BREVE HISTORIA DE LA EMPRESA

La empresa Mueblera Hernndez nace como un pequeo Almacn el 15 de enero

del 2000, en el local situado de Importaciones Yelba cuadra al este, con capital
propio del seor Carlos Hernndez, comercializando artculos de mueblera de la
empresa estiliana Ebanistera de los Hermanos Gmez ubicada en el Barrio Boris
Vega, siendo ste su principal proveedor al inicio de sus operaciones.
Cuando el negocio inici su actividad, la contabilidad era sencilla limitndose a
informes de ingreso y egresos; despus de dos aos, en el dos mil dos, producto del
crecimiento surgi la necesidad de llevar una contabilidad ms formal basada en la
clasificacin vieja para elaborar los estados financieros, haciendo uso de la partida
doble. Las principales cuentas para este periodo y que conformaban los estados
financieros son: Caja, banco, inventario, mobiliario y equipo, arrendamiento financiero,
capital inicial, utilidades acumuladas y la utilidad del ejercicio. A partir del ao dos mil
cuatro se empieza a aplicar los PCGA y para el dos mil seis se empieza a utilizar las
Normas internacionales de Contabilidad establecindose la nueva clasificacin para la
elaboracin de los estados financieros, para esta poca los estados financieros incluan
las cuentas por cobrar, equipo de reparto, primas de seguro y cuentas de pasivo
corriente tales como: proveedores, cuentas por cobrar a corto plazo y activos no
corrientes como: cuentas por pagar a largo plazo, adems de las cuentas de capital
habituales.
Mueblera Hernndez es una empresa dedicada a la venta de artculos terminados en
madera preciosa y metal, teniendo como fuente proveedoras cinco negocios, dos en la
zona norte y tres de la capital del pas. Es una empresa en constante crecimiento,
presentndose una pequea disminucin del ndice de crecimiento por la crisis
econmica que afecta actualmente a todos los pases. Cuenta con financiamiento
internacional de la financiera Oikocredit por un monto de $ 10,000 a un plazo de tres
aos con una tasa de inters efectiva del 22%.
La empresa tambin aplica el deslizamiento de la moneda para mantener los valores
reales de sus activos. No est exenta de impuestos, cotizando el impuesto del I.V.A. y el
IR Anual. No es retenedor.
El mercado de la empresa es la zona norte y central del pas, siendo una actividad que
se desarrolla todo el ao y las mayores ventas se registran en los meses de Febrero,
Mayo y Diciembre.
Mueblera Hernndez es propiedad del seor Carlos Hernndez, por tanto, una
persona natural, cuyo capital privado en sus inicios ascenda a C$ 400,000.

La organizacin de la empresa esta constituida por un gerente propietario, un

responsable administrativo, un responsable de ventas, un responsable de cartera y
cobro, y un responsable contabilidad, cada una con sus respectivas dependencias.
Objetivo General: obtener beneficios econmicos mediante la satisfaccin de las
necesidades de artculos del hogar y de oficina de la poblacin de la zona norte y
central del pas.
Aplica el mtodo de partida doble por medio del sistema perpetuo, y vala inventario
haciendo uso del mtodo promedio ponderado.
Se consideran incobrables todas aquellas cuentas que no hayan tenido movimiento
durante los ltimos seis meses y habindose agotado todos los recursos disponibles
para cobro y aqullas que por motivo de fuerza mayor, los clientes no pudiesen
cumplirnos.
El mtodo aplicado para cuentas incobrables es el de porcentaje promedio histrico
aplicados directamente a dichas cuentas (clientes).
Para activo no corriente se aplicar el mtodo de lnea recta para determinar el monto
de las depreciaciones de acuerdo a las leyes del pas segn tabla de depreciacin de
activo fijo establecida por la administracin de renta.
Las depreciaciones se devengarn mensualmente.
La empresa cuenta con tres tipos de cuenta por pagar, dos a corto plazo (proveedores y
cuentas por pagar a corto plazo y una cuenta por pagar a largo plazo).
Mueblera Hernndez hace uso del sistema perpetuo y aplica el mtodo de partida
doble para el registros de sus operaciones, lleva libro diario, mayor, auxiliares y libros
de inventarios y balance.
El efectivo se maneja de acuerdo a polticas y procedimientos establecidos por escrito
con la experiencia obtenida a travs de los diferentes ejercicios contables. Tiene como
polticas escritas:
1. El efectivo en caja no debe superar los C$ 2,500.00, C$ 1,000.00 la caja general
y C$ 1,500.00 la caja chica.
2.

El fondo de caja general ser utilizado para cambios a los clientes, debiendo
establecerse como mximo C$ 200.00 de moneda de baja denominacin.

3. La caja chica se debe utilizar para gastos menores a C$ 300.00.

4. Todo gasto con caja chica deber soportarse con factura cuando sea una
enumeracin de productos y con recibos cuando sean gastos por servicios
debidamente sellados y firmados.

5. Se debe realizar arqueos de cajas al menos una vez a la semana por parte del
responsable de contabilidad y arqueos diarios del mismo responsable de caja,
debiendo mantener archivos de cada uno de ellos con sus respectivos soportes.
6. Los cortes de caja se harn diario a las cuatro de la tarde para realizar el
respectivo depsito del da a Banco.
7. Por pago superior a C$ 300.00 se deber emitir un CK cada vez que sea
necesario mantenindose un registro continuo de los CK emitidos.
En los activos no corrientes se deber devengar mensualmente la parte a depreciar de
acuerdo a las leyes del pas y segn tabla depreciacin de activo fijo exigido por la
administracin de renta. El mtodo aplicado para dichas depreciaciones es el de lnea
recta.
La empresa cuenta con tres tipos de cuentas por pagar, dos a corto plazo (proveedores
y cuentas por pagar a corto plazo) y una cuenta por pagar a largo plazo (crdito
bancario).
En la existencia de mercanca se utiliza el mtodo promedio ponderado para la
valuacin de los mismos.
Las ventas al crdito se clasifican por categoras; clientes A, B, C. LA poltica
establecida en este sentido son:
1. Los crditos no deben exceder de C$ 15000.00 por cliente
2. No debe haber ms de una factura pendiente de pago por cliente
3. El crdito tiene un plazo mximo de 12 meses
4. El crdito tiene un financiamiento efectivo del 24%
5. El acceso al crdito debe constar con los siguientes requisitos: Copia de cdula,
carta salarial, colilla del INSS, Salario mnimo de C$ 2,000.00 y contar con un
fiador.
6. Se deben considerar descuentos por pronto pago proporcional al periodo
restante para el vencimiento de la factura.
7. El total de las cuentas por cobrar no debe exceder del 20% del total activo
8. Se considera incobrables todas aquellas cuentas que no hayan tenido
movimiento durante los ltimos seis meses y habindose agotado todos los
recursos disponibles para cobro.
9. El mtodo aplicado a las cuentas incobrables es el del porcentaje histrico
promedio, aplicado directamente a dichas cuentas.
Las ventas al contado tienen como nica poltica descuentos del 5% por compras
mayores de C$ 10,000.00
La empresa aplica las siguientes NICS:
N 1 Elaboracin y presentacin de estados financieros
N 2 Existencias
N 7 Control del efectivo

N 8 Polticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores

N 17 Arrendamiento financiero y operativo
N 21 Efectos de las variaciones en los tipos de cambio de moneda extranjera

RESUMEN DE ESCRITURA DE CONSTITUCIN.

Mueblera Hernndez nace el 15 de enero del ao 2000 segn acta N 1, folio N 1 del
libro de actas de la empresa, se encuentran presentes los seores: Carlos Hernndez
de cdula N 442-030560-000E1, casado del domicilio de Matagalpa, El contador Lic.
Juan Carlos Trres con cedula N 441-020375-0009V y el abogado Lic. William
Castelln Cardoza cdula N 441-170473-0005V, reunidos frente a la empresa de Pollo
Estrella para tomar decisiones en cuanto a la constitucin de la empresa que de hoy en
adelante se llamar Mueblera Hernndez que cuenta con un capital inicial de C$
400,000.00 y la misma, propiedad del seor Carlos Hernndez. Concluida esta reunin
a las cuatro y treinta de la tarde del da quince de enero del ao dos mil y firmada el
acta por todos los presentes.
La inscripcin en el Registro Pblico de la Propiedad y Mercantil se realiz el da 20 de
Enero del 2000, por La Registradora Pblica Departamental De La Propiedad Inmueble
Y Mercantil, doctora Maura Lila Montoya.

ACTIVIDAD FISCAL Y PRCTICA CONTABLE

Mueblera Hernndez inicia operaciones en el ao 2000, cotizando un impuesto fijo
hasta el ao 2005. Durante el periodo de cotizacin de cuota fija, la empresa no tuvo
ningn problema; puesto que este se determinaba en base a la cantidad dispuesta por
la administracin de renta. Posteriormente se empezaron a presentar problemas debido
a la mayor complejidad que lleva la determinacin de este impuesto ya que se hace
necesaria la conciliacin entre el IVA por pagar y el IVA acreditable y la conciliacin del
IR anual y el IR pagado por anticipado.
Mueblera Hernndez durante su experiencia fiscal con la administracin de Rentas y la
alcalda ha tenido problemas en el tiempo de declaracin de impuesto, es decir, casi
siempre se hace tardada, inconvenientes que han acarreado multas de 5,200 crdobas
al cierre del periodo fiscal al 30 de junio.
El efectivo est constituido por caja y su equivalentes; Caja general con un monto de
C$ 1,000.00 como mximo despus de los depsitos y caja chica con un monto de C$
1,500.00 para gastos menores de C$ 300.00. Todo el dinero que entra a caja producto
de ventas en efectivo, abonos o cancelaciones de crdito tienen una nica salida por
conceptos de depsitos bancario, hacindose corte de caja a las 4 de la tarde todos los
das.
La custodia del efectivo de caja recae sobre el cajero debiendo tener archivos de todas
las operaciones de caja (factura de compra y venta en efectivo, recibos de caja, minutas
de depsitos).No se aplica la poltica de vale de caja chica.

Se mantiene un saldo de bancos por el monto de C$ 201,033.34 en la cuenta corriente

N 1001-02-022-8803-2 del Banpro.
El efectivo se controla con arqueos peridicos semanales y arqueos sorpresivos que se
realizan cada mes en distintas fechas, dichos arqueos son realizados por el
responsable de contabilidad. Se realizan conciliaciones bancarias con el estado de
cuenta que manda el banco al inicio del mes siguiente y por el control que se lleva del
libro de banco, debindose cotejar las operaciones realizadas tanto depsitos como de
emisin de CK.
Como principio se aplican las normas internacionales de contabilidad, siendo las
prcticas comunes la segmentacin de responsabilidades, definindose para el efectivo
un custodia que en este caso es el cajero para salvaguardar esos activos, el cajero
queda subordinado al responsable de administracin, siendo el responsable de otro
departamento (contabilidad) el que le realice los arqueos. Todo pago realizado con caja
chica deber estar soportado por el documento original y a nombre de la comercial,
tanto factura como recibo, ambos debidamente firmados por el responsable de caja y
por la persona con quien se est realizando la operacin. Los depsitos debern
realizarlos una persona ajena a caja y cualquier departamento que no tenga que ver
con la custodia de efectivo ms que la responsabilidad de realizar los depsitos, recibir
el dinero a depositar y entregar la minuta de depsito correspondiente al responsable
de caja. Y una segunda persona que deber depositar es el gestor de cobro quien
deber entregar la respectiva minuta de depsito a la responsable de caja.

COMPOSICIN DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Mobiliario y equipo compuestos por cuatro escritorios y cuatro computadoras marca
SAMSUNG tienen un periodo de vida til de cinco aos segn lo establecido por las
leyes del estado, estos activos fueron adquiridos en al ao 2006, teniendo una
depreciacin acumulada de 2 aos segn los registros contables; de estas
depreciaciones el 25% (C$ 7,900.00) fueron cargadas al rea de venta y el 75% (C$
23,700.00) al rea de administracin. La depreciacin de estos activos se aplic
mediante el mtodo de lnea recta sin valor residual, teniendo un saldo actual de
Estados financieros recibido por la entidad de C$ 47,400.00.
Equipo de reparto adquirido en el ao 2004 por un valor de C$ 248,400.00 marca
MACK teniendo un periodo de vida til de 12 aos, registrando una depreciacin
acumulada de 4 aos por un valor de C$ 82,800.00, dicha depreciacin es cargada
directamente al rea de venta. La depreciacin de estos activos se aplic mediante el
mtodo de lnea recta sin valor residual, teniendo un saldo actual en estados financieros
recibido por la entidad de C$ 165,600.00.
Los activos se valoran segn las normas internacionales de contabilidad. La empresa
no maneja revaluaciones de la propiedad planta y equipo para uso propio de la
empresa ni tampoco se ha hecho porque el estado no ha decretado una desde 1987; el
mtodo de depreciacin que se utiliza para depreciar la propiedad planta y equipo se

aplica mensualmente, devengando la parte determinada segn el mtodo, el cual se

mantiene a travs de los periodos contables.
MUEBLERA HERNNDEZ
Propietario: Carlos Hernndez
Balance general
Al 31de diciembre del 2009
Expresado en crdobas (C$)
ACTIVO
CORRIENTE
Caja
Bancos
Cuentas por Cobrar
Estimacin para Cuentas Incobrables
Almacn
IVA Acreditable
Anticipo IR
Impuestos Municipales

C$ 2,500.00
201,033.34
293,096.75
(29,309.68)

263,787.07
700,477.00
73,550.09
3,435.00
1,717.50

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

1,246,500.00

NO CORRIENTE
Mobiliario y Equipo
Depreciacin Acumulada de Mobiliario y Equipo
Equipo de Reparto
Depreciacin Acumulada de Equipo de Reparto

79,000.00
(31,600.00)
248,400.00
82,800.00

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE

OTROS ACTIVOS
Arrendamiento operativo de Edificio
Primas de Seguro

47,400.00
165,600.00
213,000.00
298,080.00
42,420.00

TOTAL ACTIVOS

1,800,000.00

PASIVO
CORRIENTE
Proveedores
Cuentas por Pagar a corto plazo
Intereses por Pagar a corto plazo
IVA por pagar
IR por Pagar Anual
TOTAL PASIVO CORRIENTE
NO CORRIENTE
Cuentas por Pagar a largo plazo
Intereses por Pagar a largo plazo
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE
CAPITAL
Capital Inicial
Utilidades Acumuladas
UNE 2008

100,000.00
69,000.00
15,180.00
117,680.14
42,857.14
344,717.28
138,000.00
30,360.00
168,360.00
400,000.00
422,683.32
464,239.40

PASIVO + CAPITAL

AUTORIZADO POR:

340,500.00

1,286,922.72
C$ 1,800,000.00

REVISADO POR:

ELABORADO POR:

OBJETIVO DE LA ENTIDAD
Comercializar productos de mueblera en general para satisfacer las necesidades
del mercado de la zona norte y central.

OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Satisfacer las necesidades del mercado de muebles que la poblacin de la
zona norte y central demanda.
2. Distribuir muebles de primera calidad a precios accesibles.
3. Obtener utilidades netas superiores al 15% para mantener la rentabilidad
del negocio.

MISIN
Mueblera Hernndez tiene como misin ofrecer productos que vengan a
satisfacer las necesidades de un mercado creciente con sentido tico,
responsabilidad social y ambiental mediante la aplicacin de polticas y prcticas
orientadas hacia el beneficio de la poblacin en general, el respeto de las leyes y
normas que imperan en el pas, as como de aquellas que tienen un efecto directo
sobre el personal que forma parte de nuestra familia organizacional.

VISIN
La organizacin tiene proyectado llegar a ser una empresa lder en el mercado
nacional, reconocida por su inters social y con vocacin hacia la formacin de
personas competentes y capacitadas para contribuir al desarrollo econmico y
social del pas, mediante la ejecucin de planes de becas a personas de escasos
recursos; con responsabilidad ambiental mediante la participacin y apoyo en
actividades enfocadas hacia la conservacin y proteccin de la naturaleza, como
jornadas de arborizacin y de campaas sobre la utilizacin racional de los
recursos y de sostenibilidad.

ORGANIGRAMA DE MUEBLERIA HERNNDEZ:

GERENTE
PROPIETARIO

SECRETARIA

RESP. ADMVO.

RESP. DE
VENTAS

RESP. DE
COBRANZA

RESP. DE
CONTABILID.

BODEGUERO

VENDEDOR
ZONA
CENTRAL

GESTOR DE
COBRO

AUXILIAR
CONTABLE

CAJERO

VENDEDOR
ZONA
NORTE

COBRO
JUDICIAL

CONDUCTOR

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:

Responsable de Administracin.

Subordinado a:

Gerente Propietario

DESCRIPCIN BREVE DE LO QUE HACE:

Coordina todas las acciones y polticas de compra de la entidad.
Tiene bajo su responsabilidad el cumplimiento de los procedimientos, registros y
controles establecidos para Compras, Almacn y Caja para el adecuado
funcionamiento de las operaciones de la entidad.
FUNCIONES PRINCIPALES:
Es responsable del buen manejo y control del Kardex establecido para el control
de ingresos y salidas de artculos de Almacn.
Revisa las solicitudes de compra confrontndola con el inventario terico.
Cotiza precios con los proveedores presentando al menos tres proformas de
precios.
Realiza anlisis previo a las proformas aplicando los criterios de compras
razonamientos que sern enviado a gerente propietario para autorizacin de
compra.
Mantiene estrecha relacin con proveedores y otros posibles contratos con el fin
de mantener la variedad de productos para satisfaccin de los clientes.
Supervisa al responsable de Almacn para que cumpla con las condiciones del
manejo de los productos.
Planifica pago a proveedores y las polticas de compra que favorezcan a la
entidad.
FUNCIONES COMPLEMENTARIAS
Informa a la Gerencia de sus actividades realizadas en el departamento a travs
de un informe mensual.
Realiza informes pertinentes a sus funciones.
REQUISITOS DEL CARGO
Licenciado en Contadura Pblica y Finanzas y/o Administracin de Empresas.
Experiencia mnima de 3 aos en puestos similares.
Dominio de Paquete de Programas Office.

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado a:

Secretaria
Gerente Propietario

DESCRIPCIN BREVE DEL CARGO:

Redactar y elaborar informes, cartas y otro tipo de documentacin.
Maneja los fondos de Caja Chica.
Es asistente de Gerente y Jefes de Departamentos.
FUNCIONES ESPECFICAS

Recepciona la correspondencia
Archiva Documentos del Gerente
Realizar depsitos en bancos sobre las entradas diarias a Caja.
Ser responsable de la entrega de papelera y materiales que soliciten los Jefes
de departamentos.

FUNCIONES COMPLEMENTARIAS

Llevar agenda de Gerente.

Solicitar pedido de compra y llevar control de materiales y tiles de oficina.
Recepcionar documentos.
Encargada de Publicidad (Cuas radiales, perifoneo, etc.).
Responsable de la recepcin e inspeccin de compras.

REQUISITOS
Secretaria Ejecutiva Comercial
Experiencia mnima de 3 aos
Dominio de Paquete Programas de Office

Nombre del Cargo:

Subordinado a:

FICHA DE CARGO
Responsable de Contabilidad
Gerente Propietario

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Planea, controla realiza las actividades contables de la entidad.

 Tiene bajo su responsabilidad el cumplimiento de los procedimientos y controles

internos del rea contable.
Administra debidamente los recursos Financieros de la entidad.
Realiza presupuestaciones inherentes al rea contable.
FUNCIONES ESPECFICAS
Controla y garantiza las operaciones de la entidad mediante los registros
contables una vez que reciba de los departamentos documentos y soportes
correspondientes.
Poseer bajo su responsabilidad la custodia de los documentos y soportes que
sirvieron para realizar las operaciones contables as como proceder a identificar
los expedientes con sellos, firmas y fecha.
Preparar Informes contables que la gerencia le solicite.
Elaborar las conciliaciones bancarias de las cuentas a su cargo.
Analiza, ratifica y autoriza las necesidades y trmites de requerimiento de
efectivo o financiamiento.
Prepara los estados financieros que la entidad requiera presentndolos a la
gerencia con sus comentarios y sugerencia.
Dirige y coordina la elaboracin del presupuesto y proyecciones anuales.
Realiza los arqueos de caja peridicos y extraordinarios.
REQUISITOS

Licenciado en Contadura Pblica y Finanzas.

Conocimiento de Paquetes contables Computarizados
Conocimiento de Paquete de Programas de Office.
Experiencia Requerida 3 aos en cargos a fines.

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo: Cajera
Jefe de inmediato: Responsable del departamento administrativo.
DESCRIPCION DEL CARGO
De atencin y orientacin a todos los clientes que se presentan a caja en demanda de
un servicio, ya sea por venta, abono, cobros y otros.

FUNCIONES ESPECFICAS
Maneja a su alcance equipos tales como: calculadoras, sellos, almohadillas,
humectantes, minutas, numeradoras.
Atiende todas las operaciones de la comercial, relacionados con caja, abonos y
cancelaciones de crdito y transacciones internas.
Solicita de los usuarios los servicios de caja, documentos de suficiente
identificacin.
Resguarda su equipo y valores que le ha autorizado.
Recuenta el efectivo al final del da.
Pasa un reporte diario de caja a la contabilidad.
Informa a su jefe inmediato la existencia de faltantes y lo sobrante de documentos
ocurridos en sus operaciones.
Realizar tareas afines por instruccin de su jefe.
REQUISITOS
Bachiller.
Experiencia en el rea mnimo un ao.

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:

Gerente Propietario
Mxima Autoridad

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO:

Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar todas las actividades de manejo,
administracin y proyeccin de la empresa.
FUNCIONES ESPECFICAS

 Ejecutar y celebrar todo acto comprendido dentro del objeto social

Formular dirigir, evaluar y controlar todo lo relacionado con la fijacin y
cumplimiento de las polticas y estrategias generales de orden administrativo,
financiero y operativo de la misma.
Cuidar de los activos y buen crdito de la empresa.
Firmar y autorizar emisin de Cheques
Dictar y hacer cumplir los reglamentos y normas elaboradas para el
funcionamiento de la empresa.
Vigilar el buen desempeo de los trabajadores y hacer mejor seleccin de los
mismos.
Coordinar las actividades que desarrollen las reas de la empresa.
Revisa y aprueba el Presupuesto
Revisa y aprueba anlisis a proformas de compras.
Representante Legal de la Empresa.

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado a:

Responsable de Almacn
Responsable d Administracin

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Es el encargado de recepcionar y entregar artculos que se comercializan y
asegurar el buen estado de los mismos.
FUNCIONES ESPECFICAS
Registra las operaciones de entrada y salida en las tarjetas kardex.
Es encargado de recibir y entregar los artculos.
Es el encargado de garantizar las buenas condiciones para el almacn.
Supervisa peridicamente el buen estado de los artculos almacenados.
Debe remitir los reportes peridicos sobre las existencias y cualquier
informacin solicitada por su jefe inmediato.
Es responsable de velar por la existencia del producto y solicitar la
reposicin cuando este e est agotando.

 Realiza solicitud de compra para ser enviada al Responsable de

Administracin.
Deber realizar resumen de entradas y salidas.
REQUISITOS

Bachiller
Tcnico en Contabilidad
Experiencia 3 aos como mnimo.
Entrenamiento de 3 meses.

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado:

Auxiliar de Contabilidad
Responsable de Contabilidad

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Mantener la Informacin Contable actualizada, automatizada e interactiva para su
utilizacin.
Registrar la informacin contable para la preparacin de los estados financieros.
FUNCIONES ESPECFICAS
Mantener la informacin contable actualizada.
Registro diario de todas las operaciones en libros contables.
Archivar comprobantes de compras, comprobantes de egreso, normas legales
tipos de cambio, manuales y cartas
Prepara liquidacin de impuestos.
Provisionar facturas de compra, Ventas diarias y preparar el registro.
REQUSITOS
Tcnico en Contabilidad
Experiencia Mnima 3 aos

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado a:

Responsable de venta
Gerente Propietario

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Dirige, organiza al personal del departamento de ventas.
Planea, programa y planifica metas y promociones para ventas
FUNCIONES ESPECFICAS

Implementa polticas de venta ya sea de contado o de crdito.

Garantiza los recursos de trabajo de facturacin.
Reclutamiento, seleccin y capacitacin de vendedores.
Establecer metas y objetivos de ventas.
Prepara planes y presupuesto de venta para planificar sus acciones y las del
departamento.
Calcula demandas y pronostica ventas.
Compensa, motiva y gua la fuerza de venta.
Realiza evaluaciones de desempeo de departamento de ventas.
Estima las promociones para ventas.
Realiza estudios de Factibilidad de ventas.
Elabora los informes pertinentes para anlisis de ventas.
Recibe y analiza informes.

REQUISITOS
Licenciado en Mercadotecnia y/o Contador Pblico en Finanzas
Experiencia Mnima de 5 aos en Ventas.
Experiencia Mnima 3 aos a cargo de Personal.

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado:

Vendedor Zona Norte

Responsable de Ventas

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Seguir los lineamientos de ventas planeados por su jefe inmediato para lograr
objetivo de la empresa.
Garantiza trato clido a los clientes.
FUNCIONES ESPECFICAS

Elabora los cursos alternativos para ventas en la zona norte.

Sigue las lneas de accin orientadas por Responsable de Ventas.
Procura cumplir las metas de ventas planeadas.
Sigue las lneas accin planteadas por su jefe inmediato.
Acata rdenes e ideas de su jefe para incrementar la productividad.
Elabora informes de ventas y rinde cuentas a su jefe inmediato.
Administra las ventas en las zonas a su cargo.
Se propone las metas de la empresa como metas personales para lograr la
optimizacin de la productividad de la empresa.

REQUISITOS

Tcnico en contabilidad
No requiere Experiencia
Capacitacin mnima de 7 das hbiles.
3 Meses a prueba

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado:

Vendedor Zona Central

Responsable de Ventas

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Seguir los lineamientos de ventas planeados por su jefe inmediato para lograr
objetivo de la empresa.
Garantiza trato clido a los clientes.
FUNCIONES ESPECFICAS

Sigue las lneas accin planteadas por su jefe inmediato.

Acata rdenes e ideas de su jefe para incrementar la productividad.
Elabora informes de ventas y rinde cuentas a su jefe inmediato.
Administra las ventas en las zonas a su cargo.
Se propone las metas de la empresa como metas personales para lograr la
optimizacin de la productividad de la empresa.

REQUSITOS

Tcnico en contabilidad
No requiere Experiencia
Capacitacin mnima de 7 das hbiles.
3 Meses a prueba

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado a:

Conductor
Responsable de Ventas

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Es encargado de asegurar el buen estado, aseo y seguridad del vehculo
asignado a fin de realizar las actividades en cualquier momento que su jefe se lo
indique.

FUNCIONES ESPECFICAS
Debe de dar mantenimiento adecuado y sistemtico al vehculo asignado a su
cargo.
Coordina con los jefes de departamentos cuando se le oriente a realizar un viaje
para apoyar las actividades que por caractersticas de su trabajo se le
relacionen.
Realiza las entregas de mercancas a clientes segn se le sea asignado.
Coordinar con el Responsable de ventas cuando el vehculo presenta alguna
avera para su reparacin inmediata.
Revisar y cumplir la programacin diaria solicitada por su rea de
responsabilidad.
Realiza cualquier otra actividad que le asignen el Responsable del Departamento
de Administracin o el Gerente.
REQUISITOS

Primaria aprobada.
Conocimiento bsico de mecnica en general.
Licencia de conducir, record de polica, cartas de recomendacin.
Tres aos de experiencia como mnimo.

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado:

Responsable de Cartera y Cobro

Gerente Propietario

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Implementar nuevas formas para eliminar la cartera vencida y tambin
implementar sistema de control para una cartera sana.
FUNCIONES ESPECFICAS
Implementa nuevas formas para eliminar la cartera vencida.

 Implementa sistema de control para una cartera sana.

Supervisa la recuperacin a tiempo de las cuentas por cobrar, recuperacin de
cuentas incobrables va judicial y extra judicial.
Elabora anlisis de solicitudes de crdito y anlisis de riesgo crediticio.
Dictamina las lneas de crdito.
Supervisa el proceso de cobranza y la recuperacin de cobranza difcil.
REQUISITOS

Licenciatura en Contadura Pblica y/o Administracin de Empresas.

Tener slidos conocimientos en tcnicas de Cobranza y cobranza Legal.
Experiencia Mnima de 4 aos en Supervisin de cobranzas.
Capacidad analtica y de negociacin.
Manejo de paquetes en ambiente Windows.

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado a:

Gestor de Cobro
Responsable de Cartera y Cobro

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Realizar las cobranzas a clientes
FUNCIONES ESPECFICAS

Realiza visitas a clientes para realizar la cobranza.

Informa a los clientes sobre su situacin y sugerir que la regularice.
Llevar controles de los clientes morosos y actualizarlos cada semana.
Presentar informes semanales sobre los avances de los cobros.
Organizar lista de clientes morosos para el desarrollo de sus respectivas
funciones.

REQUSITOS
Tcnico superior en contadura o carreras afines.
Dos aos de experiencia en el rea de cobranza.

 Poseer vehculo propio.

Manejo de paquetes Windows.

FICHA DE CARGO
Nombre del Cargo:
Subordinado a:

Responsable de Cobro Judicial

Responsable de Cartera y Cobro

BREVE DESCRIPCIN DEL CARGO

Realizar el procedimiento de cobro mediante la va judicial de la cobranza difcil.
FUNCIONES ESPECFICAS
Se rige pos las polticas de cobranza de la empresa y las Leyes para realizar el
proceso de cobranza judicial.
Realiza negociaciones con clientes sobre su capacidad de pago.
Dirige el proceso judicial de cobranza.
REQUISITOS
Licenciado en Derecho.
Slidos conocimientos en el rea fiscal, mercantil y civil.
Experiencia Mnima de 4 aos en cobros Judiciales

CATALOGO DE CUENTAS
1000
2000
3000
4000
5000
6000
1000
1100
1101
1101.1
1101.2
1103
1103.1
1104
1105
1106
1107
1108
1200
1201
1202
1300
1301

ACTIVOS
PASIVOS
CAPITAL CONTABLE
COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO
INGRESOS
COSTOS Y GASTOS
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
EFECTIVO EN CAJA
Caja General
Fondo de Caja Chica
BANCOS
Banpro Cuenta Corriente

N 1001-02-022-8803-2

CLIENTES
DOCUMENTOS POR COBRAR
DEUDORES DIVERSOS
INVENTARIO DE MERCANCIAS
IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
ACTIVO NO CORRIENTE
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
EQUIPO DE ENTREGA Y REPARTO
ACTIVO DIFERIDOS
GASTOS DE ORGANIZACIN E INSTALACION

1302
1303
1400
1401
1402
1403
2000
2100
2101
2102
2103
3000
3001
4000
4101
4102
4103
4104
4105
4106

RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO

MEJORAS EN PROPIEDADES RENTADAS
OTROS ACTIVOS
PAPELERA Y TILES DE OFICINA
DEPOSITOS EN GARANTIA
PRIMAS DE SEGURO
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
PROVEEDORES
DOCUMENTOS POR PAGAR
ACREEDORES DIVERSOS
PASIVO NO CORRIENTE
DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO
CAPITAL CONTABLE
CAPITAL
UTILIDADES ACUMULADAS
PERDIDAS ACUMULADAS
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO
PERDIDA NETA DEL EJERCICIO
RESERVA POR CONTINGENCIA

5000
5100
5101
5200
5201
5202
5300
5301

CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO

DE ACTIVO CORRIENTE
ESTMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES
DE ACTIVO NO CORRIENTE
DEPRECIACION ACUMULADA DE MOB. Y EQ. DE OFICINA
DEPREC. ACUMULADA DE EQ. DE ENTR. Y REPARTO
DE ACTIVO DIFERIDO
AMORTIZACION ACUM. DE GTOS. DE ORG. E INST.

6000
6100
6200
6300

INGRESOS
VENTAS
PRODUCTOS FINANCIEROS
OTROS PRODUCTOS

7000
7100
7200
7201
7202
7203
7204

COSTOS Y GASTOS
COSTO DE VENTAS
EGRESOS
GASTOS DE ADMINISTRACION
GASTOS DE VENTAS
GASTOS FINANCIEROS
OTROS GASTOS

CUENTAS DE ACTIVO
BANCOS
Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el valor nominal del efectivo
propiedad de la entidad depositado en instituciones financieras (bancos)
2. Del importe del valor nominal del efectivo depositado en cuenta de cheques
3. Del importe del valor nominal de los intereses ganados y depositados en cuenta
de cheques. Segn avisos del abono del banco
Abono:
1. Del importe del valor nominal de los cheques expedidos a cargo de la empresa
2. Del importe del valor nominal de los intereses, comisiones, situaciones, etctera,
que el banco cobra por servicios y cargados en cuento de cheques, segn avisos
del cargo al abono
3. Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad de la entidad
depositada en instituciones financieras

CLIENTES
Cargo:

1. Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir

a sus clientes el pago por la venta de mercancas y la prestacin de servicios a
crdito.
2. Del importe originalmente pactado con los clientes por la venta de mercancas y
la prestacin de servicios a crdito.
3. Del importe de los intereses normales y moratorios.
Abono:
1. Del importe de los pagos parciales o totales que a cuento o en liquidacin de su
adeudo efecten los clientes.
2. Del importe de las devoluciones de mercancas
3. Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre venta concedidas a los
clientes.
4. Del importe de los descuentos sobre venta concedidos a los clientes.
5. Del importe de las cuentas que se consideran totalmente incobrables.
6. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el importe de ventas de mercancas y la prestacin de
servicios a crdito, por las cuates se tiene el derecho de exigir el pago, es decir,
representa un beneficio a futuro fundadamente esperado.

ESTIMACIN PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO DE CLIENTES

Cargo:
1. Del importe de las disminuciones efectuadas a la estimacin como resultado de
los estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes con abono a los
resultados del ejercicio
2. Del importe de las cuentas que se consideren totalmente incobrables con abono
a la cuenta de clientes
3. Del importe de su saldo para saldarla

Abono:
1. Del importe de su saldo acreedor el cual representa la cantidad que
razonablemente se espera no paguen los clientes, es decir que es de cobro
dudoso.
2. Del importe de los aumentos que se efecten a la estimacin, como resultado de
los estudios realizados a la cuenta por cobrar de clientes, con cargo a los
resultados del ejercicio.
3. Del importe de la estimacin del ejercicio y de los aumentos que se efecten a la
estimacin.

Saldo:
Su saldo es acreedor y representa la cantidad que razonablemente no se recupera en
efectivo de tas ventas de mercancas o la prestacin de servicios a crdito.

DOCUMENTOS POR COBRAR

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad a exigir
de los suscriptores de ttulos de crdito a favor de la entidad el pago de los
mismos, derivados de la venta a crdito de conceptos distintos de las
mercancas o a la prestacin de servicios
2. Del valor nominal de los ttulos de crdito (letras de cambio, pagares) expedidos
a favor de la empresa
Abono:
1. Del importe del valor nominal de los documentos cobrados, endosados o
cancelados por la entidad.
2. Del importe del valor nominal de los documentos que se consideren totalmente
incobrables.
3. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el importe del valor nominal de los ttulos de crdito
expedidos a favor de lo entidad, derivados de las ventas de conceptos distintos a l
mercancas.
DEUDORES DIVERSOS
Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor que representa el derecho de la entidad a exigir
o los deudores el pago, derivado de la venta a crdito, de conceptos distintos a
las mercancas o la prestacin de servicios a crdito.
2. Del importe originalmente pactado con los deudores.
3. Del importe de los prstamos concedidos.
4. Del importe de otros conceptos de naturaleza anloga.

5. Del importe de los intereses normales y moratorios cargados a sus cuentas.

6. Del importe de los interese moratorios.
Abono:
1. Del importe de los pagos parciales o totales que a cuenta o liquidacin efectivo
de los deudores.
2. Del importe de las devoluciones sobre ventas a crdito sin garanta documental
de conceptos distintos a mercancas.
3. Del importe de las rebajas y bonificaciones sobre ventas a crdito sin garanta
documental.
4. Del importe de los descuentos sobre ventas a crdito sin garanta documental.
5. Del importe de las cuentas que se consideran realmente incobrables.
6. Del importe de su saldo para saldarla.
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el importe del derecho de cobro derivado de las ventas
de crdito de conceptos distintos a las mercancas y la prestacin de servicios, sin
garanta documental.

IMPUESTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor que representa el IVA pagado por anticipado al
inicio del ejercicio, el cual la empresa tiene el derecho de acreditar o recuperar
del fisco.
2. Del importe del impuesto trasladado por el proveedor o el prestador de servicios
en la adquisicin de mercancas, bienes o servicios.
Abono:
1. Del importe del impuesto trasladado que se cancelo por una devolucin, rebajo o
descuento sobre una compra de mercancas adquiridas, o por la cancelacin de
un servicio.
2. Del importe de su saldo trasladado a la cuenta de impuestos y derechos
retenidos por enterar al final de cada mes.
3. Del importe de las devoluciones solicitadas y hechas efectivas por el fisco.
4. Del importe de su saldo para saldarla, traspasada a la cuenta de impuestos y
derechos retenidos por enterar.

Saldo:
Su saldo es deudor y represento el importe del derecho que tiene la entidad de
acreditar el impuesto a su cargo pagado contra el impuesto retenido o solicitar lo
compensacin del mismo.

ANTICIPO DE IMPUESTOS
Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el derecho de la entidad para
solicitar La. devolucin o compensacin contra otros impuestos a cargo de la
entidad.
2. Del importe de los pagos provisionales del I5 efectuados a cuenta del impuesto
definitivo del ejercicio.
Abono:
1. Del importe de los saldos a favor cuya devolucin se solicita y se hizo efectiva o
la compensacin realizada contra otros impuestos
2. Del importe de su saldo, para saldarla, aplicado contra el impuesto definitivo del
ejercicio.
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el importe del derecho que tiene la entidad de solicitar
la devolucin a la Secretara de Hacienda o la compensacin contra otros impuestos a
cargo.

PAPELERA Y UTILES
Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de la papelera
y tiles de oficina que se tengan almacenados y que se vayan a consumir en el
periodo contable.
2. Del importe del precio de costo de las compras de papelera y tiles de oficina.
Abono:
1. Del importe de la parte de dicha papelera y tiles que se vayan utilizando.
2. Del importe de la parte de dicha papelera y tiles que se haya empleado,
consumido o utilizado durante el ejercicio.
3. Del importe de su saldo para saldarla.

Saldo:
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de la papelera y tiles de la oficina
propiedad de la entidad, que esto pendiente de utilizarse.

PRIMAS DE SEGUROS
Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de las primas
pagadas sobre contratos de seguros.
2. Del importe del precio de costo de las primas pagadas sobre contratos de
seguros.
Abono:
1. Del importe de lo porte que de dichas primas de seguro se hayan devengado
2. Del importe de su saldo para saldarla
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de pagos efectuados por concepto
de primas sobre contratos de seguros.

RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO

Cargo:
1. Del importe de su saldo deudor, que representa el precio de costo de los pagos
mensuales, trimestrales, semestrales, etctera, efectuados por anticipado, es
decir pendientes de devengarse; por lo cual se obtiene el derecho de usar
locales, edificios y terrenos.
2. Del importe del precio de costo de las rentas pagadas por anticipado.
Abono:
1. Del importe de la parte que de dichas rentas pagadas por anticipado se hayan
devengado.
2. Del importe de su saldo paro saldarla Saldo.
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las rentas pagadas por
anticipado pendientes de devengarse.

Instrutivo de formatos de control internos

FACTURA
Objetivos:
Formalizar las ventas al crdito o al contado realizado y soportar la constancia del
ingreso recibido cuando se trata de venta al contado y soportar los derechos al cobro a
favor de la empresa cuando son ventas al crdito.
Origen y destino
Recibe informacin:
De los aportes de produccin y remisin y de los avances de salida de bodega.
Brinda informacin.
Al informe de venta y al comprobante de diario.
Datos que debe contener:
En la parte superior se anota el nombre de la empresa, la fecha de la venta, el No. de
consecutivo, el nombre del cliente y su direccin, el No, el No. de pedido y la fecha, la
va de transportacin, si es venta al crdito el plazo o fecha de pago.
En el cuerpo de la forma que tiene columnas para detallar. Nombre o descripcin de los
artculos vendidos, cdigo de los productos o artculos, unidad de medida, cantidad,
precio unitario e importe total.
Al pie del formato aparecen:
Los totales de la factura, restarle los descuentos si existen y suma de los impuestos con
que se gravan las ventas y su importe total,
la firma y sello del funcionario que autoriza, la firma del facturado y el nombre y firma
de quien recibe el producto por cuenta del cliente.

AREA O DEPARTAMENTO DE RESPONSABILIDAD

Estas formas son entregadas a la persona responsable e la facturacion, el que sera
custodia de la mimas hasta que e agote la existencia, manteniendose un constante
control y supervision de las numeraciones de los blocks, que estan en uso.
DISTRIBUCION DE COPIAS
Se emite en original y una copia:
Original: se le entrega al cliente cuanto es venta de contado, si es al credito se le
entrega al departamento de cartera y cobro, para que controle y gestione la repercusion
de dichos derechos,
Primera copia: temporalmente la archiva el responsable de facturacion y luego se
recapitula y adjunta el informe diario de venta para pasar a contabilidad para su
contabilizacion y archivo.
RECIBO DE CAJA
Objetivo
Servir de constancia de la recepcion de ingresos en efctivo, cheque o moneda
extranjera.
Origen y destino
Recibe informacion.
De las facturas de credito o comprobantes de pago por prestamos otogados.
Brinda informacion:
Al registro de ingrso y comprobantes de diario.
DATOS QUE DEBE CONTENER:
En la parte superior se anota:
El nombre de la empresa, N consecutivo, fecha de ingreso, el nombre de la empresa,
entidad o persona de quien se recibe el importe dl recibo en letras y numeros.
En el cuerpo del recibo se detalla:
El concepto de la operacin y numero, importe del cheque o cheques, asi como lo
recibido en efectivo y su total. Al final aparece espacio para la firma y sello del cajero.
El duplicado y triplicado cuentan con una seccion adicional para la codificacion de las
operaciones arriba dtalladas, asi como los nombres y firmas de la spersonas que
revisan, aprueban y anotan en los registros.
Esta forma se le entrga al cajero en block y este sera custodia del mismo hata que se
agote.
DISTRIBUCION DE COPIAS

Original: se le entrega al interesado.

Duplicado: Archivo del cajero para elaborar el informe diario de caja.
Triplicado: en contabilidad para su registro y conyabilizacion.
COMPROBANTE DE PAGO
Objetivo:
Rrealizar los pagos de operacines propias de la empresa en su cumplimiento a la ley de
ordenamiento monetario.
ORIGEN Y DESTINO
Recibe informacion de:
la solicitud de mision de cheque y documento soport.
Brinda informacion a:
Comprobante de Diario y libro Auxiliar.
DATOS QUE DEBE CONTENER:
En la primera seccin es para el cheque donde se anotan, nombre de la empresa, N
del cheque, la fecha, nombre del banco y N de la cuenta.
En la segunda seccin el concepto del egreso.
En la tercera seccin la distribucin de las cuentas a efectuar de acuerdo al concepto
anterior, anotando el cdigo, nombre de la cuenta, valores a cargar y acreditar.
Al pie de la forma aparecen es espacios para las firma de las personas que elaboran,
revisan y autorizan el pago, as como el nombre de la persona que retira el cheque y la
fecha de retiro.
PROCEDIMIENTOS
Esta forma se elabora en le departamento de de finanzas o contabilidad.
Es una combinacin de cheques y comprobantes, es decir, el original corresponde al
cheque propiamente y el duplicado con una seccin adicional, representa el
comprobante.
DISTRIBUCION DE COPIAS
Original: se entrega al beneficiario.
Duplicado: se archiva en contabilidad junto la solicitud de emisin del cheque y los
dems documentos soportes para efectuar los registros contables.
COMPROBANTE DE CAJA CHICA
OBJETIVO
Amparar los pagos efectuados por medio de fondos de caja Chica.
ORIGEN Y DESTINO
Recibe informacin de:

La factura a cancelar.
Brindar informacin a:
Reembolso de caja Chica.
DATOS QUE DEBE CONTENER:
En la parte superior se anotan: el nombre de la empresa, la fecha nombre del
beneficiario, su direccin y el importe pagado en letras y una descripcin o concepto de
la operacin.
En la seccin se detallan por partida los nombres y cdigos de las cuentas, sub.
Cuentas y centro de costos a que deben ser cargadas cada una de estas partidas con
el importe.
Al final aparecen los espacios para los nombres y firmas de las personas de las
personas que lo elaboran, aprueba o del que recibe el pago, asi como un numero
consecutivo del comprobante.
DISTRIBUCION
Original para el contador
Copia para la cajera.
NOTA DE DEBITO O CREDITO
OBJETIVOS:
Realizar los ajustes que se derivan operaciones con proveedores y clientes, asi como
otras entidades y empresas.
ORIGEN Y DESTINO:
Brinda informacin a:
Mayores de proveedores y clientes.
DATOS QUE DEBE CONTENER:
En la parte superior se anota el nombre de la empresa que realza el cobro y la fecha
del mismo.
Le siguen espacios para anotar el nombre de la empresa, entidad o persona de quien
se recibe el cobro, as como para el importe del mismo en nmero y letra.
Contina en secciones para indicar el concepto del cobro o ingreso y para detallar el
nmero, banco e importe del cheque o cheques y para lo cobrado en efectivo y sus
totales, as como para la firma del cajero o cobrador.
El duplicado y triplicado tiene una seccin adicional para detallar las cuentas y sub.
Cuentas, as como los dems conceptos a cargar o acreditar para las operaciones del
cobro o ingreso.

Al final del duplicado y triplicado hay espacios para los nombres y firmas de las persona
que reisa anotaciones, que las aprueba y las que hacen las anotaciones en registros y
sub. Mayores.
PROCEDIMIENTOS
-Esta forma se imprime prenumerada. El jefe mximo de as actividades econmicas de
la empresa mantiene el control de los talones numerados.
-El referido jefe de las actividades econmicas entrega un taln al cajero o cobrador, el
cual ser responsable de la custodia el mismo hasta que se agote y sea devuelto para
su archivo definitivo.
-Cada cobro o ingreso que se realice en efectivo o en cheque el cajero o cobrador
autorizado, emite un ejemplar de esta forma, lo firma y entrega el original al interesado
que entrego el efectivo o cheque, para el duplicado a contabilidad para las anotaciones
procedentes y mantiene el triplicado en el taln como constancia.
FRECUENCIA
Se emite cada cobro o ingreso efectuado.
DISTRIBUCION DE LAS COPIAS:
Se emite por triplicado con la siguiente distribucin:
ORIGINAL: se entrega al interesado, o sea, a la persona que hace el pago.
DUPLICADO. Se pasa a contabilidad para al anotaciones procedentes.
TRIPLICADO: se deja en el taln y lo mantiene el cajero originalmente para que le de
otro taln.
RECIBO DE BODEGA
OBJETIVOS:
Informar a la contabilidad acerca d ela recepcion de articulos o materiales en bodega.
ORIGEN Y DESTINO
Recibe informacion de:
De la factura del proveedor y de la orden de compra.
Brinda la informacion a:
Al comprobante de diario o cheque de control de existencia del almacen y el master
Kardex.
DATOS QUE DEBE CONTENER:
En el encabezado se anota el nombre o descripcion d ela bodega receptota, de la
persona o empresa que se reciben y la fehcha de emision al reporte, la clase y tipo de
transporte, la carta de parte que ampara la transportacion, el documento del proveedor
y numero, asi como el numero de la orden de compra emitida en caso de ser una
compra al credito.

-Seguido se marca con una equis , si la recepcion se debe a una compra al credito. Al
contado, devolucioens o cualquier otro concepto.
-En el cuerpo del reporte cuenta con columnas para detallar individualment los codigos
y descripcion de los articulos recibidos, la unidad de medida, cnatidad que recibe, el
precio unitario y el importe por articulos, en la ultima columna se detallan las cuentas y
sub. Cuentas del inventario a cargarse por dicha entrada.
El final del formato aparecen los espacios para los nombres y se registra, asi como el
importe recibido.
PROCEDIMIENTO
Esta forma debe ser impresa prenumerada. Se emite en bodega o cualquier otro lugar
de la emresa con el objeto de que quede ijada la responsabilidad de quien recibe los
articulos. Se emite en duplicado.
DISTRIBUCION DE COPIAS
Original: se pasa a contabilidad, si la compra es al contado se adjunta al comprobante
de pago y si es al credio se adjunta a la orden de compra y reporte de recepcion, para
soportar el comprobante de diario.
Duplicado: pasan al Master Kardex para actulizar las tarjetas.
VALE DE SALIDA DE BODEGA
OBJETIVOS:
Informar a la contabilidad acerca de los materiales y suministros despachos de bodega
y otros lugares en que estan depositados y son destinados al consumo o gasto.
ORIGEN Y DESTINO
Recibe informacion de:
La solicitud de abastecimiento.
Brinda informacion a.
Comprobante de diario, tarjeta de control de existencia del almacen y contabilida Master
Kardex.
DATOS QUE DEBE CONTENER
-En la parte superior se anota el nombre o descripcion de la bodega que despacha, el
area de responsabilidad a que se destinan los materiales o suministros despachados y
la fecha de emision o elaboracion del vale de salida de bodega.
-En el cuerpo de la forma cuenta con columnas para detallar individualmente por cada
tipo de articulos despachados , el codigo y nombre de dichos articulos, la unidad de
medida, la cantidad, el precio unitario y el importe total de cada articulo despachado, asi
como las cuentas de mayor y centros de costos a debitar por la salida de dicha
mercancia.

El pie de la forma aparecen los espacios para los nombres y firmas de las personas
que despachan y reciben la mercaderia y las cuentas que se acreditan por la salida del
inventario.
PROCEDIMIENTO
Esta forma debe ser empresa prenumerada, se emite en la bodega del despacho de
los articulos.
DISTRIBUCION DE COPIAS
Original: se pasa a contabilidad para su registro en le resumen de salidas de bodega
para luego elaborar el comprobante de diario por las salidas del mes.
Duplicado: para actualizar las tarjetas de control de existencia del almacen y luego
pasan al Master Kardex para actualizar las tarjetas y quedan archivadas en orden
numerico consecutivo.
COMPROBENTE DE DIARIO
OBJETIVOS:
Hacer los asientos de diario por todas la soperaciones propias de la empresa.
ORIGEN Y DESTINO
Brindar la informacion a: los registro auxiliares de la contabilidad.
Recibe informacion de: los documentos primarios anteriormente sealados.
DATOS QUE DEBE CONTENER:
-

En le encabezado del comprobante cuenta con columnas para detallar los

nombres y codigos d elas cuentas a efectuar, los importes parciales y los
importes a debitar y acreditar, utilizando estas ultimas dos columnas
inclusivamente con los valores a registrar nivel de cuenta de mayor.
Al pie del coprobente aparecen los espacios para los nombres y firmas de las
personas que lo elaboran, aprueban y anotan en los registros correspondientes,
asi como para la asignacion de un numero del comprobente de acuerod al orden
establecido para el resto de operaciones.

PROCEDIMIENTO
Emite una contabilidad y se enumeran, comnzados con el numero 1, cada mes,periodo,
se elaborara en original para formarlos en legalos con todo los sopsrtes adjuntos del
mes o en periodo.
DISTRIBUCION DE COPIAS
Solo original
PLANILLA DE PAGO

OBJETIVO
Refleja el importe de salario por la empresa a los trabajadores en determinados
periodos.
ORIGEN Y DESTINO
Brindar informacin a:
La contabilidad para su clasificacion de costos de las diferentes areas. El rea de
personal para el control de las prestaciones, movimiento de personal, etc
Recibe informacin de :
La planilla de los reportes del trabajo.
DATOS QUE DEBE CONTENER:
en el encabezado se anotara el nombre de la empresa, el periodo que se esta
pagando.
en el cuerpo del planilla se deber anotar como primero el No. Del INSS que tiene
cada trabajador, el nombre y los dos apellidos, el car que ocupa , el No. De das de
trabajo, con relacin a los ingresos , esto se refiere al efectivo a que tienen derecho
como son: el salario bsico, sptimo dia, das feriados si los hay, horas extras, la
cantidad en horas y sus importes, prestaciones sociales a que tienen derechos y otros;
que se refiera a todo aquel que no aparezca reflejado,

En la columna total devengado se anotara todo el ingreso sin sus deducciones.

Posteriormente en l columna de deducciones se anotaran todas aquellas
deducciones que la empresa hace cada periodo como son:
1. IR, INSS laboral, prstamo si lo hay y (otras deducciones)
La columna de neto a pagar corresponde al total que resulta de restar el total
devengado de las deducciones, seguido de sus firmas correspondientes y el importe
que paga la empresa al INSS.
Al pie de la nomina se anotaran las firmas de las personas que elaboran y revisan la
nomina, el numero del cheque que se emiti para el pago, el banco donde se pago y el
monto a pagar.
AREAS O DEPARTAMENTOS DE RSPONSABILIDAD
Se emite en la seccin de personal y luego se pasa a caja para su respectivo pago.
DISTRIBUCION DE COPIAS

Original: rea de contabilidad, copia al departamento de Recursos Humanos y otro a

caja.
LA CAJA GENERAL
Es la cuenta que se registra todo el efectivo que ingrese o salga de la empresa. Se
carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los
mismos en banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicara el
efectivo, cheques o vales que se encuentran en caja.
Arqueo de Caja: Consiste en el anlisis de las transacciones de efectivo, durante un
lazo determinado con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra fsicamente en caja en dinero efectivo, cheque s, recibos o vales. Sirve
tambin para saber s los controles si los controles internos se estn llevando
adecuadamente.
Esta operacin es realizada por el cajero. El contador ser la persona encargada de
realizarla siendo estos programados y extraordinarios.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes. Estos
faltantes se cargarn al responsable de la caja y este deber reembolsarlos al trmino
de 24 hora. Caso contrario se aplicar las sanciones pertinentes. Los sobrantes,
cuando se conozca su origen se abonarn ala cuenta de acreedores, pero cuando se
desconozca su origen se tomarn como ingresos.
Control interno de Caja Chica
El lmite mximo para los pagos a realizarse con caja chica ser de 300
crdobas, lo que excede dicho limite, se deber pagar con cheque.
Esta cuenta solo se mover cuando se decide aumentar o disminuir el fondo, o
para su eliminacin.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la contabilidad
ni a los cobros ni a la caja principal.
La reposicin del fondo se har mendiante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se
especifique en los comprobantes pagados por la caja chica.
La persona encargada del fondo no debe cambiar cheques a terceros ya que el
manejo de estos es solo para pagos de gastos.
El faltante encontrado en caja chica deber ser reembolsado en el trmino de 24
horas, de lo contrario dern establecerse sanciones administrativas.
CUENTAS POR COBRAR
Estn constituidas por crditos a favor de la empresa, correspondientes a las ventas
prestacin de servicios y dems operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes
no garantizadas, efectos o de documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y monto

acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturados

posterioridad.
El origen de esta partida es la venta a crdito de mercancas. Se carga a la cuenta del
cliente el precio de las mercancas despachadas o de los servicios prestados, y se le
abonan los pagos recibidos. El saldo representa los adeudos que terceros tienen con la
empresa.
PROCEDIMIENTO
Los crditos que se otorguen ser en base a la capacidad de pago que tengas
los clientes y no ms de una factura por cliente.
El monto mximo del crdito ser de acuerdo a anlisis previo y debida
autorizacin del propietario.
Al momento de la venta se manejar juego de facturas con original y dos copias
entregando la primera copia al cliente, y la original remitida a la seccin de cobro para
su debido seguimiento.
CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR
Estos documentos deben ser aprobados por el propietario antes de aceptarlos o darlos
de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta de control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar peridicamente los pagos vencidos.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido con una divisin de
funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables
por:
Control de los pedidos de los clientes.
La aprobacin de los crditos
CUENTAS POR COBRAR
Estn constituidas por crditos a favor de la empresa, correspondiente a las ventas,
prestacin de servicio y dems operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes
no garantizadas, efectos o de documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y
montos acumulados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad.
El origen de esta partida es la venta a crdito de mercancas. Se carga a la cuenta del
cliente el precio de las mercancas despachadas o de los servicios prestados, y se le
abonan los pagos recibidos. El saldo representa los adeudos que terceros tienen con la
empresa.
PROCEDIMENTO

 Los crditos que se otorguen ser en base a la capacidad de pago que tengas
los clientes y no ms de una factura por cliente.
El monto mximo del crdito ser de acuerdo a anlisis previo y bebida
autorizacin del propietario.
Al momento de la venta se manejar juego de facturas con original y dos copias,
entregando la primera copia al cliente y la original remitida a la seccin de cobro para
su debido seguimiento.
CONTRO INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR Y DOCUMENTOS POR PAGAR
Separacin de las funciones de recepcin de productos o mercancas de las de
autorizacin de pagos y emisin de cheques.
Deben archivarse en expediente de pago por cada proveedor, con documentos
relativos a cada operacin: el original de la factura (que debe cancelarse, con el
sello de pagado, al efectuarse su liquidacin), el cheque pagado por la
referencia de su fecha, nmero e importe.
Las cuentas por pagar deben controlarse por auxiliares, habilitados por
suministradores y en cada uno por cada recepcin y cada pago efectuado.
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades a fin de tener
conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.