MANUAL

SISTEM AS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

Mayo, 2004

MANUAL DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE
FUNDACITE MERIDA

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IDENTIFICACIN

Nombre de la Dependencia

Coordinacin de Finanzas y
Contabilidad
Gerencia de Gestin Interna

Manual de:
Lugar y Fecha:
Responsable de su elaboracin:
Revisado por.-

Sistemas y Procedimientos Contables

Mayo; 2004
Br. Luis Gerardo Durn Prez
Lic. Aquilina Snchez Daz
Lic. Isabel Becerra
Msc. Francisco Berbes

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INDICE
Contenido

CAPITULO I

CAPITULO II
CAPITULO III
CAPITULO IV
CAPITULO V
CAPITULO VI
CAPITULO VII
CAPITULO VI II

ndice
Introduccin
Contenido Preliminar
Objetivos del Manual de Sistemas y Procedimientos
Contables de FUNDACITE Mrida
Base Legal del Manual de Sistemas y Procedimientos
Contables de FUNDACITE Mrida
Catalog de Cuentas
Plan de Asientos
Plan de Formas Contables
Plan de Reportes Contables
Plan de Libros
Descripcin de los Procedimientos Contables de
FUNDACITE Mrida
Anexos

Pg.
03
04
06
07
11
46
62
91
125
130
172

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INTRODUCCION.
Todo ente publico o privado debe poseer un sistema de informacin contable, el cual se
va a constituir en un conjunto de elementos interrelacionados, el referido sistema de
informacin contable procede a almacenar los datos, y una vez procesados se convierten
en informacin til; que posteriormente se distribuye entre los usuarios para la toma de
decisiones . Es por ello que como todo sistema estar conformada por otros subsistemas,
de los cuales se va retroalimentando de informacin; permitiendo lograr dos conceptos
fundamentales dentro de la gerencia como son: Eficiencia en el manejo adecuado y
racional de los recursos, conjuntamente con la eficacia, para la consecucin de los
objetivos. Es por esta razn que este sistema de Informacin contable va a estar ligado al
desarrollo de nuevas tecnologas, orientando a cualquier organizacin a cumplir con los
tres objetivos principales:

Automatizar los procesos operativos

Proporcionar informacin que sirve de apoyo y fundamentacin para la

toma de decisiones

Lograr ventajas competitivas a travs de su uso.

Con lo expuesto anteriormente, podemos mencionar que la contabilidad va a

conceptualizarse en un sistema de informacin ya que captura, procesa, em ite y
almacena informacin, que sirve para la toma de decisiones; destacando que actualmente
es uno de los procesos que mayor esfuerzo y dedicacin administrativa requiere a fin de
cumplir con los objetivos de esta ciencia. Es por ello que la contabilidad en cualquier
organizacin y en especial en el sector pblico va descansar en un sistema de
contabilidad; el cual constituye un conjunto de normas, pautas, procedimientos, etc. Para
controlar las operaciones y suministrar informacin financiera, por medio de la
organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y
financiera que suministre .
En el prrafo anterior se sealaba implcitamente elementos del Sistema de Contabilidad
y uno de ellos son los procedimientos los cuales integran el sistema y es que los
procedimientos indican el conjunto de pasos para obtener el trabajo de forma rpida,
ordenada y consistente sealando las responsabilidades que tiene cada individuo en su
respectivo cargo dentro de la organizacin. Los procedimientos contables , el autor
CATACORA (Pg. 71) 1los define como Procesos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones en los libros contables

CATACORA C; Fernando, (1997) Sistemas y procedimientos Contables

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El Manual de Sistemas y Procedimientos Contables de la Fundacin para el Desarrollo de

la Ciencia y Tecnologa del Estado Mrida FUNDACITE Mrida se elabor con la finalidad
que la institucin contara con un documento que forme parte del Sistema de Informacin
Gerencial y permita asegurar la eficiencia y eficacia organizacional de este Ente Publico
Descentralizado Sin Fin de Lucro
En este sentido, el manual estar conformado de la siguiente manera: El Capitulo I
referido al Contenido Preliminar donde se esbozan los objetivos del manual y se indica la
base legal que sirve de fundamentacin para la elaboracin del manual.
En el Capitulo II se desarrolla el Catalogo de Cuentas , el cual viene a ser una descripcin
de la cuentas que utiliza la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad; para los registros
contables, de acuerdo al Plan nico de Cuentas elaborado por la Oficina Nacional de
Presupuesto (Onapre)
En el Capitulo III se hace referencia al Plan de Asientos; que viene a ser una gua de los
asientos utilizados y que refleja las transacciones realizadas por FUNDACITE MRIDA
En el Capitulo IV se seala una descripcin de las formas contables que sirven de soporte
de las operaciones hechas por la Fundacin y en el Capitulo V, se muestra una breve
descripcin de los Reportes Contables que emite la Coordinacin de Finanzas y
Contabilidad los cuales sirven de apoyo para la toma de decisiones.
En el Capitulo VI se hace una breve descripcin del Plan de Libros que lleva la Fundacin
Los Procedimientos Contables de Ingresos y Egresos que realiza la Fundacin se
especifican en le Capitulo VII denominado Descripcin de los Procedimientos Contables
conjuntamente con los respectivos diagramas de flujos de los procesos descriptos.
Por ltimo; se seala en el Capitulo VIII los anexos, constituido por una tabla de relacin
jurdica de a
l s diferentes leyes y reglamentos que rigen la Contabilidad en el Sector
Publico y cuyo mbito de aplicacin es competencia de FUNDACITE Mrida
El manual est dirigido a todo el personal que tiene relacin con la Direccin de Recursos
financieros y Solo ser circulada entre el siguiente personal: El o la Presidente (a), l o la
Gerente de Gestin Interna, l o la Coordinador(a) de Finanzas y Contabilidad, l o la
Coordinador(a) de Presupuestos, l o la Contador(a) de la Fundacin, l o la Contralor(a)
Interna y dems personas que se estime conveniente tengan acceso y uso del manual
Las revisiones y actualizaciones del manual se harn de acuerdo a las necesidades y los
cambios en el ambiente contable, control interno y desarrollo o implementacin de
mejoras en el sistema contable en la Fundacin.

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CAPITULO I CONTENIDO PRELIMINAR

OBJETIVOS DEL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE
FUNDACITE MRIDA
El presente Manual de Sistemas y Procedimientos Contables tiene como objetivo
principal, registrar en forma ordenada y sistemtica la informacin relacionada con el
proceso contable que se lleva acabo en al Coordinacin de Finanzas y Contabilidad de
FUNDACITE Mrida en concordancia con lo establecido en las leyes y reglamentos
aplicables a este Ente Descentralizado Sin Fin de Lucro.
Entre los objetivos secundarios que persigue alcanzar este Manual de Sistemas y
Procedimientos Contables tenemos los siguientes :
Ser instrumento para la orientacin e informacin del personal que labora en la
Coordinacin de Finanzas y Contabilidad de la Fundacin logrando as atribuir
responsabilidades en el proceso contable y evitar omisiones en el mismo.
Proporcionar un medio para lograr la eficiencia en el manejo de los recursos
materiales y humanos de la Coordinacin, evitando la repeticin de instrucciones y
directrices.
Coadyuvar a la ejecucin correcta del proceso contable proporcionando la
uniformidad de los principios contables generalmente aceptados en la administracin
publica
Servir de medio de orientacin, al personal de nuevo ingreso que facilite su
incorporacin e induccin a las actividades que realiza la Coordinacin de Finanzas y
Contabilidad
Constituir una base para la aplicacin de futuras modernizaciones en el Sistema
Contable de la Fundacin.

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BASE LEGAL DEL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DE FUNDACITE MRIDA

La Contabilidad del Sector Pblico se rige por una serie de disposiciones, de Leyes
Reglamentos y Resoluciones emitidas por los diferentes rganos que conforman el sector
pblico en Venezuela.
La Contabilidad Publica en Venezuela tiene su fundamento en las disposiciones
emanadas de la Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela. De aqu nacen
una serie de instrumentos jurdicos que van a constituirse en la base para que la
administracin publica bien sea de entes centralizados y en nuestro caso de Entes
Descentralizados Funcionalmente Sin Fines Empresariales(Sin Fin de Lucro); En este
particular los institutos autnomos, las personas jurdicas estatales de derecho pblico y
las Fundaciones, Asociaciones Civiles y dems instituciones constituidas con dinero
pblico o aquellas que en un ejercicio tengan el 50% o ms de su presupuesto provengan
de los fondos pblicos.
Dentro de esta normativa jurdica podemos mencionar siguiendo la estructura piramidal de
Kiesen las siguientes leyes: La Ley Orgnica de Contralora General de la Republica de
Venezuela y el Sistema Nacional de Control Fiscal segn Gaceta Oficial N 37347 del 17
de Diciembre de 2001, La Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico
segn Gaceta Oficial N 37606 del 09 de Enero de .2003, como tambin el Reglamento N
01 de la LOAFSP sobre el Sistema Presupuestario, segn Gaceta oficial N 5592
extraordinaria del 27-06-2002,Reglamento N 03 de la LOAFSP sobre el Sistema de
Tesorera, segn Gaceta oficial N 37419 extraordinaria del 09-04-2002, Reglamento N
04 de la LOAFSP sobre el Sistema de Contabilidad, segn Gaceta oficial N 5623
extraordinaria del 29-12-2002, la Ley Contra la Corrupcin segn Gaceta oficial N 5637
extraordinaria del 07-04-2003; adems de la ley Orgnica de la Administracin Pblica
segn Gaceta Oficial N 37305 del 17 10- 2001, la Ley Orgnica de Planificacin segn
Gaceta Oficial N 5554 del 13-11- 2001.
Debemos agregar las Disposiciones y Resoluciones emitidas por la Contralora General
de La Republica de Venezuela fechada en Caracas el 30 de Abril de 1997 segn N 0100-00-015, sobre el establecimiento de las Normas de Control Interno y Externo,
conjuntamente con la publicada el 28 de Noviembre de 1996 segn Resolucin N 01-0000-032 que establece las Normas Generales de la Contabilidad del Sector Pblico.
La Ley Orgnica de Contralora General de la Republica de Venezuela y el Sistema
Nacional de Control Fiscal, se enfoca dentro del rea contable a establecer los Sistemas
de Contabilidad atendiendo a la necesidad de unificar los criterios que prevalezcan dentro

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de los sistemas y Procedimientos de Contabilidad, entorno a la administracin publica

bien sea de entes centralizados o descentralizados.
Se hace necesario destacar que los sujetos a las disposiciones contenidas dentro de esta
ley deben colaborar con la estructura del Sistema Nacional de Control Fiscal a fin de
establecer el Control Interno como un sistema para ello se seala una serie de
instrumentos que lo conforman, tales como: El plan de Organizacin, Polticas, Leyes,
Reglamentos, Normas, as como los Mtodos y Procedimientos e instructivos adoptados
para cumplir con el objeto primordial de esta Ley que no es ms que el de salvaguardar
los recursos del Estado y de la nacin. Es por ello que la misma ley establece la
responsabilidad que tiene cada ente sujeto a la ley de elaborar estos elementos que
conforman el sistema de control interno.
Es imprescindible acotar que la Contralora General de la Republica de Venezuela,
establece que los rganos de control interno establecern los reparos como consecuencia
de la realizacin de auditorias, fiscalizaciones cuando en el curso de las mismas se
detecten indicios que se han causado daos al patrimonio de un ente u organismo
derivados de actos, hechos u omisiones contrarias a una norma legal, sublegal al Plan de
Organizacin las Polticas, Normativa Interna, los Manuales de Sistemas y
Procedimientos que comprenden el Control interno; lo cual origina sanciones civiles,
penales, de carcter administrativo, no solo de tipo pecuniario, incluyendo las sanciones
de tipo privativo de libertad.
SOBRE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO.
l articulo N 3 de resoluciones emitidas por la Contralora General de La Republica de
Venezuela fechada en Caracas el 30 de Abril de 1997 segn N 01-00-00-015, sobre el
establecimiento de las Normas de Control Interno y Externo, establece: El control Interno
de cada organismo o entidad debe organizarse en funcin de los principios generalmente
aceptados de sistemas y estar constituidas por las polticas y normas formalmente
dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos
humanos, financieros y materiales cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al
cumplimiento de los objetivos:
Salvaguardar el patrimonio pblico.
Garantizar la cabalidad, la exactitud, veracidad y oportunidad de la informacin
presupuestaria, financiera, administrativa tcnica.
Procurar la eficiencia, eficacia, economa y legalidad de los procesos y
operaciones institucionales y el acatamiento de las polticas establecidas por las
mximas autoridades del ente u organismo.

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Esta resolucin establece el control interno Contable en los cuales seala las normas y
procedimientos; como tambin los mecanismos concernientes a la proteccin de los
recursos, que permitan la confiabilidad de los registros de las operaciones
presupuestarias y financieras, As como la produccin de la informacin relacionada. Aqu
mismo establece la obligatoriedad de la misma por escrito, sealando la designacin de la
responsabilidad y funciones de cada cargo; dentro de la dependencia e institucin, lo
exigiendo la aprobacin de este Manual de Sistemas y Procedimientos por parte de la
mxima autoridad de la institucin.
La resolucin antes nombrada tambin exige el establecimiento de un Sistema de
Contabilidad con su respectivo manual, sujeta a las normas de Contabilidad del Sector
Pblico, que asegure el correcto ordenamiento y clasificacin de las transacciones,
describiendo los elementos necesarios que aseguren la informacin necesaria para la
elaboracin de los Estados Financieros de cada organismo en tiempo previsto que
permitan toma de decisiones y el control posterior en forma oportuna.
SOBRE LAS NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR
PUBLICO
Estas normas estn diseadas en funcin de crear un marco normativo que regule la
Contabilidad, constituido por un conjunto de reglas, preceptos, pautas, disposiciones y
criterios bsicos que sustenten el diseo, establec imiento y prescripcin de los Sistemas y
Procedimientos de Contabilidad con la finalidad de unificar la ptica contable de los entes
pblicos.
La resolucin de carcter obligatorio establece los Principios de Contabilidad que rige el
Sector Pblico (Entidad, Continuidad, Registro, Periodo Contable, Revelacin Suficiente,
Importancia Relativa, Prudencia, Uniformidad, Precio de Adquisicin, Causado y
Devengado, Unidad y Universalidad, Dualidad Econmica, Registro e Imputacin
Presupuestaria, Correlacin de Ingresos y Gastos y Principios Contables Supletorios)
como tambin los requisitos que debe poseer la informacin contable (Identificacin,
Oportunidad, Claridad, Relevancia o Pertinencia, Economicidad, Objetividad,
Verificabilidad, Imparcialidad, Utilidad y Confiabilidad)
La Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Publico segn Gaceta Oficial N
37606 del 09 de Enero de .2003 define el Sistema de Contabilidad Publica estableciendo
las funciones y caractersticas que posee el mismo, sobre la cual se desprende el Manual
de Normas de Control Interno segn Gaceta Oficial Extraordinaria de fecha 17 de
Noviembre de 1998, la cual define los mismos tpicos y establece un conjunto de normas
relativas al Sistema de Contabilidad tales como:

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Contabilidad Integrada.
Informacin Financiera del Gobierno
Manuales de Contabilidad.
Registro y control de la ejecucin Presupuestaria.
Conciliacin de saldos.
Confirmacin de saldos.
Clasificacin, anlisis, evaluacin y seguimiento de saldos de valores por
cobrar y por pagar.
Cierre del ejercicio contable
Rendicin de cuentas.
Presentacin de los Estados Financieros.
Propiedad de la documentacin comprobatoria.
El Reglamento N 04 de la LOAFSP se refiere al Sistema de Contabilidad, tratando la
aplicacin de las Normas Generales de Contabilidad para el correcto funcionamiento del
Sistema de Contable, as como una serie de principios implcitamente. Adems establece
una serie de requisitos que debe poseer el Control Interno del sistema tales como: Niveles
de Autorizacin de las Transacciones, Supervisin, Acceso limitado a las Personas
Autorizadas, Utilizacin de Formularios, y Registros Preescritos, Identificacin de
Comprobantes y Documentos y la Organizacin de la Documentacin Fsica soporte de la
informacin contable la cual debe ser Suficiente, Completa y Exacta.
El Reglamento N 01 de la LOAFSP que trata sobre el Sistema Presupuestario dicta las
normas sobre la cual se regir el presupuesto, estableciendo el rgimen presupuestario
para los Entes Descentralizados Sin Fines de Lucro, en cuanto a la estructura y contenido
de los presupuestos (Ingresos y Gastos), su formulacin y la ejecucin financiera de los
gastos, ordenacin de los pagos, el registro de los ingresos y gastos . De lo anteriormente
sealado se infiere su relacin con la parte contable, ya que es el rea de Presupuesto
quien programa los recursos o y los gastos, es decir, realiza el momento Pres upuestario,
y es la parte de Finanzas y Contabilidad, quien registra el momento Patrimonial y el de
Tesorera.
El Reglamento N 03; trata sobre el Sistema de Tesorera que guarda relacin con el rea
contable, ya que regula la Coordinacin de la Planificacin Financiera del Sector Pblico
en cuanto, a la percepcin de ingresos, la realizacin de los pagos.

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