SISTEMAS DE INVENTARIOS

Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, mtodos y procedimientos

aplicados de manera sistemtica para planificar y controlar los materiales y
productos que se emplean en una organizacin.
Existen dos sistemas o procedimientos que proporcionan toda una estructura para
la contabilizacin de los inventarios: sistema peridico o analtico y, sistema
permanente o perpetuo.
a)

SISTEMA DE INVENTARIOS PERIDICO

Conocido tambin como juego de inventarios, es recomendable para empresas

como supermercados, ferreteras, drogueras, tiendas de abarrotes y otros negocios
en los cuales el volumen de ventas de productos de precios unitarios relativamente
bajos es muy grande cada da, lo que dificulta la consulta del valor del costo de
estos bienes.
Las empresas que utilizan este sistema, contabilizan la venta y esperan hasta el
final del ejercicio para determinar el costo de las ventas mediante la realizacin
fsica de un inventario final de mercancas.
En este sistema para la determinacin del costo de ventas es necesario conocer los
siguientes elementos:
El valor de las existencias de mercancas al inicio del ejercicio, o sea, el
inventario inicial.
El valor de las compras de mercancas durante el ao.
El valor de las existencias de mercancas no vendidas y que an se encuentran
en existencias al finalizar el perodo, es decir el inventario final.
Caractersticas
Realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario
hacer un conteo fsico.
Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en determinado
momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo de los productos
vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta,
en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final
de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.

 Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso

realizar lo que llamamos Juego de inventarios.
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la prdida de los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los
conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Ejemplo:
Almacenes YES Ltda en Febrero 10 de 2016 compra mercancas por valor de
$2.500.000 a crdito.
Cdigo
620505
220505

Cuenta
Compra Mercancas
Proveedores Nacionales

Dbito
2.500.000

Crdito
2.500.000

En Febrero 15 se devuelve mercanca en mal estado por $300.000.

Cdigo
220505
622505

Cuenta
Proveedores Nacionales
Devoluciones en Compras

Dbito
300.000

Crdito
300.000

JUEGO DE INVENTARIOS

Es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios peridico para

determinar el Costo de venta.
Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el
final, para lo cual se requiere hacer un conteo fsico de cada uno de los productos
que la empresa maneja.
Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios peridico, se
requiera adems conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos
devoluciones en compra).
Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de
inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:

(+) INVENTARIO INICIAL (Al comienzo cuenta 14)

(+) COMPRAS BRUTAS (Saldo cuenta 6205)
( -) DEVOLUCIONES EN COMPRAS (Saldo cuenta 6225)
(=) MERCANCAS DISPONIBLES PARA LA VENTA
( -) INVENTARIO FINAL (Cuenta 1435)
(=) COSTO DE VENTAS (Cuenta 6135)
A Febrero 29 de 2016 se necesita presentar estados financieros y la informacin
complementaria para encontrar el valor del costo de ventas (juego de inventarios)
es la siguiente:
Inventario de Mercanca a Enero 01 de 2016 = $0
Inventario de Mercanca a Febrero 29 de 2016 = $250.000
Inventario de Mercancas a Enero 01 de 2015
Ms Compras
Menos Devoluciones
Mercanca Disponible para la Venta
Menos Inventario de Mercanca Final
Costo de Venta

0
2.500.000
300.000
2.200.000
250.000
1.950.000

En Marzo 02 realiza pago y obtiene un descuento financiero otorgado por pronto

pago del 5%.
Cdigo
220505
421040
111005

Cuenta
Proveedores Nacionales
Descuento Comercial Condicionado
Banco Moneda Nacional

Dbito
2.200.000

Crdito
110.000
2.090.000

En este registro, el descuento que se recibe, significa un menor valor a pagar, el

cual se convierte en un ingreso no operacional.
Se vende la totalidad de la mercanca (electrodomsticos) por valor de $4.500.000 a
crdito el 5 de Marzo de 2016.
Cdigo
130505
413536

Cuenta
Clientes Nacionales
Comercio al mayor y al por menor

Dbito
4.500.000

Crdito
4.500.000

El 6 de Marzo de 2016 nos devuelven mercancas por valor de $600.000.

Cdigo
417505
130505

Cuenta
Devolucin en Ventas
Clientes Nacionales

Dbito
600.000

Crdito
600.000

En este registro, se afecta la cuenta devolucin en ventas, la cual va a disminuir

ms adelante en el estado de resultados a las ventas del perodo, y se disminuye la
cuenta clientes.
Nos cancelan el 7 de Marzo de 2016 y se les otorga descuento por pronto pago del
4%.
Cdigo
130505
530535
110505

Cuenta
Clientes Nacionales
Descuento Comercial Condicionado
Caja General

Dbito

Crdito
3.900.000

156.000
3.744.000

El descuento concedido, es un menor valor de pago que se va a recibir, se reconoce

como una prdida, y se registra como un gasto financiero.

b)

SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE

CARACTERSTICAS

Permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada

unidad que ingresa y sale del inventario.
En todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el
valor del Costo de venta.
Permite la determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a
que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.
Este control se lleva mediante tarjetas llamadas Kardex, en donde se lleva el
registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor
de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta
forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y
el valor del costo de venta.

Ejemplo:
Se compran 20 calculadoras Hewlet Packard por valor de $2.000.000 a crdito.
Cdigo
143536
220505

Cuenta
Inventario de Mercancas
Proveedores Nacionales

Dbito
2.000.000

Crdito
2.000.000

Se devuelven 4 calculadoras por desperfectos.

Cdigo
220505
143536

Cuenta
Proveedores Nacionales
Inventario de Mercancas

Dbito
400.000

Crdito
400.000

Se vende 16 calculadoras por $3.200.000 a crdito

Cdigo
130505
413536
613536
143536

Cuenta
Clientes Nacionales
Comercio al mayor y al por menor
Costo de Ventas
Inventario de Mercancas

Dbito
3.200.000

Crdito
3.200.000

1.600.000
1.600.000

En la transaccin de venta se producen dos registros, uno a precio de venta donde

se contabiliza la cuenta por cobrar cuando es a crdito, contra la cuenta de ingreso
por la venta. El segundo registro, su afectacin es a costo de venta para controlar el
costo de venta y la actualizacin de la cuenta inventario de mercancas para
disminuir y actualizar el saldo por las unidades que salen.
Nos devuelven 3 calculadoras:
Cdigo
417505
130505
143536
613536

Cuenta
Devoluciones en Ventas
Clientes Nacionales
Inventario de Mercancas
Costo de Ventas

Dbito
600.000

Crdito
600.000

300.000
300.000

En el registro de la venta, se elaboraron dos movimientos, en este caso de la

devolucin, tambin se deben elaborar dos registros, uno por la devolucin de la
mercanca, a precio de venta, y el otro a costo de venta, ingresando la mercanca y
disminuyendo la cuenta de costo de venta.
Pagamos compra a crdito y nos conceden descuento del 5%
Cdigo
220505
421040
111005

Cuenta
Proveedores Nacionales
Descuento Comercial
Banco Moneda Nacional

Dbito
1.600.000

Crdito
80.000
1520.000

Nos cancelan y concedemos descuento por pronto pago del 4%

Cdigo
110505
130505
530535

Cuenta
Caja General
Clientes Nacionales
Descuento Comercial Condicionado

Dbito
2.496.000

Crdito
2600.000

104.000

VALUACIN DE INVENTARIOS EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS

PERMANENTE

La finalidad principal de los inventarios es identificar el importe del costo que ha

de ser considerado como un activo manteniendo como tal hasta que los ingresos
relacionados sean reconocidos.

Es importante recalcar que los mtodos de valuacin tienen que ver con los costos
y no con los activos como tales.
Los inventarios estn considerados por muchas empresas como un activo
circulante muy significativo. La contabilidad de inventarios involucra dos
importantes aspectos:
1. El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado.
2. Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el
producto es vendido.
A continuacin se presentaran 3 mtodos de valuacin de inventarios que son los
que comnmente se utilizan en las empresas:
a) PEPS PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR
El flujo fsico real es irrelevante, lo importante es que el flujo de costos supone que
los primeros artculos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos
(costos de ventas) o consumidos (costo de produccin). El inventario final est
formado por los ltimos artculos que entraron a formar parte de los inventarios.
VENTAJAS:
Es que al valuar los inventarios segn la corriente normal de existencias se
establece una poltica ptima de administracin de los inventarios, pues primero se
vendern o enviarn a produccin las mercancas o los materiales que entraron al
almacn en primer lugar, lo cual propicia que, al finalizar el ejercicio las existencia
del inventario final queden valuadas prcticamente a los ltimos costos de
adquisicin o produccin del periodo, por lo que con este mtodo el inventario
final mostrado en el balance general se vala a costos actuales. Si la empresa
mantiene una adecuada rotacin de existencias, se logra que los costos del
inventario final sean cifras muy cercanas a los costos de reposicin o reemplazo,
por lo que esta informacin con cifras actuales le es de mucha utilidad a la
gerencia, en lo que toca al rengln de inventarios y de su capital de trabajo.
Se toma como base la corriente fsica de las operaciones de compraventa de los
artculos, aunque el manejo fsico de las mercancas no debe considerarse
necesariamente en la valuacin de los inventarios.
DESVENTAJAS:
No cumple plenamente con el principio del periodo contable o acumulacin en
cuanto al enfrentamiento o apareamiento de los costos actuales de los inventarios

con los precios de ventas actuales; es decir, no permite un adecuado

enfrentamiento de los ingresos con sus costos correspondientes.
Dar salida primero a los costos del inventario inicial, correspondientes al
inventario final del ejercicio anterior (no actualizados) y a los costos de las
primeras compras del ejercicio, que representan el costo de ventas, origina su
valuacin a costos antiguos, que habrn de enfrentar a ingresos actuales,
obteniendo como resultado una utilidad mayor, pero ficticia que no deriva de un
incremento en las ventas, ni de las polticas de comercializacin, sino de un
inadecuado enfrentamiento entre costos antiguos y precios de ventas actuales.
b) UEPS ULTIMAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR
El flujo fsico real es irrelevante, lo importante es que el flujo de costos supone que
los ltimos artculos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en
venderse (costos de ventas) o en consumirse (costo de produccin). El inventario
final est formado por los primeros artculos que entraron a formar parte de los
inventarios.
VENTAJAS:
Al valuar las existencias finales a los precios de las ltimas compras del ejercicio, se
obtiene un costo de ventas actualizado, locuaz permite un adecuado
enfrentamiento de los ingresos con sus costos, dando cumplimiento al principio
del periodo contable y el supuesto fundamental de la acumulacin pues enfrenta
costos actuales con ingresos actuales, dando como resultado una utilidad real y
justa, que tal vez ser menor que la obtenida con el mtodo PEPS, pues origina una
carga impositiva menor por concepto de ISR y PTU, as como el pago de
dividendos e impuestos respectivos, lo cual redunda en beneficio para la empresa
al protegerlas de la descapitalizacin.
Asimismo, el importe del costo de venta que aparece en el estado de resultados,
cumple con las caractersticas de utilidad y confiabilidad pues significa
informacin actualizada.
Este mtodo se recomienda en una poca de alza de precios o inflacionaria, pero es
importante tomar en cuenta lo siguiente: la entidad deber cuidarse de no
considerar al valuar el costo de ventas, las primeras capas de su inventario
(inventario inicial y primeras compras del ejercicio), pues los costos antiguos de
estos conceptos ocasionaran una desviacin del costo de ventas hacia las
corrientes de precios bajos, lo que traera aparejado un inadecuado enfrentamiento
con los ingresos y una distorsin de la utilidad bruta. Adems, se debe mantener
una adecuada rotacin de los inventarios con reposiciones oportunas.

DESVENTAJAS:
Se cree que no es congruente con la corriente de mercancas, sin embargo este
mtodo no se basa en la corriente de los artculos, sino en la de los precios; es decir,
se toma como base sus costos y no su aspecto fsico, pues los mtodos de valuacin
no necesariamente deben coincidir con la forma en que se manejan las mercancas.
Su principal desventaja es que el inventario final queda valuado a los precios del
inventario inicial, que es el inventario final del ejercicio o ejercicios anteriores y a
los costos de las primeras compras del ejercicio, razn por la que el inventario final
queda valuado a costos antiguos o no actualizados.
Por ello el importe que aparece en el balance general hace que este estado
financiero no cumpla con las caractersticas de utilidad y confiabilidad, pues
adems de reducir el importe de los recursos totales del activo, distorsiona o
deforma la relacin del capital de trabajo. Al igual que el mtodo PEPS, este
mtodo resuelve los objetivos de la valuacin de inventarios a medias, ya que slo
una parte de la informacin es actual, til y confiable (costo de ventas del estado
de resultado), no as el balance general en el rubro de inventarios.
c)

PROMEDIO

Este mtodo requiere calcular el costo promedio unitario de los artculos en el

inventario inicial mas los compras hechas en el periodo contable. En base a este
costo promedio unitario se determina tanto el costo de ventas (produccin) como
el inventario final del periodo.
FORMULA:

VENTAJAS:
En pocas donde los cambios de precios no son bruscos, ste mtodo limita las
distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios
en el periodo.
DESVENTAJAS:
Tericamente es ilgico porque se basa en la idea de que las ventas se realizan en
proporcin a las compras y que el promedio ponderado es afectado por el

inventario inicial, las primeras y las ltimas adquisiciones, lo que puede ocasionar
un retraso entre los costos de compras y la valuacin del inventario, pues los costos
iniciales pueden llegar a influir tanto o ms que los costos finales.

EJEMPLO:
Se tienen los siguientes datos para la Empresa Virtual S.A.:
Inventario inicial a 1 de Febrero de 2016:
Descripcin: Artculo ZZZ
Cdigo: 7841234500408
Saldo: 1.200 unidades.
Valor unitario: $4.500.
Proveedor: China Distribution S.A.
Durante el mes de Febrero realiza las siguientes operaciones.
Compras:
Fecha

Documento

Cantidad

Febrero 03
Febrero 09
Febrero 15
Febrero 20

Factura C-1050
Factura C-1080
Factura C-2051
Factura C-3065

450
600
540
360

Fecha

Documento

Cantidad

Factura V-0908
Factura V-0980
Factura V-0999

450
750
850

Valor
Unitario
$4.890
$4.950
$5.010
$5.100

Ventas:

Febrero 07
Febrero 14
Febrero 19

Realizar tarjeta de Kardex bajo los tres mtodos.

Valor
Unitario
$8.100
$8.400
$8.400

EMPRESA VIRTUAL S.A.

Control de Existencias en el Inventario
Producto

cantidad mxima

cantidad mnima

Mtodo de Valuacin

Artculo ZZZ

2000

100

PEPS

DETALLE
FECHA

01-Feb-16

CONCEPTO
inventario
inicial

03- Feb-16

compras

07- Feb-16

ventas

09- Feb-16

compras

14- Feb-16

ventas

15- Feb-16

compras

19- Feb-16

ventas

20- Feb-16

compras

31- Feb-16

Inv. Final

FRA
NO.

CANT

450

ENTRADAS
VR.
UNITARIO

4.890,00

VR. TOTAL

CANT

4.950,00

360

5.010,00

5.100,00

4.500,00

2.025.000,00

2.970.000,00

750

540

VR. TOTAL

2.200.500,00
450

600

SALIDAS
VR.
UNITARIO

4.500,00

3.375.000,00

2.705.400,00

1.836.000,00

9.711.900,00

CANT

TOTAL

1.200

4.500,00

5.400.000,00

450

4.890,00

2.200.500,00

750

4.500,00

3.375.000,00

450

4.890,00

2.200.500,00

750

4.500,00

3.375.000,00

450

4.890,00

2.200.500,00

600

4.950,00

2.970.000,00

450

4.890,00

2.200.500,00

600

4.950,00

2.970.000,00

450

4.890,00

2.200.500,00

600

4.950,00

2.970.000,00

540

5.010,00

2.705.400,00

450

4.890,00

2.200.500,00

200

4.950,00

990.000,00

400

4.950,00

1.980.000,00

540

5.010,00

2.705.400,00

360

5.100,00

1.836.000,00

5.531.400,00

1.100
Costo Entradas

SALDOS
VR.
UNITARIO

Costo Ventas

9.580.500,00

EMPRESA VIRTUAL S.A.

Control de Existencias en el Inventario
Producto

cantidad maxima

cantidad mnima

Mtodo de Valuacin

Artculo ZZZ

2000

100

UEPS

DETALLE
FECHA

01- Feb-16

CONCEPTO
inventario
inicial

03- Feb-16

compras

07- Feb-16

ventas

09- Feb-16

compras

14- Feb-16

ventas

15- Feb-16

compras

19- Feb-16

20- Feb-16

31- Feb-16

FRA
NO.

CANT

450

600

540

ENTRADAS
VR.
UNITARIO

4.890,00

4.950,00

5.010,00

VR. TOTAL

360

5.100,00

VR. TOTAL

2.200.500,00
450

4.890,00

2.200.500,00

600

4.950,00

2.970.000,00

150

4.500,00

675.000,00

2.970.000,00

2.705.400,00

ventas

compras

CANT

SALIDAS
VR.
UNITARIO

540

5.010,00

2.705.400,00

310

4.500,00

1.395.000,00

1.836.000,00

Inv. Final

CANT

9.711.900,00

Costo Ventas

9.945.900,00

TOTAL

1.200

4.500,00

5.400.000,00

450

4.890,00

2.200.500,00

1.200

4.500,00

5.400.000,00

600

4.950,00

2.970.000,00

1.050

4.500,00

4.725.000,00

1.050

4.500,00

4.725.000,00

540

5.010,00

2.705.400,00

740

4.500,00

3.330.000,00

740

4.500,00

3.330.000,00

360

5.100,00

1.836.000,00

5.166.000,00

1.100
Costo Entradas

SALDOS
VR.
UNITARIO

EMPRESA VIRTUAL S.A.

Control de Existencias en el Inventario
Producto

cantidad maxima

cantidad mnima

Mtodo de Valuacin

Artculo ZZZ

2000

100

PROMEDIO

DETALLE
FECHA

01- Feb-16

CONCEPTO
inventario
inicial

03- Feb-16

compras

07- Feb-16

ventas

09- Feb-16

compras

14- Feb-16

ventas

15- Feb-16

compras

19- Feb-16

ventas

20- Feb-16

compras

31- Feb-16

Inv. Final

FRA
NO.

CANT

ENTRADAS
VR.
UNITARIO

VR. TOTAL

450

4.890,00

2.200.500,00

600

4.950,00

2.970.000,00

CANT

450

540
360

$
$

5.010,00
5.100,00

$
$

SALIDAS
VR.
UNITARIO

4.606,36

VR. TOTAL

2.072.863,64

750

4.720,91

3.540.681,82

850

4.819,09

4.096.227,27

2.705.400,00
1.836.000,00

CANT

9.711.900,00

Costo Ventas

9.709.772,73

TOTAL

1.200

4.500,00

5.400.000,00

1.650

4.606,36

7.600.500,00

1.200

4.606,36

5.527.636,36

1.800

4.720,91

8.497.636,36

1.050

4.720,91

4.956.954,55

1.590

4.819,09

7.662.354,55

740

4.819,09

3.566.127,27

1.100

4.911,02

5.402.127,27

5.402.127,27

1.100

Costo Entradas

SALDOS
VR.
UNITARIO

Comparando la valuacin de los inventarios Tabla Comparacin Valuacin entre

los tres mtodos anteriores se observa que: la valoracin ms alta en el inventario
final se obtiene con el PEPS, la valoracin ms baja con el UEPS y una valoracin
intermedia para el inventario final con el promedio ponderado.
El mayor costo de ventas se obtiene con el mtodo UEPS. El menor costo de ventas
con el mtodo PEPS y un costo de ventas intermedio con el mtodo Promedio
Ponderado.
Tabla Comparacin Valuacin
Mtodo

Costo de Ventas

PEPS
UEPS
Promedio Ponderado

$9.580.500
$9.945.900
$9.709.773

Inventario
Final
$5.531.400
$5.166.000
$5.402.127