Macro de Contabilidad General

Instalacin
Para la instalacin del componente, se tendr un instalador del mismo, el cual se
encontrar en la carpeta
ftp://ftp.exactus.com/exactus/Instaladores_ERP/Version_600/Release2_SP1/ERP1/ERP
_Cliente/ y se encontrar un ejecutable llamado Macro de Contabilidad
General.msi.

Este ejecutable estar en idioma Espaol, y le guiara en el transcurso de la

instalacin, a continuacin se muestran los pasos para la instalacin, reparacin y
eliminacin de la Macro de Contabilidad General.

Gua de Instalacin
Descargar el archivo Macro de Contabilidad General.msi seguidamente dar
doble clic sobre el archivo y esperar a que la aplicacin muestre la pantalla del
proceso de aplicacin.
Introduccin del componente
Se mostrar una pantalla de bienvenida, el cual le informar que producto es el que
se est por instalar. Se debe de dar clic en Siguiente para continuar a la pantalla de
Acuerdo de Licencia con la instalacin.

Licencia
Se mostrar un acuerdo para la licencia de Exactus, se debe de Aceptar el acuerdo
de la licencia seleccionando la opcin de Acepto los Trminos del Contrato de la
Licencia. Si no se acepta el proceso de instalacin no puede continuar. Se debe de
dar clic en Siguiente para continuar a la pantalla de Informacin de Usuarios con la
instalacin.

Usuarios
Se digitara la informacin del Usuario y Organizacin del Cliente. Se debe de dar clic
en Siguiente para continuar a la pantalla de Carpeta de Instalacin con la
instalacin.

Carpeta de instalacin
Por defecto se Mostrar C:\Exactus\, la cual debe de ser cambiada por donde se
encuentra la instalacin de Exactus ERP o Softland ERP. Se debe de dar clic en
Siguiente para continuar a la pantalla de Instalacin con la instalacin.

Finalizar.
Al tener configurado la instalacin de la Macro de Contabilidad solo queda instalarla,
para ello se debe dar clic sobre el botn Instalar.

En caso de Modificar, Reparar o Desinstalar la instalacin.

Al tener instalado la macro de contabilidad General en su computador, y se desea
modificar (por el momento no hace nada), reparar, o desinstalar se debe de dar
doble clic sobre el archivo Macro de Contabilidad General.msi y esperar a
que la aplicacin muestre la pantalla del proceso de aplicacin. Se mostrar la
siguiente pantalla informando lo que se va a realizar. Para continuar se debe de dar
clic sobre el botn de Siguiente.

Modificar
Por el momento no se realiza ninguna operacin.

Reparar
En la pantalla del Mantenimiento de la Macro de Contabilidad general, se debe de
seleccionar la opcin Reparar, y dar clic sobre el botn siguiente. Y en la pantalla de
Reparacin dar clic sobre el botn de Instalar para que la aplicacin sea reparada.

Desinstalar
En la pantalla del Mantenimiento de la Macro de Contabilidad general, se debe de
seleccionar la opcin Eliminar, y dar clic sobre el botn siguiente. Y en la pantalla de
Reparacin dar clic sobre el botn de Eliminar para que la aplicacin sea eliminada.

Cambios en la macro de Contabilidad General

Office 2003
Para office 2003 se tendr en el men un campo llamado Exactus, el cual tendr los
botones de conexin, seleccin de compaas, Acerca de.. y Refrescar ser un sub
men con Refrescar Libro y Refrescar Hoja.

Office 2007
Para office 2007 se tendr un Tab en el men llamado Exactus Add-Ins, el cual
tendr los botones de conexin, seleccin de compaas, Acerca de.. y Refrescar
ser un men con Refrescar Libro y Refrescar Hoja.

Conexin
Se identifica con los siguientes dos botones, los cuales conectaran o
desconectaran la conexin actual ya sea por la hoja o por el libro Activo de Excel.

Conectarse
Se tiene un dialogo similar al de la conexin a Exactus ERP.

Dentro de este dialogo de conexin se tiene la opcin

la cual si se
tiene marcada conectar todas las hojas del libro a la conexin que estoy tratando
de abrir. Si ya se tiene conectada alguna hoja entonces esta opcin saldr
deshabilitada
.
Tambin se tendr para la conexin de compaas la siguiente lista
en el cual se podr seleccionar las compaas que se deseen. Y todas
ests ya estarn conectadas.
Desconectarse
Al oprimir el botn Desconectarse saldr la siguiente pantalla, la cual le preguntar
al usuario si desea desconectarse o no de la aplicacin, si se oprime que Si
oYes(dependiendo del idioma de Office) est se desconectar de la conexin que
tenga, ya sea por hoja o por libro.

Seleccionar Compaa
Se identifica con el siguiente botn, este solo estar habilitado cuando se
haya conectado la hoja o Libro.

Se tiene una lista en donde se tendrn todas las compaas que tenga la base
de datos, se tiene que seleccionar aunque sea alguna compaa.

Acerca de..
Se identifica con el siguiente botn, el cual estar habilitado en todo
momento.

Se muestra un dialogo similar al del ERP, pero con la diferencia que est
traer la siguiente informacin:

Versin de Microsoft Office Excel

Base de datos
Compaas
Usuario
Libro
Hoja
Versin de la Macro CG

Funciones de Excel
Las funciones de Excel tuvieron un pequeo cambio con solo realizar un Reemplazar
de las funciones anteriores a las actuales.
Cuadro de las funciones anteriores con respecto a lo actual:
Contabilidad General

Anterior

Actual

Compaas

Se elimina

Descripcin.de.Centro
Descripcin.de.Cuenta
Descripcin.de.Nit
Saldo

Descripcion_Centro_Costo
Descripcion_Cuenta_Contable
Descripcion_Nit
Saldo

Dbitos

Debitos

Crditos
Movimiento
SaldoNit

Creditos
Movimiento
Saldo_Nit

Dbitos.Nit
Crditos.Nit
Movimiento.Nit

Debitos_Nit
Creditos_Nit
Movimiento_Nit

Presupuesto Financiero

Anterior
Descripcin.de.Partida
Presupuesto
No existe

Actual
Descripcion_Partida
Presupuesto
Descripcion_Presupuesto

Para todas las funciones se agrega una pequea descripcin de cul es la

funcionalidad de cada parmetro, como se muestra en las siguientes imgenes:

Funciones Almacenadas
Para que la macro de Contabilidad General funcione correctamente, tienen que
existir las siguientes funciones por cada compaa creada, cuando se ejecute el
actualizador de estructuras del SP1 se crearan las siguientes funciones:
Contabilidad General
1) GETDESCRIPCION
2) GETMONTO
3) GETSALDO
4) GETDEBITOS
5) GETCREDITOS
6) GETMOVIMIENTOS
7) GETSALDONIT
8) GETDEBITOSNIT
9) GETCREDITOSNIT
10)
GETMOVIMIENTOSNIT

Presupuesto Financiero
1) GETDESCRIPCIONPARTIDA
2) GETPRESUPUESTO
Sino lo que se tiene que hacer es correr los siguiente modis, para ejecutarlos solo se
tiene que reemplazar $$COMPANIA$$ por la compaa a la cual se van a instalar las
funciones almacenadas.
Contabilidad General

799-01cg
799-04cg

Presupuesto Financiero

799-02pr
799-05pr

Si no se tiene instalado el mdulo de Contabilidad General o Presupuesto

Financiero, al momento de instalarse en la compaa se instalaran las funciones
almacenadas, sino se han instalado entonces revise su carpeta de instalacin en la
seccin de Setup\SQLSrv o Setup\Oracle dependiendo de su motor de base de
datos.
Descripcin breve de las funciones almacenadas
Ests funciones almacenadas tendrn la lgica para obtener el resultado requerido.

Contabilidad General
o

GETDESCRIPCION
Obtiene la descripcin del centro de costo, cuenta contable, NIT, o
presupuesto.
GETMONTO
Obtiene el monto solicitado, ya sea saldo, dbitos, crditos y/o
Movimientos
GETSALDO
Obtiene el saldo de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha, contabilidad, Moneda,
Antes del cierre, Consolidado)
GETDEBITOS
Obtiene el dbito de acuerdo a los parmetros que se le hayan pasado(
centro de costo, cuenta contable, fecha inicial, fecha Final,
contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
GETCREDITOS
Obtiene el crdito de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha inicial, fecha final,
contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
GETMOVIMIENTOS
Obtiene el movimiento de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, fecha inicial, fecha final,
contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
GETSALDONIT
Obtiene el saldo por NIT de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha, contabilidad,
Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
GETDEBITOSNIT
Obtiene el dbito por NIT de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha inicial, fecha final,
contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
GETCREDITOSNIT
Obtiene el crdito por NIT de acuerdo a los parmetros que se le hayan
pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha inicial, fecha final,
contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)
GETMOVIMIENTOSNIT
Obtiene el movimiento por NIT de acuerdo a los parmetros que se le
hayan pasado( centro de costo, cuenta contable, NIT, fecha inicial,
fecha final, contabilidad, Moneda, Antes del cierre, Consolidado)

Presupuesto Financiero
o
o

GETDESCRIPCIONPARTIDA
Obtiene la descripcin de la partida(centro de costo, cuenta contable)
GETPRESUPUESTO

Obtiene el presupuesto de acuerdo a los parmetros que se le hayan

pasado( catalogo, presupuesto, centro de costo, cuenta contable,
Fecha, Periodo, Moneda)

Nuevas funcionalidades de la Macro de Contabilidad General

Se podr conectar hasta mil conexiones dentro de un libro de Excel, esto quiere
decir que se pueden tener mil hojas de Excel y cada una puede estar conectada por
diferentes bases de datos y/o compaas.
El Dialogo de Conexin, el de Seleccin de Compaas es ms funcional para el
usuario final.
El Dialogo Acerca de.. se estandariza para esta versin.
Se crea una nueva funcin la cual obtiene la descripcin del Presupuesto.
Se tienen funciones almacenadas las cuales hacen que todo el procesamiento de las
consultas para obtener los datos sea gran parte de la base de datos, con esto se
logra que el tiempo de respuesta se reduzca a un 90% con respecto a la Macro
anterior.
Se podr filtrar por uno o varios centros de costo, cuentas contables o nits de la
siguiente forma:
Ejemplo para Centros de Costo:

Limitantes de la Macro de Contabilidad General

Al eliminar una hoja, se recomienda desconectarse de la conexin y la hoja pasarla
al final de todas las hojas antes de ser eliminada, ya que si hay alguna hoja
siguiente conectada est pierde la conexin y toma la de la hoja que se estara
eliminando.
No se pueden abrir o crear nuevos archivos de Excel en una misma instancia de
Excel. Es decir, si se quiere abrir otro documento de Excel, se debera abrir una
instancia Excel como si fuera un documento nuevo, esto porque si hay dos archivos
de Excel dentro de una misma instancia la macro se confunde y mantiene la
conexin del archivo anterior. Instancia se refiere a darle click al icono
o
, para saber cuntas instancias de
Excel se tienen activas solo se tiene que acceder al administrador de Tareas o Task
Manager, en este caso se tienen dos instancias activas.