CONTENI

DO
1. OBJETIVO
..................................................................................................................................... 2
2. PREPARACIN DE LA INFORMACIN SOLICITADA
...................................................................... 2
3. CONSECUENCIAS DE NO ENVIAR LA
INFORMACIN................................................................... 2
4. INSTRUCCIONES SOBRE LA INFORMACIN
SOLICITADA............................................................. 3
4.1 Balance de
prueba............................................................................................................... 4
4.2 Auxiliares de las cuentas contables relacionadas con la causacin y pago la nmina
....... 6
4.3 Auxiliares de las cuentas contables de servicios y diversos
................................................ 7
4.4 Reporte de pago de nminas salarios, compensaciones o asociados
................................ 9
4.5
17

Si la empresa tiene software de nmina...........................................................................

4.6 Certificacin de informacin

............................................................................................. 20
4.7 Aprendices del SENA y practicantes universitarios
........................................................... 21
4.8
21

Trabajadores vinculados que se encuentran pensionados por vejez ...............................

4.9
22

Trabajadores extranjeros que no estn cotizando a pensiones en Colombia ..................

4.10 Convenciones, pactos colectivos, acuerdos de desalarizacin o similares

....................... 23
4.11 Suministro de personal por un tercero .............................................................................
23
Pgina 1 de
33

4.12 Relacin de planillas PILA

.................................................................................................. 24
4.13 Otros documentos o informacin adicional......................................................................
24
4.14 Notificacin electrnica
.................................................................................................... 25
5. ENVO DE LA INFORMACIN SOLICITADA
................................................................................. 26
5.1
26

Radicacin en Centro de Atencin al Ciudadano ..............................................................

5.2 Radicacin por pgina web

............................................................................................... 27
6. SI TIENE MS INQUIETUDES
...................................................................................................... 32

Pgina 2 de
33

1. OBJETIVO
Facilitar la preparacin de la informacin que deben reportar
las entidades requeridas por la Unidad.

2. PREPARACIN DE LA INFORMACIN SOLICITADA

A continuacin usted encontrar instrucciones para saber
cmo preparar la informacin solicitada por la Unidad
mediante el proceso de Requerimiento de Informacin.
Tenga en cuenta que en el Requerimiento de Informacin se
solicita informacin de contabilidad y nmina, por lo que
es importante que las reas encargadas de estos temas se
involucren en el proceso de preparacin de la informacin. Si
usted lo considera necesario, puede incluir dentro del grupo
de trabajo al rea de sistemas.
Tenga el Requerimiento de Informacin a la mano, ya que all
aparece el nmero de expediente que le fue asignado y el
listado de informacin solicitada, los cuales necesitar ms
adelante.
Finalmente recuerde que la Unidad es una entidad que
contribuye con el medio ambiente, por lo que le solicitamos
enviar toda la informacin en medio magntico o a travs
de los medios virtuales autorizados por la entidad.

3. CONSECUENCIAS DE NO ENVIAR LA
INFORMACIN
De acuerdo con el art., 179 de la Ley 1607 de 2012, la Unidad
impondr una sancin de cinco (5) Unidad de Valor
Tributario - UVT por cada da de retraso en la entrega
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33

de la informacin, bien sea que

haya sido enviada
incompleta o no se haya enviado ningn tipo de informacin.

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33

Por eso tenga siempre en cuenta la fecha en que se vence

el plazo para que usted pueda enviar completa y
oportunamente la informacin solicitada y de esta manera
pueda evitar sanciones.

4.
INSTRUCCIONES
SOBRE
INFORMACIN SOLICITADA

LA

Le recomendamos leer con atencin las indicaciones que

se presentan a continuacin, pues se le darn instrucciones
por cada uno de los puntos solicitados, para que usted pueda
cumplir correcta y oportunamente con lo solicitado por la
Unidad.
Para los ejemplos se utilizar el nmero de expediente
1257 el cual ver a lo largo del documento, usted debe
reemplazar este nmero por el nmero de expediente que se
le asign el cual encuentra en el Requerimiento de
Informacin.
Para iniciar la labor, organice el nmero de carpetas virtuales
de acuerdo al nmero de aos de revisin indicados en el
Requerimiento de Informacin, de manera que la informacin
por cada ao quede ubicada en la carpeta correspondiente;
incluya una carpeta donde guardar los documentos
escaneados, como se muestra a continuacin:

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33

As, al momento del envo, podr hacer una fcil identificacin

y verificacin de la informacin que debe enviar por cada uno
de los aos solicitados.
Ahora se inician las indicaciones para la preparacin y
diligenciamiento de los formatos de cada uno de los puntos
solicitados en el Requerimiento de Informacin.

4.1 Balance de prueba

El balance de prueba debe ser presentado con las siguientes
caractersticas:
A mximo nivel auxiliar detallado por tercero, para
todas las cuentas que administren terceros. Recuerde
que el registro del tercero contiene el nmero de
identificacin y el nombre.
Se debe incluir de la clase 1 a la 9; estas clases son:
1
2
3
4
5
6
7
8
9

CLAS
ES

Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Gastos
Costos de venta
Costos de produccin o de
operacin
Cuentas
de orden deudoras
Cuentas de orden acreedoras

Nota: Si usted no maneja todas las clases enve en su

balance la totalidad de las clases que utiliza en su
contabilidad.
Con corte anual por los periodos que conforman aos
completos, es decir, acumulado desde el 01 de enero al
31 de diciembre por cada vigencia requerida.
Si fue requerido por periodos inferiores a un ao, debe
enviarlos con corte mensual acumulado desde el
Pgina 6 de
33

primer da del mes que es requerido al 31 de

diciembre.
El Balance de Prueba debe contener las cuentas de
balance y las cuentas de resultados antes del cierre
contable.

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33

 Cree un archivo por cada ao solicitado en formato

Excel, y guarde cada
archivo
con
el
siguiente nombre:
N.
Expediente_Balance_Prueba_20XX. Recuerde que dentro
de este archivo debe venir una sola hoja de clculo
con el contenido del Balance de Prueba, pues este debe
venir acumulado por todo el ao.
Debe certificarlos el representante legal y contador
pblico o revisor fiscal, si est obligado a tenerlo (las
instrucciones de la certificacin las encuentra en la
seccin Certificacin de informacin de este
instructivo).
El Balance de Prueba debe contener como mnimo
la siguiente informacin: las cuentas, la descripcin, el
saldo inicial, el movimiento
dbito, el movimiento crdito y el saldo final.
Para tener una gua de lo solicitado, a continuacin le
presentamos un ejemplo del Balance de Prueba:

Ej.: 1257_Balance_Prueba_2012

Recuerde que la imagen anterior es una gua de cmo

debe allegar TODA la informacin del Balance de
Prueba, debe enviar la informacin de la clase 1 a la 9.
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33

4.2 Auxiliares de las cuentas contables relacionadas

con la
causacin y pago la nmina
Para este punto se deben enviar los auxiliares relacionados en
las cuentas de gastos y/o costos de personal, as como las
obligaciones laborales, pasivos estimados y provisiones de las
cuentas relacionadas con el
registro y pago de la
nmina, los cuales deben ser presentados
bajo
las
siguientes caractersticas:
Detallados por mes y por tercero. Si no los tiene por
tercero sino que registra la informacin en su
contabilidad bajo un nmero de identificacin
genrico, debe enviar anexo la interface que genera
el aplicativo, software, mdulo o programa de
nmina
para
el cargue de la informacin a
contabilidad.
Realice un archivo por cada ao solicitado en
formato Excel, y guarde
cada
archivo
con el
siguiente nombre N.
Expediente_Auxiliares_Nomina_20XX. Recuerde que
dentro de
este archivo debe venir una sola hoja de clculo con el
contenido de los auxiliares relacionados con el registro
y pago de la nmina, pues este debe venir detallado
por mes y por tercero por todo el ao.
Debe certificarlos el representante legal y contador pblico
o
revisor fiscal, si est obligado a tenerlo (las
instrucciones de la certificacin las
encuentra en
la seccin Certificacin
de
informacin de este instructivo).
Genere los auxiliares por cuenta
y
realice
una
validacin
verificando que el saldo final del auxiliar sea igual al
Pgina 9 de
33

del Balance de
Prueb
a.
Los Auxiliares deben contener como mnimo
la
siguiente informacin: nmero de cuenta
contable, nmero de identificacin beneficiario,
nombre de beneficiario, concepto, ao, mes, valor y
descripcin. Si
su software genera los
auxiliares con
ms informacin de la nombrada
anteriormente, puede enviarlos como los genera su
software validando
que stos
contengan
la informacin mnima solicitada.

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Para tener una gua de lo solicitado, a continuacin le

presentamos
ejemplo de losun
auxiliares de las cuentas relacionadas con el
registro y pago de la nmina:

Ej.: 1257_Auxiliares_Nomina_2012

Recuerde que la imagen anterior es una gua de cmo

debe allegar TODA la informacin de los auxiliares de
las cuentas relacionadas con el registro y pago de la
nmina, remita su informacin contable de acuerdo a
su Plan nico de Cuentas.

4.3 Auxiliares de las cuentas contables

de servicios y diversos
Cuando se solicita informacin de la cuenta de Servicios,
se hace referencia al valor de los gastos pagados o
causados por el ente econmico por concepto de servicios
tales
como
aseo
y
vigilancia,
asistencia
tcnica,
procesamiento electrnico de datos, servicios pblicos,
transportes, fletes y acarreos.
Cuando se solicita informacin de la cuenta de Diversos u
Otros, se hace referencia al valor de los gastos operacionales
ocasionados por conceptos diferentes a los especificados
anteriormente.
Los auxiliares de las cuentas contables de servicios y
diversos u otros deben ser presentados con las siguientes
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de 33

Para tener una gua de lo solicitado, a continuacin le

caractersticas:
presentamos un

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de 33

 Realice un archivo por cada ao solicitado en formato

Excel, y guarde cada archivo con el siguiente nombre N.
Expediente_Auxiliares_Servicios_Diversos_20XX.
Recuerde que dentro de este archivo debe venir una sola
hoja de clculo con el contenido de los auxiliares de
servicios y diversos u otros, pues estos deben venir
detallados por mes y por tercero por todo el ao.
Debe certificarlos el representante legal y contador
pblico o revisor fiscal, si est obligado a tenerlo (las
instrucciones de la certificacin las encuentra en la
seccin Certificacin de informacin de este
instructivo).
Genere los auxiliares por cuenta y realice una
validacin verificando que el saldo final del auxiliar sea
igual al del Balance de Prueba.
Los Auxiliares deben contener como mnimo la siguiente
informacin: nmero de cuenta contable, nmero de
identificacin beneficiario, nombre de beneficiario,
concepto, ao, mes, valor y descripcin. Si su software
genera los auxiliares con ms informacin de la
nombrada anteriormente, puede enviarlos como los
genera su software validando que stos contengan la
informacin mnima solicitada.
Para tener una gua de lo solicitado, a continuacin le
presentamos un ejemplo de los auxiliares de las cuentas
contables de servicios y diversos:

Ej.:
1257_Auxiliares_Servicios_Diversos_201
2

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de 33

Recuerde que la imagen anterior es una gua de cmo

debe allegar TODA la informacin de los auxiliares de
las cuentas relacionadas con el registro y

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de 33

pago de la nmina, remita su informacin contable

de
acuerdo
a su Plan
nico
de Cuentas.

4.4 Reporte de pago de nminas salarios,

compensaciones o asociados
El reporte de la nmina, compensaciones o asociados se debe
remitir en el Formato Requerimiento
Informacin
Nmina
Salarios, Formato Requerimiento
Informacin Nmina Compensaciones o
Formato Requerimiento Informacin Asociados
Agremiados de acuerdo con el tipo de organizacin. Este se
encuentra dispuesto en la pgina web de La Unidad, como se
indica en el Requerimiento de Informacin; o si lo prefiere,
copie y pegue la siguiente ruta en su navegador de internet:
http://www.ugpp.gov.co/requerimiento-deinformacion/formatos-de-requerimiento- de-informacion.html

Descargue el
formato que le
aplique a su
empresa

Para este punto se utilizar como gua para los ejemplos el

Formato Requerimiento Informacin Nmina Salarios,
pero recuerde que usted debe seguir los mismos pasos si el
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de 33

pago de la nmina, remita su informacin contable

formato
que alesuaplica
de acuerdo
Plan es diferente al del ejemplo.

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de 33

Descargue el archivo del formato y gurdelo en su

computador con el nombre N. Expediente_Nomina_20XX y
realice una copia del mismo por cada uno de los periodos que
le fueron solicitados, es decir, por cada ao o fraccin de ao,
como se muestra a continuacin:

Guarde el formato en su computador

y nombre el
archivo
1257_Nomina_2012

En el archivo encontrar tres hojas de clculo, como

se muestra a continuacin.

En el archivo encuentra
tres hojas de clculo:
Instruct
ivo
Nmina
Salarios
Pagos NO incluidos en IBC

La primera hoja contiene el Instructivo para

diligenciamiento del formato, tenga en cuenta que
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de 33

el
es

necesario realizar una completa lectura de este, pues el

mismo le indicar la informacin que debe colocar en cada
una de las casillas de la segunda hoja de clculo.

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de 33

La segunda hoja contiene el formato Nmina Salarios (o el

que le aplique de acuerdo a su empresa) en el que debe
realizar el registro de la nmina por cada uno de los
trabajadores, debe diligenciar la informacin de la nmina
correspondiente a los 12 meses del ao con el que nombr el
archivo (Ej.: si usted nombr el archivo con 2012, all debe
aparecer su nmina del ao 2012 nicamente). Recuerde que
dentro del archivo solo debe aparecer una hoja de clculo
con la nmina completa de la empresa.
Si usted tiene nminas por sedes, sucursales, centro de costo,
etc., debe ingresar todas las nminas en la misma hoja de
clculo del ao que va a presentar en el archivo, porque
recuerde que es la nmina de la empresa la que se solicita, no
la de la sede, sucursal, centro de cotos, etc.

Recuerde que en este formato

debe registrar solo la nmina
del ao que indic
en el nombre del
archivo

De igual forma, en la parte superior de cada una de las

columnas encontrar una breve explicacin de lo que debe
diligenciar, o en otros casos, lo encontrar en comentarios que
podr observar cuando coloque el cursor sobre el ttulo de la
columna.
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de 33

Estos elementos le darn apoyo durante el proceso de

diligenciamiento de la informacin en el formato, para que
tenga claridad de la informacin que debe registrar.

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de 33

No olvide colocar los datos de su empresa en el

encabezado del formato:

Recuerde que las nminas deben ser presentadas con

las siguientes caractersticas:
1. Si la periodicidad del pago de la nmina es diferente a
mensual (Ej.: semanal, catorcenal, quincenal, das, etc.),
lo primero que debe hacer es realizar la suma de los
valores por cada concepto durante el mes, para obtener
el valor total devengado por cada concepto y poderlo
registrar en el formato solicitado por La Unidad.
Ejemplo:
Esto equivale a la suma del concepto SUELDO
de la quincena 1 ms la quincena 2 de cada
uno de los trabajadores. Este es el valor que
debe aparecer registrado en el formato de
nmina en el concepto SUELDOS.
QUINCENA 1

ID

NOMBRE

SUELDO
HOR
AS
EXTR
A

1.000.000
2.000.000

JUAN CARLOS MARN GONZLEZ

MARA MERCEDES PEREZ AGUIRRE

662.500
765.000

QUINCENA 2
TO
TAL
TOTAL
TOTAL
DEVENGADO DEVENGADO DEVENGADO
VIATICOS SUELDO
VIATIC
EN
EN EL MES
EN EL MES
OS
EL MES
POR HORAS
POR
HOR
POR
EXTRA
VIATICOS
AS
SUELD
EXTR
A
O
75.000
175.000
662.500 75.000
175.000
1.325.000
150.000
350.000
25.000 765.000
25.000
1.530.000
50.000 -

Esto
equivale
a
la
suma
del concepto HORAS EXTRA de
la quincena 1 ms la quincena
2 de cada uno de
los trabajadores. Este
es el valor que debe aparecer
registrado en el formato de
nmina en el concepto HORAS
EXTRA.

2. Incluir todos los conceptos devengados, monetarios y

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de 33

No olvide colocar los datos de su empresa en el

encabezado
del formato:
no monetarios
en las casillas indicadas segn el
instructivo. Si usted tiene ms conceptos de los que se
muestran en el ejemplo, debe insertar una columna por
cada concepto adicional que su empresa tenga.

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de 33

No olvide diligenciar en los encabezados el Concepto de

Nmina, la Cuenta y Nombre de la cuenta contable
asociada al concepto de Nmina. Si tiene ms de una
cuenta asociada a un concepto, separe los nmeros de cuenta
con un guion (como se ve en el ejemplo del siguiente
numeral).
3. Usted debe diligenciar los totales de su nmina por
concepto en el formato, como se muestra a
continuacin:
Pagos que conforman el IBC

Pagos que NO conforman el IBC

21.2. Nombre c uenta c ontable

21.2. Nombre c uenta c ontable

21.2. Nombre c uenta c ontable

22.2. Nombre c uenta c ontable

22.2. Nombre c uenta c ontable

pagos que c onforman el IBC

pagos que c onforman el IBC

pagos que c onforman el IBC

pagos no inc luidos en el IBC

pagos no inc luidos en el IBC

pagos no inc luidos en el IBC

para c ontribuc iones parafisc ales

para c ontribuc iones parafisc ales

para c ontribuc iones parafisc ales

para c ontribuc iones parafisc ales

para c ontribuc iones parafisc ales

para c ontribuc iones parafisc ales

de la protec c in soc ial

de la protec c in soc ial

de la protec c in soc ial

de la protec c in soc ial

de la protec c in soc ial

de la protec c in soc ial

Salarios

Horas Extra

Vitic os

Auxilios

Auxlios

Nombre c onc epto n

21.1. Cuenta c ontable pagos

21.1. Cuenta c ontable pagos

22.1. Cuenta c ontable pagos

22.1. Cuenta c ontable pagos

22,1. Cuenta c ontable pagos

que c onforman el IBC para

que c onforman el IBC para

no inc luidos en el IBC para

no inc luidos en el IBC para

no inc luidos en el IBC para

c ontribuc iones parafisc ales de la

c ontribuc iones parafisc ales de la

c ontribuc iones parafisc ales de la

c ontribuc iones parafisc ales de la

c ontribuc iones parafisc ales de la

protec c in soc ial

protec c in soc ial

protec c in soc ial

protec c in soc ial

protec c in soc ial

510515

520521

520527

520545

Cuenta c onc epto n

21. Valor pagos que c onforman el

21. Valor pagos que c onforman el

22. Valor pagos no inc luidos en el

22. Valor pagos no inc luidos en el

22. Valor pagos no inc luidos en el

IBC para c ontribuc iones

IBC para c ontribuc iones

IBC para c ontribuc iones

IBC para c ontribuc iones

IBC para c ontribuc iones

21.1. Cuenta c ontable pagos

que c onforman el IBC para
c ontribuc iones parafisc ales de la
protec c in soc ial

510506 - 520506

21. Valor pagos que c onforman el

IBC para c ontribuc iones

22.2. Nombre c uenta c ontable

parafisc ales de la protec c in soc ial parafisc ales de la protec c in soc ial parafisc ales de la protec c in soc ial parafisc ales de la protec c in soc ial parafisc ales de la protec c in soc ial parafisc ales de la protec c in
soc ial

Sueldos

Horas Extra

1.325.000

Vitic os

150.000

Auxilio de transporte

350.000

Auxilio de Rodamiento

c onc epto n

250.000

Nota: No traslade los valores de la PILA porque su

informacin va ser rechazada, recuerde que debe registrar la
de su nmina.
4. Debe incluir tanto los trabajadores activos como los
retirados que hayan estado activos en los periodos
solicitados en el Requerimiento de Informacin,
indicando la fecha de ingreso y de retiro y las vacaciones
pagadas en liquidacin de contrato.

Ejempl
o:
CC si es c dula de

c iudadana; CE para
c dula de
extranjera; T I si es
tarjeta de identidad,
c orrespondiente al

Registre el nmero de

Registre el nmero de

identific ac in del
trabajador c on el que

Digite apellidos y nombre(s) del

se
doc umento de
identidad del trabajador
c on el que se

realizaron los aportes a la

trabajador.

seguridad soc ial en

Digite el c argo que oc up Digite la fec ha en que

el
el trabajador en el
periodo.

Digite la fec ha en que el

Digite el ao de la

trabajador se vinc ul a la trabajador se retir de la nmina. Ejemplo: 2010,

empresa.

empresa.

2012.

el periodo.

mes c orrespondiente a la
nmina. Ejemplo: 1 para
enero; 2 para febrero; 10
para oc tubre; 12 para
dic iembre.

realizaron los aportes a

la seguridad soc ial en
el periodo.

5. T ipo de doc

6. Doc umento de

umento de identific ac

identific ac in del

in del trabajador

trabajador (pago de

(pago de aportes)

aportes)

CC
CC

7. Nombre del trabajador

8. Cargo del trabajador

1.000.000 JUAN CARLOS MARN GONZLEZ

Supervisor Planta
2.000.000 MARA MERCEDES PEREZ AGUIRRE Secretaria

9. Fec ha de vinc ulac in

01/02/2008
18/03/2011

10. Fec ha de retiro

30/06/2013
22/06/2013

11. Ao nmina

12. Mes nmina

2013
2013

6
6

5. Realice el registro de los das segn corresponda en

cada casilla de acuerdo a las siguientes caractersticas:
Nmero de das trabajados en el mes: Se refiere
al nmero de das que el trabajador efectivamente
labor, es decir, que estuvo ejecutando sus labores
en la empresa con normalidad.
Nmero das incapacidades en el mes: Se
refiere al nmero de das en los que el trabajador
estuvo inactivo por incapacidad.
Nmero das de suspensin, permiso o
licencia, remuneradas en el mes: Se refiere al
nmero de das que el trabajador estuvo inactivo
por suspensin, permiso o licencia y que le fueron
reconocidos en su pago.
Nmero
das
de
suspensin,
permiso o
licencia, no
remuneradas en el mes: Se refiere al nmero
de das que el
trabajador estuvo inactivo por suspensin, permiso
o licencia y que NO le fueron reconocidos en su
pago.
Nmero de das vacaciones DISFRUTADAS en
el mes: Se refiere al nmero de das que el
trabajador estuvo inactivo durante el mes por

Ejempl
o:

vacaciones.

Recuerde registrar
nicamente los das
efectivamente laborados
en el
mes por el
trabajador

14. Nmero das

trabaja

16. Nmero das de

suspensin, permiso o

15. Nmero das

dos en el mes

17. Nmero das de

suspensin, permiso o

incapacidades en el mes licencia, remuneradas en el licencia, no remuneradas en

mes

25
22
12

19

18. Numero de das

vacaciones

DISFRUTADAS en el

el mes

debe ser como mximo 30 das)

mes

18
30
2

19.T otal das reportados en el mes

(la suma de las columnas 14 a 18

30
22
30
30
30

Tenga en cuenta que:

La sumatoria de los das laborados y no laborados NO debe superar
los
30 das, lo cual usted puede verificar en la
columna Total das reportados en el mes.
Si esta sumatoria le da como resultado un nmero
menor a 30, usted debe
indicar
la
novedad
presentada en la casilla Novedad das inferiores a 30.
Ejemplo:
16. Nmero das de
17. Nmero das de
18. Numero de das
14. Nmero das
15. Nmero das
suspensin, permiso o
suspensin, permiso o
vacaciones
trabajados en el mes incapacidades en el mes licencia, remuneradas en el licencia, no remuneradas en DISFRUTADAS en el
mes
el mes
mes

25
22
12

19

18
30
2

19.T otal das reportados en el mes

(la suma de las columnas 14 a 18
debe ser como mximo 30 das)

30
22
30
30
30

20. Novedad das inferiores a 30

Incapacidad
Retiro
Vacaciones
Vacaciones

6. El registro de los das de vacaciones debe realizarse en

cada mes en que el trabajador estuvo en su periodo de
descanso.
7. El registro del pago de las vacaciones debe registrarse
en el mes en que se efectu el pago al trabajador, por el
valor total pagado.

Inc
Re
Va
Va

Ejempl
o:

5. T ipo de doc umento

de identific ac in del
trabajador (pago de
aportes)

Periodo en el que se realiz el pago

de vacaciones

6. Doc umento de
identific ac in del
tr abajador (pago de

7. Nombre del trabajador

8. Cargo del trabajador

9. Fec ha de vinc ulac in

10. Fec ha de retiro

30.000.000 ARISTBULO VERGARA PAEZ

Auxiliar contable

12/05/2008

2011

CC

30.000.000 ARISTBULO VERGARA PAEZ

Auxiliar contable

12/05/2008

2011

Pago total por los das

que tom de vacaciones

16. Nmero das

15. Nmero de suspensin, de suspensin, 18. Numero de das 19.Total das reportados en el mes
14. Nmero das
das
permiso o
va caciones
(la suma de las columnas 14 a 20. Novedad das inferiores a
trabajados en el mes incapacidades permiso o licencia, licencia, no DISFRU
TADAS en
remuneradas en el
18 debe ser como mximo 30 30
en el mes
remuneradas en
el mes
mes
el mes
das)

8.

12. Mes nmina

CC

Das de
vacaciones
disfrutadas en
cada
uno de los meses
17. Nmero das

12

11. Ao nmina

aportes)

18
30

30
30

Vacaciones
Vacaciones

26. Valor pagado en el periodo por

concepto de vacaciones disfrutadas

27. Valor vacaciones compensadas 28. Valor vacaciones

(independientemente del mes en que las

haya disfrutado)

en compensadas dinero durante vigencia del

dinero por terminacin del
contrato

en
contrato

1.625.000

La nmina NO debe venir con registros de trabajadores

duplicados en un mismo mes, a menos que se haya
presentado un cambio de condicin laboral, como las que se
indica en el siguiente cuadro:

Casos en los que se presenta un doble registro de un

trabajador en la nmina dentro de un mismo mes por cambio
en la condicin laboral:
Cuando un aprendiz SENA pasa de etapa lectiva a etapa productiva.
Cuando un aprendiz SENA de etapa productiva o un practicante
universitario, es vinculado laboralmente.
Cuando un trabajador pasa de salario normal a salario Integral.
Cuando un trabajador pasa a ser pensionado y continua activo
laboralmente en la organizacin.

9. Debe certificarlas el representante legal y contador

pblico o revisor fiscal, si est obligado a tenerlo (las
instrucciones de la certificacin las encuentra
en la
seccin
Certificacin
de
informacin de
este instructivo)

Una vez diligenciada la hoja dos de acuerdo con lo indicado en

el instructivo, dirjase a la tercera hoja Pagos NO incluidos
en IBC donde debe realizar la descripcin de los pagos que
no se tienen en cuenta en el IBC para el pago de aportes. All
encontrar la instruccin de lo que debe diligenciar en cada
una de las columnas en comentarios ubicados en la parte
superior.

Instrucciones de la
informacin que debe
diligenciar en cada una
de las columnas
solicitadas

Ejemplo:

4.5 Si la empresa tiene software de nmina

Para este punto es posible que necesite la ayuda de su
proveedor de software.
Recuerde que en este tem debe presentar:
Reporte anual de la parametrizacin de las cuentas

contables asociadas a los conceptos de la nmina, en

medio magntico (formato PDF), con el nombre N.
Expediente_Parametrizacion_Nomina_20XX.

Este tem se refiere a que cada concepto de nmina

est asociado a una o varias cuentas en contabilidad,
ese reporte debe generarlo por cada uno de los aos
solicitados.
Ejemplo:
EJEMPLO REPORTE ANUAL DE LA NOMINA AO 2012
CONCEP
DESCRIPCIN
TO DE
CONCEPTO
NMIN
DE NMINA
A
0001

0002

SUELDO

NOMBRE DE
CUENTA(S)
LA CUENTA
CONTABLE(S)
CONTABLE
ASOCIADA(S)
ASOCIA
5105X
Salarios
X
5205X
Salarios
X
6135X
Costo de

AJUSTE DE SUELDO

X
7205X
X
7305X

personal
Salarios

X
5105X
X
5205X

Salarios

X
6135X
X
7205X

Costo de
personal
Salarios

X
7305X
X
510515XX
520515XX
0003

HORAS EXTRAS

613557XX

32
0

AUXILIO DE
RODAMIENTO

Salarios
Horas extra y
recar
Horas extra y
recar
Costo de

510548XX
520548XX

Bonificaciones

613557XX
720548XX

Costo de
Personal
Bonificaciones

730548XX

Bonificaciones

520545XX

Auxilios

510545XX

Auxilios

613557XX

Costo de
Personal
Auxilios

730515XX

BONIFICACIN

Salarios

Personal
Horas extra y
recar
Horas extra y
recar
Bonificaciones

720515XX

0310

Salarios

720545XX

Recuerde que la imagen anterior es una gua de

cmo debe allegar TODA la informacin de reporte
anual de la parametrizacin de las cuentas contables
asociadas a los conceptos de la nmina, NO debe
enviar solo la informacin del ejemplo.
Resumen anual de la nmina, detallado por concepto con
su respectivo valor, en medio magntico (formato Excel),
con el nombre N. Expediente_Resumen_Nomina_20XX.
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de 33

Lo que se debe presentar en este punto, es el listado

de los conceptos de nmina utilizados durante

Pgina 19
de 33

el periodo y el valor total pagado por cada uno de

los
conceptos durante el ao. Recuerde que debe
enviarlo por todos los periodos solicitados.
EJEMPLO RESUMEN ANUAL DE LA NOMINA AO
CONCEP 2012
TOTAL
TO DE DESCRIPCIN CONCEPTO DE
ACUMULADO
NMINA NMINA
ENERO A
0001
SALARIO BASICO
3.065.500.
000
0002
RETROACTIVO SALARIO
15.100.0
BASICO
00
0004
SUBSIDIO DE TRANSPORTE
31.445.0
00
0006
MEDIO DE TRANSPORTE
100.185.0
00
0011
CUOTA SOSTENIMIENTO
19.988.0
APRENDICES
00
4307
APORTES PENSION SKANDIA
(15.021.0
00)
4308
APORTES PENSION
(31.135.0
COLPENSIONES
00)
4402
APORTES F.S.P.
(2.987.0
PROTECCION
00)
5000
RETENCION EN LA FUENTE
(266.276.0
00)
0901
INDEMNIZACION
34.340.0
00
1002
PRESTAMO DE VIVIENDA
2.700.0
00

Recuerde que la imagen anterior es una gua de cmo

debe allegar TODA la informacin del resumen anual
de la nmina, detallado por concepto con su
respectivo valor, NO debe enviar solo la informacin
del ejemplo.

Los archivos anteriores los debe guardar en cada una de las

carpetas donde est organizando la informacin por cada ao
solicitado.
A continuacin le damos
una gua:

Pgina 19
de 33

Recuerde guardar la
informacin en la carpeta
correspondiente a cada
ao

4.6 Certificacin de informacin

Tenga en cuenta que el Requerimiento de Informacin
indica que debe enviar una certificacin de los balances
de prueba, los auxiliares y las nminas de los periodos que
le fueron solicitados.
Para realizar la certificacin, usted puede descargar el
formato Certificacin
Informacin que se encuentra
en el link:
http://www.ugpp.gov.co/requerimiento-deinformacion/formatos-de- requerimiento-deinformacion.html
Este documento debe firmarlo el representante legal y
contador pblico o revisor fiscal si est obligado a tenerlo.
Escanee el documento firmado, y gurdelo en formato PDF
con el nombre
N.
Expediente_Certificacion_Informaci
on.

Pgina 20
de 33

4.7 Aprendices del SENA y practicantes

universitarios
Si la empresa tuvo vinculados en los periodos a fiscalizar,
aprendices del SENA o practicantes universitarios, no olvide
escanear los respectivos contratos de aprendizaje y/o de
prctica y guarde el archivo (formato PDF) con el nombre N.
Expediente_Aprendices y/o N. Expediente_Practicantes,
como se muestra a continuacin:

4.8 Trabajadores
vinculados que
se
encuentran
pensionados por vejez
Si en los periodos solicitados, la empresa contaba con
trabajadores que ya se encontraban
pensionados
por vejez,
escanee
las
resoluciones
de
reconocimiento de la pensin y guarde el archivo
(formato PDF) con el nombre
N.
Expediente_Resoluciones_Pension,como
se muestra
a continuacin:

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de 33

4.9 Trabajadores extranjeros que no

estn cotizando a
pensiones en Colombia
Si en los periodos solicitados,
la
empresa
contaba
con
trabajadores
extranjeros que no realizaban aportes al subsistema de
pensin en Colombia, recuerde escanear los siguientes
documentos:
Copia del documento de
identidad
del
trabajador
emitido
en
Colombia.
Copia del contrato de trabajo u orden de prestacin de
servicios.
Constancia de aportes a pensiones en el pas de origen.
Guarde el archivo (formato PDF) con el nombre
Expediente_Extranjeros, como se indica a continuacin:

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de 33

N.

4.10 Convenciones, pactos

colectivos,
de
desalariacuerdos
zacin o simila
res
Si en los periodos solicitados su empresa contaba con alguna
convencin, pacto
colectivo,
acuerdo de
desalarizacin
o similar
(polticas de
flexibilizacin, contrato de trabajo, otro s, regmenes de
compensacin, beneficios laborales, polticas retributivas,
entre otros) que aplicara a la nmina de sus empleados,
escanee estos documentos (formato PDF) y gurdelos con el
nombre N. Expediente_Acuerdos_Salariales.

4.11 Suministro de personal por un tercero

Si la empresa tuvo contratos suscritos para el suministro de
personal en misin, escanee el contrato establecido con la
empresa contratista y solictele una certificacin en la que se
indique vigencia y objeto del mismo. Guarde
estos
documentos
(formato PDF) con el nombre
N. Expediente_Suministro_Personal.

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de 33

4.12 Relacin de
planillas PILA

Realice la relacin de las PILA mediante las cuales se

efectuaron los pagos de aportes e incluya todos los tipos de
planilla que haya pagado en los periodos solicitados y el
nombre o cdigo del operador por el que efectu dichos
pagos.
Disee un archivo de Excel con las columnas indicadas en la
estructura que se muestra a continuacin, y diligencie las
casillas de acuerdo a sus soportes; nombre el archivo N.
Expediente_Relacion_PILA.
Nmero de
planilla
Operador

Periodo
de
pago

Fecha de Total Pagado

pago

Esta informacin usted puede obtenerla de los comprobantes

de pago que le genera el operador de la PILA; si usted realiza
los pagos de forma manual, ubique los soportes fsicos y
diligencie el archivo de acuerdo a lo que all aparece.

4.13 Otros documentos o informacin adicional

Se puede allegar otros documentos o informacin adicional
que estime pertinente para verificar el pago de aportes al
Sistema
de
la
Proteccin Social, o para aclarar la
informacin solicitada en los puntos anteriores, detallada por
periodo y trabajador, en medio magntico.
Ejempl
os:
Manejos especiales de la nmina, por ejemplo si la
empresa paga por catorcenas indique el mes en que se
hacen los ajustes.
Si la empresa es de retail y trabaja los 365 das del ao y no los 360.
Si la empresa realiz registro de das negativos en
el formato de nmina.
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4.12 Relacin de
planillas
PILA
Recuerde
enviar
esta informacin escaneada (formato PDF)
con el nombre
N. Expediente_Otros_Documentos, como se indica a
continuacin:

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de 33

4.14 Notificacin electrnica

La notificacin electrnica le permite conocer de forma
inmediata las actuaciones llevadas a cabo dentro de la
investigacin y le ofrece un menor grado de exposicin de la
informacin confidencial de la empresa.
Por lo anterior, la empresa debe diligenciar el formato
Autorizacin para Realizar la Notificacin Electrnica
de los Actos Administrativos de Carcter Particular
Proferidos por la Direccin de Parafiscales, la
Subdireccin de Determinacin de Obligaciones y la
Subdireccin Cobranzas, adjunto al Requerimiento de
Informacin.
Recuerde enviar esta informacin escaneada (formato PDF)
con el nombre
N. Expediente_Notificacion_Electronica, como se indica a
continuacin:

5. ENVO DE LA INFORMACIN SOLICITADA

Para el envo de la informacin, la Unidad le proporciona
dos (2) canales autorizados:

5.1 Radicacin en Centro de Atencin al Ciudadano

Si usted elige enviar la informacin por este canal, siga los siguientes
pasos:
1.

Le recomendamos que agrupe la informacin por los

aos solicitados como se indic al inicio del instructivo,
junto con la carpeta de informacin escaneada.

2. Descargue el formato Verificacin y envo de

informacin, que encuentra en el siguiente link
http://www.ugpp.gov.co/requerimientoinformacion/formatos-de-requerimiento-deinformacion.html.
Este formato es su lista de chequeo, la cual le garantiza
que est enviando la informacin completa y al mismo
tiempo le sirve como oficio remisorio de la informacin.
3. En el formato incluya todas las observaciones necesarias
sobre la informacin que est enviando; si alguno de los
puntos solicitados no le aplica indquelo dentro del
formato. No deje ningn punto sin respuesta, pues se
entender como informacin faltante.
4.

Usted puede enviar la informacin en cualquier

medio magntico, tales como USB, CD, DVD, entre otros,
el cual se convertir en el anexo del
formato
Respuesta Requerimiento. Recuerde que estos harn
parte integral del expediente, por lo que no sern
devueltos.

5. Con el paquete de medios magnticos listo, radquelos

en el Centro de Atencin al Ciudadano ubicado en la

Calle 19 N. 68 A - 18 en la ciudad de Bogot.

5.2 Radicacin por pgina web

Si usted elige enviar la informacin por este canal, siga los siguientes
pasos:
1.

Le recomendamos que agrupe la informacin por los

aos solicitados como se indic al inicio del instructivo,
junto con la carpeta de informacin escaneada.

2. Usted puede asegurar que toda informacin se

encuentre en las carpetas que cre, descargando el
formato Verificacin y envo de informacin, que
encuentra
en
el
siguiente
link:
http://www.ugpp.gov.co/requerimientoinformacion/formatos-de- requerimiento-deinformacion.html.
Este formato es su lista de chequeo, la cual le garantiza
que est enviando la informacin completa y al mismo
tiempo le sirve como oficio remisorio de la informacin.
3. En el formato incluya todas las observaciones necesarias
sobre la informacin que est enviando; si alguno de los
puntos solicitados no le aplica indquelo en el formato.
No deje ningn punto sin respuesta, pues se entender
como informacin faltante.
4.

Una vez diligenciado el formato, escanee el

documento y gurdelo (formato PDF)
con
el
nombre N.
Expediente_Respuesta_Requerimiento, como se indic
en
ejemplos
anteriores.
Ej.
1257_Respuesta_Requerimiento.

5. Cree una carpeta comprimida (.Zip) con la informacin

a enviar, como se indica a continuacin:
Seleccione la opcin 7-Zip

Click derecho sobre la carpeta

6. Ingrese a la pgina web www.ugpp.gov.co y

ubique el cono de
Escrbanos, como se indica en la grfica a continuacin:

Ubique este link

cuando ingrese a la
pgina web de la
Unida
d

7.

All aparecer un formulario el cual usted debe

diligenciar y por el que podr subir la informacin que
previamente organiz. Verifique el ancho de banda o
velocidad de su servicio de internet, pues de esto
depender la rapidez con la que cargarn los archivos al
formulario.

Una vez verifique su capacidad de internet, siga los

siguientes pasos:

Diligencie los datos completos

Estos campos se
despliegan cuando
la opcin de Tipo de
Consulta es
Parafiscales

Pgina 29
de 33

Presione Elegir archivos y

elija los
archivos que va a enviar
adjuntos

Verifique que su
informacin
est cargando

Pgina 30
de 33

Cuando sus archivos

terminen de cargar
correctamente
aparecer
la palabra Done

De click en la opcin Guardar

Verifique que sus

archivos hayan quedado
adjuntos y de click en la
opcin Guardar para
enviarlos

Pgina 31
de 33

8.

Posteriormente, al correo que haya registrado en el

formulario, se le enviar un correo con el nmero de
radicado de su envo.

6. SI TIENE MS INQUIETUDES
Consulte el documento de preguntas frecuentes del
Requerimiento de Informacin
ingresando
al
siguiente
link
http://www.ugpp.gov.co/requerimiento-informacion/preguntasfrecuentes- requerimiento-de-informacion.html , o
escrbanos citando el nmero de expediente
y
nombre
de la empresa en el asunto al
correo contactenos@ugpp.gov.co.
CONTCTENOS
Comunquese a la lnea gratuita nacional 01 8000 423
423, o en
Bogot (1) 4926090, en el horario de lunes a viernes de 7:00
a.m. a
7:00 p.m. y sbados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. Jornada continua (no
hay
atencin los domingos ni festivos)
Acrquese al Centro de Atencin al Ciudadano ubicado en la
Calle 19
No. 68A-18 Bogot en el horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a
4:00
p.m. (no hay atencin los das festivos)
Ingrese a www.ugpp.gov.co y ubique en la parte superior
el servicio de chat para contactarse en lnea con uno
de nuestros asesores, en el horario de lunes a viernes de
7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sbados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.
Jornada continua (no hay atencin los domingos ni
festivos)
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