Evaluacin y verificacin de las acciones de los proveedores

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TABLA DE CONTENIDO

Contextualizacin
Integracin de los procesos logsticos
Logstica de proveedores
Modelo de gestin de proveedores
Sistema integrado de gestin de proveedores
Gestin de la informacin de los proveedores
Calificacin de actitudes, valores y principios de los proveedores.
Principios para el desarrollo de proveedores
Como se implementa un plan de desarrollo de proveedores?
Ventajas del desarrollo de proveedores
Plan de evaluacin de proveedores
Conclusines
Fuentes
Crditos

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Contextualizacin
CONTEXTUALIZACIN
A fin de obtener resultados de mayor alcance, en relacin con el
precio y la calidad de los bienes y servicios, la competitividad, en
la
actualidad, requiere de empresas que cuenten con una
visin integradora de los actores participantes en la cadena de suministro. En este sentido, tanto el consumidor como el proveedor
de las empresas asumen el rol de actores relevantes dentro de la
estructura, con el
objetivo de lograr una cadena de abastecimiento competitiva y colaborativa.
Asimismo, para alcanzar una acertada evaluacin y verificacin de
las acciones de los proveedores, es importante preguntarse sobre
las
estrategias empleadas a la hora de seleccionarlos, a fin
de garantizar la calidad de los productos o servicios propios de su
aprovisionamiento.

Ello ser posible comprenderlo desde el anlisis de los procesos

de evaluacin y verificacin de las funciones ejecutadas por los
proveedores.
Se espera, de esta manera, reflexionar sobre aspectos que inciden
en el xito de las operaciones empresariales y con el desarrollo de
la cadena de suministros, donde se involucran los subsistemas de
aprovisionamiento, produccin y distribucin; desde el anlisis de
los procesos de evaluacin y verificacin de las funciones ejecutadas por proveedores, a fin de afianzar nexos de fidelidad y compartir responsabilidades como aliados estratgicos del negocio frente
a la poltica empresarial.

Consecuentemente, con el desarrollo de este material de formacin, se espera estructurar un plan para la evaluacin y verificacin
de funciones ejecutadas por proveedores definidos. Este propsito partir de la estructuracin del plan de trabajo y de los indicadores de gestin establecidos.
De la misma forma, se reflexionar sobre aspectos que inciden en
el xito de las operaciones empresariales y en el desarrollo de la
cadena de suministros, donde se involucran los subsistemas de
aprovisionamiento, produccin y distribucin.

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Contenido
INTEGRACIN DE LOS PROCESOS
LOGSTICOS
Los retos que afrontan las empresas para el logro de su competitividad ha generado la necesidad de transitar hacia el perfeccionamiento e integracin de los procesos claves del negocio, para el
logro de los mejores desempeos y en funcin de la satisfaccin
de los clientes. Elementos esenciales de ello: precio, calidad, velocidad y servicio.
Desde esta intencionalidad toma fuerza la logstica integral como
elemento rector de la acertada interaccin de los actores y unidades estratgicas de negocio en la cadena de suministro.

En este sentido, uno de los frentes de trabajo para la logstica

empresarial se centra en las acciones de aprovisionamiento, las
cuales incluyen, de manera integral, la seleccin y evaluacin de
proveedores.

De acuerdo con Krajewski, L y Ritzman, L. (2000), el logro empresarial est favorecido desde su enfoque estratgico y contempla la
unificacin funcional de cada rea de la empresa y la integracin
interna entre las reas funcionales. Dichas combinaciones forjan
una cadena de suministro interna y la unificacin externa entre los
proveedores, la cadena de suministro y los clientes

Para la gestin de los proveedores, es importante establecer estrategias confiables que fortalezcan las relaciones entre los interesados, a partir de la consolidacin de las alianzas estratgicas, en
aras de lograr la integracin de los procesos del sistema proveedor-cliente. Dicha tendencia, es considerada, en la actualidad, una
buena prctica de gestin a nivel mundial.

Por tanto, en la actualidad, el enfoque sistmico de la logstica se

convierte en un agente generador de valor, a partir de una slida
integracin de la trada proveedor - empresa- cliente

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Contenido
LOGSTICA DE PROVEEDORES
Tomando como referente este contexto de los proveedores, segn Sarache, Castrilln & Ortiz. 2009, debemos considerar tres temas fundamentales a saber:
Modelo de gestin de proveedores como parte de la gestin
de cadenas de abastecimiento.
El xito de las acciones colaborativas a largo plazo se basa en
la evaluacin y seleccin continua de los mejores proveedores,
en funcin de la capacidad de respuesta ofrecida por ellos y frente a los criterios que la estrategia de operaciones de la empresa
(cliente) traza a futuro. Por lo tanto, la seleccin de proveedores
se convierte en un factor clave y estratgico en el logro la competitividad empresarial en los mercados.

Calificacin de principios, actitudes y valores de proveedores

como decisin estratgica y pilar fundamental del enfoque
competitivo y empresarial.
Principios para el desarrollo de proveedores.

Para la evaluacin y desarrollo de proveedores, es importante

considerar la lnea de tiempo de cada proveedor. A su vez, es vital
tener como base la hiptesis de trabajo cualitativa, proyectada a
todo tipo de ambiente en el que se pueda valorar el comportamiento de la ejecucin de esta evaluacin, con factores claves, tales como los factores econmicos, administrativos, tecnolgicos y
la trayectoria en el mercado.

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Contenido
MODELO DE GESTIN DE PROVEEDORES
Como estrategia esencial en el desarrollo de un modelo de gestin
de proveedores, se requiere analizar el contexto y las particularidades de la cadena de abastecimiento, as como la estrategia empresarial para el aprovisionamiento de materias primas e insumos,
los criterios de decisin y los mtodos de seleccin que las apoyan.
Lo anterior se basa en los procesos de planeacin, ponderacin,
evaluacin de desempeo y polticas de desarrollo de proveedores, los cuales garantizan el flujo permanente de bienes y servicios
con responsabilidad empresarial, definidos desde la tica, el medio
ambiente y los estndares de calidad.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE

PROVEEDORES

GESTIN DE LA INFORMACIN DE LOS

PROVEEDORES
La efectividad de las acciones de un proveedor se asocia al nivel de
acercamiento que ellos tienen con las empresas demandantes de
sus servicios. Para una mayor precisin de estas acciones, es importante contar con un sistema slido y robusto de informacin
para la gestin unificada de la informacin de proveedores.
Esto permite la incorporacin de la informacin generada en los
procesos de calificacin, evaluacin de desempeo, desarrollo y
planificacin de proveedores. Igualmente, debe permitir la gestin de la informacin de los proveedores en relacin con actitudes, valores, aspectos ticos y sociales relacionados con su responsabilidad corporativa.

El sistema integrado de gestin de proveedores permite evaluar

sistemticamente su comportamiento, el cual identifica tanto las
situaciones de riesgo que puedan requerir acciones correctivas
como aquellos proveedores con capacidad de innovacin, colaboracin, compromiso, fiabilidad.
De esta manera, una acertada gestin de proveedores garantiza
que la empresa reconozca fcilmente en cada uno de ellos, el desarrollo de las buenas prcticas de logstica empresarial ajustadas
a las polticas de la empresa, buena sinergia con los actores, instalaciones y el medio ambiente apropiado para garantizar la calidad
de su gestin de aprovisionamiento.
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Contenido
CALIFICACIN DE ACTITUDES, VALORES
Y PRINCIPIOS DE LOS PROVEEDORES
Es importante reforzar persistentemente el proceso de calificacin de proveedores con directrices que permitan una reflexin
permanente del compromiso empresarial y comportamental, a la
luz de los derechos humanos de todos los actores de la cadena
de suministros, incluyendo a los proveedores mismos. Para ello, es
importante:
La aplicacin, para el proceso de calificacin de proveedores,
del instrumento de calificacin incluyendo el componente
comportamental, con preguntas problematizadoras asociadas
a los niveles de criticidad bajos, medios o altos.
La valoracin tica y el compromiso empresarial con el desarrollo de acciones encaminadas a garantizar la integralidad de
los derechos humanos en los procesos de calificacin, a partir
del conocimiento de las normas y protocolos que definen esta
condicin especfica de la intencin comercial entre la empresa
y el proveedor.
Para la preparacin de la documentacin de la auditora y para
la calificacin en rubros de criticidad alta de los proveedores,
se requiere incluir un apartado especfico que permita la verificacin de las evidencias mostradas en las visitas, en aspectos
relativos a condiciones laborales, equidad de gnero, libertad
de asociacin o trabajo infantil, as como sobre la ley anti soborno, entre otros.

Mantener actualizado el listado de los pases y de los bienes o

servicios considerados de alto riesgo de corrupcin y de vulneracin de los principios y valores desde la tica empresarial.
Todos estos cambios normativos, al contemplar exigencias dependiendo del nivel de criticidad, afectan a todos los proveedores y contratistas que se encuentren en rubros de criticidad
baja, media o alta.
El aumento de las exigencias de calificacin de un proveedor
como medida recomendada para la realizacin de contratos a
largo plazo, con altos volmenes de facturacin o en actividades que pueden generar importantes impactos en las comunidades cercanas.

PRINCIPIOS PARA EL DESARROLLO DE

PROVEEDORES
Toma relevancia en el contexto empresarial, el compromiso por
parte de la mxima direccin de la organizacin para el desarrollo de proyectos que optimicen la integralidad de las actividades
tecnolgicas, econmicas y administrativas de los proveedores.
Estos proyectos se relacionan con el plan estratgico, el cual permite desarrollar acciones, que si son bien canalizadas, contribuyen
a mejorar la competitividad de la cadena de valor con un alto
impacto en sus procesos productivos.

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Contenido
Adems, dicho plan exige de una inversin en recursos y tiempos.
Su flexibilidad permite considerar ciertos niveles de empoderamiento en relacin con los objetivos, alcance y resultados esperados, as como de los niveles, proporciones y mecanismos de comunicacin en la triada: compradores - usuarios- proveedores. Este
plan estratgico permite desarrollar acciones, que con un buen
enfoque, mejoraran la competitividad de la cadena de valor, y,
consecuentemente, procuraran un alto impacto en sus procesos
productivos.
Para un logro de mejores resultados, es necesario conformar un
equipo de desarrollo de proveedores, el cual estar integrado por
clientes, que privilegian calidad y tiempos de entrega, as como
de clientes, que privilegian el precio y quienes debern desarrollar
consensos y mecanismos para seleccionar proveedores y
proponer las acciones pertinentes de mejora. Adems, en el caso
de ser necesario, pueden formar parte de este equipo, expertos
externos.

CMO SE IMPLEMENTA UN PLAN DE

DESARROLLO DE PROVEEDORES?
Para la implementacin de un plan de desarrollo de proveedores
es importante considerar, el tipo de empresa, el sector y su radio
de accin. Las caractersticas y experiencia del equipo de desarrollo de proveedores determinan los mtodos a adoptar para el cumplimiento de esta intencin y son los responsables de la efectividad

de cada una de estas actividades, as como de la implementacin

de los mecanismos ms prcticos para garantizar la calidad del
aprovisionamiento en la cadena de abastecimiento.
Algunos aspectos a considerar en el desarrollo de proveedores:
Los productos y servicios ofrecidos por el proveedor
La definicin de las caractersticas de los productos y servicios motivo de la transaccin comercial.
Las especificaciones de los productos y servicios dependen de las
necesidades de la cadena de abastecimiento asociada a las actividades propias de cada empresa y se generan por acuerdos entre
las partes, para este caso, entre los clientes y compradores
Se define no solo el producto o servicio principal sino se identifican los valores agregados esperados por parte del proveedoren
relacin con la evaluacin de proveedores y de la empresa. La evaluacin del desempeo de los proveedores es uno de los elementos relevantes de un sistema de gestin de proveedores. Esta se
define como valoracin del cumplimiento del proveedor y de los
criterios establecidos por la organizacin como crticos para sus
procesos de compras, y adquisicin de bienes y servicios.
Para garantizar la transparencia en esta actividad, es recomendable establecer un mtodo objetivo y dinmico que permita la toma
de decisiones frente a la continuidad o no de un proveedor, as
como la decisin de certicar a los proveedores que realizan sus
actividades de una manera efectiva acorde con las expectativas
empresariales.
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La determinacin de los criterios de evaluacin, tanto de los proveedores como de la empresa y su importancia relativa de cada
uno de ellos, es definitiva en el desarrollo de planes de mejora en
la cadena de abastecimiento. En esta intencin, se tiene en cuenta, no slo los aspectos a evaluar en los proveedores sino tambin
aquellos relacionados al propio proceso de compras, adquisiciones
y control de suministros de la empresa. (Osorio, Herrera & Vinasco, 2008).
Entretanto, es importante considerar los criterios establecidos
para el desarrollo de proveedores y su importancia relativa en
relacin con las necesidades y requerimientos de cada unidad estratgica de negocio o departamento, los rubros o productos y
servicios
requeridos, las posibilidades operativas del
departamento o unidad estratgica de negocio de adquisiciones;
las reglamentaciones
internas de compras y presupuestos; las
especificidad de la produccin de la empresa y su radio de accin;
y, las capacidades tecnolgicas, administrativas y capacidad econmica de los proveedores.
Asimismo, en este aparte de la gestin organizacional, se definen
los criterios para el logro de la acertada administracin de los
proveedores.
Es importante tener en cuenta:
El compromiso en el cumplimiento de requisitos legales, impositivos y reglamentarios del departamento de compras y adquisiciones de la empresa

La garanta de estndares de calidad del producto-servicio,

conforme a los requisitos del cliente
La sostenibilidad de precios competitivos en el mercado
La efectividad de respuesta al requerimiento de la empresa
La exactitud en el tiempo de entrega del producto servicio
La pronta respuesta a requerimientos de mejora
El plan de desarrollo del servicio de asesoramiento tcnico y de
post venta
La capacidad de respuesta logstica para la entrega del producto o prestacin del servicio
La capacidad de respuesta y experiencia comercial
La capacidad y solvencia econmica (Osorio, Herrera & Vinasco, 2008).
En relacin con la poltica de compra de la empresa es importante considerar:
La definicin de las especificaciones tcnicas de los productos-servicios
Los plazos y formas de pago
El apoyo y acompaamiento en la transferencia tecnolgica
al proveedor
El entrenamiento y capacitacin a sus proveedores
El plan y programacin de las compras
Medicin de satisfaccin y capacidad del proveedor

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Esta accin se desarrolla desde enfoques asociados a:
La medicin de la satisfaccin con los proveedores actuales
El anlisis de las ofertas de aprovisionamiento en el mercado
El diagnstico de las capacidades tecnolgicas, administrativas y econmicas del proveedor
La medicin de la satisfaccin con los proveedores actuales se
efecta con los usuarios y compradores de le empresa, lo que permite considerar en qu aspectos son considerados importantes
estos y qu puntos deberan mejorar segn sus experiencias particulares con los mismos.
El anlisis de las propuestas de aprovisionamiento en los mercados globalizados, para este enfoque, permite identificar un referente que mide la situacin competitiva en que se encuentran los
proveedores actuales.
El diagnstico de las capacidades tecnolgicas, administrativas y
econmicas del proveedor se determina a travs del uso de un
mtodo de medicin y de las actuales capacidades del proveedor
(diagnstico momento cero). Toda esa informacin es relevante a
la hora de analizar si se mantiene la relacin con el proveedor o se
buscan otras opciones.

PLANES DE MEJORA DE LOS

PROVEEDORES
Una vez definido el proveedor seleccionado para la implementacin del plan de mejora resultante de la primera medicin del
diagnstico, se acuerda con el proveedor la mejora en los aspectos
considerados relevantes y de la ejecucin posible. Adicionalmente,
en la estructuracin del plan de mejora es importante establecer
un cronograma de actividades que permita precisar el momento
en que se verificar el cumplimiento de su aplicacin.

SEGUIMIENTO Y AUDITOR A DEL PLAN

DE MEJORA
El acompaamiento y apoyo a las actividades que debe cumplir el
proveedor es fundamental para garantizar la efectividad del plan
acordado. Esto permite ajustar los requerimientos del plan e incorporar nuevos elementos para su ejecucin. En cuanto a la auditora, esta debe coincidir con una segunda evaluacin de diagnstico, a fin de realizar la correspondiente comparacin entre el
momento inicial (diagnstico momento cero) y el actual (diagnstico momento uno).
El resultado tanto de los seguimientos como de las auditoras y de
los diagnsticos subsiguientes responde a la retroalimentacin
continua del programa de desarrollo de proveedores de la empresa para el logro de los objetivos.
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Contenido
SEGUIMIENTO DE PRODUCTOS Y
SERVICIOS ENTREGADOS POR EL
PROVEEDOR
Independientemente de la aplicacin del plan de mejora, es necesario realizar un seguimiento a los productos y servicios que entrega el proveedor durante la aplicacin del mismo. Esto permite
contar con la informacin de los impactos en las operaciones del
proveedor, a travs de los datos que aportan los usuarios y compradores de la empresa.

VENTAJAS DEL DESARROLLO DE

PROVEEDORES

La estandarizacin de los productos o servicios segn los requisitos exigidos desde los pliegos de condiciones definidos, a
partir de la adecuacin del proceso productivo o de la proveedura
La generacin de confianza entre clientes, proveedores y compradores en virtud de un mecanismo de comunicacin y aportes recprocos
La amplitud en las relaciones comerciales que puede originar
ms operaciones o nuevas unidades estratgicas de negocios
La incorporacin de la cultura de calidad y mejora continua
como una manera general de gestionar la proveedura de productos y servicios
La entrega de proveedores competitivos al sector u otros sectores industriales

PLAN DE EVALUACIN DE
PROVEEDORES

La aplicacin de esta metodologa ofrece a las empresas ventajas

competitivas, relacionadas con:
El cumplimiento de las condiciones definidas entre las partes,
en relacin con los atributos de precio, calidad y tiempos de
entrega por parte de los proveedores
La disminucin de costos relacionados con la no calidad, (paradas de produccin o servicios, logstica reversa, informes tcnicos de no conformidad, descuentos, reproceso y multas al
proveedor)

La ejecucin del plan de evaluacin de proveedores se considera

determinante en la gestin empresarial como lo indica Larry Bossidy. Sus caractersticas se detallan en la Tabla 1.

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Conclusin
CONCLUSIONES
En la evaluacin y verificacin de las acciones de los proveedores es importante el compromiso de la alta direccin, de la accin protagnica de
los proveedores, as como del desarrollo de la logstica a la luz de la poltica de gestin de calidad.

Es importante considerar los procesos de seleccin, contratacin, evaluacin y los planes de desarrollo de los proveedores para garantizar la
calidad de los procesos logsticos y lograr as la satisfaccin de los clientes segn la poltica de la organizacin.
El desarrollo de proveedores permite garantizar la fidelidad de los clientes a travs de los diferentes programas de mejora, establecidos de
acuerdo con la naturaleza que requiere un compromiso estratgico para lograr la fidelizacin y el desarrollo de las alianzas estratgicas

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Fuentes
FUENTES
Garrido, S. (2003). Direccin estratgica. McGraw Hill. Madrid
Harrington, H. J. (2005). Administracin total del mejoramiento continuo la nueva generacin. Colombia: McGrawHill.
Krajewski, L y Ritzman, L.( 2000) . Administracin de Operaciones, Estrategia y Anlisis. 5 Ed.Perarson. Mxico.Recuperado en Noviembre del
2013
en: http://books.google.com.co/books?id=B6LAqCoPSeoC&printsec=frontcover&hl=es&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false
Beltrn, G. (2009). Qu se entiende por direccionamiento estratgico.
Recuperado en noviembre del 2013
en: http://gustavobeltran.com/%C2%BFque-se-entiende-por-direccionamiento-estrategico/
Sarache, Castrilln & Ortiz. (2009). Seleccin de proveedores: Una aproximacin al estado del arte. Vol. 22. Pontificia Universidad Javeriana.
Colombia.
Osorio, Herrera & Vinasco. (2008). Modelo para la evaluacin del desempeo de los prpveedores autilizando AHP. Ingenieria y desarrollo. Universidad del norte. Recuperado en noviembre del 2013
en:
http://scholar.google.es/scholar?hl=es&q=Modelo+para+la+evaluaci%C3%B3n+del+desempe%C3%B1o+de+los+proveedores+utilizando+AHP&btnG=&lr=

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Crditos
CRDITOS
Expertos temticos:
ASESOR PEDAGGICO:
EDNA LUCIA PERILLA
Centro de gestin de mercados logstica y teleinformtica
Virtualizacin RDC
ASESOR DIDCTICO:
SANDRA VIVIANA CRUZ PULIDO
Centro de gestin de mercados logstica y teleinformtica
Virtualizacin RDC
DISEADOR GRFICO:
JEICKSON GIL HERRERA
Centro de gestin de mercados logstica y teleinformtica
Virtualizacin RDC

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