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Proposta do PMO
A proposta foi apresentada diretamente diretora em uma reunio
particular em seu gabinete. Para auxlio da apresentao foram utilizados
recursos grficos impressos.
O objetivo do projeto teria o foco na satisfao. O plano era motivar os
funcionrios, fornecendo a estrutura necessria para o bom desempenho dos
funcionrios, e criando uma poltica de RH voltada para a motivao. Este
caminho foi escolhido devido s reclamaes dos funcionrios sobre a
estrutura e as faltas e atrasos. Esses fatores impulsionaram e motivaram a
criao do projeto.
Para implementar o projeto, a metodologia utilizada para o diagnstico
seria a anlise de questionrios e entrevistas. As entrevistas seriam feitas com
todos os funcionrios, e ao final da entrevista, seriam aplicados os
questionrios. Os questionrios e entrevistas abordariam temas de satisfao
com diversos aspectos do trabalho, tais como layout, estrutura, horrios,
salrios, plano de carreira, satisfao pessoal, etc.
O projeto contaria com dois auxiliares, alm do encarregado da aplicao
do projeto, que seriam removidos temporariamente da funo de corretores. Os
auxiliares ajudariam na aplicao dos questionrios, na montagem e
apresentao dos workshops, e em toda a parte mais operacional. De acordo
com o cronograma, o PMO seria entregue em 20 dias.
Os custos seriam relativos reserva do teatro e buffet nos trs workshops
e despesas administrativas genricas. Girariam em torno de R$ 2.500,00. Ao
final era esperado entregar uma empresa eficiente e eficaz, acelerando os
processos e aumentando as vendas, transformando essa quantia em um valor
completamente irrisrio de investimento.
2. 1 Workshop
A data do primeiro workshop foi exposta no quadro de avisos do corredor
principal da empresa, tambm foi enviado um aviso por e-mail institucional. Seria
uma reunio fora da empresa, em um teatro local, alugado especialmente para a
5. 2 Workshop
Os dados foram validados neste segundo workshop. A estrutura foi parecida
com a do primeiro, e os funcionrios pareceram receber muito bem, encarando
como um evento da empresa, tirando fotos e se divertindo com a apresentao, que
sempre busca possuir um clima leve e descontrado, mas ao mesmo tempo
transmitir seriedade e esperana. Toda a estrutura montada demonstrou aos
funcionrios que a empresa est disposta a ouvi-los e a investir para o bem da
empresa e de seus funcionrios.
6. Diagnstico
As mudanas necessrias abrangem desde a rea estratgica at a
operacional. Mudanas devem ser feitas na estrutura, nos processos, nos softwares
e at no organograma. Toda essa mudana ir demandar investimentos relevantes,
alm de haver incmodos temporrios aos funcionrios durante a transio. A
instalao de um software novo poder trazer consigo algumas dificuldades de
adaptao que demandariam tempo, fazendo com que as vendas que esto baixas,
continuem assim por mais um tempo. Seria necessrio tambm a contratao de
pessoas, o que alm de representar mais custos, tambm demanda um tempo de
adaptao. Possivelmente haveria tambm a necessidade de treinamentos, o que
tambm demanda custos e tempo.
Em contrapartida aos problemas, os benefcios, aps este perodo turbulento,
seriam de um aumento da eficincia dos processos, entrega de uma maior
responsividade ao cliente, diminuio drstica do nvel de retrabalho, aumento da
motivao, remoo de gargalos nos processos internos, grande aumento das
vendas e finalmente o crescimento das receitas e lucros.
7. Propostas de Mudanas
Foram elaboradas 9 propostas de curto, mdio e longo prazo. So elas:
I Contratao de uma secretria a mais para auxlio no atendimento das
demandas de todos os departamentos da empresa, solucionando o problema de
sobrecarga de demandas que a secretria vinha sofrendo.
II Transferncia da secretria, no organograma, para a diretoria, tornando-a parte
deste departamento. As funes da secretria so de conexo dos departamentos
com o estratgico, portanto no faz sentido que ela esteja fora deste departamento.
Plano de Aes
M
L
8. Retorno do Investimento
O retorno financeiro de cada ao gerar um impacto significativo nas receitas
e no lucro da empresa. As aes I, II e IV iro melhorar qualitativamente a
comunicao com o estratgico, fazendo com que as aes sejam mais facilmente
11. 3 Workshop
O terceiro Workshop ir seguir os procedimentos dos dois anteriores, mantendo
o mesmo clima e demonstrando as mudanas que ocorreram e ocorrero, buscando
sempre engajar todos os funcionrios para a manuteno de uma empresa sadia e
eficiente.
Foram apresentados os relatrios, informando os pontos relevantes deste
projeto de mudana organizacional, as melhorias que esto sendo buscadas e os
pontos que foram solucionados, mostrando o empenho da empresa em ouvir os
funcionrios e trazer solues para os problemas apresentados, atravs da
mudana organizacional.