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CECyT 6 MIGUEL OTHN DE MEDIZBAL ACADEMIA DE COMPUTACIN

SESIN 7 COMBINACIN Y CORRESPONDENCIA - WORD 2013 #2

Esta prctica tiene como finalidad contemplar las herramientas Combinacin y Correspondencia, este tipo de
accin es muy empleado en el sector empresarial, todas y sin ninguna excepcin, las secretarias, deben dominar el
uso de stas herramientas, as que mis queridos alumnos(as) si no pueden continuar o terminar su bachillerato,
pues aprendan muy bien todo lo que contempla la presente prctica y podrn aspirar a un puesto secretarial.
El uso de estas herramientas permiten combinar dos archivos: el documento base y una base de datos (que
contiene los datos de los clientes).
El documento base es precisamente el mensaje que se pretende enviar a los
clientes, por ejemplo: anunciar un nuevo producto, sus caractersticas, promociones, etc.
Esta herramienta permite sustraer los datos de cada uno de los clientes, y crear un documento a la medida, es decir
si la base de datos contiene 100 clientes, entonces se crearn 100 documentos listos para ser enviados a sus
respectivos clientes, es decir la querida secretaria solo tendr que elaborar un solo documento, es decir el
documento base.
Iniciamos con la prctica:
Primera parte: Creacin del Documento Base
Paso 1. Creacin de la Base de Datos.
La creacin de la Base de Datos la haremos en Excel, as que la
siguiente informacin debers de capturarla (ignora los colores):
Presentaci
n

Nombre

Empresa

Direccin

CP

Ciudad

Pas

Estimado Sr. Manuel

Moreno

Materiales, S.A. De
C.V.

Asoler #525

12352 Madrid

Espaa

Estimada
Sra.

Construcciones S.A.

Amores 342

45710 Ensenada

Mxico

Servicios Dentales
S.RL

Centro #10

33115 Barranquilla

Colombia

Rosario Meja

Estimado Sr. Ernesto Daz

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Estimada
Sra.

Mnica Ros

AFAR, SA de CV

Incas 310

14555 Lima

Per

Estimada
Sra.

Lorena Tllez

LOREM SA

Stereo Beach
#12

66772 Los ngeles

Estados
Unidos

Estimado Sr. Carlos Montiel CECyT 6, IPN

Calle 4 SN

29700 Ciudad de
Mxico

Mxico

Estimada
Sra.

Andes #15

Coral Mndez

Radio Mont, SA de
CV

Santiago de
60100 Chile

Chile

El encabezado Presentacin deber de estar en la celda A1, y as las dems, respeta las ubicaciones.
Al terminar, salva el archivo llamndole: Directorio de Clientes, Excel lo crear en la carpeta que hayas
especificado, y le aadir la extensin: xlsx.
Paso 2. Creacin del Documento Base - Encabezado. El documento base contiene un encabezado:

Pgina: 2

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Para su creacin, empleamos el comando Encabezado del grupo Encabezado y pie de pgina de la ficha
Insertar (opcin En blanco), enseguida insertamos una Tabla de dos columnas y un solo rengln (Tabla
2x1), para ello empleamos el comando Tabla del grupo Tablas de la ficha Insertar:

Nos colocamos en la 1. Celda de la tabla e insertamos la imagen Logo.jpg, tal como se observa enseguida:

Obvio, la imagen es muy grande y debers de reducirla ms o menos como se ha mostrado, y adems reducir el
ancho de la celda, esto lo haremos simplemente usando el Mouse con clic sostenido:

Pgina: 3

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Enseguida, nos colocamos en la 2. Celda e insertamos el siguiente texto:

El texto deber de estar centrado, con Fuente: Century Gothic, el nombre de la empresa con Tamao: 11
puntos y la direccin con tamao: 8 puntos, y finalmente a la tabla qutale el borde, para ello haz clic derecho
sobre el indicador de la tabla, observa la siguiente imagen:

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Al dar clic derecho, aparece el men contextual de la

derecha y de l elige la opcin Propiedades de tabla,
tal como se observa:

Entonces, deber de aparecer la siguiente ventana:

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Haz clic en el botn Bordes y Sombreado, debiendo aparecer la ventana

de abajo:

Y haz clic en la opcin Ninguno y listo, hemos terminado este paso, el encabezado se deber de ver como sigue:

Pgina: 6

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Paso 3. Creacin del Documento base Cuerpo del documento. Para continuar con la creacin del
documento base seguimos con el siguiente encabezado, para ello da doble clic en cualquier rea del documento
fuera del rea del encabezado, y teclea el siguiente texto (CARTA DE PRESENTACIN):

Este texto deber de generarse con el comando Insertar WordArt del grupo Texto de la Ficha Insertar, la
fuente debe ser Century Gothic con tamao14 puntos, centrado y color Azul oscuro (RGB ROJO 34,
VERDE 42 Y AZUL 53), tal como se muestra arriba.
Abajo, dos renglones en blanco, insertamos una tabla de 1 columna y 4 filas (Tabla 1x4), tal como se muestra
enseguida:

Pgina: 7

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Procura que la tabla tenga ms o menos las mismas dimensiones, obvio qutale el borde.
Ahora, dos renglones en blanco abajo, teclea el siguiente texto (Justificado, Fuente Century Gothic, Tamao:
11 puntos):
A quien corresponda
Mediante esta carta de presentacin queremos hacer llegar nuestra informacin en forma de catlogo para que
ustedes puedan cotejar los precios con los de sus actuales proveedores.
Estamos convencidos que nuestros
precios son muy competitivos y que nuestros productos son de primera calidad.
Este es nuestro primer contacto y por ello, les ofrecemos el primer pedido a mitad de precio por hasta un mximo
de 30,000 pesos, tiempo de duracin de esta promocin es de un mes, as que esperamos su primer pedido.
Hasta pronto
Muchas Gracias, saludos.

Paso 4. Guardar el documento. Guarda el documento en la misma carpeta donde guardaste previamente el
archivo Directorio de clientes.xlsx (de Excel), con el nombre: Documento Base, al salvar este archivo,
recuerda Word le aadir la extensin: docx.

Pgina: 8

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El documento Base deber parecerse al siguiente:

Pgina: 9

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Segunda parte. Uso de la Herramienta Correspondencia.

Paso 1. Definir la base de Datos. Antes de definir la Base de Datos, habilita la opcin Mostrar lmites de
texto, que se encuentra en la Ficha Archivo Opciones Avanzadas Seccin Mostrar contenido de
documento, tal como se muestra enseguida:

Y enseguida oprime Aceptar.

Ahora, elige el comando Seleccionar destinatarios de la Ficha Correspondencia y haz clic en la opcin:
Usar una lista existente, tal como se muestra enseguida:

Pgina: 10

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que

Debiendo aparecer la siguiente ventana, donde especificaras el archivo: Directorio de clientes.xlsx

previamente
creamos:

Y haz clic al botn Abrir, debiendo de aparecer la siguiente ventana:

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Haz clic al botn Aceptar.

Paso 2. Insertar los campos a combinar en el documento. Los campos que vamos a inserta sern colocados
en la tabla que previamente insertamos en el documento (Tabla 4x1), as que haz clic en la primera celda de la
tabla y elige la opcin Presentacin del comando Insertar campo combinado de la Ficha
Correspondencia, tal como se aprecia enseguida:

Repite la accin y en la misma celda inserta el campo Nombre, dando el siguiente resultado:

Pgina: 12

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Repite las acciones, e inserta los campos: Empresa en la 2. Celda, Direccin y CP en la 3. Celda, y Ciudad y
Pas en la 4. Celda, tal como se muestra
enseguida:

Ahora, debemos de insertar un espacio

Nombre, Direccin y CP y Ciudad y Pas,

entre los campos: Presentacin y

debiendo quedar como sigue:

Paso 3. Vista previa de resultados. Esta herramienta nos permite verificar si la generacin de cartas para los
diferentes clientes es correcta, Haz clic en el comando Vista previa de resultados de la Ficha
Correspondencia y en automtico deber aparecer los datos del 1er cliente, tal como se muestra enseguida:

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Ahora oprime varias veces la flecha

llegar al cliente 6, debiendo mostrar

que apunta hacia la derecha, hasta

lo siguiente:

Paso 4. Terminacin de la generacin de cartas a los diversos clientes. Para finalizar, simplemente haz clic
en el comando Finalizar y combinar de la Ficha Correspondencia y listo, a manera de verificacin emplea el
comando Varias pginas del grupo Zoom de la Ficha Vista, colocando el Zoom en 20%, debiendo mostrar lo
siguiente:

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Hemos terminado
.

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