1.

INSTRUCTIVO OPERATIVO

IO 01.04 OA

APERTURA, MANEJO Y CONTROL DE

CAJA CHICA

Fecha Emisin:

Emisor:

Departamento de Contabilidad

Revisin:

Oficina General de Administracin y Finanzas

29/05/09
Versin N: 01
Fecha: 15/04/10

OBJETIVO
Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de
dichos fondos, tendientes a precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados
a los fines creados.

2.

ALCANCE
Las disposiciones establecidas en el presente Instructivo Operativo son de obligatorio cumplimiento
por el personal de todas las Unidades Orgnicas de la EPS MOQUEGUA S.A.

3.

4.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
-

Reglamento de Organizacin y Funciones

Manual de Organizacin y Funciones

Reglamento Interno de Trabajo

REFERENCIAS
-

5.

Ley N 29289 - Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2009.
Ley N 28693 Ley del Sistema Nacional de Tesorera
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley N 28411 y modificatorias.
Resolucin de Contralora N 072-98-CG, que aprueba las Normas Tcnicas de Control Interno
para el Sector Pblico.
Normas Generales del Sistema de Tesorera 05 y 06, aprobadas con Resolucin Directoral N
026-80-EF/77.15.

RESPONSABILIDADES
La responsabilidad del manejo del fondo de caja chica es el designado mediante Resolucin de
Gerencia General, correspondiendo al Departamento de Contabilidad la realizacin de arqueos de
estos fondos.

6.

DESCRIPCION

1.

NORMAS GENERALES

1.1 El Fondo Fijo de Caja Chica, es el fondo en efectivo para tender requerimientos menudos y
urgentes de rpida cancelacin efectuados inclusive en horarios distintos al horario de trabajo o
das sbados y domingos.
1.2 El uso de Caja Chica en la entidad se emplea, por razones de agilidad, oportunidad y costos,
cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la
operacin y su monto no amerita la emisin de un cheque especfico.

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1.3 El importe de Fondo Fijo de Caja Chica podr ser modificado, mediante Resolucin de igual
nivel a la emitida para su autorizacin.
1.4 Mediante Acto Resolutivo que expida la Gerencia General se autorizar habilitacin, variacin o
cierre de Fondo Fijo de Caja Chica, resolucin que deber contener como mnimo la siguiente
informacin:
Nombre del Responsable o Encargado nico de su manejo. a cuyo nombre se girarn
los cheques de apertura y reposicin.
Monto del Fondo Fijo de Caja Chica.
1.5 Cuando el personal designado para el manejo del fondo, se encuentra con licencia o goce de
vacaciones, se designar a un suplente encargado del manejo de dichos fondos slo por un
lapso de 30 das, mayor a ese periodo se cambiar al encargado del manejo del Fondo Fijo de
Caja Chica, debindose modificar la resolucin.
1.6 Todo pago, realizado por el Fondo Fijo de Caja Chica no se realizar en forma parcial bajo
ningn concepto.
1.7 Las acciones de ejecucin del gasto con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica, se sujetar a los
principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que signifique una
administracin prudente de los recursos, as como a las disposiciones que emita el rgano
rector del Sistema de Tesorera, Contabilidad, Presupuesto y la SUNAT.
2. NORMAS ESPECFICAS
2.1 Limite y Concepto del Gastos
El fondo Fijo para Caja Chica, se utilizar nicamente para cubrir el gasto cuyo importe no
exceda de S/. 90.00 nuevos soles; excepcionalmente podr duplicarse este monto siempre y
cuando sea un pago del que dependa la prestacin del servicio y con la autorizacin del
Gerente General.
2.2

Del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica

Se desempaara como Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, el trabajador del rea que
tenga relacin laboral directa con la EPS MOQUEGUA S.A.
El encargado del Fondo Fijo de Caja Chica es personalmente responsable de las acciones
que a l directamente competen por el manejo y salvaguarda del fondo asignado.
Son Funciones del Encargado:

Administrar el Fondo Fijo asignado cindose estrictamente al lmite y concepto del

gasto, a las autorizaciones y dems normas establecidas en este Instructivo.
Cuidar que el dinero del fondo asignado est guardado con las seguridades del caso y
dentro del local de la entidad, bajo responsabilidad pecuniaria personal.
Exigir de que al reverso de cada documento sustentatorio figure el destino y motivo del
gasto realizado.
Verificar que cada factura, boleta de venta u otro comprobante de pago reconocido y
emitido de conformidad con lo establecido por el Reglamento de Comprobantes de

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Pago, adems deber contar con la firma del Jefe inmediato respectivo, Jefe de la
Oficina de Administracin y Finanzas y del solicitante.
Otorgar las facilidades necesarias para la ejecucin de arqueos por parte de las reas
pertinentes.

Del Manejo del Fondo

La autorizacin para la entrega de fondos en efectivo, a travs del Fondo Fijo de Caja Chica,
se efectuar mediante Vale Provisional, especificando claramente, el importe solicitado, el
motivo del gasto y el nombre del servidor que rinde a quien se le entregar el efectivo, este
formato deber tener la debida autorizacin del Jefe de la Oficina de Administracin y
Finanzas, la autorizacin ser conferida mediante rbrica.
El Vale Provisional es un registro prenumerado en forma correlativa ascendente, y ser
pagado por el encargado del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, siempre que cuente con
la autorizacin correspondiente en este documento.
El Vale Provisional deber rendirse en un plazo mximo de 48 horas de recibido el dinero
en efectivo. En este documento se consignar la autorizacin del solicitante para el
descuento respectivo en la Planilla de Remuneraciones, en caso de no efectuar la
respectiva rendicin en el plazo establecido.

En caso de incumplimiento injustificado de los plazos sealados en el presente Instructivo

Operativo para la rendicin de Cuentas, el encargado del Fondo reclamar al trabajador
responsable con una comunicacin verbal. De persistir por un plazo mayor a los 2 das
hbiles de sealado para cada caso, el encargado del Fondo Fijo de Caja Chica
informar al Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas , para el descuento
correspondiente en la Planilla de Remuneraciones sin perjuicio de las sanciones a que
hubiere lugar.
2.4

2.5

2.6

Todas las adquisiciones de bienes y servicios deben sustentarse con Facturas, Recibos
por Honorarios y excepcionalmente con boletas de Ventas (Proveedores comprendidos en
el Rgimen nico Simplificado). Ticket u otros documentos emitidos en concordancia con el
Reglamento de Comprobantes de Pago y normas legales vigentes, as mismo los
Comprobantes de Pago debern estar a nombre de la EPS MOQUEGUA S.A., y deben
mostrar la respectiva constancia de estar cancelado.
Los tipos de gastos a realizarse con el Fondo Fijo de Caja Chica son los siguientes:
a. Gastos por Servicios No Personales de urgencia
b. Movilidad Local.
c. Confeccin de chapas, llaves y sellos
d. Parchados de Llantas
e. Diversos servicios que se requieren con urgencia
f. Compras de bienes que por su valor de adquisicin no sea programable para efectos de
pago mediante cheque
g. Reparacin mecnica o elctrica de emergencia
h. Tasas, Peaje
i. Refrigerios
j. Otros de naturaleza urgente y dentro de los montos sealados.
Queda prohibido el gastos con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica los siguientes casos :

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a. Compra de gasolina combustible y lubricantes, salvo casos excepcionales debidamente

sustentados por el usuarios y con la autorizacin del Jefe del Departamento de
Logstica.
b. Compra de bienes del activo fijo y menor cuanta (duracin mayor a un ao)
c. Compra de Muebles de Oficina
d. Compra de tiles de escritorio
e. Fotocopias; salvo casos muy urgentes, expresamente sustentados y autorizados por el
Jefe del Departamento de Logstica.
f. Contratacin de servicios no personales mayores a S/. 90.00
g. Compras de bienes que estn previstas en la Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones de la EPS MOQUEGUA S.A
h. Compra de diarios y revistas
i. Y dems gastos de naturaleza frecuente.
2.7 El Gasto por consumo de alimentos de personas, debe ser restringido a lo estrictamente
indispensable y debidamente justificado con la suscripcin de los beneficiarios. Los gastos por
alimentacin deben darse despus del horario normal de la jornada laboral.
2.8 El personal designado para el manejo del Fondo Fijo de Caja Chica mantendr en custodia el
fondo en efectivo y llevarn un control y registro del movimiento del fondo efectivo.
2.9 El Departamento de Contabilidad controlar y registrara las rendiciones del Fondo Fijo de Caja
Chica.
3.

DE LA RENDICION

3.1

El personal responsable del manejo de Caja Chica, rendir cuenta documentada y en el

Sistema el gasto hasta el 28 de cada mes para el reembolso correspondiente..
La Planilla por Movilidad Local en caso de existir deben detallar los lugares visitados y el
motivo; no debiendo de exceder el importe de S/. 10.00 por Planilla de Movilidad Local.
Cuando eventualmente se reciban facturas en Moneda Extranjera (Dlares Americanos) deber
de sealarse el Tipo de Cambio Venta a la fecha de realizado el pago y efectuar su conversin
en Moneda Nacional.
Los documentos sustentatorios del gasto que se debern adjuntar a la rendicin de cuentas
debern cumplir con los siguientes requisitos:
a. Ser documentos originales a excepcin de la Boleta de Venta y dems documentos
emitidos por las entidades pblicas.
b. Su contenido debe ser legible
c. No debe tener enmendaduras o alteraciones en su contenido, ni borrones ni uso de
corrector.
d. Debern estar visados, por los funcionarios responsables de cada dependencia que
autoriza el gasto y los usuarios rindentes, consignando nombre y apellidos, sellos
respectivos.
e. No se aceptarn comprobantes de pago que tengan como fecha de emisin del mes
anterior, salvo en las fechas en las cuales el fondo se haya agotado y se est
tramitando un nuevo reembolso.
Los documentos observados en el proceso de rendicin, sern devueltos para la respectiva
regularizacin o devolucin del efectivo.

3.2
3.3

3.4

3.5

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3.6 Los Documentos de gasto sern emitidos a nombre de la EPS MOQUEGUA S.A. con el RUC
20115776283 y direccin Calle Ilo N 653, debindose verificar lo siguiente:
a. Nmero del RUC del proveedor
b. Fecha de Emisin
c. Razn Social del Proveedor
d. Direccin del Proveedor
e. Numeracin del documento pre impreso
f. Nombre de la EPS MOQUEGUA S.A.
g. Descripcin del bien o servicio
h. Monto de Venta
i. Desagregacin del IGV (facturas y Tickets)
j. Retencin de Ley (para Recibos de Honorarios Profesionales)
k. Monto Total
l. Fecha de Cancelacin
m. Pie de imprentas y autorizacin SUNAT
n. Fecha de vencimiento de los comprobantes de Pago SUNAT
4

DE LA REPOSICIN

4.1 Para la reposicin de nuevos fondos en efectivo el encargado del Fondo Fijo de Caja Chica
deber presentar al Departamento de Contabilidad la Rendicin de Caja Chica a ser
registrada, adjuntando la documentacin sustentatoria original debidamente cancelada, en
orden de fecha de pago y con los vistos correspondientes.
4.2 El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los requerimientos en forma
oportuna, podr solicitar la reposicin, cuando su ejecucin haya alcanzado un nivel mnimo
equivalente al 60% del fondo asignado.
4.3 Es obligacin del encargado del Fondo de Caja Chica de garantizar la veracidad y legalidad de
los documentos que sustentan la rendicin bajo su responsabilidad.
4.4 Para la reposicin correspondiente, el responsable deber efectuar la rendicin de cuenta
equivalente al monto de solicitud de reposicin.
4.5 Los cheques de reembolso se giran a nombre del responsable de la administracin del Fondo
Fijo de Caja Chica.
4.6 La reposicin de fondos de Caja Chica ser una vez al mes por el importe de S/.1 500.00
Nuevos Soles.
5.

MECANISMOS DE CONTROL

5.1 La designacin de las personas responsables del manejo del fondo, deber recaer en personas
ajenas a los encargados de giro de cheques, cajero y personal que maneja registros contables
o efectu funciones contables.
5.2 Corresponde al Contador General o quienes hagan sus veces, disponer la realizacin de
arqueos inopinados, peridico y sorpresivos, debindose contar con el efectivo y valores en
presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo dejarse constancia en un Acta de
Arqueo de Fondos firmada por los responsables de la realizacin del arqueo y del manejo del
fondo, el mencionado documento quedar en los archivos del Departamento de Contabilidad.

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DISPOSICIONES FINALES
6.1

La Oficina de Administracin y Finanzas, promover un ordenamiento racional, utilizando

criterios uniformes que contribuyan a un adecuado uso de los fondos en efectivo de Caja Chica.
6.2 El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Instructivo generar sancin
administrativa, independientemente de las sanciones penales o civiles a que hubiere lugar.
6.3 Gastos por Movilidad Local, slo se atendern con los registros establecidos, segn normas.
nicamente cuando no sea posible obtener comprobantes de Pago reconocidos.
6.4 La responsabilidad del cumplimiento de lo dispuesto en el presente Instructivo es el encargado
del manejo del fondo; y en lo que les corresponde a los que visan, controlan y autorizan la
ejecucin del gasto.
7.

INDICADORES DE GESTION
No aplicable

8.

REGISTROS APLICABLES

Cdigo

Nombre

Responsable

Lugar Archivo

Tiempo
Archivo

RIO 01.04.01 OA

Vale Provisional

Encargado
del Fondo

Archivo del
encargado del
fondo

5 aos

RIO 01.04.02 OA

Declaracin Jurada Movilidad Local

Encargado
del fondo

Tesorera

5 aos

9.

LISTA DE DISTRIBUCIN

Responsables del manejo del fondo

Departamento de Contabilidad
Tesorera
Oficina de Planificacin y Presupuesto.

10. ANEXOS
No aplicable.

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