RECEPCION DE

CORRESPONDENCIA

PORTERIA

REVISAR NFORMACIN

DEVOLVER
AL
PROVEEDOR

SI

NO

RECEPCIN

CLASIFICACI
N

RADICACIN

REGISTRO

RADICACIN

REPARTO

REVISION

DEPENDENCIA

Cmo se aplican las funciones de gestin documental en esa

rea de acuerdo con lo que dice la norma?
Respuesta:

final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas

por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores
documentales. Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla
de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es decir,
que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino
tambin las condiciones que hace que ste se preserve. Segn la clase de
documentos pueden tener cierto tiempo segn las reglas de cada empresa como
en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones,
primas. Personal de nmina, personal de contrato y la informacin en medios
magntico. Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas
especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones tcnicas,
con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren; adems de
facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar
investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural dependiendo el
tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja informacin muy
valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida con toda su informacin
que esto debe es reservado y se tiene una tica como profesional con respeto y
algo confidencial. Descarte de documentos (comit) En algn momento dado, todo
archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso
de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia
textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a
un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y
conservado, pero no se puede proceder por slo insinuacin de la persona
encargada, sino que debe sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que lleven
en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996,
el comit archivstico asignado por el Archivo General de la Nacin, interviene y
toma la decisin de descarte de documentos, soportndola con actas que
justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo
estipulado, que regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad
pueden durar en un archivo hasta diez aos.

Recuperacin de la Informacin:
Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de datos,
palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o indicios de lo que se
desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperacin de la informacin se
acude a la bsqueda detallada de informacin en los medios fsicos o electrnicos
que pueden ser claves en la indagacin. No obstante, se pueden encontrar dos
resultados:
El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran nmero de datos
genricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar.
Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o hallazgos
mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no
tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la
palabra clave con la que pueden ser encontrados. Teniendo en cuenta elementos
archivsticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cmo se
hace la clasificacin de los archivos. Tome apuntes cuando est desarrollando la
actividad. Es importante que tenga en cuenta la informacin obtenida dela
actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

Cmo hacen la clasificacin de los archivos?

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de

las etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.
Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.
Archivo centralizado
: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentacin de la
organizacin.
Archivo descentralizado:
Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organizacin. Es decir, es
independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado:
Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es
del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado:

Este depsito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las
dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y
depende del archivo central.
Segn su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo:
Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos anteriores que
se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales, resoluciones,
contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por
tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y consulta permanente.
Archivo semi activo
Son los documentos que varan en su periodo de conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo
Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservacin,
de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos ya
que los dems documentos los maneja en archivo central.
Segn su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin
Es toda la documentacin que se encuentra depositada y est sujeta a consulta
administrativa por toda la organizacin.
Archivo central
Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos
de gestin de cada dependencia respectiva; sus consultas no estn frecuente,
pero siguen en vigencia.

Archivo histrico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo
de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.

Archivo pblico:
Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico
Son aquellos documentos que, por su valor histrico, investigativo, cientfico o
cultural son de inters pblico.
Archivo privado:
Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurdicas.