Andy Cotgreave, instructor snior de visualizacin de datos

6 prcticas recomendadas para

crear dashboards eficaces

Los dashboards son herramientas eficaces para convertir los datos en informacin til.
Aunas, suelen ser desestimados y desaprovechados.
Los dashboards bien planeados permiten alinear los esfuerzos de una organizacin,
acelerar la toma de decisiones, supervisar los resultados de rendimiento e incrementar el
retorno de la inversin. Sin embargo, con frecuencia se cometen errores en su creacin,
muchas veces a expensas de la eficacia, la precisin y horas de tiempo perdido.
Para ver y comprender el panorama completo y tomar decisiones rpidas basadas en datos,
debe disear dashboards que reflejen lo que realmente sucede en muchos conjuntos de datos,
detecten patrones en mltiples mtricas y proporcionen un resumen del rendimiento junto con
vistas detalladas de este. El dashboard considerado fuente de veracidad nica no es un mito.
Entonces, cmo puede disear dashboards que cumplan con todas esas expectativas? Cmo
puede disear dashboards que sean adecuados para sus metas, su equipo y su empresa?
Los dashboards que satisfacen estas necesidades ofrecen conexiones para distintos tipos
de datos y la capacidad de combinar mltiples fuentes de datos. Tambin presentan los
datos visualmente para que puedan comprenderse ms rpido y admiten el uso compartido,
as como opciones mviles, para una mejor colaboracin y mayor comodidad.
Para crear los mejores dashboards, comience por considerar las siguientes seis prcticas
recomendadas. Adems, no olvide consultar la seccin adicional, que incluye cinco errores
crticos que querr evitar.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Conctese a todos sus datos

Combine sus datos
Elija mtricas importantes
Use mejores visualizaciones
Use los datos en su campo
Comparta y colabore

1.
Conctese a todos sus datos
El concepto de la
movilidad y el acceso
a los datos es lo ms
importante en estos
das. Desebamos
liberar los datos y
ponerlos a disposicin
de nuestros usuarios.
No debo preocuparme
por los firewalls ni por
realizar configuraciones
correctamente. Los
datos estn a salvo en
la nube, para que mis
ejecutivos principales
accedan a ellos en
cualquier momento,
aun desde un avin de
JetSuite, a 40000 pies.
Steve Roy, director de TI de JetSuite

Suponga que tiene datos y desea analizarlos y obtener informacin de ellos

mediante un dashboard. Lo ms probable es que tenga muchos datos en varios
lugares diferentes. Para comenzar, debe conectarse a todos los datos (internos
oexternos) que puedan aportar informacin para responder sus preguntas. No se
conforme solo con los datos a los que pueda acceder fcilmente. Si va a tomar
decisiones clave para su negocio con dashboards, es fundamental comenzar
contodos los datos pertinentes, sin importar dnde se encuentren.
En otra poca, las organizaciones aspiraban a tener todos sus datos en un solo
lugar. Pero con las innovaciones continuas de hoy en da, eso ya no es necesario
ni es una prctica recomendada.
Ahora, las soluciones de anlisis basadas en la nube estn a la par de la tecnologa
en las instalaciones fsicas (in situ) en lo que respecta a fiabilidad, rendimiento,
seguridad y flexibilidad. La nueva prctica recomendada consiste en tener acceso
alos datos donde se encuentren, ya sea en un almacn fsico o en la nube.
JetSuite, una empresa de alquiler de aviones privados con sede central en Irvine
(California), necesitaba acelerar su proceso de toma de decisiones con dashboards.
Sin embargo, descubri que contar con datos centralizados nicamente para un
grupo selecto de responsables de la toma de decisiones, en realidad, entorpeca
eltrabajo de la empresa.
Creo que, con el tiempo, nos dimos cuenta de que centralizar todos los datos e
intentar tener un grupo dedicado exclusivamente a tomar decisiones a partir de
dichos datos ya no funciona. Y tambin es un proceso lento, extraordinariamente
lento, explica Keith Rabin, presidente de JetSuite.
Por eso, tenemos que trasladar esa toma de decisiones y ese poder a nuestros
administradores, y ellos deben tener la ltima palabra. Tenemos que darles la
capacidad de extraer enormes conjuntos de datos procedentes de diferentes
sistemas y bases de datos, conectarlos y ver los datos que necesitan para
tomarlas decisiones, contina Rabin.
Concediendo capacidades a toda la organizacin con los datos adecuados de
muchas fuentes diferentes, los dashboards de JetSuite ayudaron a todos a ser
ms eficientes en su trabajo.

Vea el video para descubrir cmo

JetSuite usa dashboards para
mejorar el rendimiento y la toma de
decisiones en toda la organizacin.

No solo puede decidir dnde almacenar sus datos, sino tambin dnde
interactuar con ellos. Puede disear su dashboard en su equipo de escritorio,
pero probablemente desee asegurarse de que las personas adecuadas puedan
verlo e interactuar con l, desde cualquier lugar. Tanto si se trata de un colega
7 tendencias en la nube

de otra regin como de un equipo de ventas que viaja y trabaja con dispositivos
mviles, usted debe proporcionar acceso seguro y cmodo a sus dashboards.
De lo contrario, nadie los usar. La flexibilidad es la clave para satisfacer sus

A medida que las soluciones para

visualizaciones de datos en la nube
se convierten en un estndar para
la infraestructura de negocios,
las personas buscan estrategias
de adopcin que funcionen.
Lea este informe para obtener
ms informacin acerca de las
ltimas tendencias en la nube.

necesidades especficas.
El concepto de la movilidad y el acceso a los datos es lo ms importante en estos
das. Desebamos liberar los datos y ponerlos a disposicin de nuestros usuarios,
explica Steve Roy, director de TI de JetSuite. No debo preocuparme por los firewalls
ni por realizar configuraciones correctamente. Los datos estn a salvo en la nube,
para que mis ejecutivos principales accedan a ellos en cualquier momento, aun
desde un avin de JetSuite, a 40000 pies.
En JetSuite, se toma toda clase de decisiones con ms rapidez porque la organizacin
usa todos sus datos en muchos lugares diferentes. Estas decisiones ms rpidas son
posibles gracias a que JetSuite publica todos sus dashboards en la nube. Y cmo son
esas decisiones ms rpidas? Dira que son ms precisas. Y eso es indispensable en
el mundo de los negocios de hoy en da, afirma Rabin.
Libere el mximo potencial de sus datos usando todos sus datos como y donde
quiera, sin importar dnde se encuentren, en la nube o en las instalaciones fsicas.

2.
Combine sus datos
Un solo conjunto de datos puede ser menos eficaz que dos conjuntos de datos.
Por ejemplo, para quien se dedica a las ventas, un dashboard que solo incluye
datos de perfil (y no contiene datos de territorio, empresa o marketing) agrega
menos valor, ya que solo respalda una limitada variedad de decisiones.
La mayora de las empresas llegaron a la conclusin de que la vieja meta de cargar
todos los datos en un nico destino de almacenamiento es una causa perdida.
Constantemente aparecen nuevas fuentes de datos, y las empresas necesitan los
Vea el video para descubrir cmo
Unilever combina datos para
obtener la mejor informacin
acerca de los consumidores
en sus diferentes mercados.

datos de inmediato, no en seis semanas ni en seis meses.

La solucin consiste en combinar los datos de mltiples fuentes. Combinar distintos
conjuntos de datos en un campo comn permite obtener una visin nica e integral
de cosas como el rendimiento de ventas y hacer un seguimiento de las metas
alcanzadas en cada paso del proceso.
Unilever, una empresa global de bienes de consumo, usa dashboards de datos para
obtener ms informacin acerca de las tendencias relacionadas con los consumidores
y los clientes en un nivel granular. Desde nombres reconocidos, como Dove, Sunlight
y Ponds, hasta las ltimas innovaciones, como el asequible purificador de agua
Pureit, la gama de marcas y productos de consumo de Unilever es tan variada como
su base de consumidores global. Eso se traduce en un gran nmero de conjuntos
dedatos diferentes para examinar.
El director de anlisis, Rishi Kumar, explica el efecto que tiene la combinacin de datos
sobre la capacidad de Unilever de responder preguntas acerca de los consumidores.
Una de las cosas interesantes de trabajar con bienes de consumo es que se maneja
una gran variedad de datos: datos cualitativos de opiniones sobre una marca y datos
cuantitativos muy concretos acerca de los comportamientos de compra de la gente y
lo que esta adquiere con tarjetas de fidelizacin y descuentos. Tambin se obtiene una
perspectiva ms amplia del mercado gracias a ACNielsen, IRI, etc., explica Kumar.
Para Unilever, es importante poder combinar todos estos datos a fin de comprender
por qu las personas entran a la tienda y terminan llenando sus cestas de la compra
con sus productos. Adems, de acuerdo con esas motivaciones, Unilever puede
determinar cules son los productos o las tendencias probables en que debe participar
como organizacin. Lo verdaderamente interesante es que se pueden tomar decisiones
que no se podran tomar de otra manera. Y se toman decisiones de mejor calidad,
agrega Kumar.
Los dashboards de Unilever combinan datos para reducir la brecha entre la
perspectiva global y la perspectiva local. Permiten que cada administrador profundice
al nivel de detalle que desee para responder las preguntas acerca de su propio
segmento de negocios.
Independientemente del tipo de datos, combinar sus datos en un campo comn
lepermite comprender ms y tomar mejores decisiones.

3.
Elija mtricas importantes
Es fundamental que incluya mtricas relevantes en su dashboard. Sobre todo,
las mtricas deben ser pertinentes al trabajo que se har. Pero eso no significa
que se deban incluir todas las mtricas, en absoluto. Debe ser muy selectivo en
ladeterminacin de las mtricas que merecen un espacio en su dashboard.
Para encontrar el conjunto de mtricas adecuado, considere lo siguiente:

De qu forma contribuye cada mtrica al logro de sus objetivos?

Puede disear alguna mtrica significativa para medir esas contribuciones?
Esa mtrica es realmente necesaria para contribuir al logro de los objetivos?
Puede crear un mtodo de medicin sistemtico y continuo?
Si realiza operaciones en un mercado muy competitivo, considere incluir mtricas
de acciones del mercado de terceros.
La prueba de fuego consiste en saber si puede explicar con claridad cmo cada mtrica
de su dashboard se relaciona con los objetivos de su organizacin.

Si bien la mayora de las mtricas de rendimiento permiten a los lderes descubrir qu

cosas suceden, las mtricas adecuadas ayudarn a los usuarios a hacer y responder
preguntas para descubrir los motivos. Asegrese de poder explicar con claridad la
conexin de cada mtrica de su dashboard con los objetivos de la organizacin.

Por ejemplo, en este dashboard se muestra cmo medir el rendimiento

demaneraapropiada.
Si se mide el rendimiento YTD (desde el comienzo del ao hasta la fecha) en
comparacin con el presupuesto en el mismo perodo durante dos aos, las mtricas
detalladas coinciden directamente con las metas y ayudan a responder preguntas
como las siguientes:

Cules son las tasas de crecimiento?

Existen valores atpicos o tendencias anormales?

Se alcanzaron las metas de rendimiento?

En este dashboard, los seis conjuntos de vistas superiores son las ventas netas, el beneficio bruto, los ingresos operativos, el margen
bruto, el margen operativo y el margen neto. En cada conjunto de vistas se muestran los resultados YTD (la barra), el crecimiento con
respecto al ao anterior (el nmero entre parntesis), el presupuesto (la lnea vertical) y las tendencias trimestrales (el grfico de lneas).
En la parte inferior hay una tabla cruzada detallada en la que se desglosan los seis conjuntos de medidas superiores por categora
de producto. Puede usar el cuadro Categora de producto (Product Category) para cambiar su vista a regin, canal o segmentos
declientes. Tambin puede usar el panel de filtros del nivel superior para filtrar el dashboard completo.
Haga clic en este dashboard para interactuar con este conjunto de datos y obtener ms informacin.

4.
Use mejores visualizaciones
Los dashboards tienen que ser fciles y rpidos de leer. Las tablas y las hojas
declculo basadas en nmeros suelen ser todo lo contrario. Este es un caso
deuso en el que, verdaderamente, una imagen vale ms que mil palabras.
Al hacer preguntas importantes, necesita libertad y flexibilidad para explorar
susrespuestas en diferentes estructuras visuales. En el mercado de hoy en da,
los grficos bsicos incorporados son solo elementales, y los verdaderos aportes
delosdatos se encuentran en mltiples tipos de visualizaciones avanzadas.
Caractersticas centrales de las visualizaciones modernas:

Variadas
No todo debe representarse en grficos circulares o de barras. Debido a que el
cerebro humano procesa una cantidad, una visualizacin o una imagen como
pieza individual de informacin, el proceso de comprensin y asimilacin de

Qu grfico es adecuado
para usted? Lea este informe y
ample sus conocimientos para
mejorar sus dashboards con
visualizaciones ms eficaces.

informacin es mucho ms rpido cuando se muestran los datos visualmente

en un dashboard con varios grficos.
Mediante el uso de mltiples tipos de visualizaciones, colores y filtros en un
dashboard, puede comprender y compartir rpidamente el panorama completo
para responder todas esas preguntas que los informes estndar no prevn.

Actuales e interactivas
Necesita respuestas inmediatas durante una reunin importante?
Los datos pueden ser de este trimestre, esta semana, esta hora o de hace
treinta segundos. No hay duda de que los datos en tiempo real enriquecen
sus operaciones.
Los dashboards interactivos con fuentes de datos vigentes permiten realizar tareas
de anlisis importantes, como filtrado de vistas, ajuste de parmetros, clculos
rpidos y exploraciones profundas para examinar datos subyacentes. Responda
las preguntas imprevistas de inmediato con unos pocos clics del mouse.

Prospectivas
Usar elementos visuales para detectar influencias estacionales en tendencias
temporales ofrece la capacidad de hacer pronsticos y planear adecuadamente.
Tome decisiones basadas en datos de trimestres histricamente improductivos,
bajones estivales y auges de fin de ao.

Para los ejecutivos de ventas, la eficacia operativa y los resultados financieros son
prioridades principales. Gracias a estos consejos para crear mejores visualizaciones,
este dashboard del panorama ejecutivo proporciona informacin general fcilmente
detectable de las mtricas clave, como el nmero de representantes, el nmero
de ventas, la tasa de ventas, los ingresos, los descuentos sobre ventas y las
comisiones, adems de un mapa de los ingresos YTD y un grfico de las tendencias.
Este dashboard simple, pero eficaz, permite a todas las partes involucradas
supervisar el rendimiento individual y regional, comparar los resultados de ventas
yevaluar las futuras oportunidades de canalizacin.

Haga clic en este dashboard del panorama ejecutivo para interactuar con estas visualizaciones de operaciones de ventas y obtener ms informacin
apartir de ellas.

10

5.
Use los datos en su campo
Gracias a la tecnologa
mvil, ahora, los
empleados encargados
de hacer las entregas
pueden usar sus iPads
desde sus camiones
y saber cul es la
situacin cuando se
dirigen a cierto lugar o
estn en cierta ruta.
Kevin King, director de informes y
anlisis de CCBCC

Es verdad que las personas pasan cada vez menos tiempo en sus escritorios,
pero aun as trabajan ms. Eso se debe a que no pierden la capacidad informativa
de los datos cuando estn fuera de la oficina.
La buena noticia es que las soluciones mviles para herramientas de anlisis,
que aparecieron hace aos, finalmente estn llegando a un nivel de madurez apto
para los usuarios corporativos. Los anlisis mviles dejan de ser aplicaciones
independientes y limitadas, y se convierten en anlisis que se integran sin problemas
con las herramientas que usted usa todos los das. La inteligencia de negocios mvil
finalmente est cumpliendo la promesa de una industria de 30aos de antigedad:
proporcionar informacin donde y cuando se necesita.
Esto significa que los trabajadores mviles que estn fuera de la oficina, en
diferentes partes de un almacn o en distintas ciudades pueden analizar datos
ycolaborar en la misma cadena de suministro.
Coca-Cola Bottling Co. Consolidated (CCBCC), la empresa embotelladora de
Coca-Cola independiente ms grande de EE.UU., deba solucionar un enorme
problema de retrasos causados por la falta de informes.
Al proporcionar actualizaciones diarias de dashboards accesibles desde dispositivos
mviles a ms de 800empleados, CCBCC mejor significativamente su capacidad
decontrolar, combatir y reducir un problema de millones de dlares.
El analista snior de negocios de CCBCC, Shawn Crenshaw, explica cmo la
empresa usa datos sobre el terreno para mejorar la cadena operativa de suministro.
Nosotros hacemos la mayor parte de los informes de ventas y entregas, es decir,

Vea este seminario web a pedido para

descubrir cmo Coca-Cola Bottling Co.
us iPads para implementar
dashboards para sus equipos de
entregas y ventas sobre el terreno.

todo lo que tiene que ver con las personas que venden el producto y las personas
que lo entregan. Abordamos desde el marketing hasta el mercado interno, que es
fundamentalmente donde se observan las grandes tiendas de Walmart, los bares,
los pequeos comercios, nuestro rendimiento y la entrega del producto en s,
dice Crenshaw.
Por ejemplo, CCBCC implementa un dashboard de operaciones de campo diarias
dirigido, principalmente, a los empleados que entregan las mercancas. Antes de
contar con este dashboard, los equipos de entrega pasaban una gran cantidad de
tiempo tratando de determinar cul sera la siguiente entrega. Necesitaban saber
dnde se podan hacer las entregas ms rentables y eficaces, sin pasar das
yhoras tratando de descifrarlo.

11

Gracias a la tecnologa mvil, ahora, los empleados encargados de hacer las

entregas pueden usar sus iPads desde sus camiones y saber cul es la situacin
cuando se dirigen a cierto lugar o estn en cierta ruta, dice Kevin King, director
de informes y anlisis de CCBCC.
A los empleados que trabajan sobre el terreno les encanta esto porque pueden
ver los datos en tiempo real y tomar decisiones en el momento, contina King.

Este dashboard es un ejemplo de cmo CCBCC usa los dashboards de operaciones de campo para tomar decisiones
fuera de la oficina. Est divido en varias reas de acuerdo con las necesidades de los equipos de entrega, como facturas,
rendimiento de entrega y escalas de tiempo para la entrega de mercancas. Tambin se puede profundizar para ver ms
detalles de sucursales y territorios especficos.

12

6.
Comparta y colabore
La caracterstica ms importante de los dashboards es que permiten compartir
informacin. Los dashboards son muy eficaces porque a travs de ellos se logra que
todos vean los mismos datos. Si nadie puede acceder a su dashboard ni interactuar
con l, no servir de nada que usted domine las prcticas anteriores. Por ese motivo
es importante asegurarse de que los dashboards sean fciles de compartir y ver.
Intente usar una distribucin simple basada en navegador para compartir sus
dashboards, especialmente si estos pueden incorporar datos recientes y adherirse
a las medidas de seguridad. Proporcione un enlace en el que las personas puedan
hacer un simple clic para acceder directamente al dashboard, tanto desde sus
equipos de escritorio como desde sus dispositivos mviles.
Es posible que su organizacin tambin desee incorporar dashboards a herramientas
de generacin de informes existentes, intranets y otros recursos internos basados
enweb.
Cuando tenga sus dashboards listos, pruebe el plan de distribucin y pida opiniones
al respecto. Al igual que en cualquier proyecto exitoso, la clave es realizar buenas
pruebas. A medida que gane experiencia y sepa qu usan las personas, podr
mejorar y actualizar sus dashboards, as como el proceso de distribucin.
Cuando varios usuarios interacten con los mismos conjuntos de datos, estos
tendrn preguntas especficas acerca de lo que ven. Es importante que todos los
usuarios de una organizacin puedan interactuar con los mismos datos para que
obtengan las respuestas a sus propias preguntas.
Por ejemplo, este dashboard, conectado directamente con Google Analytics, permite
a los usuarios seguir un enlace fcilmente, hacer clic en visualizaciones e interactuar
con ellas para ver las tendencias del trfico de un sitio web. Todos los miembros
de una organizacin pueden observar esta informacin en detalle, jugar con ella
yexplorarla con rapidez.

En este dashboard, que est conectado con Google Analytics, se muestran las tendencias del trfico de un sitio web por pas, seccin del sitio web visitada y
nmero de visitas en un perodo establecido de tiempo. Los usuarios pueden profundizar para ver ms detalles del comportamiento de los visitantes mediante
la visualizacin del desglose de salidas, rebotes y conversiones. Haga clic en este dashboard para interactuar con l y obtener ms informacin.

13

Las cinco cosas que no deben hacerse

Habiendo descrito lo que debe hacerse con los dashboards, presentamos una breve
lista de errores frecuentes que querr evitar:
1. Empezar con demasiada complejidad
Con facilidad podemos volvernos demasiado ambiciosos y desear ofrecer
dashboards muy detallados, en tiempo real, que estn preparados para todos los
desafos del negocio y brinden a los usuarios muchas opciones para profundizar.
No dedique semanas o meses a desarrollar el dashboard perfecto. En lugar
deeso, cree prototipos en ciclos cortos, prubelos y modifquelos.
2. Usar mtricas que nadie comprende
La forma en que muestra y etiqueta las mtricas puede tener sentido para usted,
pero tiene sentido para los dems? Las mtricas pueden ser tan familiares para
uno que a veces olvidamos validarlas con los dems. Asegrese de que, adems
de respaldar los objetivos del dashboard, sus mtricas sean comprensibles para
quienes las vean.
3. Sobrecargar dashboards con grficos y widgets superfluos
Resista la tentacin de excederse en el diseo de sus dashboards o hacerlos
demasiado llamativos con grficos y widgets llenos de medidas. Aunque parezcan
atractivos, se interponen en el objetivo de su dashboard: informar a supblico
rpida y fcilmente. D una apariencia sencilla a sus dashboards.
4. Mantenerse a la espera de grandes proyectos de implementacin
deinteligencia de negocios y tecnologa compleja
Las implementaciones de inteligencia de negocios (BI) tradicionales suelen
llevar mucho ms tiempo del que se prev. Esperar que un proyecto de
BI tradicional se concrete puede implicar meses o aos de retraso. Use
aplicaciones que ayuden a disear y distribuir dashboards rpidamente.
5. Subestimar la necesidad de mantener los dashboards
El proceso no acaba con la creacin del dashboard. Si no controla el dashboard
para comprobar que las mtricas sean relevantes y los datos estn actualizados,
nadie lo usar. Asegrese de validar la utilidad de su dashboard regularmente.

14

Conclusin:
A qu nmero puede llegar? Qu tratos puede cerrar? Cmo puede mejorar
su cadena de suministro? Cuntas vidas se pueden salvar? Qu cambios
puede hacer en este momento para lograr un mejor resultado?
El sello de los dashboards basados en datos es que otorgan la capacidad de ver
y comprender los datos a la velocidad del pensamiento. Si permite a los lderes
de negocios y los trabajadores del conocimiento hacer y responder preguntas
entiempo real, los dashboards convertirn la informacin en accin y fomentarn
laverdadera innovacin.

Lea este informe para descubrir

ms tcnicas sencillas para
que todas sus visualizaciones
sean tiles y bellas.

15

Acerca de Tableau
Tableau Software ayuda a las personas a ver y comprender los datos. Gracias a un nuevo y
revolucionario mtodo de inteligencia de negocios (BI), conctese a sus datos, visualcelos y
comprtalos rpidamente. Sin problemas, desde su PC hasta su iPad. Cree y publique dashboards,
ycomprtalos con colegas, socios o clientes, sin necesidad de tener conocimientos de programacin.
Para ver la forma en que Tableau puede ayudar a su organizacin, descargue la versin de prueba
gratuita desde www.tableau.com/es-es/products/trial.

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