A aplicabilidade da identificao documental em

arquivos pessoais: uma reflexo

La aplicabilidad de la identificacin documental en archivos personales: una reflexin
The applicability of archive identification in personal archives: a reflection

Sonia TROITIO, Gabrieli Aparecida da FONSECA

Departamento de Cincia da Informao, Faculdade de Filosofia e Cincias (UNESP-Marlia),
Av. Hygino Muzzi Filho, 737 Marlia SP BRASIL. smtr@marilia.unesp.br. gabrieli.arq@gmail.com

Resumen

Abstract

Se aborda la aplicabilidad de la identificacin documental en archivos personales. As, nos proponemos evidenciar el papel del procedimiento denominado identificacin documental en la organizacin
de archivos personales. De esa manera, exploramos
la hipotesis de que la identificacin documental puede
colaborar en mucho para garantizar que el tratamiento y custodia de los documentos de archivos personales sean apropiados, pues permite valerse de un
profundo estudio de la gnesis documental, en busca
de la procedencia, para recuperar y evidenciar elementos inerentes al archivo en sus diferentes niveles.

The applicability of archival identification to personal

archives is explored. The goal is to evidence the role
of archival identification in the organization method of
personal papers. In this sense, the hypothesis is
explored that archival identification contributes largely
to ensure to the appropriate treatment and custody of
personal records, because it involves a deep study of
the genesis of the archive, with the purpose to investigate its provenance, retrieve and show its inherent
elements in their various levels
Keywords: Archival identification. Archival organization. Personal papers.

Palabras clave: Identificacin documental. Organizacin de archivos. Archivos personales.

1. Introduo
Surgida nos anos 1980, os estudos de Identificao Documental se voltaram, em larga medida, para o problema da massa documental
acumulada e para implantao de programas de
gesto documental, de modo a otimizar o sistema de produo, controle e difuso de documentos dentro da organizao administrativa da
qual emanam. Contudo, no que se refere aos
estudos sobre identificao documental em
arquivos pessoais, raros so os trabalhos que
envergaram por tal vis. Dessa ausncia, inevitavelmente questes relativas a busca da provenincia dos documentos de origem particular,
especialmente quando amparados pela identificao documental, surgiram.
Diante dessa motivao, o presente artigo busca realizar algumas consideraes sobre a aplicabilidade da Identificao Documental em Arquivos Pessoais. O texto ora apresentado
fruto de uma reflexo conjunta a partir de dois
projetos de pesquisa distintos, mas que se
complementam.
O projeto Relao entre custdia e tratamento
documental: investigao sobre procedimentos
arquivsticos de incorporao de acervos, sob
coordenao de Sonia Troitio (UNESP-

Marlia/CNPq, Brasil), busca refletir sobre a

adoo de protocolos de trabalho em arquivos,
embasados na teoria arquivstica, de modo a
racionalizar os procedimentos adotados para a
incorporao e disponibilizao de acervos
sociedade, especialmente no que tange temas
como identificao e avaliao documental
com nfase em documentos recebidos extrasistema de gesto documental, como os de
origem pessoal.
A esta reflexo, se uniu estudada pelo projeto
Identificao Documental: anlise crticocomparativa de diferentes concepes, de responsabilidade de Gabrieli Aparecida da Fonseca
(UNESP-Marlia, Brasil) que atualmente encontra-se em desenvolvimento, no que diz respeito
ao emprego da Identificao Documental, enquanto metodologia arquivstica, para a precisa
contextualizao da informao relativa a acervos pessoais. Constatou-se na literatura da rea
a presena de diferentes entendimentos sobre o
conceito de Identificao Documental, conforme
a corrente arquivstica da qual derivam. Desse
modo, a pesquisa procurou perceber como se
do os desdobramentos prticos, no momento
da organizao da informao, quando realizados a partir de distintas matrizes tericas.

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Ambos trabalhos de investigao confluem ao
refletirem sobre a aplicabilidade da Identificao
Documental em arquivos no institucionais, no
que diz respeito aos desafios e benefcios por
ela trazidos.
Para melhor debater este tema, tomaremos um
estudo de caso concreto, a partir do qual ser
realizada a anlise dos procedimentos de tratamento documental, fundamentados na Identificao Documental, do Fundo Fernando Henrique Cardoso, de propriedade da Fundao Instituto Fernando Henrique Cardoso (FiFHC, Brasil). Desse modo, procuramos neste espao
aliar reflexo terica a da praxe arquivstica.

2. Identificao documental
Diante do aumento da produo documental em
nossa sociedade, o emprego de mtodos eficazes na organizao documental se faz imprescindvel. Assim, a Identificao Documental
surge como alternativa para melhor contextualizar e tratar massas documentais acumuladas.
De acordo com Ana Clia Rodrigues ( 2011, p.
110):
O termo identificao surgiu no mbito da arquivstica, nos anos 80, para designar as pesquisas desenvolvidas por grupos de arquivistas preocupados
com a formulao de metodologias ou para solucionar o problema da acumulao irregular de documentos, que se contrapunha ao emergente desafio de implantar programas de gesto documental em pases ibero-americanos.

A Identificao Documental, enquanto mtodo

de trabalho tem se posto como soluo para
organizar arquivos, respeitando os princpios de
sua cincia. Essa utilidade decorre do fato da
Identificao Documental se pautar em um estudo profundo da gnese documental, o qual
analisa rgo produtor, tipologia e contedo
(Rodrigues, 2011).
Dessa forma, cabe ao arquivista analisar e aplicar o mtodo da maneira mais adequada, pois,
como ressalta Concepcin Mendo Carmona
(2004, p. 38), organizar a documentao tarefa que cabe ao arquivista e o resultado dessa
organizao se traduz no reconhecimento de
caractersticas da documentao e seu meio:
[...] hemos de decir que la organizacin no la crea
el archivero, le viene impuesta por la propia documentacin; a l slo le toca reconstruirla, rehacerla. En definitiva, viene impuesta por la persona o
administracin que la produjo. El archivero tiene
que identificarla y, si la documentacin se encuentra fragmentada o desorganizada, entonces slo le
resta reorganizarla, respetando los principios rectores de la archivstica.

Nesse sentido, de suma importncia que os

estudos tericos se voltem para o tratamento
documental, de modo a melhor amparar o processo de organizao arquivstica.
Entretanto, o que se nota que o atual estado
da arte dos estudos sobre Identificao Documental ainda insuficiente para subsidiar sua
prtica adequada. Considerando tratar-se de um
mtodo recente, segue carecendo de investigaes que embase seu escopo terico.
A esse propsito, Maria Luisa Conde Villaverde
(2006, p. 33) destaca a importncia da sincronia
entre prtica e teoria para a realizao de um
bom trabalho:
[...] la teora necesita de la prctica para ser real y
la prctica necesita de la teora para continuar
siendo innovadora. La prctica, por lo tanto, consistira en el cuestionamiento sistemtico de la teora, y, a su vez, en el cuestionamiento sistemtico
de la prctica estara la esencia de la teora.

A relao de sincronia entre teoria e prtica de

fato muito importante, pois so duas dimenses
deve andar emparelhadas. Como exemplo dessa relao, podemos fazer meno s fichas de
identificao de documentos, nas quais a padronizao, tanto da definio dos campos descritivos, quanto das informaes coletadas,
revela-se essencial para o trabalho em arquivo.
A possibilidade de construo de modelos universais para a representao de elementos
documentais (contexto/forma/contedo), desponta como um oasis metodolgico, no qual o
denominador comum arquivstico assume papel
predominante ao guiar o processo de descrio
arquivstica. Os parmetros internacionais
ISAAD (g), ISAAR cpf, ISDF, ISDIAH; e as nacionais ou regionais NOBRADE (Brasil), NEDA
(Espanha), NOGADA (Galcia, Espanha) ou
NODAC (Catalunha, Espanha), entre outras
sem falar nos diversos outros standards, tal qual
as inmeras ISO, tm se posto como importantes instrumentos das prxis arquivsticas.
Contudo, importa antes entender os valores de
referncia que determinam os caminhos a serem seguidos durante os processos de organizao de fundos documentais. Assumir e incorporar a Identificao Documental nesses processos, significar transpor a barreira do visvel.
Por amparar-se em um estudo profundo da
gnese documental, a Identificao Documental
ultrapassa a simples informao registrada e
volta-se para a compreenso do contexto de
produo documental, levando em considerao
todos os seus determinantes.
No entanto, o emprego da identificao documental vai mais alm do ato de representar, por

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meio da descrio. Ela antes se faz notar no
processo classificatrio e na construo de seus
instrumentos-guia (plano de classificao e
tabela de temporalidade). Desse modo, asume
importancia basilar na gesto de documentos
(Mendo Carmona, 2004, p.42):
La identificac(2006, p. 33).in es la mejor herramienta para aplicar el principio bsico de la archivstica: el de respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo. Consiste en la investigacin
de las caractersticas de los dos elementos implicados en la gnesis del fondo: el sujeto productor y
el objeto producido. Se entiende por sujeto productor la persona fsica, familia u organismo que ha
producido y/o acumulado el fondo. Se entiende por
objeto producido la totalidad del fondo y cada una
de las agrupaciones documentales que lo conforman.

Desvendar as caractersticas dos documentos

atravs dos aspectos que a Identificao Documental evidencia, nem sempre tarefa simples,
considerando a natureza do arquivo.
Neste artigo, vamos nos ater aos arquivos de
indivduos. Contudo, sempre vlido lembrar
que mais do que o carter pblico versus privado, a contraposio entre institucional e pessoal
reveladora da origem e uso dos documentos,
nas quais as relaes orgnicas revelam-se de
forma diferenciada.
Nessa perspectiva, a arquivstica volta-se, em
larga medida, para a explicitao sobre a origem do documento e os agrupamentos decorrentes de sua classificao. Para Mendo Carmona (2004, p.42-43),
[...] La primera fase del anlisis se centra en la
identificacin del organismo productor del fondo
documental. [...] El segundo paso o fase de la identificacin se centra en el anlisis de cada una de
las series documentales generadas.

Enfim, a Identificao Documental desempenha

papel importante para a organizao arquivstica, possibilitando um trabalho com mais eficincia, j que a partir dela possvel subsidiar as
etapas posteriores a sua prpria aplicao, como a classificao, avaliao, descrio, entre
outras.

3. A importncia da identificao
documental em arquivos pessoais
No raramente, arquivos pessoais representam
um desafio a ser enfrentado, pois, ainda que
aceitos como conceitualmente arquivos, os mtodos de organizao documental a eles destinados costumam apoiar-se em fundamentao
terica e estruturao da informao elaborada
com base em arquivos institucionais mesmo
que possuam lgica prpria na formao e con-

figurao de seus acervos. Constatao j evidenciada por Rob Fischer ao afirmar que
Private archives are poor cousin to government archives in the family of archival theory. Archivists
who work with private archives often lamente the
absence of a professional literature on which to
base their work and thought about the archival endeavour. (Fischer, 2009, p. 2)

Alm dessas barreiras para o reconhecimento,

h tambm a questo sobre o entendimento do
que um arquivo pessoal ser muito amplo.
Normalmente, o arquivo pessoal possui diversas
facetas e d abertura para interpretaes dspares, ficando seu titular, muitas vezes, no limiar
entre o guardador/acumulador de documentos
de interesse particular e o agente proativo na
reunio e preservao de registros documentais
sobre suas atividades pessoais.
O Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea - Fundao Getlio Vargas CPDOC FGV (2012), no Brasil, um dos
principais centros de documentao especializado em organizao de arquivos pessoais,
sendo considerado referncia no tratamento
documental de fundos com tal perfil, cujos critrios e metodologia desenvolvida influncia os
trabalhos tcnicos da rea, desde os anos
19700 at atualidade. Segundo o CPDOC-FGV
(2015),
Arquivos Pessoais, portanto, so conjuntos documentais, de origem privada, acumulados por pessoas fsicas e que se relacionam de alguma forma
s atividades desenvolvidas e aos interesses cultivados por essas pessoas, ao longo de suas de vidas. [...]
Arquivos pessoais constituem valiosas fontes de
pesquisa, seja pela especificidade dos tipos documentais que os caracterizam, seja pela possibilidade que oferecem de complementar informaes
constantes em arquivos de natureza pblica.

Essa compreenso passa pelo entendimento

dos tipos documentais e das relaes orgnicas
que permeiam a documentao de ordem pessoal como premissas fundamentais para o seu
reconhecimento enquanto arquivo.
A Identificao Documental tambm pode contribuir para esse reconhecimento em razo de
possibilitar a anlise tanto individual, quanto
articulada das unidades documentais dentro de
seu conjunto orgnico, revelando alm das caractersticas particulares de cada registro, elementos do contexto de acumulao e guarda,
bastante significativos para a compreenso da
constituio do fundo.
Conforme Rodrigues (2008, p. 118-119), a identificao assume papel primordial no tratamento
de documentos arquivsticos, contribuindo para

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a compreenso da natureza dos arquivos e
suas peculiaridades.
A identificao um tipo de identificao cientfica
particular que constituiu uma ferramenta particular
de trabalho para o arquivista. Uma metodologia de
pesquisa que se desenvolve, nos parmetros do
rigor cientfico, como uma tarefa preliminar e necessria s funes da classificao, avaliao,
descrio, planejamento da produo documental.
[...] Neste sentido, um trabalho de pesquisa e de
crtica sobre a gnese documental.

Nessa leitura, a identificao um meio de potencializar a contextualizao informacional

fornecida pelo o tratamento documental arquivstico, em todas suas etapas, mas especialmente nos momentos de avaliao, classificao e descrio de documentos.
No caso especifico de arquivos pessoais, a
lacuna ocasionada pela ausncia de estudos de
produo documental pode vir a ser minimizado
a partir do emprego da Identificao Documental. Assim, o tratamento arquivstico de fundos
pessoais pode se beneficiar de seus conceitos e
tcnicas, inclusive ampliando os usos para esse
tipo de arquivo destacando entre eles, potencialmente, o subsdio administrao e memria coletiva.
No sentido de demonstrar a importncia da
Identificao Documental na organizao da
informao de cunho pessoal interessante
destacar a experincia realizada pela Fundao
Instituto Fernando Henrique Cardoso- FiFHC.
A FiFHC, um exemplo de instituio arquivstica com acervo pessoal a incorporar os preceitos
da Identificao Documental em sua poltica de
organizao documental, tendo desenvolvido
um mtodo experimental, baseando a classificao e descrio do acervo nos eventos que
deram origem aos documentos, optando por
confrontar contedo e contexto como forma de
fornecer maior completude ao acesso informao. Essa experincia encontra-se relatada
no livro Tempo e Circunstncia: a abordagem
conceitual dos arquivos pessoais (2007), elaborado pelas consultoras e idealizadoras da proposta, Ana Maria de Almeida Camargo e Silvana Goulart, sobre os arquivos de Fernando Henrique Cardoso e de sua esposa Ruth Corra
Leite Cardoso. O livro traz uma reflexo acerca
dos aspectos conceituais e metodolgicos em
torno dos arquivos pessoais, juntamente com a
exposio da metodologia e resultados do trabalho de organizao realizado na FiFHC, especialmente no que se refere Identificao
Documental e construo de instrumentos de
acesso informao.

preciso tambm considerar que os relatos

sobre a aplicao dessa proposta dizem respeito a fundos bastante completos, ou seja, arquivos que mantiveram seu conjunto documental preservado por no haverem sido realizados
descartes ou havido perdas que pudessem ocasionar lacunas. Sem dvida, esta uma considervel vantagem para o sucesso dessa experimentao.
At porque, ao se eleger a metodologia mais
adequada para o tratamento documental de
determinado acervo, sempre necessrio ter
em conta o impacto ocasionado pela ausncia
de documentos, no que diz respeito ao grau de
comprometimento ocasionado por lacunas em
um fundo.
No caso do Fundo Fernando Henrique Cardoso
(FHC), h documentos de todos os perodos de
sua vida, at pelo fato do prprio titular ter tomado o cuidado em preservar e atribuir certa
organizao aos seus documentos, ao longo da
vida.
Sendo ex-presidente da repblica, a documentao referente ao perodo de atividade presidencial se destaca por possuir um esquema de
identificao prvio relacionado com sua produo vestgios de um momento de vida onde a
figura pblica e a vida particular se misturaram
de modo indissocivel.
No caso especfico do fundo FHC, o esquema
original de identificao documental foi conservado parcialmente, com algumas modificaes
para que pudesse abranger documentos de
outros perodos de vida de seu titular. De acordo com Priscila Fraiz (1998, p.62):
raro que um arquivo pessoal chegue a uma instituio de memria com algum arranjo ou ordenamento prvios, determinado pelo prprio titular, por
colaboradores ou mesmo por familiares; mais incomum ainda encontrar um tipo de material que
reflita e revele alguma ordem original ou primitiva,
que possa nos dizer do arquivo e sobre o arquivo.

A experincia de tratamento documental da

FiFHC se destaca pela opo metodolgica
empregada nas etapas de identificao, descrio e construo do banco de dados, como
importantes ferramentas junto classificao.
De tal modo que, a forma como a Identificao
Documental subsidia a organizao arquivstica
na FiFHC e o enfoque dado s funes, mostra
como a organizao em Arquivos Pessoais
pode ser flexvel sem se desvincular dos princpios arquivsticos. Segundo Camargo e Goulart
(2007, p. 89):
[] o processo de identificao leva em conta as
especificidades dos documentos de biblioteca e as
dos diferentes gneros documentais encontrados

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no arquivo, a entrada de dados se d a partir de
formulrios prprios.

Ou seja, a identificao documental capaz de

evidenciar elementos inerentes aos documentos, levando em considerao o gnero prprio
de cada um deles. Afinal, uma de suas vantagens possibilitar a anlise das unidades documentais individualmente, o que pode ser positivo para que se consiga lidar com as caractersticas especficas dos arquivos pessoais.
Na prtica, trata-se de um trabalho minucioso,
cujos dados nele extrados das unidades documentais so armazenados no banco de dados,
onde h mdulos de descrio diferentes, conforme o gnero documental. Assim os documentos so identificados e registrados um a um,
facilitando a recuperao da informao. (Camargo e Goulart, 2007)
Esses mdulos, expressos pelos formulrios
presentes no banco de dados, possuem uma
base comum, de modo que as variaes em
seus campos so sutis e ocorrem sempre em
funo do gnero documental. Contudo, o que
pese privilegiar a linguagem documental (gnero) como fator de representao da informao,
esta proposta de organizao arquivstica segue
preservando a funo e atividade como parmetros de contextualizao dos arquivos pessoais
(Camargo e Goulart, 2007, p. 60):
A organizao lgica do acervo, na rea de arquivo, norteada pela funcionalidade, isto , pela
identificao do elo entre os documentos e as atividades que lhes deram origem, de modo a garantir que, individual ou coletivamente, os diferentes
itens que o integram possam evocar ou representar, de modo inequvoco, as circunstncias e o
contexto que justificaram sua acumulao e guarda.

Mas a organizao fsica dos documentos tambm algo que deve ser lembrado, pois est
relacionada com o funcionamento do acervo.
Compreende-se ento que o mais importante na
organizao, que esta aborde o contexto de
produo dos documentos, permitindo assim
embasar sua guarda.
Entretanto, em Arquivos Pessoais isso pode ser
mais complexo devido grande variedade de
gneros, formatos e tipos documentais (Camargo e Goulart, 2007, p. 61):
preciso lembrar que a capacidade de representar
o contexto de produo mais acentuada nos documentos escritos, cuja vocao probatria repousa, em grande parte, no uso de convenes dotadas de grande fora ilocucionria, no recurso a
frmulas redutoras de ambiguidade e na explicitao das circunstncias em que foram produzidos.
Ao promover o entendimento literal de seu contedo por meio de espcies e tipos facilmente reco-

nhecidos, at quando adota modalidades discursivas ou discricionrias, o documento textual (que

o documento de arquivo, por excelncia) evoca,
pela palavra, sua prpria funcionalidade, o que no
ocorre com sons, imagens e objetos. Eis por que a
identificao das unidades de descrio leva em
conta o gnero documental.

O que se constata, no s na experincia da

FiFHC, mas na organizao de arquivos pessoais de um modo geral, que a Identificao
Documental contribui de modo significativo para
a contextualizao funcional de acervos pessoais, em razo de proporcionar a anlise das
unidades documentais agrupadas ou isoladamente, o que pode ser positivo para que se
consiga lidar com as caractersticas especficas
de arquivos de indivduos. Nesse sentido, a
identificao se destaca como um importante
meio de potencializar o tratamento documental
arquivstico.

4. Concepes e perspectivas
Diante da forma varivel como a Identificao
Documental conceituada pelas diferentes
correntes da Arquivologia, h diversos problemas que cercam sua aplicao concreta e seu
reconhecimento enquanto mtodo de trabalho.
Neste texto, especificamente, discutiremos as
relaes entre a corrente espanhola e a brasileira, apontando suas semelhanas e divergncias. Captar a essncia presente em cada tendncia, talvez, seja um caminho para compreender os sentidos atribudos Identificao
Documental, seus procedimentos e usos.
A corrente espanhola precursora nos estudos
de Identificao Documental e trouxe grandes
contribuies para a temtica. Segundo Pedro
Lpez Gmez (1998, p. 39):
Por medio del anlisis documental, y en el proceso
de identificacin de las distintas series documentales, pasamos desde los orgenes legislativos, normas, procedimiento y trmite que ha originado cada serie en concreto, al conocimiento del rgano
emisor/receptor y sus funciones y competencias,
las actividades desarrolladas en el ejercicio de las
mismas, y la plasmacin documental que se manifestaron, en el tiempo y a lo largo del tiempo.

Ou seja, a partir de uma acurada anlise documental, aliada identificao de sries documentais, possvel reunir informaes relativas
posio hierrquica do documento em relao
aos seus nveis superiores orgnicos, conforme
a provenincia. Da mesma forma, capaz de
contribuir para o entendimento da configurao
fsica e intelectual assumida pelo documento no
ato de seu registro.

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Nesse sentido, a Identificao Documental,
revela-se um importante instrumento para o
estudo de produo documental, com vistas
contextualizao da informao.
Ainda sobre a provenincia, Antonia Heredia
Herrera (2003, p. 7) ressalta que no apenas o
estudo da instituio importante para essa
construo, mas tambm a identificao das
sries documentais, completando a ideia anterior:
Las soluciones a posteriori, siempre a destiempo,
suponen una reconstruccin nunca invencin
que exige conocimiento de la institucin, de sus
competencias materializadas en funciones y actividades, de su estructura, de la identificacin de las
series que son testimonio y prueba de dichas funciones y actividades.

Quanto aplicao do mtodo e aos aspectos

que o permeiam, como o estudo do contexto e
dos documentos, Maria Lusa Conde Villaverde
(2006, p. 35).afirma que:
En efecto, a partir de ese momento la investigacin
en los archivos se centrar en los diferentes aspectos de la reconstruccin del contexto de produccin de los documentos (identificacin del sujeto productor, de su dimensin orgnica y funcional,
etc.), as como de su caracterizacin como testimonio nico de los hechos documentados (necesidad de su conservacin permanente o posibilidad
de seleccin y eliminacin transcurrido el plazo de
vigencia de sus valores administrativos; perodos
de permanencia en cada una de las etapas de su
ciclo vital; confidencialidad de su contenido informativo, etc.).

Entende-se, ento, que a reconstruo do contexto de produo, possvel por meio da Identificao Documental, relaciona-se com os demais
procedimentos arquivsticos.
No Brasil, a discusso se afasta um pouco dessa perspectiva, quando um grupo de pesquisadores passa a compreender que a Identificao,
alm de possuir relao com as funes arquivsticas, tambm se trata de uma funo. Ana
Clia Rodrigues (2008, p. 13), uma das precursoras dessa abordagem, esclarece que
No contexto da identificao, os estudos tericos
desenvolvidos indicam que se trata de uma funo
arquivstica, ainda sem sistematizao. Os procedimentos formulados para reconhecer os documentos de arquivos e seus vnculos de provenincia e organicidade, uma pesquisa preliminar desenvolvida que gera informaes registradas em
instrumentos prprios e so a base das anlises
para a avaliao, classificao, descrio e produo de documentos de arquivos

A sistematizao citada por Ana Clia Rodrigues um ponto muito importante, pois a Identificao Documental ainda no possui uma sis-

tematizao de suas etapas, de modo a facilitar

sua prtica.
J, Sonia Troitio (2015. p. 159) ao debater os
mecanismos empregados para a atribuio de
nomes a documentos, elenca trs processos
distintos, relacionando-os com a identificao
documental, em alguma de suas fases:
Nomear: ato de dar nome pautando-se em critrios
previamente estabelecidos, podendo ser amparado
na legislao, em manuais, em padres formulares, na histria ou em qualquer outra base de
apoio.
Reconhecer: processo vinculado identificao
documental. Por si s, apenas possvel reconhecer um documento e, imediatamente, o nome que
lhe conferido quando esse nome j est bem
consolidado.
Denominar: implica em dar um nome designativo,
envolvendo fixao e determinao. uma espcie de chamamento, no sentido de confirmao da
conexo estabelecida entre o objeto e a expresso
que o designa.

Esclarecendo, que o processo acima, refere-se

designao de documentos e no dos tipos
documentais em si. Entretanto, os estudos de
identificao documental so mais amplos, por
tratar no s do documento, mas das relaes
intrnsecas e extrnsecas a eles inerentes. Ainda
assim, so estudos extremamente teis por
proporcionar fundamento no s a designao
do documento, mas a sua compreenso.
O fato que independentemente da corrente de
estudos arquivsticos, nota-se certa generalidade na forma de tratamento documental em relao origem dos registros. Segundo Ana Maria
de Almeida Camargo (2015. p. 14),
A nomeao adequada dos documentos, para fins
de organizao e descrio dos arquivos, tem sido
bastante negligenciada. Na medida em que a prpria disciplina arquivstica se fundamenta nas prticas administrativas dos organismos pblicos, em
que predominam as aes sequenciais e seu correlato documental - os processos -, observa-se entre ns um curioso fenmeno: muitos profissionais
se eximem de identific-los, na suposio de que,
sendo todos da mesma espcie, basta reconheclos pela funo que cumprem ou pelo assunto de
que tratam.

No Brasil, o conceito de tipo documental consolidou-se com a unio da espcie documental

(concepo formular) funo atrelada ao ato
em si procedimento em larga medida influenciado pelos estudos da arquivista Helosa Liberalli Bellotto. Efetivamente, significa que documentos oriundos de atos administrativos, em
geral respaldados em regras do direito e em
manuais de procedimentos, possuem fcil reconhecimento de sua estrutura formular documen-

Troitio, Sonia; Fonseca, Gabrieli Aparecida da. A aplicabilidade da identificao documental

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tal. Dessa forma, relatrios de atividade, solicitao de frias, processo de admisso de pessoal so facilmente reconhecidos e seus nomes
quase auto-explicativos dos contedos que
carregam.
Contudo, documentos de arquivos pessoais,
especialmente os de frum ntimo, carecem de
rigor na constituio de sua estrutura formular
Ainda que, como bem lembra Duranti (1996),
seja possvel perceber certo padro.
Da mesma forma, a funo atrelada ao documento, prprio motivo de sua criao, usualmente plural. Essa questo fica muito clara
quando lidamos com a to conhecida correspondncia. Nas cartas, exemplo to tpico de
registro da vida privada, em um mesmo documento, possvel que funes como saudar,
convidar, relatar ou prestar homenagem se encontrem no mesmo discurso, assim dificultando
a titulao documento, pois existe uma pluralidade de funes confluentes. Porm, a questo
pode sofrer outros complicadores.
Fora as formas de expresso tradicionais, a
contemporaneidade traz em seu bojo novas
formas de expresso escrita, fruto das transformaes nos relacionamentos. Assim, no raramente hoje, formas de comunicao mantidas
atravs de emails, bate-papos, troca de mensagens utilizando servios como Whatssap, Line
ou similares, no mbito privado, assumiram foro
privilegiado pelas facilidades de comunicao
que proporcionam como popularidade, agilidade, gratuidade, entre outros atrativos.
Na FiFHC, nosso estudo de caso, a ttulo de
exemplificao, a experincia com essas novas
formas de comunicao representou um desafio
a ser enfrentado, especialmente na eleio do
nome designativo do documento.
Dessa forma, amplamente norteados pelos estudos de Identificao Documental, o grupo de
estudiosos optou por designar determinada
espcie de documento como Conversao
(Camargo, 2015). Nome sem dvida polmico,
mas que inegavelmente reflete a ao em si
(conversa registrada). Evidentemente que para
que uma conversa seja registrada necessrio
um veculo, neste exemplo, ela se deu atravs
da troca de email. E porque no simplesmente a
palavra email foi utilizada? Talvez porque o
termo endereo eletrnico seja um guardachuva amplo demais, o qual esconderia especificidades das unidades documentais.
Todavia, estas novas expresses documentais
ainda no foram bem estudadas e carecem de
pesquisas para sua melhor compreenso
posto que o padro formular que apresentam,

oscila entre os tradicionalmente conhecidos,

influenciados pelo costume, e as adaptaes
condicionadas pela tecnologia disponvel e pelas novas formas de relacionamento.
Diante dos desafios impostos pela realidade que
se apresenta, no que diz respeito ao reconhecimento e padronizao de registros documentais, a Identificao Documental pode indubitavelmente colaborar para a racionalizao do
sistema organizao e disponibilizao de documentos.

5. Consideraes finais
A Identificao Documental um tema de grande importncia para a arquivstica, uma vez que
explora especificidades dos documentos tais
como rgo produtor, tipo documental, natureza, entre outros elementos constituintes do registro. Em arquivos pessoais, a Identificao
Documental se destaca por possibilitar uma
organizao que vai alm dos aspectos fsicos
do documento, j que permite uma viso mais
ampla, aprofundada pelos estudos sobre provenincia e organicidade.
Compreender a lgica de formao dos arquivos pessoais de suma importncia para a
organizao dos mesmos, pois atravs desta
que sero representados enquanto arquivos.
Consequentemente, estudos em direo gnese so essenciais, principalmente quando a
documentao se encontra desordenada. A
Identificao Documental, nesses casos, crucial e capaz de direcionar os trabalhos de organizao arquivstica.
Diante das consideraes aqui postas, buscamos debater o modo como a Identificao Documental pode contribuir para o conhecimento
circunstanciado do contexto funcional. Assim, o
estudo de caso sobre os procedimentos de organizao da informao desenvolvidos na
FiFHC veio complementar nossa pesquisa por
permitir a anlise do tratamento documental
destinado ao seu acervo, em busca da fundamentao proporcionada pelas prxis em arquivos aliada s bases tericas de nosso campo de
estudo.
Ao refletir sobre o papel da Identificao Documental no processo de organizao de arquivos,
sejam de origem institucional ou pessoal, pudemos constatar seu valor em primeiro lugar por
sua capacidade de evidenciar a natureza e origem dos documentos, conforme a provenincia;
em segundo lugar por auxiliar na construo do
plano de classificao ao esclarecer as relaes
orgnicas entre os diferentes nveis hierrquicos; e em terceiro por contribuir para o estabe-

Troitio, Sonia; Fonseca, Gabrieli Aparecida da. A aplicabilidade da identificao documental

em arquivos pessoais: uma reflexo. // Ibersid. 10:1 (2016) 33-40. ISSN 1888-0967.

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lecimento de sries documentais tipolgicas,
atravs do reconhecimento de espcies e funes presentes nos registros das aes humanas no mbito da vida privada.
No caso dos arquivos privados, as especificidades que tornam a organizao dos arquivos
pessoais mais complexa no devem dificultar ou
impedir que os mesmos sejam tratados tal como
arquivos que so, em conformidade com os
princpios da Arquivologia.
Enfim, visto que os arquivos pessoais possuem
especificidades que muitas vezes requerem
tratamento documental personalizado, a Identificao Documental uma grande aliada para a
organizao desses acervos, uma vez que no
apenas recupera meios para organizar adequadamente a documentao, mas tambm valoriza e respeita a individualidade de cada arquivo.

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