primas, instalaciones, accesorios, pertrechos y
dems servicios necesarios, conforme a relaciones preestablecidas.
Realizar las compras segn programa, o cuando haga falta.
Comprar en un precio ajustado a los tipos referidos, que no sean superior
al corriente de mercado segn las cantidades, y estar atento a las ofertas
favorables del mercado.
Debe recordarse siempre que la buena prctica adquisitiva ha de
conformarse siempre a la tica mercantil

Para realizar las funciones que enumeran, es necesario que el departamento de

compras establezca sistemas y procedimientos apropiados para atender a
multitud de detalles.
Cada departamento de compras se halla, en cierto modo, limitado en sus
actividades; muchos de ellos no necesitan ocuparte de todos los extremos
relacionados a continuacin:
1. Estudiar los mercados a fin de fijar el momento oportuno para comprar.
2. Cultivar varias fuentes de abastecimiento.
3. Estar constantemente a la mira
de nuevos productos, materiales o
instrumentos mecnicos, para llamar la atencin
de los funcionarios
competentes sobre posible sustituciones de los actuales.
4. Estar al corriente de las disposiciones legales y tributarias que puedan
afectar a los precios de los artculos.
5. Recibir a todos los vendedores, a pesar de que no halla demanda de sus
respectivos productos por el momento. Importa mucho mantener en activo
todas las relaciones mercantiles. Los vendedores pueden ser verdaderos
misioneros del progreso.
6. Participar en la formulacin de descripciones o reseas de primeras materias
y pertrechos. Una vez ha percibido especificaciones tcnicas del departamento
de proyectos, el de compras puede prestar un buen servicio advirtiendo que
una determinada caracterstica es difcil de procurar, y un leve cambio se
traducira en un menor coste.
7. Pedir presupuestos antes de comprar artculos de importancia, para comparar
las ofertas y hacer el pedido atenindose a las normas fundamentales de la
empresa.
8. Comprar artculos que no requieran muestras ni ofertas.
9. Participar en la redaccin de normas relativas a compras de objetos para la
sociedad o para el personal, como servicio especial para ste.
10. Disponer lo necesario, para contar y revisar las compras, a fin de asegurar
la adecuada ejecucin de los pedidos.
11. Conformar las facturas para su pago.
12. Llevar nota adecuada del comportamiento de los diversos proveedores, e
informe relativa a los que puedan serlo.
13. Estudiar las necesidades de la empresa, y en ocasiones indicar las
cantidades de las diversas existencias de materias primas y pertrechos de
acuerdo con aquellas necesidades, llegando incluso en ciertos casos, a la
inspeccin de los almacenes
14. Especificar el itinerario de las expediciones que llegan a fin de limitar los
gastos de portes, y a veces localizar aquellas cuya entrega se demore.
15. Administrar el material recuperable y la maquinaria y efectos anticuados o
sobrante. A veces, esta funcin compete a un departamento especial que
puede depender del de compras.
16. Expedir o conseguir pases para los viajantes que deban entrar en los ocales
de la empresa para hablar con maestros mecnicos u otros encargados y jefes

B) DEPARTAMENTO DE RECEPCIN E INSPECCIN

Es el departamento encargado de recibir las remesas que hacen los
proveedores en atencin a las rdenes de compra emitidas por la
empresa, cuenta con una persona responsable que informa cada llegada.
En pequeas y medianas empresas puede operar como una seccin
integrada al departamento de compras o bien al almacn. Sus funciones
son:
Chequear los materiales y suministros que llegan al departamento o
seccin, cuidando que estn de acuerdo con el pedido u orden de compra
en lo que concierne a cantidad, calidad, peso, medida, tamao y cualquier
otra especificacin o condicin acordada. La recepcin se hace teniendo
a la vista la gua de remisin o factura del proveedor.
Emitir informe de lo recibido dando cuenta de la conformidad o
disconformidad a los departamentos de compras y contabilidad. En
algunos casos el informe puede hacerse en la misma factura o gua de
remisin mediante una anotacin.

C) DEPARTAMENTO DE ALMACN DE MATERIALES

Este departamento se encarga de la guarda y
custodia de los materiales, que normalmente
representa una inversin cuantiosa que requiere
un personal tan responsable como lo puede ser
el cajero de la empresa, y adems, conocedor de
los materiales que estn a su cuidado, para evitar
errores en la suministracin de los mismos, que
puedan perjudicar la produccin.
Es aquel que se encarga de la custodia y entrega de materiales a la planta de
produccin y a otras unidades que sirve. Est a cargo de un almacenista que
tiene categora de jefe. Realiza las siguientes funciones:
Recibe los materiales que previamente fueron chequeados en el
departamento o seccin encargada de la recepcin e inspeccin.
Comprueba las cantidades recibidas y las registra en los libros auxiliares.
Ubica los materiales en sus respectivos ambientes, espacios, armarios,
casilleros y estantes.
Entrega los materiales requeridos con el denominado vale de almacn o
con un listado, segn sea el procedimiento establecido por la empresa.
Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho,
registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las
reas del Centro.
Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos,
cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad
establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su
caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de

Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes
entregados a las reas solicitantes.
Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de
bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de
compra para la reposicin del nivel mnimo de inventario en el almacn.
Levantar anualmente el inventario fsico de activo fijo y de existencias en
los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de
Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las
diferencias encontradas.
Llevar a cabo las acciones que permitan la concentracin de equipo
obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de
conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al
Departamento de Contabilidad para que se efecte el registro
correspondiente.
Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento
de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.
Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora,
as como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.
Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la
Subdireccin de Recursos Materiales, afines a las funciones y
responsabilidades inherentes al cargo.
Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea
de su competencia.

D) DEPARTAMENTO
PRODUCCIN)

DE

PRODUCCIN

(O

PLANTA DE

En este departamento se solicita y controla el material

que se va a trabajar, se determina las secuencias de
operaciones, las inspecciones y los mtodos, se piden
las herramientas, se asignan tiempos, se programa,
se distribuye y se lleva el control del trabajo y se logra
la satisfaccin del cliente.
Es el departamento que realiza las operaciones de transformacin o ensamble;
como tal, es el principal consumidor de materiales directos, materiales auxiliares
y tambin suministros. Sus funciones respecto al material recibido son:
Utilizar adecuadamente el material que le fue habilitado para un proceso o
para atender una orden.
Devolver los materiales sobrantes de produccin o aquellos que no
renen las condiciones requeridas.

La seccin de produccin en la industria puede considerarse como el

corazn de la misma, y si la actividad de esta seccin se interrumpiese
toda la empresa dejara de ser productiva. En el departamento de
produccin se tienen las actividades de:
Medicin del trabajo
Mtodos del trabajo
Ingeniera de produccin
Anlisis y control de fabricacin o
manufactura
Planeacin y distribucin de
instalaciones
Administracin de salarios
Higiene y seguridad industrial
Control de la produccin y de los
inventarios
Control de calidad
Gerencia de Produccin
El objetivo de un gerente de fabricacin o produccin es elaborar un
producto de calidad oportunamente y a menor costo posible, con una
inversin mnima de capital y con un mximo de satisfaccin de sus
empleados.
El gerente de control de produccin se encarga principalmente de
establecer y mantener programas de produccin, sin perder de vista las
necesidades de los clientes y las condiciones econmicas favorables que
se obtienen con una programacin adecuada.

E) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Es el departamento sobre el cual recae la parte de
registro necesario para la elaboracin de los estados
financieros, estados de costos y de manera particular,
el registro de entradas y salidas que se operan en el
almacn, para lo cual debe contar con libros y registros
auxiliares en donde anotar los asientos en forma
cronolgica. El auxilio de la informtica es importante.
Respecto al movimiento de materiales, sus funciones son:
Registrar las entradas que se producen en el almacn, previa verificacin
de la cantidad fsica y clculos contenidos en la documentacin que
respalda la operacin, normalmente la factura o gua de remisin.
Registrar los consumos segn el mtodo de valuacin de existencias
utilizado por la empresa.
El detalle de ambas funciones se ampla ms adelante en el subttulo
registro contable de entradas y salidas de almacn.
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CONCLUSIONES
Las grandes empresas, adems de los departamentos sealados, cuentan con
uno encargado del planeamiento y control de la produccin cuyas funciones
entre otras son: Disear el producto y las especificaciones de los materiales que
lo conforman, estudiar los sustitutos que puedan hacerse en la composicin del
producto, preparar la relacin de materiales que deben entregarse a la
produccin y, el control de la produccin en todas y cada una de sus etapas.
Es oportuno aclarar que, algunas empresas incluyen dentro del control de los
materiales directos e indirectos, otros bienes requeridos por las oficinas
administrativas y de ventas, tal como ocurre con la variedad de suministros de
limpieza y tiles de oficina, constituyendo en la prctica, para cada
departamento, una funcin ms.

http://www.economicas.unsa.edu.ar/orgadmin/abaste.htm
https://es.scribd.com/doc/72051624/Control-de-Materiales
http://grupo4dptodeproduccion.blogspot.pe/2008/07/funciones-departamento-deproduccion.html
http://www.ehowenespanol.com/definicion-del-departamento-compras-empresasobre_107689/