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Modalits

de demande de crdit


Lcole doctorale en Sciences de lInformation et de la Communication (EDSIC), mise en
place avec le soutien du Fonds national de la recherche scientifique (F.R.S.-FNRS), regroupe les
doctorants qui mnent une recherche dans une des disciplines rattaches aux SIC et coiffe la
formation doctorale. Elle dispose dun budget annuel qui permet la prise en charge dun
certain nombre de frais occasionns au cours dactivits organises destination des
doctorants.

Le budget de lEDSIC est destin couvrir deux types de dpenses :
- des frais rcurrents (organisation annuelle des Journes doctorales, frais lis au
fonctionnement de lEDSIC).
- des frais occasionnels (organisation dune activit destination des doctorants,
publication collective impliquant des doctorants) : ceux-ci peuvent faire lobjet dune
demande introduite par le(s) chercheurs deux fois par an au cours de procdures
dappel demande de subvention.


1. Fonctionnement de lappel demande de subvention

Lappel est lanc quatre fois par an :
- premier appel : 15 septembre : demande soumettre pour le 15 dcembre (pour des
activits organises entre janvier et juin),
- deuxime appel : 15 dcembre : demande soumettre pour le 15 mars (pour des
activits organises entre avril et septembre),
- troisime appel : 15 mars : demande soumettre pour le 15 juin (pour des activits
organises entre juillet et dcembre),
- quatrime appel : 15 juin : demande soumettre pour le 15 septembre (pour des
activits organises entre octobre et mars).

Les demandes doivent tre introduites sur base du formulaire adquat, accompagn des
annexes requises (description de lactivit pour laquelle la subvention est sollicite).

Un membre de lEDSIC ne peut introduire quune seule demande par appel en tant que
demandeur principal. Il peut par contre tre demandeur associ de plusieurs propositions. Les
demandes doivent tre soutenues par un membre du personnel acadmique dune des
institutions concernes.

Les reprsentants des diffrentes institutions auprs de lEDSIC analysent les demandes et
octroient les crdits. Une rponse motive est fournie individuellement chaque demandeur
endans un mois aprs le dpt de la demande. Le cas chant, la commission justifie le refus
ou lacceptation partielle de la demande.

Pour tre ligible, une demande doit :
- porter sur une activit dont un volet au moins bnficie prioritairement aux
doctorants inscrits lEDSIC,
- concerner une activit dont une des thmatiques au moins relve explicitement du
champ des SIC,
- impliquer des membres de lEDSIC (acadmiques, scientifiques, doctorants) manant
dau moins deux institutions diffrentes.


Les demandes sont priorises par la commission dattribution en fonction des budgets
disponibles au moment des diffrents appels.


2. Dpenses ligibles

Les demandes peuvent porter sur les activits suivantes :
- Appui lorganisation dun colloque, sminaire, journe dtude, Master classe,
universit dt
- Aide publication (actes de colloque, ouvrages collectifs)

Les montants maximum ligibles sont les suivants :
- Pour appui un colloque : 250 euros par jour
- Pour aide publication : 500 euros

Le demandeur est tenu de prciser les autres sources de financement sollicites, ainsi que les
rponses ventuellement reues ou la date laquelle une rponse devrait tre obtenue. Une
copie des demandes et des rponses doit tre jointe au dossier.

Les fonds peuvent tre affects aux postes de dpense suivants :
- Equipement (matriel lectronique, cl USB, logiciel),
- Fonctionnement (photocopies, timbres, affiches),
- Voyage (titres de transport, visa),
- Personnel (jobistes, interptes, maquettistes, traducteurs),
- Restauration,
- Logement,
- Edition

Aucun montant minimal nest fix pour les demandes.


3. Compte-rendu des dpenses

Les membres de lEDSIC ayant bnfici dune subvention doivent fournir un rapport
dexcution narratif et financier lEcole doctorale dans le courant du mois qui suit
lorganisation de lvnement ou la sortie de presse de la publication soutenue.

Chaque dpense doit tre justifie par un document adquat. Sur base de ce document,
lEDSIC effectue le paiement des factures ou le remboursement des montants engags.

Un membre de lEDSIC ne peut bnficier dune nouvelle dotation quune fois que les
ventuels crdits qui lui auraient t prcdemment allous ont t justifis.


4. Visibilit de la contribution du F.R.S-FNRS et de lEDSIC

Les bnficiaires dune subvention de lEDSIC veilleront mentionner le soutien de celle-ci et
du F.R.S-FNRS sur tous les documents publics (programme, site web) lis lactivit, en y
faisant figurer le logo du F.R.S-FNRS et celui de lcole doctorale, ainsi que la formule
organis avec le soutien de lEcode doctorale en Information et Communication du F.R.S-
FNRS .