ORGENES DE LA TEORA DE SISTEMAS

La teora de sistemas (TS) es un ramo especfico de la teora

general de sistemas (TGS).
La TGS surgi con los trabajos del alemn Ludwig von
Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968.
La

TGS

no

busca

intentar soluciones prcticas,

solucionar problemas o

pero

producir teoras y

formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de

aplicacin en la realidad emprica.
Los supuestos bsicos de la TGS son:
1.

Existe

una

ntida

tendencia

hacia

la integracin de

diversas ciencias naturales y sociales.

2.

Esa integracin parece orientarse rumbo a una teora de

sistemas.

3.

Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms

amplia

de

estudiar

del conocimiento cientfico,

los

campos

especialmente

no-fsicos
en

ciencias

sociales.
4.

Con

esa

teora

de

desarrollar principios unificadores

los

sistemas,
que

al

atraviesan

verticalmente los universos particulares de las diversas

ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la
unidad de la ciencia.
5.

Esto puede generar una integracin muy necesaria en

la educacin cientfica.

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden

ser descritos en trminos de sus elementos separados; su
comprensin se presenta cuando se estudian globalmente.
La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas:
1.

Los

sistemas

existen

dentro

de

sistemas:

cada sistema existe dentro de otro ms grande.

2.

Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior.

Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor,
recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente
en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por
un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los
otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se
desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energa.

3.

Las funciones de un sistema dependen de su estructura:

para los sistemas biolgicos y mecnicos esta afirmacin es
intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen
porque estn constituidos por una estructura celular que
permite contracciones.

El inters de la TGS, son las caractersticas y parmetros que

establece

para

todos

los

sistemas.

Aplicada

la administracin la TS, la empresa se ve como una estructura

que se reproduce y se visualiza a travs de un sistema de
toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.
Desde un punto de vista histrico, se verifica que:

La

teora

de

la administracin

cientfica us

el concepto de sistema hombre-mquina, pero se limit al

nivel de trabajo fabril.

La teora de las relaciones humanas ampli el enfoque

hombre-mquina a las relaciones entre las personas dentro
de la organizacin. Provoc una profunda revisin de criterios
y tcnicas gerenciales.

La teora estructuralista concibe la empresa como un

sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal
como uno informal dentro de un sistema total integrado.

La

teora

del comportamiento trajo

la

teora

de

la

decisin, donde la empresa se ve como un sistema de

decisiones, ya que todos los participantes de la empresa
toman decisiones dentro de una maraa de relaciones de
intercambio,

que

caracterizan

al

comportamiento

organizacional.

Despus de la segunda guerra mundial, a travs de la

teora matemtica se aplic la investigacin operacional, para
la

resolucin

de

problemas

grandes

complejos

con

muchas variables.

La

teora

de

colas

fue

profundizada

se

formularon modelos para situaciones tpicas de prestacin

de servicios, en los que es necesario programar la cantidad
ptima de servidores para una esperada afluencia de clientes.
Las teoras tradicionales han visto la organizacin humana
como un sistema cerrado. Eso ha llevado a no tener en cuenta
el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensin de
la retroalimentacin (feedback), bsica para sobrevivir.
El enfoque antiguo fue dbil, ya que 1) trat con pocas de las
variables significantes de la situacin total y 2) muchas veces
se ha sustentado con variables impropias.

El concepto de sistemas no es una tecnologa en s, pero es la

resultante

de

ella.

El anlisis de

las organizaciones vivas

revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades

generales de las especies que son capaces de adaptarse y
sobrevivir en un ambiente tpico. Los sistemas vivos sean
individuos u organizaciones, son analizados como "sistemas
abiertos",

que

mantienen

un

continuo

intercambio

de

materia/energa/informacin con el ambiente. La TS permite

re conceptuar los fenmenos dentro de un enfoque global,
para integrar asuntos que son, en la mayora de las veces
de naturaleza completamente diferente.

CONCEPTO DE SISTEMAS

Un conjunto de elementos

Dinmicamente relacionados

Formando una actividad

Para alcanzar un objetivo

Operando sobre datos/energa/materia

Para proveer informacin/energa/materia

Caractersticas de los sistemas

Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o
combinacin de cosas o partes que forman un todo complejo o
unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma
de interaccin o

interdependencia.

Los lmites o

fronteras

entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Segn Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades

recprocamente

relacionadas.

De

ah

se

deducen

dos

conceptos: propsito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).

Propsito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos

propsitos. Los elementos (u objetos), como tambin las
relaciones, definen una distribucin que trata siempre de
alcanzar un objetivo.

Globalismo

o totalidad: un cambio en una de las

unidades del sistema, con probabilidad producir cambios en

las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el
sistema. Hay una relacin de causa/efecto. De estos cambios
y ajustes, se derivan dos fenmenos: entropa y homeostasia.
HOMEOSTASIS

Entropa: es la tendencia de los sistemas a desgastarse,

a desintegrarse, para el relajamiento de los estndares y un
aumento de la aleatoriedad. La entropa aumenta con el
correr del tiempo. Si aumenta la informacin, disminuye la
entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y
del orden. De aqu nace la geneantropa, o sea, la informacin
como medio o instrumento de ordenacin del sistema.

Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes

del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse
con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los
cambios externos del entorno.
Una organizacin podr ser entendida como un sistema o
subsistema o un super sistema, dependiendo del enfoque. El
sistema

total

es

aquel

representado

por

todos

los

componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un

objetivo,

dado

un

cierto

nmero

de

restricciones.

sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo.

Los

Tipos de sistemas
En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:

Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos,

maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas

abstractos:

planes, hiptesis e

ideas.

compuestos
Muchas

veces

por
solo

conceptos,
existen

en

el pensamiento de las personas. Es el software.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el

medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier
influencia ambiental. No reciben ningn recurso externo y
nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no
existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema
cerrado

aquellos

sistemas

cuyo

comportamiento

es

determinstico y programado y que opera con muy pequeo

intercambio de energa y materia con el ambiente. Se aplica
el trmino a los sistemas completamente estructurados,
donde los elementos y relaciones se combinan de una manera
peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como
las mquinas.

Sistemas

abiertos:

presentan

intercambio

con

el

ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian

energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para
sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de
elementos del sistema se organiza, aproximndose a una
operacin

adaptativa.

La

adaptabilidad

es

proceso de aprendizaje y de auto-organizacin.

un

continuo

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas

cerrados,

cumplen

con

el

segundo

principio

de

la termodinmica que dice que "una cierta cantidad llamada

entropa, tiende a aumentar al mximo".
Existe

una

tendencia

general

de

naturaleza fsica en direccin a

los eventos en

un estado de

la

mximo

desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la

entropa y pueden desarrollarse en direccin a un estado de
creciente

orden

organizacin

(entropa

negativa).

Los

sistemas abiertos restauran su propia energa y reparan

prdidas en su propia organizacin. El concepto de sistema
abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al
nivel

del individuo,

del grupo,

de

la

organizacin

de

la sociedad.

PARMETROS DE LOS SISTEMAS

El sistema se caracteriza por ciertos parmetros. Parmetros
son

constantes

arbitrarias

que

caracterizan,

por

sus

propiedades, el valor y la descripcin dimensional de un

sistema especfico o de un componente del sistema.
Los parmetros de los sistemas son:
Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque
del sistema, que provee el material o la energa para la
operacin del sistema.
Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la
cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los
resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser
coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los
sistemas son finales, mientras que los resultados de los
subsistemas con intermedios.

Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es

el fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de
conversin

de

las

entradas

en

salidas

resultados.

Generalmente es representado como la caja negra, en la que

entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los
productos.
Retroaccin

retroalimentacin

retroinformacin

(feedback): es la funcin de retorno del sistema que tiende a

comparar

la

salida

con

un

criterio

preestablecido,

mantenindola controlada dentro de aquel estndar o criterio.

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema.
Est en constante interaccin con el sistema, ya que ste
recibe

entradas,

las

procesa

efecta

salidas.

La

supervivencia de un sistema depende de su capacidad de

adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas
del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un
recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza.

El Sistema Abierto
El sistema abierto como organismo, es influenciado por el
medio ambiente e influye sobre el alcanzando un equilibrio
dinmico en ese sentido.
La categora ms importante de los sistemas abiertos son los
sistemas

vivos.

Existen

diferencias

entre

los

sistemas

abiertos (como los sistemas biolgicos y sociales, a saber,

clulas, plantas, el hombre, la organizacin, la sociedad) y los
sistemas cerrados (como los sistemas fsicos, las mquinas, el
reloj, el termstato):

El sistema abierto interacta constantemente con el ambiente

en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El
sistema cerrado no interacta.
El

sistema

ambiente

abierto

hasta

puede

crecer,

reproducirse

cambiar,

bajo

adaptarse

ciertas

al

condiciones

ambientes. El sistema cerrado no.

Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no
as el sistema cerrado.
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis
funciones primarias, estrechamente relacionadas entre s:
Ingestin: las empresas hacen o compras materiales para ser
procesados. Adquieren dinero, mquinas y personas del
ambiente

para

asistir

otras

funciones,

tal

como

los

organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir

sus necesidades.
Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos
para ser transformados en energa y en clulas orgnicas. En
la empresa, la produccin es equivalente a este ciclo. Se
procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo
una relacin entre las entradas y salidas.
Reaccin al ambiente: el animal reacciona a su entorno,
adaptndose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La
empresa

reacciona

tambin,

cambiando

sus

materiales,

consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede

alterar el producto, el proceso o la estructura.
Provisin de las partes: partes de un organismo vivo pueden
ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al
cuerpo.

Los

participantes

de

la

empresa

pueden

ser

reemplazados, no son de sus funciones sino tambin por

datos de compras, produccin, ventas o contabilidad y se les

recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero
es muchas veces considerado la sangre de la empresa.
Regeneracin de partes: las partes de un organismo pierden
eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o
relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una
empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o
mueren. Las mquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres
como mquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ah
la funcin de personal y de mantenimiento.
Organizacin: de las funciones, es la requiere un sistema de
comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el
caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptacin.
En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde
las

funciones

de

produccin,

compras,

comercializacin,

recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un

ambiente de constante cambio, la previsin, el planeamiento,
la investigacin y el desarrollo son aspectos necesarios para
que la administracin pueda hacer ajustes.
El sistema abierto es un conjunto de partes en interaccin
constituyendo
determinados

un

todo

propsitos

sinrgico,
y

en

orientado

permanente

hacia

relacin

de

interdependencia con el ambiente externo.

LA ORGANIZACIN COMO UN SISTEMA ABIERTO

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
"Un organismo social se asemeja a un organismo individual en
los siguientes rasgos esenciales:

En el crecimiento.

En el hecho de volverse ms complejo a medida que

crece.

En el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes

exigen una creciente interdependencia.

Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con

la vida de sus unidades componentes.

Porque en ambos casos existe creciente integracin

acompaada por creciente heterogeneidad".

Segn la teora estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron

el modelo racional, enfocando las organizaciones como un
sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando estn
aislados de variables externas y cuando son determinsticos
en lugar de probabilsticos. Un sistema determinstico es
aquel en que un cambio especfico en una de sus variables
producir un resultado particular con certeza. As, el sistema
require que todas sus variables sean conocidas y controlables
o previsibles. Segn Fayol la eficiencia organizacional siempre
prevalecer si las variables organizacionales son controladas
dentro de ciertos lmites conocidos.

Caractersticas de las organizaciones como sistemas

abiertos
Las organizaciones poseen todas las caractersticas de los
sistemas abiertos. Algunas caractersticas bsicas de las
organizaciones son:
1. Comportamiento probabilstico y no-determinstico de
las organizaciones: la organizacin se afectada por el
ambiente
fronteras

dicho
e

incontroladas.

ambiente

incluye
Las

es

variables

consecuencias

potencialmente

sin

desconocidas

de

los

sistemas

sociales son probabilsticas y no-determinsticas. El

comportamiento
previsible,

ya

respondiendo

humano
que

las

nunca
personas

diferentes

es

totalmente

son

complejas,

variables.

Por

esto,

la

administracin no puede esperar que consumidores,

proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un
comportamiento previsible.
2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor
y constituida de partes menores: las organizaciones son
vistas

como

sistemas

dentro

de

sistemas.

Dichos

sistemas son complejos de elementos colocados en

interaccin, produciendo un todo que no puede ser
comprendido tomando las partes independientemente.
Talcott

Parsons

indic

sobre

la

visin

global,

la

integracin, destacando que desde el punto de vista de

organizacin, esta era un parte de un sistema mayor,
tomando como punto de partida el tratamiento de la
organizacin

como

un

sistema

social,

siguiente

el

siguiente enfoque:
La organizacin se debe enfocar como un sistema que
se caracteriza por todas las propiedades esenciales a
cualquier sistema social.
La organizacin debe ser abordada como un sistema
funcionalmente diferenciado de un sistema social
mayor.
La organizacin debe ser analizada como un tipo
especial de sistema social, organizada en torno de la
primaca

de

interes

por

la

consecucin

determinado tipo de meta sistemtica.

de

 Las caractersticas de la organizacin deben ser

definidas por la especie de situacin en que necesita
operar, consistente en la relacin entre ella y los otros
subsistemas, componentes del sistema mayor del cual
parte. Tal como si fuera un sociedad.
1. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las
partes

del

sistema,

afectar

las

dems.

Las

interacciones internas y externas del sistema reflejan

diferentes escalones de control y de autonoma.
2. Homeostasis o estado firme: la organizacin puede
alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos
requisitos, la un direccionalidad y el progreso. La un
direccionalidad significa que a pesar de que hayan
cambios

en

la

empresa,

los

mismos

resultados

condiciones establecidos son alcanzados. El progreso

referido al fin deseado, es un grado de progreso que
est dentro de los lmites definidos como tolerables. El
progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la
condicin

propuesta

con

menor

esfuerzo,

mayor

precisin para un esfuerzo relativamente menor y bajo

condiciones de gran variabilidad. La un direccionalidad y
el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y
compromiso.
3. Fronteras o lmites: es la lnea que demarca lo que est
dentro y fuera del sistema. Podra no ser fsica. Una
frontera consiste en una lnea cerrada alrededor de
variables

seleccionadas

entre

aquellas

que

tengan

mayor intercambio (de energa, informacin) con el

sistema. Las fronteras varan en cuanto al grado de
permeabilidad, dicha permeabilidad definir el grado de
apertura del sistema en relacin al ambiente.

4. Morfognesis: el sistema organizacional, diferente de los

otros

sistemas

mecnicos

aun

de

los

sistemas

biolgicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras

estructurales bsicas, es identificada por Buckley como
su principal caracterstica identificadora.

MODELOS DE ORGANIZACIONES
Schein propone una relacin de aspectos que una teora de
sistemas debera considerar en la definicin de organizacin:

La organizacin debe ser considerada como un sistema

abierto.

La organizacin debe ser concebida como un sistema con

objetivos o funciones mltiples.

La organizacin debe ser visualizada como constituida

de

muchos

subsistemas

que

estn

en

interaccin

dinmica unos con otros.

Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un

cambio en uno de ellos, afectar a los dems.

La organizacin existe en un ambiente dinmico que

comprende otros sistemas.

Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio

ambiente hacen difcil definir las fronteras de cualquier
organizacin.

Modelo de Katz y Kahn

Desarrollaron un modelo de organizacin ms amplio y
complejo a travs de la aplicacin de la TS y la teora de las
organizaciones. Segn su modelo, la organizacin presenta
las siguientes caractersticas:

La organizacin como un sistema abierto

Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto
presenta las siguientes caractersticas:
1. Importacin (entrada): la organizacin recibe insumos
del ambiente y necesita provisiones energticas de otras
instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura
social es autosuficiente.
2. Transformacin (procesamiento): los sistemas abiertos
transforman

la

energa

disponible.

La

organizacin

procesa y transforma insumos en productos acabados,

mano de obra, servicios, etc.
3. Exportacin (salidas): los sistemas abiertos exportan
ciertos productos hacia el medio ambiente.
4. Los

sistemas

como

ciclos

que

se

repiten:

el

funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos

repetitivos de importacin-transformacin-exportacin.
La importacin y exportacin son transacciones que
envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente
inmediato, la transformacin o procesamiento es un
proceso contenido dentro del propio sistema.
5. Entropa
moverse

negativa:
para

los

detener

sistemas
el

abiertos

proceso

necesitan

entrpico

reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente

su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama
entropa negativa o negentropa.
6. Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y
proceso de codificacin: los sistemas vivos reciben como
insumos,

materiales

conteniendo

energa

que

se

transforman por el trabajo hecho. Tambin reciben

informacin, proporcionando seales sobre el ambiente.

La

entrada

de

informacin

ms

simple

es

la

retroalimentacin negativa (negative feedback), que

permite al sistema corregir sus desvos de la lnea
correcta. Las partes del sistema envan informacin de
cmo operan a un mecanismo central y mantiene as la
direccin correcta. Si dicha retroalimentacin negativa
es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece.
El proceso de codificacin permite al sistema reaccionar
selectivamente respecto a las seales de informacin
para las cuales est programado. Es un sistema de
seleccin de entradas a travs del cual, los materiales
son

rechazados

aceptados

introducidos

su

estructura.
7. Estado firme y homeostasis dinmica: los sistemas
abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que
existe un influjo continuo de energa del exterior y una
exportacin continua de los productos del sistema. La
tendencia

ms

simple

del

estado

firme

es

la

homeostasis, pero su principio bsico es la preservacin

del carcter del sistema, o sea, un equilibrio casiestacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo
anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las
nuevas entradas de energa en la naturaleza de sus
estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.
8. Diferenciacin:
abierto,

tiende

la
a

organizacin,
la

como

diferenciacin,

todo
o

sistema

sea,

la

multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae

tambin
interna.

multiplicacin

de

papeles

diferenciacin

9. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por

el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede
alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado
final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
10.

Lmites

fronteras:

como

sistema

abierto,

la

organizacin presenta lmites o fronteras, esto es,

barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el
campo de accin del sistema, as como su grado de
apertura.

Las organizaciones como clase de sistemas sociales

Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los
cuales a su vez son sistemas abiertos. Las organizaciones
comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como
la

entropa

negativa,

retroinformacin,

homeostasis,

diferenciacin y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a

la elaboracin y a la diferenciacin, debido a su propia
dinmica.
Los

sistemas

sociales,

consisten

en

actividades

estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son

repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y
tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en
relacin con la entrada de energa en el sistema, en relacin
con la transformacin de energas dentro del sistema y en
relacin con el producto resultante o salida de energa.
Mantener dicha actividad, requiere renovacin constante de
energa. Es lo conocido como geneantropa.

Caractersticas de primer orden

Para Katz y Kahn, las caractersticas de las organizaciones
como sistemas sociales son las siguientes:

1. Los

sistemas

sociales,

al

contrario

de

las

dems

estructuras bsicas, no tienen limitacin de amplitud.

Las

organizaciones

sociales

estn

vinculadas

un

mundo concreto de seres humanos, recursos materiales,

fbricas y otros artefactos, aunque estos no estn
interactuando. El sistema social, es independiente de
cualquier parte fsica determinada, pudiendo aligerarla o
sustituirla. El sistema social es la estructuracin de
eventos o acontecimientos y no la estructuracin de
partes fsicas.
2. Los sistemas sociales necesitan entradas de produccin
y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son
las importaciones de energa que sustentan al sistema;
las entradas de produccin son las importaciones de
energa, procesadas para proporcionar un resultado
productivo.
3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada,
esto

es,

son

sistemas

esencialmente

inventados,

creados por el hombre e imperfectos.

4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que
los sistemas biolgicos. Los sistemas sociales necesitan
fuerzas

de

control

para

reducir

la

variabilidad

inestabilidad de las acciones humanas.

5. Las funciones, normas y valores como los principales
componentes del sistema social: las funciones describen
formas

especficas

de

comportamiento

asociado

determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a

partir de los requisitos de la tarea. Las normas son
expectativas con carcter de exigencia, que alcanzan a
todos los que les concierne el desempeo de una
funcin, en un sistema o subsistema. Los valores son las

justificaciones

aspiraciones

ideolgicas

ms

generalizadas.
6. Las

organizaciones

sociales

constituyen

un

sistema

formalizado de funciones.
7. El concepto de inclusin parcial: la organizacin usa slo
los conocimientos y habilidades de las personas que le
son importantes.
8. La organizacin en relacin con su medio ambiente: el
funcionamiento

organizativo

debe

ser

estudiado

en

relacin con las transacciones continuas con el medio

ambiente que lo envuelve.

Cultura y clima organizacional

Toda organizacin crea su propia cultura o clima, con sus
propios tabes, costumbres y usos. El clima o cultura del
sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal
como su reinterpretacin en el sistema informal, as como las
disputas internas y externas de los tipos de personas que la
organizacin atrae, de sus procesos de trabajo y distribucin
fsica, de las modalidades de comunicacin y del ejercicio de
la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y
creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del
grupo.

Dinmica de sistema
Para

mantenerse,

las

organizaciones

recurren

la

multiplicacin de mecanismos, ya que les falta la estabilidad

de

los

sistemas

biolgicos.

As,

crean

estructuras

de

recompensas para vincular a sus miembros al sistema,

establecen

normas

valores

dispositivos

de

control.

Mientras que en la TS se habla de homeostasia dinmica (o

mantenimiento

del

equilibrio

por

ajuste

constante

anticipacin), se usa el trmino dinmica de sistema en las

organizaciones

sociales:

el

sistema

principal

los

subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez

ms aquello que bsicamente es. Para sobrevivir (y evitar la
entropa), la organizacin social debe asegurarse de una
provisin

continua

de

materiales

hombres

(entropa

negativa).

Concepto de eficacia organizacional

La

eficiencia

se

refiere

cuanto

de

entrada

de

una

organizacin surge como producto y cuanto es absorbido por

el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de
supervivencia de la organizacin. La eficacia organizacional se
relaciona con la extensin en que todas las formas de
rendimiento para la organizacin se hacen mximas. La
eficiencia busca incrementos a travs de soluciones tcnicas y
econmicas, mientras que la eficacia busca la maximizacin
del rendimiento para la organizacin, por medios tcnicos y
econmicos

(eficiencia)

por

medios

polticos

(no

econmicos).

Organizacin como un sistema de papeles

Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo
que ocupa una determinada posicin en una organizacin. La
organizacin

se

constituye

por

papeles

conjunto

de

actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de

papeles o de grupos que se superponen. La organizacin es
una estructura de papeles.

Modelo sociotcnico de Tavistock

Fue propuesto por socilogos y siclogos del Instituto de
Relaciones

Humanas

de

Tavistock,

con

base

en

investigaciones realizadas en minas de carbn inglesas y

empresas textiles hindes.

Concibe

la

organizacin

como

un

sistema

sociotcnico

estructurado sobre dos subsistemas:

El

subsistema

tcnico:

conlleva

la

tecnologa,

el

territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia

potencial de la organizacin.

El subsistema social: comprende los individuos, las

relaciones sociales y las exigencias de la organizacin
tanto formal como informal. Transforma la eficiencia
potencial en eficiencia real.

Estos dos subsistemas presentan una ntima interrelacin,

son interdependientes y se influyen mutuamente. El enfoque
sociotcnico concibe a la organizacin como una combinacin
de tecnologa y a la vez un subsistema social. El modelo de
sistema

abierto

propuesto

por

el

enfoque

sociotcnico,

importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a

ciertos procesos de conversin, convierte en productos,
servicios,

etc.,

para

exportar.

La

tarea

primaria

de

la

organizacin es algo que le permita sobrevivir dentro de ese

proceso de:

Importacin: adquisicin de materias primas.

Conversin: transformacin de las importaciones en

exportaciones.

Exportacin:

colocacin

de

los

resultados

de

la

importacin y de la conversin.
El fundamento de este enfoque es que cualquier sistema de
produccin requiere tanto una organizacin tecnolgica como
una organizacin de trabajo. La tecnologa limita la especie de
organizacin de trabajo posible, aunque la organizacin

presenta propiedades sociales y sicolgicas propias pero

independientes de la tecnologa.
Las

organizaciones

tienen

una

doble

funcin:

tcnica

(relacionada con la coordinacin del trabajo e identificacin

de la autoridad) y social (referente a los medios de relacionar
las personas, para lograr que ellas trabajen juntas).
El subsistema tcnico es determinado por los requisitos
tpicos de las tareas que son ejecutadas por la organizacin.
La tecnologa determina el tipo de entrada humana necesaria
a la organizacin. Tambin es el factor determinante de la
estructura

organizacional

de

las

relaciones

entre

los

servicios. Pero este subsistema no puede ser visualizarse

aisladamente, ya que es el responsable por la eficiencia
potencial de la organizacin. Los subsistemas tcnico y social
coexisten, si uno se altera, el otro tendr repercusiones.

APRECIACIN CRTICA DE LA TEORA DE SISTEMAS

De todas las teoras, la TS es la menos criticada, ya que an
no ha transcurrido suficiente tiempo para su anlisis ms
profundo. Sin embargo, una apreciacin crtica de la TS, lleva
a los siguientes aspectos:

Confrontacin entre teoras de sistema abierto y de

sistema cerrado
Hay varias implicaciones crticas entre distinguir un sistema
abierto y uno cerrado, desde el punto de vista administrativo,
estn las siguientes del sistema abierto:

La naturaleza dinmica del ambiente est en conflicto

con la tendencia esttica de la organizacin. Est
constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar
de acuerdo a las transformaciones del ambiente.

Un sistema organizacional rgido no podr sobrevivir si

no responde adaptndose al entorno.

Un sistema abierto necesita garantizar la absorcin de

sus productos por el ambiente. Para garantizar su
viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el
necesitados o crearle necesidad de tales productos.

El

sistema

informacin

necesita,
del

indispensable

de

constante

ambiente.
una

Para

el

depurada

sistema

retroalimentacin

es

constante,

depurada y rpida.
Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema
cerrado indica las siguientes distorsiones:

Conduce el estudio y la prctica administrativa a una

concentracin en reglas de funcionamiento interno, la
eficiencia

como

criterio

primario

de

la

viabilidad

organizacional y por ende, nfasis en procedimientos y

no en programas.

La perspectiva de organizacin como sistema cerrado, se

da por insensibilidad de la administracin tradicional a
las diferencias entre ambientes organizacionales y por la
desatencin a la dependencia entre la organizacin y su
ambiente.

Soluciones,

intertransferibles,

ya

instrumentos
que

el

ambiente

tcnicas
no

hace

son
la

diferencia.

La perspectiva de la organizacin como sistema cerrado,

lleva a la insensibilidad hacia la necesidad de cambios y
adaptacin continua y urgente de las respuestas de la
organizacin al ambiente. En un ambiente de rpido

cambio, las organizaciones desaparecern si no se

adaptan al cambio.

CARACTERSTICAS BSICAS DEL ANLISIS

SISTEMTICO
Las principales caractersticas de la moderna teora de la
administracin basada en el anlisis sistemtico son las
siguientes:

Punto de vista sistemtico: la moderna teora visualiza a

la organizacin como un sistema constituido por cinco
partes

bsicas:

entrada,

salida,

proceso,

retroalimentacin y ambiente.

Enfoque dinmico: el nfasis de la teora moderna es

sobre el proceso dinmico de interaccin que ocurre
dentro de la estructura de una organizacin.

Multidimensional y multinivelado: se considera a la

organizacin

desde

un

punto

de

vista

micro

macroscpico. Es micro cuando es considerada dentro de

su ambiente (sociedad, comunidad, pas); es macro
cuando se analizan sus unidades internas.

Multimotivacional: un acto puede ser motivado por

muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen
porque

sus

participantes

esperan

satisfacer

ciertos

objetivos a travs de ellas.

Probabilstico:

la

probabilstica.

Con

teora

moderna

expresiones

como

tiende
"en

ser

general",

"puede ser", sus variables pueden ser explicadas en

trminos predictivos y no con certeza.

Multidisciplinaria: busca conceptos y tcnicas de muchos

campos de estudio. La teora moderna presenta una
sntesis integradora de partes relevantes de todos los
campos.

Descriptivo: buscar describir las caractersticas de las

organizaciones y de la administracin. Se conforma con
buscar y comprender los fenmenos organizacionales y
dejar la escogencia de objetivos y mtodos al individuo.

Multivariable: tiende a asumir que un evento puede ser

causado por numerosos factores interrelacionados e
interdependientes. Los factores causales podran ser
generados por la retroalimentacin.

Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organizacin

debe

adaptarse

sobrevivir.

Se

los

genera

cambios
como

del

ambiente

para

consecuencia

una

focalizacin en los resultados en lugar del nfasis sobre

el proceso o las actividades de la organizacin.

Carcter integrativo y abstracto de la teora de sistemas

La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo
tanto, de difcil aplicacin a situaciones gerenciales prcticas.
Aunque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemtico es
bsicamente una teora general comprensible, que cubre
todos los fenmenos organizacionales. Es una teora general
de las organizaciones y de la administracin, una sntesis
integradora.

El efecto sinrgico de las organizaciones como sistemas

abiertos
Una fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su
efecto sinrgico, es decir, en el resultado de una organizacin
pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los

insumos. La palabra sinergia viene del griego (syn = con y

ergos = trabajo) y significa trabajo en conjunto. Cada
participante de la organizacin espera que los beneficios
personales de su participacin, sean mayores que sus costos
personales de participacin. Existe sinergia cuando dos o ms
causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor
que

la

suma

de

efectos

que

produciran

actuando

individualmente.

El hombre funcional
La TS se basa en la teora del hombre funcional. El individuo
desempea

un

interrelacionndose

papel
con

dentro
los

dems

de

la

organizacin,

individuos,

como

un

sistema abierto. En sus acciones basadas en roles, mantiene

expectativas respecto al rol de los dems y enva a los dems
sus expectativas. Esa interaccin altera o refuerza el papel.
Las organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los
individuos

actan

como

transmisores

de

roles

organizadores.

AUDITORA DE SISTEMAS
Introduccin

Concepto.La palabra auditora viene del latn auditorius y de esta

proviene auditor, que tiene la virtud de oir y revisar cuentas,
pero debe estar encaminado a un objetivo especfico que es el
de evaluar la eficiencia y eficacia con que se est operando
para que, por medio del sealamiento de cursos alternativos
de accin, se tomen decisiones que permitan corregir los
errores, en caso de que existan, o bien mejorar la forma de
actuacin.
Algunos autores proporcionan otros conceptos pero todos
coinciden en hacer nfasis en la revisin, evaluacin y

elaboracin de un informe para el ejecutivo encaminado a un

objetivo especfico en el ambiente computacional y los
sistemas.
A continuacin se detallan algunos conceptos recogidos de
algunos expertos en la materia:
Auditora de Sistemas es:

La verificacin de controles en el procesamiento de la

informacin, desarrollo de sistemas e instalacin con el
objetivo

de

evaluar

su

efectividad

presentar

recomendaciones a la Gerencia.

La actividad dirigida a verificar y juzgar informacin.

El examen y evaluacin de los procesos del Area de

Procesamiento automtico de Datos (PAD) y de la
utilizacin de los recursos que en ellos intervienen, para
llegar a establecer el grado de eficiencia, efectividad y
economa

de

los

sistemas

computarizados

en

una

empresa y presentar conclusiones y recomendaciones

encaminadas a corregir las deficiencias existentes y
mejorarlas.

El proceso de recoleccin y evaluacin de evidencia para

determinar si un sistema automatizado:

Daos
Salvaguarda activos Destruccin
Uso no autorizado
Robo

 Mantiene Integridad de Informacin Precisa, los datos

Completa
Oportuna
Confiable
Alcanza metas
Contribucin de la organizacionales, funcin informtica
Consume recursos
Utiliza los recursos adecuadamente, eficientemente en
el procesamiento de la informacin.

Es

el

examen

(independiente),

revisin

de

carcter

crtico(evidencia),

objetivo

sistemtico

(normas), selectivo (muestras) de las polticas, normas,

prcticas,

funciones,

procesos,

procedimientos

informes relacionados con los sistemas de informacin

computarizados,

con

el

fin

de

emitir

una

opinin

profesional (imparcial) con respecto a:

Eficiencia en el uso de los recursos informticos
Validez de la informacin
Efectividad de los controles establecidos

Tipos de Auditora
Existen algunos tipos de auditora entre las que la Auditora
de Sistemas integra un mundo paralelo pero diferente y
peculiar resaltando su enfoque a la funcin informtica.

Es necesario recalcar como anlisis de este cuadro que

Auditora

de

Sistemas

no

es

lo

mismo

que

Auditora

Financiera.
Entre los principales enfoques de Auditora tenemos los
siguientes:
Financiera
Veracidad de estados financieros
Preparacin

de

informes

de

acuerdo

principios

contables
Evala la eficiencia,
Operacional
Eficacia
Economa de los mtodos y procedimientos que rigen un
proceso de una empresa
Sistemas, se preocupa de la funcin informtica
Fiscal, se dedica a observar el cumplimiento de las leyes
fiscales
Administrativa Analiza:
Logros de los objetivos de la Administracin
Desempeo de funciones administrativas
Evala:
Calidad

 Mtodos
Mediciones
Controles de los bienes y servicios
Revisa la contribucin a la sociedad
Social

as como la participacin en actividades

socialmente orientadas

Objetivos Generales de una Auditora de Sistemas

Buscar

una

mejor

relacin

costo-beneficio

de

los

sistemas automticos o computarizados diseados e

implantados por el PAD

Incrementar la satisfaccin de los usuarios de los

sistemas computarizados

Asegurar

una

mayor

confiabilidad

de

integridad,

la

confidencialidad

informacin

mediante

y
la

recomendacin de seguridades y controles.

Conocer la situacin actual del rea informtica y las

actividades

esfuerzos

necesarios

para

lograr

los

objetivos propuestos.

Seguridad de personal, datos, hardware, software e

instalaciones

Apoyo de funcin informtica a las metas y objetivos de

la organizacin

Seguridad,

utilidad,

confianza,

privacidad

disponibilidad en el ambiente informtico

Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnologa

de informacin

Decisiones de inversin y gastos innecesarios

Capacitacin

educacin

sobre

controles

en

los

Sistemas de Informacin

Justificativos para efectuar una Auditora de Sistemas

Aumento considerable e injustificado del presupuesto

del PAD (Departamento de Procesamiento de Datos)

Desconocimiento en el nivel directivo de la situacin

informtica de la empresa

Falta total o parcial de seguridades lgicas y fisicas que

garanticen

la

integridad

del

personal,

equipos

informacin.

Descubrimiento

de

fraudes

efectuados

con

el

computador

Falta de una planificacin informtica

Organizacin que no funciona correctamente, falta de

polticas, objetivos, normas, metodologa, asignacin de
tareas y adecuada administracin del Recurso Humano

Descontento general de los usuarios por incumplimiento

de plazos y mala calidad de los resultados

Falta de documentacin o documentacin incompleta de

sistemas

que

revela

la

dificultad

de

efectuar

mantenimiento de los sistemas en produccin

el

CONTROLES
Conjunto de disposiciones metdicas, cuyo fin es vigilar las
funciones y actitudes de las empresas y para ello permite
verificar

si

todo

se

realiza

conforme

los

programas

adoptados, rdenes impartidas y principios admitidos.

Clasificacin general de los controles
Controles Preventivos
Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las
causas del riesgo, permitiendo cierto margen de violaciones.
Ejemplos:

Letrero

"No

fumar"

para

salvaguardar

las

instalaciones
Sistemas de claves de acceso
Controles detectivos
Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo
sino que los detecta luego de ocurridos. Son los ms
importantes para el auditor. En cierta forma sirven para
evaluar la eficiencia de los controles preventivos.
Ejemplo: Archivos y procesos que sirvan como pistas de
auditora
Procedimientos de validacin
Controles Correctivos
Ayudan a la investigacin y correccin de las causas del
riesgo.

La

correccin

adecuada

puede

resultar

difcil

ineficiente, siendo necesaria la implantacin de controles

detectivos sobre los controles correctivos, debido a que la

correccin de errores es en s una actividad altamente

propensa a errores.

Principales Controles fsicos y lgicos

Controles particulares tanto en la parte fisica como en la
lgica se detallan a continuacin
Autenticidad Permiten verificar la identidad
1. Passwords
2. Firmas digitales

Exactitud Aseguran la coherencia de los datos

1. Validacin de campos
2. Validacin de excesos

Totalidad

Evitan la omisin de registros as como

garantizan la conclusin de un proceso de envo

1. Conteo de regitros
2. Cifras de control

Redundancia Evitan la duplicidad de datos

1. Cancelacin de lotes
2. Verificacin de secuencias

 Privacidad Aseguran la proteccin de los datos

1. Compactacin
2. Encriptacin

Existencia
Aseguran la disponibilidad de los datos
1. Bitcora de estados
2. Mantenimiento de activos

Proteccin

de

Activos

Destruccin

corrupcin

informacin o del hardware

1. Extintores
2. Passwords

Efectividad Aseguran el logro de los objetivos

1. Encuestas de satisfaccin
2. Medicin de niveles de servicio

Eficiencia Aseguran el uso ptimo de los recursos

1. Programas monitores
2. Anlisis costo-beneficio

de

Controles automticos o lgicos

Periodicidad de cambio de claves de acceso
Los cambios de las claves de acceso a los programas se deben
realizar

peridicamente.

Normalmente

los

usuarios

se

acostumbran a conservar la misma clave que le asignaron

inicialmente.
El

no

cambiar

las

claves

peridicamente

aumenta

la

posibilidad de que personas no autorizadas conozcan y

utilicen claves de usuarios del sistema de computacin.
Por lo tanto se recomienda cambiar claves por lo menos
trimestralmente.
Combinacin de alfanumricos en claves de acceso
No es conveniente que la clave este compuesta por cdigos
de empleados, ya que una persona no autorizada a travs de
pruebas simples o de deducciones puede dar con dicha clave.
Para redefinir claves es necesario considerar los tipos de
claves que existen:

Individuales

Pertenecen a un solo usuario, por tanto es individual y

personal. Esta clave permite al momento de efectuar las
transacciones

registrar

los

responsables

de

cualquier

cambio.

Confidenciales

De forma confidencial los usuarios debern ser instruidos

formalmente respecto al uso de las claves.

No significativas

Las claves no deben corresponder a nmeros secuenciales ni

a nombres o fechas.
Verificacin de datos de entrada

Incluir rutinas que verifiquen la compatibilidad de los datos

mas no su exactitud o precisin; tal es el caso de la validacin
del tipo de datos que contienen los campos o verificar si se
encuentran dentro de un rango.

Conteo de registros

Consiste en crear campos de memoria para ir acumulando

cada registro que se ingresa y verificar con los totales ya
registrados.
Totales de Control
Se realiza mediante la creacin de totales de lnea, columnas,
cantidad

de

formularios,

cifras

de

control,

etc.

automticamente verificar con un campo en el cual se van

acumulando

los

registros,

separando

solo

aquellos

formularios o registros con diferencias.

Verficacin de limites
Consiste en la verificacin automtica de tablas, cdigos,
limites mnimos y mximos o bajo determinadas condiciones
dadas previamente.
Verificacin de secuencias
En ciertos procesos los registros deben observar cierta
secuencia numerica o alfabetica, ascendente o descendente,
esta

verificacion

debe

hacerse

independientes del programa en si.

Dgito autoerificador

mediante

rutinas

Consiste en incluir un dgito adicional a una codificacin, el

mismo que es resultado de la aplicacin de un algoritmo o
formula, conocido como MODULOS, que detecta la correccin
o no del cdigo. Tal es el caso por ejemplo del decimo dgito
de la cdula de identidad, calculado con el modulo 10 o el
ultimo dgito del RUC calculado con el mdulo 11.
Utilizar software de seguridad en los microcomputadores
El software de seguridad permite restringir el acceso al
microcomputador, de tal modo que solo el personal autorizado
pueda utilizarlo.
Adicionalmente,

este

segregacin

funciones

de

software
y

la

permite

reforzar

confidencialidad

de

la
la

informacin mediante controles para que los usuarios puedan

accesar solo a los programas y datos para los que estn
autorizados.
Programas de este tipo son: WACHDOG, LATTICE,SECRET
DISK, entre otros.
Controles administrativos en un ambiente de Procesamiento
de Datos
La mxima autoridad del Area de Informtica de una empresa
o institucin debe implantar los siguientes controles que se
agruparan de la siguiente forma:
1.- Controles de Preinstalacin
2.- Controles de Organizacin y Planificacin
3.- Controles de Sistemas en Desarrollo y Produccin
4.- Controles de Procesamiento

5.- Controles de Operacin

6.- Controles de uso de Microcomputadores
Controles de Preinstalacin
Hacen referencia a procesos y actividades previas a la
adquisicin e instalacin de un equipo de computacin y
obviamente a la automatizacin de los sistemas existentes.
Objetivos:
Garantizar que el hardware y software se adquieran
siempre y cuando tengan la seguridad de que los
sistemas

computarizados

proporcionaran

mayores

beneficios que cualquier otra alternativa.

Garantizar la seleccin adecuada de equipos y sistemas
de computacin
Asegurar la elaboracin de un plan de actividades previo
a la instalacin
Acciones a seguir:
Elaboracin de un informe tcnico en el que se justifique
la adquisicin

del equipo,

software y

servicios

de

computacin, incluyendo un estudio costo-beneficio.

Formacin de un comit que coordine y se responsabilice
de todo el proceso de adquisicin e instalacin
Elaborar un plan de instalacin de equipo y software
(fechas, actividades, responsables) el mismo que debe
contar con la aprobacin de los proveedores del equipo.

 Elaborar un instructivo con procedimientos a seguir para

la seleccin y adquisicin de equipos, programas y
servicios

computacionales.

Este

proceso

debe

enmarcarse en normas y disposiciones legales.

Efectuar

las

acciones

necesarias

para

una

mayor

participacin de proveedores.
Asegurar

respaldo

de

mantenimiento

asistencia

tcnica.
Controles de organizacin y Planificacin
Se refiere a la definicin clara de funciones, lnea de
autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del
rea PAD, en labores tales como:
Disear un sistema
Elaborar los programas
Operar el sistema
Control de calidad
Se debe evitar que una misma persona tenga el control
de toda una operacin.
Es importante la utilizacin ptima de recursos en el PAD
mediante

la

preparacin

de

planes

ser

evaluados

continuamente
Acciones a seguir
La unidad informtica debe estar al mas alto nivel de la
pirmide administrativa de manera que cumpla con sus

objetivos, cuente con el apoyo necesario y la direccin

efectiva.
Las funciones de operacin, programacin y diseo de
sistemas deben estar claramente delimitadas.
Deben existir mecanismos necesarios a fin de asegurar
que los programadores y analistas no tengan acceso a la
operacin del computador y los operadores a su vez no
conozcan la documentacin de programas y sistemas.
Debe existir una unidad de control de calidad, tanto de
datos

de

entrada

como

de

los

resultado

del

procesamiento.
El

manejo

custodia

de

dispositivos

archivos

magnticos deben estar expresamente definidos por

escrito.
Las actividades del PAD deben obedecer a planificaciones a
corto, mediano y largo plazo sujetos a evaluacin y ajustes
peridicos "Plan Maestro de Informtica"
Debe existir una participacin efectiva de directivos, usuarios
y personal del PAD en la planificacin y evaluacin del
cumplimiento del plan.
Las instrucciones deben impartirse por escrito.
Controles de Sistema en Desarrollo y Produccin
Se debe justificar que los sistemas han sido la mejor opcin
para la empresa, bajo una relacin costo-beneficio que
proporcionen

oportuna

efectiva

informacin,

que

los

sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se

encuentren debidamente documentados.

Acciones a seguir:
Los usuarios deben participar en el diseo e implantacin de
los sistemas pues aportan conocimiento y experiencia de su
rea y esta actividad facilita el proceso de cambio
El personal de auditora interna/control debe formar parte del
grupo de diseo para sugerir y solicitar la implantacin de
rutinas de control
El desarrollo, diseo y mantenimiento de sistemas obedece a
planes especficos, metodologas estndares, procedimientos
y en general a normatividad escrita y aprobada.
Cada fase concluida debe ser aprobada documentadamente
por los usuarios mediante actas u otros mecanismos a fin de
evitar reclamos posteriores.
Los programas antes de pasar a Produccin deben ser
probados

con

datos

que

agoten

todas

las

excepciones

posibles.
Todos los sistemas deben estar debidamente documentados y
actualizados. La documentacin deber contener:
Informe de factibilidad
Diagrama de bloque
Diagrama de lgica del programa
Objetivos del programa
Listado original del programa y versiones que incluyan
los cambios efectuados con antecedentes de pedido y
aprobacin de modificaciones

 Formatos de salida
Resultados de pruebas realizadas
Implantar procedimientos de solicitud, aprobacin y ejecucin
de cambios a programas, formatos de los sistemas en
desarrollo.
El

sistema

concluido

sera

entregado

al

usuario

previo

entrenamiento y elaboracin de los manuales de operacin

respectivos
Controles de Procesamiento
Los controles de procesamiento se refieren al ciclo que sigue
la informacin desde la entrada hasta la salida de la
informacin, lo que conlleva al establecimiento de una serie
de seguridades para:
Asegurar que todos los datos sean procesados
Garantizar la exactitud de los datos procesados
Garantizar que se grabe un archivo para uso de la gerencia y
con fines de auditora
Asegurar que los resultados sean entregados a los usuarios
en forma oportuna y en las mejores condiciones.
Acciones a seguir:
Validacin de datos de entrada previo procesamiento debe
ser

realizada

en

forma

automtica:

clave,

dgito

autoverificador, totales de lotes, etc.

Preparacin de datos de entrada debe ser responsabilidad de
usuarios y consecuentemente su correccin.

Recepcin de datos de entrada y distribucin de informacin

de

salida

debe

obedecer

un

horario

elaborado

en

coordinacin con el usuario, realizando un debido control de

calidad.
Adoptar acciones necesarias para correcciones de errores.
Analizar conveniencia costo-beneficio de estandarizacin de
formularios, fuente para agilitar la captura de datos y
minimizar errores.
Los procesos interactivos deben garantizar una adecuada
interrelacin entre usuario y sistema.
Planificar

el

mantenimiento

del

hardware

software,

tomando todas las seguridades para garantizar la integridad

de la informacin y el buen servicio a usuarios.
Controles de Operacin
Abarcan todo el ambiente de la operacin del equipo central
de

computacin

dispositivos

de

almacenamiento,

la

administracin de la cintoteca y la operacin de terminales y

equipos de comunicacin por parte de los usuarios de
sistemas on line.
Los controles tienen como fin:
Prevenir o detectar errores accidentales que puedan ocurrir
en el Centro de Cmputo durante un proceso
Evitar o detectar el manejo de datos con fines fraudulentos
por parte de funcionarios del PAD
Garantizar la integridad de los recursos informticos.

Asegurar la utilizacin adecuada de equipos acorde a planes y

objetivos.
Recursos
Informticos
Acciones a seguir:
El

acceso

al

centro

de

cmputo

debe

contar

con

las

seguridades necesarias para reservar el ingreso al personal

autorizado
Implantar claves o password para garantizar operacin de
consola y equipo central (mainframe), a personal autorizado.
Formular

polticas

respecto

seguridad,

privacidad

proteccin de las facilidades de procesamiento ante eventos

como: incendio, vandalismo, robo y uso indebido, intentos de
violacin y como responder ante esos eventos.
Mantener un registro permanente (bitcora) de todos los
procesos realizados, dejando constancia de suspensiones o
cancelaciones de procesos.
Los operadores del equipo central deben estar entrenados
para

recuperar

restaurar

informacin

en

caso

de

destruccin de archivos.
Los backups no deben ser menores de dos (padres e hijos) y
deben

guardarse

en

lugares

seguros

adecuados,

preferentemente en bvedas de bancos.

Se

deben

implantar

calendarios

establecer prioridades de proceso.

de

operacin

fin

de

Todas las actividades del Centro de Computo deben normarse

mediante manuales, instructivos, normas, reglamentos, etc.
El proveedor de hardware y software deber proporcionar lo
siguiente:
Manual de operacin de equipos
Manual de lenguaje de programacin
Manual de utilitarios disponibles
Manual de Sistemas operativos
Las instalaciones deben contar con sistema de alarma por
presencia de fuego, humo, as como extintores de incendio,
conexiones elctricas seguras, entre otras.
Instalar equipos que protejan la informacin y los dispositivos
en caso de variacin de voltaje como: reguladores de voltaje,
supresores pico, UPS, generadores de energa.
Contratar plizas de seguros para proteger la informacin,
equipos, personal y todo riesgo que se produzca por casos
fortuitos o mala operacin.
Controles en el uso del Microcomputador
Es la tarea ms difcil pues son equipos ms vulnerables, de
fcil acceso, de fcil explotacin pero los controles que se
implanten

ayudaran

garantizar

confidencialidad de la informacin.
Acciones a seguir:

la

integridad

Adquisicin de equipos de proteccin como supresores de

pico, reguladores de voltaje y de ser posible UPS previo a la
adquisicin del equipo
Vencida la garanta de mantenimiento del proveedor se debe
contratar mantenimiento preventivo y correctivo.
Establecer procedimientos para obtencin de backups de
paquetes y de archivos de datos.
Revisin peridica y sorpresiva del contenido del disco para
verificar la instalacin de aplicaciones no relacionadas a la
gestin de la empresa.
Mantener

programas

procedimientos

de

deteccin

inmunizacin de virus en copias no autorizadas o datos

procesados en otros equipos.
Propender

la

estandarizacin

del

Sistema

Operativo,

software utilizado como procesadores de palabras, hojas

electrnicas, manejadores de base de datos y mantener
actualizadas

las

versiones

la

capacitacin

sobre

modificaciones incluidas.
Analizados los distintos tipos de controles que se aplican en
la Auditora de Sistemas efectuaremos a continuacin el
anlisis de casos de situaciones hipotticas planteadas como
problemticas en distintas empresas, con la finalidad de
efectuar el anlisis del caso e identificar las acciones que se
deberan implementar.
Anlisis de Casos de Controles Administrativos
Controles sobre datos fijos
Lea cada situacin atentamente y

1.- Enuncie un control que hubiera prevenido el problema o

posibilitado su deteccin.
2.- Identifique uno o ms controles alternativos que hubieran
ayudado a prevenir o a detectar el problema.