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Benchmarking

El "Benchmarking" consiste en tomar a aquellos productos, servicios y


procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien
las mejores prcticas sobre el rea de inters, con el propsito de
transferir el conocimiento de las mejores prcticas y su aplicacin.

Definiciones
En economa, toma su acepcin para la Regulacin: benchmarking es
una herramienta destinada a lograr comportamientos competitivos
(eficientes) en la oferta de los mercados monopolsticos que consistente
en la comparacin del desempeo de las empresas, a travs de la
mtrica por variables, indicadores y coeficientes.
El benchmarking es un proceso de medicin continuo y sistemtico, que
mide y compara continuamente los procesos empresariales de una
organizacin contra los procesos de los lderes de cualquier lugar del
mundo (siempre y cuando exista una compatibilidad entre las empresas
que realizan dicho estudio) para obtener informacin que ayude a la
organizacin a desarrollar acciones que mejoren su performance (A.
Otra definicin importante puede ser el proceso de investigacin
industrial que permite a los gerentes desarrollar comparaciones entre
compaas sobre procesos y prcticas que permitan identificar lo mejor
de lo mejor y obtener con ello un nivel de superioridad y ventaja
competitiva. Entonces, podemos resumir que es la bsqueda de las
mejores prcticas de la industria que conducen a un desempeo
excelente.
Por tanto, el benchmarking, es el proceso por el cual se obtiene
informacin til que ayuda a una organizacin a mejorar sus procesos.
Su objetivo es conseguir la mxima eficacia en el ejercicio de aprender
de los mejores, ayudando a la empresa a moverse desde donde est
hacia dnde quiere llegar.

Origen del trmino


El trmino ingls benchmark proviene de las palabras bench (banquillo,
mesa) y mark (marca, seal). En la acepcin original del ingls la
palabra compuesta sin embargo podra traducirse como medida de
calidad. El uso del trmino provendra de la Inglaterra del siglo XIX,

cuando los agrimensores hacan un corte o marca en una piedra o en un


muro para medir la altura o nivel de una extensin de tierra. El corte
serva para asegurar un soporte llamado bench, sobre el cual luego se
apoyaba el instrumento de medicin, en consecuencia, todas las
mediciones posteriores estaban hechas con base en la posicin y altura
de dicha marca.

El valor del benchmarking


La importancia del benchmarking no se encuentra en la detallada
mecnica de la comparacin, sino en la medicin del impacto que
pueden tener estas comparaciones sobre los comportamientos. Se
puede considerar como un proceso til y necesario para llegar a realizar
mejoras y cambios.
Este proceso continuo de comparar actividades, tanto en la misma
organizacin como en otras empresas, lleva a encontrar la mejor; para
luego intentar copiar esta actividad generando el mayor valor agregado
posible. Hay que mejorar las actividades que generan valor y reasignar
los recursos liberados al eliminar o mejorar actividades que no generen
valor (o no sea el deseado).
En conclusin, el benchmarking es la consecuencia de una
administracin para la calidad, adems de ser una herramienta en la
mejora de procesos y la cual qued definida por "David Kearns" como la
toma de referencia de los mejores y lograr adoptar sus mtodos y
estrategias, dentro de la legalidad establecida.

Tipos de Benchmarking segn Casadess


1. Benchmarking interno: es la bsqueda de buenas prcticas dentro
de las diferentes empresas, plantas o unidades del propio grupo. La
obtencin de informacin en este caso puede entraar cierta dificultad,
sobre todo en empresas o grupos en los que existe competencia entre
las diferentes unidades por la captacin de nuevos pedidos o clientes. En
este proceso se corre el riesgo de que la empresa a la que se est
sometiendo a comparacin acuse de espionaje, por lo que hay que tener
sumo cuidado al ejercer esta estrategia.
Se lleva a cabo dentro de la organizacin y se caracteriza por ser las
operaciones de comparacin que se pueden efectuar dentro de una
organizacin. Por tanto, se identifican los estndares de desarrollo
interno de una organizacin. Estableciendo patrones de comparacin con

departamentos o secciones, tomndolos como estndar para iniciar


procesos de mejora continua. Se estimula as las comunicaciones
internas y la solucin conjunta del problema.
2. Benchmarking externo: Se realiza una comparacin con las
empresas externas, en la que podemos diferenciar dos casos:

Competitivo directo: La gran mayora de las empresas tienen uno


o varios competidores que destacan en la ejecucin de la fase o proceso
que se pretende mejorar. Lograr que el competidor directo proporcione
los datos de inters puede ser una labor difcil de conseguir. En ciertas
ocasiones una tercera empresa o un proveedor comn puede ser
utilizados como fuente de informacin.

Benchmarking no competitivo: Se produce cuando se obtiene


informacin sobre empresas que no son competidoras de forma directa,
bien porque el mercado en el que actan sea geogrficamente opuesto,
o porque intervengan en otro sector de actividad diferente, tambin
denominado como benchmarking funcional.

Pasos del Benchmarking segn Casadess


El Benchmarking cuenta con diferentes fases:
1. Planificacin: En ella la direccin de la empresa debe realizar una
eleccin de un objeto de Benchmarking y ponerlo de acuerdo con los
objetivos estratgicos que hayan establecido en dicha empresa. Despus
se har una identificacin de aquellas empresas que tengan mejores
prcticas relacionadas con dicho objeto y seleccionar aquellas que sean
las ms oportunas. Compuesto por:

Identificar qu se va a someter a benchmarking: La clave para


determinar a qu se le debe aplicar benchmarking es identificar el
producto o servicio sustantivo de la organizacin.

Identificar organizaciones comparables: Se debe comparar todo lo


que se pueda.

Determinar el mtodo de recopilacin de datos: Pueden ser por


fuentes internas como base de datos de bibliotecas, revisiones internas
o publicaciones internas. O puede ser por fuentes externas como las
asociaciones profesionales, seminarios, publicaciones sobre el sector,
informes especiales del sector, publicaciones funcionales del giro o
peridicos funcionales.

2. Recogida y anlisis de informacin: Se realizar una recogida de


informacin de nuestra empresa para compararla con las empresas que
cuentan con las mejores prcticas y que hemos seleccionado
previamente, ya que es imprescindible la utilizacin de los indicadores
que vinculan el proceso y ofrecen una evaluacin de los gaps, sus
causas y sus in adecuaciones, as obtendremos una informacin
adicional externa mediante fuentes secundarias (publicaciones, bases de
datos, etc.) y mediante fuentes primarias para recurrir a un
conocimiento ms profundo, es decir, un contacto directo con la
empresa, entrevistas, proveedores y clientes.

Describir la discrepancia con el desempeo actual: Una vez que


tengamos los datos de las mejores prcticas, el siguiente paso es
compararlo con las operaciones internas y encontrar la brecha
comparativa.

Describir los niveles de desempeo futuro: Una vez definidas las brechas
ser necesaria la proyeccin de los niveles de desempeo futuro.
3. Integracin y adaptacin a la empresa: Una vez recogida toda la
informacin que nos interesaba se establecer en un plan de mejora
para la empresa y as adaptarla a nuestras circunstancias.

Comunicar y obtener colaboracin: Hay que seleccionar el mtodo de


comunicacin y organizar los hallazgos para su mejor presentacin y
comprensin.
Instalar metas operativas: Es necesario examinar las metas actuales de
nuestra organizacin para alinearlas con los resultados encontrados en
la bsqueda.
4. Accin e implementacin de los resultados: "Se implantar
dichas prcticas en lo cual, habr un programa que incluya las acciones
a llevar a cabo, con los objetivos, responsabilidades y plazos de
implantacin de cada una.
Ejecutar los planes: se debe definir la actividad o tarea que se quiere
realizar y hay que considerar el respaldo de la organizacin para la
puesta en prctica.
Implementacin: Las mejores prcticas deben ser implantadas dentro de
la estructura funcional ya existente.

Calibrar el benchmarking: Se busca permanentemente mejores prcticas.

5. Maduracin:

Prcticas completamente integradas a los procesos.

Tipos de Benchmarking segn Boxwell


Este autor afirma que existen cuatro tipos de benchmarking y y los
define en funcin de su objeto.
1. Benchmarking competitivo": significa mediar sus funciones,
procesos, actividades, productos y servicios en comparacin con los de
sus competidores y mejorar los propios de forma que sean, en el caso
ideal los mejores en su clase, pero, por lo menos, superiores a los que
de sus competidores."
2. "Benchmarking cooperativo: el saber fluye normalmente en una
direccin, desde las empresas objetivo hasta el equipo benchmarking
aun cuando el equipo de Benchmarking ofrece frecuentemente algn
beneficio a cambio. No se define con claridad en qu consiste."
3. "Benchmarking de colaboracin: un grupo de empresas
comparten conocimientos sobre una actividad particular, y todas esperan
mejorar a partir de lo que van aprender. A veces, una organizacin
independiente sirve como coordinadora, recolectora y distribuidora de
datos aunque un creciente nmero de empresas dirige sus propios
estudios de colaboracin."
4. "Benchmarking interno": es una forma de benchmarking de
colaboracin que muchas empresas grandes utilizan para identificar las
prcticas del mejor en casa y extender el conocimiento, sobre estas
prcticas a otros grupos en la organizacin;, se realiza con frecuencia en
grandes compaas como primer paso de aquello que puede ser ms
tarde un estudio enfocado al exterior.

Pasos del Benchmarking segn Camp


Define diferentes fases, las cuales son:


Fase De Planeacin: El objetivo de esta fase es planear las
investigaciones de benchmarking. Los pasos esenciales son los mismos
que los de cualquier desarrollo de planes - qu, quin y cmo.
1.- Identificar que se va a someter a benchmarking. En este paso la
clave es identificar el producto de la funcin de negocios. Dicho producto
puede ser resultado de un proceso de produccin o de un servicio. En
este paso nos podemos ayudar mediante la declaracin de una misin
para la funcin de negocios que se va a someter a benchmarking que es
un nivel de evaluacin alto, una vez hecho esto se dividen aun ms las
producciones en partidas especficas a las que aplicar benchmarking. Es
importante el documentar los procesos del negocio y ver los sistemas de
evaluacin de desempeo, ya que las variables que estos miden pueden
representar las variables importantes del negocio a las cuales se les
debe aplicar el estudio de benchmarking.
2.- Identificar compaas comparables. En este paso es de suma
importancia el considerar que tipo de estudio de benchmarking se quiere
aplicar, interno, competitivo, funcional o genrico, ya que esto
determinar en gran manera con que compaa no habremos de
comparar, es importante recordar que sea cual quiera el tipo de estudio,
se deben de buscar las empresas con las mejores prcticas para
compararnos con ellas. Para identificar a esas empresas podemos
auxiliarnos con herramientas como las bases pblicas de datos, las
asociaciones profesionales y otras fuentes limitadas tan slo por el
ingenio del investigador.
3.- Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los
datos. La recopilacin de los datos es de suma importancia, y el
investigador puede obtener datos de distintas fuentes.

Fase De Anlisis: Despus de determinar qu, quin y cmo, se


tiene que llevar a cabo la recopilacin y el anlisis de los datos. Esta
fase tiene que incluir la comprensin cuidadosa de las prcticas actuales
del proceso as como las de los socios en el benchmarking.
4.- Determinar la brecha de desempeo actual. En este paso se
determina la diferencia de nuestras operaciones con las de los socios de
benchmarking y se determina la brecha existente entre las mismas.
5.- Proyectar los niveles de desempeo futuros. Ya que se definieron las
brechas de desempeo es necesario establecer una proyeccin de los
niveles del desempeo futuro, el cual es la diferencia entre el
desempeo futuro esperado y lo mejor en la industria


Fase de Integracin: La integracin es el proceso de usar los
hallazgos de benchmarking para fijar objetivos operacionales para el
cambio. Influye la planeacin cuidadosa para incorporar nuevas
prcticas a la operacin y asegurar que los hallazgos se incorporen a
todos los procesos formales de planeacin.
6.- Comunicar los hallazgos de benchmarking y obtener aceptacin. Los
hallazgos de benchmarking se tienen que comunicar a todos los niveles
de la organizacin para obtener respaldo, compromiso y propiedad. Para
la comunicacin primeramente se debe determinar el auditorio y sus
necesidades, se selecciona un mtodo de comunicacin y por ltimo, se
deben presentar los hallazgos en una forma ordenada. En el proceso de
obtencin de aceptacin es importante establecer una estrategia de
comunicacin en mltiples facetas, aparte de la declaracin de una
misin y de principios operacionales, as como el ver a benchmarking
como una iniciativa de cambio al mostrar las mejores prcticas y
explicar la forma en que estas operan. Tambin ayuda en la aceptacin
el validar los hallazgos desde varias fuentes diferentes.
7.- Establecer metas funcionales. En este punto se tratan de establecer
metas funcionales con respecto a los hallazgos de benchmarking, y
convertir dichas metas en principios de operacin que cambien los
mtodos y las prcticas de manera que se cierre la brecha de
desempeo existente.

Fase de Accin: Se tienen que convertir en accin los hallazgos


de benchmarking y los principios operacionales basados en ellos. Es
necesario convertirlos en acciones especficas de puesta en prctica y se
tiene que crear una medicin peridica y la evaluacin del logro.
8.- Desarrollar planes de accin. En este punto se incluyen dos
consideraciones principales. La primera tiene que ver con las tareas en
la planeacin de la accin las cuales tienen que ver con el qu, cmo,
quin y cundo. Especficamente incluyen: especificacin de la tarea,
poner en orden la tarea, asignacin de las necesidades de recursos,
establecimiento del programa, determinacin de las responsabilidades,
resultados esperados y supervisin.
La segunda parte se relaciona con las personas y los aspectos del
comportamiento de implantar un cambio.
9.- Implementar acciones especficas y supervisar el progreso. Dicha
implementacin se puede realizar por medio de alternativas
tradicionales como son la administracin de lnea o la administracin de

proyectos o programas. Otra es la alternativa de implantacin mediante


equipos de desempeo o por los ms cercanos al proceso y que tienen
la responsabilidad de operacin del mismo ; y por ltimo la alternativa
de nombrar un "zar del proceso" que sera el responsable de la
implementacin del programa. De igual manera es importante el
supervisar el proceso y realizar informas del progreso que nos ayuden a
aumentar el xito del benchmarking.
10.- Recalibrar los benchmarks. Este paso tiene como objetivo el
mantener los benchmarks actualizados en un mercado con condiciones
cambiantes de manera que se asegure el desempeo excelente. Es
importante el realizar una evaluacin en reas como la comprensin del
proceso de benchmarking, la comprensin de las mejores prcticas, la
importancia y valor, lo adecuado para fijar metas y la comunicacin de
benchmarking dentro de la empresa para ver que aspecto necesita una
recalibracin de benchmarks por medio de una planeacin bien realizada
y la repeticin del proceso de 10 pasos hasta llegar a la
institucionalizacin del benchmarking.

Fase de Madurez: Ser alcanzada la madurez cuando se


incorporen las mejores prcticas de la industria a todos los procesos del
negocio, asegurando as la superioridad. Tambin se logra la madurez
cuando se convierte en una faceta continua, esencial y autoiniciada del
proceso de administracin, o sea que se institucionaliza.