PRIMERA PARTE CURSO DE EXCEL 2000

Introduccin elementos de Excel

Iniciar a trabajar con Excel
Operaciones con archivos
Funciones
Seleccin de celdas
Formato de celdas
Borrado de celdas
Formato de filas
Formato de columnas
Formato de hoja
Insertar filas, columnas, celdas y hoja
Eliminar filas, columnas, celda y hojas
Mover celdas
Copiar celdas
Correccin de ortografa
Grficos
Impresin

Introduccin. Elementos de Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con
nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta
clculos de prstamos hiptecarios. Si no has trabajado nunca con Excel.
Qu es y para qu sirve Excel2000?
Excel2000 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que
si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te
resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de
forma similar en todos los programas de Office.
Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de clculo, no te
preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de
trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula
donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros solo tienes que introducirlos uno debajo
de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a
Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos ms adelante
cmo se hace exactamente, pero es muy fcil).

Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero
piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20
nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si
te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente
Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que
estas haciendo la declaracin de la renta a mano y al final descubres un error, tendras
que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel solo tienes que corregir un dato.
Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer simulaciones
fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un
prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe
del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso.
En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.
Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por
nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la barra de herramientas puedes
ver la frmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la
celda D11 multiplicado por 0,16.
As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto del
curso para aprender a utilizarlo.
Tambin puedes ver en este ejemplo como se puede utilizar texto en cualquier parte
de la hoja de clculo, incluso podramos haber puesto un grfico con el logotipo de la
ferretera.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemticas para utilizarlo. En
muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si
sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir
de los datos introducidos, del estilo de los grficos en forma de tarta y en forma de
barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el
plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos
clculos financieros.

Ahora vamos a ver cuales son los elementos bsicos de Excel2000, la pantalla, las
barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman,
donde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento
no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de
empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.
Arrancar Excel2000
Vamos a ver las dos formas bsicas de arrancar Excel2000.
Desde el botn Inicio
situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men;
al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en tu ordenador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se arrancar

el programa.

Desde el icono de Excel2000 del escritorio.

Compaginar sesiones Excel.

Aqu le explicaremos cmo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con
la sesin de Internet y otra con el Excel2000.
1. Se supone que la sesin de Internet est abierta.
2. Abrir la sesin de Excel2000.
3. Pulsar con el botn derecho sobre cualquier parte vaca de la barra de tareas, en
la parte inferior de la pantalla.
4. Elegir la opcin Mosaico vertical.
Observa como la pantalla habr quedado dividida en dos partes, como en la figura:

5. Una vez tenemos las dos sesiones con el tamao adecuado basta pinchar con el

ratn para pasar de la una a la otra.

Para volver a dejar las ventanas con su tamao normal, hacer clic en el botn
Maximizar .
Esto va bien con monitores grandes ( de 17" o ms), con monitores pequeos quizs
prefieras dejar las ventanas con su tamao normal e ir pasando de una a otra
presionando las teclas Alt + tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla
tabulador).
Para cerrar Excel2000, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

1) Hacer clic en el botn cerrar

2) Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
3) 3) Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.

La pantalla inicial
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir
qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms
adelante.

Barras
Ttulo de Ventana

La
barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1,
hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la
derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens

desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas
las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms
habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras
que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos
permite cerrar el libro actual.
En Excel2000 la barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que
consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el
usuario va utilizando. Si deseas informacin sobre los mens desplegables

Mens inteligentes.
Lo nuevo
Ahora los mens tienen un comportamiento "inteligente" ya que se adaptan al uso de
cada usuario.
Cmo funcionan?

Inicialmente, cuando abrimos Excel2000 los mens contienen slo los comandos
ms utilizados, en lugar de contener todos los comandos, como suceda en
Excel97. De esta forma los mens son ms simples.
Para acceder al resto de los comandos hay que situarse sobre el ltimo botn y
obtenemos el men completo, pero aquellos comandos que no aparecan antes
estn en un color ms claro.
Si realizamos esta operacin en el men Insertar y a continuacin seleccionamos la
opcin Objeto..., la siguiente vez que abramos el men Insertar aparecer con el
comando Objeto... incorporado.
Es decir, al utilizar un comando que no est en el men inicial, este comando se
incorpora a partir de ese momento al men.

Ms cosas.
Este comportamiento pretende facilitar el uso de los mens desplegables, ya que slo
aparecen los comandos de uso general ms frecuentes y los comandos que va utilizando

cada usuario, en lugar de una larga lista con muchos comandos que no utilizamos casi
nunca.

No obstante, si decidimos que nos resulta ms cmodo que los mens se

comporten como en Excel97, mostrando todos los comandos, no tenemos ms
que ir al men Herramientas, Personalizar, Ficha Opciones y se abrir la
siguiente pantalla en la que deberemos desactivar la casilla Mostrar en los mens
primero los comandos usados recientemente.
En esta misma pantalla, si optamos por el comportamiento "inteligente" de los
mens tambin podemos activar la casilla Mostrar mens completos
transcurridos unos segundos para que se despliegue el men completo sin tener
que pulsar el ltimo botn.
Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:

1) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre

ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no
aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde
el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas.
2) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con
ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un
tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen
3) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que
rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin.
Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el
men Insertar, Grfico...
Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando
Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el
men Insertar

La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata

algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.

La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner
en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican

porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como
el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.

barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde
estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante

La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma

rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o
hacer clic en los tringulos.
La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos
programas, como Internet Explorer, etc. y tambin un botn por cada documento de
Excel2000 que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro
haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a Excel2000, sino a Windows
como su propio nombre indica

Ayuda
Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la
barra de mens. Veremos este men en el que podemos:

1. Ir a la ayuda, nos mostrar un pantalla en la que podremos ver la ayuda a travs de

un ndice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda
que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural.
2. Mostrar el ayudante de Office, es un grfico animado que nos ayuda en
determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve
que vamos a crear una hoja de clculo nos ofrecer ayuda para ello, etc.
3. Utilizar Qu es esto? El cursor se convierte en una flecha con una interrogacin y
al colocarlo sobre un elemento de la pantalla nos da una explicacin sobre la
funcin de ese elemento.

Empezando a trabajar con Excel.

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en
Excel2000, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de
trabajo para la creacin de hojas de clculo.

Conceptos de Excel

En caso de no tener claro algunos conceptos de Excel como puede ser Libro de trabajo,
Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,...
Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra
ventana con Excel2000 y comprobarlo.

Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel2000, es decir, todo lo
que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel2000 tienen la extensin .XLS para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel2000 automticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla
de Excel2000, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone
Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel2000 el nmero del libro
ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si
empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente
Libro3, y as sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajo
mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 5 hojas
aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la
ventana de Excel2000 encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de
ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo
libro.

Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV

Cada fila se numera desde 1 hasta 65536.

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el
nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por
ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se

llama A1. Si observas la ventana de Excel2000 podrs comprobar todo lo explicado

anteriormente.
En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece
ms remarcada que las dems.

Movimiento rpido en la hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento en
un momento dado. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero
de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs
de la hoja son:

MOVIMIENTO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1
Primera celda de la columna activa
ltima celda de la columna activa
Primera celda de la fila activa
ltima celda de la fila activa

TECLADO
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
FIN FLECHA ARRIBA
FIN FLECHA ABAJO
FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda
donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el men Edicin.

1. Selecciona el men Edicin.

2. Abrir el men para visualizar las opciones ocultas con el botn. Recuerda que
una vez elegida esta opcin, a partir de ahora estar disponible en el men.
3. Haz clic sobre la opcin Ir a...
Tambin hubieras podido pulsar la tecla F5.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha:

5. Escribe en el recuadro Referencia, la direccin de la celda a la que quieres

desplazarte.
6. Haz clic en Aceptar
En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de
desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

Movimiento rpido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto
aparecen 5 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas
del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 5

hojas de clculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para
trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.
Tambin se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda:

Para ir a la Hoja1.
Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.
Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.
Para ir a la ltima hoja
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos
dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente
CTRL+AVPAG
Hoja Anterior
CTRL+REPAG
En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un
libro de trabajo.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas.
En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes :

 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.

Teclear los datos.

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos
que te explicamos a continuacin:

INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa

pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems
la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos
FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre
l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la
misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido
de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y
la celda seguir vaca.

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo
o ms tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla
FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes
pasos:

Seleccionar la celda adecuada.

Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra
de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la
misma.

 Modificar la informacin.
Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas. As no se
introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la
celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente

en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por : valores constantes, referencias
a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el
anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas
de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula
se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Otros tipos de datos.

Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir
en las celdas de una hoja de clculo:

Valores Constantes. Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede

ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

NMEROS
Para introducir nmeros puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los
signos especiales + - ( ) / % E e . Pts.
Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero
negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero
negativo, lo cual es tpico en contabilidad.
El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5
equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como

constantes.
Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un nmero se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al nmero
y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho
smbolo.
Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como
smbolo de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero
para que no se confundan con nmeros de fecha.
Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa
automticamente a anotacin cientfica.
Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que
deseas que aparezca.
Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas
tambin aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo
ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para
aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente
deberemos introducir el ao completo.
Ejemplos:
1/12/99
1-12-99
12/07/2031

2:30 PM

14:30

1/12/99 14:30

TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto.
El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se
puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000
caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en
blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena
nicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
FRMULAS.
Es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores.
Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,-,Seno,
Coseno, etc...
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y
debe empezar siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores son :
ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: +
- * / % ^
TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo:
RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lgico
(verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo:
(< > = <= >= < > )
REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la frmula. En Excel pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango
de celdas. Ejemplo: A1:G5
Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms
celdas. Ejemplo: A1,G5
FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un
valor o valores, realiza unos clculos y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel
nos mostrar un mensaje de error.

1. Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes
espacios antes o despus de cada parntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
4. Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Operaciones con archivos
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar,
guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de
trabajar con libros de trabajo de Excel2000.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo
en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier
operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de
disco, esta operacin se denomina Guardar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.
Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre :

Selecciona el men Archivo

Elige la opcin Guardar como...
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo :

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre

de archivo su antiguo nombre, en caso de estar conforme con l pasar directamente al
punto 6. Si lo que quieres es crear un nuevo fichero con la modificacin, seguir todos
los pasos.

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para

seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.

 Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas

de la unidad seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle
a tu archivo.
Haz clic sobre el botn Guardar.

Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena
antes de la modificacin. Para ello :
Selecciona la opcin Guardar del men Archivo.
bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Herramientas.
Se guardar con el mismo nombre que tena.
Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como...
que nos permitir darle nombre.

Ms opciones al guardar libros de trabajo.

Vamos a ver con ms detalle las opciones disponibles en Excel2000 a la hora de
guardar un libro de trabajo, como puede ser la creacin de copias de seguridad, o
la proteccin de libros de trabajo.
Botones del cuadro de dilogo Guardar
Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen varios botones en la parte superior.
A continuacin te los explicamos:
Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y
nos permitir volver atrs, es decir, la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis
documentos, como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A
continuacin habr que especificarle un nombre.

Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la

flecha de la derecha, elegiremos entre:
Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de
modificacin.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte
derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del
archivo seleccionado.
Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista de archivos por nombre, tamao, tipo o
fecha.
Adems, en la parte izquierda, aparecen las carpetas ms usadas, como Historial,
Favoritos, Mis documentos,... para acceder directamente a ellas.

Crear automticamente copias de seguridad

Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo
original. Para ello:
Seleccionar el men Archivo.

Elegir la opcin Guardar como...

Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn .
Elegir la opcin Opciones generales... Aparecer el cuadro de dilogo de la
derecha.
Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de guardar como.

El archivo copia de seguridad es un duplicado que tiene el mismo nombre que el

original, anteponindole Copia de seguridad de y con la extensin .XLK.
Si es la primera vez que se guarda el libro, no existir copia, pero sino, al guardar un
libro, la copia de seguridad ser el libro antes de la ltima modificacin.

Proteger libros de trabajo

Excel2000 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseas.
Existen dos tipos de contraseas:

Contrasea de proteccin: para que slo puedan acceder al libro aquellas

personas que conocen la contrasea.
Contrasea contra escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de
trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la
contrasea.

Las contraseas pueden tener como mximo 15 caracteres, distinguiendo entre

maysculas y minsculas.
Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el men Archivo.

Elegir la opcin Guardar como...
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn .
Elegir la opcin Opciones generales...
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Escribir la contrasea en el recuadro Contrasea de proteccin 0 en el
recuadro Contrasea contra escritura dependiendo del tipo de contrasea.
Al escribir la contrasea aparecern ***** para que nadie pueda verla.

 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha para confirmar la
contrasea.
Volver a escribir la contrasea en el recuadro.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para salir de la confirmacin.
Si no hemos escrito las dos veces la misma contrasea, Excel2000 nos
pedir volver a introducirla.
Hacer clic sobre el botn Guardar para cerrar el cuadro de guardar como.

El efecto de la proteccin al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora

de abrirlo.
Si hemos utilizado una contrasea de proteccin, aparecer el cuadro de dilogo
de la derecha.
Si conocemos la contrasea, escribirla en el recuadro y Aceptar.
Excel2000 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin sobre
ste.
Si no conocemos la contrasea, Excel2000 no nos dejar abrirlo.

 Si hemos utilizado una contrasea contra escritura, aparecer el cuadro de

dilogo de la derecha.
Si conocemos la contrasea, escribirla en el recuadro y Aceptar.
Excel2000 recuperar el libro para poder realizar cualquier modificacin
sobre ste.
Si no conocemos la contrasea, podremos pulsar el botn Slo lectura en
cuyo caso Excel2000 lo abrir pero cualquier modificacin se tendr que
guardar con otro nombre.

Si queremos borrar una contrasea, tenemos que abrir el libro con la contrasea
para tener la posibilidad de modificarlo, y a continuacin realizar los mismos
pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de
contrasea.
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l
para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo
Selecciona el men Archivo.

 Elige la opcin Cerrar. Si esta opcin no se encuentra, recuerda el botn

para ampliar el men.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no

almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de
dilogo:
Haz clic sobre el botn:
Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar la ltima modificacin.
S para almacenar el documento antes de salir de l.
En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el
recuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso
contrario, se almacenar con el nombre que tena.
Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, cuidado no
el de la barra de ttulo que cerrara el programa Excel.

Ms opciones al cerrar libros de trabajo.

Vamos a ver la forma disponible en Excel2000 para cerrar varios libros de
trabajo al mismo tiempo.
Cerrar todos los libros abiertos.
Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a Excel2000 que
cierre automticamente todos ellos con una sola operacin. Para ello:
Pulsar la tecla MAYUS del teclado.
Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, seleccionar el men Archivo.

 Soltar la tecla MAYUS.

Elegir la opcin Cerrar todo.
Si al cerrar algn libro encuentra alguna modificacin no guardada, nos
avisar como vimos en la operacin normal para cerrar un libro.
Se cerrarn automticamente todos los libros abiertos y la pantalla ser de color
gris.
Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se
denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Una de ellas consiste en utilizar el men:
Selecciona la opcin Abrir del men Archivo.
bien, haz clic sobre el botn Abrir de la Barra de Herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.
En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad
elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y
ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha
carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado.
Haz clic sobre el botn Abrir

Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una
lista de documento abiertos anteriormente
Selecciona el men Archivo.
Al final de la ventana del men, Excel presenta una lista con los cuatro
ltimos documentos abiertos.
Haz clic sobre el documento deseado.
El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.

Ms opciones al abrir libros de trabajo.

Vamos a conocer y manejar con ms precisin las opciones disponibles en
Excel2000 a la hora de abrir un libro de trabajo, como puede ser la apertura de
varios libros a la vez o la apertura de libros de trabajo como libros de slo
lectura.
Abrir varios libros de trabajo a la vez.
Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de dilogo Abrir. Para
ello:
Seleccionar el men Archivo.
Elegir la opcin Abrir...
hacer clic sobre le botn Abrir de la barra de herramientas.
Seleccionar un archivo a abrir.
Pulsar la tecla CTRL del teclado, y mantenindola pulsada seleccionar
otro archivo.
Repetir el paso 4 hasta que estn seleccionados todos los archivos que
deseamos abrir.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Todos los archivos se abrirn solo que uno de ellos se visualizar en pantalla, los
dems estarn por debajo.

 Abrir libros de trabajo de slo lectura.

Para evitar modificar la versin de un archivo al guardarlo en disco,
podremos abrir como archivo de slo lectura. Para ello:
Seleccionar el men Archivo.
Elegir la opcin Abrir...
hacer clic sobre le botn Abrir de la barra de herramientas.
Seleccionar el archivo a abrir.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista
desplegable del botn Abrir .
Elegir la opcin Abrir como slo lectura.

Opciones al crear libros de trabajo

Vamos a conocer y manejar con ms precisin las opciones disponibles en
Excel2000 a la hora de empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de
plantillas como modelos que usaremos para la creacin de libros de trabajo.
Usar plantillas.
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de
clculo. Puede incluir tanto datos como formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Seleccionar el men Archivo.
Elegir la opcin Nuevo...

Para utilizar plantillas no sirve el botn Nuevo

herramientas.

de la barra de

Seleccionar la ficha o pestaa Soluciones de hoja de clculo.

Aparecern las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habra que volver
a instalar Excel2000 con las opciones de plantillas activadas.

 Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Pedido.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Posiblemente nos avise de la habilitacin de macros junto con la plantilla,
y al final aparecer una copia de nuestro modelo elegido.
Rellenar la plantilla.

Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para

tener siempre la plantilla original.

Crear plantillas.
Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes
a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
Seleccionar el men Archivo.
Elegir la opcin Guardar como...
Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha
para que se abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Excel2000 cambia automticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva

plantilla est siempre disponible al seleccionar la opcin Nuevo... del men
Archivo.
Botones del cuadro de dilogo Nuevo

Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen tres botones a la parte derecha.

stos sirven para cambiar la forma de visualizar la lista de archivos disponibles.
Nos visualiza la lista de archivos como iconos grandes, en horizontal.
Nos visualiza la lista de archivos como iconos pequeos pero en lista, es decir
en vertical.
Nos visualiza la lista de archivos como detalles, es decir, especificando adems
del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de ltima modificacin.
Siempre habr uno de los tres botones activado. Para cambiar la forma de
visualizacin, hacer clic sobre el botn correspondiente.
Funciones
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel2000 para
agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como
el uso del asistente para funciones , herramienta muy til cuando no conocemos
muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.
Una funcin es una frmula predefinida por Excel2000 que opera sobre uno o
ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda
introducida.
La sintaxis de cualquier funcin es:
=nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No
dejes espacios antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas
o funciones.
Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplos: =SUMA(A1:C8)
El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las
celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera
equivalente a:

=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C
2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 )
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones
anidadas dentro de la frmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo
que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y
referencia y de informacin.
Insertar funcin
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda,
pero Excel2000 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y as nos
resultar ms fcil trabajar con ellas
Si queremos introducir una funcin en una celda:
1 Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
2 Seleccionar el men Insertar.
3 Elegir la opcin Funcin...
O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.

 En el recuadro Categora de la funcin tendremos que elegir a qu categora

pertenece nuestra funcin.
Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas.
En el recuadro Nombre de la funcin hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. El botn
nos proporcionar ms informacin.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de la derecha. En
nuestro caso se eligi la funcin SUMA.

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que

generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello,
hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y
podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango
de celdas deseadas como primer argumento y pulsar la tecla INTRO para
volver al cuadro de dilogo
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo
argumento. Slo en caso de que existiera.

 Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el

tercero, y as sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el
botn Aceptar
En la barra de herramientas existe el botn Auto suma que nos permite realizar
la funcin SUMA de forma ms rpida.
Seleccin de celdas
Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar
el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber
elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con
Excel2000, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos
que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos
de seleccin ms utilizados.
Te recomendamos arrancar Excel2000 ahora para ir probando todo lo que te
explicamos.
Hacer clic sobre la celda a seleccionar
Seleccin de un rango de celdas
Pulsar el botn del ratn en la primera celda a seleccionar.
Mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a
seleccionar.
Seleccin de una columna
Aadir a una seleccin
Si queremos aadir celdas a una seleccin ya realizada, o realizar una seleccin
de celdas no contiguas:
1 Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar.
2 Hacer clic sobre ste.
Seleccin de una fila
1 Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar.

2 Hacer clic sobre ste.

Seleccin de una hoja entera
Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo
de la columna A y el de la fila 1.
Hacer clic sobre ste.
1 Realizar la nueva seleccin pulsando la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una seleccin
Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin
sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos.
Pulsar la tecla MAYUS.
Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que
termine la seleccin.
Ms mtodos de seleccin.

Vamos a profundizar en los mtodos de seleccin para estudiar la seleccin

haciendo uso del teclado y la seleccin de hojas de clculo.
Seleccionar celdas con el teclado.
Si queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas:
Situarse sobre la primera celda a seleccionar.
Pulsar la tecla F8.
Observa como en la barra de estado aparece el identificativo EXT que nos indica
que vamos a ampliar o extender nuestra seleccin.
Desplazarse con las flechas de direccin para ampliar la seleccin.
Una vez terminada la seleccin, pulsar la tecla F8 para desactivar el modo
Extender.
Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas:

 Seleccionar el primer rango a seleccionar.

Pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo F8.
Observa como en la barra de estado aparece el identificativo AGR que nos indica
que vamos a aadir o agregar a nuestra seleccin
Desplazarse con las flechas de direccin para situarse sobre la siguiente
celda a seleccionar.
Pulsar las teclas MAYUS y F8 para desactivar el modo Agregar.
Repetir los pasos 2-5 hasta realizar toda la seleccin.
Para seleccionar una columna entera:
Situarse en cualquier celda de la columna a seleccionar.
Pulsar la tecla CTRLy al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.
Para seleccionar una fila entera:
Situarse en cualquier celda de la fila a seleccionar.
Pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.
Para seleccionar todas las celdas de la hoja:
Situarse en cualquier celda.
Pulsar la tecla CTRL, MAYUS y al mismo tiempo BARRA
ESPACIADORA.
Seleccionar varias hojas de clculo.
Cuando estamos en una hoja de clculo, se supone que sta se encuentra
seleccionada, sin embargo existen mtodos para seleccionar ms de una hoja.
Si queremos seleccionar varias hojas consecutivas:
Seleccionar la primera hoja de la seleccin (bastar con tenerla como hoja
activa).
Pulsar la tecla MAYUS.

 Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic sobre la etiqueta de la

ltima hoja de la seleccin.
Si queremos seleccionar varias hojas no consecutivas:
Seleccionar la primera hoja de la seleccin (bastar con tenerla como hoja
activa).
Pulsar la tecla CTRL

Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la

siguiente hoja de la seleccin.
Repetir los pasos 2-4 hasta tener todas las hojas deseadas seleccionadas.
Si queremos seleccionar todas las hojas del libro de trabajo:
Hacer clic con el botn derecho sobre cualquier etiqueta de hojas, para que
aparezca el men contextual.
Elegir la opcin Seleccionar todas las hojas.

Para deseleccionar alguna hoja:

Pulsar la tecla CTRL.
Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la hoja
a deseleccionar.

Cuidado, ya que no se podr deseleccionar la hoja activa.

Nota: este documento fue tomado de la siguiente direccin

http://www.aulaclic.org/excel2000
Es la primera parte para Excel bsico.