Manual de Control y Seguridad

MANUAL DE GESTIN DE CONTROL Y
SEGURIDAD.
Este documento gestiona y muestra

la estructura del sistema de gestin
de control y seguridad para C.I.
MAMBO S.A.S. y la manera como se
le da cumplimiento
a norma y
estndares BASC que se encuentren
dentro
del
alcance
de
la
certificacin.

SEGURIDAD.
C.I. MAMBO S.A.S
NIT: 806.015.906-6
SISTEMA DE GESTIN DE CONTROL Y SEGURIDAD

Cdigo: MAM-SEG-MANS-01
Versin: 01
Edicin: 22-10-2014
1. GESTION DEL MANUAL

1.1. OBJETIVO.
Este manual describe el Sistema de Gestin de Control de seguridad de C.I.
MAMBO S.A.S Demostrando el cumplimiento de los requisitos establecidos por las
Normas BASC y estndares portuarios, que incluye el alcance del sistema, la
descripcin de los procesos del Sistema y hace la referencia a todos los
documentos del sistema.
1.2. CONTROL.
El presente Manual est a disposicin de todos los empleados de la organizacin
con acceso solo a lectura a travs de una carpeta pblica titulada SISTEMA DE
GESTIN DE CONTROLY SEGURIDAD, creada en la red del sistema de informacin.
Los cambios son autorizados y aprobados, el representante del sistema de gestin
de control y seguridad, responsable del control de los mismos.
1.3. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCION
El proceso gerencial de la empresa C.I. MAMBO S.A.S, se compromete a
implementar el sistema de gestin de control y seguridad en la empresa y a
proporcionar los recursos necesarios para la eficaz implementacin del mismo.
Se comprometen, tambin, a involucrarse completamente con el sistema para su
rpido desarrollo, implementacin y posterior mantenimiento, dando ejemplo al
resto del personal de la organizacin para concientizarlos de la importancia de
participar y colaborar con el sistema.
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2. PLANEACION ESTRATEGICA DE C.I. MAMBO S.A.S

2.1. RESEA HISTORICA.
Mambo fue creada el 6 de nov de 2003, como una empresa dedicada a la
comercializacin de Frutas y Verduras iniciando con productos ctricos como
naranja y limones en la ciudad de Cartagena de Indias para el sector hotelero,
restaurante y supermercados.
En vista del gran desarrollo que se ha venido presentando al transcurrir los aos
en la ciudad de Cartagena llevo a la necesidad de la creacin de una empresa
que marcara diferenciacin; es as como nace C.I. Mambo S.A.S , volvindose
una de las mejores empresas a nivel costa en la prestacin del servicio en la
comercializacin de frutas y vegetales empacadas y al granel dirigidas a
supermercados, hoteles, restaurantes y aprovisionamiento y useria a barcos
mercantes y cruceros en Cartagena, Barranquilla y Santa Marta brindando
soluciones a este sector comercial, incrementando al mximo sus niveles de
eficiencia, calidad y competitividad.
2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Nuestra Empresa cuenta con una planta de personal compuesta por 57
empleados, en la parte administrativa tiene 14 y en la parte operativa 43
funcionarios, lo cual garantiza el cuidado y eficiencia en las Operaciones de
manejo de movilizacin
Para cada cargo relacionado en la estructura anterior se define el perfil de los
cargos.

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2.3. SERVICIOS.
C.I. MAMBO S.A.S, como compaa que presta el servicio en la comercializacin
de frutas y vegetales empacadas y al granel dispone de un recurso humano con
programas capacitacin permanente para cumplir con las exigencias de
acuerdo con las actividades realizadas lo cual nos permite garantizar la
prestacin de servicios con eficiencia y seguridad.
3. ELEMENTOS ESTRATEGICOS
3.1 MISION.
El desarrollo que se ha venido presentando al transcurrir los ltimos aos, en la
ciudad de Cartagena llevo a la necesidad de la creacin de una empresa con
diferenciacin para la prestacin de servicio en la comercializacin de frutas y
vegetales empacadas y al granel a supermercados, hoteles, restaurantes y
aprovisionamiento y useria a barcos mercantes y cruceros en Cartagena,

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Barranquilla y Santa Marta brindando soluciones a estos sectores comerciales

incrementando al mximo sus posibles niveles de eficiencia, calidad y
competitividad.
C.I Mambo S.A.S, tiene como misin contar con un grupo de personas con las
competencias necesarias para cumplir con todos los requisitos establecidos por
ley, con la capacidad de suplir las necesidades de los clientes que soliciten
nuestros servicios y productos, realizando operaciones especializadas con un alto
grado de capacidad, seguridad y rapidez, para la mercanca y empleados,
buscando la eficiencia para nuestros clientes, dando lo mejor de nosotros.
VISION
Consolidarnos como referencia local y nacional, como una de las empresas
lideres en la comercializacin de frutas y vegetales, aprovisionamiento y useria de
buques y cruceros, logrando un desarrollo sostenible, ampliando la participacin
en el mercado nacional e internacional, ofreciendo innovacin, diferenciacin,
seguridad, calidad, confianza y buen servicio a nuestros clientes, generando un
mejoramiento continuo y un desarrollo integro de nuestras operaciones, creando
nuevas fuentes de trabajo, mejorando nuestra infraestructura, adquiriendo nuevos
equipos, maquinaria especializada y contar con un personal capacitado.
3.2. OBJETIVOS ESTRATEGICOS.
Lograr certificarnos de acuerdo con los requisitos de la norma y estndares

de seguridad BASC.
Generar mayor confianza y participacin dentro del mercado.
Desarrollar estrategias para promover un clima de innovacin y aplicacin

de nuevas tecnologas para el mejoramiento de nuestros productos y
procesos.
3.3. POLITICA DE SEGURIDAD

C.I Mambo S.A.S, est comprometida en mantener y mejorar un sistema de
gestin en control y seguridad, realizando una evaluacin continua de las

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amenazas como terrorismo, contrabando, lavados de activos, robos, narcticos y

acciones de personas ilegales, que intervengan dentro de nuestras operaciones,
garantizando la seguridad de estas. Desarrollando e implementando medidas de
protecciones fsicas, procedimentales y comportamentales, permitiendo reducir
de esta forma la materializacin de los riesgos. Seleccionar, capacitar, evaluar y
proteger la integridad de nuestros empleados y asociados de negocios e
instalaciones en bsqueda de un mejoramiento continuo reportando
oportunamente a las autoridades competentes de actos sospechosos.
3.4. OBJETIVOS DE SEGURIDAD.
Garantizar una Identificacin y evaluacin contina de los riesgos y

amenazas que intervienen en la cadena de suministro como: daos a la
mercanca, narcticos, participacin de lavados de activos, terrorismo, robo,
contrabando, extorsin entre otros.
Comprometer a nuestros clientes y proveedores con el cumplimiento de la

reglamentacin legal vigente nacional e internacional, para evitar que C.I
MAMBO S.A.S no se involucre con empresas ilegales o al margen de la ley.
Seleccionar, capacitar y mantener un recurso humano eficiente dentro de

cada una de las responsabilidades en que se desempean.
3.4. VALORES CORPORATIVOS.
Nuestros principios y valores estn cimentados bajo estos cuatro (4) pilares:
TRABAJO EN EQUIPO: Valoramos el trabajo en equipo por ser su resultado
superior a los esfuerzos individuales, y como una forma de compromiso,
apertura e interaccin mutua.
RESPONSABILIDAD: Asumiendo las consecuencias de nuestros actos de
acuerdo con los compromisos adquiridos con la nocin de justicia y
cumplimiento.

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DISCIPLINA: Respeto, orden y planificacin de nuestras

compromisos.
tareas y
COMPROMISO: Con nuestros asociados, con el medio ambiente y la

sociedad.
4. SISTEMA DE CALIDAD
4.1. ALCANCE
Este manual debe aplicar en todos los servicios operativos y portuarios que preste
C.I. MAMBO S.A.S de acuerdo con el sistema de gestin en control y seguridad
BASC.
4.2.
MAPA DE PROCESOS.
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4.3. REQUISITOS GENERALES DE LA DOCUMENTACION

La empresa ha identificado en el Mapa de los procesos y los procesos necesarios
para el sistema de gestin de control de seguridad.
Estos se agrupan de la siguiente manera:
Procesos gerenciales: Son los que suministran las directrices y controles de los
dems procesos, y a travs de los cuales se logra el mantenimiento y
mejoramiento.
Procesos de apoyo: Administran y suministran los recursos para soportar los
procesos de realizacin del servicio.
Procesos operacionales o de realizacin: Son aquellos procesos necesarios para
la prestacin del servicio y que le agregan valor al mismo.

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5. MATRIZ DE CUMPLIMIENTO NORMA Y ESTANDARES BASC.

No.
1.
1.1
SERVICIOS PORTUARIOS Y MARITIMOS COMPLEMETARIOS A NAVES E

INSTALACIONES PORTUARIAS
REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIO.
Con el objeto de implementar los
estndares de seguridad BASC, el PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIN
trmino Asociado de Negocio Y EVALUACIN DE CLIENTES.
incluye clientes, proveedores y
terceros que la empresa de Servicios PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIN
Portuarios
y
Martimos Y EVALUACIN DE PROVEEDORES.
Complementarios voluntariamente y
por su propia iniciativa, vincula
dentro
de
sus
operaciones,
obligaciones y servicios.
Procedimientos de Seguridad.
1.1.1. Deben
existir
procedimientos
documentados para evaluar a los
Asociados de Negocio ms all de
los requisitos financieros, incluyendo
indicadores de seguridad que
identifiquen factores o prcticas
especficas cuya presencia activara
una inspeccin adicional por parte
de la empresa de Servicios Portuarios
y Martimos Complementarios. Para
la seleccin de proveedores crticos
de servicio, insumos y elementos, los
procedimientos
deben
incluir
requisitos internos como la solidez
financiera,
capacidad
de
cumplimiento
de
requisitos
contractuales de seguridad y la
habilidad para identificar y corregir
deficiencias.
1.1.2. Debe contar con la documentacin
que indique si el Asociado de
Negocio est o no certificado por
BASC, (por ejemplo, autenticidad del
certificado, nmero y vigencia),
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIN

Y EVALUACIN DE CLIENTES.
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIN
Y EVALUACIN DE PROVEEDORES.
ACUERDO DE SEGURIDAD CON LOS

ASOCIADOS DE NEGOCIOS

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1.1.3.
1.1.4.
1.1.5.
1.1.6.
1.1.7.
1.2.
1.2.1.
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cuando
sea
elegible
para
certificarse.
Debera verificar la situacin de VERIFICAR LAS NORMAS DE
participacin del Asociado de SEGURIDAD FISICA QUE APLICAN LOS
Negocio actual o futuro que haya BUQUES
obtenido una certificacin en un
programa de seguridad de la ACUERDO DE SEGURIDAD CON LOS
cadena de suministro administrado ASOCIADOS DE NEGOCIOS
por
una
autoridad
aduanera
extranjera.
Debe incentivar a los clientes y SENSIBILIZACIN BASC
proveedores no certificados BASC,
para que implementen el Sistema de ACUERDO DE SEGURIDAD CON LOS
Gestin en Control y Seguridad ASOCIADOS DE NEGOCIOS
(SGCS) BASC en caso que sean
elegibles para ello.
Debe asegurar que los proveedores
crticos no certificados BASC que ACUERDO DE SEGURIDAD CON LOS
contrate, se comprometan a seguir ASOCIADOS DE NEGOCIOS
los requisitos de seguridad BASC
mediante acuerdos escritos de
seguridad.
Debe verificar peridicamente los
procedimientos de seguridad que ha PROCEDIMIENTO DE GESTION DE
implementado el Asociado de RIESGO
Negocio no certificado BASC,
basado
en
un
proceso
documentado de gestin de riesgos.
Debera establecer criterios de PROCEDIMIENTO DE SELECCIN Y
verificacin para el ingreso de PERMANENCIA DE ACCIONISTAS
nuevos socios (accionistas).
PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO
Debe aplicar en su proceso de
seleccin y de evaluacin de
Asociados de Negocio, y nuevos
socios (accionistas), que contenga
criterios de prevencin contra el
lavado de activos y financiamiento
del
terrorismo
tales
como:
Conocimiento de sus Asociados de
Negocio (Identidad y legalidad de la

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empresa y sus socios), Antecedentes

legales, penales
y financieros,
Monitoreo de sus operaciones
(actividad econmica, origen de sus
ingresos caractersticas de sus
operaciones
otros
clientes,
cumplimiento
de
contratos, FORMATO EVALUACIN DE CLIENTES
antigedad en el mercado) y
Reporte oportuno a las autoridades FORMATO EVALUACIN DE
competentes cuando identifique PROVEEDORES
operaciones sospechosas.
1.2.2. Debe contemplar como mnimo los
siguientes
factores
para
la
identificacin de operaciones
sospechosas Origen y destino de la
operacin
de
comercio
internacional, Frecuencia de las
operaciones, Valor y tipo de
mercancas,
Modalidad
de
la
operacin de transporte, Forma de
pago
de
la
transaccin,
Inconsistencias en la informacin
proporcionada por el Asociado de
Negocio y Requerimientos que no
son normales o que salen de lo
establecido.
2.
SEGURIDAD DE EQUIPOS, EMBARCACIONES Y MEDIOS DE TRANSPORTES.
Deben implementar medidas para
mantener la integridad de los
equipos,
embarcaciones,
remolcadores
y
medios
de VERIFICAR LA CARGA
transporte con los que realizan sus
operaciones y prestan sus servicios, INSPECCIN DE CAMIONES
para evitar que sean utilizados para
cometer actos ilcitos tales como
terrorismo,
narcotrfico,
contrabando, entre otros.
2.1. Procedimientos de Inspeccin de Equipos
10

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2.1.1. Debe tener capacitado al personal

responsable
de
los
equipos,
capitanes,
conductores
u
operadores, para inspeccionar los
equipos y unidades para identificar
compartimientos falsos u ocultos y
elementos y sustancias sospechosas.
La capacitacin en inspeccin de
equipos debe adoptarse como
parte
del
programa
de
capacitacin de la empresa.
2.1.2. Debe
realizar
inspecciones
sistemticas de los equipos antes de
ser utilizados y al despus de prestar
el servicio o haber sido sometido a
reparacin o mantenimiento. Dicha
inspeccin debe ser documentada y
basada en el riesgo.
2.1.3. Debe disponer de un responsable de
la
seguridad
que
realice
inspecciones aleatorias de los
equipos y unidades despus que lo
haya hecho el operador, capitn o
responsable del mismo.
2.2. reas de Permanencia de los Equipos
Deben definir reas seguras para la
permanencia de las unidades y
equipos mientras no los estn
utilizando
o
en
operacin
(fondeados, atracados a muelle,
estacionados
o
almacenados),
segn
sea
del
caso,
las
circunstancias y caractersticas de
las unidades y equipos de servicio,
para
prevenir
accesos
y/o
manipulacin no autorizada de las
mismas.
2.3. Rastreo- Trazabilidad
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FORMATO INSPECCIN DE
CAMIONES.
CAMIONES
CAMIONES
PATIO DE LA EMPRESA
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Deben
disponer
de
registros
actualizados de los movimientos y
desplazamientos realizados por los
equipos
de
transporte,
embarcaciones y remolcadores. El
sistema de registro preferiblemente
debera ser telemtrico o remoto
(Telemetra GPS - AIS), que permita
su seguimiento y localizacin en
tiempo real.
3.
CONTROL DE ACCESO FISICO
Deben establecer controles en los
puntos de acceso y salida las
empresas de Servicios Portuarios y
Martimos Complementarios, para
prevenir entradas y salidas de
personas
y
elementos
no
autorizados, mantener control de los
tripulantes, visitantes, contratistas y
proveedores en todos los puntos con
acceso
restringido
en
sus
instalaciones, unidades y equipos de
transporte y servicio.
3.1. Empleados.
3.1.1. Debe
existir
un
sistema
de
identificacin de empleados con el
objetivo de controlar el acceso.
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EMPRESA DE SEGURIDAD CON QUE

CUENTA MAMBO (G4S).
FORMATO CONTROL DE ACCESO

VISITANTES Y PROVEEDORES
CARNET DE IDENTIFICACION DE
EMPLEADOS.
CARNET DE SPRC
CARNET DE IDENTIFICACION DE
EMPLEADOS.
CARNET DE SPRC
3.1.2. Deben tener acceso solo a aquellas
reas donde desempean sus CONTROL DE ACCESO
funciones.
3.1.3. Debe la organizacin establecer,
documentar
y
mantener
procedimientos para la entrega, PROCEDIMIENTO CONTROL DE LLAVES
evolucin y cambio de dispositivos Y CONTRASEAS
de
acceso
(por
ejemplo,
identificacin de empleados, llaves,
tarjetas de proximidad, etc.).
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3.1.4. Deben tener acceso solo los

tripulantes, personal y proveedores
de insumos y servicios o transitar por
las reas permitidas de las naves y NO APLICA: POR LA NATURALEZA DE
de las instalaciones portuarias, LA EMPRESA QUE SON DE SERVICIOS
propias o de terceros, durante sus COMPLEMENTARIOS
desplazamientos para abordar o
desabordar la embarcacin, prestar
un servicio o en un evento que
requiera su permanencia en tierra.
3.1.5. Deben exhibir los trabajadores,
tripulantes o terceros el carn o
identificacin temporal en un lugar
visible, bajo las normas de seguridad CARNET DE IDENTIFICACION DE
industrial vigentes dentro de las EMPLEADOS.
instalaciones y equipos donde
permanezcan
ms
de
50
trabajadores o tripulantes sean
propios, suministrados o de terceros.
3.2. Visitantes/Vendedores/Proveedores de servicios.
3.2.1. Deben presentar una identificacin FORMATO CONTROL DE ACCESO A
vigente con fotografa al momento VISITANTES
de ingresar a la instalacin.
3.2.2. Debe la organizacin mantener un
diario electrnico o manual con el FORMATO CONTROL DE ACCESO A
registro de todos los visitantes y VISITANTES.
proveedores, incluyendo el nombre,
propsito de su visita y confirmacin
de su identidad.
3.2.3. Deben existir procedimientos para PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
controlar la entrega, devolucin y DE ACCESO Y PERMANENCIA DEL
cambio de carns de identificacin PERSONAL
AJENO
EN
LAS
de los visitantes.
INSTALACIONES.
3.2.4. Deben exhibir en un lugar visible su PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
identificacin temporal.
DE ACCESO Y PERMANENCIA DEL
PERSONAL
AJENO
EN
LAS
INSTALACIONES.
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3.2.5. Deberan ser acompaados por un PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

funcionario durante su permanencia DE ACCESO Y PERMANENCIA DEL
en la organizacin.
PERSONAL
AJENO
EN
LAS
INSTALACIONES.
3.3. Requisas-Verificacin de Correos y Paquetes
3.3.1. Todos los individuos, vehculos que
entren o salgan, as como las
embarcaciones que arriben o
zarpen de la empresa de Servicios PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
Portuarios
y
Martimos DE ACCESO Y PERMANENCIA DEL
Complementarios,
pueden
ser PERSONAL
AJENO
EN
LAS
revisados por el personal responsable INSTALACIONES.
de la seguridad y deben ser
conscientes que estn sujetos a
requisa. El procedimiento para
requisar
debe
estar
en
concordancia con las leyes locales.
3.3.2. Debera
ser
examinado PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
peridicamente todo correo y DE ACCESO Y PERMANENCIA DEL
paquetes recibidos, antes de ser PERSONAL
AJENO
EN
LAS
distribuidos.
INSTALACIONES.
3.4.
Identificacin y Retiro de Personas No Autorizadas

La organizacin debe establecer un
procedimiento documentado para
identificar,
enfrentar
y
dirigirse a intrusos, personas no PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
autorizadas / no identificadas que DE ACCESO Y PERMANENCIA DEL
sean encontradas al interior de PERSONAL
AJENO
EN
LAS
las instalaciones, embarcaciones o INSTALACIONES.
equipos.
Si
son
encontrados
individuos
que
aparentan
ser
polizones,
las
autoridades
competentes
tienen
que
ser
notificadas inmediatamente.
4.
SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y SUMINISTRADO
4.1. Verificacin Preliminar al empleo
4.1.1. Debe existir un procedimiento
documentado para evaluar a los PROCEDIMIENTO DE GESTIN
candidatos con posibilidades de HUMANA
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NIT: 806.015.906-6

4.1.2.
4.1.3.
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.2.5.
4.2.6.
Versin: 01
empleo.
Deben existir procedimientos para
verificar la informacin y referencias
laborales indicadas en la solicitud de
empleo.
Debe mantener una lista actualizada
de
empleados
propios
y
subcontratados que incluya datos
personales de mayor relevancia de
acuerdo a lo que permita la ley.
Verificacin e investigacin de
antecedentes.
Debe verificar e investigar los
antecedentes personales de los
candidatos con posibilidades de
empleo.
Deben actualizar los datos bsicos
de los empleados como mnimo una
vez
al
ao
y
verificarlos
peridicamente conforme a la
criticidad del cargo.
Deben
mantener
registros
actualizados
de
afiliacin
a
instituciones de seguridad social y
dems registros legales de orden
legal.
Debera realizar pruebas al personal
de reas crticas para detectar
consumo de alcohol, drogas y otras
adicciones,
antes
de
la
contratacin,
cuando
haya
sospecha
justificable
y
aleatoriamente en un periodo
mximo de dos (2) aos.
Debe contar con un programa de
concientizacin sobre adicciones al
alcohol, drogas, juegos, entre otros,
avisos visibles y material de lectura.
Debe realizarse una visita al domicilio
del personal que ocupara las
posiciones crticas o que afecta la
Edicin: 22-10-2014
PROCEDIMIENTO DE GESTIN
HUMANA
LISTADO ACTUALIZADO DE
EMPLEADOS.
HOJAS DE VIDAS DE LOS EMPLEADOS.
FORMATO ACTUALIZACIN DE DATOS
HOJAS DE VIDA DE LOS EMPLEADOS.
PROCEDIMIENTO DE GESTIN
HUMANA
EXAMENES SOBRE CONSUMO DE
ALCOHOL Y DROGAS
PROGRAMA DE CAPACITACIONES
15

SEGURIDAD.
C.I. MAMBO S.A.S
NIT: 806.015.906-6

4.2.7.
4.3.
4.3.1.
4.3.2.
5.
5.1.
5.1.1.
5.1.2.
5.1.3.
Versin: 01
Edicin: 22-10-2014
seguridad, antes de que ocupe el FORMATO VISITAS DOMICILIARIAS

cargo y actualizarla mnimo cada
dos (2) aos.
Debe disponer de un archivo
fotogrfico actualizado del personal REGISTROS FOTOGRAFICOS
e incluir un registro de huellas ACTUALIZADOS DE LOS EMPLEADOS.
dactilares.
Procedimientos de Terminacin de Vinculacin Laboral.
Debe establecer procedimientos
documentados
para
retirar
la
identificacin y eliminar el permiso PROCEDIMIENTO DE GESTIN
de acceso a las instalaciones y HUMANA
sistemas
para
los
empleados
desvinculados de la organizacin.
Debe controlar el suministro, manejo, PROCEDIMIENTO DE GESTIN
entrega y devolucin de uniformes.
HUMANA
PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
Aseguramiento de los Procesos Relevantes a los Servicios que Prestan.
Debe existir una poltica de firmas y PROCEDIMIENTODE POLITICAS DE
sellos que autoricen los diferentes FIRMAS Y SELLOS
procesos de la organizacin.
Deben existir procedimientos por
escrito que permitan la identificacin PROCEDIMIENTO DE GESTION DE
de factores o prcticas especficas RIESGO
que puedan evidenciar que el
servicio que se prestar implica
mayor riesgo.
Debe considerar el factor de riesgo
que
implica
el
zarpe
o
desplazamiento a puerto extranjero,
para evitar la introduccin de
elementos y sustancias ilcitas o de
contrabando
(drogas,
armas, PROCEDIMIENTO DE GESTIN DEL
explosivos, etc.) y personas no SERVICIO (APROVISIONAMIENTO)
autorizadas
(polizones)
que
comprometan la seguridad de la
tripulacin o del personal que
desarrolla la actividad, debindose
coordinar con las autoridades
locales la respectiva inspeccin y
elaboracin del acta.
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C.I. MAMBO S.A.S
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Versin: 01
Edicin: 22-10-2014
5.1.4. Debe
tener
procedimientos
establecidos para garantizar la
integridad y seguridad de los
procesos
relacionados
a
la PROCEDIMIENTO DE GESTIN DEL
adquisicin,
transporte,
recibo, SERVICIO (APROVISIONAMIENTO)
manejo, almacenaje y entrega de
insumos, elementos, provisiones y
vituallas.
5.1.5. Deberan contar con estructuras de
seguridad que tengan sistemas
cierre a los que se les pueda instalar SELLOS Y CANDADOS
sellos y candados a los vehculos y
unidades de transporte utilizadas
para
el
servicio
de
aprovisionamiento de naves.
CONTROL DE ACCESO A LOS
EQUIPOS
Debe implementar procedimientos
de seguridad que restrinjan el PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL
acceso a equipos, embarcaciones y DE ACCESO Y PERMANENCIA DEL
vehculos para evitar que le sean PERSONAL
AJENO
EN
LAS
5.1.6. introducidos personas o elementos INSTALACIONES.
no autorizados o de contrabando
durante los desplazamientos o la TRAZABILIDAD
DURANTE
EL
prestacin del servicio.
RECORRIDO DEL VEHICULO POR
PARTE DE LA EMPRESA DE SEGURIDAD
G4S
5.1.7. Deben contar con sistemas y
procedimientos documentados que
permitan a los capitanes, patrones
de las embarcaciones o jefes de la
actividad o servicio, realizar la
verificacin de equipajes y efectos
personales, materiales e insumos que
vayan a ser embarcados o utilizados
para la prestacin del servicio,
adicional a un proceso de control y
manejo sobre estos una vez abordo
o durante su utilizacin acorde con
las legislaciones locales, federales o
NO APLICA: Porque como Proveedor

a Buques, se recibe la inspeccin y
verificacin de los capitanes y/o
patrones de las embarcaciones, no
viceversa.
17

SEGURIDAD.
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5.1.8.
5.2.
5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
Versin: 01
Edicin: 22-10-2014
estatales.
Deben notificar oportunamente a las
autoridades
apropiadas
si
se PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES
detectan anomalas o actividades SOSPECHOSAS
ilegales o sospechosas.
Procedimientos para la Documentacin e Informacin.
Debe establecer procedimientos
para garantizar que toda la PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
informacin
utilizada
para
la DOCUMENTOS Y REGISTROS
prestacin de los servicios, adquirir o
despachar elementos, provisiones,
insumos o vituallas, sea legible,
completa, exacta y que est
protegida contra los cambios,
prdidas
o
introduccin
de
informacin errnea.
Deben
tomar
medidas
de PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
proteccin de la informacin y DOCUMENTOS Y REGISTROS
documentacin
crtica
para
asegurar que la informacin recibida
de los Asociados de Negocio se le
de manejo restringido y sea utilizada
en forma correcta.
Deben existir procedimientos sobre PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
entrega y archivo de la informacin DOCUMENTOS Y REGISTROS
crtica.
BACKUP
CONTRASEAS
5.3. Recepcin y Despacho de Insumos, Provisiones y Vituallas
5.3.1. Debe describir con exactitud en
documentos de pedido o despacho, ORDEN DE COMPRA
la informacin de los elementos,
insumos y vituallas que se reciban o DELIVERY
despachen, indicando cantidad,
peso, etiquetas, marcas.
FORMATO CONTROL DE
OPERACIONES
5.3.2. Debe comparar los elementos,
insumos y vituallas, frente a las ORDEN DE COMPRA
rdenes de pedido o de despacho.
5.3.3. Deben verificar y registrar la FORMATO
CONTROL
DE
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SEGURIDAD.
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5.3.4.
5.3.5.
5.3.6.
5.3.7.
6.
6.1.
6.1.1.
Versin: 01
identidad de las personas que

entregan o reciben los suministros y
de los vehculos en que fueron
transportados.
Debe establecer un procedimiento
para la trazabilidad oportuna de los
insumos.
Debera existir un registro fotogrfico
o flmico antes, durante y despus
del proceso de despacho / cargue y
recepcin / descargue.
Deben controlar, conforme a las
regulaciones legales, las sustancias
precursoras que utilicen o manejen
en sus actividades.
Deben investigarse todos los casos
de faltantes o sobrantes y otras
discrepancias o anomalas.
SEGURIDAD FISICA
Deben establecer un procedimiento
documentado y verificable para
prevenir que personal no autorizado
acceda a las instalaciones, equipos
de la empresa, a los buques e
instalaciones portuarias durante la
operacin o prestacin del servicio.
La aplicacin de los criterios de
seguridad fsica pueden integrarse
con las regulaciones del Cdigo de
Proteccin de Buques e instalaciones
Portuarias - PBIP (ISPS).
Seguridad del Permetro/Cercado
Deben implementar sistemas de
seguridad perimtrica para proteger
las reas crticas de la instalacin de
la empresa mediante cerramientos
con muros o mallas; las reas donde
no sea posible, como el lado de
agua de muelles donde se ubican
las
embarcaciones,
se
debe
controlar con medidas tales como
Edicin: 22-10-2014
OPERACIONES
FIRMA DE FACTURA DE PROVEEDOR
INSPECCION Y VERIFICACIN DE LOS
INSUMOS
REGISTROS FOTOGRAFICOS DE LOS
PROCESOS DE CARGUE
CCTV
MANIPULACIN DE ALIMENTOS
PERMISOS DE LOS ENTES
FORMATO REVISIONES POR LA
DIRECCIN
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE ACCESO Y PERMANENCIA DEL
PERSONAL
AJENO
EN
LAS
INSTALACIONES.
CCTV
BARRERAS PERIMETRICAS
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6.1.2.
6.2.
6.2.1.
6.2.2.
6.3.
6.3.2.
6.4.
6.4.1.
6.4.2.
Versin: 01
Edicin: 22-10-2014
vigilancia, circuito cerrado de

televisin, etc.
Deben ser inspeccionadas todas las FORMATO DE INSPECCIONES DE
cercas para verificar su integridad e BARRERAS PERIMETRICAS
identificar daos.
Puertas y Casetas
Deben
ser
controladas,
monitoreadas y supervisadas las CONTROL DE ACCESO Y ALARMA DE
puertas de entrada y salida de PANICO
vehculos y de personal.
Debe
mantenerse
al
mnimo
necesario la cantidad de puertas PUERTA DE ENTRADA Y SALIDA
habilitadas para entradas y salidas.
Estacionamientos de Vehculos y Ataque de Embarcaciones
Las reas o zonas para el
estacionamiento de vehculos y
atraque
de
embarcaciones
privadas, de propiedad de los
funcionarios,
tripulaciones,
contratistas, proveedores o visitantes,
deberan ser controladas y estar ZONA DE PARQUEO EMPRESA
alejadas de las reas crticas.
Debe limitar el acceso a las INSTALACIONES SPRC.
instalaciones por parte de pasajeros
y vehculos privados tanto como sea
posible, a fin de disminuir las
oportunidades
para
introducir
contrabando dentro de las reas del
terminal o para retirar elementos del
mismo.
Estructura de los edificios
Las
edificaciones
donde
se
desarrollen
actividades
y
operaciones crticas, en lo posible
deben construirse con materiales INSTALACIONES
que resistan la entrada forzada o
ilegal.
Deben realizarse inspecciones y
reparaciones
peridicas
para FORMATO DE INSPECCIONES DE
mantener la integridad de las BARRERAS PERIMETRICAS
estructuras.
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NIT: 806.015.906-6

Versin: 01
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6.5. Control de cerraduras y llaves

6.5.1. Deben contar con mecanismos de
cierre
y
estar
debidamente CERRADURAS,
DISPOSITIVOS
DE
controladas las ventanas, puertas, SEGURIDAD, CERCADO.
escotillas,
cercas
interiores
y
exteriores de zonas y reas crticas.
6.5.2. Deben mantener un control sobre las
llaves
y
claves
de
acceso
entregadas, tanto de edificaciones
como de equipos y vehculos FORMATO DE CONTROL DE LLAVES Y
crticos. Los edificios de oficinas CLAVES DE ACCESO
deben tener horarios de acceso
limitados.
6.6. Iluminacin
Deben contar con iluminacin
adecuada dentro y fuera de la
instalacin, incluso en las siguientes
reas: Entradas y salidas de la
empresa y embarcaciones, Barreras SISTEMA DE ILUMINACIN
perimetrales y reas de muelles,
reas
de
estacionamiento
y
Embarcaciones en el muelle o en
fondeo
6.7. Sistemas de Alarmas y Videocmaras de vigilancia.
6.7.1. Debe considerarse el uso de
elementos de seguridad electrnica
en su evaluacin de riesgos
6.7.2. Debera utilizar sistemas de alarmas y EVALUACIN DE RIESGOS
cmaras
de
vigilancia
para
supervisar
y
monitorear
las CAMARAS DE SEGURIDAD
instalaciones y embarcaciones, para
prevenir el acceso no autorizado a
las reas crticas.
6.8. Otros criterios de seguridad.
6.8.1. Debe tener la empresa un Jefe o
responsable da la seguridad, con ACTA DE NOMBRAMIENTO
funciones
debidamente RESPONSABLE DE LA SEGURIDAD
documentadas.
6.8.2. Debe disponer de un plano con la
ubicacin de las reas sensibles de PLANOS DE AREAS SENSIBLES
la instalacin o embarcacin.
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Edicin: 22-10-2014
6.8.3. Deben
estar
controladas
y
separadas las reas de lockers de SE CUENTA CON UN HORARIO PARA
empleados de las reas de LA UTILIZACIN DE LOS LOCKERS DE
almacenamiento y operacin de EMPLEADOS.
carga o insumos.
6.8.4. Debe tener un servicio de seguridad EMPRESA
DE
SEGURIDAD
competente, propio o contratado CONTRATADA (G4S)
de preferencia certificado BASC.
6.8.5. Debe
disponer
de
sistemas
adecuados
que
permitan
la
comunicacin oportuna con los CELULARES
supervisores
y
encargados
de
seguridad y con las autoridades
nacionales y extranjeras.
6.8.6. Debe garantizar una accin de EMPRESA
DE
SEGURIDAD
respuesta oportuna y disponible por CONTRATADA (G4S)
parte del personal de seguridad
durante 24 horas al da.
6.8.7. Debe establecer procedimientos
documentados y dispositivos de PLAN DE EMERGENCIA / SIMULACROS
alerta, accin y evacuacin en caso DE EMERGENCIA
de amenaza o falla en las medidas
de proteccin.
7.
SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACIN
7.1. Proteccin con contraseas
7.1.1. Debe asignar cuentas individuales
que exijan un cambio peridico de ACTA DE CONTRASEA DE EQUIPOS
la contrasea para los sistemas DE COMPUTOS
automatizados
7.1.2. Debe
establecer
polticas,
procedimientos
y
normas
de
tecnologa de informacin utilizadas POLITICAS DE ACCESO A EQUIPOS DE
en la organizacin, las cuales deben COMPUTOS
darse
a
conocer
mediante
capacitacin.
7.2. Responsabilidad.
7.2.1. El control de la documentacin y la
informacin en los equipos de CLAVES DE ACCESO A EQUIPOS DE
cmputo, debe incluir proteccin COMPUTOS
contra el acceso no autorizado.
7.2.2. Debe establecer un sistema para
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SEGURIDAD.
C.I. MAMBO S.A.S
NIT: 806.015.906-6

7.2.3.
7.2.4.
7.3.
7.3.1.
7.3.2.
8.
8.1.
8.2.
8.3
Versin: 01
Edicin: 22-10-2014
identificar el abuso de los sistemas

informticos a fin de detectar LICENCIA DE LOS SOFTWARE
accesos
no
autorizados,
manipulacin
indebida
o
la ANTIVIRUS
alteracin de los datos del negocio.
Deben estar sujetos a apropiadas
medidas disciplinarias los infractores LICENCIA DE LOS SOFTWARE
del sistema de seguridad de
tecnologas de la informacin.
Debe tener copias de respaldo de la
informacin
sensible
de
la
organizacin y contar con una BACK - UP
copia fuera de sus instalaciones.
Proteccin a los Sistemas y Datos
Deben ser instalados y mantenidos
en los sistemas de computacin
susceptible a la infiltracin software
anti virus y anti- spam.
SOFTWARE ANTIVIRUS - ANTI-ESPIA
Debe observar el cumplimiento de
las disposiciones y normas relativas a
proteger la propiedad intelectual.
ENTRENAMIENTO EN SEGURIDAD Y CONCIENCIA SOBRE AMENAZAS
Debe contar con un programa de
capacitacin a fin de que todo el
personal sepa reconocer y reportar
amenazas y vulnerabilidades sobre
actividades ilcitas, tales como actos PROGRAMA DE CAPACITACIONES Y
de terrorismo y contrabando, en los ENTRENAMIENTO
servicios que prestan y actividades
que desarrollan.
Deben ser conscientes de los
procedimientos que la organizacin
ha
puesto
en
marcha
para PROGRAMA DE CAPACITACIONES Y
considerar una situacin y como ENTRENAMIENTO
reportarla.
Debe
brindar
capacitacin
adicional a los empleados que
laboran en procesos y reas crticas, PROGRAMA DE CAPACITACIONES Y
recepcin, despacho de insumos y ENTRENAMIENTO
correspondencia.
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SEGURIDAD.
C.I. MAMBO S.A.S
NIT: 806.015.906-6

8.4.
8.5.
Versin: 01
Edicin: 22-10-2014
Para implantar el SGCS BASC, el

personal
que
labora
en
la
organizacin
debe
estar PROGRAMA DE CAPACITACIONES Y
capacitado, a fin de permitir que las ENTRENAMIENTO
personas
adquieran
habilidades
para el control y seguridad de los
procesos.
Deberan ofrecer incentivos por la
participacin
activa
de
los
empleados en estos programas.
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NIT: 806.015.906-6

Versin: 01
Edicin: 22-10-2014
5. CAMBIOS DEL DOCUMENTO.

VERSION
01
DESCRIPCIN DEL
CAMBIO
Creacin del documento
EDICIN
22-10-2014
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Tatiana Paola Jurado C
Suljay Moreno
Asesor SGCS
Representante del SGCS
Reimundo Murra
Yacaman
Gerente General
25

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1. GESTION DEL MANUAL