SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
Es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones,
procedimientos y procesos tcnicos, orientados a la gestin eficiente de
almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las
entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribucin o
suministro, empleo y conservacin de los recursos materiales; as como
acciones especializadas para entender las necesidades y requerimiento de
las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y
asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las
entidades integrantes de la administracin pblica.
DECRETO LEY N 22056
El abastecimiento es una
actividad de apoyo al
funcionamiento interno de la
organizacin, debe contribuir
al racional empleo y
combinacin de bienes y
servicios (eficiencia), asi
como a conseguir los
objetivos propuestos
(eficacia)

FINALIDAD
Asegurar la unidad,
racionalidad,
eficiencia y eficacia
de los bienes y
servicios no
personales en la
Administracion
Publica.

ENTEN RECTOR
Organismo
Supervisor de
Contrataciones del
Estado (OSCE).

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son:

Promover la gestin de almacenes con eficiencia, eficacia y

economa.
Asegurar el flujo.
Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos
de abastecimiento de bienes y servicios en la Administracin Publica.
Propender la recepcin rpida y oportuna de los pedidos y
requerimientos de los bienes y suministros diversos para el desarrollo
de las actividades de la entidad.
Optimizar los recursos y actividades a travs de una buena
adquisicin y distribucin de bienes.
Control de inventario y reduccin de los bienes no productivos (bienes
obsoletos, deteriorados, etc.)
Procesamiento mas rpido y con mayor exactitud de los grandes
volmenes de bienes y suministros.
Entrega a tiempo y garanta de mejor nivel de servicio.
Monitorizacin del almacn y de las actividades, as como el flujo de
recursos.

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

La Gerencia de Abastecimiento tiene como objetivo conducir de manera

eficiente y eficaz los procesos tcnicos del Sistema de Abastecimiento, tales
como el planeamiento, la programacin, la obtencin, la recepcin,
el ingreso, el almacn, la distribucin, y control patrimonial, as
como de los servicios auxiliares de apoyo institucional y tiene como
funciones:

Programar las necesidades de bienes y servicios en coordinacin con

las dependencias de la institucin.
Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y
Servicios de la institucin y elaborar los presupuestos
correspondientes.
Efectuar las adquisiciones y contrataciones cumpliendo las normas
vigentes.
Custodiar y conservar los bienes y materiales del almacn en buenas
condiciones, adoptando las medidas de seguridad.
Distribuir los bienes a las dependencias de acuerdo a los documentos
de salida de almacn, debidamente autorizados.
Efectuar los inventarios de almacn.
Supervisar el registro y control patrimonial de los bienes de la
institucin.
Supervisar los servicios de seguridad, vigilancia y limpieza de la
institucin.

rea Adquisiciones
Se encarga de la ejecucin de actividades altamente especializadas,
inherentes al proceso de planeamiento, programacin y de obtencin del
abastecimiento en la entidad.
En ese sentido realiza actividades tcnicas para el proceso de determinacin
y consolidacin de necesidades, elaboracin de presupuesto valorado,
cuadro de obtencin, cuadro de adquisiciones y reprogramaciones, entre
otros. Asimismo, ejecuta actividades de apoyo profesional especializado a
los Comits Especiales y Permanentes, en la conduccin y ejecucin de los
procesos de adquisiciones de bienes y servicios.
rea de almacn
Se encarga de coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de
recepcin, almacenamiento, control, despacho y distribucin de los bienes a
las distintas dependencias de la entidad, a fin de garantizar la norma de
desarrollo de las actividades programadas, coadyuvando al logro de los
objetivos y metas determinadas.
rea de control patrimonial
Se encarga de la administracin y supervisin de las actividades tcnicas
del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales existentes en la
entidad. En ese sentido formula y propone directivas internas de

procedimientos, instrumentos y tcnicas que permitan la optimizacin de los

procesos del control patrimonial.
rea de Mantenimiento de maquinaria y equipo
Se encarga de coordinar y supervisar la ejecucin de actividades
especializadas en materia de ingeniera y mantenimiento de
infraestructura, maquinaria ,equipos e instalaciones de la institucin.
Asimismo coordina y supervisa las actividades inherentes a la
administracin del parque automotriz de la institucin.
FUNCIONES GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos
Programacin de necesidades
Es la determinacin de estas funcin a los objetivos y metas institucionales
concordantes con el P.I.A En esta fase se utilizara e cuadro de necesidades.
Elaboracin del presupuesto valorado
Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes,
servicios y obras sustentatorias del presupuesto institucional de apertura
PIA.
Elaboracin del plan anual de adquisiciones y Contrataciones
PAAC.
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la
aprobacin del PIA, es decir, a mas tardar el 31 de enero de cada ao. No se
podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido
incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta
disposicin.
Ejecucin de los procesos de seleccin
Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto
del proceso. Los procesos de seleccin se rigen por la Ley Anual de
Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como
por el numeral 2.3., inciso g, del TUO.
Ingreso al Almacn Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos
procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05-Unidad en el ingreso fsico
y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas tcnicas de
Control Interno NTCI 300 02 Unidad de Almacn. (Catalogacin, registro
en las tarjetas de control visible de almacn, verificacin permanente de su
estado de conservacin, despacho de las existencias, registro en las tarjetas
de existencias valoradas de almacn, informe a la oficina de contabilidad).

Valorizacin de las existencias de almacn

Se realiza en funcin a los documentos fuentes o tasacin, - aplicando el
Costo Promedio o el PEPS (PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS).
Inventario Fisico
En este proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de
Abastecimiento.
DOCUMENTOS QUE UTILIZAN PARA EL FLUJO OPERATIVO DEL
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
Los documentos fuente que se utilizan en el rea de abastecimiento se
encuentran clasificados en dos rubros:
Documentos de ingreso
Orden de compra y gua de internamiento, nota de entrada de almacn, y
gua de remisin.
Documentos de salida
Pedido comprobante de salida (PCS), gua de remisin, etc. Kardex fsico de
ingreso y salida de bienes, control visible de almacn. Reportes resumen de
ingresos y salidas de almacn en forma mensual.
Orden compra gua de Internamiento
Es el documento fuente que se elabora en las Oficinas de Abastecimiento,
para formalizar el convenio de compra entre el proveedor y la entidad, en
base al otorgamiento de la Buena Pro efectuada.
As mismo tiene la condicin de documento probatorio de recepcin de los
bienes adquiridos.
Nota de entrada a almacn (NEA)
Este documento fuente se utiliza para informar sobre el ingreso de los
bienes al almacn por conceptos distintos a la adquisicin con orden de
compra.
Al respecto, debemos sealar que este documento fuente se elabora cuando
se trata de recepcin de bienes por concepto de donacin de bienes,
produccin de bienes, alta de bienes, sobrante de inventarios, bienes
provenientes de los contratos de emprstitos, remesa de bienes, traspasos
de bienes y por reingreso de bienes entre otros casos.