Manual de Procedimientos Del Depto Tesoreria 2012

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE TESORERA
COLEGIO DE POSTGRADUADOS
2012
Manual de Procedimientos Tesorera
FECHA DE ELABORACIN
MES
06
AO
2009
NO. DE PGINA
INDICE
Pgina
INTRODUCCION
MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO
3
4-7
DFDT01 - INGRESO DE RECURSOS FISCALES

Objetivo y Polticas de Operacin
Descripcin Narrativa
Diagrama de Flujo
8
9-10
11
DFDT02 - APERTURA, CANCELACIN Y CAMBIO DE FIRMAS DE CUENTAS BANCARIAS

Diagrama de Flujo
12-13
14-16
17-18
DFDT03 - CONTROL DE PAGOS Y EROGACIONES

Diagrama de Flujo
19-20
21-25
26-29
DFDT04 - DISPONIBILIDAD Y CONCILIACIONES FINANCIERAS

Diagrama de Flujo
30
31-32
33
DFDT05 - REGISTRO Y MANEJO DE INGRESOS PROPIOS DE LOS CAMPUS POR CONVENIOS

Diagrama de Flujo
34
35-37
38-39
DFDT06 - PAGOS A PERSONAL

Diagrama de Flujo
40-41
42-46
47-49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TESORERIA
Manual de Procedimientos Tesorera
FECHA DE ELABORACIN
MES
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2009
NO. DE PGINA
DFDT07 - CORTE DE CAJA

Diagrama de Flujo
50
51-52
53
DFDT08 - TRASPASO DE BANCOS

Diagrama de Flujo
54
55-56
57
DFDT09 - FONDO FIJO

Diagrama de Flujo
58-59
60-62
63-64
DFDT10 - RE-INGRESOS ECONOMICOS

Diagrama de Flujo
65
66-69
70-73
DFDT11 DISPONIBILIDADES FINANCIERAS EN EL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIN

Diagrama de Flujo
DFDT12 CADENAS PRODUCTIVAS
Diagrama de Flujo
75
76
77
78
79-80
81-82
ANEXOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE ELABORACION
TESORERIA
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NO. DE PGINA
INTRODUCCION
El presente manual ha sido elaborado, con el propsito de brindar informacin clara y

sencilla de los procedimientos que actualmente se establecen en este Departamento, para
llevar un control ptimo de las actividades de ingresos y egresos, que se efectan en el
Colegio de Postgraduados.
Contiene la descripcin de las operaciones, formatos e instructivos que se requieren en
cada caso, indicando polticas que norman cada procedimiento, con el propsito de
alcanzar los objetivos establecidos para cada uno de ellos.
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I.- MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO

MBITO FEDERAL
CONSTITUCIN
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 05/02/1917; ltima reforma D.O.F.
26/09/2008.
CDIGOS FEDERALES Y LOCALES

Cdigo Fiscal de la Federacin. D.O.F. 31/12/1981; ltima reforma D.O.F. 01/07/2008.
REGLAMENTOS
Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D.O.F. 26/01/1990; ltima reforma
D.O.F.07/04/1995.
Reglamento Interior del Colegio de Postgraduados 1997 D.O.F. 25/11/2007.
Reglamento para el Pago de Servicios Acadmicos del Colegio de Postgraduados.
Reglamento de la ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico D.O.F. 20/08/2001;
ltima reforma D.O.F. 30/11/2006.
Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas. D.O.F. 20/08/200; ltima
reforma 29/11/2006; F de erratas 11/01/2007.
Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. D.O.F. 17/10/2003; ltima reforma D.O.F. 04/12/2006.
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. D.O.F- 05/09/2007; ltima
reforma D.O.F. 11/07/2008.
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. D.O.F11/06/2003; ltima reforma 11/07/2008.
Reglamento de la Ley Federal para la Administracin y Enajenacin de Bienes del Sector Pblico. D.O-F29/11/2006; ltima reforma 11/07/2008.
Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. D.O.F.17/10/2003; ltima reforma D.O.F. 04/12/2006.
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DECRETOS
Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

Decreto de Creacin del Colegio de Postgraduados D.O.F. 17/01/1979.
DISPOSICIONES
Disposiciones Generales a las que debern sujetarse las Dependencias y Entidades de la Administracin
Publica Federal para su Incorporacin al Programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera, S.N.C.,
Institucin de Banca y Desarrollo. D.O.F. 25/06/2010.
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LINEAMIENTOS
Lineamientos especficos para la aplicacin y seguimiento de las medidas de Austeridad y Disciplina del
Gasto de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 29/12/2006.
Lineamientos generales para el proceso de programacin y presupuestacin para el ejercicio fiscal

correspondiente.
Lineamientos para el seguimiento de la rentabilidad de los programas y proyectos de inversin de la

Administracin Pblica Federal. D.O.F. 18/03/2008.
Lineamientos para el registro en la cartera de programas y proyectos de inversin. D.O.F. 18/03/2008.
Lineamientos para la determinacin de los requerimientos de informacin que deber contener el

mecanismo de planeacin de programas y proyectos de inversin. D-O-F-18/03/ 2008.
Lineamientos para que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal celebren y
registren como inversin los contratos de arrendamiento financiero D.O.F. 28/11/2008.
Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la administracin pblica federal en el
envo, recepcin y trmite de las consultas, informes, resoluciones, criterios, notificaciones y cualquier otra
comunicacin que establezcan con el instituto federal de acceso a la informacin pblica D.O.F. 29/06/2007.
RESOLUCIONES
Resolucin por la que se reconoce al organismo pblico descentralizado denominado Colegio de

Postgraduados sectorizado a la Secretaria de Agricultura, Ganadera, Desarrollo Rural, Pesca y
Alimentacin, como Centro Pblico de Investigacin- D.O.F. 8/08/2001.
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ACUERDOS
Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el funcionamiento de los Comits de Control y
Auditora. D.O.F. 2/09/2005.
POLITICAS
Polticas de Ingreso y Seguimiento del SFPI del Colegio de Postgraduados
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DFDT01- INGRESO DE RECURSOS FISCALES

Objetivo del Procedimiento
Llevar a cabo el seguimiento y control del ingreso de los recursos fiscales para la correcta aplicacin de la
ministracin mensual del presupuesto autorizado conforme al calendario anualizado con base mensual.
Polticas de Operacin
El Departamento de Gestora Gubernamental del COLPOS deber notificar a la Tesorera de la

Federacin el nmero de cuenta para el depsito de las ministraciones, con un mes de anticipacin al
inicio de cada ejercicio fiscal.
Las solicitudes de ministracin de fondos se debern enviar a la Tesorera de la Federacin de 10 a 15

das antes de cada mes, de acuerdo al calendario de pagos previamente establecido, del cual el
Departamento de Gestora Gubernamental del Colegio de Postgraduados tramitara y conservar una
copia fotosttica del calendario de pagos, a fin de que pueda cumplir en tiempo con la solicitud de
ministracin de fondos.
El Departamento de Tesorera es el nico conducto por medio del cual se recibirn los ingresos por
Subsidio Federal.
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DESCRIPCION NARRATIVA
PROCEDIMIENTO: DFDT01- INGRESO DE RECURSOS FISCALES
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Recibe calendario
de pagos
correspondiente al
ejercicio fiscal.
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Recibe del Departamento de Gestora Calendario de Pagos
Gubernamental del COLPOS, el (Original)
calendario de pagos avalado por la
SAGARPA,
correspondiente
al
ejercicio
fiscal,
distribuido
por
programa, subprograma, proyecto,
captulo y partida, as como las
aplicaciones
lquidas
autorizadas
durante el ao respectivo.
Registra en el archivo electrnico de Calendario de Pagos
correspondencia el calendario de (Original)
pagos
Registra el
calendario de
pagos.
Archiva Calendario Archiva en la carpeta de Liberacin Calendario de Pagos

de pagos
de Recursos el calendario de pagos.
Recibe estado de
cuenta con
depsito mensual
Recibe estado de cuenta bancario de Estado de Cuenta

la cuenta para ingreso del recurso (Original)
fiscal, confirmando el depsito de la
ministracin, dentro del periodo
mensual autorizado.
Elabora el recibo
oficial de
ministracin.
Elabora
el
recibo
oficial
de Recibo Oficial
(Original y cuatro
ministracin en original y tres tantos.
Registra el ingreso
mensual de
ministracin
emitiendo pliza
Registra en el sistema automatizado Pliza de Ingresos

de ingresos, el ingreso mensual de (Original y copia)
ministracin emitiendo la pliza de
ingreso correspondiente.
Firma
y
sella Firma y sella pliza de ingreso y Recibo Oficial
(Original y cuatro
pliza de ingreso y recibo oficial de ministracin
copias)
recibo oficial
Pliza de Ingresos
copias)
(Original y copia)
Elabora
Se elabora un concentrado de los
Concentrado de
concentrado
de ingresos del da, el cual es firmado Ingresos
ingresos del da.
para entregar al Departamento de
Contabilidad y Control Presupuestal.
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RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
9 Turna pliza de
ingreso y recibo
oficial de
ministracin.
Descripcin
Turna concentrado de ingresos
acompaado de la pliza de ingresos
y copia del recibo oficial de
ministracin
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Concentrado de
Ingresos.
Recibo Oficial
(Copia)
10
Recaba sello y Recaba sello y firmado de recibido Concentrado de

Ingresos
firma de recibido
por el Departamento de Contabilidad
y Control Presupuestal.
11
Archiva
concentrado
ingresos.
12
Archiva
recibo
oficial original en la
carpeta
de
Liberacin
de
Recursos.
Archiva copia del concentrado de Pliza de Ingresos

de ingresos debidamente firmado y (Original y copia)
sellado
de
recibido
por
el Concentrado de
Departamento de Contabilidad y Ingresos.
(original y copia)
Control Presupuestal.
Archiva recibo oficial original en la Recibo oficial.
carpeta de Liberacin de Recursos, (original )
una copia para el minutario, copia en
para el ingreso.
Fin del Procedimiento
NO. DE PGINA
TESORERIA
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11
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO DE TESORERIA
INICIO
1
Recibe calendario
de pagos
correspondiente al
ejercicio fiscal
Registra el ingreso
mensual de
ministracin
emitiendo pliza
CALENDARIO DE
PAGOS
10
Recaba sello y
firma de recibido
por el DCyCP
Concentrado de
ingresos
PLIZA DE INGRESOS
2
11
7
Registra el
calendario de
pagos.
Firma y sella
pliza de ingreso y
recibo oficial
Archiva
concentrado de
ingresos
O
1
O
1
CALENDARIO DE
PAGOS
RECIBO OFICIAL
RECIBO OFICIO
AL
3
Recibe estado de
cuenta con
depsito mensual
Concentrado de
ingresos
PLIZA DE INGRESOS
PLIZA DE INGRESOS
8
Elabora
ESTADO DE CUENTA
Archiva Recibo
Oficial Original
Concentrado de
ingresos
Recibe estado de
cuenta con
depsito mensual
RECIBO OFICIAL
9
Turna pliza de
ingreso y recibo
oficial de
Ministracin
CALENDARIO DE
PAGOS
5
Elabora el recibo
oficial de
ministracin
12
concentrado de
ingresos del da
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
1
Concentrado de
ingresos
RECIBO OFICIAL
O
PLIZA DE INGRESOS
2
3
RECIBO OFICIAL
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DFDT02- APERTURA, CANCELACIN Y CAMBIO DE FIRMAS DE CUENTAS

BANCARIAS
Realizar el registro y/o trmite para la apertura, cancelacin y/o cambio de firmas de cuentas bancarias
necesarias para el manejo de los recursos Fiscales, Propios y proyectos existentes en el COLPOS, para
mantener el adecuado control y registro del padrn de cuentas bancarias del COLPOS y sus saldos
correspondientes.
El Departamento de Tesorera deber integrar un padrn de cuentas bancarias del COLPOS, en base a
lo reportado por los Campus y reas usuarias que manejen cuentas bancarias, contemplando como
mnimo los siguientes datos: Nombre de la institucin bancaria, nmero de cuenta, nmero de Clabe
interbancaria, uso de la cuenta, saldo a fin de mes, personal que firma y maneja los recursos y vigencia
de la cuenta.
Los Administradores y/o reas usuarias de cuentas, solicitaran al Departamento de Tesorera de la

Administracin Central, autorizacin para la apertura de una cuenta bancaria.
Los Administradores y/o reas usuarias de cuentas bancarias, sern responsables del uso y manejo de
los recursos.
La apertura de cuentas bancarias se llevara a cabo con previa autorizacin del Departamento de
Tesorera de la Sede.
En los primeros 5 das hbiles de cada mes, recibe el Departamento de Tesorera de los
Administradores y/o Usuarios de cuentas la informacin completa de sus cuentas bancarias, para tener
actualizado el padrn de cuentas bancarias del COLPOS.
El Departamento de Tesorera es el responsable del resguardo de chequeras de la Administracin

Central del COLPOS correspondientes a recursos fiscales, recursos propios y cuentas eje de proyectos.
Los cheques debern ser firmados mancomunadamente por dos de los siguientes funcionarios, Director
General, Secretario Acadmico, Secretario Administrativo y/o Director de Finanzas.
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Cuando se cancele una cuenta que corresponda a recursos fiscales y se tengan saldos a favor, se
llevar a cabo el entero de los recursos no utilizados conforme a la normatividad, debindose autorizar
por la Secretara Administrativa y/o la Direccin de Finanzas.
La cancelacin de cuentas deber hacerse mediante el formato que proporcione la institucin bancaria
y/o mediante oficio en caso de no contarse con dicho formato, devolviendo los cheques sobrantes y
elaborando la justificacin de cancelacin.
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PROCEDIMIENTO: DFDT02- APERTURA,CANCELACIN Y CAMBIO DE FIRMAS DE CUENTAS BANCARIAS
RESPONSABLE
Usuarios reas
Administrativas,
Direccin de
Finanzas.
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Enva solicitud de
apertura,
cancelacin o
cambio de firmas
de cuenta
Recibe solicitud de
apertura,
cancelacin o
cambio de firmas
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Enva al Departamento de Tesorera, Oficio
solicitud de apertura, cancelacin o (Original y dos copias)
cambio de firmas de una cuenta
bancaria con todos los datos
completos para el padrn de cuentas,
con base a un proyecto existente y de
acuerdo al convenio correspondiente
(Con copia para la Secretara
Administrativa y la Direccin de
Finanzas).
Recibe
solicitud
de
apertura, Oficio
cancelacin o cambio de firmas de (Original)
una cuenta bancaria para un
determinado proyecto y convenios.
Solicitud de apertura?
SI: Contina en la Actividad num. 03
NO: Solicitud de cancelacin?
SI: Pasa a la actividad num. 11.
NO: Pasa a la actividad nm. 17.
Realiza oficio y enva la solicitud por Oficio
escrito para la apertura de cuenta, al (Original)
banco indicado por el solicitante de la
cuenta.
Realiza y enva la
solicitud al banco
indicado por
el
solicitante
Recibe del banco Recibe del banco contrato revisado y Contrato

(Original)
tarjeta de firmas y tarjeta de firmas para su llenado.
Tarjeta de Firmas
contrato.
(original)
Recaba firma de
los responsables y
de los funcionarios
con base al
convenio
Recaba en la tarjeta y el contrato la

firma de los responsables del manejo
de los recursos de la cuenta y de los
funcionarios responsables con base al
convenio de que se trate.
Contrato
(Original)
Tarjeta de Firmas
(original)
Enva al banco
tarjeta de firmas y
el contrato
Enva al banco la tarjeta de firmas

autorizadas y el contrato y/o convenio
firmado por todos los que intervienen
en el mismo para digitalizar las firmas.
Tarjeta de Firmas
(original)
Contrato
(Original y copia)
TESORERIA
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RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
7 Recibe la CLABE
Interbancaria.
Descripcin
Recibe la clabe interbancaria de 18
dgitos (CLABE), junto con el contrato
y/o convenio y tarjeta de firmas.
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Contrato
(Original)
Tarjeta de Firmas
(original)
Notifica los datos

de la cuenta y
copia del contrato
Enva oficio donde notifica a los

responsables del manejo de la cuenta
los datos completos de la cuenta y
copia del contrato.
Oficio
(Original)
Contrato
(Copia)
Registra la
informacin de la
cuenta en el
padrn
Registra
la
informacin
correspondiente de la cuenta en el
padrn de cuentas bancarias del
COLPOS, anexando las copias del
contrato y/o convenio y la tarjeta de
firmas.
Pasa a Fin del Procedimiento
Tarjeta de Firmas
(original)
Contrato
(Original)
10
Elabora solicitud
y/o justificacin
para cancelacin
de la cuenta
Elabora
oficio solicitando a la
Institucin Bancaria y/o justificacin
para la cancelacin de la cuenta.
Oficio
(Original y copia)
Cheques sobrantes
(Original)
11
Enva
oficio Enva oficio solicitando a la Institucin
solicitando
la Bancaria la cancelacin de la cuenta.
cancelacin a la
Institucin
Bancaria.
Oficio
(Original y copia)
Cheques sobrantes
(Original)
12
Recaba firma y Recaba firma y sello de recibido por la Oficio

(copia)
sello de recibido
Institucin Bancaria.
13
Archiva
acuse Archiva acuse debidamente firmado y Oficio.
debidamente
sellado.
(copia)
firmado.
14
Registra
la Registra
la
informacin
informacin
de correspondiente a la cancelacin de
cancelacin en el la cuenta en el padrn de cuentas
padrn
bancarias del COLPOS, anexando la
copia de la solicitud y/o justificacin
de la cancelacin.
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RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Nm
Nombre
Descripcin
15 Elabora solicitud Elabora oficio solicitando el cambio de
de cambio
de firmas.
firmas.
16
Enva a la
Institucin
Bancaria solicitud
Enva a la Institucin Bancaria

correspondiente, la solicitud de
cambio de firmas.
17
Recibe tarjeta de
firmas
Recibe tarjeta de firmas.
18
Recaba las nuevas Recaba las nuevas firmas autorizadas

firmas.
en la tarjeta.
Oficio.
(original, copia)
Oficio.
(original, copia)
19
Elabora y enva
oficio y tarjeta a la
Institucin
Bancaria.
Elabora y enva oficio junto con la

tarjeta de firmas a la Institucin
Bancaria, para que realice la
digitalizacin y cambio de las mismas Tarjeta de firmas
20
Registra la
informacin en el
padrn de cuentas
bancarias.
Registra
la
informacin
correspondiente al cambio de firmas
de la cuenta en el padrn de cuentas
bancarias del COLPOS, anexando la
nueva tarjeta de firmas enviada por la
institucin bancaria.
Tarjeta de firmas
Oficio
(original, copia)
Tarjeta de firmas
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DIAGRAMA DE FLUJO
TESORERIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
TESORERIA
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DFDT03- CONTROL DE PAGOS Y EROGACIONES

Controlar los pagos y erogaciones que se realizan en el COLPOS mediante la adecuada generacin de
cheques o transferencias bancarias para los pagos relativos a la nmina, proveedores, proyectos especiales
y reposicin de fondos fijos, a fin de agilizar el ejercicio del gasto fiscal, recursos propios y/o de proyectos
especiales.
Toda elaboracin de cheque deber ser autorizada por el Jefe de Departamento de Tesorera.
La pliza de cheque deber tener firma de la persona que la elabora y del Jefe del Departamento de
Tesorera
Todos los cheques emitidos debern ser nominativos y firmados por lo menos con dos de los siguientes
funcionarios: Secretario Administrativo, Secretario Acadmico, Director de Finanzas o Director General.
Los trmites de pago por la adquisicin de bienes, debern ser realizados ante la Tesorera por los
proveedores, en tanto que para el pago de servicios recibidos, se aceptarn trmites por parte del
personal del COLPOS, encargado de validar y vigilar la realizacin de los mismos.
Toda pliza de cheque deber tener documentacin de soporte para su elaboracin.
Las facturas debern estar a nombre del COLPOS, cumplir con todos los requisitos fiscales y se
recibirn los lunes y martes de 9:30 a 13:00 hrs. para su revisin.
Los pagos de anticipos a proveedores no debern exceder del 50% del importe total de la compra.
En el caso de transferencias bancarias, estas debern realizarse antes de las 14:00 hrs. obteniendo el
acuse de envo de confirmacin, mismo que se reflejar en el estado de cuenta correspondiente.
La entrega de cheques a beneficiarios es de 9:30 a 13:00 en viernes, con excepcin de cheques para
pago de pensin alimenticia y prestaciones inherentes al contrato colectivo de trabajo.
La entrega de cheques se efectuar previa identificacin del beneficiario, proveedor o contratista.
TESORERIA
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Aquellas personas que tengan carta poder debern presentar identificacin la cual se anexara en la
pliza de cheque respectiva.
Los beneficiarios, proveedores o contratistas debern firmar de recibido el cheque, en la pliza de

cheque respectiva para el cobro y en el caso de personas morales, alguno de los siguientes requisitos:
copia de acta constitutiva o carta poder emitido por la empresa junto con la credencial del IFE de quien
recibe.
El plazo mximo para cobrar un cheque en el Departamento de Tesorera, ser de 30 das hbiles, y
para hacerlo efectivo en el banco ser de 90 das naturales, de lo contrario se proceder a su
cancelacin, basndose en el artculo 181 de la Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito.
Cuando el proveedor no se presente a cobrar su cheque en el plazo establecido, podr solicitar al

Departamento de Tesorera la reexpedicin del mismo, siempre y cuando lo haga por escrito en hoja
membretada, explicando las causas y motivos.
Al cancelar un cheque se deber estampar un sello de cancelado y anexarlo a su pliza cheque.
Se deber enviar reporte de cheques cancelados, cheques efectivamente cobrados por el beneficiario y
cheques en trnsito, al Departamento de Contabilidad en el cierre de cada mes, en tanto que la
cancelacin en transferencias bancarias se registra en forma inmediata.
Los cheques cancelados por vencimiento de fecha de cobro se enviarn al Departamento de

Contabilidad mediante oficio.
Instancias superiores al Departamento de Tesorera podrn solicitar la cancelacin de cheque o

transferencia bancaria mediante oficio y deber de ser de manera inmediata.
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PROCEDIMIENTO: DFDT03- CONTROL DE PAGOS Y EROGACIONES
RESPONSABLE
Corporativo,
Campus,
Administrador,
Subdirector de
Consultora y
Servicios o
Proveedor
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Enva o entrega
documentos
necesarios para el
pago de diversos
conceptos
Recibe
documentos para
elaboracin de
cheque o
transferencia
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Enva o entrega al Departamento de Documentacin soporte
Tesorera a travs de la Secretara
Administrativa, Direccin de finanzas,
Departamento de Adquisiciones o del
Departamento de Contratos, con el
Vo.Bo.
Del
Departamento
de
Contabilidad y Control Presupuestal
los documentos necesarios para la
elaboracin de cheque o solicitud de
transferencia bancaria para el pago
de diversos conceptos y Consultora y
Servicios.
Recibe solicitud de expedicin de Documentacin soporte
cheque, oficio de instruccin y
documentos necesarios para la
elaboracin de cheque o solicitud de
transferencia bancaria.
Solicitud de Relaciones Laborales?
SI: Contina en la Actividad nm. 03
NO:
Solicitud
de
pagos
a
proveedores?
SI: Pasa a la actividad num. 08
NO: Solicitud de viticos?
NO: Solicitud de liquidacin de
viticos?
NO: Consultora y Servicios actividad
nm. 14.
Verifica importe,
Verifica los importes, cuenta
concepto de pago. beneficiario, concepto del pago.
Elabora cheque
y/o transferencia
bancaria.
Elabora cheque
bancaria
y/o
del Solicitud de pago.
transferencia
TESORERIA
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
5 Elabora pliza de
cheque y de
transferencia
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Elabora pliza de Cheque y/o pliza Pliza Cheque
(Original y copia)
de Diario de transferencia.
Entrega cheque o
comprobante de
transferencia a la
DJ
Entrega cheque o comprobante de

transferencia a la Direccin Jurdica si
existe un juicio laboral o al
beneficiario.
Recaba firma de
recibido.
Cheque
Recaba firma de recibido del abogado Pliza
(Original y copia)
correspondiente y/o del beneficiario.
Pasa a la Actividad nm. 17

Departamento
de Tesorera
Revisa que el
pedido y/o
solicitud cuente
con sello
Revisa que la factura cuente con sello Documentacin

de del almacn, pedido, que cumpla (factura)
con los requisitos fiscales.
Documentacin correcta?
NO: Contina en la actividad nm. 9
9
Regresa
documentacin al
proveedor
Regresa documentacin al proveedor Documentacin

indicando los motivos de rechazo
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
10
Revisa la solicitud
de viticos.
11
Elabora la
transferencia
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin

Revisa que la solicitud de viticos Solicitud de viticos
venga debidamente autorizada por el
Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal, beneficiario,
importe y nmero de cuenta a
depositar.
Elabora la transferencia bancaria.
12
13
Revisa la
Liquidacin de
Viticos.
Elabora
transferencia
bancaria.
Revisa que la Liquidacin de viticos Documentacin

venga debidamente autorizada por el
Control Presupuestal, beneficiario,
importe y nmero de cuenta a
depositar
Elabora transferencia bancaria.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
24
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
14 Revisa los
documentos
entregados y
validados de
proyectos
especiales
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Revisa los documentos entregados y Documentacin
validados por el Departamento de
Consultora y Servicios para el trmite
de pago de proyectos especiales.
Elabora transferencia y/o cheque con

base a los documentos aprobados por
el Departamento de Consultora y
Servicios.
Cheque
(Original)
Pliza Cheque
(Original y copia)
15
Elabora cheque
y/o transferencia
16
Entrega Cheque al Entrega Cheque al beneficiario Cheque

beneficiario
recabando firma en la Pliza de (Original)
Pliza Cheque
recabando firma
cheque.
(Original y copia)
17
Elabora
concentrado de los
pagos por
transferencias
18
Fotocopia soporte. Fotocopia

el
soporte
de
las (original)
transferencias y/o plizas de cheques. Reporte diario de
Elabora concentrado de los pagos Reporte diario de

por transferencias
y/o
cheques Transferencias.
realizados del da con base a las
cuentas afectadas.
Documentacin
Transferencias.
19
Enva el
consecutivo de
transferencias
Enva
al
Departamento
de
Contabilidad y Control Presupuestal y
al Departamento de Consultora y
Servicios las plizas elaboradas
segn
el
consecutivo
de
transferencias con base al nmero de
referencia de la transferencia con la
documentacin original de soporte.
20
Elabora y enva
concentracin de
los pagos con
cheques
Enva
al
Departamento
de Reporte de
Contabilidad y Control Presupuestal y transferencias
Reporte de cheques.
al Departamento de Consultora y
Servicios
a
fin
de
mes
la
concentracin de los pagos con
cheques y/o transferencia bancaria.
Reporte Diario de
Transferencias.
Pliza Cheque
(Original y copia)
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
25
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
Descripcin
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
21
Recaba firma y
sello de recibido
Recaba firma y sello de recibido

debidamente
firmado
por
el Reporte de
Departamento de Contabilidad y transferencias
Reporte de cheques.
Control Presupuestal y/o Consultora
y Servicios.
22
Archiva acuse
Archiva acuse debidamente firmado y

Reporte de
sellado.
transferencias
Reporte de cheques.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
26
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DFDT03- CONTROL DE PAGOS Y EROGACIONES
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
27
DIAGRAMA DE FLUJO
NO. DE PGINA
TESORERIA
MES
AO
06
2009
28
DIAGRAMA DE FLUJO
NO
Solicitud de
viticos?
NO
Solicitud de
liquidacin de
viticos?
E
SI
F
SI
10
Revisa que venga
debidamente
autorizada por el
DCyCP
SOLICITUD DE
VIATICOS
12
Revisa que venga

debidamente
autorizada por el
DCyCP
SOLICITUD DE
VIATICOS
11
Elabora la
transferencia
bancaria
13
Elabora la
transferencia
bancaria
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
29
DIAGRAMA DE FLUJO
F
14
18
R evisa los doc .

entregados y
validados de
O
P royectos especiales
F otocopia soporte .
O
DO C U M E NT A CI N
O
DO CU M ENT A CI N
15
E labora cheque
con base a los
docum entos
aprobados
REPO R T E DIA R IO
P LIZ A
19
O
O
CH EQ U E
P LIZ A
R E PO RT E DIA RIO
PO LIZ A
16
E ntrega C heque al
beneficiario
recabando firm a
E nva consecutivo
de transferencias
O
O
1
CH EQ U E
P LIZ A
20
E labora y enva
concentrado de
los pagos con
cheque y/o
transferencia
R E PO RT E DE
T RASF E R ENCIA
P O LIZ A DE CHEQ U E
21
17
E labora la
concentracin de
los pagos por
transferencias
REPO R T E DIA R IO
RE PO RT E D IARIO
R ecaba firm a y
sello de recibido
REPORT E DE
T RASF ERENC IA
22
A rchiva acuse
REPO RT E DE
T RASF ERENC IA
F IN DEL
PRO C E D IM IE NT O
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
30
DFDT04- ELABORACION Y DISPONIBILIDAD DE CONCILIACIONES FINANCIERAS

Obtener la disponibilidad de cuentas bancarias a fin de conciliar los movimientos registrados tanto en las
instituciones financieras como con el registro contable para mantener informada de manera oportuna a los
Directivos del COLPOS en materia de utilizacin y disponibilidad real de recursos.
El Departamento de Tesorera elabora mensualmente las conciliaciones bancarias de las cuentas que
maneja la Administracin Central.
Los Administradores de los Campus y usuarios de cuentas bancarias, sern responsabilidad de ellos el
elaborar sus conciliaciones bancarias.
Diariamente se deber obtener el saldo de las cuentas bancarias de la Administracin Central del
COLPOS.
El saldo de las cuentas de proyectos especiales se notificara a la Direccin Financiera y al

Departamento de Consultora y Servicios.
Las conciliaciones financieras se elaborarn tomando en cuenta el registro de los ingresos y egresos del
Departamento de Tesorera contra los reportes del libro diario de bancos.
Las conciliaciones financieras se efectuarn mensualmente y debern ser firmadas por quien las elabor
por parte del Departamento de Tesorera.
El Departamento de Tesorera autorizar los ajustes que se susciten basndose en documentos de

soporte.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
31
PROCEDIMIENTO: DFDT04- DISPONIBILIDAD Y CONCILIACIONES FINANCIERAS
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Imprime estados
de cuenta para su
conciliacin
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Imprime los estados de cuenta con Estados de Cuenta
los saldos de las cuentas de la (Original)
Administracin Central del COLPOS,
va Internet para su respectiva
conciliacin.
Informa los saldos de las cuentas Oficio
bancarias a la Direccin de Finanzas. (Original)
Informa los saldos

de las cuentas
bancarias a DF
Obtiene impresin Obtiene impresin de los documentos Reporte de ingresos

de los ingresos del correspondientes del registro de los
sistema
ingresos en el sistema de ingresos.
Utiliza el registro
del libro diario de
bancos
Cruza los cargos y Cruza los cargos y abonos del estado Reporte de ingresos
de cuenta contra la conciliacin Libro Diario Bancos
abonos
inmediata anterior y contra el libro de
bancos.
Coteja los
movimientos
realizados durante
el mes
Coteja los movimientos realizados

durante el mes para determinar los
cheques cobrados y los cheques en
trnsito, a fin de detectar la
posibilidad de algn cargo indebido
por parte de la Institucin Bancaria.
Estados de Cuenta
(Original)
Reporte de ingresos
Libro Diario Bancos
Compara el total
de movimientos
del mes
Compara el total de movimientos del

mes del auxiliar de bancos con
respecto a los de la cuenta, de tal
forma que el saldo debe ser igual.
Estados de Cuenta
(Original)
Reporte de ingresos
Libro Diario Bancos
Utiliza el registro del libro diario de Libro Diario Bancos

bancos.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
32
PROCEDIMIENTO: DFDT04- DISPONIBILIDAD Y CONCILIACIONES FINANCIERAS
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
8
Realiza la
Conciliacin
Bancaria
Archiva en
expediente de
conciliaciones
Realiza la
tomando en
acumulados
movimientos
elaborado.
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Conciliacin Bancaria Conciliacin Bancaria
cuenta los movimientos
de meses anteriores y
del mes, firma de
Archiva
en
expediente
de Conciliacin Bancaria
conciliaciones de cada una de las Minuta Conciliacin
Bancaria
cuentas respectivas.
MES
AO
06
2009
TESORERIA
NO. DE PGINA
33
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DFDT04- DISPONIBILIDAD Y CONCILIACIONES FINANCIERAS
INICIO
1
Imprime estados
de cuenta para su
conciliacin
Coteja el total de
movimientos del
mes
ESTADOS DE CUENTA
LIBRO DIARIO DE
BANCOS
O
O
O
REPORTE DE
INGRESOS
ESTADOS DE CUENTA
Informa los saldos de

las cuentas
bancarias a DF O
7
Compara el total
de movimientos
OFICIO
O
O
ESTADOS DE CUENTA
3
Obtiene impresin
de los ingresos del
sistema
LIBRO DIARIO DE
BA8NCOS
Realiza la
conciliacin
bancaria
REPORTE DE
INGRESOS
CONCILIACIN
BANCARIA
4
Utiliza el registro
del libro diario de
bancos
9
O
Archiva en
expediente de
conciliaciones
LIBRO DIARIO DE
BANCOS
CONCILIACIN
BANCARIA
5
Cruza los cargos y
abonos
LIBRO DIARIO DE
BANCOS
MINUTA CONCILIACIN BANCARIA

O
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
O
O
REPORTE DE
INGRESOS
ESTADOS DE CUENTA
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
34
DFDT05- REGISTRO Y MANEJO DE INGRESOS PROPIOS DE LOS CAMPUS Y POR

CONVENIOS
Realizar el registro de captacin de ingresos propios generados en los Campus por venta o enajenacin de
bienes y/o prestacin de servicios o por los convenios celebrados de proyectos externos del COLPOS, para
realizar la adecuada ministracin y liberacin de dichos recursos.
Los Campus estn obligados a reportar al Departamento de Tesorera el total de los recursos propios
generados y recaudados en forma mensual.
El envo de recursos, junto con su ficha de depsito correspondiente y sus respectivos soportes, se debe
realizar dentro de los primeros cinco das hbiles posteriores al fin de cada mes.
Los Campus y/o UBPPS debern de enviar a ms tardar dentro de los primeros cinco das de cada mes
todas las retenciones que hayan efectuado y que correspondan al mes inmediato anterior.
El Departamento de Tesorera deber reportar al Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal,

los ingresos generados por los Campus y la Administracin Central.
El Campus que no perciba ingresos por recursos autogenerados, debe dar a conocer al Departamento
de Tesorera en forma oficial dicha situacin.
En el caso de la venta de leche y sus derivados, la Granja Experimental deber enviar al Departamento
de Tesorera mensualmente la relacin de clientes para que paguen en ventanilla el consumo realizado.
Es responsabilidad de los Campus el ejercicio de los recursos recibidos por ingresos propios.
La solicitud de recibos de caja, proforma y oficiales deber ser por escrito, donde debern de indicar las
personas autorizadas para recibirlos.
Los usuarios o UBPPS que soliciten recibos oficiales, proforma y de caja, cuentan con 30 das hbiles
para comprobarlos, de no ser as tendrn que informar el status en que se encuentran.
El Departamento de Tesorera solicitara a los usuarios y responsables de UBPPS que hayan solicitado
recibos de oficiales, caja y proformas, la comprobacin o status en que se encuentran.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
35
PROCEDIMIENTO: DFDT05- REGISTRO Y MANEJO DE INGRESOS PROPIOS DE LOS CAMPUS Y POR CONVENIOS
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Recibe aviso de
ingresos propios
generados o por
Convenios
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Recibe aviso de ingresos propios Aviso de ingresos
generados en los Campus del
COLPOS (colegiaturas, prestacin de
servicios, venta o enajenacin de
bienes) o por Convenios celebrados
por el Colegio de Postgraduados.
Ingresos generados en los Campus?

SI: Contina en la Actividad num. 02
NO: Venta de leche y derivados?
NO: Pasa a la Actividad nm. 18
Revisa informe de
ingreso por cobros
junto con los
recibos o
proformas
Revisa informe de ingreso por el Informe de Ingresos

cobro de colegiaturas, venta o Ficha de Deposito.
enajenacin de bienes y/o prestacin
de servicios junto con los recibos o
proformas emitidas.
Coteja que el
importe haya sido
depositado en la
cuenta del
COLPOS
Coteja que el importe de colegiaturas, Recibos o proformas

prestacin de servicios, venta o Fichas de Depsito
enajenacin de bienes, haya sido
depositado en la cuenta del COLPOS
correspondiente a cada caso, con
base a los recibos o proformas
emitidos y enviados por el Campus y
a la ficha de depsito recibida.
Registra reporte
en sistema
Registra
reporte
de
captacin
mensual global por Campus en el
sistema de ingresos.
Emite pliza de
ingresos
Emite
pliza
correspondiente.
Emite recibo de
caja.
Emite
el
recibo
de
caja Recibo Oficial
correspondiente
a
los
ingresos (Original y 4 copias)
reportados
por
el
Campus
distribuyendo:
El
original
al
beneficiario, hoja rosa a contabilidad y
control presupuestal, amarilla y azul al
minutario de cortes diarios del
Departamento.
de
ingresos Pliza de Ingresos
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
36
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
7 Elabora
concentrado de
Ingresos Diarios
Elabora
Diarios
Descripcin
concentrado de
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Ingresos Concentrado de
Ingresos
(original y copia)
Fotocopia ficha de
depsito, soporte.
Fotocopia
pliza
de
ingresos, Pliza de Ingresos
concentrado de Ingresos, ficha de Informe de Ingresos
Ficha de Deposito.
depsito y soporte correspondiente
Enva registro
global de ingreso
mensual reportado
al DCyCP
Enva concentrado de
Ingresos
Diarios, pliza de ingresos, recibo de
ingresos (copia rosa), con su soporte
correspondiente al Departamento de
Contabilidad y Control Presupuestal.
10
Recaba firma y sello de recibido en la Concentrado de

Recaba firma y
sello por el DCyCP copia del concentrado de ingresos, Ingresos
( copia)
por el DCyCP.
11
Archiva acuse.
Recibo Oficial
(Copia)
Concentrado de
Ingresos
(original y copia)
Pliza de Ingresos
Informe de Ingresos
Ficha de Deposito.
Archiva acuse debidamente firmado y Concentrado de

Ingresos
sellado por el DCyCP.
( copia)

Coteja que el cliente realice el pago Relacin de clientes
en ventanilla con base a la relacin
emitida por Granja.
12
Coteja que el
cliente realice el
pago en ventanilla
13
Realiza el depsito Realiza el depsito en la cuenta de

banco de Recursos Propios
en cuenta de
Recursos Propios
14
Elabora reporte de
captacin
realizada y de
cancelados
Elabora oficio y reporte

realizada por concepto
leche y sus derivados,
relacin de cancelados
cobro.
15
Enva reporte de
captacin
realizada y
cancelados
Recaba firma y
sello de recibido
Enva oficio, reporte de captacin

realizada y de cancelados a la Granja Oficio.
Relacin de venta
del Campus para su control interno.
de captacin Relacin de venta

de venta de Relacin de
cancelados
as como la
por falta de
Relacin de
cancelados
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
37
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
16 Recaba firma y
sello de recibido
17
Archiva acuse de
recibido.
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Recaba firma y sello de recibido en el Oficio.
oficio.
Archiva en el acuse debidamente Oficio
firmado y sellado.
18
Recibe reporte de
ingresos del
porcentaje del
proyecto
Revisa el reporte por parte del

Departamento de Consultora y
Servicios, el reporte de ingresos del
porcentaje
correspondiente
al
proyecto del que se trate, junto con el
comprobante
de
transferencia
bancaria realizado a la cuenta
establecida para este concepto.
19
Emite el recibo de
caja.
Emite el recibo caja correspondiente a

Recibo de caja
los ingresos reportados por el (original y 4 copias)
Departamento de Consultora y
Servicios, distribuyndolo como sigue:
El original al beneficiario, hoja rosa a
Consultora y Servicios, amarilla y
azul al minutario de cortes diarios del
Departamento.
20
Elabora
Concentrado de
Ingresos Diarios
Elabora concentrado de ingresos.
21
Enva al
Departamento de
Consultora y
Servicios.
Enva al Departamento de Consultora

y Servicios concentrado de Ingresos
Diarios, Pliza de ingresos y copia
rosa del Recibo oficial, para su
registro y disponibilidad financiera.
22
Recaba firma y
sello de recibido.
Recaba firma y sello de recibido en el Concentrado de

Ingresos
Reporte de Ingresos Diarios.
Archiva acuse
Archiva acuse debidamente firmado y Concentrado de

sellado por el Departamento de Ingresos
( copia)
Consultora y Servicios.
23
Concentrado de
Ingresos
(original y copia)
Concentrado de
Ingresos
Recibo Oficial
(Original y 4 copias)
( copia)
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
38
DIAGRAMA DE FLUJO
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
39
DIAGRAMA DE FLUJO
Cuenta bancaria
FECHA
FECHADE
DEELABORACIN
ELABORACION
TESORERIA
MES
AO
AO
06
2009
NO.
NO.DE
DEPGINA
PGINA
40
DFDT06- PAGOS A PERSONAL

Realizar los pagos solicitados por el Departamento de Nmina y/o la Direccin de Finanzas,
correspondientes a los sueldos, conceptos derivados del contrato colectivo de trabajo, pensin alimenticia y
pago de prtesis y/o lentes al personal del COLPOS, para cumplir en tiempo y forma con el pago de la
nmina al personal del Corporativo y de cada unos de los Campus.
El Departamento de Nmina deber enviar al Departamento de Tesorera conforme al calendario de

pagos, los archivos de nmina (pagos lquidos) grabados en medio magntico.
Es responsabilidad del Departamento de Nmina que la nmina enviada para su pago este actualizada.
El Departamento de Tesorera recibe del Departamento de Nmina, para cada ejercicio fiscal, el
calendario de pagos de nmina con la siguiente informacin: Num. de
Catorcena, Num. de das a
pagar, Fecha de recepcin por Recursos Humanos, proceso de la nmina, fecha de entrega de recibos a
Tesorera.
En la elaboracin de cheques para los pagos de pensin alimenticia y de catorcena (ya sea
compensacin o convencional), es requisito indispensable contar con los siguientes documentos: Copia
de credencial de elector del beneficiario o en su caso carta poder validada por la Subdireccin de
Relaciones Laborales.
El Departamento de Tesorera no esta autorizado para modificar los archivos de nmina que recibe.
El Secretario Administrativo y/o el Director Financiero y el Jefe de Departamento de Tesorera son los
nicos autorizados para validar y aplicar los archivos de nmina para su pago a travs de Nmero de
usuario y firma electrnica (NIP).
Al efectuar el depsito de sueldos a los empleados a travs del portal bancario, se considera como
pagado aunque el empleado no haya firmado su recibo correspondiente.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
41
El Departamento de Nmina deber enviar al Departamento de Tesorera los recibos de pago de los
empleados que cobran con tarjeta de dbito, los viernes inmediatos anteriores a la fecha de pago, o 3
das antes si el da de pago es festivo.
El Departamento de Tesorera deber enviar los martes de cada semana de pago a los Departamentos
de la Administracin Central, los recibos de los empleados que cobran por medio de tarjeta de dbito.
PAGOS POR EMPRESA DE TRASLADO DE VALORES
El Departamento de Nmina deber enviar al Departamento de Tesorera con 5 das de anticipacin al

da de pago, los recibos y reporte de pagos lquidos.
El Departamento de Tesorera deber enviar los recibos al administrador del CAMPUS MONTECILLO, 3
das antes del da de pago.
El depsito va transferencia, se deber hacer 3 das antes del da de pago, directamente a la cuenta del
Campus Montecillo.
La empresa de traslado de valores ser la nica responsable del pago de sueldos al personal del
Campus Montecillo, conforme a lo siguiente:
a) El pago se realizar en el da sealado, en la caseta que para tal efecto instalar la empresa de
traslado de valores dentro del Campus Montecillo.
b) Si el empleado no cobra el da asignado para el pago, podr acudir con el administrador del Campus
en los dos das siguientes para solicitar dicho pago, posteriormente los sueldos no cobrados sern
depositados en la cuenta bancaria de recursos fiscales del COLPOS.
Posteriormente el personal podr solicitar la reexpedicin de pago por conducto del Departamento de
Nmina.
El pago de nmina para el resto de los Campus se hace a travs de depsitos directos, en el caso de
pagos en efectivo.
PAGO DE PRTESIS Y PENSIN ALIMENTICIA.
La solicitud del pago de prtesis la elaborar el Campus ante el Departamento de Recursos Humanos en
la sede y/o Direccin de Finanzas.
La Direccin de Finanzas solicitar la elaboracin de cheque al Departamento de Tesorera por medio

de oficio o Solicitud de expedicin de cheque Formato D-16 o transferencia electrnica, anexando
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
42
relacin y documentos comprobatorios, previa autorizacin del Departamento de Contabilidad y Control

Presupuestal.
El Departamento de Nmina deber solicitar mediante oficio al Departamento de Tesorera, el pago de

pensiones alimenticias a los Campus, anexando relacin.
Los Campus debern enviar a la brevedad posible los recibos de pago por concepto de
pensin
alimenticia firmados por el beneficiario.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
43
PROCEDIMIENTO: DFDT06- PAGOS A PERSONAL
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Recibe relacin y
recibos de pagos
de nmina,
pensin alimenticia
y prtesis o lentes
Descripcin
Recibe del Departamento de Nmina
mediante oficio, relacin y recibos de
pago de nmina, recibos de pagos
lquidos
de
nmina
y
medio
magntico de la nmina de Campus y
de la Sede y/o de pago de pensin
alimenticia.
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Oficio
Relacin Nmina
Recibos Nmina
Medio Magntico
Pagos de Nmina?
NO: Pagos de prtesis y/o lentes?
SI: Pasa a la Actividad nm. 16
NO: Pasa a la Actividad nm. 24
Revisa y Clasifica
por UBPP relacin
y recibos de pago
de nmina
Revisa y Clasifica por Campus el Relacin Nmina

importe del pago, recibos de pago de Recibos Nmina
nmina y recibos de pagos lquidos
de nmina por Departamentos.
Descarga medios
magnticos en el
portal bancario
para transferencia
del pago
Descarga medios magnticos en el Medio Magntico

portal bancario de la institucin
bancaria correspondiente para la
transferencia automtica del pago a
cada cuenta individual de los
trabajadores que cobran a travs de
este medio.
Valida y verifica la Valida y verifica la correcta aplicacin

correcta aplicacin de los archivos.
de los archivos
Elabora cheques
al personal que
solicita esta forma
de pago
Elabora cheques y pliza cheque Cheques

correspondientes al pago del personal Pliza Cheque
que solicita mediante esta forma de
pago.
Enva a los
CAMPUS relacin
y recibos de pago
de nmina y
lquidos
Enva a los CAMPUS, a travs de Relacin Nmina

mensajera autorizada, la relacin y Recibos Nmina
recibos de pago de nmina y recibos
de pagos lquidos de nmina
correspondientes a cada Campus.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
44
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
7 Turna relacin y
recibos de pago a
la empresa de
traslado de valores
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Turna relacin y recibos de pago de Relacin Nmina
nmina y recibos de pagos lquidos Recibos Nmina
de nmina, as como el efectivo
correspondiente al personal que
solicita mediante esta forma de pago
a la empresa de traslado de valores,
quien se encarga de en sobretar el
efectivo.
Realiza
transferencia a los
CAMPUS para los
pagos en efectivo
al personal
Realiza la transferencia bancaria a las Transferencia bancaria

cuentas de nmina en cada uno de
los CAMPUS para que realicen los
pagos en efectivo al personal que lo
solicita de esta forma.
Emite reporte de
cifras totales
aplicadas
Emite reporte de cifras totales Reporte cifras

aplicadas en 2 tantos: 1 para el (2 copias)
Departamento
y
1
para
el
10
Elabora Pliza de
Diario de
transferencias
Bancarias.
Elabora
pliza
de
diario
de Pliza de Diario de
Transferencias Bancarias, integrada Transferencia
con el reporte de cifras totales (original y copia)
aplicadas.
11
Emite reporte de
Plizas de Diario
de Transferencias
Bancarias.
Emite reporte de las Plizas de Reporte de Pliza de

Transferencia
del
Sistema
de Transferencias
Bancarias
Egresos.
12
Enva al DCyCP
reporte de cifras
totales aplicadas
Enva
al
Departamento
de
pliza de diario de transferencias
bancarias con el reporte de cifras
totales aplicadas, as como la Reporte
de plizas de transferencia.
Pliza de Diario de
Transferencia
(original y copia)
Reporte de Pliza de
Transferencias
Bancarias
(original y copia)
Reporte cifras
(1 copia)
13
Recaba firma y
sello de recibido
por del DCyCP
Recaba firma y sello de recibido en la

copia del Reporte de Pliza de Diario
de Transferencias Bancarias.
Reporte de Pliza de
Diario de
Transferencias
Bancarias.
(original y copia)
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
45
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
14 Archiva acuse de
recibido
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Archiva acuse firmado y sellado por el Reporte de Pliza de
Departamento de Contabilidad y Diario de
Transferencias
Bancarias
Solicitud de Expedicin
de Cheque
(Original)
Factura o recibo
(Copia)
15
Recibe oficio con

instruccin de
pago de prtesis
y/o lentes
Recibe oficio de la Direccin de

Finanzas o del Departamento de
Recursos Humanos con la instruccin
de pago de prtesis y/o lentes,
anexando solicitud de expedicin de
cheque (Formato D-16), copia de la
factura o recibo de honorarios y
segn sea el caso con el diagnstico
clnico, todo debidamente autorizado.
16
Realiza la
validacin de la
documentacin
recibida
Realiza
la
validacin
documentacin recibida.
17
Procede al pago a
favor del Campus,
para que realice y
valide el pago
Procede al pago correspondiente Cheque o

mediante transferencia bancaria o Transferencia Bancaria
elaboracin del cheque a favor del
Campus solicitante, para que ellos
realicen el pago una vez validada la
documentacin soporte y autorizacin
correspondiente.
18
Elabora Pliza de
Cheque y/o Pliza
de Diario de
Transferencia
Bancaria
Elabora Pliza de Cheque y/o Pliza

de Diario de Transferencia Bancaria
anexando la solicitud de expedicin
de cheque (Formato D-16), copia de
la Factura o Recibo de Honorarios y
segn sea el caso diagnstico clnico
de
la Solicitud de Expedicin
de Cheque
(Original)
Factura o recibo
(Copia)
Pliza de cheque.
(original y copia)
Pliza de Diario de
Transferencia Bancaria
(original y copia)
de Cheque
(Original)
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
46
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
19 Emite Reporte de
Pliza de Cheque
y/o Pliza de
Diario de
Transferencia
Bancaria
20
21
22
Descripcin
Emite Reporte de Pliza de Cheque
y/o Pliza de Diario de Transferencia
Bancaria en original y Copia
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Reporte de Pliza de
Cheque y/o Pliza de
Diario de Transferencia
Bancaria
(original y copia)
Enva al DCyCP
documentacin
comprobatoria.
Enva
al
Departamento
de
originales del Reporte de Plizas de
Cheques y/o Pliza de Diario de
Transferencia Bancaria, Pliza de
Cheque y/o Pliza de Transferencia
Bancaria con la documentacin que
soporta el pago (Solicitud de
expedicin de cheque, copia de la
Factura o Recibo de Honorarios y
Diagnstico Clnico)
Recaba firma y
sello de recibido.
Recaba firma y sello de recibido en la

copia del Reporte de Plizas de
Cheque y/o Pliza de Diario de
Transferencias Bancarias y copia del
soporte del pago.
Archiva
Archiva
acuse
de
recibido
Reporte de Pliza de
debidamente firmado y sellado.
Cheque y/o Pliza de
Pliza de cheque.
(original y copia)
Pliza de Diario de
Transferencia.
(original y copia)
de Cheque
(Original y copia)
Reporte de Pliza de
Cheque y/o Pliza de
Bancaria
(original y copia)
Reporte de Pliza de
Cheque y/o Pliza de
Bancaria
( copia)
Bancaria
( copia)

23
Valida relacin de
importes totales de
cada Campus por
pensin alimenticia
Valida relacin de importes totales de Oficio

cada Campus por pensin alimenticia (Original)
que vienen incluidos en el oficio de
solicitud de pago.
24
Realiza la
transferencia
bancaria para el
pago
Realiza la transferencia bancaria para Transferencia Bancaria

el pago en cada uno de los Campus
involucrados.
25
Obtiene
documentacin
comprobatoria de
Obtiene
comprobatoria
bancaria.
de
la
documentacin Comprobante de
transferencia Transferencia Bancaria
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
47
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
26 Elabora Pliza de
Diario de
Transferencia
Descripcin
Elabora Pliza
de
Diario
Transferencia Bancaria
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
de Pliza de Diario de
Transferencia Bancaria.
(original y copia
Reporte de Pliza de
27
Reporte de Pliza
de Diario de
Transferencia.
Emite Reporte de Plizas de Diario de Diario de Transferencia

Transferencias Bancarias
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
48
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DFDT06- PAGOS A PERSONAL
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
49
DIAGRAMA DE FLUJO
C
3
15
14
Archiva acuse de
recibido
Recibe oficio con

instruccin de
19
O
pago de prtesis
y/o lentes
Emite reporte de
pliza de cheque
y/o transferencia
bancaria
SECH
REPORTE DE POLIZA
POLIZA DE CHEQUE
FACTURA O RECIBO
POLIZA DE
TRANFERENCIA
16
RECIBOS NO
PAGADOS
O O
Realiza la
validacin de la
documentacin
recibida
20
O
O
Enva al DCyCP
documentacin
comprobatoria
SECH
FACTURA O RECIBO
17
Procede al pago a
favor del campus
para que se realice
y valide el pago
SECH
POLIZA DE
TRANFERENCIA
O
REPORTE
CHEQUE
TRANSFERENCIA
18
Elabora pliza de
cheque y/o pliza
de diario
transferencia
21
POLIZA
SECH
TRANSFERENCIA
Recaba firma y
sello de recibido
O
O
O
POLIZA
SECH
TRANSFERENCIA
E
3
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
50
DIAGRAMA DE FLUJO
4
23
22
Archiva acuse
debidamente
firmado y sellado
Valida relacin de
importes totales de
cada campus por
pensin alimenticia
27
Reporte de pliza
O
de diario de
transferencia
O O
POLIZA DE CHEQUE
OFICIO
POLIZA DE
TRANFERENCIA
24
Realiza la
transferencia
bancaria para el
pago
28
Enva al DCyCP
transferencia
bancaria
TRANSFERENCIA
TRANFERENCIA
REPORTE DE POLIZA
25
Obtiene
documentacin
comprobatoria de la
transferencia
29
Recaba acuse de
recibido
TRANSFERENCIA
REPORTE DE POLIZA
26
30
Elabora pliza de
diario de
transferencia
Archiva acuse
firmado y sellado
D
TRANSFERENCIA
REPORTE DE POLIZA
FIN
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
51
DFDT07- CORTE DE CAJA

Realizar el corte diario de caja y efectuar los depsitos en las cuentas bancarias del COLPOS para el
registro contable y disponibilidad inmediata de los ingresos.
El horario de la ventanilla del Departamento de Tesorera es de las 8:30 a las 13:00 horas de lunes a
viernes.
El corte de caja se efectuar diariamente.
Si existe alguna discrepancia, el responsable de caja tendr que finiquitarlo.
El corte de caja deber ser revisado y firmado por el responsable de Caja.
El depsito se efectuara diariamente en las cuentas de banco correspondientes a cada concepto.
El depsito se registrara invariablemente en el libro de bancos obteniendo el saldo diario.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
52
PROCEDIMIENTO: DFDT07- CORTE DE CAJA
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Nm
Nombre
Descripcin
1 Cierra la ventanilla Cierra la ventanilla del Departamento
a las 13:00 horas
de Tesorera a las 13:00 horas.
2
Emite reporte del

ingreso captado
Emite reporte del ingreso captado Reporte Ingresos

durante el da
Realiza la
clasificacin del
ingreso por tipo
Realiza la clasificacin del ingreso por Reporte Ingresos

tipo (recursos propios, recursos
fiscales y de proyectos)
Realiza el corte
diario de caja
Realiza el corte diario de caja.
Entrega el ingreso
clasificado al
gestor bancario
Entrega el ingreso clasificado para

cada cuenta al gestor bancario del
Departamento.
El enva al banco a Enva al banco a realizar el depsito

realiza el depsito. para cada una de las cuentas que
registran movimiento.
Compagina y
revisa los
depsitos.
Compagina y revisa que los depsitos Fichas de Depsito

se hayan realizado correctamente.
Asigna nmero a
ficha por tipo de
ingreso y registra
Asigna nmero a la ficha en cada tipo Fichas de Depsito

de ingreso y registra en los minutarios
correspondientes de proyectos y/o de
contabilidad dichos depsitos.
Registra en
sistema ingresos
recibidos,
generando pliza
Registra en el sistema de ingresos los Pliza de Ingresos

ingresos recibidos, generando la
pliza de ingresos.
10
Elabora
concentrado de
Ingresos por da.
Elabora y firma concentrado de Concentrado de

Ingresos por da.
ingresos
del
Departamento
de
Contabilidad
y/o
Consultora
y
Servicios.
11
Fotocopia
concentrado y
documentacin
que soporta
Fotocopia concentrado de ingresos, Concentrado de

pliza de ingresos, fichas de depsito Ingresos por da.
Pliza de Ingresos
y soporte.
Corte diario de caja
Fichas de depsito
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
53
PROCEDIMIENTO: DFDT07- CORTE DE CAJA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Departamento
de Tesorera
Nombre
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Concentrado de
Ingresos por da.
Pliza de Ingresos
Fichas de depsito
12
Enva al
Departamento de
CyCP original de
Ingresos
Enva
al
Departamento
de
Contabilidad y Control Presupuesta
y/o Consultora y Servicios, original
del Concentrado de Ingresos, Pliza
de ingresos, fichas de depsito y
documentacin de soporte.
13
Recaba firma y
sello de recibido.
Recaba firma y sello recibido en la Concentrado de

copia del Concentrado de Ingresos Ingresos
y/o Consultora y Servicios.
14
Archiva.
Archiva concentrado de ingresos

debidamente firmado y sellado por el
Control Presupuestal y/o Consultora
y Servicios.
Concentrado de
Ingresos por da.
Pliza de Ingresos
Fichas de depsito
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
54
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DFDT07- CORTE DE CAJA
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
55
DFDT08- TRASPASOS BANCARIOS

Realizar los traspasos bancarios solicitados o que son necesarios para el adecuado flujo de recursos y
disponibilidad de los mismos en las diversas cuentas del COLPOS.
Las nicas personas autorizadas para instruir un traspaso bancario entre cuentas propiedad del
COLPOS son: El Secretario Administrativo, el Director de Finanzas, y el Jefe del Departamento de
Tesorera;
a solicitud de los titulares de Consultora y Servicios y de Contabilidad y Control
Presupuestal, pagos aunado hacer correcciones pertinentes.
La transferencia por concepto de pago de Recursos Propios, no se efectuara si no existe un recibo de

caja del Departamento de Tesorera de la Administracin Central.
La solicitud de pagos al Departamento de Tesorera, deber acompaarse con la siguiente informacin:

Referencia al recibo oficial de recursos, nmeros de cuentas para el cargo y el abono, e importe exacto.
Cuando el traspaso sea entre cuentas de subsidio federal, se codificar pliza de cheque.
Los traspasos bancarios pueden ser realizados por medio del portal bancario correspondiente o por
solicitud expresa dirigida a la institucin bancaria respectiva.
En traspasos temporales, cuando la cuenta tenga disponibilidad se devolver el importe a la cuenta que
se afecto.
En el caso de traspasos bancarios solicitados por Consultora y Servicios y el Departamento de

Contabilidad y Control Presupuestal, stos slo podrn ser atendidos cuando la razn de dicho
movimiento obedezca a un error en la cuenta del depsito.
Los traspasos pueden ser en moneda nacional o en dlares.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
56
PROCEDIMIENTO: DFDT08- TRASPASOS BANCARIOS
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Recibe oficio
solicitud o
determina
traspaso bancario
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Recibe
oficio
por
parte
del Oficio
Departamento de Consultora y (Original)
Servicios
o
de
funcionarios
autorizados, solicitando la realizacin
de
un
traspaso
bancario
o
determinada necesidad.
Traspaso
Servicios?
de
Consultora
SI: Contina en la actividad nm. 02

NO: Pasa a la actividad nm. 05
Coteja que la
Coteja con base a la referencia al Recibo Oficial
cantidad haya sido recibo caja que emiti el Colegio para
la gestin de estos recursos, que la
ingresada
cantidad haya sido ingresada a la
cuenta de ingresos fiscales del
COLPOS.
Verifica la
disponibilidad en
las cuentas
Realiza el traspaso Realiza el traspaso de recursos de la

de recursos
cuenta de recursos fiscales a la
cuenta especfica del proyecto en
cuestin.
Verifica la disponibilidad en
cuentas que requiere afectar.
las
Pasa a la Actividad Nm.08

Verifica el importe y la cuenta Oficio
bancaria sealada para realizar el
traspaso.
Verifica el importe
y cuenta.
Realiza el traspaso Realiza el traspaso necesario entre

entre cuentas
cuentas del COLPOS
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
57
PROCEDIMIENTO: DFDT08- TRASPASOS BANCARIOS
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
7 Obtiene la pliza
bancos-bancos
para registro
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Obtiene la pliza bancos-bancos para Pliza bancos-bancos
registrar
transferencias Relacin de
Elabora relacin
de transferencias
Bancarias.
Elabora relacin de
Bancarias
Enva pliza del

traspaso para
aviso del
movimiento
Enva la pliza del traspaso del Pliza

mismo, en su caso al Departamento
de
Consultora
y Servicios
o
Control Presupuestal, para dar aviso
del movimiento realizado.
10
Recaba firma y
sello de recibido
11
Archiva acuse
firmado y sellado
Recaba acuse firmado y sellado
Transferencias
Bancarias
Pliza bancos-bancos
Relacin de
Transferencias
Bancarias
Archiva acuse debidamente firmado y Relacin de

Transferencias
sellado
Bancarias
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
58
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DFDT08- TRASPASOS BANCARIOS
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
59
DFDT09.- CONTROL DE FONDO FIJO

Controlar y reponer el fondo fijo de cada una de las UBPPs autorizadas para el manejo del mismo a fin de
mantener la disponibilidad de efectivo requerido conforme a las necesidades de gastos menores.
Cada UBPP deber solicitar autorizacin a la Direccin de Finanzas para la apertura y monto de su
fondo fijo.
El Departamento de Tesorera ser encargado de entregar el fondo fijo asignado a cada UBPP a travs
de cheque nominativo para su apertura.
El responsable del Fondo Fijo deber cancelar su fondo fijo dentro de los primeros 5 das naturales del
mes de diciembre de cada ejercicio fiscal y solicitar su reactivacin para el siguiente ao.
Ser responsabilidad del usuario designado el adecuado manejo del fondo fijo.
El responsable del fondo fijo deber informar al Departamento de Tesorera, dentro de los primeros 5
das naturales de cada mes, los movimientos del fondo fijo: tanto en efectivo como en documentos.
La solicitud de reposicin del fondo fijo por parte de la UBPP, ser mediante el Formato D-11 Solicitud
de reposicin de fondo fijo, anexando los documentos comprobatorios que cumplan con los requisitos
fiscales de Ley, asegurndose que los comprobantes de menor tamao sean engrapadas en hojas
tamao carta y el importe no sea mayor al fondo fijo autorizado.
Cuando en una reposicin se anexe algn comprobante de gasto que ampare alguna de las partidas que
surte el Departamento de Almacn del COLPOS, deber traer el sello de este Departamento. Asimismo,
en el caso de refacciones los comprobantes debern traer los sellos del Departamento de Almacn y
Control de Vehculos.
Los gastos que rebasen 5 veces el salario mnimo diario de la zona geogrfica, debern estar amparados
por
factura,
de
lo
contrario
debern
de
elaborar
requisicin
Departamento de Adquisiciones (No se deber fraccionar la compra).
de
compra
turnarla
al
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
60
No se tramitarn comprobantes de gasto, cuando no se consigne y detalle la descripcin y cantidad de

los bienes adquiridos. Adems debern de reunir los requisitos fiscales que marca el Cdigo Fiscal de la
Federacin.
Los pagos de reposicin de fondos fijos mayores de $500.00 sern por medio de cheque o transferencia
bancaria.
Personal del departamento de Tesorera realizara arqueos de fondo fijo de manera peridica y selectiva a
los responsables de los mismos, enviando a la Direccin de Finanzas el reporte informativo
correspondiente.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
61
PROCEDIMIENTO: DFDT09.-FONDO FIJO
RESPONSABLE
UBPP
Departamento
de Tesorera
Departamento
de Contabilidad
y Control
Presupuestal
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Solicita en
ventanilla la
reposicin de
fondos fijos
Descripcin
Solicita en ventanilla la reposicin de
fondos fijos mediante el Formato D-11
"Solicitud de Reposicin de Fondos
Fijos" previamente requisitado y
firmada por el responsable o titular
de
la
UBPP,
anexando
los
documentos
comprobatorios
del
gasto.
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
D-11 "Solicitud de
Reposicin de Fondos
Fijos"
Documentacin
comprobatoria de
Gasto
Recibe solicitud, le Recibe solicitud, le asigna folio y la

asigna folio y la
registra en el archivo electrnico de
registra
control
D-11 "Solicitud de
Reposicin de Fondos
Fijos"
Documentacin
comprobatoria de
Gasto
Revisa los datos

de solicitud y
documentacin
comprobatoria
Revisa los datos de la solicitud y

documentacin comprobatoria del
gasto.
D-11 "Solicitud de
Reposicin de Fondos
Fijos"
Documentacin
comprobatoria de
Gasto
Elabora
Concentrado.
Elabora
concentrado
reposiciones de fondo fijo.
Enva solicitud y
documentos
comprobatorios al
DCyCP
Enva
solicitud
y
documentos
comprobatorios
del
gasto,
al
Control
Presupuestal
para
su
autorizacin presupuestal conforme a
la
afectacin
de
las
cuentas
correspondientes.
Recaba firma y
sello de recibido
Recaba firma y sello de recibido en el Concentrado de

concentrado
de
Reposicin
de Reposicin de Fondos
Fijos.
Fondos
Fijos
por
parte
del
Recibe solicitud de Recibe solicitud por parte del

Tesorera y verifica Departamento de
Tesorera
y
su autorizacin
verifica su autorizacin presupuestal.
de
las Concentrado de
Reposicin de Fondos
Fijos.
Concentrado de
Reposicin de Fondos
Fijos
D-11 "Solicitud de
Reposicin de Fondos
Fijos"
Documentacin
comprobatoria de
Gasto
D-11 "Solicitud de
Reposicin de Fondos
Fijos"
Documentacin
comprobatoria de gasto
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
62
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
8 Registra
devolucin de
solicitud
autorizada o
rechazada
Cuenta con
autorizacin?
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Registra la devolucin de la solicitud D-11 "Solicitud de
Reposicin de Fondos
autorizada o rechazada
Fijos"
Documentacin
comprobatoria de
Gasto
Cuenta
con
presupuestal?
autorizacin
SI: Contina en la actividad nm. 09

NO: Pasa a la actividad nm. 15
Departamento
de Tesorera
Elabora el cheque
y la pliza de
cheque
Elabora el cheque o transferencia Cheque

bancaria y la pliza de cheque (Original)
Pliza de Cheque
correspondiente.
(Original)
10
Entrega cheque al
beneficiario
recabando firma
Entrega cheque al beneficiario a

nombre del responsable del fondo fijo,
recabando firma en la pliza de
cheque.
11
Emite reporte de
cheques.
Emite reporte de cheques el sistema Reporte de cheques

(original y copia)
de egresos en original y copia
12
Enva al
Departamento de
Contabilidad y
Control
Presupuestal la
Pliza Cheque
Enva
al
Departamento
de
Contabilidad y Control Presupuestal la
pliza
de
cheque
y
soporte
correspondiente, junto con el Reporte
de cheques original que emite el
sistema de Egresos.
13
Recaba firma y
sello de recibido.
Recaba firma y sello de Recibido por (Copia)

el Departamento de Contabilidad y
Control Presupuestal en la copia del
Reporte de Egresos.
14
Archiva copia del

reporte de
cheques.
Archiva copia del reporte de cheques Reporte de cheques

firmada y sellada por el Departamento (Copia)
de
Contabilidad
y
Control
Presupuestal.
Cheque
(Original)
Pliza de Cheque
(Original)
Reporte de cheques
(original y copia)
Cheque
(original)
Pliza de Cheque.
(original)
D-11 Solicitud de
Reposicin de Fondos
Fijos.
Documentacin
comprobatoria.
Reporte de cheques
Pasa al fin del procedimiento
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
63
RESPONSABLE
Departamento
de Contabilidad
y Control
Presupuestal
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
15 Rechaza la
solicitud haciendo
observaciones
16
Descripcin
Rechaza
la
solicitud
D-11
y
documentacin comprobatoria del
gasto, haciendo las observaciones
necesarias.
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
D-11 "Solicitud de
Reposicin de Fondos
Fijos"
Documentacin
comprobatoria de
Gasto
Enva solicitud
D-11 y
documentacin
comprobatoria
Enva al Departamento de Tesorera D-11 "Solicitud de

solicitud D-11 y documentacin Reposicin de Fondos
comprobatoria con las observaciones Fijos"
17
Entrega la solicitud
D-11 y
Documentacin
comprobatoria a la
UBPP
Saca copia y entrega la solicitud D-11

y Documentacin comprobatoria a la
UBPP correspondiente indicando las
observaciones necesarias
18
Recaba firma y
sello de recibido
La UBPP firma y sella de recibido en D-11 Solicitud de

la copia del D-11 Solicitud de Reposicin de Fondos
Fijos.
Reposicin de Fondos Fijos.
Documentacin
comprobatoria de
Gasto
Departamento
de Tesorera
D-11 "Solicitud de
Reposicin de Fondos
Fijos"
Documentacin
comprobatoria de
Gasto
(copia)
19
Archiva acuse
Archiva copia de acuse

sellada.
firmada y D-11 Solicitud de
Reposicin de Fondos
Fijos.
(copia)
NO. DE PGINA
TESORERIA
MES
AO
06
2009
64
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DFDT09.-FONDO FIJO
INICIO
1
1
Solicita en
ventanilla la
reposicin de
fondos fijos
O
O
D-11
DOCUMENTACIN
COMPROBATORIA DEL
GASTO
Concentrado de
reposicin de fondo
fijo
SI
9
DOCUMENTACIN
COMPROBATORIA
DEL GAST
NO
cuenta con
autorizacion?
D-11
2
Recibe solicitud, le
asigna folio y la
registra
Envo solicitud y
documentos al
DCyCP para su
autorizacin
Elabora el cheque
y la poliza
O
O
Cheque Original
Pliza de cheque
O
D-11
DOCUMENTACIN
COMPROBATORIA DEL
GASTO
3
Revisa los datos
de solicitud y
documentacin
comprobatoria
Concentrado de
reposicin de fondo
fijo
Pliza de cheque
11
Recibe solicitud
de tesorera y
Overifica su
autorizacin
O
D-11
Emite reporte de
cheques
Reporte de cheques
12
Documentacin
comprobatoria
8
Registra solicitud
autorizada o
rechazada
Cheque original
DOCUMENTACIN
COMPROBATORIA DEL
GASTO
Entrega cheque al
beneficiario
recabando firma
D-11
Elabora
concentrado de
reposicion fondo
fijo
10
Recaba firma y
sello de recibido
Envia al DCyCP
piliza cheque
O
Reporte de cheques
O
Pliza de cheques
O
O
D-11
D-11
Doc. Comprobatoria de
gasto
Doc. comprobatoria
B
2
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
65
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DFDT09.-FONDO FIJO
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
66
DFDT10- RE-INGRESO ECONOMICOS.

Realizar el registro de los remanentes generados por la Solicitud de Viticos y la comprobacin de los
mismos en la Liquidacin de Viticos, excedentes de pago y remanentes por la ministracin de recursos.
Se entender como ministracin de recursos: lneas de investigacin, y cualquier otro concepto
El importe del reingreso generado por la Liquidacin de Viticos se efectuara segn lo indicado en la
Hoja de rechazo emitida por el Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal.
No se aceptara el reingreso econmico por concepto de liquidacin de viticos, si no entrega copia de la

hoja de rechazo revisada por el Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal.
El recibo de caja llevara de soporte copia de la Solicitud de Viticos y Liquidacin de Viticos.
Si el usuario no efecta su comisin, tendr que hacer el reintegro por el total de la Solicitud de Viticos.
Los remanentes por concepto de la ministracin de recursos tendrn que informar con oficio el total de
lo no ejercido.
El encargado de gestionar el reingreso por concepto de excedentes de pago ser quien lo halla
ocasionado.
El Departamento de Tesorera se encargara de supervisar que se efectu la gestin y el reingreso.
Los reingresos que se generen por concepto ministracin de recursos debern venir anexa la ficha de
depsito correspondiente.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
67
PROCEDIMIENTO: DFDT10- RE-INGRESOS ECONOMICOS.
RESPONSABLE
Usuario
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Acude usuario
tramitar el
reingreso
econmico
Descripcin
Acude a la ventanilla para tramitar el
reingreso
econmico
por
liquidaciones de viticos y/o recibe
oficio indicando el importe del
reingreso por excedentes y otros
conceptos.
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Oficio.
(original)
Hoja de rechazo D-17
(copia)
Liquidacin de viticos
(copia)
Liquidacin de viticos?
SI: Contina en la Actividad num.2
No: Excedentes de pago?
SI: Contina en la Actividad nm. 06.
No: Pasa a la actividad nm.12.
Departamento
de Tesorera
Solicitud de viticos
(copia)
Liquidacin de Viticos
(copia)
Hoja de rechazo D-17
(copia)
Solicita copia de la Solicita copia de la Solicitud de

Viticos, Liquidacin de Viticos y
solicitud y
hoja de rechazo D-17.
liquidacin de
viticos.
Verifica el importe
de la hoja de
rechazo
Verifica el importe
y la partida Hoja de rechazo D-17
sealada en la hoja de rechazo (D-17)
Emite recibo de
caja
Emite Recibo de Caja.
Entrega al usuario
recibo de caja.
Entrega al usuario su Recibo de caja Recibo de caja.

original correspondiente por concepto (original)
del reingreso.
Recibo de caja
(original y 3 copias)
Pasa a la actividad no. 15

6
Verifica en el
Estado de Cuenta
el excedente de
pago.
Verifica en Estado de Cuenta el Estado de Cuenta.

excedente de pago, con el importe del Oficio
oficio
Fotocopia Estado
Fotocopia Estado de cuenta y el oficio Estado de Cuenta.

Oficio
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
68
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Departamento
de Tesorera
Se gestiona el
reingreso
Se efecta la gestin correspondiente

para el reingreso econmico.
Recibe ficha del

reingreso.
Recibe
ficha
correspondiente.
10
Emite Recibo de
Caja
11
Entrega al usuario
Recibo de caja
Entrega al usuario su Recibo de caja Recibo de Caja.

del reingreso.
del
depsito Ficha de Deposito.
Recibo de Caja.
(Original y 4 copias)
Pasa a la actividad no. 21.

12
Verifica el importe
en el oficio
Verifica el importe sealado en el Oficio

oficio con la ficha de depsito anexa.
13
Emite recibo de
caja
14
Entrega recibo de
caja
Entrega al usuario su Recibo de caja

Recibo de caja
del reingreso.
Recibo de caja
(Original y cuatro
copias)
Pasa a la actividad no. 22.
15
Realiza corte de
caja.
Realiza el corte diario de caja.
16
Entrega el ingreso
clasificado al
gestor bancario
Entrega el importe del reingreso al

gestor bancario del Departamento
clasificado por cuenta bancaria.
17
Enva al a realizar
el depsito
Enva al banco a realizar el depsito
Recibos de caja
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
69
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Departamento
de Tesorera
18
Imprime estado de Imprime estado de cuenta de los Estado de Cuenta

cuenta.
depsitos correspondientes.
19
Revisa Depsito
Revisa que el Depsito se haya Estado de Cuenta

realizado correctamente.
20
Archiva Estado de
Cuenta
Archiva estado de Cuenta
Estado de Cuenta.
21
Asigna folio a la
ficha
Asigna folio a la ficha de Depsito.
Ficha de Depsito
22
Registra en el
minutario folio.
Registra en el minutario de folios

depsito.
el Ficha de Depsito
23
Registra en el
sistema y genera
pliza.
Registra en el sistema de ingresos el (Original y copia)

reingreso recibido, generando la
pliza de ingresos.
24
Elabora
concentrado de
Ingresos por da.
Elabora concentrado de ingresos del

Departamento de tesorera
25
Firma concentrado Firma concentrado de ingresos.

de ingresos
26
Fotocopia
concentrado y
documentacin
que soporta
Fotocopia ficha de depsito y soporte. Fichas de depsito
27
Enva al
Departamento de
DCyCP original de
Ingresos
Enva
al
Departamento
de
y/o Consultora y Servicios, original
del Concentrado de Ingresos, Pliza
de ingresos, fichas de depsito, copia
del recibo de Caja
Pliza de ingresos.
Concentrado de
Ingresos
(original y copia)
Concentrado de
ingresos.
Pliza de Ingresos
Concentrado de
Ingresos por da.
Pliza de Ingresos
Fichas de depsito
Recibo de Caja
(copia)
Solicitud de viticos
(copia)
Liquidacin de Viticos
(copia)
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
70
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Departamento
de Tesorera
28
Recaba firma y
sello de recibido.
Recaba firma y sello recibido en la Concentrado de

copia del Concentrado de Ingresos Ingresos
y Control Presupuestal.
29
Archiva.
Archiva concentrado de ingresos

debidamente firmado y sellado por el
Control Presupuestal
Concentrado de
Ingresos por da.
Pliza de Ingresos
Fichas de depsito
Estado de cuenta
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
71
DESCRIPCION DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO DFDT10- RE-INGRESOS ECONOMICOS.
INICIO
1
1
4
Acude el usuario
efectuar el reingreso
econmico
Emite recibo de
caja
RECIBO DE CA JA
RECIBO DE CAJA
RECIBO DE CAJA
RECIBO DE CAJA
NO
Liquidacin
de viticos?
Excedentes
de pago?
NO
RECIBO DE CAJA
B
SI
SI
2
Solicita copia de la
solicitud y
liquidacin de
viticos
Entrega al usuario
recibo de caja
RECIBO DE CAJA
A
C
SOLICITUD DE
VIATICO S
LIQUIDACION DE
VIATICOSHOJA DE
RECHAZO D-17
3
Verifica el importe
de la hoja de
rechazo D-17
HOJA DE RECHAZO D17
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
72

A
2
6
V erifica e stad o d e
cue nta el
excedente de
p a go
EST ADO D E
C U E N T A O F IC IO
10
E m ite re cibo d e
caja
R E C IB O D E C A J A
F o toco pia esta do

d e cu en ta y oficio
11
EST ADO D E
C U E N T A O F IC IO
E ntreg a a l usu ario

re cibo de caja
S e ge stiona el
reing reso
9
R e cibe fich a d el
re ingreso
F IC H A D E
D E P O S IT O
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
73

TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
74

3
25
20
Firma
concentrado de
ingresos.
Archiva estado de
cuenta
26
ESTADO DE
CUENTA
Fotocopia ficha
y soporte
21
Asigna folio a la
ficha de depsito
FICHS
AOPORTE
27
Enva al DCyCP
original de
ingresos
FICHA DE
DEPOSITO
22
Registra en el
minutario de folios
el depsito.
CONSENTRADO DE
ING
PR
OE
LISZO
ASDP
EOR DIA
FICHA DE
INGRESOS
FICHA DE DEPOSITO
DE P OSITO
Registra en 2 3
sistema ingresos
recibidos
POLIZA DE
generando pliza
Recaba firma y
sello de recibido
INGRESO
POLIZA DE
INGRESO
CONSENTRADO DE
INGRESOS
24
Elabora
0
concentrado de
ingresos.
CONCENT RADO DE
INGRESOS
CONCENTRADO
8
DE INGRESOS
28
29
1
Archiva
CONSENTRADO DE
ING
RE
PO
LISZO
A SDP
EOR DIA
ING
F IR
CE
HSAODSE
DEPOSITO
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
75
DFDT11- DISPONIBILIDADES FINANCIERAS EN EL SISTEMA INTEGRAL DE

INFORMACION
Elaborar el formato 221 de disponibilidades financieras con los saldos mensuales de las cuentas bancarias a
nombre del Colegio de Postgraduados, con el fin de informarlo al Sistema Integral de Informacin (SII).
El formato 221 (Disponibilidad Financiera) deber elaborarse en los primeros 10 das de cada mes para
reportarse antes de la fecha de vencimiento dictada por el SII.
El departamento de Tesorera elabora el formato 221 del SII de la Administracin Publica Federal con los
saldos de las cuentas bancarias del COLPOS de manera mensual.
El Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal deber enviar al departamento de Tesorera los

estados financieros del mes, para la elaboracin de los formatos del SII.
El departamento de Tesorera elabora el formato 222 con los saldos que se manejan en los Estados
Financieros.
Se envan mediante oficio los formatos 221 y 222 del SII al Departamento de Contabilidad y Control
Presupuestal.
Previa confirmacin del Departamento de Contabilidad y Control Presupuestal, se captura el formato 221
en la plataforma del SII para que se valide para obtener el acuse de recibo correspondiente.
Se archiva la documentacin soporte de este procedimiento.
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
76
PROCEDIMIENTO: DFDT11- DISPONIBILIDADES FINANCIERAS EN EL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION
RESPONSABLE
Departamento
de Tesorera
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
1 Recibe
movimientos
bancarios del rea
de la banca por
internet.
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
Recibe del rea de banca por internet
Movimientos Bancarios
los movimientos bancarios del mes.
Elabora el formato 221 del SII de la

Administracin Publica Federal con los
saldos de las cuentas bancarias.
Elabora formato
221
Recibe por parte del Departamento de

Recibe Estados
Financieros del mes
los Estados Financieros del mes.
Elabora formato
222
Elabora el formato 222 con los saldos

que se manejan en el Estados
Financieros.
Mediante
oficio
se
enva
al
Departamento
de
Contabilidad
y
Enva formato 221 y
Control
Presupuestal
los
formatos
221
222 al Depto. De
y 222 para que sean validados en el
Contabilidad y
SII.
Control
Presupuestal.
Captura el formato
221 en la
plataforma del SII
Previa Confirmacin del Departamento

de
Contabilidad
y
Control
Presupuestal
se captura en la
plataforma web del SII el formato 221
de Disponibilidades Financieras.
Obtiene acuse de
recibo del SII
Despus de validar el formato 221 en

la pgina web del SII, se obtiene el
acuse de recibo.
Archiva
Documentacin
Soporte.
Archiva toda la documentacin soporte

referente
a
este
procedimiento
(movimientos
bancarios,
oficios,
formatos, acuse de recibo, etc)
Formato 221
Oficio
Formato 222
Oficio
Plataforma web SII
Acuse de recibo
FECHA
FECHADE
DEELABORACIN
ELABORACION
TESORERIA
MES
AO
AO
06
2009
NO.
NO.DE
DEPGINA
PGINA
77
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: DFDT11- DISPONIBILIDADES FINANCIERAS EN EL SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION
INICIO
1
Recibe movimientos
Gg
bancarios
A
6
Documentacin
soporte
Captura el formato a la
Gg del SII
plataforma web
2
Elabora formato
Gg
221
Validacin
Formato
221
Obtiene acuseGg
de recibo
3
Recibe Estados
Gg
Financieros
Acuse de recibo
Oficio y Documentacin
soporte
Archivo de
Ggsoporte
documentacin
Documentacin soporte
Gg 222
Elabora Formato
Formato
222
FIN DE
PROCEDIMIENTO
5
Enva formato 221 y 222
Gg
A CyCP
Oficio
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
78
DFDT12- CADENAS PRODUCTIVAS

Establecer el procedimiento al que debern sujetarse los usuarios que soliciten pagos al Departamento de
Tesorera en cuanto al programa de Cadenas Productivas de Nacional Financiera S.N.C., Institucin de
Banca de Desarrollo.
El Departamento de Tesorera ser el encargado de publicar en el programa de Cadenas Productivas,

todas las solicitudes de pago.
Todas las solicitudes de pago debern traer anexo la documentacin soporte para su publicacin
(nombre del proveedor, numero de proveedor registrado en el padrn de cadenas, referencia del numero
de contrato, tipo de contratacin, partida presupuestal, importes desglosados, descripcin de forma de
pago y datos bancarios).
Las solicitudes de pago se recibirn los das lunes y mircoles en un horario de 9:00 am a 1:00 pm.
En caso de que la documentacin soporte en la solicitud de pago venga incompleta o no cumpla con los
requisitos fiscales urgentes no proceder a su publicacin en cadenas productivas y ser devuelto al
Departamento solicitante.
Las solicitudes de pago que cumplan con todos los requisitos sern publicadas en el programa de
Cadenas productivas los das martes y jueves.
Las solicitudes de pago se realizaran a los 15 das naturales de su publicacin en el programa de

Cadenas productivas.
El departamento de Tesorera elaborara un reporte mensual de todos los documentos publicados en el

programa de cadenas productivas identificando a los beneficiarios que tomaron el factoraje.
MES
AO
06
2009
TESORERIA
NO. DE PGINA
79
PROCEDIMIENTO: DFDT12- CADENAS PRODUCTIVAS
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm
Nombre
Descripcin
Departamento de 1 Entrega las
Enva al departamento de Tesorera
adquisiciones y
solicitudes de pago las solicitudes de pago para su
contratos
para publicacin
revisin y publicacin en el programa
de cadenas productivas.
Departamento de
obra
Oficio
Departamento
de Tesorera
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Recibe oficio de
solicitud de pago
Recibe oficio de solicitud de pago

para su validacin y publicacin el
programa de cadenas productivas.
Oficio
Verifica
documentacin
soporte
Verifica la solicitud de pago en los

siguientes rubros:
Nombre del proveedor
Nombre de proveedor registrado
en el padrn de cadenas
productivas
Referencia numero de contrato
Tipo de contratacin
Partida presupuestal
Importes desglosados, vigencia y
requisitos fiscales en la factura o
recibo que ampara los bienes o
servicios
pactados
en
el
contrato.
Descripcin de la forma de pago
Verificacin de datos bancarios
en oficio y contrato
Documentacin de
soporte
Acuse de recibo
Solicitud de pago completa?

Si: continua en actividad 4
No: pasa a la actividad 10
4 Publicacin en el
programa de
cadenas
Se publican las solicitudes de pago

en el programa de cadenas de
manera individual con cada uno de
los datos contenidos en la solicitud
como son:
Identificacin del proveedor o
prestador de servicios
Fecha de emisin o publicacin
del documento
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
80
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm.
Nombre
Impresin del
soporte de
publicacin emitido
por el programa de
cadenas
productivas
Departamento
de Tesorera
Se imprime el
reporte de todas
las publicaciones
que se realizaron
en el da
Consulta de
publicaciones para
pago
Identificaron de
proveedores que
formaron factoraje
Reporte para pago
Descripcin
Fecha de vencimiento del
documento
Fecha del documento a publicar
Partida presupuestal
Monto de documento
Identificacin
del
emisor
(campus
o
administracin
central)
Procedimiento de compra
Plazo mximo de operacin
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Acuse de publicacin
Se imprime el documento que

genera el programa de cadenas
productivas al publicar la solicitud de
pago.
Se imprime el reporte de todas las

publicaciones que se hicieron en el
da.
Reporte
Reporte
Se consulta dentro de cadenas

productivas la programacin y el
vencimiento de los documentos
publicados
Una vez realizada la consulta de

programacin y vencimiento de
publicaciones se identifica a los
proveedores que tomaron factoraje
Reporte
Reporte
Se imprime el reporte para pago y se

anexan los datos bancarios de los
intermediarios financieros (factoraje)
y se enva a el encargado de
transferencias para el pago de los
documentos
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
81
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Nm.
Departamento
de Tesorera
Nombre
DOCUMENTOS
INVOLUCRADOS
Descripcin
10
Devolucin de
documentos para
pago.
Se devuelven las solicitudes de pago

a los departamentos solicitantes
cuando
estas
se
encuentran
incompletas o no cumplen con los
requisitos fiscales vigentes, indicando
la discrepancia
11
Recepcin de
documento
corregido
Cuando
sean
devueltos
los
documentos corregidos se continua el
procedimiento desde el punto cuatro
Documento soporte
Documento soporte
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
82
DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
A
5
Impresin de acuse de
publicacin emitido por el
programa deGg
cadenas
productivas
Ggde pago
Envo solicitud
Acuse de publicacin
Oficio
6
Impresin de reporte de
publicacinGgdiaria
Recibe solicitud de pago

Gg
para revisin y publicacin
Reporte
Oficio
3
Consulta de publicacin
Gg
para pago
Verificacin
Gg de
documentacin soporte
Documentacin
soporte
Reporte
8
10
B
Solicitud
de pago
completa
Devolucin de solicitudes
de pago
Reporte
Documentacin
soporte
Publicacin en el
programa deGg
cadenas
productivas
Identificacin de
proveedores que tomaron
Gg
factoraje
9
11
Recepcin de documentos
corregidos
Reporte de pago
Gg
Reporte
FIN DE
PROCEDIMIENTO
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
83
ANEXOS
ID
Dato
No. De Folio
Proveedor
Fecha
No. de Factura
No. de Pedido
No. alta almacn
Importe
Total
Forma de Pago
Descripcin
Nmero consecutivo del contra recibo,
nico e irrepetible por ao.
Anotar el nombre completo del
proveedor de acuerdo a su registro
federal de contribuyentes.
Anotar la fecha de la factura recibida
para trmite de pago.
Anotar el nmero o folio de la factura
Anotar el nmero del pedido al cual
corresponde la factura
Anotar el nmero de registro asignado
en la factura por parte del almacn
general
Anotar el importe total de la factura
incluyendo IVA
Anotar la suma total de los importes de
todas las facturas recibidas por el
mismo proveedor
Poner una X a la forma de pago elegida
por el proveedor de las dos opciones
disponibles: Transferencia o cadenas
productivas.
En caso de haber seleccionado la forma
de pago Transferencia, se deber
poner la CLABE interbancaria de 18
dgitos de la cuenta bancaria del
Proveedor.
10
CLABE Interbancaria
11
Fecha de Recepcin
Anotar la fecha de recepcin de la(s)

factura(s) en el formato DD/MM/AAAA.
12
Das de pago
Anotar el (los) nombre(s) del (los) da(s)

de pago establecidos.
13
Facturas a revisin
Anotar el (los) nombre(s) del (los) da(s)

de revisin de facturas establecido.
TESORERIA
14
Horario
15
Copias
16
Tesorera
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
84
Anotar el horario de inicio y trmino de

servicio de ventanilla de pagos.
Poner una X entre el parntesis de
acuerdo a la copia correspondiente.
Correspondiente a la firma del
responsable del Departamento de
Tesorera que recibe la(s) factura(s).
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
85
INSTITUCIN DE ENSEANZA E INVESTIGACIN EN CIENCIAS AGRCOLAS
DEPARTAMENTO DE TESORERA
2008
CONTRA-RECIBO
No. DE FOLIO:
PROVEEDOR:
FACTURAS PARA SU REVISIN

FECHA
NO. DE FACTURA
NO. DE PEDIDO
NO. ALTA ALMACEN
IMPORTE
TOTAL
FORMA DE PAGO:
(
) TRANSFERENCIA, CUENTA BANCO:
10
CLABE INTERBANCARIA 18 DGITOS
(
) CADENAS PRODUCTIVAS
FECHA DE RECEPCIN:
11
DIAS DE PAGO:
12
FACTURAS A REVISIN:
13
HORARIO:
14
*ORIGINAL
*COPIA AZUL
*COPIA ROSA
*COPIA VERDE
USUARIO
( )
TESORERA
( )
CONTABILIDAD
( )
ADQUISICIONES
( )
15
16
TESORERA
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
86
POLIZA DE INGRESOS
ID
Dato.
Pliza
10
Firma de conformidad
11
CTA
12
SUB CTA
13
SUB SUB CTA
14
UBPP
15
PROG
16
SPROG
17
PROY
Descripcin.
Anotar el nombre completo del beneficiario
del cheque
Anotar la fecha de expedicin del cheque en
formato: Nombre del Mes, DD, AAAA
Anotar el importe del cheque en nmero, con
signo de $ y con dos decimales.
Anotar el importe del cheque en letra.
Anotar el nombre de la institucin bancaria
donde se tiene la cuenta de cheques
Anotar el nmero de cuenta de la cuenta de
cheques
Anotar el nmero de cheque
Descripcin del motivo de la emisin del
cheque
Anotar el nmero consecutivo del
documento de pliza de cheque
Recabar nombre y firma de conformidad del
beneficiario del cheque
Anotar el nmero de cuenta con base al
catlogo de cuentas autorizado
Anotar el nmero de subcuenta que se va a
afectar en base al catalogo de cuentas
autorizado
Anotar el nmero de la sub-subcuenta que
se va a afectar en base al catlogo de
cuentas autorizado
Anotar la clave de la U.B.P.P a la que
corresponder el egreso
Anotar la clave del programa
correspondiente a la U.B.P.P
Anotar la clave del subprograma
Anotar la clave del proyecto correspondiente
a la U.B.P.P
18
Partida
Anotar en su caso la clave de la partida a la

que corresponder el ingreso.
19
DOCTO REF
20
CVE
21
Debe
1
2
3
4
5
6
Cuenta
Cheque
Anotar el nmero de folio del documento que

origino la elaboracin de la pliza
Anotar la clave del documento de acuerdo al
catalogo establecido
Anotar el importe del cargo realizado a la
cuenta , que se afecta
TESORERIA
22
Haber
23
Elabor
24
Revis
25
Autoriz
26
Registr
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
87
Anotar el importe del abono realizado a la

cuenta, que se afecta
Anotar nombre y firma del empleado que
codifico la pliza
Anotar nombre y firma del responsable del
Departamento de Tesorera que revisa la
correcta codificacin de la pliza
Anotar nombre y firma del responsable de
autorizar la pliza.
registro la operacin en el sistema
correspondiente
MES
AO
06
2009
TESORERIA
NO. DE PGINA
88
POLIZA DE INGRESOS
CLAVE DEL
CLAVE DE LA
FORMATO
OPERACIN
SUB-
SUB-SUB
CUENTA
CUENTA
CUENTA
No.
PARCIAL
DEBE
HABER
14
15
16
POLIZA DE INGRESOS
D-14
DIA MES AO
IN S T IT UC IO N D E E N S E A NZ A E IN V E S T IG A C IO N E N C IE N C IA S AG R IC O L A S
PROGRA
SUB-
DOCUMENTO
U.B.P.P.
MA
PROGRAMA
PROYECTO
PARTIDA
DE REFERENCIA
CLAVE
10
11
12
13
S UM AS
IGUALES
17
C O NC E P T O :
18
E L AB O R O
19
R E V IS O
20
AUT O R IZ O
R E G IS T R O
21
22
TESORERIA
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
89
POLIZA DE CHEQUE
ID
1
Dato.
Clave de la operacin
Da, mes , ao
No.
Cuenta
Subcuenta
Sub subcuenta
U.B.P.P
Programa
Sub programa
10
Proyecto
Descripcin.
Dejar en blanco.
Anotar da mes con nmeros arbigos, el
ao, slo con las dos ltimas cifras de la
fecha de elaboracin del documento
Anotar el nmero consecutivo que identifica
al formato
Anotar el nmero de cuenta con base al
catlogo de cuentas autorizado
Anotar el nmero de subcuenta que se va a
afectar en base al catalogo de cuentas
autorizado
Anotar el nmero de la sub-subcuenta que
se va a afectar en base al catlogo de
cuentas autorizado
Anotar la clave de la U.B.P.P a la que
corresponder el ingreso
Anotar la clave del programa
Anotar la clave del subprograma
Anotar la clave del proyecto correspondiente
a la U.B.P.P
11
Partida
Anotar en su caso la clave de la partida a la

que corresponder el ingreso.
12
Documento de referencia
13
Clave
14
Parcial
15
Debe
16
Haber
17
Sumas iguales
18
Concepto
19
Elabor
20
Revis
Anotar el nmero de folio del documento que

origino la elaboracin de la pliza
Anotar la clave del documento de acuerdo al
catalogo establecido
Anotar las sumas preliminares a la operacin
que se est realzando
Anotar el importe del cargo realizado a la
cuenta , que se afecta
Anotar el importe del abono realizado a la
cuenta, que se afecta
Anotar la cantidad que resulte de sumar el
debe y el haber, confirmando que el
resultado de ambas cifras sean iguales
Anotar de manera breve y resumida la
descripcin del movimiento realizado
correspondiente al ingreso.
codifico la pliza
Anotar nombre y firma del responsable del
TESORERIA
21
Autoriz
22
Registr
MES
AO
06
2009
NO. DE PGINA
90
Departamento de Tesorera que revisa la

correcta codificacin de la pliza
Anotar nombre y firma del responsable de
autorizar la pliza.
registro la operacin en el sistema
correspondiente
NO. DE PGINA
TESORERIA
MES
AO
06
2009
91
POLIZA QUECHE
2
3
CUENTA:
CHEQUE:
PLIZA
8
10
9
FIRMA DE CONFORMIDAD
CTA
SUB
CTA
SUB
SUB
CTA
UBPP
PROG
SPROG
PROY
PARTIDA
DOCTO
REF
CVE
DEBE
HABER
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
ELABOR
REVIS
AUTORIZ
REGISTR
23
24
25
26
NO. DE PGINA
TESORERIA
MES
AO
06
2009
92
SOLICITUD DE EXPEDICION DE CHEQUE

FORMATO
CLAVE DE
LA OPERACIN
INSTITUCION DE ENSEANZA E INVESTIGACION EN CIENCIAS AGRICOLAS
D - 16
DIA MES AO
2 2
SOLICITUD DE EXPEDICION DE CHEQUE
NOMBRE DEL EMPLEADO:
4
PUESTO
CLAVE
CATEGORIA
NUMERO DE AFILIACION
FOLIO
IMPORTE SOLICITADO
DESCRIPCION DEL GASTO
10
UNIDAD BASICA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION
CLAVE
PROGRAMA
SUB PROGRAMA
PROYECTO
PARTIDA
DENOMINACION
12
11
ELABORO
17
SOLICITA
APROBO
18
RESP. DE LA U.B.P.P.
14
15
16
REVISO Y APROBO
13
AUTORIZO
RECIBIO Y
EMITIO
NUM.
CHEQUE
19
20
DEPTO. CONTAB. Y CONTROL PPTAL.
21
TESORERIA
22
NO. DE PGINA
TESORERIA
MES
AO
06
2009
93
Formato de Justificacin Regulatoria

Para el anlisis normativo de la regulacin interna.
LOGO
INSTITUCIN
Unidad administrativa responsable del diseo o elaboracin del documento normativo:
Adscripcin:
DIRECCION DE FINANZAS
I.
Institucin:
Datos del proyecto normativo

I.1. Nombre del documento normativo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA.

I.2. Objetivo del documento normativo
Establecer de forma clara y sencilla los procedimientos a seguir en el desarrollo de las funciones de ingresos y egresos del Departamento de
Tesorera.
II.
Fundamentacin del Proyecto Normativo

II.1. Fundamento jurdico
Nombre del ordenamiento o disposicin
Ley Organica para la Administracin Pblica Federal

Ley Federal para las Entidades Paraestatales
Ley de Servicios de la Tesorera de la Federacin.
Manual de Organizacin del Colegio de Postgraduados
III.
Artculo, numeral o fraccin aplicable

Art. 3 Fr. I, Art. 24
Art. 11, Art. 14
Art. 5
Pg. 61
Motivacin del Proyecto normativo
III.1. Razones que jurdica o administrativamente hacen necesaria la expedicin del proyecto.
A. Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?
En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cules son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u
ordenamiento, debe lograr el documento normativo.
TESORERIA
MES
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06
2009
NO. DE PGINA
94
Si. Manual de Organizacin del Colegio de Postgraduados, para controlar adecuadamente los ingresos y egresos que precibe el Colegio de
Postgraduados
III.2. Razones que operativamente hacen necesaria la expedicin del proyecto.

A. Existe alguna problemtica que hace necesaria la emisin del documento normativo?
En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qu consiste dicha problemtica y cmo es que el documento normativo la
resolver o atender:
Si. La actualizacin de los procesos administrativos internos y la organizacin del Departamento de Tesorera.
B. El documento normativo es necesario como parte de una mejora continua, o para evitar obsolescencia o para cumplir con una instruccin
de algn superior?
En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, por qu es necesario actualizar la regulacin y en qu consiste esta ltima.
Como parte de una mejora continua.
IMPORTANTE. Contine el llenado de este formato en las siguientes pestaas, para obtener el grado de calidad regulatoria del instrumento.
Atributos de
Calidad Regulatoria
RESULTADO:
A. Eficaz
100%
B. Eficiente
C.
Consistente
100%
D. Claro
Grado de
CR:
100%
80%
95%
El documento cumple con el grado mnima de calidad Regulatoria

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