Frmulas

1. QU SON LAS FRMULAS

na frmula es una expresin que relaciona valores o datos

entre s a travs de ciertos operadores, y que da como
resultado otro valor. Las frmulas pueden tener varias formas, ya que
pueden utilizar referencias, funciones, texto y nombres para realizar
diferentes tareas.
Por ejemplo, aqu te muestro un ejemplo de frmula. Fjate cmo
se relacionan los valores (los nmeros 8, 2 y 1) a travs de los
operadores (los operadores son, en este caso, la multiplicacin y la
suma) y se obtiene un nuevo valor como resultado.

Para introducir una frmula en una celda de Excel, lo primero que

tenemos que escribir es el signo igual (=). Luego escribiramos los
valores, referencias y operadores de la frmula. Para acabar, se hara
lo mismo que al introducir datos: pulsar la tecla
la barra de frmulas.

o el botn

de

Por defecto, en las celdas que tienen frmulas, se ve el resultado

de las frmulas en la hoja de clculo, mientras que la frmula en s
aparece en la barra de frmulas.
El resultado de una frmula puede ser un valor, un valor lgico
(un valor lgico es un tipo de datos de Excel que slo puede tomar dos
valores, puede ser VERDADERO o FALSO) o un texto.
Los operadores son smbolos que indican el tipo de operacin
que se tiene que hacer en la frmula. Los operadores que puedes usar
son:

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Operadores aritmticos: sirven para hacer operaciones

matemticas, dando como resultado un nmero:
Suma +
Resta Multiplicacin *
Divisin /
Porcentaje %
Funcin exponencial ^

z Operadores comparativos o de comparacin: se utilizan para

comparar dos valores entre s y devuelven un valor lgico; es

decir, devuelven VERDADERO o FALSO, dependiendo de si
la comparacin es verdad o no:
Igual =
Distinto <>
Mayor >
Mayor o igual >=
Menor <
Menor o igual <=
z

Operador de texto: el operador de texto (&) une dos valores

de texto para producir un nuevo valor, que ser el resultado de
aadir un texto a continuacin del otro. Este operador de llama
concatenacin.

Aqu tienes algunos ejemplos de frmulas:

Para indicar
nmeros
negativos en
una frmula,
no utilices los
parntesis,
sino pon
el signo delante del
nmero. Por
ejemplo, si en
una frmula
3,
pones =2*-3
el resultado
ser el valor
6.
negativo -6

Frmula:
=25-3
=3^2+5
=5%
=50*10% (el 10% de 50)
=10*(2+20)
=20>=40
=10>3
="Una" & " prueba"

Resultado:
22
14
0,05
5
220
FALSO
VERDADERO
Una prueba

Todos los operadores, menos % y -, actan sobre dos valores.

Esto quiere decir que, a partir de dos valores, obtienen un nuevo valor
como resultado. El operador - puede actuar sobre dos valores (restar
un nmero de otro) o sobre uno slo. Cuando acta sobre un nico
valor, significa valor negativo.

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Cuando introduces una frmula que tiene varios operadores,

tienes que tener en cuenta que los operadores tienen un orden de
precedencia; es decir, que unos operadores se ejecutarn antes que
otros.
El orden de evaluacin de operadores, ordenados de mayor a
menor prioridad es:

Si una frmula tiene operadores que tienen la misma prioridad, se

ejecutarn de izquierda a derecha. Si quieres cambiar el orden en el
que se ejecutarn los operadores, utiliza los parntesis.
Por ejemplo, la frmula =2*2+6 produce un resultado de 10
(primero hace la multiplicacin, que da como resultado 4, y luego hace
la suma), mientras que si pones los parntesis =2*(2+6) obtienes el
valor 16 (primero se suman 2 ms 6, y luego se multiplica el resultado
por 2). Otro ejemplo sera: =1+2*5, que da como resultado 11, y
=(1+2)*5, que da 15.
Adems, cada operador de los que hemos visto acta sobre unos
tipos de datos determinados. Si, al escribir las frmulas, introduces un
tipo de dato distinto del esperado, Excel intentar convertir el valor al
tipo esperado.
Por ejemplo, en la frmula =''20''+''30'' ponemos los nmeros
como si fueran texto, al escribirlos entre comillas (''). Pero esta
frmula da como resultado 50, porque Excel convierte los valores de
texto a nmeros.
Otro ejemplo sera =''1/4/2004''-''1/3/2004'', que dara como
resultado el valor 31. Como las fechas se guardan internamente como
un nmero, la frmula con el operador de resta es correcta.
La conversin de datos tambin se realiza cuando el operador
espera un valor lgico, tomndose el valor 0 como el valor lgico
FALSO y el resto de nmeros como VERDADERO.
Si la frmula que has escrito no se puede calcular correctamente,
se indica con un mensaje de error en la celda. Los mensajes de error
comienzan con el signo #.

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Los distintos valores de error que puede mostrar Excel al

introducir frmulas son:
#DIV/0!: error de divisin por cero, en la frmula se ha
puesto una divisin que divide un nmero por cero.
#N/A: se produce cuando un valor no est disponible
para una frmula.
#NOMBRE?: se ha utilizado un nombre que Excel no
reconoce.
#NULO!: se ha indicado una interseccin no vlida de
dos reas.
#NUM!: nmero usado de forma incorrecta o no vlida.
#REF!: referencia a una celda no vlida.
#VALOR!: operando o argumento equivocado. Aparece
si los valores que acompaan a los operadores de una
frmula no se pueden convertir al tipo correcto.
######: es un marcador de columna, que indica que
el tamao de la columna es demasiado pequeo para que
quepan los datos que hay. Tambin aparece cuando se
utiliza una fecha o una hora negativas.

Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que

escribes las frmulas. A veces lo har sin ms, porque el error estar
muy claro (por ejemplo, si falta algn parntesis de cierre); otras veces
te pedir confirmacin para cambiar la frmula.

2. REFERENCIAS A CELDAS

uando un dato se debe utilizar varias veces para realizar

clculos, puede ser interesante escribirlo una sola vez en una
celda y despus hacer referencia a l en varias frmulas.

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Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver cmo se hace

referencia a las celdas A3 y A5 en las frmulas que hay en la columna
C. Al escribir frmulas que hacen referencia a estas celdas, estas
frmulas harn las operaciones con los valores que tengan estas celdas.
As, en el primer caso tenemos que la frmula indica que se tiene
que sumar el contenido de la celda A3 y el contenido de la celda A5.
Los valores de estas celdas son 10 y 3, por lo que el resultado de la
frmula es el valor 13, que es lo que se ve en la celda.

Las referencias
pueden identificar celdas o
grupos de celdas en una
hoja de clculo. Algunos
ejemplos de
referencias a
una celda
pueden ser:
A1, D7, F5, ...
Y algunos
ejemplos de
referencias de
grupos (rangos de celdas)
son: B4:C8,
A2:D6, ...

Si cambiaras el valor que hay en la celda A3 o el de la celda A5,

los resultados de las frmulas en las que aparecen estas celdas
cambiaran.
Las referencias indican la posicin de las celdas en las que se
deben buscar datos. Para hacer una referencia en una frmula, tienes
que escribir el nombre de la columna y la fila que definen la celda.
En Excel hay tres tipos de referencias:
z Relativas: en este tipo de referencias, la posicin de la celda se

basa respecto a la celda en la que estemos introduciendo la

frmula. Si cualquiera de las celdas cambia de posicin, las
referencias se actualizan para ajustarse a la nueva situacin.
Estas referencias se indican mediante el nombre de la columna
y de la fila: A1, E5, B2:C4, ...
z

Absolutas: se indica la posicin exacta donde se encuentra la

celda en la hoja de clculo. Para indicar que una referencia es
absoluta, se pone el signo $ antes de la letra de fila y del
nmero de columna.
Por ejemplo: $B$1, $D$5, ... Estas referencias indicarn
siempre estas celdas de la hoja, aunque se inserten o eliminen
filas o columnas delante de la celda.

Mixtas: este tipo es una combinacin de los dos de antes.

Indica a Excel que tiene que encontrar la celda combinando la
referencia de una fila o columna exacta con una fila o columna
relativa.
Para indicar este tipo de referencia, debemos escribir el signo $
antes de la fila o la columna absoluta. Por ejemplo: $A1, B$3, ...

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Cuando hayas escrito una frmula, podrs cambiar entre los

distintos tipos de referencias que hay poniendo el cursor en la
referencia que quieras cambiar y pulsando la tecla

Por ejemplo, si tienes la referencia D2 y pulsas varias veces

la referencia ir cambiando de esta forma:

D2 (relativa) $D$2 (absoluta) D$2 (mixta) $D2 (mixta)

Al escribir una frmula o
editar una celda que tiene una
frmula, Excel recuadra las celdas
a las que se hace referencia en la
frmula con un color, que es el
mismo color con el que aparece la
referencia a la celda en la frmula.
Esto te puede ayudar a la hora de
trabajar con las referencias.
Excel tiene unos operadores que nos ayudan a la hora de construir
referencias:
z Rango ( : ): crea una referencia a todas las celdas que hay entre

las dos celdas que escribas. Por ejemplo, B1:C4, donde B1 es

la esquina superior izquierda y C4 la inferior derecha.
z

Unin ( , ): crea una referencia que incluye las dos referencias.

Por ejemplo, C3,C5.

Interseccin ( ): este operador es un espacio, y crea una

referencia para las celdas comunes a las dos referencias. Por
ejemplo, A3:C3 B2:B4.

Para hacer referencia a filas o columnas completas, puedes usar

tambin las siguientes formas de referenciar:
Todas las celdas de la columna: A:A
Todas las celdas de la fila: 2:2
Todas las celdas de las columnas B a D: B:D
Todas las celdas de las filas 1 a 4: 1:4
La hoja completa: A:IV o 1:65536

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Otra forma ms sencilla de introducir referencias en las frmulas

es mediante la seleccin de las celdas con el ratn. Una vez has escrito
el signo = en la celda, slo tienes que hacer clic en la celda a la que
quieras hacer referencia o arrastrar sobre el rango de celdas para la
referencia; estas celdas pasarn automticamente a formar parte de la
frmula.
En Excel hay otro estilo de referenciar a las celdas, llamado
L1C1 (el estilo de referencia que hemos visto hasta ahora se
llama estilo A1). En este estilo de referencia L1C1, la posicin
de la celda se indica mediante una L seguida de un nmero de
fila y una C seguida del nmero de columna.
Para indicar una referencia relativa es este estilo, hay que
ponerla como L(2)C(1), que indica la celda que est 2 filas
ms abajo y una columna ms hacia la derecha, o L(-2)C(-3),
que indica la celda que est dos filas ms hacia arriba y tres
columnas ms hacia la izquierda.
Una referencia absoluta podra ser L3C5, que indica la celda
que est en la tercera fila y la quinta columna, mientras que
una referencia mixta podra ser L2C(1) o L(1)C4.
Para poner este estilo de referencia, accede a Herramientas Opciones, ponte en la ficha General y activa la casilla Estilo
de referencia L1C1.
Este modo de referencia normalmente no se usa; slo se
utiliza a veces cuando se crean macros.

Si el nombre
de la hoja
tiene algn
espacio en
blanco o tiene
algn carcter
que no sea
letra ni nmero (por ejemplo, el signo -,
algn signo de
puntuacin,
etc.), tendrs
que poner
comillas sencillas al principio y al final
del nombre de
la hoja. Por
ejemplo: ='Mis
libros'!B3.

3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS

e la misma manera que hemos visto cmo hacer referencia a

celdas que estn en la misma hoja de clculo, tambin
podemos referenciar celdas que estn en otras hojas del libro.
Para esto, tienes que indicar el nombre de la hoja antes de poner
la referencia de la celda y separar el nombre de la hoja y la celda por
un signo de exclamacin (!). Por ejemplo, Hoja4!A2 hace referencia
a la celda A2 de la hoja llamada Hoja4.
En estos casos, y para que no te equivoques al poner las
referencias, suele ser ms cmodo que seales las celdas directamente
con el ratn.

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Para esto, mientras ests escribiendo una frmula y quieras hacer

referencia a celdas de otra hoja, slo tienes que hacer clic en la hoja
con el ratn y seleccionar la celda o celdas elegidas. Excel pondr la
referencia automticamente, poniendo el smbolo de admiracin y las
comillas simples (si son necesarias).
Estas referencias a celdas de otra hoja se comportan igual que el
resto de referencias: podemos hacer operaciones con ellas, ponerlas
como referencias relativas, absolutas o mixtas, ...
Tambin es posible hacer referencia a una celda o a un grupo de
celdas en un rango de hojas de un libro. Por ejemplo, puedes hacer
referencia a la celda C3 de las hojas Hoja1, Hoja2 y Hoja3 de tu libro.
Estas referencias se llaman referencias 3D y se suelen utilizar
con funciones de Excel (ms adelante explicaremos lo que son y cmo
se utilizan las funciones).
Para indicar una referencia 3D, es decir, una referencia a una o
varias celdas de varias hojas, primero tenemos que indicar el rango de
hojas. Lo pondremos con dos puntos entre los nombres de la primera
y de la ltima hoja. A continuacin pondremos el signo ! y la celda o
el rango de celdas.
Por ejemplo, Hoja1:Hoja3!A5 hace referencia a la celda A5 de
las hojas que estn entre las hojas Hoja1 y Hoja3 del libro, incluidas
estas dos hojas. La referencia Hoja2:Hoja4!B2:D5 incluye las celdas
del rango B2:D5 que estn entre las hojas Hoja2 y Hoja4, ambas
incluidas.

4. MOVER Y COPIAR FRMULAS

uando las celdas que tienen frmulas se mueven a otra zona

de la hoja, los valores o las referencias que tienen no

cambian.

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Sin embargo, si mueves las celdas a las que se hace referencia en

una frmula, Excel actualiza las frmulas para que se ajusten a las
nuevas posiciones.

Ten cuidado si mueves celdas y las pones sobre otras celdas a las
que se hace referencia en alguna frmula. En este caso, como la
frmula hara referencia a unas celdas que ya no estn, porque has
puesto sobre ellas otras celdas, la frmula dar como resultado el valor
de error #REF!.

Cuando copiamos celdas que tienen frmulas, el

comportamiento es diferente segn sean las referencias de estas
frmulas relativas o absolutas.
Si las referencias son relativas, al copiar las celdas, Excel ajusta
las referencias automticamente (tambin ajusta las partes relativas de
las referencias mixtas).

Las referencias absolutas no cambian al copiar celdas, porque

este tipo de referencias siempre se refieren a una zona exacta de la hoja
de trabajo.

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Si las referencias son absolutas, al copiar una celda con una

frmula, la frmula sigue haciendo referencia a las mismas celdas que
antes: no se actualizan las referencias.
Si eliminas
una celda, una
fila o una
columna que
pertenece a un
determinado
rango en una
referencia (por
ejemplo, si tienes el rango
A2:A7 en una
frmula y eliminas la celda
A4), Excel
ajustar automticamente
el rango de la
frmula y no
dar error de
referencia.

Cuando insertas celdas, filas o columnas, Excel tambin cambia

las referencias de las frmulas para que sigan apuntando a las mismas
celdas (ya sean las referencias absolutas, relativas o mixtas).

Si se elimina una celda, una fila o una columna, las referencias

de las frmulas se ajustarn (tanto si son referencias absolutas,
relativas o mixtas), excepto si se hace referencia a algo que se haya
eliminado, ya que, en este caso, la frmula mostrar el mensaje de
error #REF!.
Cuando tenemos referencias 3D que afectan a un rango de
hojas, hay que tener en cuenta lo que puede suceder al mover,
insertar y eliminar hojas:
Al eliminar una hoja que est dentro del rango de una
referencia 3D, los valores de la hoja eliminada se
quitarn de la frmula que utilice esta referencia a la
hora de realizar el clculo.
Si insertas una nueva hoja dentro del rango de hojas de
la referencia 3D, Excel incluir los valores de la nueva
hoja en los clculos de la frmula. Se aadirn a los
clculos el mismo rango de celdas que estuviera
seleccionado en las otras hojas de la referencia 3D.
Si mueves hojas que estn dentro del rango hasta
ponerlas fuera del rango, los valores de estas hojas se
eliminarn del clculo.
Si mueves la primera o la ltima hoja del rango, el clculo
se ajusta para poner el nuevo rango de hojas entre ellas.

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5. RTULOS Y NOMBRES

uchas veces, tu hoja de clculo tendr rtulos o ttulos en

la parte de arriba de cada columna y a la izquierda de cada
fila, que representarn las categoras de la informacin que aparece en
la hoja.

En la imagen que te enseo puedes ver que tenemos informacin

de cada uno de los tres primeros meses y para cada tipo de libro
(novelas, libros tcnicos, libros de historia, infantiles y otros).
En estos casos, puedes utilizar los rtulos o ttulos directamente
en las frmulas e incluso crear nombres alternativos a celdas dentro de
la hoja, para que te resulte ms fcil el hacer y comprender las
frmulas.

Si el nombre
del rtulo
empieza por
un nmero o
por algn operador, tienes
que ponerlo
entre comillas
simples (').
Tambin
tendrs que
poner el nombre del rtulo
entre comillas
simples si
creas un nombre en la hoja
que sea igual
a alguno de
los rtulos (si
ya habas utilizado el rtulo
en alguna frmula, Excel se
ocupar de
poner las
comillas simples al rtulo).

Para indicar a Excel que acepte la utilizacin de rtulos en las

frmulas, tienes que activar la casilla Aceptar rtulos en las
frmulas, que est en la ficha Calcular del cuadro de dilogo de la
opcin de men Herramientas - Opciones. Si no activas esta casilla
y utilizas rtulos en las frmulas, Excel no podr reconocer el nombre
del rtulo y dar error.
Una vez activada esta casilla, podras utilizar los rtulos en las
frmulas de la siguiente manera, por ejemplo: =SUMA(Novelas). En
este caso, Excel reconocer el texto Novelas como el rtulo que hay
en la parte de arriba de la columna B, por lo que devolver la suma de
los valores que hay en esa columna (SUMA es una funcin de clculo
de Excel; ms adelante veremos las funciones).
Si quieres hacer referencia a una celda en concreto con rtulos,
recuerda que la celda es la interseccin entre una fila y una columna.
Por lo tanto, para hacer referencia a ella, podrs utilizar el rtulo de
fila y de columna. Por ejemplo, la frmula =TOTAL Historia hara
referencia a la celda D8 (donde se cruzan la fila de rtulo TOTAL y
la columna de rtulo Historia).

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Adems de esta caracterstica de Excel, tambin se pueden poner

los nombres que quieras a cualquier otra parte de la hoja, sin que sea
necesario que sea la parte de arriba de las columnas o la parte de la
izquierda de las filas.
Para introducir un nombre,
tienes que seleccionar la celda a
la que quieras dar nombre,
ponerte en el cuadro de nombres
e introducir el nombre.
Tambin puedes usar la opcin de men Insertar - Nombre Definir para indicar el nombre. Al poner un nombre, este nombre se ve
en el cuadro de nombres al seleccionar la celda que tiene el nombre.
Para poner un nombre a un rango de celdas, haras lo mismo, pero
primero seleccionaras el rango de celdas a nombrar.
Si accedes a la opcin de men Insertar - Nombre - Definir para
aadir un nombre al libro, podrs ver, en la seccin Se refiere a, que
Excel pone en principio referencias absolutas para definir nombres,
porque, de esta manera, no cambian si se mueve o copia la celda que
tiene el nombre.

Si quieres utilizar nombres con referencias relativas, tendrs que

modificar las referencias que aparecen en Se refiere a.
Tras poner el nombre que quieras, pulsa el botn Agregar para
aadir el nuevo nombre a la lista de nombres del libro. El botn
Eliminar elimina el nombre de la lista de nombres, por lo que ya no
aparecer en el cuadro de nombres.
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Hay que tener en cuenta ciertos aspectos al introducir

nombres:
El primer carcter del nombre tiene que ser una letra o
un signo de subrayado (_). El resto de caracteres del
nombre pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres
de subrayado.
No puedes usar espacios (puedes usar el carcter de
subrayado (_) o un punto para separar las palabras).
El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo.
No puedes poner nombres que sean iguales a una
referencia de celdas (por ejemplo, no puedes poner el
nombre C2 o B$4).
Adems, puedes usar letras maysculas y minsculas. Excel
guarda el nombre tal como lo escribes. Sin embargo, no se
diferencian entre maysculas y minsculas en los nombres (esto
quiere decir que si creas un nombre llamado Libros_comprados
y luego creas otro nombre llamado Libros_COMPRADOS, el
segundo nombre sustituir al primero).

Otra de las cosas que podemos hacer con los nombres es poner un
nombre a una frmula o a un valor sin tener que ponerlo en una celda
de la hoja de clculo. Para esto, accede a Insertar - Nombre - Definir,
escribe el nombre que quieras y, en el campo Se refiere a, pon el valor
o la frmula que quieras.

Por ejemplo,
es ms cmodo y se entiende mejor trabajar con una
frmula del
tipo
=SUMA(Libros_
Vendidos_
1erTrimestre)
que hacerlo
con otra del
estilo
=SUMA(B5:B8),
aunque el
resultado sea
el mismo.

Cuando ests creando una frmula, a travs de la opcin de men

Insertar - Nombre - Pegar aparecer un cuadro en el que podrs
seleccionar un nombre para insertarlo en la frmula. As no te
equivocars al escribir un nombre.
El uso de nombres puede hacer que las frmulas sean ms
sencillas de entender y que sea ms fcil el cambiar o modificar las
frmulas de las hojas de clculo.
Una vez que has introducido nombres en la hoja de clculo,
puedes actualizar la hoja, cambiando cualquier referencia a celda o
celdas que tengan nombre por el propio nombre. Esto se hace desde la
opcin Aplicar del submen Insertar - Nombre.
Y en qu se diferencian un rtulo y un nombre? Pues lo principal
es que puedes usar el nombre para acceder directamente a la celda de
que se trata (a travs del cuadro de nombres, por ejemplo) y un rtulo
no: un rtulo slo sirve para ponerlo como referencia en una frmula.

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