DEDICATORIA

Quiero dedicarle este trabajo a Dios que me ha

dado la vida y la fortaleza para realizar este
trabajo de investigacin y a nuestros padres por
apoyarnos en todo momento, por sus consejos,
sus valores y por la motivacin constante que
nos brinda para seguir adelante da a da para
as

lograr

nuestros

objetivos. A nuestros

maestros por su gran apoyo, motivacin y por

sus tiempos compartidos y por impulsar el
desarrollo de nuestra formacin profesional.

INTRODUCCION

Dentro de la realizacin de los papeles de trabajo de un auditor este se ve en la obligacin

de incluir dentro de estos una serie de smbolos o abreviaciones alfabticas que permitan
que su trabajo se encuentre ms organizado y con una clara relacin entre ambos al igual
que un ahorro de tiempo. En la auditoria estas abreviaciones se conocen como ndices y
los smbolos que se utilizan son conocidos como marcas de auditoria; a continuacin
incluyo una explicacin y muestro cuales son los ms usados.

NDICES Y MARCAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR

MARCAS DE AUDITORIA
Concepto y definicin.
Las marcas de auditoria son aquellos smbolos convencionales que el auditor
adopta y utiliza para identificar, clasificar y dejar constancia de las pruebas y
tcnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoria. Son los smbolos que
posteriormente permiten comprender y analizar con mayor facilidad una auditoria.

Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasin, el

trabajo realizado en varias partidas.
Facilita su supervisin al poderse comprender en forma inmediata el trabajo
realizado.

OBJETIVOS DE LAS MARCAS DE AUDITORIA.

Entre los objetivos de las marcas de auditoria tenemos:
1. Dejar constancia del trabajo realizado.
2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de la
cdula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas
para la revisin de varias partidas.
3. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo
realizado.
4. Identificar y clasificar las tcnicas y procedimientos utilizados en la
auditoria.

CLASIFICACIN DE LAS MARCAS DE AUDITORIA.

Por las caractersticas especiales de cada una, las marcas de auditoria pueden ser
de dos tipos:
1. MARCAS DE AUDITORIA ESTNDAR.
Las marcas estndar se utilizan para hacer referencia a tcnicas o
procedimientos que se aplican constantemente en las auditorias y son
interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean.
Son de utilizacin y aceptacin general.
2. MARCAS DE AUDITORIA ESPECFICAS.
Las marcas especficas no de uso comn; en la medida en que se adopten
debern integrarse al ndice de marcas correspondiente y sealarse con
toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo. Estas dependen de
cada auditoria especfica y segn el usuario. No son las mismas marcas en
una empresa que en otra, ni son las mismas en un tipo de auditoria que en
otro.
POR QUE ES IMPORTANTE LAS MARCAS DE AUDITORIA?
Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del
examen debe quedar consignado en la respectiva cdula (analtica o subanaltica
generalmente), pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola
prcticamente ilegible no solo para los terceros, sino an para el mismo Auditor.
Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en
las cdulas o planillas, son importantes para el ahorro de espacio y tiempo, se
usan marcas de Auditora, las cuales son smbolos especiales creados por el
Auditor con una significacin especial.
Ejemplo de marcas de auditoria.
Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de
cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos

para comprobar que estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe,

nmero, fecha, beneficiario, nmero de cuenta etc. Cada uno de los cheques y
consignaciones cotejadas debe tener una descripcin de lo realizado. En lugar de
escribir toda esta operacin junto a cada cheque y consignacin, se utiliza un
smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica una sola vez en el
lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el
procedimiento realizado.
Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del
texto que se utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser
sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del
Archivo de la Auditora debe ser la cdula de la Marcas de Auditora.

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

MARCAS

SIGNIFICADO

Confrontado con libros oficiales de contabilidad

Cotejado con documento fuente

Correccin realizada

Comparado en auxiliar

Comparado con auxiliar contable

Sumado verticalmente

Confrontado correcto

Solicitud de Conformacin recibida

Sumas verificadas

Pendiente de registro

No rene requisitos

Solicitud de confirmacin enviada

SI

Solicitud de confirmacin recibida inconforme

SIA

Solicitud de confirmacin recibida inconforme pero aclarada

SC

Solicitud de confirmacin recibida conforme

Totalizado

Solicitud de Conformacin recibida

Conciliado

Circularizado

Inspeccionado

Operacin aritmtica incorrecta

Comprobantes sin firmas correspondientes

Sin comprobante

Comprobante sin lleno de requisitos

Comprobante con requisitos completos

Inspeccionado

Conciliado

Aplicacin de procedimiento

No rene requisitos

Solicitud de Conformacin enviada

A continuacin se presentan las marcas ms comunes que se utilizan en el trabajo

de auditora; sin embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas que
debern ser definidas al calce de la cdula o en una cdula de marcas al final del
expediente, que permita su fcil consulta.
Marca

Significado
Clculo verificado.

Marca

Significado
Cifra cuadrada.
Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no
incluirse en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etc.

Documento pendiente por aclarar, revisar o localizar.

Punto pendiente por aclarar, revisar o localizar.

Punto pendiente que fue aclarado, verificado o
comprobado.
Nota: Estas dos marcas de pendiente slo son
temporales. De hecho, no deben existir puntos
pendientes de verificar, solicitar o revisar en los
papeles de trabajo, pues stos deben ser completos.
Confrontado contra registro.
Confrontado contra documento original
Confrontado contra evidencia fsica. Se utiliza cuando
algn dato o cifra que conste en la cdula se compara
contra bienes o artculos tangibles, ejemplo: bienes
inventariados o fondos arqueados.

Pedido, contrato o dato por confirmar mediante

compulsa.

Ajustes propuestos

Se investig y acepto comentarios

Ajustes aplicados

Circulizado
Circulacion confirmada
Inspeccion fisica

LAS CONECTORES Y LAS NOTAS

LOS CONECTORES.-son nmeros arbigos encerrados en crculo con una flecha
que indica la direccin donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza
para identificar dos datos o cifras en una cdula que dependen uno de otro,
haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o cifra, pero con diferentes
niveles de desagregacin.
LAS NOTAS.- son referencias alfabticas dentro del papel de trabajo, que son
explicadas al calce de la cdula. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna
acotacin sobre un dato, cifra o elemento incluido en la cdula.

Conectores
1

Notas
2

Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que

permiten al auditor referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles
de trabajo:
Marca
Obs.

Significado
Referencia de alguna irregularidad en el papel
de trabajo, que posteriormente se describir en
una cdula de observacin.

LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA EFECTUADOS SE PUEDEN INDICAR

MEDIANTE SMBOLOS DE AUDITORA.
Dichos smbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo.
Aunque no exista un sistema de marcas estndar, a menudo se utiliza una escala

limitada de estandarizacin de smbolos para los componentes y factores,

mediante el uso de leyendas o marcas en cdulas determinadas.

PAUTAS DE SIMBOLOS DE AUDITORIA

Las marcas deben ser distintivas y en color diferente al utilizado en la
elaboracin del papel de trabajo para facilitar su ubicacin.
Se deben evitar los smbolos superpuestos complejos o similares; los
nmeros o letras simplemente rodeadas por un crculo proporcionan un
orden secuencial y fcil de seguir.
ALGUNOS REQUISITOS Y CARACTERSTICAS DE LAS MARCAS SON LOS
SIGUIENTES:
La explicacin de las marcas debe ser
especfica
clara
Los procedimientos de auditora efectuados, que no se evidencian con base en
marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, anlisis,
entre otros; una misma marca de auditora no se debe utilizar en una misma hoja
de trabajo con significado distinto.

COMO SE REGISTRAN LAS MARCAS DE AUDITORIA?

Las marcas de auditora son smbolos convencionales que utiliza el auditor para
dejar constancia de las pruebas y tcnicas de auditora que se aplicaron;
generalmente se registran con:
lpiz rojo.
LAS MARCAS DE AUDITORA CUMPLEN LOS SIGUIENTES PROPSITOS:
1. Dejar constancia del trabajo realizado.
2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de la
cdula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas
para la revisin de varias partidas.
3. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo
realizado.
COMO SE UTILIZA LAS MARCAS EN EL TRABAJO DE AUDITORIA?
Se presentan las marcas ms comunes que se utilizan en el trabajo de auditoria;
sin embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas que debern ser
definidas al canse de la cedula o en una cedula de marcas al final del expediente,
que permita su fcil consulta.
Hoja de trabajo:

NDICES DE LOS PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR

Dentro de la realizacin de los papeles de trabajo de un auditor este se ve en la
obligacin de incluir dentro de estos una serie de smbolos o abreviaciones
alfabticas que permitan que su trabajo se encuentre ms organizado y con una
clara relacin entre ambos al igual que un ahorro de tiempo. En la auditoria estas
abreviaciones se conocen como ndices y los smbolos que se utilizan son
conocidos como marcas de auditoria; a continuacin incluyo una explicacin y
muestro cuales son los ms usados.
NDICES
Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rpida
localizacin, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en

lugar visible que se escribe generalmente con un lpiz de color denominado "lpiz
de Auditora" por lo regular de color rojo.
Esta clave recibe el nombre de ndice y mediante l se puede saber de qu papel
se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.
En teora no importa qu sistema se escoja como ndice, pero el elegido debe
proveer un ordenamiento lgico y ser suficientemente elsticos para posibles
modificaciones.

Los principales sistemas de indexacin utilizados en Auditora son los

siguientes:
ndice Numrico Alfabtico: Se le asigna una letra mayscula a las
cuentas de Activo y dobles letras maysculas a las cuentas de Pasivo y
Capital.

Las

cuentas

de

Resultado

llevaran

nmeros

arbigos

ascendentes.
ndice Alfabtico Doble: A las cdulas sumarias se les asigna una letra
mayscula, y a las cdulas analticas dos letras maysculas.
ndice Alfabtico Doble Numrico: Es una combinacin de los sistemas
Numrico Alfabtico y Alfabtico Doble. pues se le asigna una letra
mayscula a las cdulas sumarias de Activo y doble letra mayscula a las
sumarias de Pasivo y Capital. Las cdulas analticas se indexan con la
letra o letras de la respectiva sumaria y un nmero arbigo progresivo. Las
cuentas de Resultados se indexan con nmeros arbigos en mltiplos de
10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilizacin por la
facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.
ndice Numrico: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y
Resultados se le asignan nmeros arbigos progresivos y las cdulas

analticas nmeros fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar

como ndice numrico el cdigo asignado a las cuentas por el Plan nico
de Cuentas PUC
ndice Decimal: A las cdulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y
Resultados se le asignan nmeros arbigos en mltiplos de 1000 y a las
cdulas analticas nmeros arbigos dependientes de los de las sumarias
en mltiplos de 100.
ndice del Plan nico de Cuentas: Este mtodo consiste en asignar como
ndice el cdigo correspondiente

a las clases, grupos, cuentas y

subcuentas del Plan nico de Cuentas. El ndice de las hojas de trabajo

tendra un dgito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5;
Costo de Ventas 6 y Costos de Produccin o de Operacin 7. El ndice de
las cdulas sumarias tendra dos dgitos: Disponible 11; Inversiones 12;
Deudores 13 etc. El ndice de las cdulas analticas puede tener de 4 a 6
dgitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505
etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que
explique el significado del ndice por ser suficientemente conocido por
todos, pero tiene la gran desventaja de usar ndices con demasiados
dgitos en los niveles de cdulas analticas y subanalticas lo que dificulta
hacer las referencias cruzadas.
Ejemplo del ndice Alfabtico Doble Numrico y el ndice Numrico:

NDICE
NDICE
ALFABETICO NUMERICO
DOBLE NUMERICO
DE
PUC

NOMBRE DE LA CDULA

TIPO
CDULA

Balance General Activo

Hoja
de
BG/1
Trabajo

Balance General Pasivo

Hoja
de
BG/2
Trabajo

Balance General Patrimonio

Hoja
de
BG/3
Trabajo

Estado de Resultados Ingresos

Hoja
de
PyG/1
Trabajo

Estado de Resultados Egresos

Hoja
de
PyG/2
Trabajo

Estado de Resultados Costo de Hoja

de
PyG/3
Ventas
Trabajo

DISPONIBLE

Sumaria

11

CAJA GENERAL

Analtica

A1

110505

Caja General Oficina Principal

Subanaltica

A1/1

110505-01

Caja General Sucursal A

Subanaltica

A1/2

110505-02

CAJAS
Fijos)

Analtica

A2

110510

Caja Menor Oficina Principal

Subanaltica

A2/1

110510-01

Caja Menor Sucursal A

Subanaltica

A2/2

110510-02

MENORES

(Fondos

BANCOS

Analtica

A3

111005

Banco X Cuenta nnnnn1

Subanaltica

A3/1-1

11100501-01

Banco X Cuenta nnnnn2

Subanaltica

A3/1-2

11100501-02

Banco Y

Subanaltica

A3/2-1

11100502-01

INVERSIONES

Sumaria

12

ACCIONES

Analtica

B1

120505

Acciones Z

Subanaltica

B1/1

12050501

DEUDORES

Sumaria

13

CLIENTES

Analtica

C1

130505

Cliente A

Subanaltica

C1/1

130505-001

Cliente B

Subanaltica

C1/2

130505-002

INVENTARIOS

Sumaria

14

MERCANCIAS
FABRICADAS POR LA E.

NO

Analtica

D1

1435

Articulo M

Subanaltica

D1/1

143505-001

Articulo N

Subanaltica

D1/2

143505-002

Sumaria

15

TERRENOS

Analtica

E1

150405

Terreno P

Subanaltica

E1/1

150405-01

Terreno Q

Subanaltica

E1/2

150405-02

Sumaria

E2

150805

Analtica

E2/1

150805-01

Sumaria

E3

151605

Edificio R

Analtica

E3/1

15160501

INTANGIBLES

Sumaria

16

CRDITO MERCANTIL

Analtica

F1

160505

PROPIEDADES
EQUIPOS

PLANTA

CONSTRUCCIONES
CURSO

EN

Construccin W

CONSTRUCCIONES
EDIFICACIONES

MARCAS

Analtica

F2

160510

Marca Alfa

Subanaltica

F2/1

160510-01

Marca Beta

Subanaltica

F2/2

160510-02

DIFERIDOS

Sumaria

17

Analtica

G1

1705

Intereses

Subanaltica

G1/1

170505

Seguros y Fianzas

Subanaltica

G1/2

170520

VALORIZACIONES

Sumaria

19

Analtica

H1

190505

OBLIGACIONES
FINANCIERAS

AA

21

SOBREGIROS BANCO X

AA1

21050101

Cuenta nnnnnn1

AA1/1

21050101-01

GASTOS
PAGADOS
ANTICIPADO

DE
INVERSIONES
ACCIONES

POR

EN

Cuenta nnnnnn2

AA1/2

21050105-05

SOBREGIROS BANCO Y

AA2

21050102

PAGARS BANCO X

AA3

210510-01

PAGARS BANCO Y

AA4

210510-02

PROVEEDORES

BB

22

PROVEEDORES NACIONALES

BB1

220505

PROVEEDOR A

BB1/1

220505-01

PROVEEDOR B

BB1/2

220505-02

PROVEEDOR C

BB1/3

220505-03

CUENTAS POR PAGAR

CC

23

CC/1

2335

RETENCION EN LA FUENTE

CC/2

2365

IVA RETENIDO

CC/3

2367

RETENCIONES Y APORTES

CC/4

2370

COSTOS
PAGAR

GASTOS

POR

DE NOMINA

ACREEDORES VARIOS

CC/5

2380

IMPUESTOS GRAVMENES Y
TASAS

DD

24

DE
RENTA
COMPLEMENTARIOS VFC

DD/1

240405

IMPUESTO A LAS VENTAS

POR PAGAR

DD/2

2408

DE INDUSTRIA Y COMERCIO

DD/3

2412

OBLIGACIONES LABORALES

EE

25

SALARIOS POR PAGAR

EE/1

2505

CESANTAS CONSOLIDADAS

EE/2

2510

INTERESES
CESANTAS

EE/3

2515

PRIMA DE SERVICIOS

EE/4

2520

VACACIONES
CONSOLIDADAS

EE/5

2525

INDEMNIZACIONES
LABORALES

EE/6

2540

SOBRE

PASIVOS
ESTIMADOS
PROVISIONES

FF

26

FF1

201005

FF2

201010

VACACIONES

FF3

201015

PRIMA DE SERVICIOS

FF4

201020

CAPITAL SOCIAL

GG

31

SUPERAVIT DE CAPITAL

GG1

32

RESERVAS

GG2

33

GG3

34

RESULTADOS DEL EJERCICIO

GG4

36

RESULTADOS
EJERCICIOS ANT.

DE

GG5

37

SUPERAVIT
VALORIZACIONES

POR

GG6

38

CESANTAS

INTERESES
CESANTAS

REVALORIZACIN
PATRIMONIO

SOBRE

DEL

CONCLUSIONES

En conclusin la importancia que tiene el ordenar, marcar y referenciar los papeles

de trabajo para el control e identificacin de la informacin relevante dentro del
archivo permanente, por cualquier funcionario pblico facultado para este fin