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Mtodo de los Saldos Encontrados.

REGRESAR AL NDICE

Consiste en partir del saldo que presenta el banco en su estado de


cuenta e ir hacindole ajustes a ste hasta llegar al saldo que muestra
el libro o la chequera del condominio; utilizando para ellos los pasos
indicados en el formato de conciliacin bancaria incluido en este
manual, los cuales transcribo a continuacin:
Se le suman al saldo del banco las siguientes partidas:
1. Todos los depsitos (cargos) registrados por el administrador
que no figuran en el estado de cuenta del banco.
2. Todos los cargos efectuados por el banco que no fueron
registrados por el administrador en la contabilidad o chequera
del condominio.
Al subtotal obtenido de sta primera operacin, se le restan las
partidas siguientes:
1. Todos los cheques emitidos y registrados (abonos) por el
administrador no cobrados ni presentados al cobro todava
por sus beneficiarios.
2. Todos los abonos efectuados por el banco que no fueron
registrados por el administrador en la contabilidad o chequera
del condominio.
El total as obtenido debe ser igual al saldo que aparece en la
contabilidad del condominio o en el taln de su chequera.
Una vez efectuada la conciliacin bancaria el administrador deber
solicitar las notas de dbito y crdito al banco y proceder a
contabilizarlas para balancear el libro, cerrar el mes en cuestin y
comenzar con el saldo obtenido el siguiente mes.
Nota: Todo esto podra hacerse en una computadora con un sistema
que integre toda la operatividad antes descrita.

Cmo elaborar una conciliacin bancaria


Aprende a utilizar una herramienta que te ayudar a administrar los recursos de tu negocio
y, sobre todo, a conocer la cantidad exacta de efectivo disponible.
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En la contabilidad de las empresas debe existir una cuenta de bancos que contenga el
registro de operaciones como cheques girados y depsitos de clientes, que quedan
registradas en la cuenta de cheques.

Por su parte, el banco tambin elabora un registro de la cuenta de cheques de la empresa


con el estado de cuenta, al procesar los documentos que la compaa gira y los depsitos
realizados, as como las comisiones y otros conceptos.
Cuando una empresa recibe su estado de cuenta, es necesario verificar que las cantidades
contenidas coincidan con los nmeros del registro contable de su cuenta de bancos, y
viceversa. A este proceso se le conoce como conciliacin bancaria. Por qu es importante?
La razn es sencilla: porque as tendrs un mayor control sobre los recursos de tu negocio,
ya sea por traspasos, pagos o cobros realizados. Lo que evitar que, por ejemplo, se giren
cheques sin fondos, algo que resulta sumamente costoso.
La conciliacin bancaria puede complicarse porque algunos conceptos aparecen en los
registros de la empresa en un mes, pero en el estado de cuenta del banco en un mes
diferente. Lo ms probable es que ninguno de los dos saldos sea el verdadero, es decir,
aquella cantidad con la que realmente tiene la empresa en un momento determinado. Por lo
tanto, ambos saldos el del banco y el de la empresa necesitan ajustarse para conocer el
verdadero saldo de efectivo disponible en la cuenta de cheques.
Para elaborar una conciliacin bancaria y as no perder el control de tu flujo de
efectivo, sigue estos tres pasos.
1. Ajusta el saldo del estado de cuenta bancario al saldo correcto
Saldo del estado de cuenta al 31 de agosto de 2008
Ajustes
- Sumar: depsitos en trnsito
- Restar: cheques en trnsito
- Sumar / restar: errores del banco
Resultado
Saldo ajustado del estado de cuenta
Los depsitos en trnsito son las cantidades que ya han sido registradas por la compaa,
pero an no por el banco. Por ejemplo, si un negocio deposita cheques recibidos de
diferentes bancos al suyo el 31 de agosto, la institucin bancaria procesar los depsitos 24
horas ms tarde, es decir, el 1 de septiembre. Este depsito quedar en trnsito, ya que la
fecha de corte del estado de cuenta es el 31 de agosto.
Debido a que los depsitos en trnsito ya estn incluidos en los registros contables de la
cuenta de bancos de la empresa, no hay necesidad de ajustarlos. Sin embargo, an no estn
incluidos en el estado de cuenta. Por lo tanto, es necesario incluirlos en la conciliacin
bancaria como un incremento al saldo del banco, de tal forma que se reporte la cantidad
correcta de efectivo.

Por otro lado, los cheques en trnsito son aquellos girados y registrados por la firma pero
cuyos fondos no han sido efectivamente retirados de la cuenta bancaria. Se trata de los
documentos girados durante los ltimos das del mes junto con otros cheches ms antiguos,
y que no han sido presentados para cobro.
Todos los cheques que han sido girados por una empresa quedan registrados en su cuenta
de bancos. Por eso, no es necesario ajustar los registros por cheques en trnsito, ya que
eventualmente los acreedores se presentarn para su cobro en el banco y se restarn del
saldo de la cuenta bancaria.
Recuerda que los cheques en trnsito an no han llegado al banco, as que no aparecern en
el estado de cuenta emitido por la institucin. Por lo tanto, se incluyen en la conciliacin
bancaria como decrementos al saldo en bancos.
Aplica siempre la regla de registrar el movimiento donde no est. Un cheque en trnsito
est en los registros de la empresa, pero no en el estado de cuenta bancario. Ajusta este
ltimo saldo restando esos documentos, pues una vez girados y entregados a sus
beneficiarios, la compaa ya no contar con ese dinero.
Nota: si el banco comete un error ya sea que registre una cantidad incorrecta u omita una
transaccin, la empresa afectada debe notificar a la institucin bancaria para corre-girlo.
Esta aclaracin, al final, se ver reflejada en el saldo que aparece en el estado de cuenta.
2. Ajusta el saldo en los registros de la empresa
Saldo en libros al 31 de agosto de 2008
Ajustes
- Restar: cargos por servicios bancarios
- Restar: cheques sin fondos y sus cargos
- Sumar: intereses ganados
- Sumar: cuentas por cobrar cobradas por el banco
- Sumar o restar: errores del banco en la cuenta de la empresa
Resultado
Saldo ajustado en libros
Los cargos por servicios bancarios son aquellos que el banco cobra y deduce del estado de
cuenta. Por ejemplo, por concepto de manejo de cuenta, sobregiro o por detener una orden
de pago de un cheque girado por la empresa.
El banco puede deducir estos cargos en el estado de cuenta sin notificar a la compaa. En
consecuencia, no es necesario ajustar el saldo en ese resumen para llegar al saldo correcto,
ya que los cargos ya fueron restados. Sin embargo, deben incluirse en la cuenta de bancos
de la empresa para ajustar el saldo en los registros internos.

Un cheque devuelto por falta de fondos es aquel que no es aceptado por el banco de una
persona o empresa que lo gira, debido a que la cuenta no tiene fondos suficientes para
pagarlo.
Cuando finalmente el cheque se hace efectivo, el banco (de la empresa que lo emiti)
reflejar esa operacin en la cuenta de cheques de la compaa. La cantidad cargada ser
por el monto del cheque ms una comisin. As que esta cantidad ser deducida en el estado
de cuenta; por lo tanto, no hay necesidad de ajustar el saldo del banco. Sin embargo, la
empresa debe restar el monto en sus registros contables.
Los intereses ganados aparecen en el estado de cuenta cuando el banco otorga a la empresa
intereses sobre los saldos que mantiene. Siguiendo la regla de poner el movimiento donde
no est, los intereses recibidos del banco estn en el estado de cuenta del banco, pero no
en los registros contables de la empresa. Por lo tanto, es necesario sumarlos a la cuenta de
bancos.
Las cuentas por cobrar son activos de la empresa. Cuando stas vencen, la empresa puede
pedir a su banco que las cobre a cambio de pagar una comisin por este servicio. El
banco incrementar la cuenta de cheques de la empresa con la cantidad que cobr (principal
e inters) y la reducir por el monto de la comisin. Debido a que estas cantidades estn ya
en el estado de cuenta del banco, la compaa debe asegurarse de que aparezcan en sus
registros de la cuenta de bancos.
Los errores en el saldo de la cuenta de bancos registrados por la empresa se pueden deber a
registros de cantidades incorrectas, a una transaccin que no corresponde a esa cuenta, o
bien por omitir el registro de una operacin que s corresponde. Cuando la empresa cometa
esos errores, la correccin de los mismos incrementar o disminuir el saldo de la cuenta de
bancos registrado por la empresa.
3. Compara los saldos ajustados
Despus de ajustar el saldo segn el estado de cuenta del banco (paso 1) y de ajustar el
saldo segn los registros de la empresa (paso 2), las dos cantidades ajustadas deben ser
iguales. Si no lo son, es necesario repetir el proceso hasta que los saldos sean idnticos. Los
saldos deben ser la cantidad correcta de efectivo disponible a la fecha de la elaboracin de
la conciliacin bancaria.
* Roco Zapata es Contadora Pblica egresada del Instituto Tecnolgico Autnomo de
Mxico (ITAM), donde ha sido catedrtica. Cuenta con un MBA con especialidad en
Negocios Internacionales por la Escuela Superior de Comercio de Grenoble (Francia).
roczapata@hotmail.com
Si quieres saber ms del tema visita nuestra seccin:
Financiamiento

CONCILIACION BANCARIA
jueves, 28 de marzo de 2013
Conciliacin Bancaria en saldos ajustados

CONCILIACION BANCARIA

Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en


Banco que lleva la Empresa en su propio mayor general y el Estado de
Cuenta del Banco que muestra el importe real de efectivo que tiene la
empresa en el Banco.

Cada mes el banco est en la obligacin de enviar a las empresas que


tienen una cuenta corriente abierta en esa entidad, una relacin
detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del
mes. Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que enva
el banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta Efectivo
en Banco" refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere
hacer una Conciliacin Bancaria cada mes, para determinar las causas
de las diferencias existentes y de conseguir el saldo correcto.

Quizs los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco


muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas estn bien. La
diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar
ciertas operaciones. Cuando una empresa extiende un cheque realiza de
inmediato un crdito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el
Banco no rebajar este importe del cheque hasta que lo reciba para su
pago. Esto puede tomar das, incluso semanas, si el beneficiario demora
en cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un dbito a
Efectivo en Banco por todos los ingresos de efectivo pero quizs se
necesite un da o ms para que el Banco aumente ese importe al saldo
de la cuenta de la empresa.

El buen control interno significa conocer de dnde procede el dinero de


la empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el
contador tiene que explicar los motivos de las diferencias que existen
entre las cifras en los registros de la empresa y el estado de cuenta del
banco y determinar el importe real de efectivo en el banco en una fecha
determinada. A este proceso se le conoce como conciliacin bancaria. Si
se hace en forma apropiada, la conciliacin bancaria asegura que se
hayan contabilizado todas las operaciones de efectivo y que los registros
de efectivo en banco y en los libros de la empresa estn correctos.

Algunas partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el


banco y en los libros de la empresa son:

1.

Partidas registradas por la empresa pero no registradas an por el


banco:

Depsitos en trnsitos: Generalmente corresponden a depsitos


enviados, o que por cualquier otra causa no haya llegado al Banco; en
este caso aparecen cargados en los libros de la empresa, pero no
abonados por el Banco.

Cheques pendientes o en trnsito: Cheques emitidos por la


empresa y no cobrados en el banco por el beneficiario del mismo; esto
trae como consecuencia que estn abonados en libros, pero no cargados
en el Estado de Cuenta del Banco.

2.

Partidas registradas por el banco pero no registradas an por


la empresa.

a)

Cobros realizados por el banco. En ocasiones el banco cobra


dinero por cuenta de los depositantes. Esto ocurre cuando una empresa
cliente paga directamente al banco, como por ejemplo una transferencia
electrnica, o cuando el banco cobra un efecto por cobrar, con sus
correspondientes intereses, por cuenta del depositante. Por lo regular el
banco notifica al depositante estos cobros realizados directamente en el
estado de cuentas.

b)

Cargos por servicios. Este importe son los honorarios del banco por
procesar las operaciones del depositante. El depositante se entera del
importe del cargo por servicios en el estado de cuentas del banco.

c)

Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques. Muchos


bancos pagan intereses a los depositantes que mantienen un saldo de
efectivo lo suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al
depositante de estos intereses en el estado de cuentas.

d)

Cheques sin fondos recibidos de clientes. El girador extiende el


cheque, acredita a Efectivo para registrar el pago en los libros y le
entrega el cheque al beneficiario. Al recibir el cheque, el beneficiario
hace un dbito a su cuenta de Efectivo en sus libros y deposita el
cheque en el banco. El banco del beneficiario aumenta de inmediato el
importe recibido al saldo del beneficiario en el banco, bajo la suposicin
de que el cheque es bueno. El cheque se regresa al banco del girador, el
cual a su vez rebaja su importe del saldo en el banco del girador. Si el
saldo que tiene el girador es insuficiente para pagar el cheque, el banco
se niega a pagarlo, cancela la deduccin realizada y enva una
notificacin de cheque sin fondo al banco del beneficiario. El banco del
beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo del beneficiario en el
banco y le notifica a ste de la accin realizada.

e)

Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por


el banco por motivos diferentes a cheques sin fondos. Esto puede
suceder tanto en los registros de la empresa, como en los del Banco; ya
que al registrarse cualquier operacin (depsito, cheques, etc.), puede
colocarse una cantidad distinta, lo que trae como consecuencia que los

saldos no son iguales. Los bancos devuelven los cheques al beneficiario


s:

Se ha cerrado la cuenta del girador.

La fecha est vencida. Est regulado que caducan a los 60 das.

La firma no est autorizada.

El cheque ha sido alterado.

El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.

El cheque utilizado no es adecuado.

3.

Errores de la empresa o del banco. Por ejemplo el banco puede


cargar inadecuadamente (disminuir) el saldo de la cuenta en el banco,
por un cheque extendido por otra empresa. O una empresa puede
calcular mal el saldo de su cuenta de banco en sus propios libros. Otras
diferencias: Algn otro tipo de diferencia que ocurren con menor
frecuencia. A pesar de lo que pueda ocurrir, todos los errores se tienen
que corregir y las correcciones sern una parte de la conciliacin
bancaria.

Pasos a seguir en la preparacin de la conciliacin bancaria.

1.

Se comienza con dos cifras, el saldo que aparece en el estado de


cuenta del banco (saldo segn el banco) y el saldo de la cuenta Efectivo
en Banco de la empresa (saldo segn libros).

2.

Aumentar, o disminuir, al saldo del banco aquellas partidas que


aparecen en los libros pero no en el estado de cuenta del banco:

a)

Aumentar los depsitos en trnsito al saldo del banco. Los


depsitos en trnsito se identifican comparando los depsitos
relacionados en el estado de cuenta del banco con la relacin de cobros
de la empresa. Aparecen como de efectivo en los libros pero no como

depsitos en el estado de cuenta del banco. Como una medida de


control el contador debe asegurarse tambin que los depsitos en
trnsito del mes anterior aparezcan en el estado de cuenta del banco del
mes actual. Si no es as quizs se hayan extraviado los depsitos.

b)

Rebajar del saldo del banco los cheques en circulacin. Los


cheques en circulacin se determinan comparando los cheques
cancelados que se reciben junto con el estado de cuenta del banco, con
la relacin de cheques de la empresa en el diario de egresos de caja. En
los libros aparecen como pagos de efectivo, pero en el estado de cuenta
del banco no aparecen como cheques pagados. Esta comparacin
comprueba tambin que todos los cheques pagados por el banco sean
verdaderos cheques de la empresa y que fueron registrados
correctamente tanto en el banco como por la empresa. Por lo general los
cheques en circulacin representan la partida ms numerosa en la
conciliacin bancaria.

3.
Aumentar o disminuir, del saldo en libros de la empresa aquellas
partidas que aparecen en el estado de cuenta del banco pero no en los
libros de la empresa.
4.
Calcular el saldo del banco ajustado y el saldo en libro
ajustado. Los dos saldos ajustados deben ser iguales.
METODO DE SALDO CORRECTO
CONCILIACION BANCARIA
Nombre de la Empresa
Fecha

A partir del Saldo del Estado de Cuentas del Banco

Saldo segn Estado de Cuenta del Banco

Ms:

Depsitos en trnsitos
Correccin de errores

xxx.xx

xxx.xx
xxx.xx

xxx.xx

Subtotal

xxx.xx

Menos: Cheques pendientes o en trnsito

xxx.xx

Correccin de errores

xxx.xx

Saldo correcto en da-mes-ao

xxx.xx

xxx.xx

A partir del Saldo en Libro de la Empresa

Saldo segn libro de la empresa

Cobros realizados por el Banco

xxx.xx

xxx.xx

Intereses ganados s/ saldo en banco

xxx.xx

Correccin de un error en libros

xxx.xx

Otras diferencias

xxx.xx

Subtotal

Menos:

xxx.xx

xxx.xx

Cargos por servicios

xxx.xx

Cheques sin fondos

xxx.xx

Costo de los cheques impresos

xxx.xx

Otros cargos realizados por el banco

xxx.xx

xxx.xx

Saldo correcto en da-mes-ao

xxx.xx

a)

Aumentar el saldo en libros de la empresa. (1) los cobros


realizados por el banco y (2) cualquier ingreso por intereses ganados
sobre el dinero depositado en el banco. Estas partidas se identifican
comparando los depsitos relacionados en el estado de cuenta del
banco con la relacin de cobros de la compaa. Aparecen como cobros
de efectivo en el estado de cuenta del banco, pero no en los libros de la
empresa.

b)

Rebajar del saldo en libros de la empresa: (1) los cargos por


servicios, (2) el costo de los cheques impresos y (3) otros cargos
realizados por el banco (por ejemplo, cargos por cheques sin fondo, o de
la fecha vencida). Estas partidas se identifican comparando los otros
cargos relacionados en el estado de cuenta del banco con los
desembolsos de efectivo registrados en los libros de la empresa.
Aparecen como disminuciones en el estado de cuenta del banco, pero no
en los libros.

5.

Realizar los asientos de diario correspondientes a cada partida que


se describe en el punto 3, es decir, cada partida que aparece en la
seccin de libros de la empresa porque afectan el efectivo.

6.

Corregir todos los errores en libros y notificar al banco de


cualquier error cometido por el banco que se haya detectado por la
empresa.

7.

La conciliacin bancaria debe ser firmada por la persona que lo


realiz y aprobada por el contador.

8.

Siempre debe conservarse un ejemplar de la conciliacin bancaria


en archivo, por cuanto es un documento que los auditores siempre
solicitan para su comprobacin.

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Conciliacin Bancaria en excel

La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y


conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de
ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio
del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra
cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son
el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crdito,
anulacin de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo
suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente
(la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se
muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la
cuenta al ltimo da del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el
saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso
identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no
coinciden.
El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como
conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar
cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los
valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la
causa de la diferencia.
Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los
libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el
beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco
aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la
empresa no ha registrado en su auxiliar.

- Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y


que sta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores
en el libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar
tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el
extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual
contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser
ms confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra
ser:
Saldo del extracto bancario:

XXX

(-) Cheques pendientes de cobro:

XXX

(-) Notas crdito no registradas

XXX

(+) Consignaciones pendientes

XXX

(+) Notas debito no registradas

XXX

() Errores en el auxiliar

XXX

= Saldo en libros.

XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una


erogacin para la empresa, puesto que una nota debito significa un
ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la
puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la
chequera, etc.
Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que
una nota crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el
banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares,
y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma,
partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el
auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia,
se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir
las inconsistencias y los errores encontrados.

En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se


debe hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor
considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamacin
que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe
contabilizar.
La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores; la
conciliacin bancaria es un mecanismo que permite identificar las
diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos
ajustes y correcciones.
Publicado por gabriela roman en 18:15 2 comentarios:
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Metodos y procedimiento para elaborar una Conciliacin Bancaria

1. Introduccin
En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte ms
importante y delicada en cuanto a la manipulacin, uso y preservacin
del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas
directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo.
Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se
logran obtener bienes o servicios, tiles para el objetivo general de una
empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del
mismo en cuentas bancarias. En la mayora de los casos el saldo del
estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece
en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario
efectuar una conciliacin mensual con cada uno de los bancos en los
cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las
diferencias existentes y se consigue el saldo correcto.
La conciliacin bancaria no es un registro contable, sino una herramienta
de control interno del efectivo. El presente documento trata sobre el
procedimiento, mtodos y las reglas de presentacin para elaborar una
conciliacin bancaria.
2. Procedimiento contable previo para la elaboracin de una conciliacin
bancaria
Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar
una conciliacin, es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes
hechos el mes anterior, a continuacin se presentan algunos pasos o

recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la


conciliacin del mes correspondiente.
PARTIDA O CAUSA

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA

ERRORES

Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en


los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar
en cuenta para la conciliacin actual o si estuviesen pero con diferencia
en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomar en cuenta para su
correspondiente ajuste en la conciliacin actual de darse el caso
contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los
libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos
compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningn tipo de
ajuste.
3. Normas para la elaboracin del documento
Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspeccin de los
libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por
el banco y as detectar cuales son las discrepancias que existen entre los
dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o
equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el
documento que avale la elaboracin de la conciliacin, esto respetando
algunas normas de presentacin que se demuestran a continuacin:

Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos


bsicos:

Nombre de la empresa o razn social.

Nombre del documento "Conciliacin Bancaria".

Fecha a la cual se est elaborando el documento.

Nombre del Banco y nmero de la cuenta a conciliar.

Nombre de la persona que elabora el documento.

Tipo de mtodo a utilizar (opcional).

Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del mtodo que


se valla a utilizar para realizar la conciliacin.

o Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)


o Saldos encontrados. (una sola columna)
En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que
puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos mtodos el
orden que explicar en el numeral posterior. Lo nico que varia en la
presentacin de los mtodos es en el nmero de columnas y el signo
(positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan
discrepancia entre los saldos.

Pie del documento.- independientemente del mtodo que se


utilice al final deben aparecer las rbricas del autor de la
conciliacin, la persona que la conforma y las necesarias para
mantener un eficiente control interno en la empresa.

4. Mtodos para elaborar una conciliacin bancaria


4.1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centrar en el mtodo Saldos Correctos
por ser el mtodo ms utilizado y didctico en cuanto a su aprendizaje
para la elaboracin de una conciliacin y que en s para efectos de lo
que a continuacin explicar ser igual para los dos mtodos. Lo cual
consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los
registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para
luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos
sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho

mtodo, es de suma importancia que se conozcan las normas de


presentacin y estructuracin del cuerpo del mismo:
1.
a.
b. Cheques en Trnsito: o cheques pendientes, son aquellos
que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la
fecha de realizar la conciliacin, el mismo no ha sido
cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecer
Abonado el los libros de la empresa y no estar Cargado en
el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.
c. Depsitos en Trnsito: son aquellos depsitos que se por
lo general se envan al final de mes y estos no son
Acreditados en el banco por lo que estarn Cargados en los
libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
2. Primero, se presentan las "Partidas no registradas en el
Banco", donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del
banco y solo se toman en cuenta en este rengln los:
a.
b. Notas de Crdito: son todos los abonos efectuados por
parte del banco por concepto de: descuentos de giros,
pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa,
entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.
c. Notas de Dbitos: Son cargos efectuados por el banco a la
empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones,
efectos descontados devueltos, entre otros, que por no
haberse recibido la informacin respectiva del mismo no se
ha abonado en los libros de la empresa.
d. Cheques Omitidos no Registrados: son los cheques
que se emitieron realmente pero que nunca fueron
asentados en los libros de la empresa.
e. Depsitos Omitidos no Registrados: son los depsitos
que se realizaron pero no se hizo su correspondiente
registro.

3. Segundo, se presentan las "Partidas no registradas en Libros"


donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte
de empresa donde se encuentran:
a.
1.
2. Cheques de diferentes cantidades: son los
cheques que se abonan con un monto por encima o
por debajo del monto de emisin.
3. Depsitos de diferentes cantidades: son los
depsitos que se cargan con un monto por encima o
por debajo del monto de emisin.
4. Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de
abonarlos se cargaron.
5. Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser
cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
6. Notas de Dbito y Crdito mal ubicadas: son
aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y
viceversa.
7. Depsitos Cheques de otros bancos: son
aquellos que por error se cagan o abonan en los libros,
pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya
que se pueden tener diversas cuentas en diversos
bancos.
8. Cheques Caducados: son aquellos cheques a los
cuales llega su fecha de vencimiento y todava no se
han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que
desincorporarlos hacindoles un cargo por el monto
del mismo.
b. Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes
de todas los errores y equivocaciones por parte de la
empresa, entre las cuales tenemos:
1.

2. Cheques de diferentes cantidades: son los


cheques que se cargan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisin.
3. Depsitos de diferentes cantidades: son los
depsitos que se abonan con un monto por encima o
por debajo del monto de emisin.
4. Cheques Omitidos no registrados: son los
cheques que se emitieron realmente pero no fueron
asentados en el estado de cuenta bancario.
5. Depsitos Omitidos no registrados: son los
depsitos que se emitieron realmente pero no fueron
asentados en el banco.
6. Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de
cargarlos se abonaron.
7. Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de
abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta
bancario.
8. Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son
aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y
viceversa.
9. Depsitos Cheques de otras Empresas: son
aquellos que por error se cagan o abonan en el banco,
pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un
banco posee diversos clientes.
c. Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aqu se
incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y
equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales
tenemos:
4. Tercero, se deben presentar los "Errores", donde se reflejan todos
los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los
dos documentos cotejados:
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostr
aqu, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser
cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios
para lograr los saldos correctos o encontrados.

Ejemplo de una conciliacin elaborada por el mtodo saldos


correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el
libro mayor de banco Bolvar Fuerte perteneciente a El Trbol C.A.:
L
CODIGO DE CUENTA N: 1.1.02.01.02

FECHA
01/07/06

Saldo

01/07/06

Correccin d

01/07/06

Correccin d

02/07/06

Cheque N 4

04/07/06

Depsito N

06/07/06

N.C. Efectos

14/07/06

Cheque N 4

20/07/06

Cheque N 4

25/07/06

Depsito N

28/07/06

Cheque N 4

30/07/06

Depsito N

28/07/06

Cheque N 4

31/07/06

Depsito N

Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:


BANCO
Capital
ESTADO
DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006

FECHA
JULIO

Saldo

01

Depsito N 2365

02

Cheque N 4508

05

Depsito N 3984

06

N.C. Efectos descontados

06

N.D. Gastos de cobranza

15

Cheque N 4506

20

Cheque N 4510

25

Depsito N 4866

30

Depsito N 5698

Ahora veremos la conciliacin que se realiz el mes pasado para ajustar


los saldos, vase que ya traen un saldo distinto desde el principio,
230.000,00 Dr. segn libros y 185.900,00 segn banco Cr.
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 30/06/06
CORRIENTE N 5698-22356-96

Saldos al 30/06/06
CHEQUES EN TRNSITO
17/06/06 Cheque N 4506
20/06/06 Cheque N 4507
DEPSITOS EN TRANSITO

30/06/06 Deposito N 2365


ERRORES DE EMPRESA
Deposito N 1956 registrado
Deposito N 1956 correcto
Cheque N 4505 mal ubicado
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06
Como se puede notar en la conciliacin anterior se ajustaron los saldos
de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual
resulta ser el fin de la conciliacin.
Ahora elaborar la conciliacin del mes de julio con el mismo mtodo
para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y as llegar a
los "saldos correctos" que deberan tener ambos.
Como ya se explic en la primera parte primero se deben cotejar las
partidas que fueron ajustadas en la conciliacin pasada, a lo que se debe
inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se
deberan tomar en cuenta para la conciliacin actual.
De tal forma se puede notar el cheque N 4506 ya fue cobrado por su
beneficiario el 15 julio, contrario del N 4507 el cual todava no aparece
en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene
fecha de vencimiento ste se considera que todava esta en trnsito.
Tambin vase que el depsito N 2365 fue asentado en los libros del
banco al valor que se registr en libros, de haber alguna diferencia en
los depsitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es
el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisin o diferencia en
cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliacin
del mes de julio.
Los errores de empresa tambin fueron asentados en el libro mayor de
Banco, por lo que no se tomarn en cuenta para ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como
consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que
se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los
siguientes: como cheques en transito estn en N 4507 del mes pasado,
y el N 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depsitos en transito
tenemos solo el N 6892, existe una Nota de Debito por gastos de

cobraza de los efectos descontados que no se registr, y finalmente


encontramos una diferencia en el cheque N 4510 el cual se registr en
libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un
anlisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la
empresa.
Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el
documento de control interno:
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE N 5698-22356-96

Saldos al 31/07/06
CHEQUES EN TRNSITO
20/06/06 Cheque N 4507
14/07/06 Cheque N 4509
28/07/06 Cheque N 4511
28/07/06 Cheque N 4512
DEPSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito N 6892
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
ERRORES DE EMPRESA
Cheque N 4510 registrado
Cheque N 4510 correcto
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06

Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro


columnas:
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE N 5698-22356-96

Saldos al 31/07/06
CHEQUES EN TRNSITO
20/06/06 Cheque N 4507
14/07/06 Cheque N 4509
28/07/06 Cheque N 4511
28/07/06 Cheque N 4512
DEPSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito N 6892
NOTAS DE DEBITO
06/07/06 Gastos de Cobranza
ERRORES DE EMPRESA
Correccin del Cheque N 4510
SUBTOTALES
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06

Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas


sin colocar ningn signo negativo porque de esta forma en
completamente innecesario, se realiza la sub-totalizacin donde se suma
verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a
travs de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.
4.2. Saldos encontrados
Este mtodo se basa en la elaboracin la conciliacin empezando con
alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego
reflejar en una sola columna las diferencias, depsitos o cheques que
compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se
encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de ste
mtodo.
Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que sealar la
presentacin del documento:
EL TRBOL C.A.
CONCILIACIN BANCARIA
BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06
CORRIENTE N 5698-22356-96
DESCRIPCIN
SALDO SEGN BANCO AL 31/07/06
CHEQUES EN TRNSITO
20/06/06 Cheque N 4507
14/07/06 Cheque N 4509
28/07/06 Cheque N 4511
28/07/06 Cheque N 4512
DEPSITOS EN TRANSITO
31/07/06 Deposito N 6892
NOTAS DE DEBITO

06/07/06 Gastos de Cobranza


ERRORES DE EMPRESA
Cheque N 4510 registrado
Cheque N 4510 correcto
SALDO SEGN LIBROS AL 31/07/06
Ntese que en este caso se comenz con el saldo del estado de cuenta
(Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el
mtodo anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se
"encontr" el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).
Bibliografa
Paton, N. A., Manual del contador, Editorial Mc Graw Hill, Argentina, III
Edicin 1994
Finney Miller, Curso de contabilidad, Capitulo III, Editorial Mc Graw Hill,
Mxico, II Edicin 1999
Francy Ortiz, Gua de estudio El Efectivo, Subproyecto Contabilidad II,
UNELLEZ-APURE. 2004
Enviado por:
Adrian A. Castillo G.

Estudiante del X semestre de Contadura Pblica, y Administracin


Pblica, Preparador Acadmico del Subproyecto Contabilidad I y
Contabilidad II, Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidentales Ezequiel Zamora UNELEZ-APURE. San Fernando de Apure
abril de 2007. Venezuela.