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Bolée de café Inc. - Matrice des responsabilités

Conseillère en Fillière des Fiilière des Fillières des Directeur de l'unité d'affaires Logiciels Office
Conseillère en
Fillière des
Fiilière des
Fillières des
Directeur de l'unité
d'affaires
Logiciels Office
365 de Microsoft
Intranet Bolée de
Café Inc.
Partenaires de
No
Activités
ressources
Sites internet
demandes en
demandes
demandes
recrutement
humaines
attente
refusées
complétées
Processus actuel d'affichage d'un poste
***Élément déclencheur; départ; mouvement de personnel; création d'un nouveau poste
a.
FAIRE TANT QUE l'un des éléments déclencheurs survient
1
X
Complèter un formulaire d'affichage de poste
2
Transmettre le formulaire de demande d'affichage de poste à la conseillère en RH via courriel
X
o
min
I
a.
FIN BOUCLE
***Traitement de demande d'affichage
3
Consulter sa boîte courriel chaque matin à 8:00
X
I
b.
SI contient des nouvelles demandes d'affichage de poste
4
Imprimer tous les nouveaux formulaires de demande d'affichage de poste
X
I
5
Ordonnancer les demandes d'affichage de poste par ordre ascendant de date et heure d'arrivée
X
6
Intercaler dans le panier des demandes d'affichage de poste à vérifier sur son bureau
X
c.
FAIRE TANT QUE il y a des nouveaux formulaires de demande d'affichage de poste à traiter
7
Prendre un formulaire d'affichage de poste du panier et vérifier le type de demande (mouvement, départ ou
création d'un nouveau poste)
X
***Validation de l'allocation budgétaire
8
Valider l'allocation budgétaire des effectifs
X
I
d.
SI allocation budgétaire suffisante
9
Consulter son calendrier Outlook
X
I
10
Choisir une date de début de traitement de la demande d'affichage de poste
X
I
11
Complèter formulaire calendrirer de travail
X
12
Transmettre le formulaire calendrier de travail
o
min
X
13
Valider le formulaire calendrier de travail
X
***Validation du formulaire
e.
SI directeur en désaccord
f.
FAIRE
14
Cocher la case «modifications requises»
X
15
Décrire les problèmes
X
16
Transmettre le formulaire calendrier de travail
X
o
min
17
Rectifier le formulaire
X
18
Transmettre à nouveau le formulaire calendrier de travail
o
min
X
19
Valider à nouveau le formulaire
X
f.
TANT QUE les problèmes persistent (il y a des modifications requises)
e.
SINON (en accord)
20
Cocher la case «approuvé»
X
21
Transmettre le formulaire calendrier de travail approuvé
X
o
min
e.
FIN
***Impression du formulaire
22
Imprimer formulaire calendrier de travail approuvé
X
g.
SI nouvelle demande est pour un nouveau poste (rencontre face-à-face prévue)
23
Définir une demande de réunion dans le calendrier électronique Outlook
X
I
24
Transmettre la demande au directeur
o
min
X
25
Accepter la demande de réunion
X
26
Transmettre à la conseillère
X
o
min
g.
FIN
27
Brocher formulaires de demande d'affichage de poste et calendrier de travail autorisé
X
28
Classer le tout chronologiquement dans la fillière des demandes en attente
X
O maj
***Validation de l'allocation budgétaire (insuffisante)
d.
SINON (allocation insuffisante)
29
Transmettre un courriel de refus de la demande d'affichage de poste au directeur
o
min
X
30
Noter sur la copie papier de la demande d'affichage de poste «demande refusée»
X
31
Classer le tout dans la fillière des demandes refusées
X
O maj
d.
FIN
c.
FIN BOUCLE
b.
FIN
***On ne reçoit aucune nouvelle demande d'affichage de poste
32
Récupérer les demandes d'affichage de poste en attentes et leurs calendriers de travail autorisés respectifs
X
I
h.
FAIRE TANT QUE il y a des demandes d'affichage de poste en attente à traiter
33
Prendre un formulaire de demande d'affichage de poste et vérifier le type de demande
X
i.
SI la demande est pour un nouveau poste
34
Consulter calendrier de travail pour connaître le moment prévu de la rencontre face-à-face
X
I
35
Imprimer le formulaire cahier d'entrevue au moment venu
X
36
Poser toutes les questions pertinentes au directeur
o
min
X
37
Noter toutes les réponses qu'elle reçoit
I
X
38
Complèter et transmettre un premier jet de la description de l'emploi
o
min
X
39
Valider la description d'emploi
X
***Validation de la description de poste
j.
SI directeur en désaccord
k.
FAIRE
40
Cocher la case «modifications requises»
X
41
Décrire les problèmes
X
42
Transmettre le formulaire de description d'emploi
X
o
min
43
Rectifier le formulaire
X
44
Transmettre à nouveau la description de l'emploi
o
min
X
45
Valider à nouveau la description d'emploi
X
k.
TANT QUE les problèmes persistent (il y a des modifications requises)
j.
SINON
46
Cocher la case «conforme aux exigences»
X
47
Transmettre le formulaire description d'emploi autorisé
X
o
min
j.
FIN
48
Analyser et évalue l'emploi
X
49
Fixer la fourchette salariale appropriée pour le poste
X
50
Ajouter la fourchette salariale au formulaire d'emploi autorisée
X
51
Traduire la description d'emploi
X
52
Téléverser la description d'emploi bilingue vers le fichier description d'emploi
X
O
maj
53
Classer les formulaires demande d'affichage de poste et calendrier de travail autorisé
X
O maj
i.
SINON (pour un poste existant mais vacant)
54
Télécharger la description d'emploi existante (anglais et français)
X
I
i.
FIN
***Affichage du poste
55
Concevoir l'affichage du poste bilingue
X
56
Téléverser les affichages dans le fichier d'affichage des sites Internet et Intranet de Bolée de Café Inc.
X
O
maj
O maj
57
Transmettre à ses partenaires de recrutements
X
O maj
h.
FIN BOUCLE
Légende:
I O o X
I
O
o
X

= input au processus, provenant d'une entité externe

= output du processus, vers une entité externe

= output d'une activité vers une autre activité du processus

= effectue l'activité