El mtodo GTD

Es un mtodo de gestin de las actividades de David Allen. Allen se centra en la

creacin de listas especficas de tareas (por ejemplo, lista de llamadas telefnicas)
y preconiza almacenar cada tarea en cubos especficos (agendas, PDA,
grabadoras, libretas, etc.). Una vez almacenadas, podemos sacar estas tareas de
nuestra mente para recogerlas ms adelante y procesarlas.

El Diagrama de Gantt
Esta herramienta grfica permite mostrar el tiempo de dedicacin a tareas o
proyectos a lo largo del tiempo.

El mtodo Quick Wins

Este mtodo alude a la estrategia de llevar a cabo todas aquellas acciones y
decisiones que se puedan tomar de forma rpida, con la certeza de que son las
correctas.

El Scrum
Scrum es un modelo de referencia que define un conjunto de prcticas y roles, y
que pueden tomarse como punto de partida para definir el proceso de desarrollo
que se ejecutar durante un proyecto.

Pomodoro
La Tcnica Pomodoro es un mtodo para la administracin del tiempo se apoya en
el uso de un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25
minutos (llamados pomodoros) separados por pausas.

El mapa mental
Un mapa mental es un diagrama usado para representar ideas, tareas o
conceptos ligados a una palabra clave o idea central.
Es una herramienta increblemente flexible que te permite manipular ideas,
conocimiento o informacin con mucha libertad.

Matriz de Stephen covey

La misma contiene dos dimensiones: importante-no importante (va o no va con mi
propsito) y urgente-no urgente (requiere o no atencin inmediata).

El mtodo pert

El Mtodo PERT-Tcnica de evaluacin y revisin de programas (Program

evaluationand Review technique), es una tcnica que le permite dirigir la
programacin de su proyecto.

Mtodo cpm
El mtodo CPM o Ruta Crtica (equivalente a la sigla en ingls Critical Path
Method) es frecuentemente utilizado en el desarrollo y control de proyectos. El
objetivo principal es determinar la duracin de un proyecto, entendiendo ste
como una secuencia de actividades relacionadas entre s, donde cada una de las
actividades tiene una duracin estimada.

Ensayo:
Introduccin
Existen infinidad de ideas y tareas, pero no el tiempo para llevarlas a cabo.
A continuacin sern explicados los mtodos y estrategias utilizados para
optimizar el tiempo en el desarrollo de un proyecto, aunque hay infinidad de dichos
mtodos y estrategias, se darn a conocer los ms comnmente utilizados o los
que simplemente son ms conocidos y fciles de elaborar.

Desarrollo
El mtodo GTD
Es un mtodo de gestin de las actividades y el ttulo de un libro de David Allen.
Allen se centra en el en la creacin de listas especficas de tareas (por ejemplo,
lista de llamadas telefnicas) y preconiza almacenar cada tarea en cubos
especficos (agendas, PDA, grabadoras, libretas, etc.). Una vez almacenadas,
podemos sacar estas tareas de nuestra mente para recogerlas ms adelante y
procesarlas. El mtodo de Allen se divide en varias fases:
1) Procesar: consiste en almacenar y procesar tareas segn un orden especfico.
Para ello:
- Empezar siempre desde el principio.
- No procesar ms de una tarea a la vez.
- No llevar de vuelta al cubo ninguna tarea.

- Si una tarea requiere una accin, Allen sugiere las siguientes reglas:
*Si lleva menos de 2 minutos, hazla ahora, no la dejes para ms tarde.
*Si no es tu tarea, delgala.
- Si una tarea no requiere una accin: archvala, deschala o ponla en cuarentena
si no puedes realizarla ahora.
2) Organizar: una vez procesadas hay que organizar las tareas en distintas
carpetas. Por ejemplo pueden emplearse las siguientes:
- Prximas acciones: para las tareas que vas a llevar a cabo de forma inminente.
- Proyectos: para todas aquellas tareas que requieren ms de una accin. Esta
lista debe ser revisada peridicamente.
- En espera: para las tareas que has delegado y requieren tu atencin
- Algn da: para las que te gustara realizar pero que no puedes hacer ahora
mismo.
3) Revisar: hacerlo de forma peridica con todas las carpetas y su contenido. Los
usuarios que dispongan de cuenta en Gmail pueden utilizar etiquetas para crear
listas y proyectos, con este sencillo truco todava conseguirn ahorrar ms tiempo.
El mtodo GTD nos ayuda en:
La gestin por actividades.
Liberar nuestra mente, gracias a las listas escritas que nos facilitan el no tener que
recordar tanto volumen de informacin.
Una visin rpida y grfica de nuestra situacin, por la propia distribucin en cubos
del mtodo.

El Diagrama de Gantt
Esta herramienta grfica permite mostrar el tiempo de dedicacin a tareas o
proyectos a lo largo del tiempo.
Gracias al Diagrama de Gantt podemos tener control sobre aspectos como:
- Planificacin de proyectos.
- Clculo de costes.
- Previsin de desvos.

Ventajas de los diagramas de Gantt

Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo. Es decir
que, de forma muy visual, se nos pone delante una grfica que refleja la
organizacin de las fases de un proyecto. Aqu la frase una imagen vale ms que
mil palabras es del todo aplicable, ya que la visualizacin del diagrama de Gantt
facilita enormemente la comprensin de todo el proceso.
Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se dividen en
segmentos ms pequeos resultan ms accesibles, ms fciles de alcanzar. A la
vez, se ve ms clara su posible complejidad. La construccin de un diagrama de
Ganttobliga a seccionar el todo en diferentes partes y crea un cuadro con todas
sus piezas.
Demuestra el conocimiento, el savoir faire de quien lo crea. Cuando se disea un
diagrama de Gantt bien presentado, con las tareas debidamente organizadas y
adecuadamente asignados sus recursos, dice mucho acerca de la profesionalidad
del director del proyecto. Se percibe enseguida si ste conoce a fondo las
necesidades y objetivos, y resulta un elemento predictor acerca de sus
posibilidades de xito.
Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del grfico indican en qu
perodo se completar una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar una
perspectiva temporal adecuada y es til para la consecucin a tiempo de los
objetivos fijados. Importante es tambin tener en cuenta otros eventos de la
compaa ajenos al proyecto, que podran consumir tambin recursos y tiempo.
Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el
proyecto. Como el diagrama de Gantt es una herramienta muy grfica, cualquier
persona puede comprender fcilmente cules son las etapas del proceso. Situarlo
en un lugar visible y en formato grande, donde todo el mundo pueda verlo,
ayudar a que se recuerden los objetivos y se conozca cundo van a tener lugar
las acciones planificadas.
Desventajas de los diagramas de Gantt.
Pueden llegar a ser extraordinariamente complejos. A excepcin de los proyectos
ms sencillos, en general puede que confluyan un gran nmero de tareas a
realizar y mltiples recursos a considerar para poder desarrollarlos de forma
eficiente. Existen excelentes aplicaciones de software que facilitan la gestin de
las acciones planificadas. Aun as, cuando el proyecto es demasiado complejo, se
recomienda que sean varias personas las que se encarguen de administrarlo. Las

grandes empresas lo tienen ms fcil, ya que poseen ms y mejores medios para

poner al cargo a varios directores de proyecto expertos.
La longitud de las barras no indica la cantidad de trabajo, sino slo la
temporalizacin. Las barras del diagrama de Gantt muestran el perodo de tiempo
durante el cual se completar un conjunto particular de tareas, pero sin informar
acerca de la cantidad de recursos que es necesaria. Por ejemplo, una barra corta
puede representar ms horas de trabajo, es decir, ms recursos, que una barra
ms larga: puede ocurrir que una tarea deba completarse en menos das, pero
que requiera ms carga de trabajo por da.
Se precisa una actualizacin constante. Durante el desarrollo de un proyecto, las
condiciones y situaciones van variando en relacin a la previsin inicial. Si se
emplea undiagrama de Gantt, es necesario poder modificarlo fcilmente y con
frecuencia. Si no se hace as, no resultar til. En este punto, las herramientas de
software son de gran ayuda, sobre todo para directores de proyecto con menos
experiencia.
Difcil de plasmar en una sola hoja de papel. Generalmente, los diagramas
realizados por ordenador estn diseados para ser visualizados en pantalla,
divididos en segmentos que se unen para ver el proyecto al completo. Para
imprimir el grfico en papel, se deber hacer por partes para, despus, unirlas
entre s. Si se quiere exponer el diagrama en un lugar visible a todos y mantenerlo
actualizado, este hecho puede ser un autntico inconveniente por la carga de
trabajo que conlleva.
Vistos los pros y los contras, cabe decir que el diagrama de Gantt es un mtodo
funcional, til y muy visual que las empresas emplean para planificar todo tipo de
actividades y proyectos. Permite realizar un seguimiento relativamente sencillo de
los plazos previstos y reorientar, si es necesario, la programacin de tareas inici

El mtodo Quick Wins

Este mtodo alude a la estrategia de llevar a cabo todas aquellas acciones y
decisiones que se puedan tomar de forma rpida, con la certeza de que son las
correctas.
Emplear este mtodo permite lograr:
- Identificacin de mejoras.
- Implementacin rpida.
- Consenso.

El Scrum
Scrum es un modelo de referencia que define un conjunto de prcticas y roles, y
que pueden tomarse como punto de partida para definir el proceso de desarrollo
que se ejecutar durante un proyecto.
Los roles principales en Scrum son el Scrum Master, que mantiene los procesos y
trabaja de forma similar al director de proyecto, el Product Owner, que representa
a los stakeholders (interesados externos o internos) y el Team que incluye a los
desarrolladores.
Las herramientas que pueden emplearse en este mtodo son:
- Software de medicin, que nos proporcione:
* Conciencia del tiempo
* Reporting valorado
* Coste/Beneficio
- Sistemas de evaluacin, a tres niveles:
* Evaluacin desempeo
* Evaluaciones externas
* Evaluaciones internas
- Softwares de productividad, tales como:
* Ofimtica
* Comunicacin
* Documentacin
El Scrum permite la compactacin del tiempo basndose en sprints. Siempre ir
enfocado a la gestin de desarrollo de software, siendo aplicable a proyectos
cclicos.

Pomodoro
La Tcnica Pomodoro es un mtodo para la administracin del tiempo se apoya en
el uso de un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25
minutos (llamados pomodoros) separados por pausas.

El mtodo se basa en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la

habilidad mental.
Las ventajas de emplear esta tcnica se reflejan en:
- El clculo de tiempos: en actividades, proyectos y tambin en asuntos
personales.
- Las herramientas y mtodos: los pomodoros propician el aislamiento necesario
para la concentracin desde la flexibilidad.
- La compactacin horaria: que supone menos interrupciones, por tanto ms
tiempo personal. En definitiva, algo parecido a lo que se conoce como horario de
trabajo europeo.

El mapa mental
Un mapa mental es un diagrama usado para representar ideas, tareas o
conceptos ligados a una palabra clave o idea central.
Es una herramienta increblemente flexible que te permite manipular ideas,
conocimiento o informacin con mucha libertad. Esta informacin queda capturada
en contenedores que pueden almacenar varios tipos de datos y que pueden
reorganizarse a voluntad.
Su formato compresible/expansible te permite no slo tener una visin de conjunto
sobre un tema determinado, sino tambin tener una vista ms detallada de
cualquier elemento, ambos en el mismo documento.
Por qu usar los mapas mentales si te planteas como organizar el trabajo?
El mapa mental puede ayudarte a:
Obtener mayor claridad- Hacer una lluvia de ideas sobre un tema, sobre todo si es
complejo, te permite identificar y entender con rapidez la estructura del mismo y
ver como encajan las diferentes piezas de informacin. Al reordenar rpidamente
esas piezas tienes la oportunidad de verlas desde un contexto diferente.
Tomar mejores decisiones- Al proporcionarte de forma visual una descripcin
detallada de la cuestin a la que te enfrentas, te permite generar ideas sobre
soluciones potenciales, explorar los pros y los contras de cada una, darte cuenta
de los potenciales problemas futuros y tambin decidir el peso de cada factor.
Identificar, priorizar y registrar tareas claves en los proyectos- Te permite adjuntar
informacin detallada de las tareas (fechas de inicio y final, porcentaje finalizado,
etc.) y crear, por ejemplo, un escritorio personal para registrar las tareas
delegadas y revisar el progreso.

Planificar- Te ayudan a dividir grandes proyectos en bocados ms manejables y a

entender de que recursos y habilidades dispones y que te falta para poder
planificar tus tareas diarias.
Organizar la informacin- El mapa mental puede contener enlaces a ficheros,
paginas web, notas y correos electrnicos, de forma que se revisa rpidamente y
empleas menos tiempo buscando documentos e informacin.
Resolver problemas creativos- Dado que nuestro cerebro trabaja por asociacin,
hacer un mapa visual de la informacin hace ms fcil descubrir las conexiones
entre lo que de entrada parecen partes de la informacin no relacionadas. Te
ayuda a conectar esas partes, generar nuevas ideas y ser ms creativo a la hora
de solucionar problemas.
Revisar tu pensamiento- Cuando desplazas un tema en tu mapa mental, cambias
su contexto, reformulas su significado. Te permite ver las ideas y la informacin
desde un nivel de abstraccin superior y reordenarlas hasta que tengan sentido
para ti.
Identificar huecos en tu informacin- Si tu cerebro trabaja visualmente resulta mas
fcil ver los huecos que existen en tu informacin, y que hechos o conocimiento
adicional necesitas, nuevas ideas que puedes no haber visto antes.
Tomar notas Es un mtodo realmente eficaz para tomar notas. Al ser ms
compacto que las notas convencionales, te permite agrupar con facilidad la
informacin y capturar ideas al vuelo. Si despus de haber dibujado tu mapa
mental encuentras ms informacin,
puedes integrarla en l fcilmente

Matriz de Stephen covey

El autor menciona que para ser productivos debes clasificar en una matriz de
cuatro cuadrantes tus actividades de acuerdo con el siguiente esquema:
Cuadrante I: Importante Urgente
En este cuadrante ubicas las actividades que son importantes para el logro de tu
meta y son de accin inmediata, es decir, de importancia ALTA.
Aqu ubicas actividades relacionadas con proyectos de ltima hora, apaga
incendios, situaciones fortuitas que merecen tu atencin por los efectos adversos
que puede tener si no lo haces, el cuidado de tu salud.
Una palabra para este cuadrante: estrs.

Cuadrante II: Importante No urgente

En este cuadrante se ubican las actividades que son importantes pero que no
requieren de una accin inmediata. Se pueden planificar para lograr el objetivo y
se pueden medir as como hacer los correctivos.
Una palabra para este cuadrante: felicidad.
Cuadrante III: No importante Urgente
Aqu ubicas actividades que son urgentes pero no importantes para ti. Se
relacionan con actividades importantes para otras personas. no para tu meta.
Ejemplo: llamadas y peticiones imprevistas, reuniones innecesarias, etc.
Nivel de importancia: BAJA y de CORTO PLAZO.
Cuadrante IV: No importante No urgente
Este es el cuadrante del ocio sin sentido. Nadie dice que no puedas divertirte, pero
es mejor planear las diversiones.
Una palabra para este cuadrante: Desperdicio.

El mtodo pert
El Mtodo PERT-Tcnica de evaluacin y revisin de programas (Program
evaluationand Review technique), es una tcnica que le permite dirigir la
programacin de su proyecto.
El mtodo PERT consiste en la representacin grfica de una red de tareas, que,
cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.
Como se mencion anteriormente fue diseada por la marina de los Estados
Unidos para permitir la coordinacin del trabajo de miles de personas que tenan
que construir misiles con cabezas nucleares POLARIS.
Est orientada a los sucesos o eventos, y se ha utilizado tpicamente en proyectos
de I+D en los que el tiempo de duracin de las actividades es una incertidumbre.
Dado que las estimaciones de duracin comportan incertidumbre se estudian las
distribuciones de probabilidad de las duraciones.
Se utiliza ms comnmente para:
- Determinar la probabilidad de cumplir con fechas de entrega especficas.
- Identificar cuellos de botella.
- Evaluar el efecto de los cambios en el programa.

En su etapa preliminar, el mtodo PERT incluye lo siguiente:

Desglose preciso del proyecto en tareas,
Clculo de la duracin de cada tarea,
La designacin de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar la
supervisin de dicho proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de tomar
decisiones en caso de que existan variaciones de las proyecciones.

Mtodo cpm
El mtodo CPM o Ruta Crtica (equivalente a la sigla en ingls Critical Path
Method) es frecuentemente utilizado en el desarrollo y control de proyectos. El
objetivo principal es determinar la duracin de un proyecto, entendiendo ste
como una secuencia de actividades relacionadas entre s, donde cada una de las
actividades tiene una duracin estimada.
En este sentido el principal supuesto de CPM es que las actividades y sus tiempos
de duracin son conocidos, es decir, no existe incertidumbre. Este supuesto
simplificador hace que esta metodologa sea fcil de utilizar y en la medida que se
quiera ver el impacto de la incertidumbre en la duracin de un proyecto, se puede
utilizar un mtodo complementario como lo es PERT.
Una ruta es una trayectoria desde el inicio hasta el final de un proyecto. En este
sentido, la longitud de la ruta crtica es igual a la la trayectoria ms grande del
proyecto. Cabe destacar que la duracin de un proyecto es igual a la ruta crtica.

En el mtodo CPM se consideran dos tiempos:

Tiempo normal. Es el tiempo en el CPM requerido para terminar una actividad si
esta se realiza en forma normal. Es el tiempo mximo para terminar una actividad
con el uso mnimo de recurso, el tiempo normal se aproxima al tiempo estimado
probable en PERT.
-Tiempo acelerado. Tiempo en el CPM que sera requerido si no se evita costo
alguno con tal de reducir el tiempo del proyecto. Tiempo mnimo posible para
terminar una actividad con la concentracin mxima de recursos.
En CPM solamente se requiere un estimado de tiempo. Todos los clculos se
hacen con la suposicin de que los tiempos de actividad se conocen. A medida
que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el
progreso. Si ocurre algn retardo en el proyecto, se hacen esfuerzos por lograr
que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignacin de
recursos.

Conclusiones
Existen infinidad de mtodos y estrategias para llevar a cabo correctamente un
proyecto, por lo que no nos debe de ser muy difcil planear y desarrollar proyectos
en un momento dado que se nos presenten, gracias a esto podemos planear y
tenber buenos tiempos de entrega de proyectos sin dejar nada a la deriva o sin
saber que va a pasar con algn aspecto o tarea de dicho proyecto.

Bibliografas:
https://mipropiojefe.com/la-matriz-del-tiempo/
http://kaizenexito.com/matriz-estrategia-personal/
http://www.zetasoftware.com/2015/02/administracion-del-tiempo-los-4-cuadrantesde-stephen-covey/
http://percpm.blogspot.mx/
http://es.workmeter.com/blog/bid/254184/5-M-todos-para-Mejorar-la-Gesti-n-delTiempo-en-tu-Empresa
http://organizatutrabajo.com/razones-para-usar-mapas-mentales/
http://www.obs-edu.com/blog-project-management/diagramas-de-gantt/ventajas-einconvenientes-del-diagrama-de-gantt/